JP4362302B2

JP4362302B2 - Electronic information storage system and electronic information storage method

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Publication number: JP4362302B2
Application number: JP2003089115A
Authority: JP
Inventors: 一義福島
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2003-03-27
Filing date: 2003-03-27
Publication date: 2009-11-11
Anticipated expiration: 2023-03-27
Also published as: JP2004295671A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子文書をネットワークを通じて外部の保存装置に保管する電子情報保管システム及び電子情報保管方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
一般的には、個人や企業が保有する文書は、個人や企業が個別に管理・保管している。また、近年、パーソナルコンピュータ等の低価格化や、インターネットや電子メール等の普及により、個人や企業が扱う文書は、電子情報化が顕著である。こうした中、文書の管理・保管方法も変わり、特に電子情報を保管する場合、電子情報を記憶媒体に書き出した後、社内のキャビネットや社内外の倉庫等に保管するケースが多い。この場合、保管した文書を参照する必要がある場合、記憶媒体自体を捜し出すために時間がかかる。また、記憶媒体を社外の倉庫に保管した場合、記憶媒体が手元に戻るまでに多大な時間を要する。また、記憶媒体の寿命などの問題もあり、記憶させた電子情報が劣化して読み出せなくなる可能性もある。このため、電子情報をネットワークを通じて接続された外部の保存装置に保管し、必要に応じてその電子情報を、このネットワークを通じて引き出すことが提案されている（例えば、特許文献１参照。）。
【０００３】
【特許文献１】
特開２００２−３５２０９８号公報（第６−８頁）
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、ネットワークを介して電子文書を送信して外部の保存装置に保存する場合、不正アクセス等に対する対策のため、従来のサービス形態においては、保管する電子文書の暗号化等のための作業をユーザが行わなくてはならない。また、画像形成装置のスキャナ機能、プリンタ機能、複写機能、ファクシミリ機能等で用いられる書類を電子情報として保存する場合は、電子文書を別途保存する必要がある。
【０００５】
本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであり、その目的は、より簡易な操作で、電子情報を安全に外部の保存装置に保管できる電子情報保管システム及び電子情報保管方法を提供することにある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記問題点を解決するために、請求項１に記載の発明は、ローカルエリアネットワークを介してクライアント端末と接続された制御装置と、クライアント端末のクライアント端末識別子及びユーザ識別子毎に作成され、ファイル名が付与されたファイルを格納するユーザフォルダと、クライアント端末識別子、顧客名及びユーザ識別テーブルのポインタが記憶された機器テーブルと、ユーザＩＤ、パスワードが記憶されたユーザ識別テーブルとを記憶する情報記憶手段とを備え、前記制御装置とインターネットを介して接続された電子情報保管サーバからなる電子情報保管システムであって、前記電子情報保管サーバが、前記クライアント端末から、前記クライアント端末識別子とユーザＩＤ、パスワードとを制御装置を経由して取得した場合、前記機器テーブルからクライアント端末識別子に対応するユーザ識別テーブルのポインタを取得し、このポインタを用いて前記ユーザ識別テーブルからユーザＩＤ、パスワードを取得し、前記クライアント端末において入力されたユーザＩＤとパスワードとを用いて認証を行なう手段、前記認証後に、前記電子情報保管サーバが、前記クライアント端末から、ファイル名が指定された電子情報の保管要求を制御装置を経由して受信した場合、前記制御装置において、前記クライアント端末識別子を暗号鍵として、保管する情報を暗号化された電子情報を、インターネットを介して前記制御装置から受信する第１の手段と、前記電子情報を前記クライアント端末のクライアント端末識別子及びユーザ識別子毎に作成されたユーザフォルダに記憶する第２の手段と、前記認証後に、前記電子情報保管サーバが、前記クライアント端末から、ファイル名が指定された電子情報の引出要求を制御装置を経由して受信した場合、クライアント端末識別子及びユーザ識別子毎に作成されたユーザフォルダにおいてファイル名が指定されたファイルを前記制御装置に送信し、前記制御装置において、前記クライアント端末識別子を暗号鍵として用いて復号化し、復号化された情報を前記クライアント端末に送信する手段とを備えたことを要旨とする。
【００１７】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の電子情報保管サーバにおいて、前記クライアント端末は、スキャナ機能、プリンタ機能、複写機能及びファクシミリ機能の少なくとも１つを有する画像形成装置であることを要旨とする。
【００２２】
請求項３に記載の発明は、ローカルエリアネットワークを介してクライアント端末と接続された制御装置と、クライアント端末のクライアント端末識別子及びユーザ識別子毎に作成され、ファイル名が付与されたファイルを格納するユーザフォルダと、クライアント端末識別子、顧客名及びユーザ識別テーブルのポインタが記憶された機器テーブルと、ユーザＩＤ、パスワードが記憶されたユーザ識別テーブルとを記憶する情報記憶手段とを備え、前記制御装置とインターネットを介して接続された電子情報保管サーバからなる電子情報保管システムを用いて、電子情報を保管する電子情報保管方法であって、前記電子情報保管サーバが、前記クライアント端末から、前記クライアント端末識別子とユーザＩＤ、パスワードとを制御装置を経由して取得した場合、前記機器テーブルからクライアント端末識別子に対応するユーザ識別テーブルのポインタを取得し、このポインタを用いて前記ユーザ識別テーブルからユーザＩＤ、パスワードを取得し、前記クライアント端末において入力されたユーザＩＤとパスワードとを用いて認証を行なう段階、前記認証後に、前記電子情報保管サーバが、前記クライアント端末から、ファイル名が指定された電子情報の保管要求を制御装置を経由して受信した場合、前記制御装置において、前記クライアント端末識別子を暗号鍵として、保管する情報を暗号化された電子情報を、インターネットを介して前記制御装置から受信する第１の段階と、前記受信した電子情報を前記クライアント端末のクライアント端末識別子及びユーザ識別子毎に作成されたユーザフォルダに記憶する第２の段階と、前記認証後に、前記電子情報保管サーバが、前記クライアント端末から、ファイル名が指定された電子情報の引出要求を制御装置を経由して受信した場合、クライアント端末識別子及びユーザ識別子毎に作成されたユーザフォルダにおいてファイル名が指定されたファイルを前記制御装置に送信し、前記制御装置において、前記クライアント端末識別子を暗号鍵として用いて復号化し、復号化された情報を前記クライアント端末に送信する段階とを実行することを要旨とする。
【００３３】
請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の電子情報保管方法において、前記クライアント端末は、スキャナ機能、プリンタ機能、複写機能及びファクシミリ機能の少なくとも１つを有する画像形成装置であることを要旨とする。
【００３９】
（作用）
請求項１又は３に記載の発明によれば、クライアント端末毎に電子情報保管サーバに電子情報を保管できる。そして、各クライアント端末から送信され保管された電子情報は、そのクライアント端末から、検索情報を用いて引き出すことが可能となる。従って、クライアント端末毎に保管装置を準備することなく、そのクライアント端末についての電子情報として、電子情報を外部の保管装置である電子情報保管サーバに簡易な操作で安全に保管できる。
【００４０】
本発明によれば、クライアント端末を使用するユーザ毎に電子情報保管サーバに電子情報を保管できる。そして、各ユーザの保管要求により各クライアント端末から送信され保管された電子情報は、そのクライアント端末を使用するそのユーザのユーザ識別子により、検索情報を用いて引き出すことが可能となる。従って、クライアント端末毎に保管装置を準備することなく、そのクライアント端末を使用するユーザについての電子情報として、電子情報を外部の保管装置である電子情報保管サーバに簡易な操作で安全に保管できる。
【００４１】
本発明によれば、クライアント端末にて指定されたファイル名で電子情報を保管でき、そのファイル名を用いて、電子情報保管サーバに保管された電子情報を引き出すことができる。従って、保管された電子情報を速やかに引き出すことができる。
【００４７】
本発明によれば、クライアント端末を認証し、次に、そのクライアント端末を使用するユーザを認証する。このため、セキュリティを強化できる。
【００４８】
本発明によれば、ユーザ毎にセキュリティ対応を行うことが可能になり、より一層、セキュリティの向上を図ることができる。
本発明によれば、クライアント端末としての画像形成装置が有するスキャナ機能、プリンタ機能、複写機能及びファクシミリ機能を使用して生成された電子情報を電子情報保管サーバに保管できる。
【００４９】
本発明によれば、画像形成装置のスキャナ機能又は複写機能により生成された電子情報について、絞込みを容易に行うことができる。
【００５０】
本発明によれば、画像形成装置のプリンタ機能により生成された電子情報について、絞込みを容易に行うことができる。
本発明によれば、画像形成装置のファクシミリ機能により生成された電子情報について、絞込みを容易に行うことができる。
【００５１】
本発明によれば、既存のインフラストラクチャ系を有効活用でき、設備投資へのコストを低減できる。また、いずれかの通信リンクが消失してもネットワークがシャットダウンすることはなく、ほぼ常にネットワーク中に代替経路が確立できる。従って、より一層、データの信頼性及び可用性の向上を図ることができる。
【００５３】
【発明の実施の形態】
以下、本発明を具体化した実施形態を図１〜図１２に従って説明する。本実施形態では、ネットワークを介して外部の保存装置に電子文書を保管するサービスを提供する場合に用いる電子情報保管システム及び電子情報保管方法として説明する。
【００５４】
まず、本発明の電子情報保管処理を行うためのシステムの構成例を図１を用いて説明する。この電子情報保管システムは、複数の顧客先２０と、保管サービスセンタ３０とを含んで構成されている。具体的には、各顧客先２０のクライアント端末としての複合機２２に接続された制御装置２４が、プロキシサーバ２６及びインターネット４０を介して保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４と接続されている。そして、これらの間の通信は、インターネット標準プロトコルであるＴＣＰ／ＩＰによって行われる。また、ＨＴＴＰ（Hyper Text Transfer Protocol）あるいはＦＴＰ（File Transfer Protocol）通信プロトコルで情報の授受を行うことも可能である。
【００５５】
（顧客先の構成）
顧客先２０には、複数又は単一の複合機２２が設置されている。そして、顧客先２０には、それぞれワークステーション（パーソナルコンピュータ等の他の情報処理装置でもよい）２１及び制御装置２４が設置されている。そして、各装置がそれぞれローカルエリアネットワーク（以下「ＬＡＮ」と略称する）２５に接続されている。さらに、顧客先２０には、ファイアウォールの機能を有するプロキシサーバ２６が設置されており、顧客先２０に設置された各装置は、このプロキシサーバ２６を介してインターネット４０に接続されている。
【００５６】
複合機２２は、スキャナによる画像読取手段と、電子写真方式の画像形成手段と、図示しない公衆回線によるファクシミリ通信手段とを備えている。つまり、複合機２２は、これらの手段を複合的に機能させてコピー機、プリンタ、スキャナ、ファクシミリ装置等の機能を果たすことのできるデジタル複合機である。この複合機２２は、スキャナにより読み込まれた画像情報、ＬＡＮ２５を介して入力される画像情報及びファクシミリ装置により受信した画像情報について、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４に保管を依頼する手段を備えている。
【００５７】
以上のように、各複合機２２は、以下に示す各手段としての機能を有する。
・保管サーバ３４から送付された画面情報を表示する情報表示手段
・情報表示手段により表示された画面において指定データを入力させるための手段
・入力された情報について、保管サーバ３４の外部記録装置３６上の電子情報管理領域に格納することを依頼する手段
制御装置２４は、稼動中の複合機２２から送信されるコマンド及び情報の監視及び管理をするものである。制御装置２４は、稼動中の複合機２２からそれぞれＬＡＮ２５を介して送られてくるコマンド及び情報を受信して内部のＲＡＭに格納し、格納したコマンド及び情報を周期的にモニタリングする。そして、制御装置２４は、モニタリングしたコマンド及び情報をインターネット４０を介して遠隔地の保管サービスセンタ３０に設置されている保管サーバ３４に送信する。
【００５８】
本実施形態では、制御装置２４は、汎用コンピュータであり、汎用オペレーティングシステムを走らせている。そして、この制御装置２４は、ＬＡＮ２５に接続されたワークステーション２１、あるいはインターネット４０経由で遠隔地の保管サービスセンタ３０により、適切なサービスを提供する機能を有している。この制御装置２４は、汎用オペレーティングシステムとの組み合わせにおいて、複合機２２の初期化、構成（configuration ）と、ネットワークのインタフェース及びステータス（状態）情報授受を行う。なお、顧客先２０にプロキシサーバ２６を設置しない場合には、この制御装置２４が、各種のインターネットサービスを提供する手段を備えていてもよい。
【００５９】
以上のように、各制御装置２４は、以下に示す各手段としての機能を有する。
・各複合機２２から依頼された情報を、その複合機２２の識別子としての機種機番を暗号鍵として暗号化する暗号化手段
・暗号化手段によって暗号化された情報をプロキシサーバ２６に送信する手段
・プロキシサーバ２６が存在しない場合、暗号化手段によって暗号化された情報を保管サービスセンタ３０に送信する手段
・保管サービスセンタ３０内から送信された情報を受信する受信手段
・受信手段によって受信された情報を、複合機２２の機種機番を暗号鍵として復号化する復号化手段
・復号化手段によって復号化された情報を、各複合機２２に送信する手段
（保管サービスセンタの構成）
保管サービスセンタ３０には、複数のクライアント３１と、複合機３３と、保管サーバ３４と、それらを接続するＬＡＮ３５とが設置されている。保管サーバ３４は、電子メールサーバ、ＷＷＷサーバ、ＦＴＰサーバとしての機能を有している。保管サーバ３４は、外部記録装置３６を備えている。この外部記録装置３６には、電子情報記憶手段としての電子情報保管領域が備えられている。また、外部記録装置３６には、ユーザ情報記憶手段、クライアント端末記憶手段、検索情報記憶手段が備えられており、それぞれ、機器テーブル、ユーザ識別テーブル、検索情報テーブルが記憶されている。この保管サーバ３４は、顧客先２０の制御装置２４からインターネット４０を介して送られてくる情報を受信すると、その情報を外部記録装置３６上の電子情報保管領域に格納する。各クライアント３１は、それぞれ保管サーバ３４の外部記録装置３６上の電子情報保管領域に格納された情報の処理、管理を行う。
【００６０】
本実施形態では、コンピュータに電子情報保管プログラムを実行させることにより、保管サービスセンタ３０内の各クライアント３１と、外部記録装置３６を有する保管サーバ３４とが、以下に示す各手段としての機能を有する。
【００６１】
・クライアント端末識別子としての機種機番と、ユーザ識別子としてのユーザＩＤに対応付けて保管対象の電子文書を格納する手段
・サービスに対する課金の管理をするための手段
・機種機番毎又はユーザＩＤ毎のいずれかの課金の請求を選択する手段
・保管する電子情報の量で定める従量課金、又は、保管する電子情報を記憶する電子情報保管領域の容量で定める定額課金のいずれかを選択する手段
・機種機番での認証を行い、次に、ユーザＩＤ及びパスワードでの認証を行う手段
・各制御装置２４によって送信された情報を受信する受信手段
・受信手段によって受信された保管対象の電子情報に付加された検索情報に基づいて、電子情報を検索可能にする手段
・受信手段によって受信された電子情報を電子情報保管領域に格納する手段
・ファイル名を入力する手段を複合機２２に提供し、入力されたファイル名を用いて電子情報保管領域に保管された電子情報を引き出す手段
・検索キーにより検索情報を検索する検索手段
・検索された電子情報について引出対象の電子情報の選択を促す手段を複合機２２に提供し、選択された電子情報を電子情報保管領域から引き出す手段
・電子メールサーバ、ＷＷＷサーバ及びＦＴＰサーバとしての手段
（複合機の操作部の構成）
次に、複合機２２の操作部の構成例を図２を用いて説明する。図２は、複合機２２の操作部の構成例を示すレイアウト図である。なお、複合機３３の操作部も同様の構成なので、それらの図示及び説明は省略する。
【００６２】
複合機２２の操作部は、テンキー５１、クリア／ストップキー５２、スタートキー５３、エンターキー５４、割り込みキー５５、予熱／モードクリアキー５６を備えている。また、複合機２２の操作部は、モード確認キー５７、画面切り替えキー５８、呼び出しキー５９、登録キー６０、ガイダンスキー６１、保存キー６２、保管サービスキー６３を備えている。さらに、複合機２２の操作部は、表示用コントラストボリューム６４、文字表示器６５、コピーキー６６、ファクシミリキー６７及びプリントキー６８を備えている。
【００６３】
テンキー５１は、コピー枚数や倍率等の数値を入力するためのキーである。クリア／ストップキー５２は、コピー枚数（置数）をクリアしたり、コピー動作をストップさせたりするためのキーである。スタートキー５３は、コピー動作をスタートさせるためのキーである。エンターキー５４は、ズーム倍率や綴じ代寸法用置数等の数値の指定を確定させるためのキーである。割り込みキー５５は、コピー中に割り込みで別の原稿をコピーする時などに使用するキーである。予熱／モードクリアキー５６は、設定した全てのモードの内容を取り消したり、予熱モードを設定して節電状態にしたりするためのキーである。
【００６４】
モード確認キー５７は、文字表示器６５に選択的に表示される各モードを一覧表示で確認するためのキーである。画面切り替えキー５８は、文字表示器６５の表示形態を使用者の熟練度に応じて切り替えるためのキーである。呼び出しキー５９は、ユーザプログラムを呼び出すためのキーである。登録キー６０は、ユーザプログラムを登録するためのキーである。ガイダンスキー６１は、文字表示器６５にガイダンスメッセージ等を表示するためのキーである。保存キー６２は、保管サーバ３４の外部記録装置３６に格納する情報を複合機２２に一時的に保存を行うためのキーである。保管サービスキー６３は、保管サービスの提供を呼び出すためのキーである。この保存キー６２及び保管サービスキー６３は本発明によるサービスの提供を要求する機能の一部に対応する。詳細な機能動作については、後に記述する。
【００６５】
表示用コントラストボリューム６４は、文字表示器６５のコントラストを調整するためのものである。文字表示器６５は、液晶（ＬＣＤ）、蛍光表示管等のフルドット表示素子を用い、その上に多数のタッチセンサを内蔵した透明シート状のマトリックスタッチパネルを重ねている。そして、文字表示器６５は、電源投入により、複合機２２の状態（「コピーできます」、「コピー中です」、「転写紙がありません」等）、コピー枚数、各種キーを示すモード設定画面を表示する。このモード設定画面が表示されている時は、通常のモードを設定することができる。
【００６６】
つまり、モード設定画面上のキーを押下（タッチ）することにより、各種のコピーモードを任意に設定することができ、押下されたキーは白黒反転表示に切り替わる。各種のコピーモードとしては、例えば、給紙カセット、自動用紙、画像濃度（例えば、コピー濃度）、自動濃度、変倍率、両面モード、綴じ代モード、ソートモード等がある。具体的には、給紙カセットの設定により、転写紙サイズを選択できる。自動用紙の設定により、原稿サイズと設定倍率により最適な転写紙が収納されている給紙カセットが自動選択される。自動濃度の設定により、原稿の濃度に応じて画像濃度が自動選択される。変倍率としては、等倍、縮小、拡大、用紙指定変倍、ズーム変倍、寸法変倍等を選択できる。また、両面モードとは、転写紙の表裏面に原稿の画像をコピーするモードである。
【００６７】
また、文字表示器６５は、保管サーバ３４から送付された画面情報を表示する。また、複合機２２は、通常のモードとは別に、保守担当者が修理、保守作業時に使用する保守モードを設定することもできる。所定の操作により保守モードに移行すると、文字表示器６５に保守モード画面が表示される。この保守モード下で、保守担当者は、各種センサの状態及び各モータ、クラッチ等の負荷の動作などのチェックを行い、修理及び保守作業を実施することができる。
【００６８】
（管理テーブルの構成）
次に、保管サービスセンタ３０の外部記録装置３６に格納される管理テーブルについて、図３を参照して説明する。図３は、管理テーブル（機器テーブル７１、ユーザ識別テーブル７２、課金情報テーブル７３、検索情報テーブル７４）を説明するための説明図である。
【００６９】
機器テーブル７１の各エントリは、機種機番７１ａ、顧客名７１ｂ、及び、ユーザ識別テーブル７２のポインタ７１ｃにより構成される。ここで、機種機番７１ａは、複合機２２の機種番号及びシリアル番号である。
【００７０】
この機器テーブル７１の各項目は、顧客先への複合機２２の設置時に、センタ担当者によるクライアント３１のキーボード等の入力装置上の操作によって入力される（外部から入力される）コマンドにより設定される。そして、この機器テーブル７１は、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４の外部記録装置３６上に常駐される。この機器テーブル７１は、保管サービスセンタ３０で保管サービス要求が受信された場合に参照される。保管サービスセンタ３０は、受信した保管サービス要求の機種機番（機種番号及びシリアル番号）に基づいて機器テーブル７１を検索し、複合機２２を認証することができる。
【００７１】
ユーザ識別テーブル７２は、機器テーブル７１に登録された複合機２２から保管サービスの利用が可能なユーザの認証情報を記憶するテーブルである。ユーザ識別テーブル７２の各エントリは、ユーザＩＤ７２ａ、パスワード７２ｂ、及び、課金情報テーブル７３のポインタ７２ｃにより構成される。ユーザＩＤ７２ａは、機器テーブル７１に登録された複合機２２から保管サービスを利用可能なユーザのユーザＩＤである。パスワード７２ｂは、そのユーザの認証用のパスワードである。課金情報テーブル７３のポインタ７２ｃは、そのユーザについての課金管理に関する情報を登録する課金情報テーブル７３のポインタである。
【００７２】
ユーザ識別テーブル７２の各エントリは保管サービスの提供を希望するユーザによる申請時に作成され、保管サービスの提供の停止時に該当するエントリが削除される。このユーザ識別テーブル７２の各エントリは、センタ担当者によるクライアント３１のキーボード等の入力装置上の操作によって入力される（外部から入力される）登録、削除コマンドにより設定される。そして、各エントリは、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４の外部記録装置３６上に常駐される。
【００７３】
課金情報テーブル７３は、保管サービスの提供に対する課金管理を行うための課金情報を記憶するテーブルである。課金情報テーブル７３の各エントリは、課金タイプ７３ａ、容量サイズ７３ｂ、使用済容量サイズ７３ｃ、未使用容量サイズ７３ｄ、検索情報テーブルのポインタ７３ｅにより構成される。課金タイプ７３ａは、保管した電子情報の課金タイプであって、「定額課金」と「従量課金」のいずれかが設定される。容量サイズ７３ｂは、電子情報保管領域の容量のサイズである。使用済容量サイズ７３ｃは、電子情報保管領域の使用済み容量のサイズである。未使用容量サイズ７３ｄは、電子情報保管領域の未使用容量のサイズである。検索情報テーブルのポインタ７３ｅは、そのユーザが保管している電子情報の検索情報を登録する検索情報テーブルのポインタである。
【００７４】
課金情報テーブル７３の各エントリは保管サービスの提供を希望するユーザによる申請時に作成され、保管サービスの提供の停止時に該当するエントリが削除される。この課金情報テーブル７３の各エントリは、センタ担当者によるクライアント３１のキーボード等の入力装置上の操作によって入力される（外部から入力される）登録、削除コマンドにより設定される。そして、各エントリは、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４の外部記録装置３６上に常駐される。
【００７５】
検索情報テーブル７４は、保管サーバ上の電子情報保管領域に格納する検索情報及び保管する情報を格納するファイルの物理的なポインタ等を記憶するテーブルである。検索情報テーブル７４の各エントリは、ポインタ７４ａ、ファイル名７４ｂ、保管日時７４ｃ、枚数７４ｄ、機能７４ｅ、付加情報７４ｆにより構成される。ポインタ７４ａは、保管対象の実際の情報内容を保管したファイルの物理的なポインタである。ファイル名７４ｂは、保管対象の実際の情報内容を保管したファイルのファイル名である。保管日時７４ｃは、情報を保管した日時である。枚数７４ｄは、保管した情報を印刷する場合の印刷枚数である。機能７４ｅは、保管した情報の使用機能である。具体的には、「スキャナ機能」、「コピー機能」、「プリンタ機能」、「ファクシミリ機能」が設定される。付加情報７４ｆは、使用機能の付加情報である。例えば、機能７４ｅが「プリンタ機能」の場合、付加情報７４ｆとして要求元ＩＰアドレスが設定される。機能７４ｅが「ファクシミリ機能」の場合、付加情報７４ｆとして送受信の区別が設定される。
【００７６】
検索情報テーブル７４の各エントリは電子情報の保管毎に作成され、電子情報が削除された場合に該当するエントリが削除される。この検索情報テーブル７４は、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４の外部記録装置３６上に常駐される。そして、この検索情報テーブル７４は外部記録装置３６の電子情報保管領域に格納された電子情報の引出のための操作が実行された場合に参照される。
【００７７】
（電子情報保管領域に格納する情報の種類）
次に、本発明の実施形態で保管サービスセンタ３０の外部記録装置３６上の電子情報保管領域に格納する情報の種類について説明する。
【００７８】
まず、コピー又はスキャナー機能によって読み込まれた情報を外部記録装置３６上の電子情報保管領域に格納する場合について説明する。この場合、まず、利用者は、複合機２２のスキャナ部に所望の文書や写真などの原稿をセットし、操作部の保存キー６２をＯＮ（押下）し、操作表示部の機能選択キーのうちコピーキー６６を選択し押し下げる。すると、文字表示器６５には、「コピーできます」又は「しばらくお待ちください」等の各種メッセージや、縮小拡大の入力表示、倍率情報、用紙サイズの入力表示、コピー枚数、等の各種情報及び各種入力表示が表示される。
【００７９】
この文字表示器６５とテンキー５１に対して利用者が所望の入力操作を行い、スタートキー４３を押すと、スキャナ部が走査を開始して画像データを生成する。このとき当該装置に内蔵されたクロックによってコピーした日付と時間が取得される。そして、生成された画像データは、日時情報、画像枚数、画像サイズ等からなる検索情報とともに、複合機２２の画像記憶部（図示せず）に蓄積される。読み取り操作が終了した時点で、利用者は、複合機２２の操作部の保管サービスキー６３をＯＮ（押下）する。これに応じて、複合機２２は、制御装置２４を経由して、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４に対し、保管サービスの提供が受けることが可能か否かについての認証のためにインターネット４０を介してアクセスする。
【００８０】
次に、ファクシミリ機能によって読み込まれた情報を外部記録装置３６上の電子情報保管領域に格納する場合について説明する。ファクシミリ機能の場合は送信と受信とがあるが、まず、送信の場合について説明する。この場合、利用者は、複合機２２のスキャナ部に送信したい所望の文書や写真などの原稿をセットし、操作部の保存キー６２をＯＮ（押下）し、操作表示部の機能選択キーのうち、ファクシミリキー６７を選択し押し下げる。すると、文字表示器６５には、予め記録させておいた送信先情報、画品質、送信結果、送信レポート、等の各種入力表示と、現在のメモリ使用量（画像記憶部に一度蓄えられた送信原稿の総画像データ量）等の情報が表示される。利用者は、所望の操作を経て、送信先電話番号が当該装置に記録されていれば文字表示器６５から、記録されていなければテンキー５１から送信先電話番号を入力し、スタートキー５３を押下する。これに応じて、複合機２２は、スキャナ部が走査を開始して画像データを生成する。このとき当該装置に内蔵されたクロックによってコピーした日付と時間が取得される。この生成された画像データは、受信先情報や日時情報、画像枚数、送受信の区別等からなる検索情報とともに、画像記憶部（図示せず）に蓄積される。そして、この画像データは、ファクシミリ通信部（図示せず）と公衆回線（図示せず）を介して外部ファクシミリ装置（図示せず）に送信される。送信が終了した時点で、利用者は、複合機２２の操作部の保管サービスキー６３をＯＮ（押下）する。これに応じて、複合機２２は、制御装置２４を経由して、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４に対し、保管サービスの提供が受けることが可能か否かについての認証のためにインターネット４０を介してアクセスする。
【００８１】
次に受信の場合について説明する。複合機２２は、外部ファクシミリ装置等の発信元から発信信号をファクシミリ通信部（図示せず）が検出すると、公衆回線（図示せず）からの画像データの受け付けを開始する。そして、この画像データは、発信元情報、日時情報、画像枚数、送受信の区別等からなる検索情報とともに、複合機２２の画像記憶部（図示せず）に蓄積される。また、画像記録部（図示せず）から、その画像データに基づいて画像が出力される。この画像データの出力が終了した時点で、利用者は、複合機２２の操作部の保管サービスキー６３をＯＮ（押下）する。これに応じて、複合機２２は、制御装置２４を経由して、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４に対し、保管サービスの提供が受けることが可能か否かについての認証のためにインターネット４０を介してアクセスする。
【００８２】
次に、プリンタ機能による情報を外部記録装置３６上の電子情報保管領域に格納する場合について説明する。この場合、まず、ＬＡＮ２５を介して接続されたワークステーション２１から送信されたプリンタコマンドを複合機２２のプリンタコントローラ部（図示せず）が受け付ける。そして、プリンタコントローラ部は、そのプリンタコマンドの解析を行い、電子情報保管領域に格納する指示命令が付加されている場合、そのプリンタコマンドに応じた画像データを生成する。この生成された画像データは、日時情報、プリント枚数、要求元ＩＰアドレス等からなる検索情報とともに複合機２２の画像記憶部（図示せず）に蓄積される。そして、複合機２２は、制御装置２４を経由して、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４に対し、保管サービスの提供が受けることが可能か否かについての認証のためにインターネット４０を介してアクセスする。
【００８３】
（電子情報の保管処理手順）
次に、電子情報を保管する場合の具体的な制御について、図４及び図５を参照して説明する。複合機２２の操作部の保管サービスキー６３が押下されると、複合機２２は、制御装置２４を経由し、インターネット４０を介して保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４にサービス提供要求を送信する（ステップＳ１−１）。サービス提供要求を受信した保管サーバ３４は受信した情報から要求を送信した複合機２２の機種機番を抽出する。そして、保管サーバ３４は、抽出した機種機番をキーに機器テーブル７１の機種機番７１ａについて各エントリの検索を行い、要求を発行した複合機２２が登録されているか否かの照合を行う（ステップＳ１−２）。
【００８４】
要求を発行した複合機２２が登録されている場合、要求が許可される。この場合（ステップＳ１−３でＹＥＳの場合）、保管サーバ３４は、要求を発行した複合機２２に、ユーザＩＤ及びパスワードの入力画面を送信する（ステップＳ１−４）。一方、登録がない場合（ステップＳ１−３でＮＯの場合）、保管サーバ３４は、エラーメッセージを複合機２２に送信する（ステップＳ１−１９）。これを受信した複合機２２は、エラーメッセージを文字表示器６５に表示する（ステップＳ１−２０）。
【００８５】
保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４からの入力画面を受信した複合機２２は、受信した入力画面（図９に示す表示画面８０）を複合機２２の操作部の文字表示器６５に表示する（ステップＳ１−５）。図９に示すように、表示画面８０には、ユーザＩＤ入力部８１、パスワード入力部８２、保管アイコン８３、引出アイコン８４及びソフトキー８５が設けられている。利用者は、次の認証を受けるため、画面のソフトキー８５を使い、ユーザＩＤ入力部８１及びパスワード入力部８２にユーザＩＤ及びパスワードを入力する。そして、提供を受けるサービスについて、保管アイコン８３又は引出アイコン８４のいずれかを選択してタッチする。複合機２２は、これらの入力を受け入れる（ステップＳ１−６）。
【００８６】
すべての入力が終了した時点で、利用者は、送信アイコン８６を押下する。複合機２２は、制御装置２４を経由し、インターネット４０を介し、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４に認証データを送信する（ステップＳ１−７）。認証データを受信した保管サーバ３４は受信した情報から要求を送信した複合機２２の機種機番を抽出する（ステップＳ１−８）。そして、保管サーバ３４は、抽出した機種機番をキーに機器テーブル７１の機種機番７１ａについて各エントリの検索を行う。そして、保管サーバ３４は、一致したエントリのポインタ７１ｃを取得する。そして、保管サーバ３４は、取得したポインタからユーザ識別テーブル７２の検索を行い、入力されたユーザＩＤとユーザの認証用パスワードの精査を行う（ステップＳ１−９）。認証が不許可の場合（ステップＳ１−１０でＮＯの場合）、保管サーバ３４は、エラーメッセージを複合機２２に送信する（ステップＳ１−２１）。これを受信した複合機２２は、エラーメッセージを文字表示器６５に表示する（ステップＳ１−２２）。
【００８７】
一方、認証が許可の場合（ステップＳ１−１０でＹＥＳの場合）、保管サーバ３４は、次に、要求されたサービスが「保管」か「引出」かについての解析を行う（ステップＳ１−１１）。要求されたサービスが「保管」の場合（ステップＳ１−１１で「保管」の場合）、保管サーバ３４は、保管サービスに対応した画面（保管要求画面）を複合機２２に送信する（ステップＳ１−１２）。これを受信した複合機２２は、図１０に示す表示画面９０を複合機２２の操作部の文字表示器６５に表示する（ステップＳ１−１３）。図１０に示すように、表示画面９０には、ファイル名入力部９１、ソフトキー９２及び送信アイコン９３が設けられている。利用者は、情報の保管をするファイル名を定義するため、画面のソフトキー９２を用いて、ファイル名入力部９１にファイル名を入力する。複合機２２は、これらの入力を受け入れる（ステップＳ１−１４）。そして、利用者が送信アイコン９３を押下すると、複合機２２は、保管する情報に入力されたファイル名を付して制御装置２４に送信する（ステップＳ１−１５）。
【００８８】
制御装置２４は、複合機２２の機種機番を暗号鍵として複合機２２から受信した情報を暗号化する（ステップＳ１−１６）。そして、制御装置２４は、暗号化した情報をインターネット４０を経由して保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４に送信する（ステップＳ１−１７）。これを受信した保管サーバ３４は、その暗号化された情報を、指定されたファイル名のファイルに格納してそのファイルをそのユーザに対して割り当てられたフォルダ（以下、ユーザフォルダという）に格納する（ステップＳ１−１８）。このユーザフォルダは、サービス提供要求の認証時に、複合機２２の機種機番とユーザＩＤとの組み合わせにより、機種機番及びユーザＩＤ毎に、保管サーバ３４が自動的に作成するものである。本実施形態では、このユーザフォルダに格納されたファイルの領域が、そのユーザについての電子情報保管領域となる。つまり、ユーザ識別子毎の電子情報保管領域は、分割されていてもよい。そして、電子情報の保管要求を受信すると、保管サーバ３４は、複合機２２の機種機番とユーザＩＤとからユーザフォルダを特定し、そのユーザフォルダに、電子情報を格納するための所定の容量のファイルを生成し、そのファイルに指定されたファイル名を付与する。このファイルの領域が、受信した電子情報についての電子情報保管領域となる。そして、保管サーバ３４は、そのファイルに受信した電子情報を格納する。
【００８９】
そして、保管サーバ３４は、電子情報の検索情報（ファイル名、保管日時、サイズ、要求元ＩＰアドレス等）を取得し、検索情報テーブル７４を更新する。さらに、保管サーバ３４は、課金情報（課金タイプ、容量サイズ使用済容量サイズ、未使用容量サイズ及び電子情報の検索情報を登録する検索情報テーブルのポインタを記憶するポインタ）を取得し、課金情報テーブル７３を更新する。
【００９０】
（制御装置２４と保管サーバ３４との間の通信手順）
次に、複合機２２から制御装置２４を介して、電子情報を保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４に送信し、外部記録装置３６に保管するまでの具体的な制御について、図８を参照して説明する。図８は、制御装置２４と保管サーバ３４との間の通信シーケンスの他の例（ＦＴＰプロトコルによる通信シーケンス）を示す図である。制御装置２４は、複合機２２の操作部の文字表示器６５に表示されている送信アイコン９３がタッチされると、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４に対して保管情報の送信要求を発呼する（Ｓ４００）。保管サーバ３４は、コントロール接続の開始を着呼すると、接続確認の応答を制御装置２４に送信する（Ｓ４０１）。制御装置２４は、接続確認の応答を受信すると、ユーザＩＤ指定のコマンド（User xxxコマンド）を保管サーバ３４に送信する（Ｓ４０２）。保管サーバ３４は、ユーザＩＤ指定のコマンドを受信すると、パスワード要求応答（認証応答）を制御装置２４に送信する（Ｓ４０３）。制御装置２４は、パスワード要求応答を受信すると、パスワード（Passコマンド）を保管サーバ３４に送信する（Ｓ４０４）。保管サーバ３４は、パスワードを受信すると、その精査を行い、正当の場合に、Logged In 応答を制御装置２４に送信する（Ｓ４０５）。制御装置２４は、Logged In 応答を受信すると、データ転送用ポート指定のコマンド（Port... コマンド）を保管サーバ３４に送信する（Ｓ４０６）。保管サーバ３４は、データ転送用ポート指定のコマンドを受信すると、正常にデータ転送用ポートを確保できた場合に、確保応答を制御装置２４に送信する（Ｓ４０７）。制御装置２４は、確保応答を受信すると、転送開始コマンド（ＳＴＯＲコマンド）を保管サーバ３４に送信する（Ｓ４０８）。保管サーバ３４は、転送開始コマンドを受信すると、転送開始応答（ファイルシステム応答）を制御装置２４に送信する（Ｓ４０９）。制御装置２４は、転送開始応答を受信すると、データ接続を開始し、保管する情報を保管サーバ３４に送信する（Ｓ４１０）。保管サーバ３４は、保管する情報を受信すると、それを外部記録装置３６の転送開始コマンドによって指定されたファイル名（ファイル名入力部９１に入力されたファイル名）のファイルに格納する。そして、保管サーバ３４は、制御装置２４からの保管をする情報を全て受信し、データ接続が切断されると、終了デリミタ（ＥＯＦ）の検出により転送終了応答を制御装置２４ヘ送信する（Ｓ４１１）。制御装置２４は、転送終了応答を受信すると、セッション終了コマンド（Quitコマンド）を保管サーバ３４に送信する（Ｓ４１２）。保管サーバ３４は、セッション終了コマンドを受信すると、セッション終了応答を制御装置２４に送信する（Ｓ４１３）。これを受信すると、制御装置２４は、情報の保管の処理を終了する。
【００９１】
（電子情報の引出処理手順）
次に、外部記録装置３６に保管した電子情報の引出を行う場合の処理手順について説明する。要求されたサービスが「引出」の場合（ステップＳ１−１１で「引出」の場合）、保管サーバ３４は、引出サービスに対応した画面を複合機２２に送信する（ステップＳ２−１）。これを受信した複合機２２は、図１１に示す表示画面１００を複合機２２の操作部の文字表示器６５に表示する（ステップＳ２−２）。図１１に示すように、表示画面１００には、ファイル名入力部１０１、検索キー入力部１０２ａ，１０２ｂ，１０２ｃ、ソフトキー１０３及び要求アイコン１０４が設けられている。
【００９２】
保管されている情報の引出要求は、直接ファイル名の指定をする方法と、引出を行う情報が曖昧な場合に検索キーを指定する方法とがある。まず、ファイル名の指定をした場合の具体的な制御について、図６に従って説明する。利用者は、引出す情報のファイル名を定義するため、画面のソフトキー１０３を用いて、画面上のファイル名入力部１０１にファイル名を入力する。複合機２２は、この入力を受け入れる（ステップＳ２−３）。そして、利用者は、情報の引出を行うファイル名の入力が終了した時点で、要求アイコン１０４をタッチする。これに応じて、複合機２２は、制御装置２４を経由して、インターネット４０を介し、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４に電子情報の引出要求を行う。ここでは、ファイル名が指定されているため（ステップＳ２−４でＹＥＳであるため）、複合機２２は、制御装置２４を経由して、保管サーバ３４にファイル名を指定した引出要求を送信する（ステップＳ２−５）。
【００９３】
具体的には、制御装置２４は、ＨＴＴＰ（HyperText Transfer Protocol ）により、保管サーバ３４にアクセスし、外部記録装置３６に保管されたファイルの引出要求を行う。ここで、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４には、インターネット上の、ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）と呼ばれる固有の住所が割り振られている。そして、保管サーバ３４に備えられた外部記録装置３６に作成されたユーザフォルダに、保管対象のファイルが格納されている。このため、保管されているファイルの引出を行う場合、「http://XXXXXX.co.jp/ユーザフォルダ/ ファイル名.html 」といった法則に基づいて、ファイルを特定し、引出要求を行う。このＵＲＬにおいて、先頭の「http」はそこへアクセスするための方式を、次の「XXXXXX.co.jp」は日本の保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４を指定する。そして、それ以降はユーザフォルダに格納されたファイルを指定する。
【００９４】
保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４は、前記要求を受信すると（ステップＳ２−６）、保管サーバ３４上にユーザフォルダが存在するか否かについて精査を行う（ステップＳ２−７）。保管サーバ３４上にユーザフォルダが存在する場合、次にそのユーザフォルダ上に指定されたファイルが存在するか否かについて精査を行う（ステップＳ２−８）。ユーザフォルダ上に指定されたファイルが存在しない場合、保管サーバ３４は、複合機２２にエラーメッセージを送信し、処理を終了する。一方、ユーザフォルダ上に指定されたファイルが存在する場合、保管サーバ３４は、制御装置２４を経由して複合機２２にそのファイルの内容を送信する（ステップＳ２−９）。
【００９５】
これを受信した制御装置２４は、受信した情報を、複合機２２の機種機番に基づく前記暗号鍵を用いて復号化し（ステップＳ２−１０）、復号化した情報を複合機２２に送信する（ステップＳ２−１１）。これを受信した複合機２２は、受信した情報の内容を複合機２２の操作部の文字表示器６５に表示する（ステップＳ２−１２）。利用者は、文字表示器６５に表示された内容の確認を行い、プリンタ機能等による出力要求を入力する。これに応じて、複合機２２は、プリンタ機能等を使用して、その内容を出力する（ステップＳ２−１２）。
【００９６】
次に、検索キーを指定して引出要求を行う場合の具体的な制御について、図６及び図７を用いて説明する。引出を行うための情報が曖昧な場合、利用者は、引出す情報の検索キーを定義するため、表示画面１００のソフトキー１０３を用いて、画面上の検索キー入力部１０２ａ，１０２ｂ，１０２ｃに検索キーの入力を行う。複合機２２は、これらの入力を受け入れる（ステップＳ２−３）。そして、利用者は、情報の引出をする検索キーの入力が終了した時点で、要求アイコン１０４をタッチする。これに応じて、複合機２２は、制御装置２４を経由して、インターネット４０を介し、保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４に情報の引出要求を送信する。ここでは、検索キーが入力されているため（ステップＳ２−４でＮＯであるため）、複合機２２は、制御装置２４を経由して、検索キーを含む引出要求を保管サーバ３４に送信する（ステップＳ３−１）。
【００９７】
引き出し要求を受信した保管サーバ３４は、受信した情報から要求を送信したクライアント端末（ここでは、複合機２２）の機種機番を抽出する（ステップＳ３−２）。そして、保管サーバ３４は、抽出した機種機番をキーに機器テーブル７１の機種機番７１ａについて各エントリの検索を行う。そして、保管サーバ３４は、一致したエントリのポインタ７１ｃを取得する。そして、保管サーバ３４は、そのポインタに基づいてユーザ識別テーブル７２の検索を行い、引出を要求したユーザＩＤを特定する。そして、保管サーバ３４は、一致したエントリのポインタ７２ｃにより、課金情報テーブル７３を特定する。そして、保管サーバ３４は、その課金情報テーブル７３のポインタ７３ｅにより、検索情報テーブル７４を特定する。そして、保管サーバ３４は、受信した情報から抽出した検索キーの情報（入力した検索キー）により、特定された検索情報テーブル７４のエントリの検索を行う（ステップＳ３−３）。そして、保管サーバ３４は、検索条件に合致した検索情報テーブル７４の検索情報の一覧リストを作成する（ステップＳ３−４）。そして、保管サーバ３４は、作成した一覧リストの情報をインターネット４０を介し、制御装置２４を経由して複合機２２に送信する（ステップＳ３−５）。
【００９８】
これを受信した複合機２２は、複合機２２は文字表示器６５に図１２に示す表示画面１１０を表示する（ステップＳ３−６）。図１２に示すように、表示画面１１０には、ファイル名、保管日時、サイズ、使用機能及び付加情報が表示される。利用者は表示された画面上から引出を希望するリストをタッチする。複合機２２はリストの選択入力を受け入れる（ステップＳ３−７）。再び、複合機２２は、制御装置２４を経由し、インターネット４０を介して保管サービスセンタ３０の保管サーバ３４に引出要求を送信する（ステップＳ３−８）。保管サーバ３４は、この引出要求を受信する（ステップＳ３−９）。そして、保管サーバ３４、制御装置２４及び複合機２２は、ステップＳ２−７〜Ｓ２−１３の処理を上述の場合と同様に実行する。
【００９９】
（保管サービスに関する利用料金の請求処理手順）
保管サービスに関する利用料金の請求は、定期的に保管サービスセンタ３０が保管サーバ３４を通じて利用者に請求する。電子情報保管システムの利用に関する保管料の課金は、契約に基づく複合機２２毎の請求制とユーザ毎の請求制とがある。また、各請求制には、定額課金と従量課金とがある。
【０１００】
複合機２２毎の請求制では、機器テーブル７１に対応するユーザ識別テーブル７２に実際に登録されているユーザが使用している領域に対して課金を行う。具体的には、保管サーバ３４は、以下のような処理を行う。つまり、保管サーバ３４は、複合機２２の機種機番に基づいて、機器テーブル７１を参照し、複合機２２の機種機番を利用してユーザ識別テーブル７２のポインタを取得する。そして、保管サーバ３４は、取得したポインタに基づいて、ユーザ識別テーブル７２のエントリから課金情報テーブル７３のポインタを取得する。そして、保管サーバ３４は、取得したポインタに基づいて、課金情報テーブル７３のエントリに格納されている課金項目（課金タイプ、容量サイズ、使用済容量サイズ及び未使用容量サイズ）を抽出し、抽出した課金タイプ７３ａをチェックする。課金タイプ７３ａが「定額課金」の場合、保管サーバ３４は、各電子情報の保管のために割り当てられた電子保管領域の容量により一定の定額課金の算出を行う。課金タイプ７３ａが「従量課金」の場合、抽出した使用済容量サイズ７３ｃの保存量に基づいて課金の算出を行う。そして、保管サーバ３４は、課金情報テーブル７３の空のエントリまで課金の算出を続ける。課金情報テーブル７３の空のエントリに到達した場合、保管サーバ３４は、次のユーザ識別テーブル７２のエントリを参照し、ユーザ識別テーブル７２の空のエントリに到達するまで処理を続ける。これにより、複合機２２毎の定額課金と従量課金とがそれぞれ算出される。
【０１０１】
また、ユーザ毎の請求制では、保管サーバ３４は、複合機２２の機種機番に基づいて、機器テーブル７１を参照する。そして、保管サーバ３４は、複合機２２の機種機番を利用し、ユーザ識別テーブル７２のポインタを取得する。そして、保管サーバ３４は、取得したポインタに基づいて、ユーザ識別テーブル７２のエントリから課金情報テーブル７３のポインタを取得する。そして、保管サーバ３４は、取得したポインタに基づいて、課金情報テーブル７３のエントリに格納されている課金項目（課金タイプ、容量サイズ、使用済容量サイズ及び未使用容量サイズ）を抽出し、抽出した課金タイプ７３ａをチェックする。課金タイプ７３ａが「定額課金」の場合、保管サーバ３４は、定額課金を算出する。課金タイプ７３ａが「従量課金」の場合、抽出した使用済容量サイズ７３ｃの保存量に基づいて課金を算出する。そして、保管サーバ３４は、課金情報テーブル７３の空のエントリまで課金の算出を続ける。これにより、ユーザ毎の定額課金と従量課金とがそれぞれ算出される。そして、保管サービスセンタ３０は、算出したクライアント端末毎の定額課金及び従量課金と、ユーザ毎の定額課金及び従量課金とに基づいて、それぞれ利用料金を請求する。
【０１０２】
以上、本実施形態によれば、以下に示す効果を得ることができる。
・上記実施形態では、機種機番７１ａを記憶する機器テーブル７１とユーザＩＤ７２ａとパスワード７２ｂとを機種機番７１ａに関連付けて記憶するユーザ識別テーブル７２とを保管サーバ３４に備えた外部記録装置３６に備える。そして、保管サーバ３４は、機種機番と、ユーザＩＤ及びパスワードとにより、アクセスするユーザを認証する。そして、認証された場合、複合機２２に接続された制御装置２４は、複合機２２の機種機番を暗号鍵として電子情報を暗号化し、暗号化した電子情報と検索情報とを送信する。保管サーバ３４は、その電子情報を、機種機番とユーザＩＤとに関連付けて外部記録装置３６上の電子情報保管領域に保管する。また、保管サーバ３４は、検索情報を機種機番と、ユーザＩＤと、保存した電子情報とに関連付けて検索情報テーブル７４に記憶する。
【０１０３】
このため、複合機２２を使用するユーザ毎に保管サーバ３４の外部記録装置３６に電子情報を保管できる。そして、各ユーザの保管要求により各複合機２２から送信され保管された電子情報は、その複合機２２を使用するそのユーザのユーザＩＤにより、検索情報を用いて引き出すことが可能となる。従って、複合機２２毎に保管装置を準備することなく、その複合機２２を使用するユーザが保有する電子情報として、電子情報を外部の保管装置に簡易な操作で保管できる。
【０１０４】
・上記実施形態では、保管サーバ３４は、複合機２２にて入力されたファイル名を付与して、電子情報を保管する。そして、保管サーバ３４は、ファイル名を指定した引出要求に従って、そのファイル名の電子情報を引き出す。このため、ユーザが指定したファイル名で電子情報を保管でき、そのファイル名により、保管された電子情報を速やかに引き出すことができる。
【０１０５】
・上記実施形態では、複合機２２にて入力された検索キーにより、その複合機２２の機種機番とユーザＩＤとに関連付けられて記憶された検索情報を検索し、検索結果の一覧を表示する。そして、その一覧の中からユーザによって選択された電子情報を複合機２２に送信する。このため、ユーザが引き出そうとしている電子情報の条件が曖昧である場合に、そのユーザの電子情報について、情報の絞り込みを容易に行うことができる。
【０１０６】
・上記実施形態では、複合機２２毎の課金、又は、ユーザ毎の課金のいずれかが選択できる。複合機２２毎に課金を行う場合、機種機番毎に、課金情報テーブル７３の情報に基づいて課金を算出し、ユーザ毎に課金を行う場合、機種機番及びユーザＩＤ毎に課金情報テーブル７３の情報に基づいて課金を算出する。このため、複合機２２毎又はユーザ毎に、課金を管理することができる。
【０１０７】
・上記実施形態では、複合機２２毎に、定額課金又は従量課金のいずれかが選択できる。そして、定額課金の場合、電子情報を保管するために割り当てられた電子情報保管領域の容量について一定の課金を算出し、従量課金の場合、電子情報の保存量に基づいて課金を算出する。このため、複合機２２毎に、それぞれ希望に応じた方法で課金できる。
【０１０８】
・上記実施形態では、ユーザ毎に、定額課金又は従量課金のいずれかが選択できる。そして、定額課金の場合、電子情報を保管するために割り当てられた電子情報保管領域の容量について一定の課金を算出し、従量課金の場合、電子情報の保存量に基づいて課金を算出する。このため、複合機２２毎に、それぞれ希望に応じた方法で課金できる。
【０１０９】
・上記実施形態では、まず、機種機番により複合機２２を認証し、次に、ユーザＩＤとパスワードとによりユーザを認証する。このため、セキュリティを強化できる。
【０１１０】
・上記実施形態では、電子情報保管領域を、ユーザＩＤ毎に設定する。このため、ユーザ毎にセキュリティ対応を行うことが可能になり、より一層、セキュリティの向上を図ることができる。
【０１１１】
・上記実施形態では、複合機２２は、スキャナ機能、プリンタ機能、コピー機能及びファクシミリ機能を有する画像形成装置である。このため、保管サーバ３４は、複合機２２が有するスキャナ機能、プリンタ機能、コピー機能及びファクシミリ機能を使用して生成された電子情報を保管できる。
【０１１２】
・上記実施形態では、保管する電子情報が、複合機２２のスキャナ機能又はコピー機能により生成された場合、保管サーバ３４は、ファイル名、保管日時、枚数及び画像サイズを検索情報として受信して検索情報テーブル７４に記憶する。このため、複合機２２のスキャナ機能又はコピー機能により生成された電子情報について、絞込みを容易に行うことができる。
【０１１３】
・上記実施形態では、保管する電子情報が、複合機２２のプリンタ機能により生成された場合、保管サーバ３４は、ファイル名、保管日時、枚数及び要求元ＩＰアドレスを検索情報として受信して検索情報テーブル７４に記憶する。このため、複合機２２のプリンタ機能により生成された電子情報について、絞込みを容易に行うことができる。
【０１１４】
・上記実施形態では、保管する電子情報が、複合機２２のファクシミリ機能により生成された場合、保管サーバ３４は、ファイル名、枚数、保管日時及び送受信の区別を検索情報として受信して検索情報テーブル７４に記憶する。このため、複合機２２のファクシミリ機能により生成された電子情報について、絞込みを容易に行うことができる。
【０１１５】
・上記実施形態では、複合機２２に接続された制御装置２４と保管サーバ３４とをインターネット４０を介して接続する。このため、既存のインフラストラクチャ系を有効活用でき、設備投資へのコストを低減できる。また、いずれかの通信リンクが消失してもネットワークがシャットダウンすることはなく、ほぼ常にネットワーク中に代替経路が確立できる。従って、より一層、データの信頼性及び可用性の向上を図ることができる。
【０１１６】
なお、上記実施形態は、以下の態様に変更してもよい。
・上記実施形態では、各複合機２２、各制御装置２４及び保管サービスセンタ３０内の各部が、上述した各手段としての機能を備えるが、必ずしもこのように構成する必要はなく、上述した各手段を必要に応じて選択的に備えるようにしてもよい。
【０１１７】
・上記実施形態では、各複合機２２と各制御装置２４とが、上述した各手段を明確に分割して搭載しているが、必ずしもこのように構成する必要はなく、上述した各手段を必要に応じて各装置に選択的に再配置して搭載するようにしてもよい。例えば、制御装置２４の機能を各複合機２２が搭載していてもよい。
【０１１８】
・上記実施形態では、複合機２２の機種機番を暗号鍵として用いたが、暗号鍵は機種機番でなくてもよく、各複合機２２の機種機番に対応していればよい。
・上記実施形態では、複合機２２は、コピー機、プリンタ、スキャナ、ファクシミリ装置等の機能を搭載したが、本発明のクライアント端末は、これらの機能のうちの一部の機能を搭載していてもよい。
【０１１９】
【発明の効果】
以上詳述したように、本発明によれば、より簡易な操作で、電子情報を安全に外部の保存装置に保管できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態のシステム概略図。
【図２】複合機の操作部の構成例を示すレイアウト図。
【図３】管理テーブルを説明するための説明図。
【図４】本実施形態の処理手順の説明図。
【図５】本実施形態の処理手順の説明図。
【図６】本実施形態の処理手順の説明図。
【図７】本実施形態の処理手順の説明図。
【図８】本実施形態の処理手順の説明図。
【図９】複合機の文字表示器に表示される表示画面の説明図。
【図１０】複合機の文字表示器に表示される表示画面の説明図。
【図１１】複合機の文字表示器に表示される表示画面の説明図。
【図１２】複合機の文字表示器に表示される表示画面の説明図。
【符号の説明】
２２…クライアント端末及び画像形成装置としての複合機、３４…電子情報保管サーバ、４０…インターネット。[0001]
BACKGROUND OF THE INVENTION
The present invention relates to an electronic information storage system for storing an electronic document in an external storage device through a network. as well as Electronic information storage To the law Related.
[0002]
[Prior art]
In general, documents held by individuals and companies are individually managed and stored by individuals and companies. In recent years, documents handled by individuals and corporations have become electronic information because of the low price of personal computers and the spread of the Internet and electronic mail. Under these circumstances, document management and storage methods have changed, and in particular, when electronic information is stored, the electronic information is often written in a storage medium and then stored in an in-house cabinet or an internal / external warehouse. In this case, when it is necessary to refer to the stored document, it takes time to search for the storage medium itself. Further, when the storage medium is stored in an external warehouse, it takes a long time for the storage medium to return to the hand. There is also a problem such as the life of the storage medium, and the stored electronic information may be deteriorated and cannot be read out. For this reason, it has been proposed to store electronic information in an external storage device connected through a network and to extract the electronic information through the network as necessary (see, for example, Patent Document 1).
[0003]
[Patent Document 1]
JP 2002-352098 A (page 6-8)
[0004]
[Problems to be solved by the invention]
However, when an electronic document is transmitted via a network and stored in an external storage device, in order to take measures against unauthorized access and the like, in a conventional service form, the user performs an operation for encrypting the stored electronic document. Must be done. Further, when a document used in the scanner function, printer function, copy function, facsimile function, etc. of the image forming apparatus is stored as electronic information, the electronic document needs to be stored separately.
[0005]
The present invention has been made to solve the above-described problems, and an object of the present invention is to store electronic information that can safely store electronic information in an external storage device with a simpler operation. System and Electronic information storage The law It is to provide.
[0006]
[Means for Solving the Problems]
In order to solve the above problem, the invention according to claim 1 Local area Connected to the client terminal via the network Control device, a user folder for storing a file with a file name created for each client terminal identifier and user identifier of the client terminal, and a device storing a client terminal identifier, a customer name, and a user identification table pointer A table and a user identification table storing user IDs and passwords are stored. Information storage means Comprising an electronic information storage server connected to the control device via the Internet Electronic information storage system Because The electronic information storage server is From the client terminal, the client terminal identifier and When the user ID and password are obtained via the control device, the user identification table pointer corresponding to the client terminal identifier is obtained from the device table, and the user ID and password are obtained from the user identification table using the pointer. Means for acquiring and authenticating using a user ID and password input at the client terminal; after the authentication, the electronic information storage server sends a storage request for electronic information with a file name specified from the client terminal Is received via the control device, in the control device, Said client terminal identifier The Encryption key As Encrypted electronic information From the control device via the Internet A first means for receiving the electronic information; User folder created for each client terminal identifier and user identifier of the client terminal A second means for storing After the authentication, when the electronic information storage server receives a request for extracting electronic information with a file name specified from the client terminal via the control device, a user created for each client terminal identifier and user identifier A file whose file name is specified in a folder is transmitted to the control device, and the control device decrypts the client terminal identifier as an encryption key and transmits the decrypted information to the client terminal. And a means.
[0017]
Claim 2 The invention described in claim 1 In the electronic information storage server described above, the client terminal is an image forming apparatus having at least one of a scanner function, a printer function, a copying function, and a facsimile function.
[0022]
Claim 3 The invention described in Local area Connected to the client terminal via the network Control device, a user folder for storing a file with a file name created for each client terminal identifier and user identifier of the client terminal, and a device storing a client terminal identifier, a customer name, and a user identification table pointer A table and a user identification table storing user IDs and passwords are stored. Information storage means Comprising an electronic information storage server connected to the control device via the Internet Electronic information storage system An electronic information storage method for storing electronic information using the electronic information storage server, the electronic information storage server from the client terminal , Client terminal identifier and When the user ID and password are obtained via the control device, the user identification table pointer corresponding to the client terminal identifier is obtained from the device table, and the user ID and password are obtained from the user identification table using the pointer. Obtaining and authenticating using a user ID and password input at the client terminal, and after the authentication, the electronic information storage server sends a storage request for electronic information with a file name specified from the client terminal Is received via the control device, in the control device, Said client terminal identifier The Encryption key As Encrypted electronic information From the control device via the Internet A first step of receiving, and receiving the received electronic information User folder created for each client terminal identifier and user identifier of the client terminal A second stage to memorize, After the authentication, when the electronic information storage server receives a request for extracting electronic information with a file name specified from the client terminal via the control device, a user created for each client terminal identifier and user identifier A file whose file name is specified in a folder is transmitted to the control device, and the control device decrypts the client terminal identifier as an encryption key and transmits the decrypted information to the client terminal. Stage and Execute This is the gist.
[0033]
Claim 4 The invention described in claim 3 In the electronic information storage method described in (1), the client terminal is an image forming apparatus having at least one of a scanner function, a printer function, a copying function, and a facsimile function.
[0039]
(Function)
Claim 1 or 3 The electronic information can be stored in the electronic information storage server for each client terminal. The electronic information transmitted and stored from each client terminal can be extracted from the client terminal using the search information. Therefore, without preparing a storage device for each client terminal, the electronic information can be safely stored as electronic information about the client terminal in an electronic information storage server that is an external storage device by a simple operation.
[0040]
Book According to the invention, electronic information can be stored in the electronic information storage server for each user who uses the client terminal. The electronic information transmitted and stored from each client terminal in response to the storage request of each user can be extracted using the search information by the user identifier of the user who uses the client terminal. Accordingly, without preparing a storage device for each client terminal, the electronic information can be safely stored in an electronic information storage server, which is an external storage device, as electronic information about a user who uses the client terminal by a simple operation.
[0041]
Book According to the present invention, electronic information can be stored with a file name designated by a client terminal, and electronic information stored in an electronic information storage server can be retrieved using the file name. Therefore, the stored electronic information can be quickly retrieved.
[0047]
Book According to the invention, the client terminal is authenticated, and then the user who uses the client terminal is authenticated. For this reason, security can be strengthened.
[0048]
Book According to the invention, security can be performed for each user, and security can be further improved.
Book According to the invention, electronic information generated using the scanner function, printer function, copying function, and facsimile function of the image forming apparatus as a client terminal can be stored in the electronic information storage server.
[0049]
Book According to the invention, it is possible to easily narrow down electronic information generated by the scanner function or the copy function of the image forming apparatus.
[0050]
Book According to the invention, electronic information generated by the printer function of the image forming apparatus can be easily narrowed down.
Book According to the invention, it is possible to easily narrow down electronic information generated by the facsimile function of the image forming apparatus.
[0051]
Book According to the invention, the existing infrastructure system can be used effectively, and the cost for capital investment can be reduced. Even if any communication link is lost, the network does not shut down, and an alternative route can be established in the network almost always. Therefore, it is possible to further improve the reliability and availability of data.
[0053]
DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
DESCRIPTION OF EMBODIMENTS Hereinafter, embodiments embodying the present invention will be described with reference to FIGS. In the present embodiment, an electronic information storage system used when providing a service for storing an electronic document in an external storage device via a network as well as This will be described as an electronic information storage method.
[0054]
First, a configuration example of a system for performing electronic information storage processing according to the present invention will be described with reference to FIG. This electronic information storage system includes a plurality of customer customers 20 and a storage service center 30. Specifically, a control device 24 connected to the multifunction machine 22 as a client terminal of each customer 20 is connected to a storage server 34 of the storage service center 30 via a proxy server 26 and the Internet 40. Communication between them is performed by TCP / IP which is an Internet standard protocol. It is also possible to exchange information using a Hyper Text Transfer Protocol (HTTP) or a File Transfer Protocol (FTP) communication protocol.
[0055]
(Composition of customers)
A plurality of or a single multifunction device 22 is installed at the customer 20. Each customer 20 is provided with a workstation (or another information processing device such as a personal computer) 21 and a control device 24. Each device is connected to a local area network (hereinafter abbreviated as “LAN”) 25. Further, a proxy server 26 having a firewall function is installed at the customer site 20, and each device installed at the customer site 20 is connected to the Internet 40 via the proxy server 26.
[0056]
The multifunction machine 22 includes an image reading unit using a scanner, an electrophotographic image forming unit, and a facsimile communication unit using a public line (not shown). In other words, the multi-function device 22 is a digital multi-function device that can perform functions of a copying machine, a printer, a scanner, a facsimile machine, etc. by combining these means. The multifunction device 22 includes means for requesting the storage server 34 of the storage service center 30 to store the image information read by the scanner, the image information input via the LAN 25, and the image information received by the facsimile machine. Yes.
[0057]
As described above, each multifunction device 22 has a function as each unit described below.
Information display means for displaying screen information sent from the storage server 34
・ Means for inputting specified data on the screen displayed by the information display means
Means for requesting to store the input information in the electronic information management area on the external recording device 36 of the storage server 34
The control device 24 monitors and manages commands and information transmitted from the multifunction machine 22 in operation. The control device 24 receives commands and information respectively sent from the active multifunction peripheral 22 via the LAN 25, stores them in the internal RAM, and periodically monitors the stored commands and information. Then, the control device 24 transmits the monitored command and information to the storage server 34 installed in the remote storage service center 30 via the Internet 40.
[0058]
In the present embodiment, the control device 24 is a general-purpose computer and runs a general-purpose operating system. The control device 24 has a function of providing an appropriate service by the work station 21 connected to the LAN 25 or the remote storage service center 30 via the Internet 40. The control device 24 performs initialization, configuration (configuration), network interface and status (state) information exchange of the multifunction device 22 in combination with a general-purpose operating system. In the case where the proxy server 26 is not installed at the customer 20, the control device 24 may include means for providing various Internet services.
[0059]
As described above, each control device 24 has a function as each unit described below.
Encryption means for encrypting information requested from each multifunction device 22 using the model number as an identifier of the multifunction device 22 as an encryption key
Means for transmitting the information encrypted by the encryption means to the proxy server 26
Means for transmitting the information encrypted by the encryption means to the storage service center 30 when the proxy server 26 does not exist;
Receiving means for receiving information transmitted from the storage service center 30
Decryption means for decrypting information received by the reception means using the model number of the multifunction device 22 as an encryption key
Means for transmitting the information decrypted by the decrypting means to each multifunction device 22
(Storage service center configuration)
The storage service center 30 is provided with a plurality of clients 31, a multi-function device 33, a storage server 34, and a LAN 35 for connecting them. The storage server 34 has functions as an electronic mail server, a WWW server, and an FTP server. The storage server 34 includes an external recording device 36. The external recording device 36 is provided with an electronic information storage area as electronic information storage means. Further, the external recording device 36 includes user information storage means, client terminal storage means, and search information storage means, and stores a device table, a user identification table, and a search information table, respectively. When the storage server 34 receives information transmitted from the control device 24 of the customer 20 via the Internet 40, the storage server 34 stores the information in an electronic information storage area on the external recording device 36. Each client 31 processes and manages information stored in the electronic information storage area on the external recording device 36 of the storage server 34.
[0060]
In the present embodiment, by causing a computer to execute an electronic information storage program, each client 31 in the storage service center 30 and a storage server 34 having an external recording device 36 have functions as the following means. .
[0061]
Means for storing the electronic document to be stored in association with the model number as the client terminal identifier and the user ID as the user identifier
-Means for managing billing for services
・ Means to select billing for each model number or user ID
A means for selecting either pay-as-you-go billing determined by the amount of electronic information to be stored or flat-rate charging determined by the capacity of the electronic information storage area for storing electronic information to be stored
・ Means to authenticate with model number and then authenticate with user ID and password
Receiving means for receiving information transmitted by each control device 24
-Means for making electronic information searchable based on search information added to electronic information to be stored received by receiving means
-Means for storing the electronic information received by the receiving means in the electronic information storage area
A means for providing the MFP 22 with a means for inputting a file name, and for extracting electronic information stored in the electronic information storage area using the input file name.
・ Search means to search for search information by search key
Means for providing the multifunction device 22 with a means for prompting the user to select electronic information to be retrieved from the retrieved electronic information, and for extracting the selected electronic information from the electronic information storage area
・ Means as e-mail server, WWW server and FTP server
(Configuration of multifunction device operation unit)
Next, a configuration example of the operation unit of the multifunction machine 22 will be described with reference to FIG. FIG. 2 is a layout diagram illustrating a configuration example of the operation unit of the multifunction machine 22. Since the operation unit of the multi-function device 33 has the same configuration, illustration and description thereof are omitted.
[0062]
The operation unit of the multifunction machine 22 includes a numeric key 51, a clear / stop key 52, a start key 53, an enter key 54, an interrupt key 55, and a preheat / mode clear key 56. The operation unit of the multifunction device 22 includes a mode confirmation key 57, a screen switching key 58, a call key 59, a registration key 60, a guidance key 61, a save key 62, and a storage service key 63. Further, the operation unit of the multifunction device 22 includes a display contrast volume 64, a character display 65, a copy key 66, a facsimile key 67, and a print key 68.
[0063]
The numeric keypad 51 is a key for inputting numerical values such as the number of copies and the magnification. The clear / stop key 52 is a key for clearing the number of copies (number) and stopping the copy operation. The start key 53 is a key for starting a copy operation. The enter key 54 is a key for confirming designation of numerical values such as a zoom magnification and a binding margin size number. The interruption key 55 is a key used when copying another document by interruption during copying. The preheating / mode clear key 56 is a key for canceling the contents of all the set modes or setting the preheating mode to enter a power saving state.
[0064]
The mode confirmation key 57 is a key for confirming each mode selectively displayed on the character display 65 in a list display. The screen switching key 58 is a key for switching the display form of the character display 65 according to the skill level of the user. The call key 59 is a key for calling a user program. The registration key 60 is a key for registering a user program. The guidance key 61 is a key for displaying a guidance message or the like on the character display 65. The save key 62 is a key for temporarily saving information stored in the external recording device 36 of the storage server 34 in the multi-function device 22. The storage service key 63 is a key for calling provision of storage service. The storage key 62 and the storage service key 63 correspond to a part of the function that requests the provision of the service according to the present invention. Detailed functional operations will be described later.
[0065]
The display contrast volume 64 is for adjusting the contrast of the character display 65. The character display 65 uses a full dot display element such as a liquid crystal (LCD) or a fluorescent display tube, and a matrix touch panel in the form of a transparent sheet on which a large number of touch sensors are built. Then, when the power is turned on, the character display 65 displays a mode setting screen showing the state of the multi-function device 22 (“copying is possible”, “copying”, “no transfer paper”, etc.), the number of copies, and various keys. indicate. When this mode setting screen is displayed, a normal mode can be set.
[0066]
That is, by pressing (touching) a key on the mode setting screen, various copy modes can be arbitrarily set, and the pressed key is switched to black and white reversed display. Examples of various copy modes include a paper feed cassette, automatic paper, image density (for example, copy density), automatic density, variable magnification, duplex mode, binding margin mode, sort mode, and the like. Specifically, the transfer paper size can be selected by setting the paper feed cassette. According to the automatic paper setting, a paper feeding cassette that stores the optimal transfer paper is automatically selected according to the document size and the set magnification. By setting the automatic density, the image density is automatically selected according to the density of the document. As the scaling factor, it is possible to select the same magnification, reduction, enlargement, paper designation scaling, zoom scaling, size scaling, and the like. The duplex mode is a mode in which an image of a document is copied on the front and back surfaces of a transfer sheet.
[0067]
The character display 65 displays the screen information sent from the storage server 34. In addition to the normal mode, the multifunction machine 22 can also set a maintenance mode used by a maintenance person for repair and maintenance work. When the maintenance mode is entered by a predetermined operation, a maintenance mode screen is displayed on the character display 65. Under this maintenance mode, the person in charge of maintenance can check the state of various sensors and the operation of loads such as motors and clutches, and can perform repairs and maintenance work.
[0068]
(Management table configuration)
Next, the management table stored in the external recording device 36 of the storage service center 30 will be described with reference to FIG. FIG. 3 is an explanatory diagram for explaining a management table (device table 71, user identification table 72, billing information table 73, and search information table 74).
[0069]
Each entry in the device table 71 includes a model number 71a, a customer name 71b, and a pointer 71c in the user identification table 72. Here, the model number 71a is the model number and serial number of the multifunction machine 22.
[0070]
Each item of the device table 71 is set by a command input (input from the outside) by an operation on an input device such as a keyboard of the client 31 by a center person at the time of installing the multifunction device 22 at a customer site. The The device table 71 is resident on the external recording device 36 of the storage server 34 of the storage service center 30. The device table 71 is referred to when a storage service request is received at the storage service center 30. The storage service center 30 can authenticate the multifunction device 22 by searching the device table 71 based on the model number (model number and serial number) of the received storage service request.
[0071]
The user identification table 72 is a table that stores authentication information of users who can use the storage service from the multifunction device 22 registered in the device table 71. Each entry in the user identification table 72 includes a user ID 72a, a password 72b, and a pointer 72c in the charging information table 73. The user ID 72 a is a user ID of a user who can use the storage service from the multifunction device 22 registered in the device table 71. The password 72b is a password for authenticating the user. The pointer 72c of the charging information table 73 is a pointer of the charging information table 73 for registering information relating to charging management for the user.
[0072]
Each entry in the user identification table 72 is created at the time of application by a user who desires to provide a storage service, and the corresponding entry is deleted when the provision of the storage service is stopped. Each entry in the user identification table 72 is set by a registration / deletion command input (input from the outside) by an operation on an input device such as a keyboard of the client 31 by a center person in charge. Each entry is resident on the external recording device 36 of the storage server 34 of the storage service center 30.
[0073]
The billing information table 73 is a table that stores billing information for performing billing management for provision of storage services. Each entry of the billing information table 73 includes a billing type 73a, a capacity size 73b, a used capacity size 73c, an unused capacity size 73d, and a search information table pointer 73e. The billing type 73a is a billing type for stored electronic information, and is set to either “fixed-rate billing” or “pay-as-you-go billing”. The capacity size 73b is the capacity size of the electronic information storage area. The used capacity size 73c is the size of the used capacity in the electronic information storage area. The unused capacity size 73d is the size of the unused capacity in the electronic information storage area. The search information table pointer 73e is a search information table pointer for registering search information of electronic information stored by the user.
[0074]
Each entry in the billing information table 73 is created at the time of application by a user who desires to provide a storage service, and the corresponding entry is deleted when the provision of the storage service is stopped. Each entry in the billing information table 73 is set by a registration / deletion command input (input from the outside) by an operation on an input device such as a keyboard of the client 31 by a center person in charge. Each entry is resident on the external recording device 36 of the storage server 34 of the storage service center 30.
[0075]
The search information table 74 is a table that stores search information stored in the electronic information storage area on the storage server, a physical pointer of a file storing the information to be stored, and the like. Each entry in the search information table 74 includes a pointer 74a, a file name 74b, a storage date and time 74c, a number 74d, a function 74e, and additional information 74f. The pointer 74a is a physical pointer of a file storing actual information contents to be stored. The file name 74b is the file name of the file that stores the actual information content to be stored. The storage date and time 74c is the date and time when information is stored. The number 74d is the number of printed sheets when the stored information is printed. The function 74e is a function for using the stored information. Specifically, “scanner function”, “copy function”, “printer function”, and “facsimile function” are set. The additional information 74f is additional information on the function used. For example, when the function 74e is “printer function”, the request source IP address is set as the additional information 74f. When the function 74e is the “facsimile function”, the transmission / reception distinction is set as the additional information 74f.
[0076]
Each entry in the search information table 74 is created every time electronic information is stored, and the corresponding entry is deleted when the electronic information is deleted. This search information table 74 is resident on the external recording device 36 of the storage server 34 of the storage service center 30. The search information table 74 is referred to when an operation for extracting electronic information stored in the electronic information storage area of the external recording device 36 is executed.
[0077]
(Type of information stored in the electronic information storage area)
Next, the type of information stored in the electronic information storage area on the external recording device 36 of the storage service center 30 in the embodiment of the present invention will be described.
[0078]
First, a case where information read by the copy or scanner function is stored in the electronic information storage area on the external recording device 36 will be described. In this case, first, the user sets a desired document or photo document on the scanner unit of the multifunction device 22, turns on (presses) the save key 62 of the operation unit, and selects the function selection key of the operation display unit Select and hold down the copy key 66. Then, in the character display 65, various messages such as “ready for copying” or “please wait”, input information for reduction / enlargement, magnification information, input display for paper size, number of copies, etc. The input display is displayed.
[0079]
When the user performs a desired input operation on the character display 65 and the numeric keypad 51 and presses the start key 43, the scanner unit starts scanning and generates image data. At this time, the date and time of copying are acquired by a clock built in the apparatus. The generated image data is stored in an image storage unit (not shown) of the multifunction device 22 together with search information including date and time information, the number of images, and an image size. When the reading operation is completed, the user turns on (presses) the storage service key 63 of the operation unit of the multifunction machine 22. In response, the multi-function device 22 uses the Internet 40 for authentication as to whether or not the storage server 34 of the storage service center 30 can receive storage service via the control device 24. To access through.
[0080]
Next, a case where information read by the facsimile function is stored in the electronic information storage area on the external recording device 36 will be described. In the case of the facsimile function, there are transmission and reception. First, the case of transmission will be described. In this case, the user sets a desired document or a document such as a photograph to be transmitted to the scanner unit of the multi-function device 22, turns on (presses) the save key 62 of the operation unit, and selects the function selection key of the operation display unit. The facsimile key 67 is selected and pressed down. Then, the character display 65 displays various input displays such as transmission destination information, image quality, transmission result, transmission report, etc. recorded in advance and the current memory usage (transmission once stored in the image storage unit). Information such as the total image data amount of the original is displayed. Through a desired operation, the user inputs the destination telephone number from the character display 65 if the destination telephone number is recorded in the apparatus, and presses the start key 53 if the destination telephone number is not recorded. To do. In response to this, in the multifunction device 22, the scanner unit starts scanning and generates image data. At this time, the date and time of copying are acquired by a clock built in the apparatus. The generated image data is stored in an image storage unit (not shown) together with search information including reception destination information, date / time information, the number of images, and transmission / reception distinction. The image data is transmitted to an external facsimile machine (not shown) via a facsimile communication unit (not shown) and a public line (not shown). When the transmission is completed, the user turns on (presses) the storage service key 63 of the operation unit of the multifunction machine 22. In response, the multi-function device 22 uses the Internet 40 for authentication as to whether or not the storage server 34 of the storage service center 30 can receive storage service via the control device 24. To access through.
[0081]
Next, the case of reception will be described. The multifunction device 22 starts accepting image data from a public line (not shown) when a facsimile communication unit (not shown) detects a transmission signal from a source such as an external facsimile machine. The image data is stored in an image storage unit (not shown) of the multifunction device 22 together with search information including transmission source information, date and time information, the number of images, and transmission / reception distinction. An image is output from an image recording unit (not shown) based on the image data. When the output of the image data is completed, the user turns on (presses) the storage service key 63 of the operation unit of the multifunction machine 22. In response, the multi-function device 22 uses the Internet 40 for authentication as to whether or not the storage server 34 of the storage service center 30 can receive storage service via the control device 24. To access through.
[0082]
Next, a case where information by the printer function is stored in the electronic information storage area on the external recording device 36 will be described. In this case, first, a printer controller (not shown) of the multifunction device 22 receives a printer command transmitted from the workstation 21 connected via the LAN 25. Then, the printer controller unit analyzes the printer command, and generates an image data corresponding to the printer command when an instruction command to be stored in the electronic information storage area is added. The generated image data is stored in an image storage unit (not shown) of the multi-function device 22 together with search information including date / time information, the number of prints, a request source IP address, and the like. Then, the multifunction device 22 accesses the storage server 34 of the storage service center 30 via the control device 24 via the Internet 40 for authentication as to whether or not the storage service can be provided. To do.
[0083]
(Electronic information storage procedure)
Next, specific control for storing electronic information will be described with reference to FIGS. When the storage service key 63 of the operation unit of the multifunction device 22 is pressed, the multifunction device 22 transmits a service provision request to the storage server 34 of the storage service center 30 via the control device 24 and the Internet 40 ( Step S1-1). The storage server 34 that has received the service provision request extracts the model number of the multi-function device 22 that has transmitted the request from the received information. Then, the storage server 34 searches each entry for the model number 71a in the device table 71 using the extracted model number as a key, and checks whether or not the MFP 22 that issued the request is registered ( Step S1-2).
[0084]
If the MFP 22 that issued the request is registered, the request is permitted. In this case (YES in step S1-3), the storage server 34 transmits a user ID and password input screen to the multifunction machine 22 that issued the request (step S1-4). On the other hand, when there is no registration (NO in step S1-3), the storage server 34 transmits an error message to the multi-function device 22 (step S1-19). Receiving this, the multi-function device 22 displays an error message on the character display 65 (step S1-20).
[0085]
The multi-function device 22 that has received the input screen from the storage server 34 of the storage service center 30 displays the received input screen (display screen 80 shown in FIG. 9) on the character display 65 of the operation unit of the multi-function device 22 (step). S1-5). As shown in FIG. 9, the display screen 80 is provided with a user ID input unit 81, a password input unit 82, a storage icon 83, a drawer icon 84, and a soft key 85. In order to receive the next authentication, the user uses the soft key 85 on the screen and inputs the user ID and password to the user ID input unit 81 and the password input unit 82. Then, for the service to be provided, either the storage icon 83 or the withdrawal icon 84 is selected and touched. The multi-function device 22 accepts these inputs (step S1-6).
[0086]
When all inputs are completed, the user presses the transmission icon 86. The multi-function device 22 transmits the authentication data to the storage server 34 of the storage service center 30 via the control device 24 and the Internet 40 (step S1-7). The storage server 34 that has received the authentication data extracts the model number of the MFP 22 that has transmitted the request from the received information (step S1-8). Then, the storage server 34 searches each entry for the model number 71a of the device table 71 using the extracted model number as a key. Then, the storage server 34 acquires the pointer 71c of the matched entry. Then, the storage server 34 searches the user identification table 72 from the acquired pointer, and examines the input user ID and the user authentication password (step S1-9). If the authentication is not permitted (NO in step S1-10), the storage server 34 transmits an error message to the multi-function device 22 (step S1-21). Receiving this, the multifunction device 22 displays an error message on the character display 65 (step S1-22).
[0087]
On the other hand, if the authentication is permitted (YES in step S1-10), the storage server 34 next analyzes whether the requested service is “storage” or “draw” (step S1-11). . If the requested service is “storage” (in the case of “storage” in step S1-11), the storage server 34 transmits a screen (storage request screen) corresponding to the storage service to the multi-function device 22 (step S1- 12). Upon receiving this, the multi-function device 22 displays the display screen 90 shown in FIG. 10 on the character display 65 of the operation unit of the multi-function device 22 (step S1-13). As shown in FIG. 10, the display screen 90 is provided with a file name input unit 91, soft keys 92, and a transmission icon 93. The user inputs a file name to the file name input unit 91 using the soft key 92 on the screen in order to define a file name for storing information. The multi-function device 22 accepts these inputs (step S1-14). When the user presses the transmission icon 93, the multi-function device 22 attaches the input file name to the information to be stored and transmits it to the control device 24 (step S1-15).
[0088]
The control device 24 encrypts the information received from the multifunction device 22 using the model number of the multifunction device 22 as an encryption key (step S1-16). Then, the control device 24 transmits the encrypted information to the storage server 34 of the storage service center 30 via the Internet 40 (Step S1-17). Receiving this, the storage server 34 stores the encrypted information in a file having a specified file name, and stores the file in a folder assigned to the user (hereinafter referred to as a user folder). (Step S1-18). This user folder is automatically created by the storage server 34 for each model number and user ID based on the combination of the model number and user ID of the multifunction device 22 when the service provision request is authenticated. In the present embodiment, the file area stored in the user folder is an electronic information storage area for the user. That is, the electronic information storage area for each user identifier may be divided. Upon receiving the electronic information storage request, the storage server 34 identifies a user folder from the model number of the multifunction device 22 and the user ID, and has a predetermined capacity for storing the electronic information in the user folder. Create a file and give the specified file name to the file. This file area becomes an electronic information storage area for the received electronic information. Then, the storage server 34 stores the received electronic information in the file.
[0089]
Then, the storage server 34 acquires search information (file name, storage date / time, size, request source IP address, etc.) of the electronic information, and updates the search information table 74. Further, the storage server 34 acquires charging information (charging type, capacity size used capacity size, unused capacity size, and pointer for storing a pointer of a search information table for registering electronic information search information), and stores the charging information table. 73 is updated.
[0090]
(Communication procedure between the control device 24 and the storage server 34)
Next, with reference to FIG. 8, specific control from the time when the multifunction device 22 transmits the electronic information to the storage server 34 of the storage service center 30 through the control device 24 until the electronic information is stored in the external recording device 36 will be described. explain. FIG. 8 is a diagram illustrating another example of a communication sequence between the control device 24 and the storage server 34 (a communication sequence based on the FTP protocol). When the transmission icon 93 displayed on the character display 65 of the operation unit of the multi-function device 22 is touched, the control device 24 issues a storage information transmission request to the storage server 34 of the storage service center 30. (S400). When receiving the start of control connection, the storage server 34 transmits a connection confirmation response to the control device 24 (S401). Upon receiving the connection confirmation response, the control device 24 transmits a user ID designation command (User xxx command) to the storage server 34 (S402). Upon receiving the user ID designation command, the storage server 34 transmits a password request response (authentication response) to the control device 24 (S403). Upon receiving the password request response, the control device 24 transmits a password (Pass command) to the storage server 34 (S404). When the storage server 34 receives the password, it checks the password and, if it is valid, transmits a Logged In response to the control device 24 (S405). Upon receiving the Logged In response, the control device 24 transmits a data transfer port designation command (Port ... command) to the storage server 34 (S406). Upon receipt of the data transfer port designation command, the storage server 34 transmits a secure response to the control device 24 when the data transfer port is normally secured (S407). Upon receiving the secure response, the control device 24 transmits a transfer start command (STOR command) to the storage server 34 (S408). When receiving the transfer start command, the storage server 34 transmits a transfer start response (file system response) to the control device 24 (S409). Upon receiving the transfer start response, the control device 24 starts data connection and transmits information to be stored to the storage server 34 (S410). Upon receiving the information to be stored, the storage server 34 stores it in a file having a file name (file name input to the file name input unit 91) designated by the transfer start command of the external recording device 36. The storage server 34 receives all the information to be stored from the control device 24. When the data connection is disconnected, the storage server 34 transmits a transfer end response to the control device 24 by detecting the end delimiter (EOF) (S411). . Upon receiving the transfer end response, the control device 24 transmits a session end command (Quit command) to the storage server 34 (S412). Upon receiving the session end command, the storage server 34 transmits a session end response to the control device 24 (S413). Upon receiving this, the control device 24 ends the information storage process.
[0091]
(Electronic information withdrawal processing procedure)
Next, a processing procedure for extracting electronic information stored in the external recording device 36 will be described. When the requested service is “withdrawal” (in the case of “withdrawal” in step S1-11), the storage server 34 transmits a screen corresponding to the withdrawal service to the multi-function device 22 (step S2-1). Upon receiving this, the multi-function device 22 displays the display screen 100 shown in FIG. 11 on the character display 65 of the operation unit of the multi-function device 22 (step S2-2). As shown in FIG. 11, the display screen 100 is provided with a file name input unit 101, search key input units 102a, 102b, and 102c, a soft key 103, and a request icon 104.
[0092]
The retrieval request for stored information includes a method of directly specifying a file name and a method of specifying a search key when the information to be extracted is ambiguous. First, specific control when a file name is designated will be described with reference to FIG. In order to define the file name of the information to be extracted, the user inputs the file name to the file name input unit 101 on the screen using the soft key 103 on the screen. The multi-function device 22 accepts this input (step S2-3). Then, the user touches the request icon 104 when the input of the file name for extracting information is completed. In response to this, the multi-function device 22 sends a request for extracting electronic information to the storage server 34 of the storage service center 30 via the control device 24 and the Internet 40. Here, since the file name is specified (YES in step S2-4), the multi-function device 22 sends a withdrawal request specifying the file name to the storage server 34 via the control device 24. (Step S2-5).
[0093]
Specifically, the control device 24 accesses the storage server 34 by HTTP (HyperText Transfer Protocol), and makes a request for extracting a file stored in the external recording device 36. Here, the storage server 34 of the storage service center 30 is assigned a unique address called URL (Uniform Resource Locator) on the Internet. A file to be stored is stored in a user folder created in the external recording device 36 provided in the storage server 34. For this reason, when a stored file is to be extracted, the file is specified based on a rule such as “http://XXXXXX.co.jp/user folder / file name.html”, and an extraction request is made. In this URL, the first “http” designates a method for accessing the URL, and the next “XXXXXX.co.jp” designates the storage server 34 of the storage service center 30 in Japan. Thereafter, the file stored in the user folder is designated.
[0094]
When the storage server 34 of the storage service center 30 receives the request (step S2-6), it checks whether or not the user folder exists on the storage server 34 (step S2-7). If the user folder exists on the storage server 34, then it is examined whether or not the designated file exists on the user folder (step S2-8). If the specified file does not exist in the user folder, the storage server 34 transmits an error message to the multi-function device 22 and ends the process. On the other hand, if the specified file exists in the user folder, the storage server 34 transmits the contents of the file to the multi-function device 22 via the control device 24 (step S2-9).
[0095]
Receiving this, the control device 24 decrypts the received information using the encryption key based on the model number of the multifunction device 22 (step S2-10), and transmits the decrypted information to the multifunction device 22 ( Step S2-11). Receiving this, the multi-function device 22 displays the content of the received information on the character display 65 of the operation unit of the multi-function device 22 (step S2-12). The user confirms the contents displayed on the character display 65 and inputs an output request by the printer function or the like. In response to this, the multi-function device 22 outputs the contents using a printer function or the like (step S2-12).
[0096]
Next, specific control when a retrieval key is designated and a withdrawal request is made will be described with reference to FIGS. When the information to be extracted is ambiguous, the user searches the search key input units 102a, 102b, and 102c on the screen using the soft key 103 of the display screen 100 in order to define a search key for the information to be extracted. Enter the key. The multi-function device 22 accepts these inputs (step S2-3). Then, the user touches the request icon 104 when the input of the search key for extracting information is completed. In response to this, the multi-function device 22 transmits an information withdrawal request to the storage server 34 of the storage service center 30 via the control device 24 and the Internet 40. Here, since the search key is input (NO in step S2-4), the multi-function device 22 transmits a withdrawal request including the search key to the storage server 34 via the control device 24 ( Step S3-1).
[0097]
The storage server 34 that has received the withdrawal request extracts the model number of the client terminal (here, the multifunction device 22) that has transmitted the request from the received information (step S3-2). Then, the storage server 34 searches each entry for the model number 71a of the device table 71 using the extracted model number as a key. Then, the storage server 34 acquires the pointer 71c of the matched entry. Then, the storage server 34 searches the user identification table 72 based on the pointer, and specifies the user ID that requested the withdrawal. Then, the storage server 34 specifies the billing information table 73 using the pointer 72c of the matched entry. Then, the storage server 34 specifies the search information table 74 by using the pointer 73e of the billing information table 73. Then, the storage server 34 searches for the entry in the specified search information table 74 based on the search key information (input search key) extracted from the received information (step S3-3). Then, the storage server 34 creates a list of search information in the search information table 74 that matches the search conditions (step S3-4). Then, the storage server 34 transmits the information of the created list to the multi-function device 22 via the Internet 40 and the control device 24 (step S3-5).
[0098]
Upon receiving this, the multi-function device 22 displays the display screen 110 shown in FIG. 12 on the character display 65 (step S3-6). As shown in FIG. 12, the display screen 110 displays a file name, storage date / time, size, use function, and additional information. The user touches the list desired to be pulled out from the displayed screen. The multi-function device 22 accepts a list selection input (step S3-7). Again, the multifunction device 22 transmits a withdrawal request to the storage server 34 of the storage service center 30 via the Internet 40 via the control device 24 (step S3-8). The storage server 34 receives this withdrawal request (step S3-9). And the storage server 34, the control apparatus 24, and the multifunctional device 22 perform the process of step S2-7-S2-13 similarly to the above-mentioned case.
[0099]
(Invoice processing procedure for usage fees related to storage services)
The storage service center 30 periodically charges the user through the storage server 34 for the usage fee related to the storage service. The storage fee for using the electronic information storage system may be billed for each MFP 22 or billed for each user based on a contract. Each billing system includes a fixed amount charge and a pay-per-use charge.
[0100]
In the billing system for each multi-function device 22, an area used by a user who is actually registered in the user identification table 72 corresponding to the device table 71 is charged. Specifically, the storage server 34 performs the following processing. That is, the storage server 34 refers to the device table 71 based on the model number of the multifunction device 22 and acquires the pointer of the user identification table 72 using the model number of the multifunction device 22. Then, the storage server 34 acquires the pointer of the billing information table 73 from the entry of the user identification table 72 based on the acquired pointer. Then, the storage server 34 extracts and extracts the charging items (charging type, capacity size, used capacity size, and unused capacity size) stored in the entry of the charging information table 73 based on the acquired pointer. Check the charging type 73a. When the charge type 73a is “fixed charge”, the storage server 34 calculates a fixed fixed charge according to the capacity of the electronic storage area allocated for storing each electronic information. When the charging type 73a is “pay-as-you-go”, charging is calculated based on the stored amount of the used used capacity size 73c. Then, the storage server 34 continues to calculate the charge up to an empty entry in the charge information table 73. When an empty entry in the billing information table 73 is reached, the storage server 34 refers to the next entry in the user identification table 72 and continues the process until the empty entry in the user identification table 72 is reached. As a result, the flat rate charge and the pay-per-use charge for each MFP 22 are calculated.
[0101]
In the billing system for each user, the storage server 34 refers to the device table 71 based on the model number of the multifunction device 22. Then, the storage server 34 acquires the pointer of the user identification table 72 using the model number of the multifunction device 22. Then, the storage server 34 acquires the pointer of the billing information table 73 from the entry of the user identification table 72 based on the acquired pointer. Then, the storage server 34 extracts and extracts the charging items (charging type, capacity size, used capacity size, and unused capacity size) stored in the entry of the charging information table 73 based on the acquired pointer. Check the charging type 73a. When the charge type 73a is “fixed charge”, the storage server 34 calculates a fixed charge. When the charge type 73a is “pay-as-you-go charge”, the charge is calculated based on the storage amount of the extracted used capacity size 73c. Then, the storage server 34 continues to calculate the charge up to an empty entry in the charge information table 73. As a result, the flat rate charge and the pay-per-use charge for each user are calculated. Then, the storage service center 30 charges a usage fee based on the calculated flat-rate charge and pay-per-use charge for each client terminal and flat-rate charge and pay-per-use charge for each user.
[0102]
As described above, according to the present embodiment, the following effects can be obtained.
In the above embodiment, the external recording device 36 provided with the storage server 34 includes the device table 71 for storing the model number 71a, the user identification table 72 for storing the user ID 72a and the password 72b in association with the model number 71a. Prepare. Then, the storage server 34 authenticates the user to access using the model number, the user ID, and the password. If authenticated, the control device 24 connected to the multifunction device 22 encrypts the electronic information using the model number of the multifunction device 22 as an encryption key, and transmits the encrypted electronic information and search information. The storage server 34 stores the electronic information in an electronic information storage area on the external recording device 36 in association with the model number and the user ID. The storage server 34 stores the search information in the search information table 74 in association with the model number, the user ID, and the stored electronic information.
[0103]
Therefore, electronic information can be stored in the external recording device 36 of the storage server 34 for each user who uses the multifunction device 22. The electronic information transmitted and stored from each multifunction device 22 according to each user's storage request can be retrieved using the search information by the user ID of the user who uses the multifunction device 22. Therefore, electronic information can be stored in an external storage device by a simple operation as electronic information held by a user who uses the multifunction device 22 without preparing a storage device for each multifunction device 22.
[0104]
In the above embodiment, the storage server 34 stores the electronic information by assigning the file name input by the multifunction machine 22. Then, the storage server 34 extracts the electronic information of the file name in accordance with the extraction request specifying the file name. Therefore, electronic information can be stored with a file name designated by the user, and the stored electronic information can be quickly retrieved with the file name.
[0105]
In the above embodiment, search information stored in association with the model number and user ID of the multi-function device 22 is searched using the search key input in the multi-function device 22 and a list of search results is displayed. . Then, the electronic information selected by the user from the list is transmitted to the multifunction device 22. For this reason, when the condition of the electronic information that the user is trying to extract is ambiguous, it is possible to easily narrow down the information about the electronic information of the user.
[0106]
In the above embodiment, either charging for each multifunction device 22 or charging for each user can be selected. When charging is performed for each MFP 22, charging is calculated for each model number based on information in the charging information table 73. When charging is performed for each user, the charging information table 73 is stored for each model number and user ID. Billing is calculated based on the information. Therefore, it is possible to manage billing for each multifunction device 22 or for each user.
[0107]
In the above embodiment, either flat-rate billing or pay-per-use billing can be selected for each multifunction device 22. In the case of fixed amount charging, a fixed amount of charge is calculated for the capacity of the electronic information storage area allocated for storing electronic information. In the case of pay-per-use, the amount of charge is calculated based on the storage amount of electronic information. For this reason, each multifunction device 22 can be charged by a method according to the request.
[0108]
In the above embodiment, either flat-rate billing or pay-per-use billing can be selected for each user. In the case of fixed amount charging, a fixed amount of charge is calculated for the capacity of the electronic information storage area allocated for storing electronic information. In the case of pay-per-use, the amount of charge is calculated based on the storage amount of electronic information. For this reason, each multifunction device 22 can be charged by a method according to the request.
[0109]
In the above embodiment, the MFP 22 is first authenticated by the model number, and then the user is authenticated by the user ID and password. For this reason, security can be strengthened.
[0110]
In the above embodiment, the electronic information storage area is set for each user ID. For this reason, security can be performed for each user, and security can be further improved.
[0111]
In the above embodiment, the multifunction device 22 is an image forming apparatus having a scanner function, a printer function, a copy function, and a facsimile function. Therefore, the storage server 34 can store electronic information generated by using the scanner function, printer function, copy function, and facsimile function of the multifunction device 22.
[0112]
In the above embodiment, when the electronic information to be stored is generated by the scanner function or the copy function of the multifunction machine 22, the storage server 34 receives the file name, the storage date and time, the number of sheets, and the image size as search information and performs a search. Store in the information table 74. For this reason, it is possible to easily narrow down the electronic information generated by the scanner function or the copy function of the multifunction machine 22.
[0113]
In the above embodiment, when the electronic information to be stored is generated by the printer function of the multi-function device 22, the storage server 34 receives the file name, the storage date and time, the number of sheets, and the request source IP address as the search information. Store in table 74. For this reason, it is possible to easily narrow down the electronic information generated by the printer function of the multifunction device 22.
[0114]
In the above embodiment, when the electronic information to be stored is generated by the facsimile function of the multifunction device 22, the storage server 34 receives the file name, the number of sheets, the storage date and time, and the transmission / reception distinction as the search information, and the search information table 74. Therefore, it is possible to easily narrow down the electronic information generated by the facsimile function of the multifunction machine 22.
[0115]
In the above embodiment, the control device 24 connected to the multifunction device 22 and the storage server 34 are connected via the Internet 40. For this reason, the existing infrastructure system can be used effectively, and the cost for capital investment can be reduced. Even if any communication link is lost, the network does not shut down, and an alternative route can be established in the network almost always. Therefore, it is possible to further improve the reliability and availability of data.
[0116]
In addition, you may change the said embodiment into the following aspects.
In the above-described embodiment, each unit in each MFP 22, each control device 24, and the storage service center 30 has a function as each unit described above, but it is not always necessary to configure in this way. May be selectively provided as necessary.
[0117]
In the above-described embodiment, each multifunction device 22 and each control device 24 have the above-mentioned means clearly divided and mounted. However, the above-described means are not necessarily required, and the above-described means are necessary. Depending on the situation, each device may be selectively rearranged and mounted. For example, each multifunction device 22 may be equipped with the function of the control device 24.
[0118]
In the above embodiment, the model number of the multifunction device 22 is used as the encryption key. However, the encryption key may not be the model number and only needs to correspond to the model number of each multifunction device 22.
In the above embodiment, the multifunction device 22 is equipped with functions such as a copier, printer, scanner, and facsimile machine, but the client terminal of the present invention is equipped with some of these functions. Also good.
[0119]
【The invention's effect】
As described above in detail, according to the present invention, electronic information can be safely stored in an external storage device with a simpler operation.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a system schematic diagram of an embodiment of the present invention.
FIG. 2 is a layout diagram illustrating a configuration example of an operation unit of the multifunction machine.
FIG. 3 is an explanatory diagram for explaining a management table.
FIG. 4 is an explanatory diagram of a processing procedure of the present embodiment.
FIG. 5 is an explanatory diagram of a processing procedure of the present embodiment.
FIG. 6 is an explanatory diagram of a processing procedure of the present embodiment.
FIG. 7 is an explanatory diagram of a processing procedure of the present embodiment.
FIG. 8 is an explanatory diagram of a processing procedure of the present embodiment.
FIG. 9 is an explanatory diagram of a display screen displayed on the character display of the multifunction machine.
FIG. 10 is an explanatory diagram of a display screen displayed on the character display of the multifunction machine.
FIG. 11 is an explanatory diagram of a display screen displayed on the character display of the multifunction machine.
FIG. 12 is an explanatory diagram of a display screen displayed on the character display of the multifunction machine.
[Explanation of symbols]
22: Multifunction machine as client terminal and image forming apparatus, 34 ... Electronic information storage server, 40 ... Internet.

Claims

A control device connected to the client terminal via a local area network ;
A user folder for storing a file with a file name created for each client terminal identifier and user identifier of the client terminal;
A device table in which a pointer of a client terminal identifier, a customer name and a user identification table is stored;
An electronic information storage system comprising an electronic information storage server connected to the control device via the Internet, comprising information storage means for storing a user identification table storing a user ID and a password ,
The electronic information storage server is
When the client terminal identifier, the user ID, and the password are acquired from the client terminal via the control device, the pointer of the user identification table corresponding to the client terminal identifier is acquired from the device table, and this pointer is used. Means for obtaining a user ID and password from the user identification table and performing authentication using the user ID and password input at the client terminal;
After the authentication, when the electronic information storage server receives a storage request for electronic information with a file name specified from the client terminal via the control device, the control device uses the encryption key as an encryption key. A first means for receiving electronic information obtained by encrypting information to be stored from the control device via the Internet ;
Second means for storing the electronic information in a user folder created for each client terminal identifier and user identifier of the client terminal ;
After the authentication, when the electronic information storage server receives a request for extracting electronic information with a file name designated from the client terminal via the control device, a user created for each client terminal identifier and user identifier Sending a file whose file name is specified in the folder to the control device;
An electronic information storage system , comprising: the control device including means for decrypting using the client terminal identifier as an encryption key and transmitting the decrypted information to the client terminal .

2. The electronic information storage system according to claim 1, wherein the client terminal is an image forming apparatus having at least one of a scanner function, a printer function, a copying function, and a facsimile function .

  A control device connected to the client terminal via a local area network;
  A user folder for storing a file with a file name created for each client terminal identifier and user identifier of the client terminal;
  A device table in which a pointer of a client terminal identifier, a customer name and a user identification table is stored;
  Information storage means for storing a user identification table in which a user ID and a password are stored, and electronic information is stored using an electronic information storage system comprising an electronic information storage server connected to the control device via the Internet. An electronic information storage method for storing,
  The electronic information storage server is
  When the client terminal identifier, the user ID, and the password are acquired from the client terminal via the control device, the pointer of the user identification table corresponding to the client terminal identifier is acquired from the device table, and this pointer is used. Obtaining a user ID and password from the user identification table, and performing authentication using the user ID and password input at the client terminal;
  After the authentication, when the electronic information storage server receives a storage request for electronic information with a file name specified from the client terminal via the control device, the control device uses the encryption key as an encryption key. A first stage of receiving electronic information encrypted with information to be stored from the control device via the Internet;
  Storing the received electronic information in a user folder created for each client terminal identifier and user identifier of the client terminal; and
  After the authentication, when the electronic information storage server receives a request for extracting electronic information with a file name designated from the client terminal via the control device, a user created for each client terminal identifier and user identifier Sending a file whose file name is specified in the folder to the control device;
  In the control device, decrypting using the client terminal identifier as an encryption key, and transmitting the decrypted information to the client terminal;
The electronic information storage method characterized by performing.

4. The electronic information storage method according to claim 3, wherein the client terminal is an image forming apparatus having at least one of a scanner function, a printer function, a copying function, and a facsimile function.