JP4367092B2 - 電子ファイル管理システム - Google Patents

Description

本発明は、文字情報と図形情報とが混在した各種の文書ファイル等を電子ファイルとしてデータベースに保存して管理するための電子ファイル管理システムに関する。

近年、コンピュータシステムやコンピュータを利用したネットワークシステムの進展により、従来、紙の形態で保存・管理が行われていた各種文書が電子ファイルで管理されるようになってきている。例えばガスクロマトグラフ、液体クロマトグラフ、質量分析計、分光光度計等の機器分析の分野においても、ＬＡＮ（Local Area Network）等を介して接続された分析装置により取得された測定データのほか、測定結果を含むレポートなどのイメージファイルを自動的に収集してデータベースに登録するようなシステムが実用に供されている（例えば非特許文献１など参照）。

一般的に、こうした電子ファイルの自動登録や保存・管理、或いは検索等を行うための電子ファイル管理システムでは、作成された電子ファイルをデータベースに登録するために次のような手法が採られている。

（１）電子ファイルの作成後に、作業者（オペレータ）が手動操作でその電子ファイルをデータベースに登録する。
（２）電子ファイルが保存される特定のフォルダを常時監視し、そのフォルダに新規ファイルが保存された場合、或いはそのフォルダに既に保存されているファイルの内容が変更された場合（例えば上書き保存が実行された場合）に、そのファイルをデータベースに自動的に登録する。
（３）特定のアプリケーションソフトウエア上で電子ファイルの作成・変更等の作業が行われたときに、そのアプリケーションソフトウエアから電子ファイル管理用アプリケーションソフトウエアに特定の情報を受け渡し、その電子ファイル管理用アプリケーションソフトウエアがその情報に基づいて上記電子ファイルを自動的にデータベースに登録する。

上記（１）の方法では、特に複数の作業者が使用するシステムにおいては登録作業を周知徹底させることが難しく、作業者による電子ファイルの登録漏れが多発するおそれがある。また、データベースに登録する際に、適切でない領域（フォルダなど）に登録してしまうといった作業ミスも起き易い。こうした登録漏れや登録ミスが多くなると、データベース自体の信頼性を損なうことになる。

上記（２）の方法では、データベースへの登録処理自体は自動的に行われるものの、作業者は特定のフォルダにその電子ファイルを保存するという操作を行う必要がある。これは通常の電子ファイルの作成手順とは直接関連しない操作であるため、操作が面倒であって操作忘れも生じ易く、（１）と同様に登録漏れが起き易い。

上記（３）の方法は例えば上記非特許文献１に記載のシステムで採用されている方法であり、上記（１）、（２）の方法のような登録漏れの防止には有効である。しかしながら、電子ファイルを取り扱うアプリケーションソフトウエアと電子ファイル管理用アプリケーションソフトウエアとの間で、特定の情報を受け渡す必要があるため、この授受のための接続要件を満たすアプリケーションソフトウエアからでないと電子ファイルを取り込むことができないという制約がある。そのため、各種の一般的な文書作成アプリケーションソフトウエア上で作成された電子ファイルを直接的に取り込んでデータベースに登録することができず、その点で汎用性に欠けるものである。

"CLASS-Agent ver.2 データベース管理・登録用ネットワークツール"、「分析装置のデータをデータベースに自動的に登録」、［Online］、株式会社島津製作所、［平成１５年１０月２０日検索］、インターネット〈URL: http://www.shimadzu.co.jp/products/data-net/agent1.htm〉

本発明は上記課題に鑑みて成されたものであり、その目的とするところは、登録漏れや誤登録などを防止して高い信頼性を有するデータベースを構築することができるとともに、汎用性の高い、すなわち、電子ファイルを作成するアプリケーションソフトウエアの制約の少ない電子ファイル管理システムを提供することにある。

上記課題を解決するために成された本発明は、文字情報や図形情報が混在した電子ファイルを取り扱うコンピュータシステム上でデータベースにより電子ファイルを管理する電子ファイル管理システムにおいて、
a)作業者に、印刷物上に現れるいずれかの部分に特定文字列及びファイル識別情報を入力設定させる入力設定部と、
b)電子ファイルを取り扱うアプリケーションソフトウエア上で電子ファイルに含まれる情報を印刷出力する指示が行われた又はその指示に応じて印刷処理が実行されたことを監視する監視手段と、
c)該監視手段により印刷出力の指示又は印刷処理の実行が検出されたとき、その印刷処理によって出力されるページ記述言語の文字列の中から予め定められている特定文字列を検出するとともに、該特定文字列に関連付けられているファイル識別情報を取得するファイル情報取得手段と、
d)前記ファイル識別情報で特定される電子ファイルを格納先から読み出すファイル読み出し手段と、
e)少なくとも前記ファイル読み出し手段により読み出された電子ファイルをデータベースに登録するファイル登録手段と、
を備えることを特徴としている。

作業者は上記電子ファイルを取り扱うアプリケーションソフトウエア（以下、電子ファイル作成用アプリケーションソフトウエアという）上で電子ファイルを新規に作成したり既存の電子ファイルの変更を行ったりする際に、又はその後に付加的に、印刷実行により得られる印刷物上に現れるいずれかの部分に、特定文字列と登録したい電子ファイルに関するファイル識別情報とを入力設定する。具体的には、例えばその電子ファイル中の内容を構成する文字情報として特定文字列及びファイル識別情報を含むようにしてもよいし、ヘッダやフッタなど本来の内容を構成しないものの印刷時に追加的に出力される情報に特定文字列及びファイル識別情報を含むようにしてもよい。いずれにしても、印刷処理によって生成されるページ記述言語による情報の中に上記特定文字列及びファイル識別情報を含むようにすればよい。また、印刷とは必ずしもプリンタから印刷物が出力されることのみを意味するのではなく、印刷処理と同様の手順で例えばファイル形式を変換して指定のフォルダに書き出すような処理でもよい。また、特定文字列は予め任意に設定する又は既定の選択肢の中から選択することができるようにしておけばよく、例えば「ファイルｎ：」（ｎ＝１，２，…）などとするとよい。また、ファイル識別情報とは典型的にはファイルの格納場所を示すパスを含むファイル名である。

また本発明に係る電子ファイル管理システムにおいて、好ましくは、前記監視手段、ファイル情報取得手段、及びファイル読み出し手段は、上記電子ファイル作成用アプリケーションソフトウエアが搭載されたコンピュータに常駐する他のアプリケーションソフトウエアによりそれぞれの機能が達成されるものとするとよい。

これによれば、特に意図的にそのアプリケーションソフトウエアの停止操作が行われない限り、監視手段は電子ファイル作成用アプリケーションソフトウエア上での印刷出力の指示や印刷処理の実行を常時監視する。作業者の操作に応じて印刷出力の指示が出されると、電子ファイル作成用アプリケーションソフトウエア上では、指示された電子ファイルに含まれる文字情報や図形情報を所定形式に変換して順次出力し、例えばこれを受けたプリンタは印刷動作を実行する。これと並行して、ファイル情報取得手段は、この出力されるべく生成された情報の中から予め定められている特定文字列、例えば「ファイルｎ：」とそれに続くファイル識別情報とを抽出する。そして、ファイル読み出し手段はこの取得されたファイル識別情報で特定される電子ファイルを格納先から読み出し、ファイル登録手段は少なくとも読み出された電子ファイルを予め定められたデータベースに登録する。これにより、その電子ファイルはデータベース内の所定領域に保存される。

本発明に係る電子ファイル管理システムによれば、印刷の指示という極めて一般的な操作を契機として各種の電子ファイルを確実にデータベースに登録することができる。通常、何らかの文書を作成したり既存の文書に追加・修正したりした場合には、プリンタ等から印刷物として紙に出力して確認することは非常によく行われる作業である。したがって、新規に作成したり変更したりした電子ファイルのデータベースへの登録が漏れることを防止でき、信頼性の高いデータベースの構築に有用であるとともに、面倒で煩雑な操作を作業者に強いることもない。

さらにまた、こうした自動的な電子ファイルの登録に対応したアプリケーションソフトウエアとしては、ファイル名等の特定文字列を含ませて印刷出力が可能であるようなアプリケーションソフトウエアでありさえすればよいため、ごく一般的な文書作成用のアプリケーションソフトウエアなど、多種のアプリケーションソフトウエアに対して幅広く対応することができる。具体的には、例えば前記印刷出力の形式としてポストスクリプトを利用したポストスクリプトイメージ形式によるものが利用できればよい。したがって、本発明に係る電子ファイル管理システムは高い汎用性を有しており、様々なアプリケーションソフトウエア上で作成される電子ファイルをできる限り漏れなくデータベースに登録することができる。

以下、本発明に係る電子ファイル管理システムを機器分析用のデータ管理システムに適用した場合を例に挙げて説明する。図１は本実施形態のデータ管理システムの全体構成図である。

図１に示すデータ管理システムは、サーバ１を中心としたサーバ／クライアント型システムにより構成されている。ここでは、分析装置３、５、７は、液体クロマトグラフ（ＬＣ）、ガスクロマトグラフ質量分析計（ＧＣ／ＭＳ）、紫外可視分光光度計（ＵＶ）である。これら分析装置３、５、７にはそれぞれ制御／データ処理用のパーソナルコンピュータ４、６、８が付設されており、これらのパーソナルコンピュータ４、６、８がクライアントとしてイントラネット等のネットワーク回線２に接続されている。更に、分析装置とは直接接続されない個別のパーソナルコンピュータ９も同様に、クライアントの１つとしてネットワーク回線２に接続されている。なお、図１に示したシステムの構成はあくまで一例に過ぎないのはもちろんであり、分析装置の種類や数、パーソナルコンピュータの数等は必要に応じて自由に変更可能である。

図３は、図１に示したデータ管理システムにおいてサーバ１及びいずれか１台のパーソナルコンピュータを機能的に示したブロック構成図である。本実施形態では、この図３に示した範囲が本発明に係る電子ファイル管理システムが前提としているコンピュータシステムに相当するものである。なお、図３ではパーソナルコンピュータ９と記載しているが、他のパーソナルコンピュータ４、６、８でも同様の処理が可能であることは明らかである。

サーバ１には、各分析装置で取得された測定データを含むデータファイルや各パーソナルコンピュータで作成されたレポートなどの文書ファイルが、多数のユーザで共有できるようにデータベース化されて蓄積される。すなわち、図３中に示すように、サーバ１の一部であるハードディスクドライブ等の記憶装置にはデータベース１２が構築されており、ネットワーク回線２を介して各パーソナルコンピュータ４、６、８、９上で作成された電子ファイルを取り込んで上記データベース１２に登録するためにデータベース登録部１１を備える。このデータベース登録部１１は、サーバ１に導入されたデータベース管理アプリケーションソフトウエアを実行することにより機能する。

一方、パーソナルコンピュータ（以下、単にコンピュータという）９には文書作成・編集用アプリケーションソフトウエア２１が導入されており、このアプリケーションソフトウエア２１の上で文字情報と図形情報とが混在した文書ファイルを作成したり、既存の文書ファイルを修正・追加したりすることができる。また、コンピュータ９には別途、電子ファイル自動登録用アプリケーションソフトウエア３０が導入されており、このアプリケーションソフトウエア３０は原則的に常駐プログラムとしてそのコンピュータ９上で常に起動した状態にある。電子ファイル自動登録用アプリケーションソフトウエア３０により具現化される機能として、文書作成・編集用アプリケーションソフトウエア２１上での印刷処理２３の実行を常に監視する印刷処理監視部３１と、その印刷処理に応じて文書作成・編集用アプリケーションソフトウエア２１から出力されるべく作成されたデータ中から予め決められた特定の文字列を検出する特定文字列検出部３２と、特定の文字列が検出された場合にそれに引き続く文字列であるファイル名等のファイル識別情報を取得するファイル情報取得部３３と、このファイル識別情報を受けてハードディスクドライブ等の記憶装置２４から目的とするファイルを読み出すデータ読み出し部３４と、を備える。

文書作成・編集用アプリケーションソフトウエア２１としては一般に使用されている各種のものを利用することができるが、ここでは、印刷の実行指示に応じて印刷対象のデータ（文字データ及び図形データ）を出力する際に同時にファイル名を出力可能なものとする。具体的には、ページ記述言語の１つであるポストスクリプトを利用したポストスクリプトイメージ形式でデータをプリンタ２５へと送出するものとすることができる。したがって、元のファイル形式に拘わらず、印刷処理２３が実行されるとポストスクリプトイメージ形式のデータＰＳが生成され、これがプリンタ２５へと送られてプリンタ２５から印刷物として出力される。

上記構成を有する本実施形態のデータ管理システムにおける特徴的な動作である、データベース１２への電子ファイルの自動登録時の動作について詳述する。上述したように常駐プログラムである電子ファイル自動登録用アプリケーションソフトウエア３０において、印刷処理監視部３１は文書作成・編集用アプリケーションソフトウエア２１上での印刷処理２３の実行を常時監視している。作業者は文書作成・編集用アプリケーションソフトウエア２１上で文書を新規に作成したり既存の文書を修正・追加したりする。こうした作業によって作成された又は変更された文書は、作業者が図示しない操作部を介して行う保存処理２２の実行指示に応じて記憶装置２４に格納される。その保存の際には作業者により設定された、又は自動的に設定されたファイル名が付与される。また、こうして記憶装置２４に保存される電子ファイルには本来のデータのほかにファイル属性データ（例えばファイル種類、ファイル作成日、作成者名など）を含む。

こうして文書の作成や変更が終了すると、作業者は、図示しない操作部により印刷処理２３の実行を指示するわけであるが、その際に印刷物の中のいずれかの部分に特定文字列である「ファイルｎ：」と登録対象のファイル名とが記載されるように設定しておく。こうした文字列Ａは元々作成する文書の中に含むようにしておいてもよいが（図２（ｃ）参照）、ヘッダやフッタに含むようにしておいてもよい（図２（ａ）、（ｂ）参照）。或る種のアプリケーションソフトウエアでは、ヘッダやフッタ中に自動的にその文書ファイルのファイル名を埋め込むことができる。こうした場合には、ヘッダやフッタ中に例えば「ファイルｎ：％Ｆ」（ここでは％Ｆがファイル名の自動埋め込み）と設定しておけばよい。なお、この印刷処理２３の実行の指示は実際に出来上がった文書を印刷物として確認することを目的としている場合もあるが、単に後述のようなデータベースへの登録を目的とする場合も考え得る。

ここでは、ファイル１：C:\AAA\BBB.CCC、及び、ファイル２：D:\DDD\EEE.FFFの２つが設定されているものとする。実際に印刷処理２３が実行されると、文書作成・編集用アプリケーションソフトウエア２１上では、印刷対象である文書を構成するデータがポストスクリプトイメージ形式のデータＰＳに変換される。このデータＰＳが指定されたプリンタ２５に出力され、プリンタ２５により印刷物が得られる。一方、印刷処理監視部３１が印刷処理２３の実行を認識すると、特定文字列検出部３２は生成されたポストスクリプトイメージ形式のデータＰＳの中から特定文字列として「ファイルｎ：」（ｎ＝１、２、…）を検出するから、ここでは、「ファイル１：」と「ファイル２：」とが検出される。ファイル情報取得部３３は上記特定文字列に引き続いて存在するデータ、つまりC:\AAA\BBB.CCCとD:\DDD\EEE.FFFとを実際のファイル名として取得する。このように、ここでのファイル名とは記憶装置２４においてそのファイルの保存場所を示すパスを含む。

データ読み出し部３４はファイル識別情報としてファイル名を受け取ると、そのファイル名で特定されるファイル（ここではC:\AAA\BBB.CCC及びD:\DDD\EEE.FFFの２個のファイル）を記憶装置２４から読み出す。そして、ポストスクリプトイメージ形式のデータＰＳとともにネットワーク回線２を介してサーバ１へと送出する。サーバ１ではデータベース登録部１１がこのデータを受け取り、データベース１２において予め定められた領域（例えばフォルダ）に格納する。このとき、ファイル名やファイル名以外の例えば作成日時（又は更新日時）、作成者等の検索キーとして利用可能なデータは、ファイル本体の検索が可能であるように関連付けて格納される。これはデータベースの構造に依存するものである。このようにして、コンピュータ９において印刷が実行された情報に関連した電子ファイルがデータベース１２に自動的に登録される。

なお、上記実施形態では特定文字列を「ファイルｎ：」としていたが、これに限るものではなく、予め作業者が任意の文字列を指定するようにできる。例えば「プロジェクトｎ：」などとしてもよい。また、データベース１２における登録先の領域についても、予め作業者が適宜に指定するようにできる。また、こうした指定は各作業者が勝手に変更してしまうと好ましくない場合もあるため、例えばシステム管理者のみが設定することができ、各作業者は設定の変更ができないようにしてもよい。

また、印刷出力のデータ形式はポストスクリプトイメージに限らないが、好ましくは様々な文書作成・編集用アプリケーションソフトウエア２１が汎用的に使用している印刷出力データ形式が好ましい。

また、上記実施形態ではサーバ／クライアント型システムを例に挙げて説明したが、他の形式、例えばスタンド・アロン型や、サーバを用意しないファイル共有分散型のシステムにも本発明は応用可能である。すなわち、本発明におけるコンピュータシステムの形態は特に問わず、ネットワークを含めてコンピュータシステムが構築されるものでありさえすればよい。

さらにまた、上記記載以外の点についても、本発明の趣旨の範囲で適宜変形、修正又は追加を行えることは明らかである。

本発明に係る電子ファイル管理システムを適用した機器分析用のデータ管理システムの全体構成図。 印刷物中の特定文字列の配置の一例を示す模式図。 本実施形態によるデータ管理システムにおいてサーバ及び１台のパーソナルコンピュータを機能的に示したブロック構成図。

符号の説明

１…サーバ
２…ネットワーク回線
３、５、７…分析装置
４、６、８、９…パーソナルコンピュータ
１１…データベース登録部
１２…データベース
２１…文書作成・編集用アプリケーションソフトウエア
２２…保存処理
２３…印刷処理
２４…記憶装置
２５…プリンタ
３０…電子ファイル自動登録用アプリケーションソフトウエア
３１…印刷処理監視部
３２…特定文字列検出部
３３…ファイル情報取得部
３４…データ読み出し部

Claims (3)

1. 文字情報や図形情報が混在した電子ファイルを取り扱うコンピュータシステム上でデータベースにより電子ファイルを管理する電子ファイル管理システムにおいて、
   a)作業者に、印刷物上に現れるいずれかの部分に特定文字列及びファイル識別情報を入力設定させる入力設定部と、
   b)電子ファイルを取り扱うアプリケーションソフトウエア上で電子ファイルに含まれる情報を印刷出力する指示が行われた又はその指示に応じて印刷処理が実行されたことを監視する監視手段と、
   c)該監視手段により印刷出力の指示又は印刷処理の実行が検出されたとき、その印刷処理によって出力されるページ記述言語の文字列の中から予め定められている特定文字列を検出するとともに、該特定文字列に関連付けられているファイル識別情報を取得するファイル情報取得手段と、
   d)前記ファイル識別情報で特定される電子ファイルを格納先から読み出すファイル読み出し手段と、
   e)少なくとも前記ファイル読み出し手段により読み出された電子ファイルをデータベースに登録するファイル登録手段と、
   を備えることを特徴とする電子ファイル管理システム。
2. 前記監視手段、ファイル情報取得手段、及びファイル読み出し手段は、前記アプリケーションソフトウエアが搭載されたコンピュータに常駐する他のアプリケーションソフトウエアによりそれぞれの機能が達成されるものであることを特徴とする請求項１に記載の電子ファイル管理システム。
3. 前記印刷出力の形式はポストスクリプト（登録商標）を利用したポストスクリプトイメージ形式によるものであることを特徴とする請求項１又は２に記載の電子ファイル管理システム。

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