JP2699940B2 - 電子メールを利用した自動採番方法 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は文書を管理するための一
連番号を自動的に付与する自動採番方法に関し、特に電
子メールを利用した自動採番方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】企業等において作成された文書に一連番
号を付与して管理する場合、古くは、紙ベースの採番台
帳を利用し、人の手によって採番が行われていた。図６
に紙ベースによる採番方法を示す。採番を希望する者
は、その者が採番台帳の存在する場所の勤務者（現地勤
務者）である場合には、採番台帳に対して自ら参照，登
録して採番を行う。他方、採番希望者が遠隔地の勤務者
である場合には、採番台帳の管理者に対して電話等の通
信手段で採番要求を伝え、この管理者がその採番の代行
業務を勤める。

【０００３】紙ベースによる採番方法は、人の手によっ
て採番が行われるために二重採番の誤りが発生し易い。
また、遠隔地にいる者は採番を行うために必ず採番台帳
の管理者を介する必要があり、若し管理者が不在の場合
には採番が行えないという問題がある。

【０００４】このため、遠隔地からの採番，人の手によ
らない採番を可能にする自動採番方法が提案されてい
る。例えば特開昭６２−１６８２２５号公報には、ホス
トコンピュータに番号管理ファイルを設け、ネットワー
クを介して接続された端末装置から採番要求を受ける
と、ホストコンピュータが番号管理ファイルから未使用
の最若番を取得してネットワークを介して要求元の端末
装置に通知する自動採番方法が提案されている。また、
特開平５−２４２１７３号公報には、番号管理ファイル
を有する管理端末と採番を要求する作業端末とを相互に
コマンドを授受可能にネットワークを介して接続し、作
業端末から採番コマンドを受けると、管理端末が番号管
理ファイルから未使用の最若番を取得してネットワーク
を介して要求元の作業端末に通知する自動採番方法が提
案されている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】上述した従来の自動採
番方法によれば、遠隔地からの採番，人の手によらない
採番が実現できる。しかしながら、従来のこの種の自動
採番方法は、同一企業内といった限定された環境での採
番を前提として構築されているために、自ずと種々の制
約がある。即ち、ホストトコンピュータに通信回線等を
介して端末装置が接続されたコンピュータネットワーク
および管理端末と作業端末とを相互にコマンドを授受可
能にしたコンピュータネットワークは共に、利用者が使
用する端末装置あるいは作業端末はホストコンピュータ
あるいは管理端末と接続可能なマシンアーキテクチャで
あることが必要となる。また、ホストコンピュータある
いは管理端末が接続されたネットワークにゲートウエイ
を介して接続された別のネットワークからの採番を可能
にするためには、それら全てのネットワークが同一のネ
ットワークアーキテクチャを有していることが必要とな
る。

【０００６】このように従来の自動採番方法には、マシ
ンアーキテクチャに差異があったり、ネットワークアー
キテクチャに差異があると、自動採番が行えないという
問題点があった。

【０００７】本発明はこのような事情に鑑みて提案され
たものであり、その目的は、採番管理マシンとは異なる
マシンアーキテクチャのマシンからも採番が行え、更に
異なるネットワークアーキテクチャを有する種々のネッ
トワークを通じて遠隔地から採番が行えるようにするこ
とにある。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明は上記の目的を達
成するために、採番を管理するサーバマシンと採番を要
求する複数のクライアントマシンとを電子メールを送受
信可能にネットワークを介して接続し、採番を要求する
クライアントマシンからネットワークを介して接続され
たサーバマシンに対して、コンテント中に採番コマンド
を記述すると共に該採番コマンドの頭に該採番コマンド
を他の情報と区別するために予め定められている記号を
付加した電子メールを送信し、前記サーバマシンにおい
ては、受信した電子メールを解析し、前記予め定められ
ている記号に基づいて採番コマンドを抽出した場合は、
採番管理アプリケーションプログラムを起動して前記受
信した電子メールを前記採番管理アプリケーションプロ
グラムに通知し、前記採番管理アプリケーションプログ
ラムにおいては、前記通知された電子メール中の採番コ
マンドに応答して、現在までの採番結果を保持する電子
化された採番台帳をアクセスして採番結果を取得し、該
採番結果を記述した電子メールを前記ネットワークを介
して採番要求元の前記クライアントマシンに送信するよ
うにしている。

【０００９】

【作用】現在、コンピュータ利用者間の意思伝達サービ
スとして電子メールが広く普及し、その標準化も実現さ
れている。このような標準化された電子メールサービス
では、マシン（コンピュータ）間のアーキテクチャの違
いやネットワーク形態の違いを意識することなく、遠隔
地のマシンにメッセージを届けることが可能である。本
発明はこのような電子メールの利点に着目してなされた
ものであり、インタフェイスに電子メールを使用するこ
とで、マシンやネットワークのアーキテクチャの差異を
吸収している。

【００１０】

【実施例】次に本発明の実施例について図面を参照して
詳細に説明する。

【００１１】図１は本発明の電子メールを利用した自動
採番方法を適用したコンピュータネットワークの一例の
構成図である。この例のコンピュータネットワークに
は、電子化された採番台帳１を有し２４時間稼働するサ
ーバマシン２と、このサーバマシン２に対して採番要求
を行う複数のクライアントマシン３−１〜３−４とが存
在し、サーバマシン２とクライアントマシン３−１〜３
−４とは種々のネットワーク（通信媒体）を介して接続
されている。ここで、サーバマシン２とクライアントマ
シン３−１〜３−４とを接続するネットワークは、相互
に電子メールの送受信が可能であれば、専用網，公衆網
を問わずどのようなネットワークでも良い。図１の例で
は、サーバマシン２とクライアントマシン３−１〜３−
３とはインターネット４を介して接続され、また、イン
ターネット４にゲートウエイ５を介してパソコン通信ネ
ットワーク（例えばＰＣ−ＶＡＮ）６が接続され、この
パソコン通信ネットワーク６に、クライアントマシン３
−４が接続されている。このような状況でも、現在標準
となっているＭＨＳ準拠の電子メールは互いに送受信可
能であるため、何れのクライアントマシン３−１〜３−
４からも採番が行える。

【００１２】図２はサーバマシン２の構成例を示すブロ
ック図である。同図に示すように、サーバマシン２上に
は、採番台帳１を操作するための採番管理アプリケーシ
ョンプログラム２１と、メールハンドリングシステム２
２とが存在する。また、採番管理アプリケーションプロ
グラム２１には、メール受信部２１１とメール送信部２
１２とメール解析部２１３とコマンド実行部２１４とが
存在する。

【００１３】図３はクライアントマシン３−１〜３−４
の構成例を示すブロック図である。同図に示すように、
クライアントマシン３−１〜３−４には、メールハンド
リングシステム３１とエディタ３２とＣＲＴ等の表示装
置３３とキーボード等の入力装置３４とが存在する。

【００１４】採番台帳１は、採番情報を電子化して蓄積
できるものであれば何でも良く、例えば外部記憶装置上
のファイルや、市販のデータベースが利用される。この
場合、異種ネットワーク間のデータ転送時に起こりがち
な文字化けを防ぐために、ＡＳＣＩＩベースのファイ
ル，データベースを利用するのが好ましい。図４に採番
台帳１に電子化されて蓄積される情報の例を示す。同図
（Ａ）は、クライアントマシンから採番コマンドが電子
メールにて通知されてきたときに採番台帳１に追加登録
される１つのレコードＲの内容を示し、新たに採番して
得られた管理番号１１と文書情報１２とから構成されて
いる。ここで、文書情報１２には、電子メールにて同時
に送られてきた文書データ等が格納される。また同図
（Ｂ）は、或る時点の採番台帳１の蓄積状況を示す。こ
の例では、３つのレコードＲ１〜Ｒ３が蓄積されてお
り、各々の管理番号は１，２，３と一連番号になってい
る。同図（Ｃ）は、同図（Ｂ）に対して新たな１つのレ
コードＲ４を追加した状態を示す。この新たに追加され
るレコードＲ４の管理番号は４である。

【００１５】以下、上述のように構成された本実施例の
動作を説明する。

【００１６】図１において、何れかのクライアントマシ
ン、例えばクライアントマシン３−４の利用者が、図３
のエディタ３２で作成した文書について採番したい場
合、エディタ３２にて採番コマンドを記述した電子メー
ルを作成し、メールハンドリングシステム３１に対して
メールの送信要求を出す（図３の（ａ））。

【００１７】図５は、このとき作成される電子メールの
例を示す。電子メールは、エンベロープとコンテントと
から構成される。エンベロープには宛先であるサーバマ
シン２のメール番号，発信元であるクライアントマシン
３−４のメール番号，発信日時等が記述される。またコ
ンテントには、そのボディ部分に採番コマンド５１およ
び文書データ５２が記述される。採番コマンド５１はサ
ーバマシン２に対して採番を要求するコマンドである。
また、文書データ５２は利用者が作成した文書のデータ
である。採番コマンド５１および文書データ５２は採番
台帳１の場合と同様の理由でＡＳＣＩＩ文字列で記述さ
れている。なお、コンテント中において採番コマンド５
１を他の情報から区別するために、予め定められた記号
（図５の例では＃）を頭に付加する。

【００１８】エディタ３２を通じて利用者からメールの
送信が要求されると、クライアントマシン３−４のメー
ルハンドリングシステム３１は、パソコン通信ネットワ
ーク６に対してサーバマシン２への電子メールを送信す
る（図３の（ｂ））。この送信された電子メールは、パ
ソコン通信ネットワーク６およびゲートウエイ５ならび
にインターネット４を通じてサーバマシン２に配信され
る。

【００１９】サーバマシン２において、メールハンドリ
ングシステム２２は、クライアントマシン３−４からの
電子メールを受信すると（図２の（１））、この受信を
契機に採番管理アプリケーションプログラム２１を起動
する（図２の（２））。

【００２０】起動された採番管理アプリケーションプロ
グラム２１では、先ず、メール受信部２１１がメールハ
ンドリングシステム２２に対してメール読み出し処理
（図２の（３））を実行し、その応答としてメールハン
ドリングシステム２２から通知される前記クライアント
マシン３−４からの電子メールを受け取る（図２の
（４））。そして、受け取った電子メールをメール解析
部２１３に渡し、解析を要求する（図２の（５））。

【００２１】メール解析部２１３は、電子メールのコン
テント中の採番コマンドを予め定められた記号（前述の
例では＃）に基づいて抽出し、この抽出した採番コマン
ドとコンテント中に記述されていた他のデータ（文書デ
ータ）とをコマンド実行部２１４に伝達する（図２の
（６））。また、コマンド実行部２１４による処理結果
を電子メールにて採番要求元のクライアントマシン３−
４に返却するときの為に、今回の電子メールの発信元の
宛先を示すメール番号をメール送信部２１２に通知して
おく（図２の（７））。

【００２２】採番コマンドおよび文書データを受け取っ
たコマンド実行部２１４では、採番台帳１をアクセスし
て、現在登録されている管理番号の次の管理番号を決定
し、この決定した管理番号とメール解析部２１３から渡
された文書のデータとを含む新たなレコードを生成して
採番台帳１に登録する（図２の（８））。例えば、採番
台帳１に図４（Ｂ）に示すように３つのレコードＲ１〜
Ｒ３が既に登録されていた場合には、最後の管理番号
「３」の次の番号「４」を採番し、これを管理番号１１
部分に設定し、メール解析部２１３から渡された文書デ
ータを文書情報１２部分に設定した図４（Ｃ）に示すよ
うな新たなレコードＲ４を生成して採番台帳１に登録す
る。そして、今回採番した管理番号を処理結果としてメ
ール送信部２１２に通知する（図２の（９））。

【００２３】メール送信部２１２は、メール解析部２１
３から通知された発信元メール番号のクライアントマシ
ン３−４を宛先とし、コンテントのボディ部分にコマン
ド実行部２１４から通知された処理結果である管理番号
を記述した電子メールを作成し、メールハンドリングシ
ステム２２に対してそのメールの送信を要求する（図２
の（10））。

【００２４】サーバマシン２のメールハンドリングシス
テム２２は、メール送信部２１２から送信の要求された
電子メールをインターネット４に対して送信する（図２
の（11））。この送信された電子メールは、インターネ
ット４およびゲートウエイ５ならびにパソコン通信ネッ
トワーク６を通じてクライアントマシン３−４に配信さ
れる。

【００２５】クライアントマシン３−４においては、メ
ールハンドリングシステム３１がサーバマシン２からの
電子メールを受信すると（図３の（ｃ））、表示装置３
３に電子メールの受信通知を表示する（図３の
（ｄ））。従って、利用者はエディタ３２を使用して、
メールハンドリングシステム３１で受信された電子メー
ルを読み出し（図３の（ｅ），（ｆ））、その内容を表
示装置３３上で確認すれば、採番結果を認識することが
できる。

【００２６】以上の動作は、クライアントマシン３−４
から採番を行った場合のものであるが、他のクライアン
トマシン３−１〜３−３からも同様の手順で採番を行う
ことができる。

【００２７】なお、本発明は以上の実施例に限定されず
にその他各種の付加変更が可能である。例えば、採番を
要求する採番コマンド以外に以下のような各種のコマン
ドを電子メールにてサーバマシンに伝達し、その処理結
果を電子メールにて受け取るようにしても良い。 ○既登録内容の検索コマンド；このような検索コマンド
が記述された電子メールを受信した場合、サーバマシン
２のコマンド実行部２１４は、検索コマンドで指定され
た検索条件に合致するレコードを採番台帳１から検索
し、その検索結果を含む電子メールをメール送信部２１
２が検索要求元のクライアントマシンに送信する。 ○既登録内容の変更コマンド；このような変更コマンド
が記述された電子メールを受信した場合、サーバマシン
２のコマンド実行部２１４は、変更コマンドで指定され
た採番台帳１中の変更対象レコードを指定通りに変更
し、その処理結果を含む電子メールをメール送信部２１
２が検索要求元のクライアントマシンに送信する。 ○既登録内容の削除コマンド；このような削除コマンド
が記述された電子メールを受信した場合、サーバマシン
２のコマンド実行部２１４は、削除コマンドで指定され
た採番台帳１中の削除対象レコードを削除し、その処理
結果を含む電子メールをメール送信部２１２が検索要求
元のクライアントマシンに送信する。

【００２８】また、クライアントマシンの利用者が電子
メール中に記述する採番コマンド等は簡単なものではあ
るが、利用者の入力を助けるために、コマンドフォーマ
ット作成用の補助ツールであるアプリケーションプログ
ラムをクライアントマシン上に準備しておいても良い。

【００２９】

【発明の効果】以上説明したように、本発明は、マシン
間のアーキテクチャの違いやネットワーク形態の違いに
よらずに遠隔地にメッセージを届けることができる電子
メールのコンテント中に、採番コマンドを記述すると共
に、その頭に他の情報と区別するための記号を付加する
ことにより、自動採番を可能としたので、電子メールの
利用環境にあれば、サーバマシンとは異なるマシンアー
キテクチャのクライアントマシンからも採番が行え、ま
た異なるネットワークアーキテクチャを有する種々のネ
ットワークを通じて遠隔地から採番が行えるという効果
がある。また、クライアントマシンは電子メールを送受
信し得る構成であれば足り、電子メール機能を有するパ
ーソナルコンピュータ等の一般的なコンピュータで済む
利点がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子メールを利用した自動採番方法を
適用したコンピュータネットワークの一例の構成図であ
る。

【図２】サーバマシンの構成例を示すブロック図であ
る。

【図３】クライアントマシンの構成例を示すブロック図
である。

【図４】採番台帳に格納される情報の説明図である。

【図５】採番要求時に出される電子メールの説明図であ
る。

【図６】紙ベースによる採番方法の説明図である。

【符号の説明】

１…採番台帳 ２…サーバマシン ２１…採番管理アプリケーションプログラム ２１１…メール受信部 ２１２…メール送信部 ２１３…メール解析部 ２１４…コマンド実行部 ２２…メールハンドリングシステム ３−１〜３−４…クライアントマシン ４…インターネット ５…ゲートウエイ ６…パソコン通信ネットワーク

Claims (3)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 採番を管理するサーバマシンと採番を要
   求する複数のクライアントマシンとを電子メールを送受
   信可能にネットワークを介して接続し、 採番を要求するクライアントマシンからネットワークを
   介して接続されたサーバマシンに対して、コンテント中
   に採番コマンドを記述すると共に該採番コマンドの頭に
   該採番コマンドを他の情報と区別するために予め定めら
   れている記号を付加した電子メールを送信し、 前記サーバマシンにおいては、受信した電子メールを解
   析し、前記予め定められている記号に基づいて採番コマ
   ンドを抽出した場合は、採番管理アプリケーションプロ
   グラムを起動して前記受信した電子メールを前記採番管
   理アプリケーションプログラムに通知し、 前記採番管理アプリケーションプログラムにおいては、
   前記通知された電子メール中の採番コマンドに応答し
   て、現在までの採番結果を保持する電子化された採番台
   帳をアクセスして採番結果を取得し、該採番結果を記述
   した電子メールを前記ネットワークを介して採番要求元
   の前記クライアントマシンに送信することを特徴とする
   電子メールを利用した自動採番方法。
2. 【請求項２】 前記電子化された採番台帳としてＡＳＣ
   ＩＩベースのファイルまたはデータベースを使用し、前
   記採番コマンドとしてＡＳＣＩＩ文字列からなるコマン
   ドを使用することを特徴する請求項１記載の電子メール
   を利用した自動採番方法。
3. 【請求項３】 電子メールとして、ＭＨＳ準拠の電子メ
   ールを使用することを特徴とする請求項２記載の電子メ
   ールを利用した自動採番方法。