JP3886458B2

JP3886458B2 - デジタル複合機の部門管理制御システム

Info

Publication number: JP3886458B2
Application number: JP2003016671A
Authority: JP
Inventors: 幸三田尾
Original assignee: Kyocera Mita Corp
Current assignee: Kyocera Document Solutions Inc
Priority date: 2003-01-24
Filing date: 2003-01-24
Publication date: 2007-02-28
Anticipated expiration: 2023-01-24
Also published as: JP2004229127A

Description

【０００１】
【発明が属する技術分野】
本発明は、オフイス等におけるデジタル複合機の部門管理制御システムに関し、特にデジタル複合機で処理を行うに際して各部門の処理量が制限カウント値に達したときの有効な処理を提供するデジタル複合機の部門管理制御システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、オフィスなどにおいては、プリンタ機能、複写機機能、イメージスキャナ機能、ファクシミリ機能等を有するデジタル複合機が多く使用されるようになってきており、特にプリンタ機能や複写機機能等の印刷機能の使用に際する用紙への出力枚数には、予算上の観点、環境負荷の観点等から、無制限な出力を防止して用紙やトナーの無駄な消費を防ぐために各部門ごとに制限を設けた運用管理が行われている。例えば、印刷機能の使用に際しては、制限カウント値が予め設定され、その累積プリント枚数がこの制限カウント値に到達すると、以降のプリント動作を中止するように制御することにより、プリンタ機能や複写機機能等の印刷機能の使用に対する各部門ごとの適切な運用管理が行われている。しかしながら、累積プリント枚数が、制限カウント値に近いところでジョブを行うような場合には、ジョブの実行中に制限カウント値に達してしまうようなことがよくある。
【０００３】
このような場合、従来の部門管理制御システムにおいては、制限カウント値を超過する最終ジョブに対して以下のような処理を行うことが実施もしくは提案されている。
（１）最終ジョブは無制限に実行が可能。
（２）最終ジョブを先読みして、超過するジョブは実行しない。
（３）最終ジョブの実行中に制限カウント値を超過した時点で処理をストップさせる。
（４）他の制限カウント値が余っている機械に処理を移す。
【０００４】
しかしながら、（１）の制限カウント値を超過するジョブを無制限に実行できるようになした場合には、それを悪用して最終ジョブとして大きなジョブが処理されたりすることがあり、望ましくはない。また、（２）の最終ジョブを先読みして、超過するジョブは処理を実行しない場合、実際には多少の実行可能なカウント値が残っている訳であるから、不経済である。また、（３）の制限カウント値に達した時点で最終ジョブが途中で処理を止められた場合、そのジョブ自体は完了しないわけであるから、そのジョブが意味をなさなくなる可能性がある。更に、（４）の他の制限カウント値が余っている機械に処理を移すためには、同じ部門管理制御システムが動作可能なデジタル複合機が少なくとも２台以上は必要になるため、ユーザーに制限がある。
【０００５】
このような問題点を解決するものとして、下記特許文献１には、印刷機能の使用に際して制限カウント値を超えた場合にそれ以降のページの印刷データを内部メモリに展開しておき、別途管理ＩＤが入力された際に内部メモリに展開されていた画像データの印刷を再開することができるようになされた画像処理装置及び方法が開示されている。しかしながら、この画像処理装置及び方法においても、別途管理者により管理ＩＤを入力してもらって制限を解除する必要があるため、依然として印刷機能の使用に際して制限カウント値を超えた場合には直ちにそれ以降のページの印刷を行うことができないという問題点が存在していた。
【０００６】
一方、デジタル複合機は、プリンタ機能や複写機機能等の印刷機能のみでなく、イメージスキャナ機能をも備えており、入力された画像データのデジタルデータ化処理、ネットワーク転送処理、外部メモリ（記憶手段）への保存処理等が増えているにもかかわらず、これらの処理に関しては部門管理はほとんど行われていなかった。そこで、本発明者は、プリンタ機能や複写機機能等の印刷機能以外の機能に対しても部門管理制御を行うようになすべく種々改良を重ねていたが、係る印刷機能以外の部門管理制御と印刷機能の部門管理制御とを組み合わせることにより、上述のような制限カウント値を超えてしまうような最終ジョブであっても、連続的に有効に最終ジョブを最後まで行うようになし得ることを見出し、本願発明を完成するに至ったのである。
【０００７】
すなわち、本願発明の目的は、デジタル複合機で処理を行うに際し、制限カウント値を超えてしまうような最終ジョブであっても、連続的に有効に最終ジョブを最後まで行うようになしえるデジタル複合機の部門管理制御システムを提供することにある。
【０００８】
【特許文献１】
特開２００２−４４３４０号公報（特許請求の範囲、段落［０００５］）
【０００９】
【課題を解決するための手段】
本発明の上記目的は以下の構成により達成することができる。すなわち、本発明の第１の態様によれば、複数の入力形態及び出力形態を有し、各部門毎に各入出力処理に任意の制限カウント値を設定したデジタル複合機の部門管理制御システムにおいて、所定のジョブを処理すると制限カウントを超えてしまう場合には、その制限カウント値を超えるカウント値を予め定めた所定のカウント比率で同じ部門の他の処理の累積カウント値に加算するようになすことにより、前記ジョブを最後まで実行できるようになしたデジタル複合機の部門管理制御システムが提供される。係る態様によれば、デジタル複合機で処理を行うに際し、制限カウント値を超えてしまうような最終ジョブであっても、連続的に有効に最終ジョブを最後まで実行することができるようになり、設定された各種の制限カウント値まで各部門が最大限に有効に利用できるようになる。
【００１０】
係る態様においては、前記予め定めた所定のカウント比率は、各入出力処理に対して、管理者のみが自由に設定できるようになされていることが好ましい。このようにすれば、管理側からみても制限カウント値を勝手に越えられてしまう可能性が無くなるためにデジタル複合機の管理がしやすくなる。
【００１１】
更に、係る態様においては、前記他の処理は、
（１）予め部門コードに関連付けたデフォルト処理として実行する工程、
（２）各ユーザーがカレントジョブに対して指定して実行する工程、及び、
（３）制限値を超えることがわかった時点でユーザーに回避案を提示してユーザーアクションにより選択して実行する工程、
を切り替えることができるようになすことが好ましい。係る態様によれば、デジタル複合機の各種処理機能は、部門によって利用の優先度も利用頻度も異なるから、部門ごとに効率的にデジタル複写機の利用が可能となる。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら詳細に説明する。なお、図１は本発明で使用するデジタル複合機の概略を示す図、図２は図１のデジタル複合機の動作を説明するフローチャートである。
【００１３】
本発明で使用するデジタル複合機１０は、図１に示すように、少なくとも、操作部１２、ファクシミリ部１４、スキャナ部１６、外部メモリインタフェース１８、入力画像処理／生成部２０、各種ホストインタフェース２２、ジョブ制御部２４、情報記録部２６、出力制御部２８、印刷部３０及び内部メモリ３２を備えている。なお、ファクシミリ部１４は、デジタル複合機には備えられていない場合もあり、更に、ファクシミリの受信ないしは送信に制限を加えることは非実用的であるので、必ずしも本発明のデジタル複合機の部門管理制御システムに必要な機能ではない。
【００１４】
なお、本発明における「部門管理」とは、「係」単位、「班」単位、「課」単位といったような複数の構成員からなる組織での利用を管理する場合だけでなく、一人一人に個別にＩＤ（パスワード）を割り当てて個人管理する場合も含まれる。
【００１５】
操作部１２、ファクシミリ部１４、スキャナ部１６、外部メモリインタフェース１８及び各種ホストインタフェース２２は、デジタル複合機１０への入力処理群を構成し、それぞれこれらの入力データを管理する入力画像処理／生成部２０へ接続されている。
【００１６】
操作部１２は少なくともタッチパネル式入力手段を備え、管理者ＩＤ、部門ＩＤ等の入力手段及び各種操作の選択手段を兼ねている。ファクシミリ部１４は公衆電話回線３４に接続され、定められた通信方式に従って外部からのファクシミリデータ及び入力画像処理生成部２０を経て供給された画像データの送受信を行うようになされている。
【００１７】
外部メモリインタフェース１８は、汎用的に用いられているパラレルインタフェース、シリアルインタフェース、ＵＳＢ（ＵｎｉｖｅｒｓａｌＳｅｒｉａｌＢｕｓ）、ＩＥＥＥ１３９４、ＰＣ−Ｃａｒｄバス等の各種インタフェースを含み、この外部メモリインタフェース１８に半導体メモリ、ＨＤＤ、ＣＤ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ、ＤＶＤ−Ｒ、ＦＤ等の外部メモリ（記憶手段）３６を接続して、これらの外部メモリ３６を介して各種画像データの入出力のみでなく管理者ＩＤ、部門ＩＤ等の入力手段としても使用される。
【００１８】
また、各種ホストインタフェース２２は、ネットワーク３８を介して各部門に対応するコンピュータＰＣ_１４０-1、ＰＣ_２４０-2、ＰＣ_３４０-3、・・・ＰＣｎ４０-4及び管理者用のサーバ４０-5に接続されている。
【００１９】
ジョブ制御部２４は、少なくとも、
（１）各種の入出力処理に対してそれぞれのカウント比率の設定を記憶しておくカウント比率テーブル４２、
（２）部門コード毎の累積カウント値を付加する出力先優先順を定義した出力処理優先テーブル４４、及び、
（３）各種部門情報の詳細設定、カウント値などを管理する部門コード詳細情報／カウント値テーブル４６、
を備えたＨＤＤや不揮発性メモリ等からなる記録手段である情報記録部２６を有しており、入力データを処理する入力画像処理／生成部２０を介した画像データに、情報記録部２６に記憶している情報を付加し、制限カウント値を先読みしながら必要に応じて累積カウント値を付加する出力先を自動変更して、出力制御部２８での処理が正常に完了した後に、情報記録部２６で設定されたカウント比率分の累積カウント値の付加処理を行い、情報記録部２６に情報を保存するようになされている。なお、このジョブ制御部２４の動作の詳細については後述する。
【００２０】
出力制御部２８は、入力画像処理／生成部２０及びジョブ制御部２４を経て送られてきた画像データをその目的に応じて印刷部３０で用紙に印刷したり、外部メモリ３６に記憶したり、或は、各種ホストインタフェース２２を経て各部門のコンピュータＰＣ_１４０-1、ＰＣ_２４０-2、ＰＣ_３４０-3、・・・ＰＣｎ４０-4、管理者用サーバ４０-5に送信するようになされている。なお、デジタル複合機１０には、出力制御部２８を介して専用のホストＰＣ４８を接続して、出力制御部２８を介して処理されている画像データを表示し、必要に応じて管理者用サーバ４０-5の機能を備えさせてもよい。
【００２１】
次いで、図２のフローチャートをも用いて本発明における各処理の動作について説明する。本発明においては、使用前に、まず、管理者が管理者ＩＤを用いて情報記録部２６のカウント比率テーブル４２に対して各部門ごとのプリンタ機能、複写機機能等の印刷機能、スキャナ機能、デジタルデータ化機能、ネットワーク転送機能、外部メモリへの保存処理等部門管理の対象となる機能の利用に対してカウント値の換算比率を設定すると共に、出力処理優先テーブル４４に対する各部門ごとの累積カウント値を付加する出力先の優先順位の設定及び部門コード詳細情報／カウント値テーブル４６に対して各機能ごとの制限カウント値のデフォルト状態の設定を行う。
【００２２】
すなわち、上述の各機能の利用はコスト及び環境負荷の観点からして等価ではないので、それぞれの機能に応じてカウント値に重み付け（例えば、Ａ４用紙１枚印刷する工程のカウント値を１とすると、スキャナによるイメージスキャン工程は０．３、外部メモリに保存工程は０．１とする等）をして換算比率を設定してカウント比率テーブル４２に記憶させるとともに、例えばプリンタ機能、複写機機能等の印刷機能が制限カウント値を超える状態になった場合に、如何なる処理の制限カウント値から印刷機能に振り向けるかの優先順位を出力処理優先テーブル４４に記憶させ、更に、各部門毎のＩＤや各機能に対する制限カウント値等を部門コード詳細情報／カウント値テーブル４６に記憶させて、初期化を終了する。
【００２３】
この情報記録部２６における部門管理に関する各種テーブル情報や、カウント値情報、設定管理情報は、デジタル複合機１０の操作部ないしはこの複合機に直接接続されたホストＰＣ４８、あるいは各種ホストインタフェース２２を経てネットワーク３８を介して接続されているサーバ４０-5上で管理できるようになされており、これらは全て管理者がＩＤを入力する事で追加、削除、変更が可能となされている。
【００２４】
また、カウント情報としては、各部門コード毎に、入出力処理毎のカウント値を始め、各種カウント情報を保持し、必要に応じて参照、初期化する事ができるようになされ、部門コード自体の追加、削除なども同様の手法で管理できるようになされている。更に、情報記録部２６には、全体の管理情報として管理者ＩＤ情報や、各機能の部門管理制御のＯｎ／Ｏｆｆ情報、制限カウント情報など部門管理の動作に関わる情報が保持され、これらの情報も、テーブル情報と同様に追加、変更、削除が可能となされている。
【００２５】
デジタル複合機１０の使用に際しては、図２に示すように、ユーザーはまずステップ１において少なくとも部門ＩＤを入力する。この部門ＩＤは、デジタル複合機１０の操作部１２からキー入力してもよいし、ＩＣカード等の外部メモリ３６を使用して入力してもよいし、あるいは各部門のコンピュータ４０-1〜４０-4からネットワーク３８を介して入力してもよく、利用するデジタル複合機１０の機能に応じて適宜選択すればよい。画像データを他部門へ配布する必要がある場合には、ここで同時に配布先を入力しておく。なお、デジタル複合機１０の使用目的が生成した画像データを他部門へ配布することのみであって、ユーザーの属する部門のカウント値として扱うには酷であると思われる場合には、ユーザーＩＤを入力しなくてもすむような手段を設けてもよい。また、実行しようとするジョブが制限カウント値を超える状態になった場合に、デフォルトで設定されている出力処理優先テーブル４４を参照することなく別のカウントアップする出力先を指定したい場合にはここで指定するようにすることもできる。
【００２６】
次いで、ステップＳ２において、各種入力処理群から画像データを入力し、入力画像処理／生成部２０において送られてくるデータを個々のデータに応じた処理を行う。例えばデータがＰＤＬ（ページ記述言語）など、中間言語で書かれているものであればそれらをラスタライズ処理し、必要に応じて圧縮処理を実施し、また、スキャンデータのようにラスタライズされたデータの場合は、必要に応じて圧縮処理を行い、更にファイルデータなどのように所定のフォーマットによるデータの場合、必要に応じて圧縮処理や、ラスタライズ処理、内部ファイルシステムへのテンポラリ保存などを行う。これらの処理を行う際の情報源は、各データのヘッダ部分に付加されているヘッダ情報により決定される。また、データの生成に必要な情報以外の付加情報は、ジョブ制御部２４に管理を委ねるために使用される。
【００２７】
その後、ステップ３において、ジョブ制御部２４において、情報記録部２６に記録された各種テーブルを参照して、入力画像処理／生成部２０から送られてきた画像データと付加情報を基にページ毎のページ情報とジョブ単位でのジョブ情報を生成する。このジョブ情報は、最初に付加情報を基に、入出力処理に対して部門管理の対象となる累積カウント値の加算を行う部門コード情報を設定する。この部門コード情報は、入力画像処理／生成部２０からの付加情報で直接指定されていない場合は、情報記録部２６の部門コード詳細情報／カウント値テーブル４６を参照し、配信先名や、部門名、各入出力処理自体に割り当てられている部門コードを入手して設定する。
【００２８】
各入出力処理に対する部門コードが確定した後に、ステップＳ４において該当する部門コードの制限カウント値をチェックし、現状のカウント値が制限カウント値に近づいている時に、そのジョブに対するカウント値を仮に加算し、そのジョブにより制限値を越えないかどうかをチェックする。
【００２９】
このチェックの結果、制限カウント値を越えることがなければそのまま予め部門コードに関連付けたデフォルト処理として実行するか、或いはステップ１で別のカウントアップする出力先が指定されていればその出力先を指定し、ステップＳ５において所定の画像データ出力処理を行う。
【００３０】
制限カウント値を超えてしまいそうであれば、ステップＳ６においてその部門コードに対応する出力処理優先テーブル４４に基づいてそのジョブに対するカウント値を付加しても制限カウント値を越えない出力先を検索する。合致する出力先が見つかれば、その後の出力動作はステップＳ５において所定の出力処理を行うと共に、そのジョブに対するカウント値を加算する出力先を変更する。なお、制限カウント値を超えてしまいそうであることがわかった時点で、ユーザーに回避案を提示してユーザーアクションにより選択して実行するようにしてもよい。
【００３１】
次いでステップＳ７において正常に出力完了報告を受けた後、ステップＳ８において各部門の所定のカウント値を加算する出力先のカウントアップ処理を実施する。これらの処理において、各入出力処理に対するカウント比率を得るために、予め入力されている情報記録部２６のカウント比率テーブル４２を参照し、また、ユーザーの出力先の変更可能情報がカレントのジョブ情報に付加されていない場合はデフォルトで設定されている出力処理優先テーブル４４を参照して所定のカウントアップを実行する。なお、カレントのジョブ情報に対して自動的にデフォルトのカウントアップを行う出力先を変更する前に、一旦動作を停止してユーザー判断を促す処理モードを設けてもよい。
【００３２】
なお、ステップ８の出力処理は、出力制御部２８において、ジョブ制御部２４からの画像データに対して指定されたデータの出力を実行する。その際、出力先に応じたデータの変換処理を実施する。例えば、印刷部ヘの印刷処理であれば、圧縮データの伸張処理を行ったり、外部メモリ３６への記憶・保存であれば所定のファイル形式へ変換し、また、各部門のコンピュータ４０-1〜４０-4等にＥ−Ｍａｉｌで送信するなどの場合にも指定されたファイル形式へのデータ変換を行った後、実際の出力動作に入る。各出力動作が正常に完了した際には、ジョブ制御部２４に対して完了報告を行う。
【００３３】
【発明の効果】
以上述べたとおり、本発明によれば、デジタル複合機を用いた部門管理制御において、設定された制限カウント値に対して、各部門が最大限に有効にカウント値を活用できるようになると共に、管理側からみても、制限カウント値を勝手に越えられてしまう可能性が無くなるため、管理しやすくなるという優れた効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【図１】図１は本発明で使用するデジタル複合機の概略を示す図である。
【図２】図２は図１のデジタル複合機の動作を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
１０デジタル複合機
１２操作部
１４ファクシミリ部
１６スキャナ部
１８外部メモリインタフェース
２０入力画像処理生成部
２２各種ホストインタフェース
２４ジョブ制御部
２６情報記録部
２８出力制御部
３０印刷部
３２内部メモリ
３４公衆電話回線
３６外部メモリ
３８ネットワーク
４２カウント比率テーブル
４４出力処理優先テーブル
４６カウント値テーブル
４８ホストＰＣ

Claims

複数の入力形態及び出力形態を有し、各部門毎に各入出力処理に任意の制限カウント値を設定したデジタル複合機の部門管理制御システムにおいて、所定のジョブを処理すると制限カウントを超えてしまう場合には、その制限カウント値を超えるカウント値を予め定めた所定のカウント比率で同じ部門の他の処理の累積カウント値に加算するようになすことにより、前記ジョブを最後まで実行できるようになしたことを特徴とするデジタル複合機の部門管理制御システム。
前記予め定めた所定のカウント比率は、各入出力処理に対して、管理者のみが自由に設定できるようになされていることを特徴とする請求項１に記載のデジタル複合機の部門管理制御システム。
前記同じ部門の他の処理は、
（１）予め部門コードに関連付けたデフォルト処理として実行する工程、
（２）各ユーザーがカレントジョブに対して指定して実行する工程、及び、
（３）制限値を超えることがわかった時点でユーザーに回避案を提示してユーザーアクションにより選択して実行する工程、
を切り替えることができるようになされていることを特徴とする請求項１に記載のデジタル複合機の部門管理制御システム。