条件に一致したデータを差し込み印刷したい：Word基本講座

Wordで条件と一致したデータだけを差し込み印刷する例です。
ここでは、Skip Record If　を利用する方法と、アドレス帳の編集で行う方法について書いています。

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更新:2024/9/15;作成:2014/8/20

使用するExcelのデータについて	Skip Record If　を利用する
アドレス帳の編集でデータを絞り込む

使用するExcelのデータについて　　　　　 Topへ

ここではExcelで作成したダミーデータを使って、Wordで差し込み印刷をしてみます。
ここでは、「誕生月」の値が「9」のデータを差込印刷してみます。

Skip Record If　を利用する　　　　　 Topへ

ここでは、下図のように横書きのはがきの例で説明します。

フィールドの「氏名」よ「生年月日」を文書に挿入しています。
- なお、「生年月日」は期待したようになっているのかを確認するためのものです。
  表示形式は　月/日/年　となっています。
<<氏名>>の前にカーソルを表示します。
差し込み文書タブの [ルール]→[Skip Record If (条件によりレコードをスキップ)をクリックします。
フィールド名で「誕生月」、比較で「等しくない」を選択して、比較対象に「9」を入力しています。
- スキップする条件を設定するので、「誕生月」が「9」と「等しくない」データはスキップする・・・という条件設定にしてあります。
  印刷は9月のデータを印刷したいのですが、設定する条件は反対の条件を設定していることにご注意ください。
Skip Record If　フィールドが挿入されました。
- [Alt]+[F9]を押して、フィールドコードを表示すると、｛ SKIPIF { MERGEFEIELD 誕生月 } <> 9 } となっているのを確認することができます。
  [Alt]+[F9]を押して、フィールドコードを非表示にします。
期待した結果が得られるかを確認してみます。
差し込み文書タブの [完了と差し込み]→[個々のドキュメントの編集]を実行します。
「すべて」にチェックが入っているのを確認して、[OK]ボタンをクリックします。
誕生月が「9」のデータが新しい文書に作成されました。

[結果のプレビュー]では期待した結果が表示されませんので、ご注意ください。
- 下図のように[結果のプレビュー]をクリックしてオンにした状態では期待した表示になりません。
[文書の印刷]でプリンターに差し込むことは可能です。
- 下図のように、差し込み文書タブの [完了と差し込み]→[文書の印刷]を実行します。
  
  ↓
  期待したデータがプリンターで印刷されます。