JP4241873B2 - ファイル管理装置およびファイル管理装置の制御プログラム - Google Patents

Description

この発明はファイル管理装置およびファイル管理装置の制御プログラムに関し、特に、操作パネルを介したユーザからのファイル操作と、通信による外部からのファイル操作とを受付けるファイル管理装置およびファイル管理装置の制御プログラムに関する。

近年、複合機（スキャナ機能、ファクシミリ（ＦＡＸ）機能、ネットワーク機能を併せ持った機器であり、ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）ともいう。）など画像処理装置の高機能化、多機能化、高品位化が進んでいる。例えば、１台のＭＦＰにおいて、原稿を複写したり、原稿をＦＡＸしたり、原稿を読取ってファイル化して格納したり、画像を外部に送信して出力、保存することが広く行われるようになってきている。

このような複数の処理機能を１台の機器に搭載することにより、それぞれの処理専用の装置を用意することがなくなるため、省スペースやコスト面での利点がある他、システムの簡素化を図ることが可能となっている。

ＭＦＰには、画像データ、文書などのファイルを保存する記憶装置、たとえば、ハードディスクを備えているものもある。ハードディスクの記憶領域は、複数のＢＯＸ（ボックス）に分けられている。蓄積された同一のファイルに対して、ＭＦＰ本体の操作パネルからのアクセスと、ネットワーク経由のアクセスとが競合した場合には、先にアクセスしたユーザに対してファイルを操作する権利が与えられていた。そして、後からアクセスしたユーザに対しては、先にアクセスしたユーザがファイルへのアクセスを止めるまで、ファイルを操作する権利が与えられなかった。

なお、ＭＦＰや複写機におけるアクセス制御の技術として以下のものが存在する。
下記の特許文献１には、デジタル複写機にアクセスするユーザ毎に予め優先順位が設けられており、使用要求の競合時、ユーザの優先順位に応じて調停制御を行う技術が開示されている。

特許文献２には、ジョブの種類／ホスト毎／回線毎に予め優先順位が決められており、これらに応じて調停制御を行う技術が開示されている。

特許文献３には、同一文書に複数のユーザが同時にアクセスしている場合、クライアントの意思決定の結果入力があると、他方に意思決定の入力不可の通知を行う技術が開示されている。

特許文献４には、複数アプリケーションプログラムが同一ファイルにアクセスした時、アプリケーションプログラムの１つが正しくロックしない場合があればロック機構が不完全となるので、ファイルシステムマネージャによりロックさせる技術が開示されている。
特開平９−２１４６４５号公報 特開平８−８４２１３号公報 特開２００３−８５３４５号公報 特開平９−１８５５４０号公報

ＭＦＰのＢＯＸに蓄積されている同一文書に対して、本体からのアクセスとネットワークからのアクセスとが競合した場合、本体からのアクセスを行なうユーザは、本体の前で操作しており、また、文書内容の確認や編集という目的よりも、プリントや送信という目的でアクセスしていることが多い。

しかしながら、ネットワークからのアクセスを行なうユーザのファイル操作のために、ＭＦＰ本体からのアクセスを行なうユーザのファイル操作が禁止されることがあり、ＭＦＰ本体からのアクセスを行なうユーザを不用意に待たせることがあるという問題があった。

本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであり、適切なアクセス制御を行なうことができるファイル管理装置およびファイル管理装置の制御プログラムを提供することを目的としている。

上記目的を達成するため、この発明のある局面に従うと、ファイル管理装置は、ファイルを蓄積する蓄積手段と、ユーザから操作を受付ける操作パネルと、装置の機能を制限するための機能制限情報をユーザごとに設定する設定手段と、蓄積手段に蓄積されたファイルへの操作パネルを介したアクセスを受付ける第１の受付手段と、蓄積手段に蓄積されたファイルへの通信による外部からのアクセスを受付ける第２の受付手段と、操作パネルのユーザを識別する識別手段と、第１の受付手段によりファイルがアクセスされるときに、識別手段により操作パネルのユーザを識別し、そのユーザに対応する機能制限情報を設定手段から読出す読出手段と、読出手段により読出された機能制限情報に基づいて、第２の受付手段によるアクセスを制限する制限手段とを備える。

好ましくはファイル管理装置は、読出手段により読出された機能制限情報が、ユーザにファイルの転送およびプリントを許可するものである場合には、第２の受付手段を介した外部からのアクセスによる編集を禁止し、読出手段により読出された機能制限情報が、ユーザにファイルの閲覧および移動を許可するものである場合には、第２の受付手段を介した外部からのアクセスによる編集を許可する。

この発明のさらに他の局面に従うと、ファイル管理装置は、複数のボックスを有し、複数のボックスに分けてファイルを蓄積する蓄積手段と、ユーザから操作を受付ける操作パネルと、蓄積手段に蓄積されたファイルへの操作パネルを介したアクセスを受付ける第１の受付手段と、蓄積手段に蓄積されたファイルへの通信による外部からのアクセスを受付ける第２の受付手段と、第１の受付手段によりアクセスされるファイルが蓄積されているボックスを識別する識別手段と、識別手段による識別に基づいて、第２の受付手段によるアクセスを制限する制限手段とを備える。

好ましくはファイル管理装置は、識別手段により識別されたボックスが、操作パネルを操作しているユーザの個人ボックスの場合には、第２の受付手段を介した外部からのアクセスによるファイルの編集を禁止する。

この発明のさらに他の局面に従うと、ファイル管理装置は、ファイルを蓄積する蓄積手段と、ユーザから操作を受付ける操作パネルと、ユーザのファイルの操作履歴を記録する記録手段と、蓄積手段に蓄積されたファイルへの操作パネルを介したアクセスを受付ける第１の受付手段と、蓄積手段に蓄積されたファイルへの通信による外部からのアクセスを受付ける第２の受付手段と、第１の受付手段によりファイルにアクセスがされるときに、記録手段により記録されたファイルの操作履歴を読出す読出手段と、読出手段により読出された操作履歴に基づいて、第２の受付手段によるアクセスを制限する制限手段とを備える。

好ましくは制限手段は、ユーザの過去のファイルの操作履歴から、操作頻度の高いファイルに対しては、第２の受付手段によるアクセスを制限する。

この発明のさらに他の局面に従うと、ファイル管理装置の制御プログラムは、ファイルを蓄積する蓄積手段と、ユーザから操作を受付ける操作パネルと、装置の機能を制限するための機能制限情報をユーザごとに設定する設定手段とを備えたファイル管理装置の制御プログラムであって、蓄積手段に蓄積されたファイルへの操作パネルを介したアクセスを受付ける第１の受付ステップと、蓄積手段に蓄積されたファイルへの通信による外部からのアクセスを受付ける第２の受付ステップと、操作パネルのユーザを識別する識別ステップと、第１の受付ステップによりファイルがアクセスされるときに、識別ステップにより操作パネルのユーザを識別し、そのユーザに対応する機能制限情報を設定手段から読出す読出ステップと、読出ステップにより読出された機能制限情報に基づいて、第２の受付ステップによるアクセスを制限する制限ステップとをコンピュータに実行させる。
好ましくはファイル管理装置の制御プログラムは、読出ステップにて読出された機能制限情報が、ユーザにファイルの転送およびプリントを許可するものである場合には、外部からのアクセスによる編集を禁止し、読出ステップにより読出された機能制限情報が、ユーザにファイルの閲覧および移動を許可するものである場合には、外部からのアクセスによる編集を許可するステップをコンピュータにさらに実行させる。

この発明のさらに他の局面に従うと、ファイル管理装置の制御プログラムは、複数のボックスを有し、複数のボックスに分けてファイルを蓄積する蓄積手段と、ユーザから操作を受付ける操作パネルとを備えたファイル管理装置の制御プログラムであって、蓄積手段に蓄積されたファイルへの操作パネルを介したアクセスを受付ける第１の受付ステップと、蓄積手段に蓄積されたファイルへの通信による外部からのアクセスを受付ける第２の受付ステップと、第１の受付ステップによりアクセスされるファイルが蓄積されているボックスを識別する識別ステップと、識別ステップによる識別に基づいて、第２の受付ステップによるアクセスを制限する制限ステップとをコンピュータに実行させる。
好ましくはファイル管理装置の制御プログラムは、識別ステップにより識別されたボックスが、操作パネルを操作しているユーザの個人ボックスの場合には、外部からのアクセスによるファイルの編集を禁止するステップをコンピュータにさらに実行させる。

この発明のさらに他の局面に従うと、ファイル管理装置の制御プログラムは、ファイルを蓄積する蓄積手段と、ユーザから操作を受付ける操作パネルと、ユーザのファイルの操作履歴を記録する記録手段とを備えたファイル管理装置の制御プログラムであって、蓄積手段に蓄積されたファイルへの操作パネルを介したアクセスを受付ける第１の受付ステップと、蓄積手段に蓄積されたファイルへの通信による外部からのアクセスを受付ける第２の受付ステップと、第１の受付ステップによりファイルにアクセスがされるときに、記録
手段により記録されたファイルの操作履歴を読出す読出ステップと、読出ステップにより読出された操作履歴に基づいて、第２の受付ステップによるアクセスを制限する制限ステップとをコンピュータに実行させる。
好ましくは制限ステップは、ユーザの過去のファイルの操作履歴に基づいて、操作頻度の高いファイルに対して、外部からのアクセスを制限するステップを含む。

これらの発明によれば、ファイルに対する操作パネルからのアクセスと外部からのアクセスとが競合した場合に、適切なアクセス制御を行なうことができるファイル管理装置およびファイル管理装置の制御プログラムを提供することが可能となる。

以下、本発明の実施の形態におけるファイル管理システムについて添付図面を参照しながら説明する。

［第１の実施の形態］
図１は、本発明の第１の実施の形態におけるファイル管理システムの概略構成を示した図である。

このファイル管理システムはネットワークに接続されたシステムである。ファイル管理システムは、ファイル管理装置としてのＭＦＰ１０１と、パソコン（ＰＣ）などの端末機器１０２ａ，１０２ｂとを有している。各機器は、ネットワーク１０３を介して互いに接続されている。

このシステムでは、パソコン１０２ａ，１０２ｂからＭＦＰ１０１内のＢＯＸに蓄積されたファイルなどのデータを編集することが可能である。

ＭＦＰ１０１の本体に設けられたＢＯＸに文書を蓄積し活用する場合、本体の操作パネルから操作してアクセスする場合と、ネットワーク経由でＰＣ１０２ａ，１０２ｂから操作してアクセスする場合とがある。

個人ＢＯＸ（個人用に設定されたＢＯＸ）内のファイルの場合には、アクセスが競合することはあまり考えられないが、共有ＢＯＸ（複数のユーザで共有することを目的として設定されたＢＯＸ）内のファイルの場合には、アクセスが競合するケースが考えられる。

アクセスが競合した場合、ＭＦＰ本体からのアクセスを行なうユーザは、本体の前で操作し、また文書内容の確認や編集という目的でアクセスを行なうよりも、プリントや送信という目的でアクセスを行なうことが多い。従って、ＭＦＰ本体からのアクセスを行なうユーザを待たせるよりも、ネットワークからのアクセスを行なうユーザに対して何らかの保護措置をとったうえで、本体からのアクセスを行なうユーザを優先させた方がよい。

従って、本実施の形態におけるファイル管理システムでは、ＭＦＰ本体にあるＢＯＸに蓄積されたファイルのアクセス制御を行ない、ＭＦＰ本体からのアクセスを優先させることとしている。

また、ＭＦＰのＢＯＸに蓄積されたファイルに対するアクセス制御において、同一ファイルに対してＭＦＰ本体からのアクセスとネットワーク経由からのアクセスとが競合した場合には、本体からのアクセスを優先しつつ、ネットワーク経由からの編集操作も行えるようにしている。すなわちこの時、ネットワークからのアクセスに対して保護措置をとった上で、本体からのアクセスを優先させることとしている。

そのために、本実施の形態におけるＭＦＰは、ＭＦＰ本体のＢＯＸに蓄積されているファイルに対して、本体パネルを操作してのアクセスと、ネットワーク経由でのアクセスとが競合した場合、ネットワーク経由アクセス用にコピーファイルを作成するとともに、本体パネルからのアクセス解除を検出すると、編集されたコピーファイルをマスタファイルに置換する処理を行なう。

これにより、同一ファイルに対する、本体ユーザとＰＣユーザとの競合を、本体操作者とＰＣ操作者という操作環境の違いを考慮して調整することが可能となる。

図２は、ＭＦＰ１０１の基本構成を示す図である。
図を参照してＭＦＰ１０１は、ＭＦＰ内の各構成を制御するＣＰＵ２０１と、ユーザが各種設定入力やログイン・ログアウト操作などを行う操作パネル２０２と、ネットワークに接続するためのＮＩＣ（ネットワークインターフェースカード）２０３と、ＭＦＰ内にデータを蓄積するＨＤ（ハードディスク）２０４（この中にＢＯＸも含まれる）と、ユーザがＭＦＰにログイン、ログアウトするのを検出するログイン検出部２０５と、ログインしたユーザを識別するユーザ識別部２０６と、ログインしたユーザに対応した情報を読み出す機能制限情報読出部２０７と、ＨＤ２０４のＢＯＸ内のファイルに対してコピーファイルを作成するコピーファイル作成部２０８と、作成したコピーファイルとマスタファイルとを置換するファイル置換部２０９と、ＨＤ２０４内のファイルやＢＯＸに対して編集禁止設定を行なう編集禁止設定部２１０と、編集禁止ファイルにアクセスしたユーザに対して、ファイルが編集禁止に設定されていることを通知する通知部２１１とを有している。

図３は、図１のＰＣ１０２ａ，１０２ｂの１つの構成を示すブロック図である。
図を参照して、ＰＣは、装置全体の制御を行なうＣＰＵ６０１と、ディスプレイ６０５と、ネットワークに接続したり外部と通信を行なうためのＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）カード６０７（またはモデムカード）と、キーボードやマウスなどにより構成される入力装置６０９と、フレキシブルディスクドライブ６１１と、ＣＤ−ＲＯＭドライブ６１３と、ハードディスクドライブ６１５と、ＲＡＭ６１７と、ＲＯＭ６１９とを備えている。

フレキシブルディスクドライブ６１１により、フレキシブルディスクＦに記録されたプログラムなどのデータを読取ることが可能であり、ＣＤ−ＲＯＭドライブ６１３により、ＣＤ−ＲＯＭ６１３ａに記録されたプログラムなどのデータを読取ることが可能である。

図４は、ＭＦＰ１０１の本体ユーザのログイン時の動作を示すフローチャートである。
このフローチャートによると、アクセスが競合した場合に、コピーファイルが作成される。

より詳しくは、ＭＦＰ本体の操作パネル２０２からＢＯＸに格納されている文書にアクセスするために、ユーザがＭＦＰにログインすると（Ｓ３０１）、以下の処理が実行される。なお、ＭＦＰのパネルからログインして、ＢＯＸにアクセスするユーザを本体ユーザとも呼ぶ。

本体ユーザがアクセスするファイルと、ネットワーク経由でＰＣ１０２ａ，１０２ｂからＭＦＰにアクセスするユーザ（以後、「ＮＷユーザ」とも呼ぶ。）のアクセスするファイルが競合した場合（Ｓ３０２でＹＥＳ）、コピーファイル作成部２０８は、ＮＷユーザの編集用に、競合したファイルのコピーファイルを作成する（Ｓ３０３）。

ＮＷユーザは、本体ユーザが同じファイルをアクセスしている間も、コピーファイルを編集することができる。これにより、ファイルの競合を防ぐことができる。

ログイン検出部２０５により、本体ユーザがログアウトしたと判断された後（Ｓ３０４）、ＮＷユーザによってコピーファイルが編集（改変）されていたら（Ｓ３０５でＹＥＳ）、ファイル置換部２０９はコピーファイルをマスタファイルに置換える（Ｓ３０６）。

一方、本体ユーザがログアウトした後（Ｓ３０４）、コピーファイルが編集されていないと判断されたら（Ｓ３０５でＮＯ）、コピーファイルを削除する（Ｓ３０７）。

以上の処理により、ネットワーク経由での外部からのアクセスによる編集などを受付けながら、ＭＦＰ本体のユーザのアクセスを制限することがなくなるため、ＭＦＰの使い勝手が向上するという効果がある。

［第２の実施の形態］
本発明の第２の実施の形態におけるファイル管理システムの構成は第１の実施の形態におけるそれと同じであるため、ここでの説明を繰返さない。

図５は、本実施の形態におけるファイル管理システムのＭＦＰの本体ユーザのログイン時の動作を示すフローチャートである。

この実施の形態においては、アクセスが競合した場合に、ＮＷユーザのアクセスを禁止し、その旨をＮＷユーザに通知することとしている。

ＭＦＰ本体のパネル２０２からＢＯＸに格納されている文書にアクセスするために、本体ユーザはＭＦＰにログインする（Ｓ４０１）。本体ユーザがアクセスするファイルと、ＮＷユーザがアクセスするファイルとが競合した場合（Ｓ４０２でＹＥＳ）、編集禁止設定部２１０は、競合したファイルに対してＮＷユーザの編集禁止を設定し（Ｓ４０３）、通知部２１１はＮＷユーザにその旨を通知する（Ｓ４０４）。

このように、本実施の形態においては、ＭＦＰのＢＯＸ蓄積文書に対するアクセス制御において、同一文書に対してＭＦＰ本体からのアクセスとネットワーク経由からのアクセスとが競合した場合には、本体からのアクセスを優先して、ネットワーク経由からの編集操作を禁止する。これにより、ＭＦＰ本体のユーザの利便度を上げることができる。

［第３の実施の形態］
本発明の第３の実施の形態におけるファイル管理システムの構成は第１の実施の形態におけるそれと同じであるため、ここでの説明を繰返さない。

図６は、本実施の形態におけるファイル管理システムのＭＦＰの本体ユーザのログイン時の動作を示すフローチャートである。

この実施の形態においては、本体ユーザとＮＷユーザとのファイルアクセスの競合時に、本体ユーザに対して当該ファイルの転送およびプリントの許可がなされている場合には、ＮＷユーザによる当該ファイルの編集を禁止し、本体ユーザに対して当該ファイルの閲覧およびＢＯＸ移動のみの許可がなされている場合には、ＮＷユーザによる当該ファイルの編集を許可する。

本体ユーザがファイルを取扱う場合としては、ファイルを第三者に伝達する場合と、本体ユーザ個人がファイルを確認する場合とがある。転送またはプリントを行なう場合は、本体ユーザはそのファイルの内容が変化していないという前提で、外部へファイルを転送したり、プリントしたりすることで、第三者への情報伝達を行なうことを目的としている場合が多い。従って、このような転送またはプリントを行なう場合にＮＷユーザの編集を受付けると、伝達を受けた第三者までに不利益が及ぶ可能性がある。

一方、本体ユーザが閲覧またはＢＯＸ移動を行なう場合は、本体ユーザのみのファイルの取扱いであるため、この場合には、ＮＷユーザの操作性を向上させるために、ＮＷユーザによる編集を許可するものである。

図を参照して、ＭＦＰ本体のパネル２０２からＢＯＸに格納されている文書にアクセスするために、本体ユーザがＭＦＰにログインする（Ｓ５０１）と、ＭＦＰがログインしたユーザの識別を行なう（Ｓ５０２）。ＭＦＰは、識別されたユーザに対応した機能制限情報を読み出し（Ｓ５０３）、ステップＳ５０４で、本体ユーザによる転送およびプリントが許可されていると判断した場合、ＮＷユーザの編集禁止を設定し（Ｓ５０５）、実際にＮＷユーザからアクセスがあった場合に（Ｓ５０６でＹＥＳ）、ＮＷユーザにその旨を通知する（Ｓ５０７）。

ステップＳ５０４で、本体ユーザのファイル閲覧およびＢＯＸ移動のみ許可されていると判断した場合、ＮＷユーザの編集禁止設定は行なわない（Ｓ５０８）。

これにより、本実施の形態においてはユーザに課された制限に基づいて、適切なファイルのアクセス制御を行なうことができるという効果がある。

なお、機能制限情報は、ユーザごとおよびファイルごとに設定できるようにしてもよい。この場合、ステップＳ５０３では、アクセスの対象となったファイルの機能制限情報を読出すこととなる。

［第４の実施の形態］
本発明の第４の実施の形態におけるファイル管理システムの構成は第１の実施の形態におけるそれと同じであるため、ここでの説明を繰返さない。

図７は、本実施の形態におけるファイル管理システムのＭＦＰの本体ユーザのログイン時の動作を示すフローチャートである。

この実施の形態においては、本体ユーザがアクセスしたＢＯＸが本体ユーザの個人ＢＯＸの場合には、アクセスが競合するＮＷユーザの編集を禁止し、それ以外の場合にはアクセスが競合するＮＷユーザの編集を許可することとしている。

図を参照して、ＭＦＰ本体のパネル２０２からＢＯＸに格納されている文書にアクセスするために、本体ユーザがＭＦＰにログインする（Ｓ６０１）と、ＭＦＰがログインしたユーザの識別を行なう（Ｓ６０２）。

次に、ステップＳ６０３で、本体ユーザが自分の個人ＢＯＸを選択した場合、ＮＷユーザの当該個人ＢＯＸ編集禁止を設定し（Ｓ６０４）、実際にＮＷユーザからアクセスがあった場合に（Ｓ６０５でＹＥＳ）、ＮＷユーザにその旨を通知する（Ｓ６０６）。

ステップＳ６０３で、本体ユーザが自分の個人ＢＯＸを選択しなかった場合、ＮＷユーザの編集禁止設定は行なわない（Ｓ６０７）。

本実施の形態においては、ＭＦＰ本体のユーザが個人ＢＯＸのファイルを操作しているときには、ＮＷユーザの当該ファイルへのアクセスは禁止される。個人ＢＯＸ利用の重要性は、その個人ＢＯＸの対象となっているユーザの方が高いため、上記のような処理を行なうことで、適切なファイルのアクセス制御を行なうことができるという効果がある。

［第５の実施の形態］
本発明の第５の実施の形態におけるファイル管理システムの構成は第１の実施の形態におけるそれと同じであるため、ここでの説明を繰返さない。

図８は、本実施の形態におけるファイル管理システムのＭＦＰの本体ユーザのログイン時の動作を示すフローチャートである。

この実施の形態においては、本体ユーザがログイン時に、本体ユーザの過去のファイル操作履歴から使用頻度の高いファイルに対しては、アクセス競合時に、ＮＷユーザのアクセスに制限をかけることとしている。

図を参照して、ＭＦＰ本体のパネル２０２からＢＯＸに格納されているファイルにアクセスするために、本体ユーザがＭＦＰにログインする（Ｓ７０１）と、ＭＦＰがログインしたユーザのファイル操作履歴を読み出す（Ｓ７０２）。ファイル操作履歴を読み出した結果、ステップＳ７０３で、設定値（しきい値）以上の操作履歴（使用履歴）がある操作ファイルがあると判断した場合、その該当ファイルに対しては、ＮＷユーザの編集禁止を設定し（Ｓ７０４）、実際にＮＷユーザからアクセスがあった場合に（Ｓ７０５でＹＥＳ）、ＮＷユーザにその旨を通知する（Ｓ７０６）。ステップＳ７０３で、設定値以上の操作ファイルがないと判断した場合、ＮＷユーザの編集禁止設定は行なわない（Ｓ７０７）。

本実施の形態においては、ＭＦＰ本体のユーザが設定値以上の操作履歴がある操作ファイル（よく使用しているファイル）を操作しているときには、ＮＷユーザの当該ファイルへのアクセスは禁止される。よく使用されているファイルは、重要度が高いため、上記のような処理を行なうことで、適切なファイルのアクセス制御を行なうことができるという効果がある。

［第６の実施の形態］
本発明の第６の実施の形態におけるファイル管理システムの構成は第１の実施の形態におけるそれと同じであるため、ここでの説明を繰返さない。

図９は、本実施の形態におけるファイル管理システムのＭＦＰの本体ユーザのログイン時の動作を示すフローチャートである。

図を参照して、ＭＦＰ本体のパネルからＢＯＸに格納されている文書にアクセスするために、ユーザがＭＦＰにログインすると（Ｓ８０１）、ＭＦＰは本体ユーザのファイル操作履歴の読出しを行なう（Ｓ８０２）。ステップＳ８０３にて、使用頻度が設定値以上の操作ファイルがあると判断した場合（Ｓ８０３でＹＥＳ）、そのファイルに対してネットワークからの編集禁止を設定し（Ｓ８０４）、そのファイルに対してネットワークからのアクセスがあった場合は（Ｓ８０５でＹＥＳ）、ファイルが編集禁止に設定されていることを通知する（Ｓ８０６）。

ステップＳ８０３で、設定値以上の操作ファイルがないと判断された場合で、ログイン（本体）ユーザが個人ＢＯＸにアクセスした場合（Ｓ８０７でＹＥＳ）、個人ＢＯＸ内のファイルに対してＮＷユーザの編集を禁止し、ネットワークからのアクセスがあった場合は（Ｓ８０５でＹＥＳ）、ＮＷユーザにファイルが編集禁止に設定されていることを通知する（Ｓ８０６）。

ステップＳ８０３で、設定値以上の操作ファイルがないと判断された場合（Ｓ８０３でＮＯ）で、ログインユーザが個人ＢＯＸ以外のファイルにアクセスした場合（Ｓ８０７でＮＯ）、操作ファイルに対してネットワークからのアクセスがあった場合は（Ｓ８０９、Ｓ８１０でＹＥＳ）、ネットワークユーザ用にコピーファイルを作成する（Ｓ８１１）。ネットワークユーザは、そのコピーファイルに対して編集を行うことができ、本体にアクセスしているユーザがログアウトしたときに（Ｓ８１２でＹＥＳ）、編集されたコピーファイルは（Ｓ８１３でＹＥＳ）、マスタファイルに置換される（Ｓ８１４）。

また、コピーファイルに編集がない場合は（Ｓ８１３でＮＯ）、コピーファイルは削除される（Ｓ８１５）。

本実施の形態によれば、ＢＯＸに格納されている同一文書に対して、本体からのアクセスとネットワークからのアクセスとが競合した場合に、本体からのアクセスが優先され、ＰＣアクセス者も所定の条件で、本体からのアクセスが行われている間、ファイルを編集することが可能となる。

［その他］
なお、図５〜９のフローチャートにおいては所定の条件で、ＮＷユーザの編集を禁止することとしたが、ＮＷユーザの編集のみならず、閲覧、ファイルコピー、プリント、ファイル転送、ＢＯＸ移動などのアクセス自体を禁止するようにしてもよいし、またはそのアクセスの中の一部（単数、複数を含む。）のみを禁止するようにしてもよい。

また、上記の実施の形態において、ＭＦＰ本体のユーザのファイルへのアクセスとして、ファイル転送、プリント、閲覧、ＢＯＸ移動を例にあげたが、ＭＦＰ本体のユーザがファイルの編集をできるように装置を構成してもよい。

なお、上述の実施の形態におけるフローチャートの処理を実行するプログラムを提供することもできるし、そのプログラムをＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク、ハードディスク、ＲＯＭ、ＲＡＭ、メモリカードなどの記録媒体に記録してユーザに提供することにしてもよい。また、プログラムはインターネットなどの通信回線を介して装置にダウンロードするようにしてもよい。

今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。

本発明の第１の実施の形態におけるファイル管理システムの概略構成を示した図である。 ＭＦＰ１０１の基本構成を示す図である。 図１のＰＣ１０２ａ，１０２ｂの１つの構成を示すブロック図である。 ＭＦＰ１０１の本体ユーザのログイン時の動作を示すフローチャートである。 第２の実施の形態におけるファイル管理システムのＭＦＰの本体ユーザのログイン時の動作を示すフローチャートである。 第３の実施の形態におけるファイル管理システムのＭＦＰの本体ユーザのログイン時の動作を示すフローチャートである。 第４の実施の形態におけるファイル管理システムのＭＦＰの本体ユーザのログイン時の動作を示すフローチャートである。 第５の実施の形態におけるファイル管理システムのＭＦＰの本体ユーザのログイン時の動作を示すフローチャートである。 第６の実施の形態におけるファイル管理システムのＭＦＰの本体ユーザのログイン時の動作を示すフローチャートである。

符号の説明

１０１ ＭＦＰ、１０２ａ，１０２ｂ ＰＣ、１０３ ネットワーク、２０１ ＣＰＵ、２０２ 操作パネル、２０３ ＮＩＣ、２０４ ＨＤ、２０５ ログイン検出部、２０６ ユーザ識別部、２０７ 機能制限情報読出部、２０８ コピーファイル作成部、２０９ ファイル置換部、２１０ 編集禁止設定部、２１１ 通知部。

Claims (12)

1. ファイルを蓄積する蓄積手段と、
   ユーザから操作を受付ける操作パネルと、
   装置の機能を制限するための機能制限情報をユーザごとに設定する設定手段と、
   前記蓄積手段に蓄積されたファイルへの前記操作パネルを介したアクセスを受付ける第１の受付手段と、
   前記蓄積手段に蓄積されたファイルへの通信による外部からのアクセスを受付ける第２の受付手段と、
   前記操作パネルのユーザを識別する識別手段と、
   前記第１の受付手段によりファイルがアクセスされるときに、前記識別手段により前記操作パネルのユーザを識別し、そのユーザに対応する機能制限情報を前記設定手段から読出す読出手段と、
   前記読出手段により読出された機能制限情報に基づいて、前記第２の受付手段によるアクセスを制限する制限手段とを備えた、ファイル管理装置。
2. 前記読出手段により読出された機能制限情報が、ユーザにファイルの転送およびプリントを許可するものである場合には、前記第２の受付手段を介した外部からのアクセスによる編集を禁止し、前記読出手段により読出された機能制限情報が、ユーザにファイルの閲覧および移動を許可するものである場合には、前記第２の受付手段を介した外部からのアクセスによる編集を許可する、請求項１に記載のファイル管理装置。
3. 複数のボックスを有し、複数のボックスに分けてファイルを蓄積する蓄積手段と、
   ユーザから操作を受付ける操作パネルと、
   前記蓄積手段に蓄積されたファイルへの前記操作パネルを介したアクセスを受付ける第１の受付手段と、
   前記蓄積手段に蓄積されたファイルへの通信による外部からのアクセスを受付ける第２の受付手段と、
   前記第１の受付手段によりアクセスされるファイルが蓄積されているボックスを識別する識別手段と、
   前記識別手段による識別に基づいて、前記第２の受付手段によるアクセスを制限する制限手段とを備えた、ファイル管理装置。
4. 前記識別手段により識別されたボックスが、前記操作パネルを操作しているユーザの個人ボックスの場合には、前記第２の受付手段を介した外部からのアクセスによるファイルの編集を禁止する、請求項３に記載のファイル管理装置。
5. ファイルを蓄積する蓄積手段と、
   ユーザから操作を受付ける操作パネルと、
   ユーザのファイルの操作履歴を記録する記録手段と、
   前記蓄積手段に蓄積されたファイルへの前記操作パネルを介したアクセスを受付ける第１の受付手段と、
   前記蓄積手段に蓄積されたファイルへの通信による外部からのアクセスを受付ける第２の受付手段と、
   前記第１の受付手段によりファイルにアクセスがされるときに、前記記録手段により記録された前記ファイルの操作履歴を読出す読出手段と、
   前記読出手段により読出された操作履歴に基づいて、前記第２の受付手段によるアクセスを制限する制限手段とを備えた、ファイル管理装置。
6. 前記制限手段は、ユーザの過去のファイルの操作履歴から、操作頻度の高いファイルに対しては、前記第２の受付手段によるアクセスを制限する、請求項５に記載のファイル管理装置。
7. ファイルを蓄積する蓄積手段と、ユーザから操作を受付ける操作パネルと、装置の機能を制限するための機能制限情報をユーザごとに設定する設定手段とを備えたファイル管理装置の制御プログラムであって、
   前記蓄積手段に蓄積されたファイルへの前記操作パネルを介したアクセスを受付ける第１の受付ステップと、
   前記蓄積手段に蓄積されたファイルへの通信による外部からのアクセスを受付ける第２の受付ステップと、
   前記操作パネルのユーザを識別する識別ステップと、
   前記第１の受付ステップによりファイルがアクセスされるときに、前記識別ステップにより前記操作パネルのユーザを識別し、そのユーザに対応する機能制限情報を前記設定手段から読出す読出ステップと、
   前記読出ステップにより読出された機能制限情報に基づいて、前記第２の受付ステップによるアクセスを制限する制限ステップとを前記ファイル管理装置を制御するコンピュータに実行させる、ファイル管理装置の制御プログラム。
8. 前記読出ステップにて読出された機能制限情報が、ユーザにファイルの転送およびプリントを許可するものである場合には、前記外部からのアクセスによる編集を禁止し、前記読出ステップにより読出された機能制限情報が、ユーザにファイルの閲覧および移動を許可するものである場合には、前記外部からのアクセスによる編集を許可するステップを前記コンピュータにさらに実行させる、請求項７に記載のファイル管理装置の制御プログラム。
9. 複数のボックスを有し、複数のボックスに分けてファイルを蓄積する蓄積手段と、ユーザから操作を受付ける操作パネルとを備えたファイル管理装置の制御プログラムであって、
   前記蓄積手段に蓄積されたファイルへの前記操作パネルを介したアクセスを受付ける第１の受付ステップと、
   前記蓄積手段に蓄積されたファイルへの通信による外部からのアクセスを受付ける第２の受付ステップと、
   前記第１の受付ステップによりアクセスされるファイルが蓄積されているボックスを識
   別する識別ステップと、
   前記識別ステップによる識別に基づいて、前記第２の受付ステップによるアクセスを制限する制限ステップとを前記ファイル管理装置を制御するコンピュータに実行させる、ファイル管理装置の制御プログラム。
10. 前記識別ステップにより識別されたボックスが、前記操作パネルを操作しているユーザの個人ボックスの場合には、前記外部からのアクセスによるファイルの編集を禁止するステップを前記コンピュータにさらに実行させる、請求項９に記載のファイル管理装置の制御プログラム。
11. ファイルを蓄積する蓄積手段と、ユーザから操作を受付ける操作パネルと、ユーザのファイルの操作履歴を記録する記録手段とを備えたファイル管理装置の制御プログラムであって、
    前記蓄積手段に蓄積されたファイルへの前記操作パネルを介したアクセスを受付ける第１の受付ステップと、
    前記蓄積手段に蓄積されたファイルへの通信による外部からのアクセスを受付ける第２の受付ステップと、
    前記第１の受付ステップによりファイルにアクセスがされるときに、前記記録手段により記録された前記ファイルの操作履歴を読出す読出ステップと、
    前記読出ステップにより読出された操作履歴に基づいて、前記第２の受付ステップによるアクセスを制限する制限ステップとを前記ファイル管理装置を制御するコンピュータに実行させる、ファイル管理装置の制御プログラム。
12. 前記制限ステップは、ユーザの過去のファイルの操作履歴に基づいて、操作頻度の高いファイルに対して、前記外部からのアクセスを制限するステップを含む、請求項１１に記載のファイル管理装置の制御プログラム。

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