JP3624726B2 - メール状態確認方法および装置 - Google Patents

Description

【０００１】
【産業上の利用分野】
この発明は、メール状態確認方法および装置に関し、特に、グループ宛メールにおける他受信ユーザのメールの状態を確認するメール状態確認方法および装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、オフィス環境等において、連絡事項の通達や書類の受け渡し等の用途に電子メールシステムを利用する機会が増加している。電子メールシステムは、電話とは異なり受信先ユーザのの在、不在に関わらず連絡事項を通達することができるとともに、受信先に所定のグループを設定することで、そのグループに属しているユーザに対して同報通達を行うこともできる。
【０００３】
しかし、その反面では、電子メールシステムでは受信側のユーザが受信したメールを参照しなければ連絡事項が通達されず、確実な通達手段であるとはいえない。このような受信側での未参照を防止する方法としては、電子メールの送信側が受信先ユーザがメールを参照したか否かを確認することが挙げられる。これは、送信側で受信先のユーザがメールの参照を行っていないことが判れば、別途、連絡事項の通達を行うことができるからである。
【０００４】
送信側で受信先ユーザのメールの参照状態を確認するための技術としては、特開平８−１２９５１５号公報記載の「電子メール参照確認装置」や特開平８−５６２３６号公報記載の「電子メールシステム」が提案されている。
【０００５】
特開平８−１２９５１５号公報記載の「電子メール参照確認装置」は、送信したメールを受信者が参照したか否かを送信者側で確認することができる装置であり、特開平８−５６２３６号公報記載の「電子メールシステム」は、複数の宛先に送信したメールを各受信者が参照したか否かをそれぞれ確認することができるシステムである。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、電子メールシステムを利用して、送信者がグループ宛にメールを送信し、当該グループに所属する全員がメールを受信した場合には、受信者がメールを参照したか否かを送信者のみでなく、グループに属するユーザが他ユーザがメールを参照したか否かを確認したいといった要望もある。このような要望に対しては、上述した従来の技術では対応することはできず、グループ内の他ユーザのメールの参照状態を確認することはできない。
【０００７】
そこで、この発明は、メールの送信者はもちろんのこと、メールを受信したグループ内の他ユーザのメールの参照状態を確認することのできるメール状態確認方法および装置を提供することを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
上述した目的を達成するため、請求項１の発明では、
グループ宛てに送信されたメールの参照状態を確認するメール状態確認方法において、
受信したメールの宛先グループ名を該グループを構成するユーザのユーザ名に展開するとともに、該展開したユーザ名のそれぞれに対応する受信メールの参照状態を取得して表示することを特徴とする。
【０００９】
また、請求項２の発明では、請求項１の発明において、
前記参照状態は、
前記受信メールが開封済み、未開封、削除のいずれの状態にあるかを示す情報であることを特徴とする。
【００１０】
また、請求項３の発明では、請求項１の発明において、
前記グループを構成する各ユーザは、
受信したメールに対し、他ユーザによる参照状態の取得の可否を属性として設定できることを特徴とする。
【００１１】
また、請求項４の発明では、請求項１の発明において、
前記メールの送信者は、
送信するメールに対し、該メールの受信者以外のユーザによる参照状態の取得の可否を属性として設定できることを特徴とする。
【００１２】
また、請求項５の発明では、請求項４の発明において、
前記メールの送信者は、
送信するメールに対し、該メールを受信したユーザによる前記属性の変更の可否を設定できることを特徴とする。
【００１３】
また、請求項６の発明では、
グループ宛てに送信されたメールの参照状態を確認するメール状態確認装置において、
メールを送信する送信手段と、
前記送信手段により送信されたメールを受信する受信手段と、
前記受信手段が受信したメールの宛先グループ名を該グループを構成するユーザのユーザ名に展開する宛名展開手段と、
前記宛名展開手段により展開されたユーザ名のそれぞれに対応する受信メールの参照状態を取得する参照状態取得手段と
を具備することを特徴とする。
【００１４】
また、請求項７の発明では、請求項６の発明において、
前記参照状態は、
前記受信メールが開封済み、未開封、削除のいずれの状態にあるかを示す情報であることを特徴とする。
【００１５】
また、請求項８の発明では、請求項６の発明において、
前記受信手段は、
受信したメールに対し、他ユーザの前記参照状態取得手段による参照状態の取得の可否を属性として設定する属性設定手段を具備することを特徴とする。
【００１６】
また、請求項９の発明では、請求項６の発明において、
前記送信手段は、
送信するメールに対し、該メールの受信者以外のユーザの前記参照状態取得手段による参照状態の取得の可否を属性として設定する属性設定手段を具備することを特徴とする。
【００１７】
また、請求項１０の発明では、請求項９の発明において、
前記送信手段は、
送信するメールに対し、前記属性設定手段により設定した属性の変更の可否を設定する変更可否設定手段をさらに具備することを特徴とする。
【００１８】
【実施例】
以下、この発明に係るメール状態確認方法および装置の一実施例を添付図面を参照して詳細に説明する。
【００１９】
図１は、この発明に係るメール状態確認方法および装置を採用したサーバ（メールサーバ）の構成を示すブロック図であり、図２は、図１に示したサーバを含むメールシステムの構成を示すブロック図である。
図１に示すように、サーバ１は、メールスプール１１と送信処理部１２、宛名展開部１３、グループ展開テーブル１４、リクエスト処理部１５を具備して構成される。
【００２０】
また、サーバ１（１−１、１−２、１−３）は、図２に示すようにネットワークを介してクライアント２（２−１乃至２−４）と接続されている。なお、図２では、サーバ１を３台とクライアント２を４台接続した例を示しているが、サーバ１、クライアント２ともその数に制限は無い。
【００２１】
サーバ１を利用してメールの送信を行う場合には、クライアント２の送信箱２１（２１−１乃至２１−４）からサーバ１のリクエスト処理部１５を介して送信処理部１２によってメールスプール１１内の所定の領域、例えば、当該メールがユーザａ宛のメールであれば領域１１ａに格納される。メールスプール１１の領域１１ａに格納されたメールは、ユーザａによってクライアント２の受信箱２２（２２−１乃至２２−４）に転送されて参照される。
【００２２】
また、サーバ１は、複数のユーザで構成されるグループに宛てたメールを処理することが可能であり、あるグループ宛てに送信されたメールがサーバ１に転送されると、宛名展開部１３が各グループの構成員が登録されているグループ展開テーブル１４を参照してグループ名を当該グループを構成している各ユーザに展開し、送信処理部１２が当該メールをメールスプール１１内のユーザに対応した領域にそれぞれに格納する。
【００２３】
図３は、グループ展開テーブル１４の一例を示した図であり、同図においては、グループＡはユーザｂ、ｃ、ｄ、ｅ、ｆで構成され、グループＢはユーザａ、ｇ、ｈで構成されている。
【００２４】
ここで、図４を参照してメール送信時のサーバ１の動作を説明する。
図４は、メール送信時のサーバ１の動作の流れを示すフローチャートである。
サーバ１が動作を開始し（ステップ１０１）、リクエスト処理部１５がクライアント２からのメールの送信リクエストを受信すると（ステップ１０２でＹＥＳ）、当該メールに識別のためのメールＩＤを割り振る（ステップ１０３）。
【００２５】
次に、当該メールの宛名がグループであれば（ステップ１０４でＹＥＳ）、宛名展開部１３がグループ展開テーブル１４を参照して宛名（グループ）をユーザへ展開し、メール属性に設定する（ステップ１０５）。宛名の展開が終了するか、宛名がグループで無かった場合には（ステップ１０４でＮＯ）、送信処理部１２がメールスプールの該当するエリアにメールを送信（格納）して（ステップ１０６）、メール送信動作を終了する（ステップ１０７）。
【００２６】
図５は、クライアント２のディスプレイ（不図示）に表示されるメール送信時のメール送信ウィンドウを示した図である。
ユーザがグループ宛てにメールを送信する場合、送信ウィンドウ３０の宛名記入欄３１にグループ名、例えばＡを記入する。また、件名記入欄３２には送信するメールのタイトル等を記入し、コメント記入欄３３には通知したい内容を記入する。このようにして作成されたメールは、サーバ１に送られ、上述したようにメールＩＤが割り振られるとともに、宛名ＡがグループＡの構成員であるユーザｂ、ｃ、ｄ、ｅ、ｆに展開され、メールスプール１１内の領域１１ａ、１１ｂ、１１ｃ、１１ｄ、１１ｅ、１１ｆにそれぞれ格納される。
【００２７】
ところで、サーバ１を利用してグループ宛てに送られたメールは、当該メールを受信したユーザがグループ内の他のユーザのメールの状態を確認することができる。他ユーザのメールの状態の確認は、受信箱２２の状態を示す受信箱ウィンドウの操作により行う。
【００２８】
図６は、クライアント２のディスプレイに表示される受信箱ウィンドウを示した図である。
受信箱２２にメールＩＤが「ｓｅｒｖｅｒ１．１」のメールと「ｓｅｒｖｅｒ１．２」のメールが格納されている状態では、同図に示すように受信箱ウィンドウ４０には、格納されているメールの属性４１、４２が表示される。ここで表示されるメールの属性は「メールＩＤ」と「送信者」、「送信日時」、「件名」、「受信先」、「状態確認」である。
【００２９】
他ユーザのメールの状態の確認を行う場合には、図示しないキーボードやマウスを操作して所望のメールを選択し、さらに所定の操作を行ってポップアップメニュー４３を表示させる（図６は、属性４２のメールを選択してポップアップメニュー４３を表示させた状態）。このポップアップメニュー４３には、選択したメールの内容を表示させるための受信メール表示メニュー４３−１と選択したメールを削除するための削除メニュー４３−２、選択したメールに対する返信を行うための返信メニュー４３−３、他ユーザのメール状態を確認するためのプロパティメニュー４３−４がある。
【００３０】
ここで、他ユーザのメール状態を確認するために、ポップアップメニュー４３からプロパティメニュー４３−４を選択すると、ディスプレイには図７に示すようなメールプロパティウィンドウ５０が表示される。メールプロパティウィンドウ５０には、当該メールの件名５１とメール状態５２が表示される。
【００３１】
メール状態５２には、他ユーザのメールの状態が表示され、図７の場合には、ユーザｂ、ｃ、ｄが開封済み、ユーザｅが未開封、ユーザｆが削除済みであることを示している。
【００３２】
次に、図８を参照してメール状態確認の際のクライアント２の動作を説明する。
図８は、メール状態確認時のクライアント２の動作の流れを示すフローチャートである。
クライアント２が受信箱ウィンドウ４０を表示し（ステップ２０１）、ユーザの操作によりプロパティメニュー４３−４が選択されてプロパティコマンドが実行されると（ステップ２０２でＹＥＳ）、まず、メール属性から展開後の宛名を取得する（ステップ２０３）。
【００３３】
続いて、展開後の宛名のそれぞれに対してサーバ１にメールの状態を問合せ（ステップ２０４でＮＯ、ステップ２０５）、全ての宛名に対する問合わせが終了すると（ステップ２０４でＹＥＳ）、メールプロパティウィンドウ５０を開いて宛名と宛名に対応するメールの状態を表示し（ステップ２０６）、メール状態確認の処理を終了する（ステップ２０７）。
【００３４】
また、メールを受信したユーザは、自分のメールの状態を他ユーザから確認できないように設定を行うことができる。受信したメールを他ユーザから確認不可能な状態にするには、図９に示すような受信箱ウィンドウ６０を開いている（表示している）状態で、属性６１乃至６３のうち属性６３を選択してポップアップメニュー６４を表示し、可能メニュー６４−１と不可メニュー６４−２のうちから不可メニュー６４−２を選択して実行することで属性６３のメールを他ユーザが状態確認できないように設定（変更）できる。
【００３５】
このようにして、あるユーザ、例えば、ユーザｄがメールの状態確認を不可能な状態に設定すると、他のユーザ（ユーザｄ以外）がメールの状態確認を行うと、図１０に示すプロパティウィンドウ７０のように、件名７１とメール状態７２が表示され、メール状態７２のユーザｄに対応する部分は「＊＊＊＊＊＊＊＊」のように確認が不可能な状態として表示される。
【００３６】
ここで、図１１を参照してメール状態確認の不可設定を行う際の各部の処理を説明する。
図１１は、メール状態確認不可設定時の処理の流れを示すフローチャートである。
ユーザが受信箱ウィンドウ６０を開き（ステップ３０１）、不可設定を行おうとするメールを選択して、不可メニュー６４−２を選択すると（ステップ３０２）、受信箱２２（クライアント２）がサーバ１に対して、指定されたメールのメールＩＤとともに状態確認不可設定のリクエストを送信する（ステップ３０３）。
【００３７】
次に、リクエストを受けたサーバ１が、指定されたメールＩＤのメールを状態確認不可に設定し（ステップ３０４）、設定が終了した旨を受信箱２２に通知する（ステップ３０５）。
【００３８】
続いて、設定終了通知を受けた受信箱２２がメール属性中の状態確認フィールドを不可に変更し（ステップ３０６）、メール状態確認不可設定の処理を終了する（ステップ３０７）。
【００３９】
次に、この発明に係るメール状態確認方法および装置の第２の実施例について説明する。
この第２の実施例においては、グループ宛てのメールの送信者が当該グループ内のユーザ毎にメール状態確認の可、不可を設定するとともに、この設定の変更を許可するか否かを設定することができる。
【００４０】
図１２は、第２の実施例における送信ウィンドウの表示例を示した図である。
同図に示すように、送信ウィンドウ８０には、宛名記入欄８１と件名記入欄８２、コメント記入欄８３の他に、状態確認設定欄８４が表示される。状態表示設定欄８４には、宛名記入欄８１に記入した宛名（図中ではＡ）に応じたユーザ名が表示される。なお、送信箱２１（クライアント２）は、宛名記入欄８１に宛名が記入された際に、サーバ１にアクセスして当該グループ名を展開したユーザ名を取得する。
【００４１】
状態表示設定欄８４には、グループ内のユーザ名が表示されるとともに、ユーザ毎にメール状態確認を不可に設定する確認不可設定欄と、メール確認状態の設定変更を禁止する受信側変更不可設定欄が表示され、これら設定欄への設定により、送信するメールの属性を設定することができる（図中では、ユーザｅがメール状態確認が不可に設定され、ユーザｆがメール確認状態の設定変更が禁止に設定されている）。
【００４２】
ここで、図１３を参照して第２の実施例におけるメール送信時のサーバ１の動作を説明する。
図１３は、第２の実施例におけるメール送信時のサーバ１の動作の流れを示すフローチャートである。
サーバ１が動作を開始し（ステップ４０１）、リクエスト処理部１５がクライアント２からのメールの送信リクエストを受信すると（ステップ４０２でＹＥＳ）、当該メールに識別のためのメールＩＤを割り振る（ステップ４０３）。
【００４３】
次に、当該メールの宛名がグループであれば（ステップ４０４でＹＥＳ）、宛名展開部１３がグループ展開テーブル１４を参照して宛名（グループ）をユーザへ展開し、メール属性に設定する（ステップ４０５）。宛名の展開が終了するか、宛名がグループで無かった場合には（ステップ４０４でＮＯ）、全ての宛名に対する送信処理が終了するまで（ステップ４０６でＮＯ）、宛名展開部１３が状態確認不可の指定があるメールに対して状態確認不可の設定を行い（ステップ４０７でＹＥＳ、ステップ４０８）、指定がなければそのままで（ステップ４０７でＮＯ）、送信処理部１２がメールスプールの該当するエリアにメールを送信する（ステップ４０９）。このステップ４０７乃至４０９の処理が全ての宛名に対して行われると（ステップ４０６でＹＥＳ）、メール送信動作を終了する（ステップ４１０）。
【００４４】
【発明の効果】
以上説明したように、この発明によれば、グループ宛てに送信されたメールの受信者がグループ内の他の受信者のメールの状態を確認できるように構成したので、重要な連絡をメールにより行った場合に、受信者が参照を行ったか否かを容易に確認でき、参照を行っていない場合には別途連絡を行うなど、メールによる連絡の確実性が向上する。
【００４５】
また、受信者がそれぞれ他者からのメール状態の確認の可、不可を設定でき、これを利用して会議などの出欠確認等を行う（例えば、不可の設定は欠席）等、メールの状態確認以外の用途で運用することも可能である。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明に係るメール状態確認方法および装置を採用したサーバ（メールサーバ）の構成を示すブロック図。
【図２】図１に示したサーバを含むメールシステムの構成を示すブロック図。
【図３】グループ展開テーブル１４の一例を示した図。
【図４】メール送信時のサーバ１の動作の流れを示すフローチャート。
【図５】メール送信ウィンドウを示した図。
【図６】受信箱ウィンドウを示した図。
【図７】メールプロパティウィンドウを示した図。
【図８】メール状態確認時のクライアント２の動作の流れを示すフローチャート。
【図９】受信箱ウィンドウを示した図。
【図１０】メールプロパティウィンドウを示した図。
【図１１】メール状態確認不可設定時の処理の流れを示すフローチャート。
【図１２】第２の実施例における送信ウィンドウの表示例を示した図。
【図１３】第２の実施例におけるメール送信時のサーバ１の動作の流れを示すフローチャート。
【符号の説明】
１、１−１、１−２、１−３ サーバ
２、２−１、２−２、２−３、２−４ クライアント
１１ メールスプール
１１ａ、１１ｂ、１１ｃ、１１ｄ、１１ｅ、１１ｆ 領域
１２ 送信処理部
１３ 宛名展開部
１４ グループ展開テーブル
１５ リクエスト処理部
２１、２１−１、２１−２、２１−３、２１−４ 送信箱
２２、２２−１、２２−２、２２−３、２２−４ 受信箱
３０ 送信ウィンドウ
３１ 宛名記入欄
３２ 件名記入欄
３３ コメント記入欄
４０ 受信箱ウィンドウ
４１、４２ メール属性
４３ ポップアップメニュー
４３−１ 受信メール表示メニュー
４３−２ 削除メニュー
４３−３ 返信メニュー
４３−４ プロパティメニュー
５０ メールプロパティウィンドウ
５１ 件名
５２ メール状態
６０ 受信箱ウィンドウ
６１、６２、６３ 属性
６４ ポップアップメニュー
６４−１ 可能メニュー
６４−２ 不可メニュー
７０ プロパティウィンドウ
７１ 件名
７２ メール状態
８０ 送信ウィンドウ
８１ 宛名記入欄
８２ 件名記入欄
８３ コメント記入欄
８４ 状態確認設定欄

Claims (10)

1. グループ宛てに送信されたメールの参照状態を確認するメール状態確認方法において、
   受信したメールの宛先グループ名を該グループを構成するユーザのユーザ名に展開するとともに、該展開したユーザ名のそれぞれに対応する受信メールの参照状態を取得して表示することを特徴とするメール状態確認方法。
2. 前記参照状態は、
   前記受信メールが開封済み、未開封、削除のいずれの状態にあるかを示す情報であることを特徴とする請求項１記載のメール状態確認方法。
3. 前記グループを構成する各ユーザは、
   受信したメールに対し、他ユーザによる参照状態の取得の可否を属性として設定できることを特徴とする請求項１記載のメール状態確認方法。
4. 前記メールの送信者は、
   送信するメールに対し、該メールの受信者以外のユーザによる参照状態の取得の可否を属性として設定できることを特徴とする請求項１記載のメール状態確認方法。
5. 前記メールの送信者は、
   送信するメールに対し、該メールを受信したユーザによる前記属性の変更の可否を設定できることを特徴とする請求項４記載のメール状態確認方法。
6. グループ宛てに送信されたメールの参照状態を確認するメール状態確認装置において、
   メールを送信する送信手段と、
   前記送信手段により送信されたメールを受信する受信手段と、
   前記受信手段が受信したメールの宛先グループ名を該グループを構成するユーザのユーザ名に展開する宛名展開手段と、
   前記宛名展開手段により展開されたユーザ名のそれぞれに対応する受信メールの参照状態を取得する参照状態取得手段と
   を具備することを特徴とするメール状態確認装置。
7. 前記参照状態は、
   前記受信メールが開封済み、未開封、削除のいずれの状態にあるかを示す情報であることを特徴とする請求項６記載のメール状態確認装置。
8. 前記受信手段は、
   受信したメールに対し、他ユーザの前記参照状態取得手段による参照状態の取得の可否を属性として設定する属性設定手段を具備することを特徴とする請求項６記載のメール状態確認装置。
9. 前記送信手段は、
   送信するメールに対し、該メールの受信者以外のユーザの前記参照状態取得手段による参照状態の取得の可否を属性として設定する属性設定手段を具備することを特徴とする請求項６記載のメール状態確認装置。
10. 前記送信手段は、
    送信するメールに対し、前記属性設定手段により設定した属性の変更の可否を設定する変更可否設定手段をさらに具備することを特徴とする請求項９記載のメール状態確認装置。

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