ユーザーも管理者も確認したい「Microsoft 365」新機能、全17項目をダイジェスト解説

Microsoft Teams（1）：　「あの設定どこ？」を即解決。Teams設定に検索機能が追加

　Teamsアプリの設定画面に、項目をキーワードで検索できる機能が追加された。設定画面左上に検索バーが設けられ、「会議」や「マイク」などのキーワードを入力すると、関連する設定のみが絞り込まれて表示される。機能拡張に伴って設定項目が増えている中、目的の設定へ素早くアクセスできる実用的な改善だ。

Microsoft Teams（2）：　会議レコーディングに「音声のみ」記録する新オプション

　会議のレコーディングにおいて、映像を含めず「音声のみ」を記録できるオプションが追加された。レコーディング開始時に「オーディオのみ」を選択すると、カメラ映像や画面共有は記録されず、音声だけが保存される。生成されるファイル形式は動画だが、再生時には「Audio Only」と表示され、音声のみが流れる仕様だ。プライバシーに配慮したい会議や、議事録作成のために音声とトランスクリプトだけを残したい場合、さらにはストレージ容量を節約したい場合に有用な機能だ。

Microsoft Teams（3）：　Teams、「チャット」と「チーム」の複数ウィンドウ表示に対応

　「チャット」や「チーム」を新しいウィンドウで開く機能が拡張された。アプリ左側メニューのアイコンを右クリックし、「新しいウィンドウで開く」を選択することで、メインウィンドウとは独立したウィンドウとして表示できる。チャットとチームを行き来しながら作業する際など、複数ウィンドウを並べて表示することで、より効率的に操作できるようになる。

Microsoft Teams（4）：　Teams転送機能が改善、元メッセージへのリンク機能が追加

　Teamsでメッセージを転送した際、転送後のメッセージに表示される投稿日時をクリックすると、元のメッセージへジャンプできるようになった。従来は転送された内容だけでは文脈を把握しづらい場合があったが、この機能により元の投稿やスレッドへ迅速に移動し、前後関係を確認しやすくなる。ただし、遷移には元メッセージの閲覧権限が必要だ。

Microsoft Teams（5）：　Loopがチャネルと統合　タブ追加で誰でもすぐに共同編集

　チームのチャネル内のタブに、「Microsoft Loop」のページを追加できるようになった。タブ追加メニューから「新しいページ」を選択すると、そのチャネル内で共同編集可能なLoopページが作成される。実体ファイルはチャネルの「ファイル」タブに保存されるため、Loopワークスペースのライセンスを持たないユーザーでも、チャネル内のファイルとして手軽に共同編集機能を利用できる。

Microsoft Teams（6）：　気になった話題は即フォロー　情報をストックして「あとで読む」を効率化

　チャット一覧上部に表示される「発見する」フィードから、気になったスレッドを直接フォローできるようになった。「発見する」は、自分が参加しているチームや関連性の高いユーザーの投稿を自動的にサジェストする機能であり、ここで見つけた話題をフォローしておくことで、後から「フォロー中のスレッド」一覧でまとめて確認できるようになる。

Outlookの新機能、テンプレート機能の追加やモバイル版のボタン配置変更など

Outlook（1）：　定型メール作成を時短　新Outlookのテンプレート機能

　新しいOutlookおよびブラウザ版Outlookで、メールのテンプレート機能が利用可能になった。頻繁に送信するメールの宛先や件名、本文などをあらかじめテンプレートとして保存し、新規作成時に呼び出して利用できる。テンプレートはクラウドに保存されるため、デバイスが異なっても共通のテンプレートを使用できる。また、クラシックOutlookで利用していたテンプレートファイル（.oft）のインポートにも対応している。

Outlook（2）：　メール一覧の「クイックアクション」位置が変更

　メール一覧で各メールにマウスカーソルを合わせた際に表示される「削除」や「フラグ」などのクイックアクションアイコンの位置が変更された。従来はメール一覧の右端（受信日時列）に表示されていたが、今回の変更により左側の「差出人」列に表示されるようになった。これによりマウス移動の距離が短縮され、操作性が向上する。

Outlook（3）：　スマホ版Outlook、よく使う機能をツールバーに自由に配置

　Outlookモバイルアプリ（iOS／Android）で、メール作成画面下部のツールバーメニューをカスタマイズできるようになった。「…」メニューから、よく使う機能をツールバーに追加したり、不要な機能を非表示にしたりできるため、誤操作を防ぎつつ操作性を高められる。

Outlook（4）：　メール送信ボタン、キーボード付近から画面右上へ

　Outlookモバイルアプリで、メール送信ボタンの位置が変更された。従来は画面下部のキーボード付近に配置されていたが、文字入力中の誤タップによる意図しない送信を防ぐため、画面右上に移動された。

情報の収集と検索を効率化　ファイル管理とナレッジ共有の新機能

SharePoint：ドキュメントライブラリに「ファイル収集フォーム」機能が追加

　ドキュメントライブラリにファイルをアップロードする専用フォームを作成できる機能が追加された。ライブラリのメニューから「Forms」を選び、「新しいフォームを作成する」で利用できる。

　この機能の最大の利点は、ファイルのアップロードと同時に、管理に必要なメタデータ（属性情報）の入力を必須化できる点にある。従来のドラッグ＆ドロップによるアップロードではメタデータが未入力になりがちだが、フォームを経由させることでこれを防げる。また、作成したフォームのURLを共有すれば、ライブラリへのアクセス権限がないユーザーでもフォーム経由でファイルをアップロード可能だ。社内の申請書類収集や営業担当者からの提案書回収など、幅広い業務での活用が期待される。

Viva Engage：M365検索バーからViva Engage内を探せるように

　Microsoft 365の全体検索機能から、Viva Engage内のディスカッション内容も検索可能になった。検索結果画面の「すべてのソース」フィルターで「Viva Engage」を選択すると、関連する投稿を絞り込んで確認できる。これにより、ファイルやメールだけでなく、社内SNS上のナレッジも横断的に検索できるようになる。

Microsoft 365 Copilotの操作性向上とコラボレーション機能の拡張

Copilot（1）：　 OneDriveフォルダにCopilotメニュー追加　右クリックでAI起動

　PCのエクスプローラーに同期されたOneDriveフォルダ内のファイルに対し、右クリックメニューから直接Copilot機能を呼び出せるようになった。ファイルを右クリックし、「Copilot」メニューから「要約する」を選択すると、ブラウザでファイルのプレビュー画面が開き、自動的に要約などの処理が実行される。利用にはMicrosoft 365 Copilotのライセンスが必要だ。

Copilot（2）：　検索画面でファイルを要約。ポップアップで内容を即座に表示

　Microsoft 365 Copilotの検索結果画面に、ファイル内容を確認できる「概要」ボタンが追加された。検索結果に表示されたファイルの「概要」をクリックすると、ファイルを開かずに要約内容がポップアップ表示されるため、ドキュメント探索の効率が向上する。利用にはMicrosoft 365 Copilotのライセンスが必要だ。

Copilot（3）：　Copilotへの指示で「Teamsチャット」を参照可能に

　Copilotへのプロンプトで参照コンテンツとして、Teamsのチャットを指定できるようになった。「コンテンツの追加」メニューから特定のグループチャットや会議チャットを選択することで、「このチャットでの最近の話題をまとめて」といった指示が可能になる。利用にはMicrosoft 365 Copilotのライセンスが必要だ。

Copilot（4）：　Copilot参照ファイル検索時「ファイルの種類」でフィルター可能に

　プロンプトに参照ファイルを追加する際、ファイルの種類（PowerPoint、Word、Excelなど）でフィルターをかけて検索できるようになった。ファイル形式で絞り込むことで、目的の資料をよりスムーズに見つけ出し、Copilotに指示を出せるようになる。利用にはMicrosoft 365 Copilotのライセンスが必要だ。

Copilot（5）：　Copilot「ノートブック」が共有可能に　チームで対話内容を共同編集

　Copilotとの対話や作業内容をまとめる「ノートブック」機能を、他のユーザーと共有できるようになった。共有されたユーザーは「エディター」権限を持ち、ノートブック内のコンテンツを追加・編集できる。ただし、ノートブック機能自体の利用にはCopilotライセンスが必要であり、ライセンスを持たないユーザーは開くことができない。利用にはMicrosoft 365 Copilotのライセンスが必要だ。