JP4335569B2

JP4335569B2 - Document management method and document management program

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Publication number: JP4335569B2
Application number: JP2003106701A
Authority: JP
Inventors: 一幸馬場; 信男斎藤; 敏則福田; 正美栗原; 洋服部; 清美外間; 千賀子赤間; 隆昭須崎
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2003-04-10
Filing date: 2003-04-10
Publication date: 2009-09-30
Anticipated expiration: 2023-04-10
Also published as: JP2004310682A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子文書の原本性を確保して保存する文書管理方法及び文書管理プログラムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
近年のコンピュータ技術及びネットワーク技術の進展に伴って、企業間等における文書の授受においても、電子文書が用いられるようになってきている。このような電子文書の授受を行う場合、送受信する電子文書について暗号化等を行うことにより改竄等を防止している。また、編集不可能であって、紙の同様な感覚で使用できることから、ＰＤＦ形式の電子文書の使用が広まってきている。さらに、企業間等で授受される電子文書においては、予め定めた定型のフォーマットを用いて作成する場合が多い。一方、電子文書を原本性を確保して保存するための原本性保証電子保存装置が開発されておいる。このような原本性保証電子保存装置として、例えば、保存する電子文書の属性情報を別に保存し、その属性情報をインデックスとして用いるものも開発されている（例えば、特許文献１参照。）。企業間等で授受される電子文書は、原本性を確保して保存することが望まれるため、このような原本性保証電子保存装置を用いて保存することが考えられる。この場合、授受される電子文書の原本性を確保して保存するためには、電子文書を取得してから原本性保証電子保存装置に保存するまでの間の改竄等を防ぐ必要がある。
【０００３】
【特許文献１】
特開２００１−５７２８号公報（第１２−１３頁）
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、原本性保証電子保存装置に電子文書を保存するための作業が必要である場合、保存するまでの間にその電子文書の改竄されるおそれがある。また、担当者が、その電子情報のインデックスとなるべき項目を特定して入力作業を行うのは煩雑であるばかりか、間違いも生じやすい。
【０００５】
本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであり、その目的は、取得した電子文書を原本性保証電子保存装置に保存するまでの間の電子文書の改竄等を防止できる文書管理方法及び文書管理プログラムを提供することにある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記問題点を解決するために、請求項１に記載の発明は、電子文書を記憶する原本記憶手段と、前記電子文書のインデックスを記憶するインデックス記憶手段とを備えた原本性保証電子保存手段と、これを管理する管理コンピュータとを備えた文書管理システムを用いて、原本性を確保して電子文書を管理する文書管理方法であって、前記管理コンピュータが、ＰＤＦ形式で表示される文書実体表示部、項目指定が記述されたＸＭＬ形式の第２の電子文書、添付文書である第３の電子文書とから構成され、電子署名が施されたＰＤＦ形式の第１の電子文書を取得し、前記第１の電子文書について電子署名のチェックを行い、前記第１の電子文書について改竄等がされていないことを確認した場合、前記第１の電子文書から、第２の電子文書と添付文書とを取り出す第１の段階と、前記第２の電子文書から所定の項目を抽出する第２の段階と、前記第２の電子文書から抽出した項目に基づいてインデックスを生成する第３の段階と、前記第１の電子文書、第２の電子文書、第３の電子文書について、装置暗号鍵により電子署名を施し、文書ＩＤを付与して前記原本記憶手段に記憶するとともに、前記インデックスを前記第１の電子文書、第２の電子文書、第３の電子文書のそれぞれを区別したファイル種別に関連付けて前記インデックス記憶手段に記憶する第４の段階とを実行することを要旨とする。
【００１３】
請求項８に記載の発明は、電子文書を記憶する原本記憶手段と、前記電子文書のインデックスを記憶するインデックス記憶手段とを備えた原本性保証電子保存手段と、これを管理する管理コンピュータとを備えた文書管理システムを用いて、原本性を確保して電子文書を管理するための文書管理プログラムであって、前記管理コンピュータを、ＰＤＦ形式で表示される文書実体表示部、項目指定が記述されたＸＭＬ形式の第２の電子文書、添付文書である第３の電子文書とから構成され、電子署名が施されたＰＤＦ形式の第１の電子文書を取得し、前記第１の電子文書について電子署名のチェックを行い、前記第１の電子文書について改竄等がされていないことを確認した場合、前記第１の電子文書から、第２の電子文書と添付文書とを取り出す第１の手段と、前記第２の電子文書から所定の項目を抽出する第２の手段と、前記第２の電子文書から抽出した項目に基づいてインデックスを生成する第３の手段と、前記第１の電子文書、第２の電子文書、第３の電子文書について、装置暗号鍵により電子署名を施し、文書ＩＤを付与して前記原本記憶手段に記憶するとともに、前記インデックスを前記第１の電子文書、第２の電子文書、第３の電子文書のそれぞれを区別したファイル種別に関連付けて前記インデックス記憶手段に記憶する第４の手段として機能させることを要旨とする。
【００２０】
（作用）
請求項１又は２に記載の発明によれば、編集不可能な形式の第１の電子文書から取り出した、項目指定が記述された第２の電子文書に基づいて、インデックスを生成できる。そして、第１の電子文書と、その第１の電子文書に関連付けたインデックスとを原本性保証電子保存手段に保存できる。従って、自動的に、インデックスを関連付けて第１の電子文書を原本性保証電子保存手段に保存でき、第１の電子文書をインデックスを用いた原本性保証電子保存手段に保存するまでの間の電子文書の改竄等を防止できる。
【００２１】
本発明によれば、第１の電子文書から変換された第２の電子文書と、その第２の電子文書に関連付けたインデックスとを原本性保証電子保存手段に保存できる。
【００２２】
本発明によれば、第２の電子文書と、任意の形式の第３の電子文書とを含んで構成される第１の電子文書から取り出した第２の電子文書に基づいて、インデックスを生成できる。
【００２３】
本発明によれば、第３の電子文書と、その第３の電子文書に関連付けたインデックスとを原本性保証電子保存手段に保存できる。
請求項５又は１２に記載の発明によれば、ＸＭＬ形式の電子文書の所定のタグで指定された項目を用いて、インデックスを生成できる。
【００２４】
本発明によれば、ＰＤＦ形式の電子文書を原本性を確保して保存できる。
本発明によれば、他のシステムとの間で送受信する電子文書を原本性を確保して保存できる。
【００２５】
【発明の実施の形態】
以下、本発明を具体化した一実施形態を図１〜図８に従って説明する。本実施形態では、送受信する電子文書を原本性を確保して管理する文書管理方法及び文書管理プログラムとして説明する。ここでは、企業間で電子文書の送受信を行う場合に、送信する電子文書、及び、受信した電子文書を、原本性を確保して保存する。
【００２６】
本実施形態では、図１に示すように、文書管理システム２０が、その文書管理システム２０について所定の文書交換サーバ４１を介してネットワーク４０に接続されている。そして、文書管理システム２０は、それぞれに所定の文書交換サーバ４１とネットワーク４０とを介して他の文書管理システム２０に接続されている。
【００２７】
文書交換サーバ４１は、他の文書管理システム２０から送信された電子文書を受信して保存する。そして、文書交換サーバ４１は、文書管理システム２０からのダウンロード要求に応じて、その文書管理システム２０宛の電子文書をその文書管理システム２０にダウンロードする。このため、文書交換サーバ４１は、図示しない制御手段（ＣＰＵ）、記憶手段（ＲＡＭ、ＲＯＭ、ハードディスク等）、通信手段等を備えている。
【００２８】
文書管理システム２０は、送受信文書管理サーバ２４、原本性保証電子保存手段としての原本性保証電子保存装置３０、パソコン３６及びプリンタ３８を備えており、これらがＬＡＮ３５で接続されている。
【００２９】
パソコン３６は、送受信文書管理サーバ２４を介して文書管理システム２０にアクセスする場合や、文書交換サーバ４１にアクセスして受信すべき電子文書のダウンロード要求を行う場合等に用いられる。このため、パソコン３６は、図示しない制御手段（ＣＰＵ）、記憶手段（ＲＡＭ、ＲＯＭ、ハードディスク等）、通信手段、表示手段、入力手段等を備えている。
【００３０】
また、パソコン３６には、ＩＣカード読み取り装置が接続されている。文書管理システム２０を有する企業においては、送信する電子文書に電子署名を施すためのＩＣカードが用意されている。この電子署名は、公開鍵基盤（Public Key Infrastructure ）による署名方式であって、このＩＣカードには秘密鍵が記憶されている。そして、職員の中から、企業における文書管理を総括する文書管理者、及び、各部署毎の文書管理担当者が予め定められており、これらの職員が、それぞれこのＩＣカードを有している。
【００３１】
プリンタ３８は、原本性保証電子保存装置３０に保存された電子文書を印刷する場合等に用いられる。このプリンタ３８は、カラープリンタであって、地紋印刷の機能を有し、原本性保証電子保存装置３０に保存された電子文書を印刷する場合には、地紋印刷を行うようになっている。
【００３２】
送受信文書管理サーバ２４は、ネットワーク４０を介して送受信する電子文書を原本性を確保して原本性保証電子保存装置３０に保存するための処理を行う。送受信文書管理サーバ２４は、管理コンピュータ２１を備えている。管理コンピュータ２１は、図示しない制御手段（ＣＰＵ）、記憶手段（ＲＡＭ、ＲＯＭ、ハードディスク等）、入出力手段、通信手段等を有する。この管理コンピュータ２１は、他の文書管理システム２０との間で送受信する電子文書を、原本性を確保して保存するための文書管理プログラムを実行する。これにより、管理コンピュータ２１は第１〜第４の手段等の各手段として機能する。
【００３３】
管理コンピュータ２１には、受発信履歴記憶部２２及び閲覧権データ記憶部２３が、それぞれ接続されている。
受発信履歴記憶部２２には、図２に示すように、他の文書管理システム２０への発信履歴２２１、他の文書管理システム２０からの受信履歴２２２、及び、パソコン３６への転送履歴２２３が記録されている。
【００３４】
発信履歴２２１は、他の文書管理システム２０に発信した電子文書毎に記録されている。本実施形態では、発信履歴２２１は、発信年月日・時刻、受信者及び文書番号に関するデータを含んで構成されている。この発信履歴２２１は、他の文書管理システム２０に宛てた電子文書を送信する場合に記録される。発信年月日・時刻データ領域には、送受信文書管理サーバ２４から電子文書を発信した年月日及び時刻に関するデータが記録される。受信者データ領域には、受信者を特定するための識別子に関するデータが記録される。文書番号データ領域には、発信した電子文書の文書番号に関するデータが記録される。
【００３５】
受信履歴２２２は、他の文書管理システム２０から文書交換サーバ４１を介して受信した電子文書毎に記録されている。本実施形態では、受信履歴２２２は、受信年月日・時刻、発信者及び文書番号に関するデータを含んで構成されている。この受信履歴２２２は、他の文書管理システム２０からの電子文書を文書交換サーバ４１を介して受信した場合に記録される。受信年月日・時刻データ領域には、送受信文書管理サーバ２４から電子文書を受信した年月日及び時刻に関するデータが記録される。発信者データ領域には、発信者を特定するための識別子に関するデータが記録される。文書番号データ領域には、受信した電子文書の文書番号に関するデータが記録される。
【００３６】
転送履歴２２３は、原本性保証電子保存装置３０からパソコン３６に転送した電子文書毎に記録されている。本実施形態では、転送履歴２２３は、転送年月日・時刻、転送先及び文書番号に関するデータを含んで構成されている。この転送履歴２２３は、原本性保証電子保存装置３０に保存されている電子文書をパソコン３６に転送した場合に記録される。転送年月日・時刻データ領域には、原本性保証電子保存装置３０からパソコン３６に電子文書を転送した年月日及び時刻に関するデータが記録される。転送先データ領域には、転送先のパソコンを使用している職員を特定するための識別子に関するデータが記録される。文書番号データ領域には、転送した電子文書の文書番号に関するデータが記録される。
【００３７】
閲覧権データ記憶部２３には、図３に示すように、閲覧権が設定された電子文書毎に閲覧権データ２３０が記録されている。本実施形態では、閲覧権データ２３０は、文書ＩＤ及び部署識別子に関するデータを含んで構成されている。この閲覧権データ２３０は、原本性保証電子保存装置３０に保存された電子文書について、部署毎に閲覧権を設定する場合に記録される。文書ＩＤデータ領域には、原本性保証電子保存装置３０に保存された電子文書について、原本性保証電子保存装置３０にて付与された文書ＩＤに関するデータが記録される。部署識別子データ領域には、その電子文書を閲覧する権限を与えられた部署を特定するための識別子に関するデータが記録される。なお、複数の部署について、閲覧権が設定された場合、この部署識別子データ領域に複数の部署識別子が記録される。
【００３８】
原本性保証電子保存装置３０は、電子文書の原本性を確保して保管するための諸機能を有している。この原本性保証電子保存装置３０は、原本記憶手段としての原本データ記憶部３１とインデックス記憶手段としてのインデックス記憶部３２とを備えている。そして、原本性保証電子保存装置３０は、原本性を確保して保管すべき電子文書に電子署名を施して、原本データ記憶部３１に記憶するとともに、その電子文書のインデックスをインデックス記憶部３２に記憶する。
【００３９】
原本データ記憶部３１には、図４に示すように、保存対象の文書データ毎に原本データ３１０が記憶されている。この原本データ記憶部３１には、文書管理システム２０が送受信するＰＤＦ形式の文書データ（ＰＤＦ文書）について、そのＰＤＦ文書と、そのＰＤＦ文書から取り出したＸＭＬ文書と各添付文書とが、それぞれ記憶されている。
【００４０】
本実施形態で送受信する編集不可能な形式の第１の電子文書としてのＰＤＦ文書は、ＸＭＬ形式の電子文書（ＸＭＬ文書）と、第３の電子文書としての各添付文書とを含んで構成されている。そして、このＰＤＦ文書の文書実体表示部（ＰＤＦ形式で表示される文書部分）は、ＸＭＬ文書をもとに整形された文書をＰＤＦ形式に変換記録したものとなっている。具体的には、ＰＤＦ形式の文書を表示すると、ＸＭＬ文書が変換されたＰＤＦ文書部分が表示されるとともに、そのＸＭＬ文書と各添付文書とがオブジェクト状に表示されるようになっている。このため、本実施形態で送受信するＰＤＦ文書からは、項目指定が記述された第２の電子文書としてのＸＭＬ文書と各添付文書とがそれぞれ取り出される。例えば、図８に示すように、ＰＤＦ形式に変換記録されるとともにオブジェクト状に表示されたＸＭＬ文書５０及び添付文書５１ａ，５１ｂとを含んで構成されるＰＤＦ文書５５からは、ＸＭＬ文書５０と添付文書５１ａ，５１ｂとが取り出される。そして、ＰＤＦ文書５５、ＸＭＬ文書５０及び添付文書５１ａ，５１ｂが原本データ３１０として記憶される。
【００４１】
本実施形態では、原本データ３１０は、文書ＩＤ、及び、電子署名が施された電子文書に関するデータを含んで構成されている。この原本データ３１０は、文書管理システム２０が他の文書管理システム２０と電子文書の送受信を行う場合に記憶される。文書ＩＤデータ領域には、原本性を確保して保存する電子文書を識別するための識別子に関するデータが記録される。電子署名が施された電子文書データ領域には、電子文書と電子署名とからなる、電子署名が施された電子文書に関するデータが記録される。
【００４２】
インデックス記憶部３２には、図５に示すように、原本データ３１０毎にインデックス情報３２０が記憶されている。本実施形態では、インデックス情報３２０は、文書ＩＤ、ファイル種別、文書番号、作成日、作成者所属、作成者名、文書種類及び件名を含んで構成されている。そして、この原本データ３１０は、文書管理システム２０が他の文書管理システム２０と電子文書の送受信を行う場合に、原本データ記憶部３１に記憶する原本データ３１０に対応して、それぞれ記憶される。文書ＩＤデータ領域には、原本性を確保して保存する電子文書を識別するための識別子に関するデータが記録される。ファイル種別データ領域には、「ＰＤＦ文書」、「ＸＭＬ文書」、「添付文書」の区別に関するデータが記録される。文書番号データ領域には、ＰＤＦ文書を特定するための識別子に関するデータが記録される。なお、ＸＭＬ文書及び添付文書についても、ＰＤＦ文書と同様の文書番号が記録される。作成日データ領域には、電子文書の作成日に関するデータが記録される。作成者所属データ領域には、電子文書の作成者の所属に関するデータが記録される。作成者名データ領域には、電子文書の作成者名に関するデータが記録される。文書種類データ領域には、電子文書の文書種類に関するデータが記録される。件名データ領域には、送受信するＰＤＦ文書の件名に関するデータが記録される。この作成日、作成者所属、作成者名、文書種類及び件名は、ＸＭＬ文書において、所定のタグによりそれぞれ指定されたデータに基づいて記録される。
【００４３】
また、原本性保証電子保存装置３０は、独自に、公開鍵基盤による秘密鍵（装置暗号鍵）、公開鍵（装置復号鍵）及び公開鍵証明書を発行する機能を有している。そして、原本性保証電子保存装置３０は、発行した装置暗号鍵、装置復号鍵、公開鍵証明書をそれぞれ記憶する装置暗号鍵記憶手段、装置復号鍵記憶手段及び証明書記憶手段を備えている。装置暗号鍵は、電子署名の計算等に用いる。装置復号鍵は、電子署名の検証等に用いる。さらに、原本性保証電子保存装置３０は、原本データ３１０へのアクセス履歴を記憶するアクセス履歴記録手段を備えている。
【００４４】
上記のように構成されたシステムを用いて、文書管理システム２０が他の文書管理システム２０との間で送受信する電子文書を管理する場合の手順を説明する。以下、受信文書管理処理、送信文書管理処理、及び、原本性保証電子保存装置３０に保存した電子文書の利用管理処理に分けて説明する。
【００４５】
（受信文書管理処理）
まず、受信文書を管理する場合の処理手順を図６を用いて説明する。受信文書を文書交換サーバ４１からダウンロードする場合、まず、文書管理者が、ＩＤ及びパスワードを入力してパソコン３６から文書交換サーバ４１にアクセスし、受信文書の一覧表示要求を入力する。パソコン３６は、これに応じて、受信文書の一覧表示要求を文書交換サーバ４１に送信する（ステップＳ１−１）。これを受信した文書交換サーバ４１は、文書管理者のＩＤ及びパスワードにより、文書管理者の認証を行い、認証された場合、文書管理者のＩＤにより、その文書管理システム２０宛の電子文書を特定する。そして、文書交換サーバ４１は、その電子文書の一覧情報を、要求を行ったパソコン３６に送信する（ステップＳ１−２）。これを受信したパソコン３６には、受信文書の一覧が表示される。文書管理者は、これを確認して受信してよい文書を選択してダウンロード要求を行う。これに応じて、パソコン３６は、ダウンロード対象の電子文書を指定してダウンロード要求を文書交換サーバ４１に送信する（ステップＳ１−３）。
【００４６】
ダウンロード要求を受信した文書交換サーバ４１は、選択された文書データを、その文書管理システム２０の送受信文書管理サーバ２４にダウンロードする（ステップＳ１−４）。送受信文書管理サーバ２４の管理コンピュータ２１は、受信した文書データ（ＰＤＦ文書）を所定の記憶部（図示せず）に記憶する（ステップＳ１−５）。そして、管理コンピュータ２１は、受信年月日及び時刻を取得し、その受信年月日・時刻と、受信した文書データの発信先及び文書番号とを設定した受信履歴２２２を受発信履歴記憶部２２に記録する（ステップＳ１−６）。
【００４７】
そして、管理コンピュータ２１は、受信した文書データについて電子署名のチェックを行い、受信した文書データについて改竄等がされていないことを確認する（ステップＳ１−７）。ここで、受信した文書データについて改竄等が認められた場合、その文書データについては、以下の処理を行わず、エラーとして処理する。次に、管理コンピュータ２１は、受信した文書データについて、形式のチェックを行う（ステップＳ１−８）。具体的には、受信した文書データに所定のＸＭＬ文書が含まれることをチェックする。そして、管理コンピュータ２１は、受信した文書データに所定のＸＭＬ文書が含まれていない場合には、その文書データについては、以下の処理を行わず、エラーとして処理する。そして、管理コンピュータ２１は、受信した文書データ（ＰＤＦ文書）からＸＭＬ文書と各添付文書とを取り出す（ステップＳ１−９）。
【００４８】
そして、管理コンピュータ２１は、ＸＭＬ文書に基づいてインデックスを生成する（ステップＳ１−１０）。具体的には、まず、管理コンピュータ２１は、ＸＭＬ文書の所定のタグで囲まれた項目を、インデックスとして使用するために抽出する。なお、本実施形態では、文書管理システム２０間で送受信するＰＤＦ文書は、オブジェクト状に表示されたＸＭＬ文書と必要な場合に付加された各添付文書とを含んで構成されている。このＰＤＦ文書の文書実体表示部は、ＸＭＬ文書をもとに整形された文書をＰＤＦ形式に変換記録したものとなっている。そして、ＸＭＬ文書は、所定のフォーマットにより入力された項目に基づいて、所定のフォーマットで作成されている。このため、ＰＤＦ文書に含まれるＸＭＬ文書からは、所定の項目が抽出できる。具体的には、管理コンピュータ２１は、ＸＭＬ文書から、文書番号、作成日、作成者所属、作成者氏名、文書種類及び件名をインデックスと使用するために抽出する。そして、管理コンピュータ２１は、インデックス情報３２０のうち文書ＩＤを除く各項目を設定したインデックスデータを、ＰＤＦ文書、ＸＭＬ文書及び各添付文書のそれぞれについて生成する。なお、ファイル種別としては、ＰＤＦ文書、ＸＭＬ文書又は添付文書の別をそれぞれ設定する。
【００４９】
そして、管理コンピュータ２１は、原本性保証電子保存装置３０に、インデックス情報３２０と電子署名を施した原本データ３１０とを記憶させる（ステップＳ１−１１）。具体的には、管理コンピュータ２１は、生成したインデックスデータとともに、文書データ（ＰＤＦ文書、ＸＭＬ文書及び各添付文書）を原本性保証電子保存装置３０に渡す。原本性保証電子保存装置３０は、各文書データについて、それぞれ文書ＩＤを付与する。そして、原本性保証電子保存装置３０は、これらの文書データに電子署名を施す。具体的には、原本性保証電子保存装置３０は、各文書データについて、ハッシュ値を計算し、各文書データについて発行した装置暗号鍵によりそのハッシュ値を暗号化することにより、各文書データに電子署名を施す。そして、原本性保証電子保存装置３０は、文書ＩＤが付与された各文書データについて、その文書データと電子署名とから構成される電子署名が施された電子文書を原本データ３１０として原本データ記憶部３１に記憶する。
【００５０】
さらに、原本性保証電子保存装置３０は、文書データとともに渡されたインデックスデータに基づいて、各原本データ３１０に対応するインデックス情報３２０をインデックス記憶部３２に記憶する。なお、このインデックス情報３２０にも電子署名を施す。原本性保証電子保存装置３０は、渡された文書データを正常に原本性保証電子保存装置３０に保存すると、文書番号と文書ＩＤとを特定して処理終了を送受信文書管理サーバ２４に通知する。
【００５１】
処理終了の通知を受けた送受信文書管理サーバ２４の管理コンピュータ２１は、原本性保証電子保存装置３０での保存が完了した電子文書の文書番号を指定して受領通知を文書交換サーバ４１に送信する（ステップＳ１−１２）。受領通知を受信した文書交換サーバ４１は、受領通知において指定された文書番号の受領済の文書データを削除する（ステップＳ１−１３）。
【００５２】
一方、管理コンピュータ２１は、原本性保証電子保存装置３０に保存した文書データについて閲覧権を設定する（ステップＳ１−１４）。具体的には、管理コンピュータ２１は、インデックス情報３２０の文書種類に基づいて、その文書を処理すべき部署の部署識別子を特定する。そして、管理コンピュータ２１は、原本性保証電子保存装置３０から通知された文書ＩＤと特定された部署識別子を設定した閲覧権データ２３０を閲覧権データ記憶部２３に記録する。
【００５３】
（送信文書管理処理）
次に、送信文書を管理する場合の処理手順を図７を用いて説明する。本実施形態では、他の文書管理システム２０に、ＸＭＬ文書と各添付文書とを含んで構成されるＰＤＦ文書を送信する。このＰＤＦ文書の文書実体表示部は、ＸＭＬ文書をもとに整形された文書をＰＤＦ形式に変換記録したものとなっている。つまり、文書データを他の文書管理システム２０に送信する場合、その文書データをＰＤＦ形式の文書データに変換して、その文書データを送信する。具体的には、以下の処理を行う。まず、他の文書管理システム２０に送信する文書を作成する職員は、パソコン３６において、所定のソフトウェアを用いて、所定のフォーマットにより必要な項目を入力し、送信する文書を作成する。パソコン３６は、そのソフトウェアにより、所定のフォーマットでＸＭＬ文書を生成する。さらに、職員は、添付する文書がある場合は、その文書データ（添付文書）を特定する。そして、パソコン３６は、生成したＸＭＬ文書をもとに整形した文書をＰＤＦ形式に変換してＰＤＦ文書の文書実体表示部を生成する。そして、パソコン３６は、この文書実体表示部を含むとともにＸＭＬ文書と各添付文書とを含んで構成されるＰＤＦ文書を生成する。
【００５４】
そして、送信する文書の作成を行った職員は、電子署名のためのＩＣカードを有している文書管理者又は文書管理担当者に文書の送信を依頼する。依頼を受けた文書管理者又は文書管理担当者は、文書を確認して、電子署名のためのＩＣカードをパソコン３６のＩＣカード読み取り装置に読み取らせて所定の操作を行う。これにより、ＩＣカードに記憶された秘密鍵により電子署名が施される。そして、電子署名を施した文書管理者又は文書管理担当者は、パソコン３６において送信要求を入力する。これに応じて、パソコン３６は、そのＰＤＦ文書を送受信文書管理サーバ２４に送信する。
【００５５】
文書管理システム２０の管理コンピュータ２１は、これを受信することにより、所定のフォーマットで作成されたＸＭＬ文書と、任意の形式の各添付文書とを含んで構成される文書データ（ＰＤＦ文書）を受け付ける（ステップＳ２−１）。そして、管理コンピュータ２１は、このＰＤＦ文書を所定の記憶部（図示せず）に記憶する（ステップＳ２−２）。
【００５６】
そして、管理コンピュータ２１は、受け付けたＰＤＦ文書からＸＭＬ文書と各添付文書とを取り出す（ステップＳ２−３）。そして、管理コンピュータ２１は、ＸＭＬ文書に基づいてインデックスを生成する（ステップＳ２−４）。そして、管理コンピュータ２１は、原本性保証電子保存装置３０に、インデックス情報３２０と電子署名を施した原本データ３１０とを記憶させる（ステップＳ２−５）。具体的には、管理コンピュータ２１は、生成したインデックスデータをそれぞれ付加した文書データ（ＰＤＦ文書、ＸＭＬ文書及び各添付文書）を原本性保証電子保存装置３０に渡す。原本性保証電子保存装置３０は、各文書データについて、それぞれ文書ＩＤを付与する。そして、原本性保証電子保存装置３０は、これらの文書データに電子署名を施した原本データ３１０を原本データ記憶部３１に記憶し、各原本データ３１０についてそれぞれインデックス情報３２０をインデックス記憶部３２に記憶する。原本性保証電子保存装置３０は、渡された文書データを正常に原本性保証電子保存装置３０に保存すると、文書番号と文書ＩＤとを特定して処理終了を送受信文書管理サーバ２４に通知する。
【００５７】
処理終了の通知を受けた送受信文書管理サーバ２４の管理コンピュータ２１は、電子署名が施されたＰＤＦ文書を他の文書管理システム２０に対して送信する（ステップＳ２−６）。そして、管理コンピュータ２１は、取得した発信年月日・時刻、発信した文書データについての受信者及び文書番号を設定した発信履歴２２１を受発信履歴記憶部２２に記録する（ステップＳ２−７）。
【００５８】
（電子文書の利用管理処理）
次に、原本性保証電子保存装置３０に保存した電子文書の利用管理処理について説明する。
【００５９】
原本性保証電子保存装置３０に保存した電子文書の閲覧権は、前述のように、受信文書管理処理においてインデックス情報３２０の文書種類に基づいて設定されるが、さらに、文書管理者が設定入力を行えるようになっている。具体的には、文書管理者は、ＩＤ及びパスワードを入力して管理コンピュータ２１にアクセスし、閲覧権の設定画面の表示要求を行う。管理コンピュータ２１は、入力されたＩＤ及びパスワードと予め認証情報記憶部（図示せず）に記憶されたＩＤ及びパスワードにより文書管理者の認証を行い、閲覧権設定画面を表示要求を行ったパソコン３６に表示させる。この閲覧権設定画面には、インデックス情報３２０に基づいて、文書ＩＤ、文書番号、作成日、作成者所属、作成者名、文書種類及び件名が一覧表示される。そして、この閲覧権設定画面においては、原本性保証電子保存装置３０に保存された電子文書の選択と、閲覧権を設定する部署の選択とを行えるようになっている。さらに、この閲覧権設定画面には、コメント入力欄が設けられており、必要な場合には、文書管理者はコメントの入力を行う。ここで、電子文書と部署とが選択され、コメントが入力されて閲覧権の設定要求の入力が行われると、パソコン３６は、文書ＩＤ、部署識別子及びコメントを管理コンピュータ２１に送信する。これを受信した管理コンピュータ２１は、受信した文書ＩＤ及び部署識別子を設定した閲覧権データ２３０を閲覧権データ記憶部２３に記憶する。さらに、管理コンピュータ２１は、文書ＩＤとコメントとを所定の記憶部（図示せず）に記録する。
【００６０】
一方、各部署の文書管理担当者は、パソコン３６においてＩＤ及びパスワードを入力して文書管理システム２０にアクセスして電子文書の一覧の表示要求を行う。文書管理システム２０の管理コンピュータ２１は、ＩＤ及びパスワードにより文書管理担当者を認証する。そして、その文書管理担当者の所属する部署の部署識別子により、閲覧権データ記憶部２３を検索し、閲覧権が設定されている電子文書を特定する。そして、その文書管理担当者の所属する部署について閲覧権が設定された電子文書の一覧を、パソコン３６に表示させる。具体的には、閲覧権が設定された電子文書について、インデックス情報３２０に基づいてファイル種別、文書番号、作成日、作成者所属、作成者名、文書種類及び件名の一覧を表示させる。さらに、管理コンピュータ２１は、コメントが記録されている場合には、その一覧において、各文書に対応させてコメントを表示させる。
【００６１】
次に、原本データ３１０に基づいて印刷を行う場合、原本データ３１０の複製を取り出す場合、及び、その複製を原本データ３１０と照合する場合について説明する。これらの場合、職員は、パソコン３６において、インデックス情報３２０に基づいて表示される一覧表示の中から電子文書を特定して各種処理の要求を行う。具体的には、管理コンピュータ２１は、要求を行った職員の部署識別子により閲覧権データ記憶部２３を検索して文書ＩＤを抽出することにより、閲覧権が設定されている電子文書を特定する。そして、管理コンピュータ２１は、その文書ＩＤによりインデックス記憶部３２からインデックス情報３２０を抽出し、そのインデックス情報３２０に基づいて、一覧画面をパソコン３６に表示させる。職員は、一覧表示された文書の中から、文書を特定して各種要求を行うことができる。
【００６２】
まず、原本データ３１０に基づいて印刷を行う場合について説明する。パソコン３６において、一覧表示された文書の中から印刷する電子文書を特定して印刷要求を行うと、送受信文書管理サーバ２４は、その電子文書の文書ＩＤを指定して原本性保証電子保存装置３０に印刷要求を送信する。これにより、原本性保証電子保存装置３０は、所定のプリンタ３８において、原本データの印刷を行わせるとともに、印刷日時及び要求を行った職員のＩＤを所定の記憶部（図示せず）に記録する。一方、送受信した電子文書の表示画面及び一覧表示画面においては、印刷済か否かを表示する欄が設けられており、管理コンピュータ２１は、印刷済か否かを印刷日時の記録に基づいて表示する。
【００６３】
なお、原本データ３１０に基づいて印刷を行う場合、送受信対象の文書である旨、印刷年月日・時刻、及び、印刷要求を行った職員の部署及び氏名が印刷されるようになっている。また、原本データ３１０に基づいて印刷を行う場合、複写した場合に、印刷文書に埋め込んだ地紋が浮かび上がるようにした地紋印刷が行われるようになっている。
【００６４】
次に、原本性保証電子保存装置３０に保存された原本データ３１０の複製を取り出す場合、及び、その複製を原本データ３１０と照合する場合について説明する。原本データ３１０の複製を取り出す場合、ＰＤＦ文書、ＸＭＬ文書及び各添付文書をそれぞれ取り出すことができるようになっている。そして、このようにして取り出してパソコン３６に保存された複製データについて、原本性保証電子保存装置３０に保存された原本データと照合できるようになっている。つまり、原本データの複製を謄本として取り出すことができるとともに、その謄本が改竄されていないかどうかをチェックすることができる。具体的には、パソコン３６において、原本となる原本データ３１０を指定するとともに、原本照合を希望する複製データを指定して原本照合を要求する。原本照合の要求が行われると、管理コンピュータ２１は、パソコン３６から受信した複製データと原本性保証電子保存装置３０の原本データ３１０とを照合する。なお、原本照合の要求は、文書管理者及び文書管理担当者のみ行えることとなっており、管理コンピュータ２１は、入力されたＩＤ及びパスワードにより認証を行う。このため、その他の職員は、原本照合を希望する複製データを指定して、文書管理者又は文書管理担当者に原本照合を依頼する。
【００６５】
以上、本実施形態によれば、以下に示す効果を得ることができる。
・上記実施形態では、文書管理システム２０は、電子文書を原本として記憶する原本データ記憶部３１と、電子文書のインデックスを記憶するインデックス記憶部３２とを備えた原本性保証電子保存装置３０を備えている。そして、管理コンピュータ２１は、ＰＤＦ文書からＸＭＬ文書と各添付文書とを取り出す。そして、そのＸＭＬ文書から、所定の項目を抽出し、その抽出した項目に基づいて、ＰＤＦ文書のインデックスを生成する。そして、ＰＤＦ文書を原本データ記憶部３１に記憶し、ＰＤＦ文書のインデックスをインデックス記憶部３２に記憶する。このため、ＰＤＦ文書を変換したＸＭＬ文書に基づいて、ＰＤＦ文書のインデックスを生成し、ＰＤＦ文書と、そのＰＤＦ文書のインデックスとを原本性保証電子保存装置３０に保存できる。従って、他の文書管理システム２０との間で送受信するＰＤＦ文書を取得してから原本性保証電子保存装置３０に保存するまでの間の電子文書の改竄等を防止できる。
【００６６】
・上記実施形態では、ＸＭＬ文書から抽出した項目に基づいてそのＸＭＬ文書のインデックスを生成する。そして、そのＸＭＬ文書を原本データ記憶部３１に記憶し、そのＸＭＬ文書のインデックスをインデックス記憶部３２に記憶する。このため、ＸＭＬ文書と、そのＸＭＬ文書のインデックスとを原本性保証電子保存装置３０に保存できる。
【００６７】
・上記実施形態では、ＰＤＦ文書は、ＸＭＬ文書と任意の形式の添付文書とを含んで構成される。そして、管理コンピュータは、このＰＤＦ文書からＸＭＬ文書と添付文書とを取り出す。このため、添付文書が付されている場合でも、ＰＤＦ文書からＸＭＬ文書を取り出して、このＸＭＬ文書に基づいて、インデックスを生成できる。
【００６８】
・上記実施形態では、ＸＭＬ文書から抽出した項目に基づいて添付文書のインデックスを生成する。そして、添付文書を原本データ記憶部３１に記憶し、その添付文書のインデックスをインデックス記憶部３２に記憶する。このため、添付文書と、その添付文書のインデックスとを原本性保証電子保存装置３０に保存できる。
【００６９】
・上記実施形態では、文書管理システム２０が他の文書管理システム２０と送受信する電子文書は、ＸＭＬ文書と任意の形式の添付文書とを含んで構成されるＰＤＦ文書である。そして、文書管理システム２０は、そのＰＤＦ文書からＸＭＬ文書と添付文書とを取り出し、ＸＭＬ文書を用いてインデックスを作成して、原本性保証電子保存装置３０に保存するための処理を行う。このため、他の文書管理システム２０と送受信する電子文書を原本性を確保して保存できる。
【００７０】
なお、上記実施形態は、以下の態様に変更してもよい。
・上記実施形態では、ＰＤＦ文書からＸＭＬ文書と各添付文書とを取り出し、ＸＭＬ文書に基づいてインデックスを生成した。ＰＤＦ文書から取り出されてインデックスの作成に使用される電子文書は、項目指定が記述されていて設定されている項目を判断できるものであれば、他の形式の電子文書であってもよい。
【００７１】
・上記実施形態では、他の文書管理システム２０と送受信する電子文書は、ＰＤＦ文書とした。他の文書管理システム２０と送受信する電子文書は、編集不可能な形式の電子文書であれば、他の形式の電子文書であってもよい。
【００７２】
・上記実施形態では、文書管理者のパソコン３６からの受信文書のダウンロード要求を受けて、文書交換サーバ４１は、送受信文書管理サーバ２４に直接文書データをダウンロードした。これに代えて、ダウンロード要求を行ったパソコン３６に文書データをダウンロードした後に、送受信文書管理サーバ２４に転送してもよい。この場合、パソコン３６から送受信文書管理サーバ２４へのダウンロードした文書データの転送は、自動的に行われるようにしてもよい。
【００７３】
・上記実施形態では、文書管理者がパソコン３６により文書交換サーバ４１にアクセスし、受信文書を選択してダウンロード要求を行った。これに代えて、文書交換サーバ４１から自動的に受信文書をダウンロードするとともに、所定のチェックをした後に、保管対象となる受信文書を送受信文書管理サーバ２４に入力するようにしてもよい。このようにすることで、文書管理者の作業を簡略化できる。
【００７４】
・上記実施形態では、文書データを送信する場合、原本性保証電子保存装置３０への文書データの保存を行った後に、送信対象の文書データを文書交換サーバ４１に送信した。これに代えて、他の文書管理システム２０に送信するために、文書交換サーバ４１に記憶されている文書データをダウンロードして、その文書データに基づいて、ＰＤＦ文書、ＸＭＬ文書及び各添付文書を原本性保証電子保存装置３０に保存してもよい。
【００７５】
・上記実施形態では、他の文書管理システム２０と送受信する電子文書について本発明を具体化したが、本発明は、これに限られるものではない。例えば、同じシステム内で使用される電子文書について、本発明を具体化してもよい。
【００７６】
【発明の効果】
以上詳述したように、本発明によれば、取得した電子文書を原本性保証電子保存装置に保存するまでの間の電子文書の改竄等を防止できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態のシステム概略図。
【図２】受発信履歴記憶部に記憶されたデータの説明図。
【図３】閲覧権データ記憶部に記憶されたデータの説明図。
【図４】原本データ記憶部に記憶されたデータの説明図。
【図５】インデックス記憶部に記憶されたデータの説明図。
【図６】本発明の一実施形態の処理手順の説明図。
【図７】本発明の一実施形態の処理手順の説明図。
【図８】原本データ記憶部に記憶するデータを説明するための説明図。
【符号の説明】
２１…管理コンピュータ、３０…原本性保証電子保存手段としての原本性保証電子保存装置、３１…原本記憶手段としての原本データ記憶部、３２…インデックス記憶手段としてのインデックス記憶部。[0001]
BACKGROUND OF THE INVENTION
The present invention relates to a document management method and a document management program for ensuring and storing the originality of an electronic document.
[0002]
[Prior art]
With recent advances in computer technology and network technology, electronic documents are also being used in exchange of documents between companies and the like. When such electronic documents are exchanged, tampering or the like is prevented by encrypting the electronic documents to be transmitted and received. In addition, since it is not editable and can be used in the same way as paper, the use of PDF-format electronic documents has become widespread. Furthermore, electronic documents exchanged between companies are often created using a predetermined format. On the other hand, an originality-guaranteed electronic storage device has been developed for storing an electronic document while ensuring the originality. As such an originality assurance electronic storage device, for example, an apparatus that separately stores attribute information of an electronic document to be stored and uses the attribute information as an index has been developed (see, for example, Patent Document 1). Electronic documents exchanged between companies and the like are desired to be preserved while ensuring the originality. Therefore, it is conceivable to preserve them using such an originality-guaranteed electronic storage device. In this case, in order to ensure and preserve the originality of the electronic document to be exchanged, it is necessary to prevent falsification and the like from when the electronic document is acquired until it is stored in the originality assurance electronic storage device.
[0003]
[Patent Document 1]
Japanese Patent Laying-Open No. 2001-5728 (pages 12-13)
[0004]
[Problems to be solved by the invention]
However, when an operation for storing an electronic document in the originality assurance electronic storage device is necessary, there is a risk that the electronic document may be falsified before the electronic document is stored. In addition, it is not only complicated for a person in charge to specify an item to be an index of the electronic information and perform an input operation, but mistakes are likely to occur.
[0005]
The present invention has been made to solve the above-described problems, and its purpose is document management that can prevent falsification of an electronic document until the acquired electronic document is stored in an originality assurance electronic storage device. To provide a method and a document management program.
[0006]
[Means for Solving the Problems]
In order to solve the above problems, the invention described in claim 1 is characterized in that an originality guaranteeing electronic storage means comprising an original storage means for storing an electronic document and an index storage means for storing an index of the electronic document; , A document management method for managing an electronic document while ensuring originality using a document management system including a management computer for managing the management computer, wherein the management computer includes: A PDF having a document entity display portion displayed in PDF format, a second electronic document in XML format in which item designation is described, and a third electronic document as an attached document, and having an electronic signature First electronic document in the form If the electronic signature is checked for the first electronic document, and it is confirmed that the first electronic document has not been tampered with, the first electronic document To the second electronic document And attachments A second step of extracting a predetermined item from the second electronic document, a third step of generating an index based on the item extracted from the second electronic document, Said first electronic document The second electronic document and the third electronic document are digitally signed with the device encryption key, and the document ID is assigned. And storing the original in the original storage means and the index The first electronic document, the second electronic document, and the third electronic document are classified into different file types. And a fourth step of associating and storing in the index storage means Execute This is the gist.
[0013]
According to an eighth aspect of the present invention, there is provided an originality assurance electronic storage unit including an original storage unit that stores an electronic document, an index storage unit that stores an index of the electronic document, and a management computer that manages the original document. A document management program for managing an electronic document while ensuring originality using a document management system provided with the management computer, A PDF having a document entity display portion displayed in PDF format, a second electronic document in XML format in which item designation is described, and a third electronic document as an attached document, and having an electronic signature First electronic document in the form If the electronic signature is checked for the first electronic document, and it is confirmed that the first electronic document has not been tampered with, the first electronic document To the second electronic document And attachments A second means for extracting a predetermined item from the second electronic document, a third means for generating an index based on the item extracted from the second electronic document, Said first electronic document The second electronic document and the third electronic document are digitally signed with the device encryption key, and the document ID is assigned. And storing the original in the original storage means and the index The first electronic document, the second electronic document, and the third electronic document are classified into different file types. The gist of the present invention is to function as a fourth means for associating and storing in the index storage means.
[0020]
(Function)
Claim 1 or 2 According to the invention described in the above, it is possible to generate an index based on the second electronic document in which the item designation is described, taken out from the first electronic document in an uneditable format. Then, the first electronic document and the index associated with the first electronic document can be stored in the originality assurance electronic storage unit. Accordingly, the first electronic document can be automatically stored in the originality assurance electronic storage unit by associating the index, and the electronic data until the first electronic document is stored in the originality assurance electronic storage unit using the index. Tampering of documents can be prevented.
[0021]
Book According to the invention, the second electronic document converted from the first electronic document and the index associated with the second electronic document can be stored in the originality assurance electronic storage unit.
[0022]
Book According to the invention, the index can be generated based on the second electronic document extracted from the first electronic document configured to include the second electronic document and the third electronic document of an arbitrary format.
[0023]
Book According to the invention, the third electronic document and the index associated with the third electronic document can be stored in the originality assurance electronic storage unit.
According to the invention described in claim 5 or 12, an index can be generated using an item specified by a predetermined tag of an XML-format electronic document.
[0024]
Book According to the invention, an electronic document in PDF format can be preserved while ensuring originality.
Book According to the invention, an electronic document to be transmitted / received to / from another system can be stored with the originality secured.
[0025]
DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
Hereinafter, an embodiment embodying the present invention will be described with reference to FIGS. In the present embodiment, a description will be given of a document management method and a document management program for managing an electronic document to be transmitted and received while ensuring originality. Here, when electronic documents are transmitted and received between companies, the electronic document to be transmitted and the received electronic document are stored with the originality secured.
[0026]
In the present embodiment, as shown in FIG. 1, the document management system 20 is connected to a network 40 via a predetermined document exchange server 41 for the document management system 20. The document management system 20 is connected to another document management system 20 via a predetermined document exchange server 41 and a network 40, respectively.
[0027]
The document exchange server 41 receives and stores an electronic document transmitted from another document management system 20. Then, the document exchange server 41 downloads an electronic document addressed to the document management system 20 to the document management system 20 in response to a download request from the document management system 20. For this reason, the document exchange server 41 includes a control unit (CPU), a storage unit (RAM, ROM, hard disk, etc.), a communication unit, etc. (not shown).
[0028]
The document management system 20 includes a transmission / reception document management server 24, an originality assurance electronic storage device 30 as originality assurance electronic storage means, a personal computer 36, and a printer 38, which are connected via a LAN 35.
[0029]
The personal computer 36 is used when accessing the document management system 20 via the transmission / reception document management server 24, or when accessing the document exchange server 41 and making a download request for an electronic document to be received. For this reason, the personal computer 36 includes a control means (CPU), storage means (RAM, ROM, hard disk, etc.), communication means, display means, input means, etc. (not shown).
[0030]
The personal computer 36 is connected to an IC card reader. In a company having the document management system 20, an IC card is provided for applying an electronic signature to an electronic document to be transmitted. This electronic signature is a signature method based on a public key infrastructure, and a secret key is stored in this IC card. Among the staff members, a document manager who generalizes document management in the company and a document manager in charge of each department are determined in advance, and each of these staff members has the IC card.
[0031]
The printer 38 is used when printing an electronic document stored in the originality assurance electronic storage device 30. The printer 38 is a color printer and has a copy-forgery-inhibited pattern printing function. When printing an electronic document stored in the originality assurance electronic storage device 30, the printer 38 performs copy-forgery-inhibited pattern printing.
[0032]
The transmission / reception document management server 24 performs processing for ensuring the originality of an electronic document transmitted / received via the network 40 and storing it in the originality assurance electronic storage device 30. The transmission / reception document management server 24 includes a management computer 21. The management computer 21 includes control means (CPU), storage means (RAM, ROM, hard disk, etc.), input / output means, communication means, etc. (not shown). The management computer 21 executes a document management program for storing an electronic document transmitted / received to / from another document management system 20 while ensuring originality. Thereby, the management computer 21 functions as each means such as the first to fourth means.
[0033]
The management computer 21 is connected to a transmission / reception history storage unit 22 and a browsing right data storage unit 23.
As shown in FIG. 2, the reception / transmission history storage unit 22 includes a transmission history 221 to another document management system 20, a reception history 222 from another document management system 20, and a transfer history 223 to the personal computer 36. It is recorded.
[0034]
The transmission history 221 is recorded for each electronic document transmitted to the other document management system 20. In the present embodiment, the transmission history 221 includes data related to the transmission date / time, the recipient, and the document number. The transmission history 221 is recorded when an electronic document addressed to another document management system 20 is transmitted. In the transmission date / time data area, data on the date and time when the electronic document is transmitted from the transmission / reception document management server 24 is recorded. In the receiver data area, data relating to an identifier for identifying the receiver is recorded. Data relating to the document number of the transmitted electronic document is recorded in the document number data area.
[0035]
The reception history 222 is recorded for each electronic document received from the other document management system 20 via the document exchange server 41. In the present embodiment, the reception history 222 includes data related to the reception date / time, sender, and document number. The reception history 222 is recorded when an electronic document from another document management system 20 is received via the document exchange server 41. In the reception date / time data area, data related to the date and time when the electronic document is received from the transmission / reception document management server 24 is recorded. In the sender data area, data relating to an identifier for identifying the sender is recorded. Data relating to the document number of the received electronic document is recorded in the document number data area.
[0036]
The transfer history 223 is recorded for each electronic document transferred from the originality assurance electronic storage device 30 to the personal computer 36. In the present embodiment, the transfer history 223 includes data related to the transfer date / time, transfer destination, and document number. This transfer history 223 is recorded when an electronic document stored in the originality assurance electronic storage device 30 is transferred to the personal computer 36. In the transfer date / time data area, data related to the date and time when the electronic document is transferred from the originality assurance electronic storage device 30 to the personal computer 36 is recorded. In the transfer destination data area, data relating to an identifier for identifying a staff member using the transfer destination personal computer is recorded. Data relating to the document number of the transferred electronic document is recorded in the document number data area.
[0037]
In the browsing right data storage unit 23, as shown in FIG. 3, browsing right data 230 is recorded for each electronic document for which the browsing right is set. In the present embodiment, the browsing right data 230 includes data related to the document ID and the department identifier. The viewing right data 230 is recorded when the viewing right is set for each department for the electronic document stored in the originality assurance electronic storage device 30. In the document ID data area, data related to the document ID assigned by the originality assurance electronic storage device 30 is recorded for the electronic document stored in the originality assurance electronic storage device 30. In the department identifier data area, data relating to an identifier for identifying a department authorized to view the electronic document is recorded. When the viewing right is set for a plurality of departments, a plurality of department identifiers are recorded in this department identifier data area.
[0038]
The originality assurance electronic storage device 30 has various functions for ensuring the originality of an electronic document and storing it. The originality assurance electronic storage device 30 includes an original data storage unit 31 as an original storage unit and an index storage unit 32 as an index storage unit. Then, the originality assurance electronic storage device 30 applies an electronic signature to the electronic document to be stored with the originality secured, stores the electronic signature in the original data storage unit 31, and stores the index of the electronic document in the index storage unit 32. Remember.
[0039]
As shown in FIG. 4, the original data storage unit 31 stores original data 310 for each document data to be saved. The original data storage unit 31 stores the PDF document, the XML document extracted from the PDF document, and each attached document for the PDF document data (PDF document) transmitted and received by the document management system 20. ing.
[0040]
A PDF document as a first electronic document in an uneditable format transmitted and received in the present embodiment is configured to include an XML-format electronic document (XML document) and each attached document as a third electronic document. ing. The document entity display portion (document portion displayed in the PDF format) of the PDF document is obtained by converting and recording a document formatted based on the XML document into the PDF format. Specifically, when a PDF document is displayed, a PDF document portion obtained by converting the XML document is displayed, and the XML document and each attached document are displayed in an object form. For this reason, the XML document as the second electronic document in which the item designation is described and each attached document are extracted from the PDF document transmitted and received in the present embodiment. For example, as shown in FIG. 8, from a PDF document 55 that includes an XML document 50 and attached documents 51a and 51b that are converted and recorded in the PDF format and displayed in an object form, the XML document 50 and the attached document are attached. Documents 51a and 51b are taken out. Then, the PDF document 55, the XML document 50, and the attached documents 51a and 51b are stored as the original data 310.
[0041]
In the present embodiment, the original data 310 includes data relating to a document ID and an electronic document to which an electronic signature is applied. The original data 310 is stored when the document management system 20 transmits / receives an electronic document to / from another document management system 20. In the document ID data area, data relating to an identifier for identifying an electronic document to be stored while ensuring originality is recorded. In the electronic document data area to which the electronic signature is applied, data relating to the electronic document to which the electronic signature is applied, which is composed of the electronic document and the electronic signature, is recorded.
[0042]
As shown in FIG. 5, the index storage unit 32 stores index information 320 for each original data 310. In this embodiment, the index information 320 includes a document ID, a file type, a document number, a creation date, a creator affiliation, a creator name, a document type, and a subject name. The original data 310 is stored in correspondence with the original data 310 stored in the original data storage unit 31 when the document management system 20 transmits / receives an electronic document to / from another document management system 20. In the document ID data area, data relating to an identifier for identifying an electronic document to be stored while ensuring originality is recorded. In the file type data area, data relating to the distinction between “PDF document”, “XML document”, and “attached document” is recorded. Data relating to an identifier for specifying the PDF document is recorded in the document number data area. Note that the same document number as the PDF document is recorded for the XML document and the attached document. In the creation date data area, data related to the creation date of the electronic document is recorded. In the creator affiliation data area, data related to the affiliation of the creator of the electronic document is recorded. Data relating to the creator name of the electronic document is recorded in the creator name data area. Data related to the document type of the electronic document is recorded in the document type data area. In the subject data area, data relating to the subject of the PDF document to be transmitted / received is recorded. The creation date, creator affiliation, creator name, document type, and subject are recorded in the XML document based on data designated by predetermined tags.
[0043]
The originality assurance electronic storage device 30 has a function of independently issuing a secret key (device encryption key) based on a public key infrastructure, a public key (device decryption key), and a public key certificate. The originality assurance electronic storage device 30 includes device encryption key storage means, device decryption key storage means, and certificate storage means for storing the issued device encryption key, device decryption key, and public key certificate, respectively. The device encryption key is used for calculating an electronic signature. The device decryption key is used for verification of an electronic signature. Further, the originality assurance electronic storage device 30 includes an access history recording unit that stores an access history to the original data 310.
[0044]
A procedure when the document management system 20 manages an electronic document transmitted to and received from another document management system 20 using the system configured as described above will be described. Hereinafter, the received document management process, the transmitted document management process, and the use management process of the electronic document stored in the originality assurance electronic storage device 30 will be described separately.
[0045]
(Received document management process)
First, a processing procedure for managing received documents will be described with reference to FIG. When downloading a received document from the document exchange server 41, first, the document manager inputs the ID and password, accesses the document exchange server 41 from the personal computer 36, and inputs a received document list display request. In response to this, the personal computer 36 transmits a received document list display request to the document exchange server 41 (step S1-1). Upon receiving this, the document exchange server 41 authenticates the document manager based on the document manager ID and password, and if authenticated, identifies the electronic document addressed to the document management system 20 based on the document manager ID. To do. The document exchange server 41 transmits the electronic document list information to the requesting personal computer 36 (step S1-2). The received personal computer 36 displays a list of received documents. The document manager confirms this, selects a document that may be received, and issues a download request. In response to this, the personal computer 36 designates the electronic document to be downloaded and transmits a download request to the document exchange server 41 (step S1-3).
[0046]
Receiving the download request, the document exchange server 41 downloads the selected document data to the transmission / reception document management server 24 of the document management system 20 (step S1-4). The management computer 21 of the transmission / reception document management server 24 stores the received document data (PDF document) in a predetermined storage unit (not shown) (step S1-5). Then, the management computer 21 acquires the reception date and time, receives the reception history 222 in which the reception date and time, the transmission destination of the received document data, and the document number are set. (Step S1-6).
[0047]
Then, the management computer 21 checks the electronic signature for the received document data, and confirms that the received document data has not been falsified (step S1-7). Here, when falsification or the like is accepted for the received document data, the document data is processed as an error without performing the following processing. Next, the management computer 21 checks the format of the received document data (step S1-8). Specifically, it is checked that the received document data includes a predetermined XML document. If the received document data does not include a predetermined XML document, the management computer 21 processes the document data as an error without performing the following processing. Then, the management computer 21 extracts the XML document and each attached document from the received document data (PDF document) (step S1-9).
[0048]
Then, the management computer 21 generates an index based on the XML document (step S1-10). Specifically, first, the management computer 21 extracts an item enclosed by a predetermined tag of the XML document for use as an index. In the present embodiment, the PDF document transmitted and received between the document management systems 20 includes an XML document displayed in an object form and each attached document added when necessary. The document entity display section of the PDF document is a document that is formatted based on the XML document and converted and recorded in the PDF format. The XML document is created in a predetermined format based on items input in the predetermined format. For this reason, predetermined items can be extracted from the XML document included in the PDF document. Specifically, the management computer 21 extracts the document number, creation date, creator affiliation, creator name, document type, and subject from the XML document for use as an index. Then, the management computer 21 generates index data in which each item excluding the document ID in the index information 320 is set for each of the PDF document, the XML document, and each attached document. As the file type, a PDF document, an XML document, or an attached document is set.
[0049]
Then, the management computer 21 causes the originality assurance electronic storage device 30 to store the index information 320 and the original data 310 with the electronic signature (step S1-11). Specifically, the management computer 21 delivers the document data (PDF document, XML document and each attached document) together with the generated index data to the originality assurance electronic storage device 30. The originality assurance electronic storage device 30 assigns a document ID to each document data. Then, the originality assurance electronic storage device 30 applies an electronic signature to these document data. Specifically, the originality assurance electronic storage device 30 calculates a hash value for each document data and encrypts the hash value with a device encryption key issued for each document data, thereby electronically storing each document data. Apply a signature. Then, the originality assurance electronic storage device 30 uses, as original data 310, an original data storage unit as an original document 310 with respect to each document data to which a document ID is assigned. 31.
[0050]
Furthermore, the originality assurance electronic storage device 30 stores the index information 320 corresponding to each original data 310 in the index storage unit 32 based on the index data delivered together with the document data. The index information 320 is also digitally signed. When the original document guarantee electronic storage device 30 normally stores the received document data in the original document guarantee electronic storage device 30, the original document guarantee electronic storage device 30 identifies the document number and the document ID and notifies the transmission / reception document management server 24 of the completion of processing.
[0051]
The management computer 21 of the transmission / reception document management server 24 that has received the processing end notification designates the document number of the electronic document that has been stored in the originality assurance electronic storage device 30 and transmits a receipt notification to the document exchange server 41. (Step S1-12). The document exchange server 41 that has received the receipt notification deletes the received document data of the document number designated in the receipt notification (step S1-13).
[0052]
On the other hand, the management computer 21 sets a viewing right for the document data stored in the originality assurance electronic storage device 30 (step S1-14). Specifically, based on the document type of the index information 320, the management computer 21 specifies the department identifier of the department that should process the document. Then, the management computer 21 records the browsing right data 230 in which the document ID notified from the originality assurance electronic storage device 30 and the specified department identifier are set in the browsing right data storage unit 23.
[0053]
(Sent document management processing)
Next, a processing procedure for managing transmission documents will be described with reference to FIG. In the present embodiment, a PDF document including an XML document and each attached document is transmitted to another document management system 20. The document entity display section of the PDF document is a document that is formatted based on the XML document and converted and recorded in the PDF format. That is, when document data is transmitted to another document management system 20, the document data is converted into PDF format document data, and the document data is transmitted. Specifically, the following processing is performed. First, a staff member who creates a document to be transmitted to another document management system 20 uses a predetermined software in a personal computer 36 to input necessary items in a predetermined format and prepares a document to be transmitted. The personal computer 36 uses the software to generate an XML document in a predetermined format. Furthermore, when there is a document to be attached, the staff specifies the document data (attached document). Then, the personal computer 36 converts the document shaped based on the generated XML document into the PDF format, and generates a document entity display portion of the PDF document. The personal computer 36 generates a PDF document including the document entity display unit and including the XML document and each attached document.
[0054]
Then, the staff member who created the document to be sent requests the document manager or the document manager in charge who has the IC card for the electronic signature to send the document. Upon receiving the request, the document manager or the person in charge of document management checks the document, causes the IC card reader of the personal computer 36 to read the IC card for electronic signature, and performs a predetermined operation. As a result, an electronic signature is applied with the secret key stored in the IC card. Then, the document manager or the document manager in charge of the electronic signature inputs a transmission request on the personal computer 36. In response to this, the personal computer 36 transmits the PDF document to the transmission / reception document management server 24.
[0055]
By receiving this, the management computer 21 of the document management system 20 receives document data (PDF document) including an XML document created in a predetermined format and each attached document in an arbitrary format. (Step S2-1). Then, the management computer 21 stores the PDF document in a predetermined storage unit (not shown) (step S2-2).
[0056]
Then, the management computer 21 extracts the XML document and each attached document from the received PDF document (step S2-3). Then, the management computer 21 generates an index based on the XML document (step S2-4). Then, the management computer 21 causes the originality assurance electronic storage device 30 to store the index information 320 and the original data 310 with the electronic signature (step S2-5). Specifically, the management computer 21 passes document data (PDF document, XML document, and each attached document) to which the generated index data is added to the originality assurance electronic storage device 30. The originality assurance electronic storage device 30 assigns a document ID to each document data. Then, the originality assurance electronic storage device 30 stores original data 310 obtained by applying an electronic signature to these document data in the original data storage unit 31, and stores index information 320 for each original data 310 in the index storage unit 32. To do. When the original document guarantee electronic storage device 30 normally stores the received document data in the original document guarantee electronic storage device 30, the original document guarantee electronic storage device 30 identifies the document number and the document ID and notifies the transmission / reception document management server 24 of the completion of processing.
[0057]
The management computer 21 of the transmission / reception document management server 24 that has received the notification of the completion of processing transmits the PDF document with the electronic signature to the other document management system 20 (step S2-6). Then, the management computer 21 records the transmission history 221 in which the acquired transmission date / time, the recipient of the transmitted document data, and the document number are set in the reception / transmission history storage unit 22 (step S2-7).
[0058]
(Use management processing of electronic documents)
Next, usage management processing of the electronic document stored in the originality assurance electronic storage device 30 will be described.
[0059]
As described above, the right to view the electronic document stored in the originality assurance electronic storage device 30 is set based on the document type of the index information 320 in the received document management process. It can be done. Specifically, the document manager accesses the management computer 21 by inputting an ID and a password, and makes a display request for a browsing right setting screen. The management computer 21 authenticates the document manager using the input ID and password and the ID and password stored in advance in the authentication information storage unit (not shown), and the personal computer 36 which requested display of the viewing right setting screen. To display. Based on the index information 320, the browsing right setting screen displays a list of document IDs, document numbers, creation dates, creator affiliations, creator names, document types, and subject names. On the browsing right setting screen, it is possible to select an electronic document stored in the originality assurance electronic storage device 30 and a department to set the browsing right. Further, the viewing right setting screen has a comment input field, and the document manager inputs a comment when necessary. Here, when an electronic document and a department are selected, a comment is input, and a request for setting a viewing right is input, the personal computer 36 transmits a document ID, a department identifier, and a comment to the management computer 21. The management computer 21 that has received the information stores the browsing right data 230 in which the received document ID and department identifier are set in the browsing right data storage unit 23. Further, the management computer 21 records the document ID and the comment in a predetermined storage unit (not shown).
[0060]
On the other hand, the person in charge of document management in each department inputs the ID and password in the personal computer 36 and accesses the document management system 20 to request display of a list of electronic documents. The management computer 21 of the document management system 20 authenticates the person in charge of document management using the ID and password. Then, the browsing right data storage unit 23 is searched by the department identifier of the department to which the person in charge of document management belongs, and the electronic document for which the browsing right is set is specified. Then, a list of electronic documents in which viewing rights are set for the department to which the person in charge of document management belongs is displayed on the personal computer 36. Specifically, a list of file type, document number, creation date, creator affiliation, creator name, document type, and subject is displayed based on the index information 320 for the electronic document for which viewing rights are set. Further, when a comment is recorded, the management computer 21 displays the comment corresponding to each document in the list.
[0061]
Next, a case where printing is performed based on the original data 310, a case where a copy of the original data 310 is taken out, and a case where the copy is collated with the original data 310 will be described. In these cases, the staff member makes an electronic document request from the list displayed based on the index information 320 and requests various processes on the personal computer 36. Specifically, the management computer 21 specifies the electronic document for which the viewing right is set by searching the viewing right data storage unit 23 using the department identifier of the requesting staff member and extracting the document ID. Then, the management computer 21 extracts the index information 320 from the index storage unit 32 based on the document ID, and causes the personal computer 36 to display a list screen based on the index information 320. The staff can make various requests by specifying a document from among the listed documents.
[0062]
First, a case where printing is performed based on the original data 310 will be described. When the personal computer 36 specifies an electronic document to be printed from among the listed documents and issues a print request, the transmission / reception document management server 24 designates the document ID of the electronic document and ensures the originality assurance electronic storage device 30. Send a print request to. Thus, the originality assurance electronic storage device 30 causes the predetermined printer 38 to print the original data, and records the printing date and the ID of the staff member who made the request in a predetermined storage unit (not shown). . On the other hand, the display screen and list display screen of the sent and received electronic documents are provided with a column for displaying whether or not printing has been completed, and the management computer 21 displays whether or not printing has been performed based on the recording of the printing date and time. To do.
[0063]
When printing is performed based on the original data 310, the fact that the document is to be transmitted / received, the printing date / time, and the department and name of the staff who made the printing request are printed. In addition, when printing is performed based on the original data 310, a copy-forgery-inhibited pattern printing is performed in which a copy-forgery-inhibited pattern embedded in a print document emerges when copied.
[0064]
Next, a case where a copy of the original data 310 stored in the originality assurance electronic storage device 30 is taken out and a case where the copy is collated with the original data 310 will be described. When taking out a copy of the original data 310, a PDF document, an XML document, and each attached document can be taken out. The copy data extracted and stored in the personal computer 36 can be compared with the original data stored in the originality assurance electronic storage device 30. That is, a copy of the original data can be taken out as a copy, and it can be checked whether the copy has been falsified. Specifically, in the personal computer 36, the original data 310 as the original is specified, and the copy data desired to be verified is specified and the original verification is requested. When an original collation request is made, the management computer 21 collates the copy data received from the personal computer 36 with the original data 310 of the originality assurance electronic storage device 30. Note that the original collation request can be made only by the document manager and the person in charge of document management, and the management computer 21 performs authentication using the input ID and password. For this reason, the other staff members specify the copy data desired to be verified, and request the document manager or the document manager in charge of the original verification.
[0065]
As described above, according to the present embodiment, the following effects can be obtained.
In the above embodiment, the document management system 20 includes the originality assurance electronic storage device 30 including the original data storage unit 31 that stores an electronic document as an original and the index storage unit 32 that stores an index of the electronic document. ing. Then, the management computer 21 extracts the XML document and each attached document from the PDF document. Then, a predetermined item is extracted from the XML document, and an index of the PDF document is generated based on the extracted item. Then, the PDF document is stored in the original data storage unit 31, and the index of the PDF document is stored in the index storage unit 32. Therefore, an index of the PDF document can be generated based on the XML document converted from the PDF document, and the PDF document and the index of the PDF document can be stored in the originality assurance electronic storage device 30. Accordingly, it is possible to prevent falsification of the electronic document from the acquisition of the PDF document to be transmitted / received to / from other document management system 20 to the storage in the originality assurance electronic storage device 30.
[0066]
In the above embodiment, the index of the XML document is generated based on the item extracted from the XML document. Then, the XML document is stored in the original data storage unit 31, and the index of the XML document is stored in the index storage unit 32. Therefore, the XML document and the index of the XML document can be stored in the originality assurance electronic storage device 30.
[0067]
In the above embodiment, the PDF document includes an XML document and an attached document of an arbitrary format. Then, the management computer takes out the XML document and the attached document from the PDF document. For this reason, even when an attached document is attached, an XML document can be extracted from the PDF document and an index can be generated based on the XML document.
[0068]
In the above embodiment, the index of the attached document is generated based on the item extracted from the XML document. Then, the attached document is stored in the original data storage unit 31, and the index of the attached document is stored in the index storage unit 32. Therefore, the attached document and the index of the attached document can be stored in the originality assurance electronic storage device 30.
[0069]
In the above embodiment, the electronic document that the document management system 20 transmits / receives to / from another document management system 20 is a PDF document that includes an XML document and an attached document of an arbitrary format. Then, the document management system 20 takes out an XML document and an attached document from the PDF document, creates an index using the XML document, and performs processing for saving in the originality assurance electronic storage device 30. For this reason, the electronic document transmitted / received with the other document management system 20 can be preserve | saved, ensuring originality.
[0070]
In addition, you may change the said embodiment into the following aspects.
In the above embodiment, the XML document and each attached document are extracted from the PDF document, and the index is generated based on the XML document. The electronic document extracted from the PDF document and used to create the index may be an electronic document of another format as long as the item specification is described and the set item can be determined.
[0071]
In the above embodiment, the electronic document transmitted / received to / from the other document management system 20 is a PDF document. The electronic document to be transmitted / received to / from other document management system 20 may be an electronic document of another format as long as it is an electronic document of an uneditable format.
[0072]
In the above embodiment, in response to a received document download request from the personal computer 36 of the document manager, the document exchange server 41 downloads the document data directly to the transmission / reception document management server 24. Alternatively, the document data may be downloaded to the personal computer 36 that has made the download request and then transferred to the transmission / reception document management server 24. In this case, the transfer of the downloaded document data from the personal computer 36 to the transmission / reception document management server 24 may be automatically performed.
[0073]
In the above embodiment, the document manager accesses the document exchange server 41 using the personal computer 36, selects a received document, and makes a download request. Alternatively, the received document may be automatically downloaded from the document exchange server 41, and after a predetermined check, the received document to be stored may be input to the transmission / reception document management server 24. By doing so, the work of the document manager can be simplified.
[0074]
In the above-described embodiment, when document data is transmitted, the document data to be transmitted is transmitted to the document exchange server 41 after the document data is stored in the originality assurance electronic storage device 30. Instead, the document data stored in the document exchange server 41 is downloaded for transmission to another document management system 20, and the PDF document, XML document, and each attached document are downloaded based on the document data. It may be stored in the originality assurance electronic storage device 30.
[0075]
In the above-described embodiment, the present invention is embodied with respect to an electronic document transmitted to and received from another document management system 20, but the present invention is not limited to this. For example, the present invention may be embodied for electronic documents used within the same system.
[0076]
【The invention's effect】
As described above in detail, according to the present invention, it is possible to prevent falsification of an electronic document until the acquired electronic document is stored in the originality assurance electronic storage device.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a system schematic diagram of one embodiment of the present invention.
FIG. 2 is an explanatory diagram of data stored in a transmission / reception history storage unit.
FIG. 3 is an explanatory diagram of data stored in a browsing right data storage unit.
FIG. 4 is an explanatory diagram of data stored in an original data storage unit.
FIG. 5 is an explanatory diagram of data stored in an index storage unit.
FIG. 6 is an explanatory diagram of a processing procedure according to an embodiment of the present invention.
FIG. 7 is an explanatory diagram of a processing procedure according to an embodiment of the present invention.
FIG. 8 is an explanatory diagram for explaining data stored in an original data storage unit;
[Explanation of symbols]
DESCRIPTION OF SYMBOLS 21 ... Management computer, 30 ... Original guarantee electronic storage device as original guarantee electronic storage means, 31 ... Original data storage part as original storage means, 32 ... Index storage part as index storage means.

Claims

Using a document management system comprising: an original document storage unit for storing an electronic document; an originality assurance electronic storage unit including an index storage unit for storing an index of the electronic document; and a management computer for managing the original document. A document management method for managing electronic documents while ensuring originality,
The management computer is
A document entity display portion displayed in PDF format, a second electronic document in XML format in which item designation is described, and a third electronic document as an attached document, and the first in PDF format with an electronic signature 1 electronic document ,
When the electronic signature is checked for the first electronic document and it is confirmed that the first electronic document has not been tampered with , the second electronic document and the attached document are transferred from the first electronic document. A first stage of taking out
A second step of extracting predetermined items from the second electronic document;
A third step of generating an index based on items extracted from the second electronic document;
The first electronic document , the second electronic document, and the third electronic document are digitally signed with a device encryption key, a document ID is assigned and stored in the original storage unit, and the index is stored in the first electronic document . electronic document, the second electronic document, document management method, characterized in that in association with the file type that distinguish each of the third electronic document executing a fourth step of storing the index storage unit.

Using a document management system including an original document storage unit that stores an electronic document, an originality assurance electronic storage unit that includes an index storage unit that stores an index of the electronic document, and a management computer that manages the original document storage system. A document management program for managing electronic documents while ensuring originality,
  The management computer,
  A document entity display portion displayed in PDF format, a second electronic document in XML format in which item designation is described, and a third electronic document as an attached document, and the first in PDF format with an electronic signature 1 electronic document,
  When the electronic signature is checked for the first electronic document and it is confirmed that the first electronic document has not been tampered with, the second electronic document and the attached document are transferred from the first electronic document. A first means for taking out
  Second means for extracting predetermined items from the second electronic document;
  Third means for generating an index based on items extracted from the second electronic document;
  The first electronic document, the second electronic document, and the third electronic document are electronically signed with a device encryption key, assigned a document ID, stored in the original storage unit, and the index is stored in the first electronic document. Fourth means for storing the electronic document, the second electronic document, and the third electronic document in the index storage means in association with the distinguished file types
Document management program to function as