JP3755315B2

JP3755315B2 - Document processing method and apparatus

Info

Publication number: JP3755315B2
Application number: JP33753898A
Authority: JP
Inventors: 修長野
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 1998-11-27
Filing date: 1998-11-27
Publication date: 2006-03-15
Anticipated expiration: 2018-11-27
Also published as: JP2000163414A

Description

【０００１】
【産業上の利用分野】
この発明は、文書処理方法および装置に関し、特に、作成した電子文書に付箋やマーカー、記号、図形、メモ等の付加情報を付与する文書処理方法および装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来からコンピュータ上で動作するアプリケーションにより作成した電子文書を紙媒体の文書と同様に扱えるようにするための技術が提案されている。電子文書を紙媒体と同様に扱うための技術の１つとしては、作成された文書に付箋やマーカー、記号、図形、メモ等の付加情報を付与することが挙げられる。これらの付加情報は、文書とは別データとして管理され、出力の際に合成されることが多い。このような付加情報を文書に付加するための技術としては、特開平８−１７１５６１号公報記載の「文書処理装置」や特開平８−３１４９０９号公報記載の「文書処理装置」等がある。
【０００３】
ところで、電子文書は紙文書と比較してその更新が容易なことが特徴の１つであり、紙文書と比較した電子文書の長所でもある。そして、上述のような文書と付加情報とを別データとして管理している文書処理装置等では、文書の更新を行った場合には、付加情報の更新、例えば、文書のある単語にマーカーが付されていた場合に、その文書の更新により単語の位置に変更があれば、当該単語の付加情報であるマーカーの位置も更新する必要が生じることになる。
【０００４】
しかし、このような付加情報の更新をユーザが手動で行うことは、多大な手間を要することになる。そのため、特開平５−７３５４３号公報記載の「電子化文書の取扱方法および装置」や特開平７−２９５９７０号公報記載の「文書処理装置」等の付加情報を更新を自動で行うための技術が提案されている。
【０００５】
特開平５−７３５４３号公報記載の「電子化文書の取扱方法および装置」では、文書とその付加情報の関係を位置関係データとして保存し、この位置関係データに基づいて更新した文書での付加情報の移動を行っている。
【０００６】
また、特開平７−２９５９７０号公報記載の「文書処理装置」では、付加情報の文書要素への対応付けを行い、元の文書と更新された文書での文書要素の比較を行って、対応する付加情報の位置を更新している。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
ところが、特開平５−７３５４３号公報記載の「電子化文書の取扱方法および装置」では、文書と付加情報の位置関係データを文書の文字単位に保持しており、図形等の文章以外の部分に付されているマーカー等の付加情報の位置を更新することができない。
【０００８】
また、特開平７−２９５９７０号公報記載の「文書処理装置」では、付加情報を対応付ける文書要素は、行や句といった文書要素であり、この文書処理装置においても図形等の文章以外の部分に付されている付加情報の位置を更新することができない。
【０００９】
そこで、この発明は、付加情報の更新を自動で行うとともに、付加情報の付加先に制限のない文書処理方法および装置を提供することを目的とする。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
上述した目的を達成するため、請求項１の発明は、配置面情報取得手段が、付加情報配置手段により配置された付加情報の配置面における文書要素を示す配置面情報を電子文書から取得し、該取得した配置面情報を前記付加情報と関連付けて配置面情報記憶保持手段に記憶し、配置位置変更手段が、前記配置面情報記憶保持手段が記憶保持する電子文書が更新された際に、該電子文書の更新後の文書要素のそれぞれと該電子文書に関連付けられて前記配置面情報記憶保持手段に記憶保持されている配置面情報とが一致する度合いを近似値として算出し、該算出した近似値が所定の値以上の文書要素上に前記付加情報を移動するように前記配置面情報記憶手段により記憶保持された配置位置の変更を行うことを特徴とする。
【００１１】
また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記付加情報は、付箋、マーカー等の前記電子文書上に可視的に加入される情報であることを特徴とする。
【００１２】
また、請求項３の発明は、請求項１の発明において、前記配置位置の変更において、前記配置面情報が文字列である場合には更新後の電子情報で検索された文字列との一致する度合いを近似値として算出し、前記配置面情報が画像情報である場合には更新後の電子情報から取り出した画像情報とをピット単位で比較し一致する度合いを近似値として算出し、前記配置面情報が文字列と画像情報で複合されたものである場合には各々の種類の近似値の合計を種類数で除した値で近似値を算出し、該算出した近似値が所定の値以上の文書要素上に前記付加情報を移動するように記憶保持していた配置位置の変更を行うことを特徴とする。
【００１３】
また、請求項４の発明は、請求項１の発明において、前記近似値が所定の値以上の文書要素が複数存在する場合には、配置位置選択手段が、該複数の文書要素のうちいずれの文書要素上へ前記付加情報を移動させるかをユーザに選択させることを特徴とする。
【００１４】
また、請求項５の発明は、請求項１の発明において、前記配置位置の変更は、前記更新された電子文書のうち、前記近似値が所定の値以上の文書要素が存在するぺ一ジの所定の位置に前記付加情報を移動することで行うことを特徴とする。
【００１５】
また、請求項６の発明は、請求項１の発明において、前記付加情報は、前記配置面情報に文書要素が存在していない場合には、前記電子文書の更新による移動は行われないことを特徴とする。
【００１６】
また、請求項７の発明は、請求項１の発明において、前記配置面に文書要素が存在しない場合には、該配置面の領域よりも大きい領域内の文書要素を該配置面の配置面情報として記憶保持することを特徴とする。
【００１７】
また、請求項８の発明は、請求項１の発明において、前記付加情報は、該付加情報を付加する目的を情報として含み、前記電子文書の文書要素が更新により色変更されたときに、前記配置位置変更手段が、前記目的が該付加情報が文書要素を目立たせる場合には該付加情報の色を文書要素を目立たせる色に変更し、前記目的が該付加情報が文書要素を隠す場合には該付加情報の色を文書要素を隠す色に変更することを特徴とする。
【００１８】
また、請求項９の発明は、電子文書上に付加情報を配置する文書処理装置において、電子文書上に付加情報を配置する付加情報配置手段と、前記付加情報配置手段により配置された付加情報の配置面における文書要素を示す配置面情報を、前記電子文書から取得する配置面情報取得手段と、前記配置面情報取得手段により取得された配置面情報を前記付加情報と関連付けて記憶保持する配置面情報記憶保持手段と、前記配置面情報記憶保持手段が記憶保持する電子文書が更新された際に、該電子文書の更新後の文書要素のそれぞれと該電子文書に関連付けられて前記配置面情報記憶保持手段に記憶保持されている配置面情報とが一致する度合いを近似値として算出し、該算出した近似値が所定の値以上の文書要素上に前記付加情報を移動するように前記配置面情報記憶手段により記憶保持された配置位置の変更を行う配置位置変更手段とを具備することを特徴とする。
【００１９】
また、請求項１０の発明は、請求項９の発明において、前記付加情報は、付箋、マーカー等の前記電子文書上に可視的に加入される情報であることを特徴とする。
【００２０】
また、請求項１１の発明は、請求項９の発明において、前記配置位置変更手段は、前記配置面情報が文字列である場合には更新後の電子情報で検索された文字列との一致する度合いを近似値として算出し、前記配置面情報が画像情報である場合には更新後の電子情報から取り出した画像情報とをピット単位で比較し一致する度合いを近似値として算出し、前記配置面情報が文字列と画像情報で複合されたものである場合には各々の種類の近似値の合計を種類数で除した値で近似値を算出し、該算出した近似値が所定の値以上の文書要素上に前記付加情報を移動するように記憶保持していた配置位置の変更を行うことを特徴とする。
【００２１】
また、請求項１２の発明は、請求項９の発明において、前記配置位置決定手段は、前記近似値が所定の値以上の文書要素が複数存在する場合には、該複数の文書要素のうちいずれの文書要素上へ前記付加情報を配置するかをユーザに選択させる配置位置選択手段を具備することを特徴とする。
【００２２】
また、請求項１３の発明は、請求項９の発明において、前記配置位置決定手段は、前記更新された電子文書のうち、前記近似値算出手段が算出した近似値が所定の値以上の文書要素が存在するページの所定の位置を前記付加情報の配置位置として決定することを特徴とする。
【００２３】
また、請求項１４の発明は、請求項９の発明において、前記配置位置変更手段は、前記配置面情報に文書要素が存在していない場合には、前記付加情報の配置位置を変更しないことを特徴とする。
【００２４】
また、請求項１５の発明は、請求項９の発明において、前記配置面情報取得手段は、前記配置面に文書要素が存在しない場合には、該配置面の領域よりも大きい領域内の文書要素を該配置面の配置面情報として取得することを特徴とする。
【００２５】
また、請求項１６の発明は、請求項９の発明において、前記配置面情報記憶保持手段は、前記付加情報を付加する目的をさらに記憶保持し、前記配置位置変更手段は、前記電子文書の文書要素が更新により色変更されたときに、前記配置面情報記憶保持手段により記憶保持された前記付加情報を付加する目的が、前記付加情報が文書要素を目立たせる場合には付加情報の色を文書要素を目立たせる色に変更し、前記付加情報が文書要素を隠す目的で付加されている場合には付加情報の色を文書要素を隠す色に変更することを特徴とする。
【００２８】
【実施例】
以下、この発明に係る文書処理方法および装置の一実施例を添付図面を参照して詳細に説明する。
【００２９】
図１は、文書処理装置の構成を示すブロック図である。
同図において、文書処理装置１は、制御部１１と付加情報付与部１２、記憶部１３、配置面ＰＤ情報取得部１４、近似値算出部１５、編集部１６、入力部１７、出力部１８、マージ部１９、指示入力部２０、表示出力部２１を具備して構成される。なお、この文書処理装置１は、実際にはコンピュータ上で動作するソフトウェアであり、例えば、アプリケーションソフトウェアとプリンタドライバとして提供される。
【００３０】
制御部１１は、文書処理装置１の全体を制御し、付加情報付与部１２は文書に付箋やマーカー、記号、図形、メモ等の付加情報を付与する。記憶部１３は、文書を更新する際に元の文書に付与されていた付加情報を一時的に記憶し、配置面ＰＤ情報取得部１４は、付加情報を付与する配置面のＰＤ情報（プレゼンテーションデータ、画像情報）を取得する。近似値算出部１５は、更新された文書に対する付加情報の位置の更新を行う際に、ＰＤ情報の近似値を算出し、編集部１６は、文書の更新を行う際に、当該文書を編集するためのアプリケーション（ワープロ等の一般アプリケーション）を起動する。入力部１７は、アプリケーションから出力されたデータを入力し、出力部１８は付加情報を付与した文書を電子文書としてファイル出力する。マージ部１９は、入力部１７から入力されたデータに付加情報を合成して付与し、指示入力部２０は図示しないキーボードやマウス等の入力デバイスからのユーザ指示を受け付け、表示出力部２１は図示しないディスプレイへユーザに対する各種情報を表示する。
【００３１】
次に、この発明における電子文書について説明する。
この発明における電子文書（以下、単に電子文書と称する）は、コンピュータ上等であたかも紙文書を扱っているように扱うことのできる電子文書である。したがって、図２に示すように、電子文書３０は、文章（文字列）３１やグラフ（図形などを含む）３２、イメージデータ（イラストや写真など）３３といった複数種類のＰＤ（プレゼンテーションデータ：画像情報）から構成される。
【００３２】
また、電子文書はＰＤにより構成されているため、改版等を行う際に直接電子文書を編集することはできず、ワープロソフトや描画ソフト等の一般アプリケーションを使用して編集する。このため、従来から電子文書を管理する際には、当該電子文書を作成した一般アプリケーションの文書（以下、一般ＡＰＬ文書と略称する）を共に管理し、図３（ａ）に示すように、一般ＡＰＬ文書４０−１から作成した電子文書３０−１を改版する際には、一般ＡＰＬ文書４０−１を編集した一般ＡＰＬ文書’４０−２から再度電子文書’３０−２を作成する。しかし、電子文書３０と一般ＡＰＬ文書４０を併せて管理することは猥雑な作業となるため、文書処理装置１では図３（ｂ）に示すように、一般ＡＰＬ文書４０−３から電子文書３０−３を作成した際に、一般ＡＰＬ文書４０−３を属性データ４５−１として電子文書３０−３に添付し、改版の際には属性データ４５−１を編集して電子文書’３０−４を作成し、作成した電子文書’３０−４に属性データ４５−２を添付する。
【００３３】
ここで、図４を参照して文書処理装置１による電子文書の改版の際の動作について説明する。図４は、電子文書の改版時の文書処理装置１の動作を示した図である。
【００３４】
まず、利用者が文書処理装置1で電子文書３０を開くように操作すると、文書処理装置１が電子文書３０を開く（ステップ１）。続いて、利用者が文書処理装置１から電子文書３０の改版を指定する操作を行うと、文書処理装置１は、電子文書３０に属性データ４５として添付されている一般ＡＰＬ文書４０を対応する一般アプリケーションを起動して開くよう動作し、これにより一般アプリケーションが一般ＡＰＬ文書４０を開く（ステップ２）。
【００３５】
次に、利用者が一般アプリケーションで文書を編集し（ステップ３）、文書の保存を指定し（ステップ４）、一般アプリケーションの終了を指定すると（ステップ５）、一般アプリケーションは、利用者の操作に従って動作する。
【００３６】
続いて、文書処理装置１が編集後の一般ＡＰＬ文書４０から電子文書３０を作成し（ステップ６）、電子文書３０に編集後の一般ＡＰＬ文書４０を添付する（ステップ７）。この後、利用者が電子文書３０の保存を指定すると文書処理装置１が電子文書３０を保存し（ステップ８）、終了を指定すると文書処理装置１は処理を終了する（ステップ９）。
【００３７】
ところで、電子文書３０は、コンピュータ上で紙文書と同様に扱えるため、図５に示すようにマーカー等の付加情報５０（５０−１乃至５０−３）を付加することができる。この付加情報５０は、図６に示すように付加情報５０の電子文書３０上の位置を示す位置情報５１と付加情報５０の種類を示す表示データ（ＰＤ）５２、付加情報５０を配置した電子文書３０上の配置面のＰＤを示す配置面ＰＤ５３の各情報とともに電子文書３０に付加される。
【００３８】
このように、付加情報５０が位置情報５１の他に配置面ＰＤ５３を情報として保持することで（詳細は後述）、電子文書３０が改版された場合、例えば、図７に示す電子文書３０ａから文字列３１−１と３１−２の２行が削除されて改版された場合に、付加情報５０は、電子文書３０ｂのように文字列３１−１乃至３１−５とイメージ３３とともに移動する。
【００３９】
図８は、付加情報５０の種類を示した図である。
同図に示すように、付加情報５０には付箋やマーカー、丸、矢印、印鑑、スタンプ、メモ等の種類がある。これらの付加情報５０は、電子文書３０に付加される際には、その配置面のＰＤ情報を取得するが、取得する配置面ＰＤ情報の領域は、例えば、付箋では付箋の全面を領域として取得する。また、マーカーはマーカーの全域を取得し、丸はその周辺を含めた領域を取得し、矢印は矢印の先頭の矢の周辺部を領域として取得する。印鑑は周辺部を含めた領域を取得し、スタンプは周辺部を含めた領域を取得し、メモはメモを囲む領域を取得する。
【００４０】
次に、電子文書３０が改版された際の付加情報５０の移動について説明する。
付加情報５０は、上述したように電子文書３０上に配置された際の配置面ＰＤ５３を情報として保持しており、電子文書３０が改版された際には、保持している配置面ＰＤ５３と改版後の電子文書３０のＰＤから近似値を算出して最も近似値の大きい位置へ付加情報５０を移動する。
【００４１】
図９は、配置面ＰＤ５３が文字列である場合の近似値の算出例を示した図である。
付加情報５０の配置面ＰＤ５３が同図（ａ）に示すように文字列「ｃｄｅｆｇｈｉｊｋｌ」であった場合、改版後の電子文書３０から同図（ｂ）に示すような文字列「ａｂｃｄｅｆｇｈｉｊ」が検索されると、この文字列は配置面ＰＤ５３と１０文字中８文字が一致（並びも含めて）するため、近似値は８０％と算出される。同様に、同図（ｃ）に示す文字列「ｂｃｄｅｅｆｇｈｉｊｋ」は１０文字中９文字一致で近似値は９０％となり、同図（ｄ）に示す文字列「ｃｄｅｆｇｈｉｊｋｌ」は１０文字全てが一致して近似値は１００％となる。
【００４２】
図１０は、配置面ＰＤ５３がイメージ等のビットマップである場合の近似値の算出例を示した図である。
ビットマップの近似値は、配置面ＰＤ５３の情報と、改版後の電子文書３０から取り出したビットマップとをビット単位で比較し算出する。例えば、配置面ＰＤ５３が図１０（ａ）示すようなビットマップである場合、同図（ｂ）に示すビットマップの近似値は８０％、同図（ｃ）に示すビットマップは近似値９０％、同図（ｄ）に示すビットマップは近似値１００％となる。
【００４３】
また、配置面ＰＤ５３の種類が文字列やビットマップ等の複合されたものである場合には、各々の種類の近似値の合計を種類数で除した値、つまり、
（配置面ＰＤの種類毎の近似値の合計）／配置面ＰＤの種類数
で算出する。
【００４４】
この近似値は、改版後の電子文書３０の全ページを対象に行い、近似値が所定の値以上、例えば、６０％以上であれば近似値が最も大きい文書要素へ付加情報５０の移動を行う。ただし、等しい近似値の文書要素が存在する場合には、付加情報５０が保持する位置情報５１に基づいて、改版前の電子文書３０での付加位置に最も近い位置の文書要素に移動する。また、近似値が所定の値未満、例えば、２０％未満である場合には、付加情報５０の移動は行わずに削除し、近似値がこの他の値である２０％以上６０％未満である場合には、ユーザに対して手動による付加情報５０の移動を促す。なお、付加情報５０の削除や手動移動を行う場合には、当該付加情報を点滅表示（削除）や半透明表示（手動移動）することでユーザに対しての通知とする。
【００４５】
次に、図１１を参照して文書処理装置１の動作の流れについて説明する。
図１１は、文書処理装置１の動作の流れを示すフローチャートである。
文書処理装置１が処理を開始し（ステップ１０１）、入力部１７から入力された対象となる電子文書３０に付加情報５０が付加されており（ステップ１０２でＹＥＳ）、その電子文書３０が更新されると（ステップ１０３でＹＥＳ）、後述する付加情報５０の自動更新処理を行う（ステップ１０４）。この付加情報５０の自動更新処理は、全ての付加情報５０を更新するまで繰り返され（ステップ１０５でＮＯ）、全ての付加情報５０の更新が終了すると（ステップ１０５でＹＥＳ）、表示出力部２１を介してユーザに対して必要に応じて付加情報５０の手動更新を行うように促し（ステップ１０６）、指示入力部２０から手動更新若しくは手動更新の必要無しを指示する操作が行われると、付加情報付与部１２が付加情報５０の保持する情報である配置面ＰＤ５３を更新する（ステップ１０７）。続いて、マージ部１９が電子文書３０に付加情報５０の合成を行い（ステップ１０８）、更新した電子文書３０を出力部１８から出力して処理を終了する（ステップ１０９）。
【００４６】
一方、処理対象となる電子文書３０に付加情報５０が付加されていない場合には（ステップ１０２でＮＯ）、更新した電子文書３０のみを出力して処理を終了し（ステップ１０９）、処理対象となる電子文書３０に付加情報５０が付加されていても電子文書３０の更新が無かった場合には、電子文書３０に付加情報５０の合成を行い（ステップ１０８）、更新した電子文書３０を出力部１８から出力して処理を終了する（ステップ１０９）。
【００４７】
続いて、図１２を参照して上述のステップ１０４での付加情報の自動更新処理について説明する。
図１２は、付加情報の自動更新処理の流れを示すフローチャートである。
付加情報の自動更新処理が開始されると（ステップ１５１）、付加情報５０の更新前の配置面ＰＤ５３と配置面ＰＤ情報取得部１４が取得した更新後の電子文書３０の文書要素（ＰＤ）に基づいて近似値算出部１５が両者の近似値を算出する（ステップ１５２）。
【００４８】
ここで、算出した近似値に６０％以上のものがあれば（ステップ１５３でＹＥＳ）、付加情報付与部１２が近似値の最も大きい文書要素の位置へ付加情報５０を移動して（ステップ１５４）、付加情報の自動更新処理を終了する（ステップ１５８）。
【００４９】
一方、算出した近似値に６０％以上のものがなく（ステップ１５３でＮＯ）、２０％以上のものがあれば（ステップ１５５でＹＥＳ）、ユーザに対して付加情報５０の手動更新を促すために付加情報５０を半透明表示して（ステップ１５６）、付加情報の自動更新処理を終了する（ステップ１５８）。
【００５０】
また、算出した近似値に２０％以上のものがなければ（ステップ１５３でＮＯ、ステップ１５５でＮＯ）、ユーザに対して付加情報５０を削除する旨を通知するために付加情報５０を点滅表示して（ステップ１５７）、付加情報の自動更新処理を終了する（ステップ１５８）。
【００５１】
次に、この発明に係る文書処理方法および装置の第２の実施例について説明する。
図１３は、第２の実施例における付加情報の移動方法を説明するための図である。
電子文書に付加される付加情報には、付箋のようにページからはみ出すことが可能なものがある。このような付加情報は、電子文書の更新（改版）を行ってもページ移動のみを行うことが望ましい場合がある。
【００５２】
例えば、図１３に示すような付加情報２５０−１が付加された電子文書２３０−１が更新され電子文書２３０−２となった場合、付加情報２５０−１の配置面ＰＤの情報に従って付加情報２５０−１を移動すると付加情報２５０−２の位置に移動することになる。しかし、付箋のように特定の文書要素を示すのではなく、特定の文書要素が記述されているページを示すような付加情報の場合には、付加情報２５０−１は付加情報２５０−３の位置に移動した方が好ましい結果を得ることになる。
【００５３】
ここで、図１４を参照して第２の実施例における付加情報の更新処理について説明する。
図１４は、第２の実施例における付加情報の更新処理の流れを示すフローチャートである。
【００５４】
付加情報の自動更新処理が開始され（ステップ２８１）、付加情報２５０が付箋等のようにページからはみ出して付加することが可能な種類であり（ステップ２８２でＹＥＳ）、その配置面ＰＤ情報から更新前の電子文書２３０のページからはみ出して付加されていた場合（ステップ２８３でＹＥＳ）、近似値算出部１５が近似値を算出する（ステップ２８４）。
【００５５】
ここで、算出した近似値に６０％以上のものがあれば（ステップ２８５でＹＥＳ）、付加情報付与部１２が近似値の最も大きい文書要素が存在している（記述されている）ページへ付加情報２５０を移動して（ステップ２８６）、付加情報の自動更新処理を終了する（ステップ２９１）。
【００５６】
一方、算出した近似値に６０％以上のものがなく（ステップ２８５でＮＯ）、２０％以上のものがあれば（ステップ２８７でＹＥＳ）、ユーザに対して付加情報２５０の手動更新を促すために付加情報２５０を半透明表示して（ステップ２８８）、付加情報の自動更新処理を終了する（ステップ２９１）。
【００５７】
また、算出した近似値に２０％以上のものがなければ（ステップ２８７でＮＯ）、ユーザに対して付加情報２５０を削除する旨を通知するために付加情報２５０を点滅表示して（ステップ２８９）、付加情報の自動更新処理を終了する（ステップ２９１）。
【００５８】
なお、付加情報２５０がページからはみ出すことが不可能な種類であった場合や（ステップ２８２でＮＯ）、はみ出すことが可能な種類であっても更新前にはみ出していなかった場合には（ステップ２８３でＮＯ）、上述の第１の実施例で説明した通常の更新処理を行って（ステップ２９０）、付加情報の自動更新処理を終了する（ステップ２９１）。
【００５９】
次に、この発明に係る文書処理方法および装置の第３の実施例について説明する。
図１５は、第３の実施例における付加情報の移動方法を説明するための図である。
電子文書に付加される付加情報には、上述したように付箋のようにページからはみ出すことが可能なものがあり、このような付加情報は特定の文書要素ではなく特定のページに付加されているものがある。
【００６０】
例えば、図１５にに示すような付加情報３５０−１および３５０−２が付加された電子文書３３０−１が更新されページ数の減った電子文書３３０−２となった場合、付加情報３５０−１は更新前と同じページに付加情報３５０−３として移動され、付加情報３５０−２は対象ページが消滅したため削除される。
【００６１】
ここで、図１６を参照して第３の実施例における付加情報の更新処理について説明する。
図１６は、第３の実施例における付加情報の更新処理の流れを示すフローチャートである。
【００６２】
付加情報の自動更新処理が開始され（ステップ３８１）、付加情報３５０が付箋等のようにページからはみ出して付加することが可能な種類であり（ステップ３８２でＹＥＳ）、その配置面ＰＤ情報から更新前の電子文書３３０のページからはみ出して付加され（ステップ３８３でＹＥＳ）、かつ、配置面のＰＤが存在しない（白紙部分とページ外に付加された状態）場合には（ステップ３８４でＹＥＳ）、更新後の電子文書３３０に更新前の付加情報３５０が付加されていたページに対応するページが存在すれば（ステップ３８５でＹＥＳ）、付加情報３５０の移動は行わずにそのまま付加情報の更新処理を終了し（ステップ３８８）、対応ページが存在しなければ付加情報３５０を削除して（ステップ３８６）、付加情報の更新処理を終了する（ステップ３８８）。
【００６３】
一方、付加情報３５０がページからはみ出すことが不可能な種類であった場合や（ステップ３８２でＮＯ）、はみ出すことが可能な種類であっても更新前にはみ出していなかった場合（ステップ３８３でＮＯ）、配置面ＰＤ情報としてのＰＤ（文書要素）が存在していた場合には（ステップ３８４でＮＯ）、上述の第１の実施例で説明した通常の更新処理を行って（ステップ３８７）、付加情報の自動更新処理を終了する（ステップ３８８）。
【００６４】
次に、この発明に係る文書処理方法および装置の第４の実施例について説明する。
図１７は、第４の実施例における付加情報の移動方法を説明するための図である。
電子文書中の黒色の文字にマーカー等の付加情報が半透明の赤色で付加され、付加情報により文字を目立たせるようにしている場合、電子文書の更新により文字色が赤色に変更されたとすると、付加情報の色が赤色のままでは文字を隠す結果となってしまう。逆に、文字を隠す目的で付加されていた付加情報が色の変更により文字を目立つようにしてしまうこともある。
【００６５】
このような状態を防ぐため、第４の実施例においては、図１７に示すように、電子文書４３０−１が電子文書４３０−２に更新され、その文書要素（文字列）４３１−１が色の異なる文書要素４３１−２に変更された場合には、文書要素を隠す目的で付加されていた付加情報４５０−１は、文書要素４３１−２を隠す色に変更された付加情報４５０−３として電子文書４３０−２に付加され、文書要素を目立たせる目的で付加されていた付加情報４５０−２は、文書要素４３１−２を目立たせる色に変更された付加情報４５０−４として電子文書４３０−２に付加される。
【００６６】
このため、付加情報４５０−２（他の付加情報も同様）は、位置情報４５１−２、表示データ４５２−２、配置面ＰＤ４５３−２を保持し、配置面ＰＤ４５３−２は配置面の文書要素の情報（図中では文字列）に加え、その文書要素の色と付加情報の目的（文字を目立たせる／文字を隠す）から構成される。
【００６７】
ここで、図１８を参照して第４の実施例における付加情報の更新処理について説明する。
図１８は、第４の実施例における付加情報の更新処理の流れを示すフローチャートである。
【００６８】
付加情報の自動更新処理が開始されると（ステップ４８１）、まず、上述の第１の実施例で説明した通常の更新処理を行う（ステップ４８２）。
【００６９】
次に、処理対象の付加情報４５０がマーカーであり、付加情報４５０が保持している配置面ＰＤ４５３に基づいて、付加情報４５０（マーカー）が付されている文書要素４３１の色が変更されていると判定されると（ステップ４８４でＹＥＳ）、付加情報４５０の色変更処理を行う（ステップ４８５、４８６、４８７）。
【００７０】
付加情報４５０の色変更処理は、その付加情報４５０が文書要素４３１を目立たせる目的で付加されている場合には（ステップ４８５でＹＥＳ）、付加情報４５０の色を文書要素４３１を目立たせる色に変更し（ステップ４８６）、付加情報４５０が文書要素４３１を隠す目的で付加されている場合には（ステップ４８５でＮＯ）、付加情報４５０の色を文書要素４３１を隠す色に変更して（ステップ４８７）、付加情報の自動更新処理を終了する（ステップ４８８）。
【００７１】
なお、付加情報４５０がマーカーでない場合や（ステップ４８３でＮＯ）、文書要素の色が変更されていない場合には（ステップ４８４でＮＯ）、ステップ４８２での通常の更新処理以外の処理を行わずに付加情報の自動更新処理を終了する（ステップ４８８）。
【００７２】
次に、この発明に係る文書処理方法および装置の第５の実施例について説明する。
図１９は、第５の実施例における付加情報の移動方法を説明するための図である。
上述の各実施例においては、近似値を算出し、その近似値に応じて付加情報の自動移動と手動移動、削除のいずれかの処理を行っていた。この第５の実施例においては、近似値が所定の値以上である位置が複数存在する場合に、ユーザに対して付加情報の移動位置を選択させるとともに、該選択のためのＵＩ（ユーザインタフェイス）を提供する。
【００７３】
図１９に示すように、更新により５３０−１、５３０−２、５３０−３の３ページで構成される電子文書が作成されたとする。このとき、付加情報を移動する位置として５５０−１と、５５０−２があった場合には、表示出力部２１にウィンドウ５６０を表示する。ウィンドウ５６０には、付加情報の移動候補である５５０−１と５５０−２の位置が表示され、ユーザが図示しないキーボードやマウスを使用してカーソル５６１を移動して候補を選択し、決定ボタン５６２を押下（実際にはキーボード若しくはマウスのボタンの押下）して、付加情報の移動先を決定する。
【００７４】
ここで、図２０を参照して第５の実施例における付加情報の更新処理について説明する。
図２０は、第５の実施例における付加情報の更新処理の流れを示すフローチャートである。
【００７５】
付加情報の自動更新処理が開始されると（ステップ５８１）、まず、付加情報の配置面ＰＤに基づいて文書要素の近似値を算出する（ステップ５８２）。ここで、近似値が６０％以上の文書要素が有り（ステップ５８３でＹＥＳ）、当該文書要素が複数であれば（ステップ５８４でＹＥＳ）、付加情報移動先決定のＵＩ（ウィンドウ５６０）をユーザに提供し（ステップ５８５）、ユーザの決定に基づいて付加情報を移動して、付加情報の更新処理を終了する（ステップ５８８）。
【００７６】
一方、近似値が６０％以上の文書要素が１つだけ存在する場合には（ステップ５８３でＹＥＳ、ステップ５８４でＮＯ）、当該文書要素へ付加情報を移動して（ステップ５８６）、付加情報の更新処理を終了する（ステップ５８８）。
【００７７】
また、近似値が６０％以上の文書要素が存在しなかった場合には（ステップ５８３でＮＯ）、付加情報を削除して（ステップ５８７）、付加情報の更新処理を終了する（ステップ５８８）。
【００７８】
次に、この発明に係る文書処理方法および装置の第６の実施例について説明する。
図２１は、第６の実施例における付加情報の配置面ＰＤの取得方法を説明するための図である。
付加情報の種類には、印鑑やスタンプ等の電子文書上の所定の位置に付加されることが多いものがある。例えば、印鑑では、電子文書上に印鑑を付加するための位置があらかじめ確保されていることがあり、この場合にはその位置に他のＰＤは存在しない、つまり、付加情報の配置面ＰＤが存在しないことになる。この第６の実施例では、付加情報が配置面ＰＤを取得できない場合には、取得する配置面の範囲を広げてＰＤを取得する。
【００７９】
例えば、図２１の電子文書６３０−１に付加された付加情報６５０−１は、位置情報６５１−１と表示データ（ＰＤ）６５２−１、配置面のＰＤ６５３−１を取得するが、取得した配置面のＰＤは「なし」となってしまう。
【００８０】
このような場合には、電子文書６３０−２に付加された付加情報６５０−２のように取得する配置面の範囲を広げて、位置情報６５１−２と表示データ（ＰＤ）６５２−２、配置面のＰＤ６５３−２を取得することで、電子文書の更新時に当該付加情報の移動が可能となる。
【００８１】
ここで、図２２を参照して第６の実施例における付加情報の配置面ＰＤの取得処理について説明する。
図２２は、第６の実施例における付加情報の配置面ＰＤの取得処理の流れを示すフローチャートである。
配置面ＰＤの取得処理が開始されると（ステップ６８１）、まず、付加情報６５０の配置面のＰＤ情報を取得する（ステップ６８２）。ここで、配置面ＰＤの取得に成功すれば（ステップ６８３でＹＥＳ）、そのまま配置面ＰＤの取得処理を終了するが（ステップ６８５）、取得に失敗した場合には（ステップ６８３でＮＯ）、当該付加情報６５０の配置面取得領域を２倍に拡張して（ステップ６８４）、再び配置面ＰＤの取得を行い（ステップ６８２）、取得が成功するまで同様の処理を繰り返す。
【００８２】
なお、上述の説明では、各実施例毎に別個に説明を行ったが、各実施例で説明した内容は、任意に組み合わせて実施することが可能である。
【００８３】
【発明の効果】
以上説明したように、この発明によれば、紙文書と同様に扱うことのできる電子文書上にマーカー等の付加情報を付加する際に、当該付加情報を付加した位置に加えて付加する配置面のＰＤ情報を取得し、当該付加情報が取得した配置面ＰＤ情報を保持するにするように構成したので、電子文書が更新された際に配置面ＰＤ情報に基づいて付加情報を対応する位置に自動で移動することができる。
【００８４】
また、付加情報が保持している配置面ＰＤ情報に応じて、付加情報のページ単位での移動や色の変更等を行うとともに、付加情報の移動先をユーザが容易に選択できるインタフェイスを提供することで、電子文書をより紙文書に近く扱うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】文書処理装置の構成を示すブロック図。
【図２】この発明における電子文書を説明する図。
【図３】電子文書と一般ＡＰＬ文書の関係を示した図。
【図４】電子文書の改版時の文書処理装置１の動作を示した図。
【図５】電子文書に付加情報を示した状態を示した図。
【図６】付加情報が保持する情報を示した図。
【図７】改版により文字列が削除された場合の付加情報の移動を示した図。
【図８】付加情報５０の種類を示した図。
【図９】配置面ＰＤ５３が文字列である場合の近似値の算出例を示した図。
【図１０】配置面ＰＤ５３がイメージ等のビットマップである場合の近似値の算出例を示した図。
【図１１】文書処理装置１の動作の流れを示すフローチャート。
【図１２】付加情報の自動更新処理の流れを示すフローチャート。
【図１３】第２の実施例における付加情報の移動方法を説明するための図。
【図１４】第２の実施例における付加情報の更新処理の流れを示すフローチャート。
【図１５】第３の実施例における付加情報の移動方法を説明するための図。
【図１６】第３の実施例における付加情報の更新処理の流れを示すフローチャート。
【図１７】第４の実施例における付加情報の移動方法を説明するための図。
【図１８】第４の実施例における付加情報の更新処理の流れを示すフローチャート。
【図１９】第５の実施例における付加情報の移動方法を説明するための図。
【図２０】第５の実施例における付加情報の更新処理の流れを示すフローチャート。
【図２１】第６の実施例における付加情報の配置面ＰＤの取得方法を説明するための図。
【図２２】第６の実施例における付加情報の配置面ＰＤの取得処理の流れを示すフローチャート。
【符号の説明】
１文書処理装置
１１制御部
１２付加情報付与部
１３記憶部
１４配置面ＰＤ情報取得部
１５近似値算出部
１６編集部
１７入力部
１８出力部
１９マージ部
２０指示入力部
２１表示出力部
３０、３０−１、３０−２、３０−３、３０−４電子文書
３１、３１−１、３１−２、３１−３、３１−４、３１−５文章（文字列）
３２グラフ
３３イメージデータ
４０、４０−１、４０−２、４０−３一般ＡＰＬ文書
４５、４５−１、４５−２属性データ
５０、５０−１、５０−２、５０−３付加情報
５１位置情報
５２表示データ（ＰＤ）
５３配置面ＰＤ
２３０、２３０−１、２３０−２電子文書
２５０、２５０−１、２５０−２、２５０−３付加情報
３３０、３３０−１、３３０−２電子文書
３５０、３５０−１、３５０−２、３５０−３付加情報
４３０、４３０−１、４３０−２電子文書
４３１、４３１−１、４３１−２文書要素
４５０、４５０−１、４５０−２、４５０−３、４５０−４付加情報
４５１−２位置情報
４５２−２表示データ
４５３−２配置面ＰＤ
５３０、５３０−１、５３０−２、５３０−３電子文書
５５０−１、５５０−２付加情報を移動する位置
５６０ウィンドウ
５６１カーソル
５６２決定ボタン
６３０、６３０−１、６３０−２電子文書
６５０、６５０−１、６５０−２付加情報
６５１−１、６５１−２位置情報
６５２−１、６５２−２表示データ
６５３−１、６５３−２配置面ＰＤ[0001]
[Industrial application fields]
The present invention relates to a document processing method and apparatus, and more particularly to a document processing method and apparatus for adding additional information such as tags, markers, symbols, figures, and memos to a created electronic document.
[0002]
[Prior art]
2. Description of the Related Art Conventionally, a technique for enabling an electronic document created by an application running on a computer to be handled in the same manner as a paper medium document has been proposed. One technique for handling an electronic document in the same manner as a paper medium is to add additional information such as a tag, a marker, a symbol, a figure, and a memo to the created document. Such additional information is managed as data separate from the document and is often synthesized at the time of output. As a technique for adding such additional information to a document, there are a “document processing apparatus” described in Japanese Patent Laid-Open No. 8-171561, a “document processing apparatus” described in Japanese Patent Laid-Open No. 8-314909, and the like.
[0003]
Incidentally, one of the features of an electronic document is that it is easier to update compared to a paper document, and it is also an advantage of an electronic document compared to a paper document. In a document processing apparatus or the like that manages the document and additional information as described above as separate data, when the document is updated, the additional information is updated, for example, a marker is attached to a word in the document. If the word position is changed by updating the document, it is necessary to update the marker position as additional information of the word.
[0004]
However, it is necessary for the user to manually update such additional information. Therefore, there is a technique for automatically updating additional information such as “a method and apparatus for handling digitized documents” described in JP-A-5-73543 and “document processing apparatus” described in JP-A-7-295970. Proposed.
[0005]
According to “Electronic Document Handling Method and Apparatus” described in Japanese Patent Laid-Open No. 5-73543, the relationship between a document and its additional information is stored as positional relationship data, and the additional information in the document updated based on this positional relationship data Is moving.
[0006]
Further, in the “document processing apparatus” described in Japanese Patent Laid-Open No. 7-295970, the additional information is associated with the document element, and the original document and the updated document are compared to cope with the document element. The position of the additional information is updated.
[0007]
[Problems to be solved by the invention]
However, in “Method and apparatus for handling digitized documents” described in Japanese Patent Application Laid-Open No. 5-73543, the positional relationship data between the document and the additional information is held in character units of the document, and it is applied to portions other than text such as graphics. The position of the additional information such as the attached marker cannot be updated.
[0008]
Further, in the “document processing apparatus” described in Japanese Patent Laid-Open No. 7-295970, document elements associated with additional information are document elements such as lines and phrases. In this document processing apparatus as well, it is attached to portions other than text such as graphics. The position of the added additional information cannot be updated.
[0009]
SUMMARY OF THE INVENTION Accordingly, an object of the present invention is to provide a document processing method and apparatus in which additional information is automatically updated and where the additional information is added to an unlimited destination.
[0010]
[Means for Solving the Problems]
In order to achieve the above-described object, the invention according to claim 1 is characterized in that the arrangement plane information acquisition unit acquires arrangement plane information indicating a document element on the arrangement plane of the additional information arranged by the additional information arrangement unit from the electronic document, The acquired arrangement plane information is associated with the additional information and stored in the arrangement plane information storage and holding unit, and the arrangement position changing unit is updated when the electronic document stored and held by the arrangement plane information storage and holding unit is updated. The degree of coincidence between each updated document element of the electronic document and the arrangement plane information associated with the electronic document and stored in the arrangement plane information storage holding means is calculated as an approximate value, and the calculated approximation The arrangement position stored and held by the arrangement surface information storage unit is changed so that the additional information is moved onto a document element having a value equal to or greater than a predetermined value.
[0011]
The invention of claim 2 is characterized in that, in the invention of claim 1, the additional information is information visibly added to the electronic document such as a tag and a marker.
[0012]
According to a third aspect of the present invention, in the first aspect of the present invention, when the arrangement surface information is a character string in the change of the arrangement position, it matches the character string retrieved from the updated electronic information. The degree is calculated as an approximate value, and when the placement surface information is image information, the image information extracted from the updated electronic information is compared in units of pits, and the degree of coincidence is calculated as the approximate value. When the information is a composite of character strings and image information, an approximate value is calculated by dividing the total of the approximate values of each type by the number of types, and the calculated approximate value is equal to or greater than a predetermined value. The arrangement position stored and held so as to move the additional information on the document element is changed.
[0013]
According to a fourth aspect of the present invention, in the first aspect of the present invention, when there are a plurality of document elements having the approximate value equal to or larger than a predetermined value, the arrangement position selecting means selects any one of the plurality of document elements. The user is allowed to select whether to move the additional information onto a document element.
[0014]
According to a fifth aspect of the present invention, in the first aspect of the present invention, the change of the arrangement position is performed on a page where there is a document element whose approximate value is equal to or greater than a predetermined value in the updated electronic document. This is performed by moving the additional information to a predetermined position.
[0015]
According to a sixth aspect of the present invention, in the first aspect of the invention, the additional information is not moved by updating the electronic document when no document element exists in the arrangement plane information. Features.
[0016]
According to a seventh aspect of the present invention, in the first aspect of the present invention, when there is no document element on the arrangement plane, the arrangement plane information on the arrangement plane is obtained by selecting a document element in an area larger than the arrangement plane area. It is characterized in that it is stored and held as.
[0017]
The invention according to claim 8 is the invention according to claim 1, wherein the additional information includes a purpose of adding the additional information as information, and when the document element of the electronic document is color-changed by update, The arrangement position change means changes the color of the additional information to a color that makes the document element stand out when the additional information makes the document information stand out, and the purpose makes the additional information hide the document element. Is characterized in that the color of the additional information is changed to a color that hides the document element.
[0018]
According to a ninth aspect of the present invention, there is provided a document processing apparatus for arranging additional information on an electronic document, additional information arranging means for arranging additional information on the electronic document, and additional information arranged by the additional information arranging means. An arrangement surface that stores arrangement plane information indicating a document element in the arrangement plane from the electronic document, and stores and holds the arrangement plane information acquired by the arrangement plane information acquisition unit in association with the additional information. When the electronic document stored and held by the information storage holding unit and the arrangement plane information storage holding unit is updated, the arrangement plane information storage is associated with each of the updated document elements and the electronic document. The degree of coincidence with the arrangement surface information stored and held in the holding means is calculated as an approximate value, and the additional information is moved onto a document element having the calculated approximate value equal to or greater than a predetermined value. It characterized by comprising a position changing means for performing urchin the arrangement surface information storage unit by changing the stored retained position.
[0019]
According to a tenth aspect of the present invention, in the ninth aspect of the invention, the additional information is information that is visually added to the electronic document, such as a tag and a marker.
[0020]
Further, in the invention of claim 11 according to the invention of claim 9, the arrangement position changing means matches the character string searched with the updated electronic information when the arrangement surface information is a character string. The degree is calculated as an approximate value, and when the arrangement surface information is image information, the image information extracted from the updated electronic information is compared in units of pits, and the degree of coincidence is calculated as the approximate value. When the information is a composite of character strings and image information, an approximate value is calculated by dividing the total of the approximate values of each type by the number of types, and the calculated approximate value is equal to or greater than a predetermined value. The arrangement position stored and held so as to move the additional information on the document element is changed.
[0021]
Further, in the invention of claim 12, in the invention of claim 9, when there are a plurality of document elements in which the approximate value is equal to or greater than a predetermined value, the arrangement position determination unit determines which one of the plurality of document elements. An arrangement position selecting means is provided for allowing the user to select whether to arrange the additional information on the document element.
[0022]
The invention according to claim 13 is the invention according to claim 9, wherein, in the updated electronic document, the arrangement position determination means is a document element whose approximate value calculated by the approximate value calculation means is a predetermined value or more. The predetermined position of the page where the “” exists is determined as the arrangement position of the additional information.
[0023]
The invention according to claim 14 is the invention according to claim 9, wherein the arrangement position changing means does not change the arrangement position of the additional information when there is no document element in the arrangement surface information. Features.
[0024]
Further, in the invention of claim 15, in the invention of claim 9, when there is no document element on the arrangement surface, the arrangement surface information acquisition means has a document element in an area larger than the area of the arrangement surface. Is obtained as arrangement plane information of the arrangement plane.
[0025]
According to a sixteenth aspect of the invention, in the ninth aspect of the invention, the arrangement surface information storage holding means further stores and holds the purpose of adding the additional information, and the arrangement position changing means is a document of the electronic document. When the color of an element is changed by updating, the purpose of adding the additional information stored and held by the arrangement plane information storage holding means is to add the color of the additional information to the document if the additional information makes the document element stand out. The color is changed to a color that makes an element stand out, and when the additional information is added for the purpose of hiding the document element, the color of the additional information is changed to a color that hides the document element.
[0028]
【Example】
Hereinafter, an embodiment of a document processing method and apparatus according to the present invention will be described in detail with reference to the accompanying drawings.
[0029]
FIG. 1 is a block diagram illustrating a configuration of a document processing apparatus.
In the figure, the document processing apparatus 1 includes a control unit 11, an additional information adding unit 12, a storage unit 13, an arrangement surface PD information acquisition unit 14, an approximate value calculation unit 15, an editing unit 16, an input unit 17, an output unit 18, A merge unit 19, an instruction input unit 20, and a display output unit 21 are provided. The document processing apparatus 1 is actually software that runs on a computer, and is provided as, for example, application software and a printer driver.
[0030]
The control unit 11 controls the entire document processing apparatus 1, and the additional information adding unit 12 adds additional information such as tags, markers, symbols, graphics, and notes to the document. The storage unit 13 temporarily stores additional information added to the original document when the document is updated, and the arrangement surface PD information acquisition unit 14 arranges PD information (presentation data) of the arrangement surface to which additional information is added. , Image information). The approximate value calculation unit 15 calculates an approximate value of PD information when updating the position of the additional information with respect to the updated document, and the editing unit 16 edits the document when updating the document. Application (a general application such as a word processor) is started. The input unit 17 inputs data output from the application, and the output unit 18 outputs a document with additional information as a file as an electronic document. The merge unit 19 synthesizes and adds additional information to the data input from the input unit 17, the instruction input unit 20 receives a user instruction from an input device such as a keyboard or a mouse (not shown), and the display output unit 21 Various information for the user is displayed on the display.
[0031]
Next, the electronic document in the present invention will be described.
The electronic document in the present invention (hereinafter simply referred to as an electronic document) is an electronic document that can be handled as if it were a paper document on a computer or the like. Therefore, as shown in FIG. 2, the electronic document 30 includes a plurality of types of PD (presentation data: image information) such as a sentence (character string) 31, a graph (including graphics) 32, and image data (illustrations and photographs) 33. ).
[0032]
Also, since the electronic document is composed of a PD, the electronic document cannot be directly edited when revisions are made, and is edited using a general application such as word processing software or drawing software. For this reason, when managing an electronic document, a general application document (hereinafter abbreviated as a general APL document) that created the electronic document is managed together, and as shown in FIG. When the electronic document 30-1 created from the APL document 40-1 is revised, the electronic document '30 -2 is created again from the general APL document '40 -2 obtained by editing the general APL document 40-1. However, since managing the electronic document 30 and the general APL document 40 together is a complicated task, the document processing apparatus 1 converts the general APL document 40-3 to the electronic document 30- as shown in FIG. 3 is attached to the electronic document 30-3 as the attribute data 45-1 as the attribute data 45-1, and the attribute data 45-1 is edited to change the electronic document '30 -4 into the revision. The attribute data 45-2 is attached to the created electronic document '30 -4.
[0033]
Here, with reference to FIG. 4, the operation at the time of revision of the electronic document by the document processing apparatus 1 will be described. FIG. 4 is a diagram illustrating the operation of the document processing apparatus 1 when the electronic document is revised.
[0034]
First, when the user operates the document processing apparatus 1 to open the electronic document 30, the document processing apparatus 1 opens the electronic document 30 (step 1). Subsequently, when the user performs an operation for designating revision of the electronic document 30 from the document processing apparatus 1, the document processing apparatus 1 corresponds to the general APL document 40 attached to the electronic document 30 as the attribute data 45. The application operates to start and open, so that the general application opens the general APL document 40 (step 2).
[0035]
Next, when the user edits the document with the general application (step 3), specifies the saving of the document (step 4), and specifies the end of the general application (step 5), the general application follows the user's operation. Operate.
[0036]
Subsequently, the document processing apparatus 1 creates an electronic document 30 from the edited general APL document 40 (step 6), and attaches the edited general APL document 40 to the electronic document 30 (step 7). Thereafter, when the user designates saving of the electronic document 30, the document processing apparatus 1 saves the electronic document 30 (step 8), and when the end is designated, the document processing apparatus 1 finishes the process (step 9).
[0037]
Incidentally, since the electronic document 30 can be handled in the same manner as a paper document on a computer, additional information 50 (50-1 to 50-3) such as a marker can be added as shown in FIG. As shown in FIG. 6, the additional information 50 includes position information 51 indicating the position of the additional information 50 on the electronic document 30, display data (PD) 52 indicating the type of the additional information 50, and an electronic document in which the additional information 50 is arranged. 30 is added to the electronic document 30 together with each piece of information on the arrangement surface PD 53 indicating the PD of the arrangement surface on the image 30.
[0038]
As described above, when the additional information 50 holds the arrangement surface PD53 as information in addition to the position information 51 (details will be described later), when the electronic document 30 is revised, for example, characters from the electronic document 30a shown in FIG. When the two rows of columns 31-1 and 31-2 are deleted and revised, the additional information 50 moves together with the character strings 31-1 to 31-5 and the image 33 as in the electronic document 30b.
[0039]
FIG. 8 is a diagram showing the types of additional information 50.
As shown in the figure, the additional information 50 includes types such as sticky notes, markers, circles, arrows, seals, stamps, and memos. When the additional information 50 is added to the electronic document 30, the PD information of the arrangement surface is acquired. For example, the area of the arrangement surface PD information to be acquired is acquired as the entire area of the tag in the case of a tag. To do. The marker acquires the entire area of the marker, the circle acquires the area including the periphery thereof, and the arrow acquires the peripheral part of the arrow at the head of the arrow as the area. The seal acquires the area including the peripheral part, the stamp acquires the area including the peripheral part, and the memo acquires the area surrounding the memo.
[0040]
Next, the movement of the additional information 50 when the electronic document 30 is revised will be described.
As described above, the additional information 50 holds the arrangement plane PD53 when arranged on the electronic document 30 as information. When the electronic document 30 is revised, the additional arrangement 50 and the revised arrangement plane PD53 are revised. An approximate value is calculated from the PD of the subsequent electronic document 30, and the additional information 50 is moved to a position having the largest approximate value.
[0041]
FIG. 9 is a diagram illustrating an example of calculating approximate values when the arrangement surface PD53 is a character string.
When the arrangement surface PD53 of the additional information 50 is the character string “cdefghijkl” as shown in FIG. 10A, the character string “abcdefghij” as shown in FIG. Then, since this character string matches the arrangement plane PD53 with 8 characters out of 10 (including the arrangement), the approximate value is calculated as 80%. Similarly, the character string “bcdeefghijk” shown in FIG. 10C matches 9 characters out of 10 characters, and the approximate value is 90%. The character string “cdefghijkl” shown in FIG. The approximate value is 100%.
[0042]
FIG. 10 is a diagram illustrating an example of calculating an approximate value when the arrangement surface PD53 is a bitmap such as an image.
The approximate value of the bitmap is calculated by comparing the information on the arrangement surface PD 53 and the bitmap extracted from the revised electronic document 30 in bit units. For example, when the arrangement surface PD53 is a bitmap as shown in FIG. 10A, the approximate value of the bitmap shown in FIG. 10B is 80%, and the bitmap shown in FIG. The bitmap shown in FIG. 4D has an approximate value of 100%.
[0043]
Further, when the type of the arrangement surface PD53 is a composite such as a character string or a bitmap, a value obtained by dividing the total of the approximate values of each type by the number of types, that is,
(Total of approximate values for each type of arrangement surface PD) / Number of types of arrangement surface PD
Calculate with
[0044]
This approximate value is applied to all pages of the revised electronic document 30. If the approximate value is equal to or greater than a predetermined value, for example, 60% or greater, the additional information 50 is moved to the document element having the largest approximate value. . However, when there are document elements having the same approximate value, the document element is moved to the position closest to the additional position in the electronic document 30 before the revision based on the position information 51 held in the additional information 50. If the approximate value is less than a predetermined value, for example, less than 20%, the additional information 50 is deleted without being moved, and the approximate value is 20% or more and less than 60%, which is another value. In this case, the user is prompted to move the additional information 50 manually. When the additional information 50 is deleted or manually moved, the additional information is displayed in a blinking manner (deleted) or translucently displayed (manually moved) to notify the user.
[0045]
Next, the operation flow of the document processing apparatus 1 will be described with reference to FIG.
FIG. 11 is a flowchart showing an operation flow of the document processing apparatus 1.
The document processing apparatus 1 starts processing (step 101), the additional information 50 is added to the target electronic document 30 input from the input unit 17 (YES in step 102), and the electronic document 30 is updated. Then (YES in step 103), automatic update processing of additional information 50 described later is performed (step 104). This automatic update process of the additional information 50 is repeated until all the additional information 50 is updated (NO in step 105). When the update of all the additional information 50 is completed (YES in step 105), the display output unit 21 is turned on. When the user is prompted to perform manual update of the additional information 50 as needed (step 106), and an operation for instructing manual update or no need for manual update is performed from the instruction input unit 20, the additional information The assigning unit 12 updates the arrangement surface PD53, which is information held by the additional information 50 (step 107). Subsequently, the merge unit 19 synthesizes the additional information 50 with the electronic document 30 (step 108), outputs the updated electronic document 30 from the output unit 18, and ends the processing (step 109).
[0046]
On the other hand, when the additional information 50 is not added to the electronic document 30 to be processed (NO in step 102), only the updated electronic document 30 is output and the processing is ended (step 109). If the electronic document 30 is not updated even if the additional information 50 is added to the electronic document 30, the additional information 50 is synthesized with the electronic document 30 (step 108), and the updated electronic document 30 is output to the output unit. The processing is ended from step 18 (step 109).
[0047]
Next, the additional information automatic update process in step 104 will be described with reference to FIG.
FIG. 12 is a flowchart showing the flow of the automatic update process for additional information.
When the automatic update process of the additional information is started (step 151), the arrangement surface PD53 before update of the additional information 50 and the updated document element (PD) of the electronic document 30 acquired by the arrangement surface PD information acquisition unit 14 are added. Based on this, the approximate value calculation unit 15 calculates the approximate values of both (step 152).
[0048]
If the calculated approximate value is 60% or more (YES in step 153), the additional information adding unit 12 moves the additional information 50 to the position of the document element having the largest approximate value (step 154). Then, the additional information automatic update process is terminated (step 158).
[0049]
On the other hand, if there is no calculated approximate value of 60% or more (NO in step 153) and 20% or more (YES in step 155), the user is prompted to manually update the additional information 50. The additional information 50 is displayed translucently (step 156), and the automatic update process of the additional information is terminated (step 158).
[0050]
If there is no calculated approximate value of 20% or more (NO in step 153, NO in step 155), the additional information 50 is flashed to notify the user that the additional information 50 is to be deleted. (Step 157), and the automatic update process of the additional information is terminated (Step 158).
[0051]
Next, a description will be given of a second embodiment of the document processing method and apparatus according to the present invention.
FIG. 13 is a diagram for explaining a method of moving additional information in the second embodiment.
Some additional information added to an electronic document can protrude from the page like a sticky note. For such additional information, it may be desirable to move only the page even if the electronic document is updated (revised).
[0052]
For example, when the electronic document 230-1 added with the additional information 250-1 as shown in FIG. 13 is updated to become the electronic document 230-2, the additional information 250 according to the information on the arrangement surface PD of the additional information 250-1. If -1 is moved, it moves to the position of the additional information 250-2. However, in the case of additional information that does not indicate a specific document element as in a sticky note but indicates a page in which the specific document element is described, the additional information 250-1 is the position of the additional information 250-3. If you move to, you will get better results.
[0053]
Here, with reference to FIG. 14, the update process of the additional information in the second embodiment will be described.
FIG. 14 is a flowchart showing the flow of additional information update processing in the second embodiment.
[0054]
The automatic update process of the additional information is started (step 281), and the additional information 250 is a type that can be added by sticking out from the page like a sticky note (YES in step 282), and updated from the arrangement plane PD information. If it has been added outside the page of the previous electronic document 230 (YES in step 283), the approximate value calculation unit 15 calculates an approximate value (step 284).
[0055]
Here, if the calculated approximate value is 60% or more (YES in step 285), the additional information adding unit 12 adds it to the page where the document element having the largest approximate value exists (described). The information 250 is moved (step 286), and the additional information automatic update process is terminated (step 291).
[0056]
On the other hand, if there is no calculated approximate value of 60% or more (NO in step 285) and 20% or more (YES in step 287), the user is prompted to manually update the additional information 250. The additional information 250 is displayed translucently (step 288), and the automatic update process of the additional information is terminated (step 291).
[0057]
If the calculated approximate value does not include 20% or more (NO in step 287), the additional information 250 is flashed to notify the user that the additional information 250 is to be deleted (step 289). Then, the additional information automatic update process is terminated (step 291).
[0058]
It should be noted that if the additional information 250 is of a type that cannot protrude from the page (NO in step 282), or if it is a type that can protrude, it has not protruded before the update (step 283). NO), the normal update process described in the first embodiment is performed (step 290), and the automatic update process of the additional information is terminated (step 291).
[0059]
Next, a description will be given of a third embodiment of the document processing method and apparatus according to the present invention.
FIG. 15 is a diagram for explaining a method of moving additional information in the third embodiment.
Some of the additional information added to the electronic document can be protruded from the page like a sticky note as described above, and such additional information is added to a specific page instead of a specific document element. There is something.
[0060]
For example, when the electronic document 330-1 to which the additional information 350-1 and 350-2 as shown in FIG. 15 is added becomes an electronic document 330-2 with a reduced number of pages, the additional information 350-1 Is moved as the additional information 350-3 to the same page as before the update, and the additional information 350-2 is deleted because the target page disappears.
[0061]
Here, the additional information update process in the third embodiment will be described with reference to FIG.
FIG. 16 is a flowchart showing the flow of additional information update processing in the third embodiment.
[0062]
The automatic update process of the additional information is started (step 381), and the additional information 350 is a type that can be added by sticking out from the page like a sticky note (YES in step 382), and updated from the arrangement plane PD information. If it is added outside the page of the previous electronic document 330 (YES in step 383), and there is no PD on the arrangement surface (a state where it is added outside the blank page and the page) (YES in step 384), If there is a page corresponding to the page to which the pre-update additional information 350 has been added to the updated electronic document 330 (YES in step 385), the additional information 350 is not moved and the additional information is updated as it is. If the corresponding page does not exist, the additional information 350 is deleted (step 386), and the additional information update process is terminated. (Step 388).
[0063]
On the other hand, if the additional information 350 is of a type that cannot protrude from the page (NO in step 382), or if it is a type that can protrude, it has not protruded before the update (NO in step 383). ) If there is a PD (document element) as arrangement plane PD information (NO in step 384), the normal update process described in the first embodiment is performed (step 387). The additional information automatic update process is terminated (step 388).
[0064]
Next, a description will be given of a fourth embodiment of the document processing method and apparatus according to the present invention.
FIG. 17 is a diagram for explaining a method of moving additional information in the fourth embodiment.
If additional information such as a marker is added to the black characters in the electronic document in a semi-transparent red color, and the characters are made to stand out by the additional information, if the character color is changed to red by updating the electronic document, If the color of the additional information remains red, it results in hiding characters. Conversely, additional information added for the purpose of hiding characters may make the characters stand out by changing the color.
[0065]
In order to prevent such a situation, in the fourth embodiment, as shown in FIG. 17, the electronic document 430-1 is updated to the electronic document 430-2, and the document element (character string) 431-1 is colored. When the document element 431-2 is changed, the additional information 450-1 added for the purpose of hiding the document element is changed to the additional information 450-3 changed to a color for hiding the document element 431-2. The additional information 450-2 added to the electronic document 430-2 and added for the purpose of making the document element stand out is changed to the electronic document 430- as the additional information 450-4 changed to a color that makes the document element 431-2 stand out. Added to 2.
[0066]
For this reason, additional information 450-2 (same for other additional information) holds position information 451-2, display data 452-2, and arrangement plane PD453-2, and arrangement plane PD453-2 is a document element of the arrangement plane. Information (character string in the figure), and the color of the document element and the purpose of additional information (make the character stand out / hide the character).
[0067]
Here, with reference to FIG. 18, the update process of the additional information in the fourth embodiment will be described.
FIG. 18 is a flowchart showing a flow of additional information update processing in the fourth embodiment.
[0068]
When the automatic update process for additional information is started (step 481), first, the normal update process described in the first embodiment is performed (step 482).
[0069]
Next, the additional information 450 to be processed is a marker, and the color of the document element 431 attached with the additional information 450 (marker) is changed based on the arrangement surface PD453 held by the additional information 450. Is determined (YES in step 484), the color changing process of the additional information 450 is performed (steps 485, 486, and 487).
[0070]
When the additional information 450 is added for the purpose of making the document element 431 stand out (YES in step 485), the color of the additional information 450 is changed to a color that makes the document element 431 stand out. If the additional information 450 is added for the purpose of hiding the document element 431 (NO in step 485), the color of the additional information 450 is changed to a color for hiding the document element 431 (step 486). 487), the additional information automatic update processing is terminated (step 488).
[0071]
If the additional information 450 is not a marker (NO in step 483) or the color of the document element has not been changed (NO in step 484), processing other than the normal update processing in step 482 is not performed. Finally, the additional information automatic update process is terminated (step 488).
[0072]
Next, a fifth embodiment of the document processing method and apparatus according to the present invention will be described.
FIG. 19 is a diagram for explaining a method of moving additional information in the fifth embodiment.
In each of the above-described embodiments, an approximate value is calculated, and any one of automatic movement, manual movement, and deletion of additional information is performed according to the approximate value. In the fifth embodiment, when there are a plurality of positions whose approximate values are equal to or larger than a predetermined value, the user is allowed to select a movement position of the additional information, and a UI (user interface) for the selection is selected. )I will provide a.
[0073]
As shown in FIG. 19, it is assumed that an electronic document composed of three pages 530-1, 530-2, and 530-3 is created by updating. At this time, if there are 550-1 and 550-2 as positions to move the additional information, the window 560 is displayed on the display output unit 21. The window 560 displays the positions of additional information movement candidates 550-1 and 550-2, and the user moves the cursor 561 using a keyboard or a mouse (not shown) to select a candidate, and a decision button 562. Is pressed (actually a keyboard or mouse button is pressed) to determine the destination of the additional information.
[0074]
Here, the update process of the additional information in the fifth embodiment will be described with reference to FIG.
FIG. 20 is a flowchart showing the flow of additional information update processing in the fifth embodiment.
[0075]
When the additional information automatic update process is started (step 581), first, an approximate value of the document element is calculated based on the arrangement surface PD of the additional information (step 582). Here, if there is a document element having an approximate value of 60% or more (YES in step 583) and there are a plurality of document elements (YES in step 584), the UI (window 560) for determining the additional information destination is displayed to the user. The additional information is moved based on the determination of the user (step 585), and the additional information update process is terminated (step 588).
[0076]
On the other hand, if there is only one document element with an approximate value of 60% or more (YES in step 583, NO in step 584), the additional information is moved to the document element (step 586), and the additional information The update process is terminated (step 588).
[0077]
If there is no document element having an approximate value of 60% or more (NO in step 583), the additional information is deleted (step 587), and the additional information update process is terminated (step 588).
[0078]
Next, a sixth embodiment of the document processing method and apparatus according to the present invention will be described.
FIG. 21 is a diagram for explaining a method for acquiring the additional information arrangement plane PD in the sixth embodiment.
Some types of additional information are often added to a predetermined position on an electronic document such as a seal or a stamp. For example, in a seal, a position for adding a seal on an electronic document may be secured in advance. In this case, no other PD exists at that position, that is, there is an additional information arrangement surface PD. Will not. In the sixth embodiment, when the additional information cannot acquire the arrangement plane PD, the PD is acquired by expanding the range of the arrangement plane to be acquired.
[0079]
For example, the additional information 650-1 added to the electronic document 630-1 in FIG. 21 acquires the position information 651-1, the display data (PD) 652-1, and the PD 653-1 on the arrangement surface. The PD on the surface will be “none”.
[0080]
In such a case, the range of the arrangement plane to be acquired is expanded like the additional information 650-2 added to the electronic document 630-2, and the position information 651-2, display data (PD) 652-2, arrangement By acquiring the PD 653-2 of the surface, the additional information can be moved when the electronic document is updated.
[0081]
Here, with reference to FIG. 22, the acquisition process of the additional information arrangement surface PD in the sixth embodiment will be described.
FIG. 22 is a flowchart showing the flow of processing for acquiring the additional information arrangement plane PD in the sixth embodiment.
When the acquisition process of the arrangement surface PD is started (step 681), first, the PD information of the arrangement surface of the additional information 650 is acquired (step 682). If the acquisition of the arrangement surface PD is successful (YES in step 683), the acquisition process of the arrangement surface PD is terminated as it is (step 685), but if the acquisition fails (NO in step 683), The arrangement plane acquisition area of the additional information 650 is doubled (step 684), the arrangement plane PD is acquired again (step 682), and the same processing is repeated until the acquisition is successful.
[0082]
In the above description, each example has been described separately. However, the contents described in each example can be implemented in any combination.
[0083]
【The invention's effect】
As described above, according to the present invention, when additional information such as a marker is added to an electronic document that can be handled in the same manner as a paper document, the arrangement surface is added in addition to the position where the additional information is added. The PD information is acquired, and the arrangement plane PD information acquired by the additional information is held. Therefore, when the electronic document is updated, the additional information is set to the corresponding position based on the arrangement plane PD information. It can move automatically.
[0084]
In addition, according to the arrangement plane PD information held by the additional information, the additional information can be moved in units of pages, the color can be changed, and the user can easily select the destination of the additional information. By doing so, the electronic document can be handled more like a paper document.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a block diagram showing a configuration of a document processing apparatus.
FIG. 2 is a diagram illustrating an electronic document according to the present invention.
FIG. 3 is a diagram showing a relationship between an electronic document and a general APL document.
FIG. 4 is a diagram showing an operation of the document processing apparatus 1 when the electronic document is revised.
FIG. 5 is a diagram showing a state in which additional information is shown in an electronic document.
FIG. 6 is a diagram showing information held by additional information.
FIG. 7 is a diagram showing movement of additional information when a character string is deleted by revision.
FIG. 8 is a diagram showing types of additional information 50;
FIG. 9 is a diagram showing an example of calculating an approximate value when the arrangement surface PD53 is a character string.
FIG. 10 is a diagram showing an example of calculating approximate values when the arrangement surface PD53 is a bitmap such as an image.
FIG. 11 is a flowchart showing an operation flow of the document processing apparatus 1;
FIG. 12 is a flowchart showing a flow of an automatic update process for additional information.
FIG. 13 is a diagram for explaining a method of moving additional information in the second embodiment.
FIG. 14 is a flowchart showing a flow of additional information update processing in the second embodiment;
FIG. 15 is a diagram for explaining a method of moving additional information in the third embodiment.
FIG. 16 is a flowchart showing a flow of additional information update processing in the third embodiment;
FIG. 17 is a diagram for explaining a method of moving additional information in the fourth embodiment.
FIG. 18 is a flowchart showing a flow of additional information update processing in the fourth embodiment;
FIG. 19 is a diagram for explaining a method of moving additional information in the fifth embodiment.
FIG. 20 is a flowchart showing a flow of additional information update processing in the fifth embodiment.
FIG. 21 is a diagram for explaining a method for acquiring the additional information arrangement surface PD in the sixth embodiment;
FIG. 22 is a flowchart showing a flow of processing for acquiring the additional information arrangement surface PD in the sixth embodiment;
[Explanation of symbols]
1 Document processing device
11 Control unit
12 Additional information adding unit
13 Memory unit
14 Arrangement surface PD information acquisition unit
15 Approximate value calculator
16 editorial department
17 Input section
18 Output section
19 Merge section
20 Instruction input section
21 Display output section
30, 30-1, 30-2, 30-3, 30-4 Electronic document
31, 31-1, 31-2, 31-3, 31-4, 31-5 Sentence (character string)
32 graphs
33 Image data
40, 40-1, 40-2, 40-3 General APL document
45, 45-1, 45-2 Attribute data
50, 50-1, 50-2, 50-3 Additional information
51 Location information
52 Display data (PD)
53 Arrangement surface PD
230, 230-1, 230-2 Electronic document
250, 250-1, 250-2, 250-3 Additional information
330, 330-1, 330-2 Electronic document
350, 350-1, 350-2, 350-3 Additional information
430, 430-1, 430-2 Electronic document
431, 431-1, 431-2 document elements
450, 450-1, 450-2, 450-3, 450-4 Additional information
451-2 Location information
452-2 Display data
453-2 Arrangement surface PD
530, 530-1, 530-2, 530-3 Electronic document
550-1, 550-2 Position to move additional information
560 windows
561 cursor
562 OK button
630, 630-1, 630-2 Electronic document
650, 650-1, 650-2 Additional information
651-1, 651-2 Location information
652-1, 652-2 Display data
653-1, 653-2 Arrangement surface PD

Claims

The arrangement plane information acquisition unit acquires arrangement plane information indicating a document element on the arrangement plane of the additional information arranged by the additional information arrangement unit from the electronic document, and associates the acquired arrangement plane information with the additional information. Memorize it in the information memory holding means,
When the electronic document stored and held by the arrangement surface information storage and holding unit is updated, the arrangement position changing unit stores the arrangement surface information in association with each updated document element and the electronic document. The degree of coincidence with the arrangement plane information stored and held in the holding means is calculated as an approximate value, and the arrangement plane information is moved so that the additional information is moved onto a document element having the calculated approximate value equal to or greater than a predetermined value. A document processing method comprising: changing an arrangement position stored and held by a storage unit.

The document processing method according to claim 1, wherein the additional information is information that is visually added to the electronic document, such as a tag and a marker.

In the change of the arrangement position, when the arrangement surface information is a character string, the degree of coincidence with the character string searched with the updated electronic information is calculated as an approximate value, and the arrangement surface information is image information. In some cases, the image information extracted from the updated electronic information is compared in pit units, the degree of coincidence is calculated as an approximate value, and the arrangement surface information is combined with a character string and image information. Calculates an approximate value by dividing the total of the approximate values of each type by the number of types, and stores and holds the additional information so as to move the additional information onto a document element having the calculated approximate value equal to or greater than a predetermined value. 2. The document processing method according to claim 1, wherein the arrangement position is changed.

When there are a plurality of document elements whose approximate values are equal to or larger than a predetermined value, the arrangement position selection unit allows the user to select which document element among the plurality of document elements to move the additional information. The document processing method according to claim 1.

The arrangement position is changed by moving the additional information to a predetermined position on a page where document elements having the approximate value equal to or larger than a predetermined value exist in the updated electronic document. The document processing method according to claim 1.

2. The document processing method according to claim 1, wherein the additional information is not moved by updating the electronic document when no document element exists in the arrangement plane information.

2. The document processing according to claim 1, wherein when there is no document element on the arrangement plane, the document element in an area larger than the area of the arrangement plane is stored and held as arrangement plane information on the arrangement plane. Method.

The additional information includes the purpose of adding the additional information as information, and when the document element of the electronic document is color-changed by updating, the arrangement position changing means, the purpose of the additional information is the document element. If the additional information is conspicuous, the color of the additional information is changed to a color that makes the document element stand out. If the purpose is to hide the document element, the additional information is changed to a color that hides the document element. The document processing method according to claim 1.

In a document processing apparatus that arranges additional information on an electronic document,
Additional information arrangement means for arranging additional information on the electronic document;
Arrangement plane information acquisition means for acquiring arrangement plane information indicating a document element on the arrangement plane of the additional information arranged by the additional information arrangement means, from the electronic document;
Arrangement surface information storage and holding means for storing and holding the arrangement surface information acquired by the arrangement surface information acquisition means in association with the additional information;
When the electronic document stored and held by the arrangement surface information storage and holding unit is updated, each of the updated document elements is associated with the electronic document and stored and held in the arrangement surface information storage and holding unit. The degree of coincidence with the arrangement plane information being stored is calculated as an approximate value, and is stored and held by the arrangement plane information storage means so that the calculated approximate value is moved to a document element having a predetermined value or more. An arrangement position changing means for changing the arrangement position.

The document processing apparatus according to claim 9, wherein the additional information is information visually added to the electronic document, such as a tag and a marker.

The arrangement position changing means calculates, as an approximate value, a degree of coincidence with the character string searched with the updated electronic information when the arrangement surface information is a character string, and the arrangement surface information is image information. In some cases, the image information extracted from the updated electronic information is compared in pit units, the degree of coincidence is calculated as an approximate value, and the arrangement surface information is combined with a character string and image information. Calculates an approximate value by dividing the total of the approximate values of each type by the number of types, and stores and holds the additional information so as to move the additional information onto a document element having the calculated approximate value equal to or greater than a predetermined value. The document processing apparatus according to claim 9, wherein the arrangement position is changed.

The arrangement position determining means, when there are a plurality of document elements whose approximate values are equal to or greater than a predetermined value, selects to which one of the plurality of document elements the additional information is arranged. The document processing apparatus according to claim 9, further comprising an arrangement position selection unit to be operated.

In the updated electronic document, the arrangement position determination unit sets a predetermined position of a page where a document element having an approximate value calculated by the approximate value calculation unit equal to or greater than a predetermined value exists as the arrangement position of the additional information. 10. The document processing apparatus according to claim 9, wherein the document processing apparatus is determined.

The document processing apparatus according to claim 9, wherein the arrangement position changing unit does not change the arrangement position of the additional information when there is no document element in the arrangement plane information.

The arrangement plane information acquisition means acquires document elements in an area larger than the area of the arrangement plane as arrangement plane information of the arrangement plane when no document element exists on the arrangement plane. The document processing apparatus according to claim 9.

The arrangement surface information storage holding unit further stores and holds the purpose of adding the additional information, and the arrangement position changing unit stores the arrangement surface information storage when the color of the document element of the electronic document is changed. The purpose of adding the additional information stored and held by the holding means is to change the color of the additional information to a color that makes the document element stand out when the additional information makes the document element stand out. 10. The document processing apparatus according to claim 9, wherein when added for the purpose of hiding, the color of the additional information is changed to a color for hiding the document element.