Plantillas RFP de Software Inteligencia de negocios (BI) y gestión de datos

¿Cómo encontrar rápidamente y a menor costo las soluciones más adecuadas con las plantillas de solicitud de propuestas de TEC?

Las empresas tardan alrededor de 20 semanas en seleccionar su software empresarial, lo que es comprensible dado que hay una infinidad de productos en cada categoría, como los de planificación de recursos empresariales (ERP), gestión de la cadena de suministro (SCM), inteligencia de negocios (BI), gestión del capital humano (HCM) y gestión de relaciones con los clientes (CRM). Por sí solo, el documento de solicitud de propuesta (RFP) se utiliza para solicitar ofertas de contratistas calificados, pero redactarlo desde cero lleva desde algunas semanas hasta varios meses, dependiendo de la cantidad de información que necesite recopilar. Usted tendrá que investigar el mercado y definir las necesidades de su empresa, recabar opiniones de las partes interesadas y clasificar su propuesta en un documento de varias páginas o en un archivo de Excel que podrá distribuir a los proveedores preseleccionados.

Para ahorrar tiempo a nuestros clientes y aumentar sus posibilidades de encontrar desde el principio la solución más adecuada, TEC ha invertido sus más de 30 años de experiencia en evaluación y consultoría de software empresarial, así como en proyectos relacionados con proveedores, en la elaboración de 69 plantillas diferentes de RFP de software empresarial basadas en datos.

Cada categoría de productos tiene su propia plantilla de solicitud de propuestas personalizada según el sector, el tamaño de la empresa y el nicho. Por ejemplo:

Si su empresa opera en la industria manufacturera y le gustaría explorar sistemas para gestionar sus procesos de manufactura, TEC le ofrece 12 plantillas de tecnologías relevantes que usted puede revisar para ver cuál se ajusta a sus necesidades específicas de manufactura: como la plantilla de RFP para ERP discreto, la de RFP para ERP de procesos y la de ERP para pequeñas empresas manufactureras.

Cada plantilla contiene miles de palabras específicas de cada categoría que se ajustan con precisión a ese producto de software en particular.

Por ejemplo: La plantilla RFP para un ERP de manufactura discreta contendría la lista completa de funcionalidades de software que puede encontrar en un sistema ERP discreto de calidad, incluidos los recursos humanos y la gestión de la producción, las compras, el inventario y las ventas, entre otros.

Una vez que sepa qué plantilla necesita, solo tiene que hacer lo siguiente:
 

• Seleccionar y descargar la plantilla de RFP del software que se ajuste a sus necesidades de adquisiciones.
• Compartir esa plantilla entre las partes interesadas en el proceso de recopilación de requerimientos para permitir que todos los miembros del equipo lleguen a un consenso sobre las necesidades.
• Marcar entre todas las partes interesadas las características más importantes del software para las necesidades de su empresa.
• Distribuir la plantilla de RFP a sus proveedores preseleccionados.

A su vez, los proveedores podrían utilizar las listas de verificación de la plantilla RFP para comparar el nivel de soporte que ofrecen con los requerimientos de su propia empresa.
 

¿Que es una plantilla de RFP de software?

La solicitud de propuesta (RFP) es un documento o archivo de Excel que los compradores potenciales crean para explicar a los proveedores sus necesidades de productos o servicios. Cuando se trata de elegir un software empresarial, su plantilla de RFP detalla los aspectos específicos del producto (como el alcance y el precio), los problemas que usted quiere resolver con el software solicitado y las funcionalidades específicas que desea que contenga el sistema.

Entre los elementos principales se incluyen:
 

• La información comercial pertinente
• Una descripción detallada de sus requerimientos y expectativas
• Sus usuarios objetivo y posiblemente su mercado y los principales competidores
• Su presupuesto
• Una descripción de su metodología de puntuación, así como la fecha de entrega de la propuesta del proveedor, entre otras expectativas
• Calendario aproximado para la finalización del proyecto
• Preguntas sobre el historial y el nivel de experiencia del proveedor

 
Las plantillas de RFP le permiten ponerse en contacto rápidamente con los proveedores sin tener que redactar el documento de RFP desde cero cada que lo requiere. También le ahorran tiempo en el proceso de solicitud de propuestas porque todos los requerimientos y protocolos están ya en un mismo lugar. Reducir la fricción en el proceso de solicitud de propuestas también le ayuda a llegar a una red más amplia de proveedores, lo que posiblemente produzca ofertas más favorables. Todo lo que usted tiene que hacer es ajustar la plantilla elegida para que se adapte a su escenario de negocio y a sus requerimientos específicos.
 

¿Cuáles son los desafíos al redactar plantillas RFP de software?

Gracias a nuestra experiencia de consultoría en la selección e implementación de software, TEC ha identificado tres grupos de desafíos que podrían presentarse al redactar propuestas de RFP exitosas. Estos son:

1. Problemas relacionados con el proyecto
La empresa no está segura de cuáles son sus problemas ni de qué sistema necesita para resolverlos o hacer avanzar su negocio. Su proceso de recopilación de requerimientos es caótico e incompleto y está en conflicto sobre las características de software que se deben tener, las que se podrían tener y las que no se tendrán.

2. Problemas relacionados con las partes interesadas
Los responsables de la toma de decisiones necesitan recibir una respuesta coherente y consistente de los miembros del equipo de muestreo en un plazo determinado antes de distribuir la solicitud de propuestas a los proveedores preseleccionados. Todas las partes interesadas tienen que estar de acuerdo, o al menos no entrar en conflicto, sobre las características imprescindibles del software. Además, la elección del equipo debe ajustarse al presupuesto de la empresa. Es de gran ayuda que las partes interesadas tengan experiencia en la evaluación y selección de productos para que puedan distinguir entre el discurso publicitario de los proveedores y la realidad.

3. Problemas relacionados con el proveedor
Los responsables de la toma de decisiones deben distinguir el discurso de marketing de la realidad. Con tantos productos disponibles en el mercado, ¿cómo puede saber cuál es el más adecuado para usted? Usted querrá saber hasta qué punto el producto satisface sus necesidades, si tiene las características y funcionalidades que necesita, y si estará en el mercado durante mucho tiempo. También querrá saber si el hardware del proveedor es compatible con su software, así como sus fracasos en anteriores implementaciones y su experiencia, entre otras cosas. Necesita respuestas detalladas y coherentes a los criterios especificados en su documento de RFP antes de la fecha indicada.
 

Cuatro formas en que las plantillas de RFP de TEC pueden ayudarle a elegir su software

Con su enfoque exclusivo en la consultoría de selección e implementación de software, desde 1993, TEC ha entregado con éxito más de 600 proyectos a clientes de más de 24 industrias y sectores. Como un servicio de consultoría independiente, nos mantenemos imparciales y no recomendamos ningún producto de software a nuestros clientes. Entre nuestros clientes se encuentran Revlon, Lego, Ikea, Con Edison, Honda, Nissan, Acumed, Interface, ECOM Agroindustrial Corp., SMC y la Flood Protection Authority. Las plantillas de RFP reflejan nuestras experiencias de aprendizaje ágil y tienen como objetivo ayudar a agilizar y simplificar el proceso de selección de software, reducir los costos generales que esto implica para su empresa y reducir significativamente los riesgos empresariales relacionados con la selección de software.

Las plantillas RFP de TEC le ayudan a lograrlo de cuatro formas principales:
 

1. Validando más rápidamente sus requerimientos de negocio. Las plantillas de TEC son documentos integrales que contienen todos los términos relacionados con el sector y el tamaño de cada empresa y se dividen en 57 módulos estándar de diferentes aplicaciones de software que incluyen ERP, BPM, HCM, SCM, PLM, CRM y BI. Esto significa que usted tiene más probabilidades de cubrir sus requerimientos de negocio a partir del software y obtener ofertas más completas y favorables en la mitad de tiempo que si hubiera redactado su RFP desde cero.
    
2. Confirmando rápidamente qué proveedores debe descartar. Las plantillas RFP de TEC están basadas en datos, lo que significa que usted tiene más probabilidades de acertar en la elección del software al primer intento. Cada plantilla de RFP está estratificada con miles de palabras clave específicas de esa categoría de software. Esto fomenta un proceso basado en el consenso para que usted pueda descartar rápidamente a los proveedores e incluso le ayuda a que su decisión final sea transparente y basada en datos para todas las partes interesadas. Esta base de conocimientos también es actualizada regularmente por el equipo de analistas altamente capacitados de TEC.
    
3. Ahorrándole mucho tiempo y recursos. Las plantillas de TEC contienen más de 25 000 características y funcionalidades para más de 40 categorías de software basadas en casi tres décadas de datos acumulados sobre más de 1100 proveedores y proveedores de software y casi 1500 productos. Nuestra investigación exhaustiva le ahorra la enorme cantidad de tiempo y recursos que de otro modo invertiría en investigar a los proveedores a la hora de evaluar los posibles riesgos ocultos. También hace más probable que llegue a un veredicto con mayor rapidez y precisión, ya que nuestra experiencia le ayuda a filtrar el discurso de marketing y a dirigirse únicamente a los proveedores confiables.
    
4. Reduciendo los riesgos con la selección de software. Las plantillas de TEC se basan en la experiencia acumulada de nuestro enfoque basado en las necesidades de aprendizaje ágil con una gran variedad de empresas de más de 24 sectores industriales. Las plantillas RFP de TEC se basan en los datos que hemos obtenido sobre los productos, y no en la publicidad de los proveedores, lo que significa que es más probable que usted se ahorre miles de dólares y tiempo en la implementación y capacitación para el uso de productos de software que no están alineados con las necesidades de su negocio.

En resumen, TEC ha redactado estas plantillas RFP basándose en nuestros casi 30 años de experiencia acumulada en proyectos relacionados con la revisión y evaluación del software empresarial.
 

La importancia del documento RFP en el proceso de selección de software

El documento de solicitud de propuesta (RFP) ayuda a los compradores potenciales a explicar sus necesidades de productos o servicios a los proveedores. En TEC utilizamos este útil documento de cuatro maneras:
 

1. Una fase de planificación de un proyecto para preseleccionar a los proveedores más relevantes, definir las necesidades de producto de un cliente, y preparar y compartir una solicitud de información (RFI) con las partes interesadas y la base de proveedores. De este modo, la RFP sirve como un documento compartido transparente.
    
2. Una fase de evaluación de un proyecto de selección para asegurarnos de que hemos cubierto a nuestros proveedores preseleccionados y para cotejar las respuestas de estos. Los proveedores utilizan la lista de funcionalidades del software contenida en la RFP para comparar su nivel de soporte con las necesidades de negocio y de software de la empresa cliente.
    
3. La selección y negociación del contrato es la fase en la que utilizamos la lista de verificación de la RFP para crear demostraciones guiadas que se adapten a las necesidades específicas de la empresa del cliente. También utilizamos la RFP para hacer un análisis basado en el retorno de la inversión y ayudar a nuestros clientes a decidir a quién elegir para las demostraciones de los productos, negociar los detalles del contrato, los costos y tomar la decisión final de selección del software.
    
4. Supervisión y revisión de la implementación, donde la RFP final es un documento sustancial y detallado que podemos consultar conjuntamente una y otra vez para comprobar que se cumplen los requerimientos del sistema del cliente.

¿Cómo redactar una plantilla de solicitud de propuesta?

No hay detalles específicos sobre cómo redactar una plantilla de solicitud de propuesta eficaz. Lo lógico es contar con secciones o declaraciones de trabajo que definan el producto y los servicios que se van a prestar. Mark Wolters, profesor asociado de la Universidad de Illinois en Urbana-Champaign, sugiere que las secciones en un documento de RFP podrían ser como máximo 12. Algunas empresas crean las denominadas RFP simples para proyectos de menor valor, mientras que otras empresas, por el contrario, elaboran RFP detalladas de varias páginas y varios pasos. El enfoque concreto que adopte su empresa dependerá finalmente de las necesidades, objetivos y requerimientos de la empresa.

Aquí le damos algunas sugerencias:
 

• Involucre en el proceso de "descubrir los requisitos" a las personas que utilizarán el sistema. Definan juntos los desafíos que se deben abordar, las herramientas que necesitan y cómo visualizan el éxito. Por ejemplo, si su empresa pretende seleccionar un nuevo sistema CRM, consulte a los equipos de ventas y marketing sobre sus puntos débiles y los procesos que les gustaría que se mejoraran y de qué manera. Del mismo modo, informe a su equipo de tecnología de la información (TI) sobre los elementos imprescindibles, los deseables y los que están fuera del alcance del nuevo sistema. Otros equipos importantes son el financiero, el jurídico y el de adquisiciones.
   
• Cuantos más detalles incluya en la solicitud de propuestas, mejores serán las respuestas de los proveedores y más fácil le resultará decidir con cuál proveedor trabajar. Por otro lado, no incluya demasiada información. La clave está en incluir la información suficiente para ayudar a los proveedores a adecuar sus necesidades a los productos que ofrecen.
   
• Sea lo más transparente posible. Proporcione suficiente información sobre los antecedentes de su empresa y por qué necesita ese producto. Incluya la información necesaria sobre plazos, entrega y presupuesto, junto con lo que espera obtener del producto (retorno de la inversión a corto y a largo plazos).
   
• Defina sus prioridades incluyendo quién evaluará la propuesta y cómo. Eso ayuda a los proveedores a saber lo que usted busca para limitar sus alternativas.
   

No se precipite con las respuestas. Los proveedores pueden tardar varias semanas en responder a su solicitud de propuestas.
 

¿Que incluyen las plantillas de solicitud de propuestas de TEC?

Las plantillas RFP de TEC abarcan todo el proceso de las distintas solicitudes, entre las que se incluyen:

• Solicitud de información (RFI) sobre el proveedor y el producto.
• Solicitud de propuesta (RFP), es decir, la información detallada sobre el proveedor y el producto.
• Solicitud de credenciales (RFQ), historial, referencias y similares relacionados con el proveedor.
• Solicitud de licitación (RFB), en la que se define lo que se quiere y se pide el precio más bajo.
• Solicitud de oferta (RFO), donde define sus necesidades y pide a los proveedores que presenten sus ofertas.

En el caso de las adquisiciones recurrentes, también existe el perfil del proveedor (VP), en el que puede pedirles que cataloguen sus credenciales y ofertas.
Una vez que haya analizado las necesidades, resumido las respuestas de las partes interesadas, llegado a un consenso sobre las necesidades del producto y separado lo imprescindible de lo deseable, puede proceder con el proceso de solicitud de propuestas del siguiente modo:
 

• Distribuir la RFP a través de un canal seleccionado, o de un consultor como TEC, quien gestiona el proyecto de evaluación de software de principio a fin, desde la creación y distribución de la RFP hasta la evaluación y selección del proveedor, pasando por la revisión del contrato y las negociaciones.

En nuestro caso, proporcionamos una asesoría exhaustiva que incluye la evaluación de su empresa, la adecuación de sus necesidades a las ofertas de los proveedores, la ayuda a través de los procesos de RFP y RFQ para establecer su costo total de propiedad (TCO) para los próximos 3 a 5 años y el cálculo de su ROI para las soluciones preseleccionadas.

También le ayudamos a seleccionar el equipo de implementación adecuado, a negociar tarifas atractivas y a cerrar su contrato.
 

• Recopilar y calificar las respuestas de los proveedores, como el tipo y el nivel de soporte ofrecidos para los grupos de funcionalidades buscados, mediante metodologías de puntuación de RFP (póngase en contacto con nosotros para obtener más información sobre los criterios y métodos de evaluación de la puntuación).
   
• Llevar a cabo una investigación adicional que incluya verificar las referencias del proveedor, revisar su trayectoria y experiencia en el sector, así como definir y resolver posibles problemas.
   
• Reducir su lista de proveedores a dos o tres candidatos para las demostraciones guiadas, la selección de productos y la adquisición.

 

Plantillas y ejemplos de RFP

TEC le ofrece 69 plantillas de RFP específicas para todo tipo de soluciones de software que las empresas puedan necesitar para su negocio, abarcando las siguientes categorías principales:
 

• Planificación de recursos empresariales (ERP)
• Gestión de relaciones con los clientes (CRM)
• Gestión del capital humano (HCM)
• Soluciones de inteligencia de negocios (BI)
• Gestión del ciclo de vida del producto (PLM)
• Sistemas de gestión de contenidos (CMS)
• Gestión de proyectos y procesos (PPM)
• Software de gestión de activos
• Software de administración financiera

 
A continuación presentamos cuatro ejemplos de plantillas de solicitud de propuestas específicas y lo que puede encontrar en cada una de ellas.
 

1. Plantilla RFP para software ERP discreto

Nuestra plantilla de RFP para sistemas ERP de manufactura discreta cubre más de 3000 funcionalidades individuales que uno esperaría encontrar en los sistemas ERP discretos disponibles actualmente en el mercado.
2. Plantilla de RFP para software de punto de venta
Nuestra plantilla RFP para sistemas POS cubre unas 1500 características que se encuentran en las soluciones disponibles en el mercado. Está dividida en categorías para facilitarle la revisión de los requerimientos de su negocio.  
3. Plantilla de RFP para software de gestión de relaciones con los clientes (CRM)
Nuestra plantilla de RFP para sistemas CRM contiene más de 1000 características que se encuentran en las soluciones disponibles en el mercado. La plantilla está dividida en diversos módulos y submódulos de CRM para facilitarle a usted y a los proveedores la revisión de los elementos.  
4.  Plantilla de RFP de software para pequeñas empresas (SBS)
Nuestra plantilla de RFP para seleccionar un software para pequeñas empresas (SBS) cubre casi 3000 características que todas las empresas de nueva creación y las pequeñas empresas requieren del software empresarial. Al momento de redactar estas RFP, también utilizamos nuestra propia experiencia en la evaluación de proveedores de software. Al igual que con las otras plantillas, hemos organizado estas funcionalidades en categorías para que le resulte más fácil marcar sus requisitos.  

Plantillas RFP para todos los sectores y verticales

Las plantillas RFP de TEC también están clasificadas según las necesidades específicas de los diferentes sectores y verticales. Por ejemplo, para la industria manufacturera, hemos creado 12 plantillas diferentes con el fin de satisfacer las necesidades de diferentes sectores y de empresas de diferentes tamaños. También disponemos de 14 plantillas de solicitud de propuestas ERP, para que analizar qué tipo de sistema ERP puede satisfacer mejor las necesidades de su empresa. Aquí encontrará algunas de nuestras plantillas más empleadas:
 

• Manufactura discreta
• Manufactura por procesos
• Manufactura de modo mixto
• Software para pequeñas empresas (SBS)
• Software de manufactura para pequeñas empresas
• Industrias de distribución
• Ingeniería bajo pedido (ETO)
• Servicios (que no son de manufactura)
• Construcción

Le ofrecemos una muestra gratuita de cada una de nuestras 69 plantillas de solicitud de propuestas, para que pueda ver qué aspecto tiene cada una de ellas y si puede serle útil para su empresa.
 

¿Hacia dónde vamos ahora...?

Las plantillas de solicitud de propuestas de software de TEC le ofrecen un documento único basado en datos para encontrar el mejor sistema para su empresa, de modo que no perderá dinero ni tiempo en lo que podría acabar siendo una tarea costosa.

Una buena decisión basada en el consenso es mucho más fácil de conseguir cuando se trata con hechos y números que con percepciones. Eso es lo que nuestras plantillas de solicitud de propuestas le ayudan a conseguir. Se basan en datos y experiencia, por lo que es más probable que encuentre su software ideal de forma más rápida y económica que la mayoría de las personas que redactan sus RFP desde cero.

¿Está listo para saber lo que una buena solución de software debe ser capaz de hacer? ¿O incluso para iniciar su proceso de recopilación de requisitos? Eche un vistazo a nuestras plantillas en esta página y si tiene preguntas o necesita algo de orientación no dude en ponerse en contacto con nosotros. Un asesor estará disponible para ayudarle.