JP4355121B2

JP4355121B2 - 電子メール送受信システムの管理方法

Info

Publication number: JP4355121B2
Application number: JP2001399834A
Authority: JP
Inventors: 利一瀧口
Original assignee: Pioneer Corp; Increment P Corp
Current assignee: Pioneer Corp; Geotechnologies Inc
Priority date: 2001-12-28
Filing date: 2001-12-28
Publication date: 2009-10-28
Anticipated expiration: 2021-12-28
Also published as: JP2003198630A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、企業等において電子メールの送受信を行うシステムの管理者による管理方法に関する。
【０００２】
【発明が解決しようとする課題】
従来、電子メールは、その送受信が、メールサーバを介して送信側と受信側との間で１対１で行われており、企業等において受信される電子メールも、図６に示されるように、メールサーバＭＳ’がインターネットＩを介して顧客Ｃ等から送信されてきた電子メールを受信すると、それぞれのメールアドレスに基づいて、メールサーバＭＳ’から宛先である担当者の端末機Ｔにそれぞれ直接に電子メールが送信され、また、担当者から発信される電子メールも、メールサーバＭＳ’を介して顧客Ｃに直接送信される。
【０００３】
このため、上記のような従来の電子メールシステムでは、顧客等から送信されてきた電子メールは、その宛先である担当者しか開くことが出来ず、また、担当者から顧客に対して送信される電子メールの内容は誰にもチェックすることが出来ないので、例えば、企業等において、顧客等との間で電子メールのやり取りによって進められている商談等の案件の内容は、その電子メールのやり取りを行っている担当者しか把握しておらず、その担当者の所属長もその内容を把握していない場合が多い。
【０００４】
したがって、例えば、顧客等との間で電子メールのやり取りによる商談等を進めている担当者が、休暇や出張などによって不在の場合や異動したような場合には、同じワークグループを構成する他の構成員や交代した新しい担当者等は、顧客等から問い合わせがあった際に、それまでの電子メールによるやり取りの内容を把握しておらず、このために、その顧客に対する対応が遅れてしまったり、また、対応がちぐはぐになってしまったりするといった問題が生じている。
【０００５】
このような問題に対処するために、本発明の出願人は、この発明とともに、図７に示されるような電子メール送受信システムの提案を行っている。
【０００６】
この電子メール送受信システムは、企業内において管理されるメールサーバＭＳに、電子メール送受信用プログラムが格納されている電子メール送受信用記録媒体と、ワークグループＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３…毎にそれぞれに宛てられた電子メールを保存するためのスレッドが設けられている電子メール保存用データベースＤＢが装備されていて、メールサーバＭＳが受信した電子メールをそれぞれ宛先のワークグループ毎に振り分けて電子メール保存用データベースＤＢの各ワークグループに対応するスレッドに保存するとともに、各ワークグループから送信される電子メールをそれぞれのワークグループに対応するスレッドに保存して、その電子メールの送受信の履歴を、各ワークグループに所属するグループ構成員が何時でも閲覧出来るようになっているものである。
【０００７】
この発明は、システム管理者が、上記のようなメールサーバを介して複数のワークグループが電子メールの送受信を行う電子メール送受信システムの管理を行うための方法を提供することを目的としている。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
第１の発明による電子メール送受信システムの管理方法は、上記目的を達成するために、メールサーバが、複数のワークグループごとに設定されてそれぞれのワークグループの電子メールを保存するとともにそれぞれのワークグループに所属するグループ構成員のそれぞれの端末機からアクセスが可能な保存領域が設定されている電子メール保存用データベースと、受信した電子メールの宛先のワークグループを判断する宛先判断手順、および、この宛先判断手順によって判断された宛先のワークグループに対応する電子メール保存用データベースの保存領域に電子メールを振り分けて保存する保存手順を有する電子メール処理手段とを備えており、このメールサーバを介して複数のワークグループが電子メールの送受信を行うシステムの管理方法であって、同じワークグループに所属している他の構成員が、自分の端末機から前記メールサーバにアクセスして所属しているワークグループに対応する前記保存領域を指定することにより、顧客に対して送信されている前記電子メールを何時でも開くことが可能に構成され、前記メールサーバは、電子メール処理手段によって電子メールの保存領域が電子メール保存用データベースに新たに設けられた際に、システム管理者端末からの設定入力によって、新たに設けられた保存領域に対応するワークグループの端末を特定してこの端末からの電子メールの送受信に関する権限の設定を行うとともに、任意のワークグループの電子メール保存用データベースの、どのワークグループに宛てたメールであるかを示すメッセージ識別符号に基づいて作成されたメッセージ識別符号を有するメールヘッダが付加された電子メールをこのメッセージ識別符号に対応する電子メール保存用データベースに保存した後、この電子メール保存用データベースに保存された電子メールを顧客に対して送信することを特徴としている。
【０００９】
この第１の発明による管理方法が実施される電子メール送受信システムは、企業等において複数のワークグループが構成され、それぞれのワークグループの構成員がそれぞれ顧客等との間で電子メールのやり取りによって商談等の案件を進めている場合に、顧客等からワークグループ内の担当者に送信されてきた電子メールをメールサーバが受信すると、メールサーバは、電子メール処理手段が、先ず、宛先判断手順によって、受信した電子メールの宛先の担当者が所属しているワークグループの判断をその電子メールに含まれている各種の情報に基づいて行い、この電子メールの宛先のワークグループが判断されると、次に、保存手順によって、メールサーバが備えている電子メール保存用データベースに複数のワークグループのそれぞれに対応して設定されている保存領域のうち、判断手順によって判断された宛先のワークグループに対応する保存領域に、受信した電子メールを振り分けて保存する。
【００１０】
このメールサーバの電子メール保存用データベースのそれぞれワークグループ毎に設定されている保存領域に保存された電子メールは、対応するワークグループの構成員が、その担当以外の者であっても、電子メール保存用データベースにアクセスすることによって何時でも開くことが出来、これによって、電子メールの内容をワークグループ内で共有化され、これによって、同じワークグループに所属する担当以外の構成員が電子メールの内容を容易に把握することが出来るようになるので、電子メールのやり取りによって進められていた商談などの案件の担当者が不在の場合でも、顧客等に対してワークグループ内の他の構成員が容易にかつ適切に対応することが出来るようになり、また、担当者が異動するような場合でも、交代する新たな担当者が容易にその案件を引き継ぐことが出来るようになるとともに、ワークグループの所属長も、電子メールのチェックによって、グループ内における仕事の内容を容易に掌握することが出来るようになる。
【００１１】
この第１の発明による管理方法によれば、上記の電子メール送受信システムにおいて、電子メールを保存するための保存領域が電子メール保存用データベースに新たに設けられて、この新たに設けられた電子メール保存用データベースの保存領域に電子メールの保存が行われたときに、ワークグループ内でこの保存領域に対して電子メールの送受信を担当する電子メール送受信者の設定と、この設定された電子メール送受信者の電子メール送受信システムを介して行う電子メールの送受信に関する権限の範囲の設定が、システム管理者によるメールサーバに対する設定入力に基づいて行われる。
【００１２】
このように、システム管理者が、メールサーバに対して、ワークグループに所属する電子メール送受信者の電子メールの送受信に関する設定を一括して行うことにより、複数のワークグループによるメールサーバを介した電子メールの送受信がスムースに行われるようになる。
【００１３】
第２の発明による電子メール送受信システムの管理方法は、前記目的を達成するために、第１の発明の構成に加えて、前記電子メールの送受信に関する権限の設定が、各ワークグループに所属するオペレータ毎の前記メールサーバーへのアクセス，電子メールの閲覧，作成，送受信の制限に関する設定であることを特徴としている。
【００１４】
この第２の発明によれば、システム管理者によって、各ワークグループに所属するオペレータ毎の前記メールサーバーへのアクセス制限，ワークグループに所属する電子メール送受信者による電子メールの閲覧の制限や文書形式等の作成に関する制限，送受信の制限に関する設定が、メールサーバに対して一括して行われる。
【００１５】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の最も好適と思われる実施の形態について、図面を参照しながら詳細に説明を行う。
【００１６】
図１は、この発明による管理方法が実行される電子メール送受信システムの一例を示すシステム構成図である。
【００１７】
この図１の電子メール送受信システムは、図７の電子メール送受信システムの構成とほぼ同様であり、企業内において管理されるメールサーバＭＳに、後述するような電子メール送受信用プログラムが格納されている電子メール送受信用記録媒体と、電子メール保存用データベースＤＢが装備されており、この電子メール保存用データベースＤＢには、メールサーバＭＳにアクセスが可能なワークグループＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３…毎に、それぞれ振り分けられた電子メールを保存するためのスレッドが設けられている。
【００１８】
そして、このメールサーバＭＳには、企業内の各ワークグループＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３…に所属するグループ構成員のそれぞれの端末機から、社内ＬＡＮを介してアクセスすることが出来るようになっている。
【００１９】
この電子メールの送受信システムにおいて、インターネットＩを介して顧客Ｃから送信されてくる電子メールは、このメールサーバＭＳによって受信され、ワークグループＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３…のグループ構成員から送信される電子メールも、メールサーバＭＳを介して送信される。
【００２０】
この電子メール送受信システムのメールサーバＭＳは、電子メール送受信用プログラムの実行により、システム管理者ＭによるメールサーバＭＳに接続された端末機を介した入力操作またはメールサーバＭＳへの直接の入力操作によって、後述するような電子メールの送受信に関する各種設定が行われる。
【００２１】
図２は、上記電子メール送受信システムにおける電子メールの受信時の動作手順を示すフローチャートである。
【００２２】
この図２において、先ず、この電子メール送受信システムにおける電子メールの受信時の動作手順について説明を行うと、図２において、メールサーバＭＳは、電子メール送受信用記録媒体から読み出されて起動されている電子メール処理用プログラムに基づいて、顧客Ｃから電子メールが送信されて来ているか否かの監視を常時行っており（ステップａ１）、顧客Ｃの何れかから電子メールが送信されてくると、以下の手順で、電子メールに付加されているメッセージＩＤやアドレス，件名，本文内のキーワードなどに基づいて、受信したメールをワークグループＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３…毎に振り分けを行う。
【００２３】
すなわち、先ず、メールサーバＭＳは、受信した電子メール内に含まれているどのワークグループに宛てたメールであるかを示すメッセージＩＤを検出して、そのメッセージＩＤが電子メール保存用データベースＤＢに登録されているか否かの判断を行う（ステップａ２）。
【００２４】
そして、このステップａ２において、メッセージＩＤが電子メール保存用データベースＤＢに登録されている場合には、次に、このメッセージＩＤに基づいて、受信した電子メールを電子メール保存用データベースＤＢにあらかじめ設けられているスレッドのうち、どのスレッドに保存すべきかの判断を行って（ステップａ３）、該当するスレッドにその電子メールを保存する（ステップａ４）。
【００２５】
また、ステップａ２において、電子メール内に含まれているメッセージＩＤが電子メール保存用データベースＤＢに登録されていないと判断された場合には、次に、その電子メールがどのワークグループ宛のものであるかを、電子メールのメールアドレスの＠マークの前に記入されているアドレス表示、または、件名やメールの本文中に記入されているメール内容を示唆するキーワードによって判断する（ステップａ５）。
【００２６】
そして、このステップａ５において判断されたワークグループに対応するスレッドを新規に作成し（ステップａ６）、この新規に作成されたスレッドに、前述したステップａ４における電子メールの保存を行う。
【００２７】
なお、上記のようにして新規に作成されたスレッドに電子メールが保存される際に、その保存される電子メールに含まれているメッセージＩＤが、新たに電子メール保存用データベースＤＢに登録され、メールサーバＭＳが同一のメッセージＩＤを含む電子メールを受信したときに、ステップａ２における判断の際の照合に使用される。
【００２８】
図３のテーブルＴＢは、上記のようにして、電子メールが、メールサーバＭＳにおいて振り分けられて、電子メール保存用データベースＤＢに各ワークグループＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３…に対応して設けられているそれぞれのスレッドに保存されている状態を示している。
【００２９】
以上のようにして、メールサーバＭＳにおいてワークグループＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３…毎に振り分けられて電子メール保存用データベースＤＢに保存されている電子メールは、各ワークグループＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３…に所属しているその構成員が、自分の端末機から社内ＬＡＮを介してメールサーバＭＳにアクセスして所属しているワークグループに対応するスレッドを指定することにより、何時でも開くことが出来る。
【００３０】
これによって、同じワークグループに所属する担当以外のグループ構成員が電子メールの内容を容易に把握することが出来るようになるので、電子メールのやり取りによって進められていた商談などの案件の担当者が不在の場合でも、顧客に対してワークグループ内の他の構成員が容易にかつ適切に対応することが出来るようになり、また、担当者が異動するような場合でも、交代する新たな担当者が容易にその案件を引き継ぐことが出来るようになる。
【００３１】
そして、ワークグループの所属長も、電子メールのチェックによって、グループ内における仕事の内容を容易に掌握することが出来るようになる。
【００３２】
図４は、上記電子メールの送受信システムにおいて、ワークグループに属する担当者が電子メールを送信する際の操作手順を示すフローチャートである。
【００３３】
次に、この電子メールの送受信システムにおいて、ワークグループに属する担当者が電子メールを送信する際の操作手順を説明すると、この図４において、ワークグループに所属する担当者が、自分が担当する顧客に商談などの案件に関する電子メールを送信する場合や、顧客からの電子メールに返信する場合には、先ず、担当者は、自分の端末機から社内ＬＡＮを介してメールサーバＭＳにアクセスして（ステップｂ１）、パスワードの入力などの操作によって、電子メール保存用データベースＤＢに設けられているスレッドの中から自分が所属するワークグループのスレッドの選択を行う（ステップｂ２）。
【００３４】
そして、担当者は、端末機において、この選択したスレッドのメッセージＩＤに基づいて、これから送信する電子メールに記入するメッセージＩＤを作成する（ステップｂ３）。
【００３５】
次に、担当者は、メール本文の編集を行う（ステップｂ４）とともに、ステップｂ３において作成したメッセージＩＤを付加してメールヘッダの作成を行い（ステップｂ５）、最後に、このようにして作成されたメールヘッダをメール本文に付加して電子メールを作成する（ステップｂ６）。
【００３６】
このようにして、電子メールの作成が終わると、担当者は、この電子メールの自分が所属するワークグループのスレッドへの保存操作を行う（ステップｂ７）とともに、送信操作を行うことによって、その電子メールをメールサーバＭＳを介して送信する（ステップｂ８）。
【００３７】
以上のようにして、ワークグループに所属する担当者から顧客に対して送信される電子メールや顧客の電子メールに対する返信が、そのワークグループのスレッドに保存されるので、同じワークグループに所属している他の構成員が、自分の端末機から社内ＬＡＮを介してメールサーバＭＳにアクセスして所属しているワークグループに対応するスレッドを指定することにより、顧客に対して送信されている電子メールを何時でも開くことが出来る。
【００３８】
これによって、同じワークグループに所属する担当以外の社員が電子メールのやり取りの内容を容易に把握することが出来るようになるので、電子メールのやり取りによって進められていた商談などの案件の担当者が不在の場合でも、顧客に対してワークグループ内の他の構成員が容易にかつ適切に対応することが出来るようになり、また、担当者が異動するような場合でも、交代する新たな担当者が容易にその案件を引き継ぐことが出来るようになる。
【００３９】
そして、ワークグループの所属長も、担当者から顧客に対して送信される電子メールをチェックすることによって、グループ内における仕事の内容を容易に掌握することが出来るようになる。
【００４０】
以上のような電子メール送受信システムにおいて、システム管理者Ｍによって行われるメールサーバＭＳに接続された端末機への設定入力、または、メールサーバＭＳへの直接の設定入力に基づいて、電子メール送受信用プログラムにより、電子メール送受信システムのシステム設定およびオペレータ（ワークグループ内の担当者）に対する管理設定が行われる。
【００４１】
この電子メール送受信用プログラムにより行われる電子メール送受信システムのシステム設定には、電子メールの送受信に関するワークグループＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３…に所属するそれぞれのオペレータ毎のメールサーバＭＳへのアクセス制限、および、各オペレータによって作成された電子メールに対する送信許可，電子メールの拡張属性，新規スレッド作成，スレッドに保存されるワークグループ・データの変更，スレッド削除に関する設定がある。
【００４２】
また、電子メール送受信用プログラムにより行われる電子メール送受信システムのシステム設定には、各ワークグループＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３…毎にマスタが設置されている場合に、そのマスタの電子メールの閲覧，作成，送受信に関する権限，マスタの新規作成，マスタの削除があり、さらに、このマスタによる各オペレータの電子メールの閲覧，作成，送受信に関する権限，オペレータの新規作成，オペレータの削除に関する設定がある。
【００４３】
図５は、メール受信時に新規にスレッドが作成（図２のステップａ６参照）された際に、システム管理者ＭがメールサーバＭＳに対して行うオペレータおよびそのオペレータに対する権限の設定の手順を示すフローチャートである。
【００４４】
この図５において、電子メールが受信された後（ステップｃ１）、システム管理者Ｍは、新規に作成されたスレッドの一覧をメールサーバＭＳまたはこのメールサーバＭＳに接続された端末機において閲覧し（ステップｃ２）、この新規に作成されたスレッドに対してオペレータの設定を行う（ステップｃ３）。
【００４５】
そして、この新規に作成されたスレッドに設定されたオペレータに対して電子メールの閲覧，作成，送受信に関する権限を設定する（ステップｃ４）。
【００４６】
このメールサーバＭＳに対するシステム管理者Ｍによる設定操作によって、メールサーバＭＳにおいて電子メール送受信用プログラムの実行により、新規に作成されたスレッドに対してワークグループのオペレータと、このオペレータの電子メールの閲覧，作成，送受信に関する権限の設定が行われる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明が実施される電子メール送受信システムの一例を示すシステム構成図である。
【図２】同電子メール送受信システムにおける受信した電子メールの保存の手順を示すフローチャートである。
【図３】同電子メール送受信システムにおいて電子メール保存用データベースに保存された電子メールの態様を模式的に示す図である。
【図４】同電子メール送受信システムにおいて電子メールの送信時の手順を示すフローチャートである。
【図５】この発明の実施形態の一例における設定の手順を示すフローチャートである。
【図６】従来例を示すシステム構成図である。
【図７】先の提案にかかる電子メール送受信システムのシステム構成図である。
【符号の説明】
Ｍ …システム管理者
ＭＳ …メールサーバ
ＤＢ …電子メール保存用データベース
ＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３ …ワークグループ
Ｉ …インターネット
Ｃ …顧客
ＴＢ …テーブル

Claims

メールサーバが、複数のワークグループごとに設定されてそれぞれのワークグループの電子メールを保存するとともにそれぞれのワークグループに所属するグループ構成員のそれぞれの端末機からアクセスが可能な保存領域が設定されている電子メール保存用データベースと、受信した電子メールの宛先のワークグループを判断する宛先判断手順、および、この宛先判断手順によって判断された宛先のワークグループに対応する電子メール保存用データベースの保存領域に電子メールを振り分けて保存する保存手順を有する電子メール処理手段とを備えており、このメールサーバを介して複数のワークグループが電子メールの送受信を行うシステムの管理方法であって、
同じワークグループに所属している他の構成員が、自分の端末機から前記メールサーバにアクセスして所属しているワークグループに対応する前記保存領域を指定することにより、顧客に対して送信されている前記電子メールを何時でも開くことが可能に構成され、
前記メールサーバは、電子メール処理手段によって電子メールの保存領域が電子メール保存用データベースに新たに設けられた際に、システム管理者端末からの設定入力によって、新たに設けられた保存領域に対応するワークグループの端末を特定してこの端末からの電子メールの送受信に関する権限の設定を行うとともに、任意のワークグループの電子メール保存用データベースの、どのワークグループに宛てたメールであるかを示すメッセージ識別符号に基づいて作成されたメッセージ識別符号を有するメールヘッダが付加された電子メールをこのメッセージ識別符号に対応する電子メール保存用データベースに保存した後、この電子メール保存用データベースに保存された電子メールを顧客に対して送信する、
ことを特徴とする電子メール送受信システムの管理方法。
前記電子メールの送受信に関する権限の設定が、各ワークグループに所属するオペレータ毎の前記メールサーバーへのアクセス，電子メールの閲覧，作成，送受信の制限に関する設定である請求項１に記載の電子メール送受信システムの管理方法。