JP4367643B2 - データ格納システムおよびデータ格納方法およびデータ格納プログラム - Google Patents

Description

本発明は、データ格納システムおよびデータ格納方法およびデータ格納プログラムに関する。

長期保存システムは、電子データを長期保存するための装置で用いられている。従来の長期保存システムは、長期保存しようと決めた電子データをある特定の入力フォーマットに整形し、定められた格納先に保存する。

しかし、この従来技術には、次のような問題点があった。

第一の問題点は、長期保存しない電子データは保存できないことである。その理由は、従来の長期保存システムでは、長期保存しないデータについては何ら考慮されていないためである。このため、あらゆる電子データを統合的に格納するストレージとして利用することができなかった。

第二の問題点は、ある特定のフォーマット以外の電子データは保存できないことである。その理由は、第一の問題点の理由と同じである。

第三の問題点は、保存する電子データの重要度により格納先を変えることができないことである。その理由は、保存するデータの中でも重要度が異なるデータがあることについて何ら考慮されていないためである。このため、一番重要なデータに合わせた性能の格納機器になるため、重要度の低いデータを格納する場合にコストの無駄が発生していた。

なお、従来の長期保存システムに関連する技術としては、例えば、特許文献１（特開２００２−１８３０５５号公報）、特許文献２（特開平６−１０３１２３号公報）、特許文献３（特開平８−１３９７４７号公報）等がある。
特開２００２−１８３０５５号公報 特開平６−１０３１２３号公報 特開平８−１３９７４７号公報

上述したように、従来の長期保存システムでは、あらかじめ長期保存すると決定した電子データのみを扱っていたため、あらゆる電子文書の統合的ストレージとして利用することはできなかった。

また、電子データの格納先も固定であったため、一番重要な電子データに合わせた堅牢度の格納先に、重要度の低い電子データも一緒に格納され、このため、格納先の容量と堅牢さに対するコストに無駄が発生していた。

本発明は、あらゆる電子文書の統合的ストレージとして利用することが可能であり、また、格納先の容量と堅牢さに対するコストの無駄の発生を阻止することの可能なデータ格納システムおよびデータ格納方法およびデータ格納プログラムを提供することを目的としている。

上記目的を達成するために、請求項１に記載の発明は、電子署名の署名者に応じた重要度と長期保存の必要性の有無の情報を記憶している利用者記憶手段と、入力装置からの電子データに前記電子署名が付与されている否かを判定し、前記電子署名が付与されているときには前記利用者記憶手段を検索してその署名者に該当する重要度と長期保存の必要性の有無の情報を取得する第１の取得手段と、前記電子データから検索すべきキーワード及び前記キーワードに応じた重要度と長期保存の必要性の有無の情報を記憶しているキーワード記憶手段と、前記電子データの中に前記キーワード記憶手段に記憶しているキーワードが含まれているか否かを判定し、前記キーワードが含まれているときには前記キーワード記憶手段を検索してそのキーワードに該当する重要度と長期保存の必要性の有無の情報を取得する第２の取得手段と、前記第１及び第２の取得手段で取得された前記署名者と前記キーワードに該当する重要度と長期保存の必要性の有無の情報に基づき、当該重要度と長期保存の必要性の有無の情報に応じた格納機器に前記電子データを格納するデータ格納手段と、を備えていることを特徴としている。

また、請求項２に記載の発明は、請求項１に記載のデータ格納システムにおいて、前記データ格納手段は、長期保存の必要性がある場合には、前記電子データを長期保存形式に変換することを特徴としている。

また、請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載のデータ格納システムにおいて、前記データ格納手段は、前記署名者と前記キーワードに該当する重要度と長期保存の必要性の有無の情報に応じたコストの格納機器に前記電子データを格納することを特徴としている。

また、請求項４に記載の発明は、第１の取得手段により、入力装置からの電子データに電子署名が付与されている否かを判定し、前記電子署名が付与されているときには電子署名の署名者に応じた重要度と長期保存の必要性の有無の情報を記憶している利用者記憶手段を検索し、その署名者に該当する重要度と長期保存の必要性の有無の情報を取得する第１の取得工程と、第２の取得手段により、前記電子データの中に、検索すべきキーワード及び前記キーワードに応じた重要度と長期保存の必要性の有無の情報を記憶しているキーワード記憶手段に記憶しているキーワードが含まれているか否かを判定し、前記キーワードが含まれているときには前記キーワード記憶手段を検索してそのキーワードに該当する重要度と長期保存の必要性の有無の情報を取得する第２の取得工程と、データ格納手段により、前記第１及び第２の取得工程で取得された前記署名者と前記キーワードに該当する重要度と長期保存の必要性の有無の情報に基づき、当該重要度と長期保存の必要性の有無の情報に応じた格納機器に前記電子データを格納するデータ格納工程と、を含むことを特徴としている。

また、請求項５に記載の発明は、請求項４に記載のデータ格納方法において、前記データ格納工程では、長期保存の必要性がある場合には、前記電子データを長期保存形式に変換することを特徴としている。

また、請求項６に記載の発明は、請求項４又は５に記載のデータ格納方法において、前記データ格納工程では、前記署名者と前記キーワードに該当する重要度と長期保存の必要性の有無の情報に応じたコストの格納機器に前記電子データを格納することを特徴としている。

また、請求項７に記載の発明は、コンピュータを、入力装置からの電子データに電子署名が付与されている否かを判定し、前記電子署名が付与されているときには電子署名の署名者に応じた重要度と長期保存の必要性の有無の情報を記憶している利用者記憶手段を検索し、その署名者に該当する重要度と長期保存の必要性の有無の情報を取得する第１の取得手段と、前記電子データの中に、検索すべきキーワード及び前記キーワードに応じた重要度と長期保存の必要性の有無の情報を記憶しているキーワード記憶手段に記憶しているキーワードが含まれているか否かを判定し、前記キーワードが含まれているときには前記キーワード記憶手段を検索してそのキーワードに該当する重要度と長期保存の必要性の有無の情報を取得する第２の取得手段と、前記第１及び第２の取得手段で取得された前記署名者と前記キーワードに該当する重要度と長期保存の必要性の有無の情報に基づき、当該重要度と長期保存の必要性の有無の情報に応じた格納機器に前記電子データを格納するデータ格納手段と、して機能させることを特徴としている。

本発明によれば、あらゆる電子文書の統合的ストレージとして利用することが可能であり、また、格納先の容量と堅牢さに対するコストの無駄の発生を阻止することができるという効果がある。

以下、本発明を実施するための最良の形態を図面に基づいて説明する。本発明は、電子データを保存する際に長期保存するかしないかを利用者がいちいち指定するのではなく、その電子データの重要度を判別し、自動的に長期保存形式に変換して保存する。また、その電子データの格納先についても堅牢度やコストの異なる複数の格納先の中からその電子データの重要度により自動的に適切な格納先を選択して格納する。

図１は本発明のデータ格納システムの構成例を示す図である。図１のデータ格納システムは、磁気ディスクやフロッピィディスク等の入力装置１と、プログラム制御により動作するデータ処理装置２と、情報を記憶する記憶装置３と、電子データの保存形式を変換する長期保存形式変換装置４と、電子データを格納する磁気ディスク等の格納装置５とを有している。

ここで、記憶装置３は、利用者記憶部３１と、キーワード記憶部３２と、重要度分類記憶部３３を備えている。

利用者記憶部３１には、電子署名を付与する署名者の名前をキーに、役職や権限の情報とそれぞれの重要度ポイントと長期保存の必要性の有無があらかじめ記憶されている。

また、キーワード記憶部３２には、重要な文書に使用されるキーワードとそれぞれの重要度ポイントと長期保存の必要性の有無があらかじめ記憶されている。キーワードの例としては、「社外秘」「まる秘」「Ｃｏｎｆｉｄｅｎｔｉａｌ」「部外秘」「コピー厳禁」「領収書」「議事録」「請求書」「注文書」等がある。

また、重要度分類記憶部３３には、長期保存形式に変換したかどうかと重要度ポイントがどの値の場合に、どの格納機器に格納するかがあらかじめ記憶されている。

また、格納装置５は、低性能の格納機器５１と、高性能の格納機器５２と、耐タンパ性を持つ低性能の格納機器５３と、耐タンパ性を持つ高性能の格納機器５４とを備えている。

ここで、低性能の格納機器５１は、アクセス速度がそれ程速くなく、冗長機能を備えていないが容量単価が低価格な格納機器である。

また、高性能の格納機器５２は、アクセス速度が速く、冗長機能も備えている信頼性の高い、容量単価が高価な格納機器である。

また、耐タンパ性を持つ低性能の格納機器５３は、特殊なＡＰＩを経由しないとアクセスできず、正規の手段でない方法で情報を読み取ろうとすると物理的に壊れてしまうといった特殊な物理特性を備え、アクセス速度がそれ程速くなく、冗長機能を備えていないが容量単価がやや高価な格納機器である。

また、耐タンパ性を持つ高性能の格納機器５４は、特殊なＡＰＩを経由しないとアクセスできず、正規の手段でない方法で情報を読み取ろうとすると物理的に壊れてしまうといった特殊な物理特性を備え、アクセス速度が速く、冗長機能も備えている信頼性の高い、容量単価がかなり高価な格納機器である。

また、長期保存形式変換装置４は、タイムスタンプ局と通信し、タイムスタンプを取得する機能を備えており、取得したタイムスタンプを長期保存形式の中に埋め込むことができるようになっている。

また、データ処理装置２は、署名判定手段２１と、データ解析手段２２と、重要度判定手段２３とを備えている。

ここで、署名判定手段２１は、入力装置１から与えたれた電子データに電子署名が付与されているかどうかを調べ、電子署名が付与されていた場合は、利用者記憶部３１に記憶されている情報を検索し、署名者に関する重要度ポイントと長期保存の必要性の有無を取得するようになっている。

また、データ解析手段２２は、電子データの全文検索を行い、キーワード記憶部３２に記憶されているキーワードが電子データの中に含まれているかどうか検索し、キーワードに関する重要度ポイントと長期保存の必要性の有無を取得するようになっている。

また、重要度判定手段２３は、署名判定手段２１とデータ解析手段２２とから得られた長期保存の必要性の有無情報を元に、入力された電子データを長期保存形式に変換するか否かを判定し、長期保存形式に変換する場合は、長期保存形式変換部４に電子データを渡して長期保存形式に変換された電子データを受け取るようになっている。重要度判定手段２３は、さらに、重要度ポイント情報と長期保存形式に変換したかどうかに基づいて、電子データの格納先を判定し、低性能の格納機器５１，高性能の格納機器５２，耐タンパ性を持つ低性能の格納機器５３，耐タンパ性を持つ高性能の格納機器５４のいずれかに電子データを格納するようになっている。

図２は図１のデータ格納システムの処理の流れを示すフローチャートである。

図２を参照すると、入力装置１から与えられた電子データは、署名判定手段２１へ渡され、署名判定手段２１は、与えられた電子データに電子署名が付与されているか否かをチェックする（ステップＡ１）。電子署名が付与されていない場合には、その電子データの重要度ポイントは加算されない（ステップＡ２）。電子署名が付与されている場合には、その電子署名の署名者が利用者記録部３１に記憶されているかどうか調べる（ステップＡ３）。

署名者のデータが利用者記録部３１に存在しない場合は、その電子データの重要度ポイントは加算されない（ステップＡ４）。署名者の情報が利用者記録部３１に記憶されている場合は、その署名者の重要度ポイントを、利用者記録部３１から取得して加算する（ステップＡ５）。具体的には、図３に示すように、署名者がＣであった場合は、重要度ポイントは５１０となり、署名者がＨであった場合は、重要度ポイントは１００となる。

さらに、その署名者の長期保存の必要性の有無を調べ（ステップＡ６）、必要性がある場合は、長期保存フラグをオンにする（ステップＡ８）。

次に、データ解析手段２２は、キーワード記憶部３２に記憶されているキーワードが電子データの中に含まれているか検索を行う（ステップＡ９）。キーワード記憶部３２に記憶されているキーワードが電子データの中に含まれていなかった場合は、重要度ポイントは加算されない（ステップＡ１０）。

キーワード記憶部３２に記憶されているキーワードが電子データの中に含まれていた場合は、そのキーワードに対応する重要度ポイントを加算する（ステップＡ１１）。具体的には、図４に示すように、キーワードが「社外秘」であった場合は、重要度ポイントは５０加算され、キーワードが「領収書」であった場合は、重要度ポイントは５００加算される。

さらに、そのキーワードの長期保存の必要性の有無を調べ（ステップＡ１２）、必要性がある場合は、長期保存フラグをオンにする（ステップＡ１４）。

キーワード記憶部３２に記憶されている全てのキーワードについて検索したかチェックし（ステップＡ１５）、まだ残りのキーワードがある場合は、次のキーワードの検索を行う（ステップＡ１６）。

次に、重要度判定手段２３は、署名判定手段２１とデータ解析手段２２から得られた長期保存フラグの状態を基に、長期保存形式変換装置４に電子データを渡して、電子データを長期保存形式に変換する。具体的には、長期保存フラグがオンになっている場合に、長期保存形式に変換する。

重要度判定手段２３は、さらに、長期保存フラグと重要度ポイント情報を基に、どの格納機器に格納するか判断して、電子データを適切な格納機器に格納する。具体的には、図５に示すように、長期保存フラグがオフで重要度ポイントが０〜１０００の場合は、低性能の格納機器に格納し、長期保存フラグがオフで重要度ポイントが１０００以上の場合は、高性能の格納機器に格納し、長期保存フラグがオンで重要度ポイントが０〜１０００の場合は、耐タンパ性を持つ低性能の格納機器に格納し、長期保存フラグがオンで重要度ポイントが１０００以上の場合は、耐タンパ性を持つ高性能の格納機器に格納する。

本発明の第一の効果は、利用者が意識的に指定しなくても、必要と判断されれば自動的に長期保存形式に変換してくれることにある。この結果、システムの操作性が向上し、利用者の負担を低減させることができる。また、長期保存が必要なのに長期保存形式に変換し忘れるということが無くなる。

その理由は、長期保存の必要性の有無情報を基に、システムが自動的に適切な形式を判別し、変換するためである。

第二の効果は、電子署名の有無や長期保存形式になっているかどうかに関わらず全ての電子データを統一的に受け入れることにある。この結果、システムの柔軟性が向上し、システム運用時の負担を低減させることができる。

また、長期保存専用のストレージではなく、あらゆる電子文書の統合的なストレージとして利用することが可能になる。

その理由は、本システムに入力する電子データの形式をある特定のフォーマットに整形する必要がなくなるため、柔軟にあらゆる電子データを受け入れることができるためである。

第三の効果は、利用者が意識的に指定しなくても、適切なコストと堅牢さを持つ格納機器に電子データを自動的に格納してくれることにある。この結果、システムの操作性が向上し、利用者の負担を低減させることができる。

また、電子データの重要度に見合ったコストの格納機器に格納されるため、全体コストを低減させることができる。

その理由は、電子データの重要度ポイント情報を基に、システムが自動的に適切な格納機器を判別し、格納するためである。

上述のように、本発明によるデータ格納システムは、署名判定手段とデータ解析手段と重要度判定手段とを備える。

署名判定手段とデータ解析手段と重要度判定手段とは、ハードウェアによって実現することもできるが、コンピュータをこれらの部分として機能させるためのプログラムをコンピュータが記録媒体から読み込んで実行することによっても実現することができる。

図１，図２を参照して説明した本発明によるデータ格納方法は、ハードウェアによって実現することもできるが、コンピュータにこの方法を行わせるためのプログラムをコンピュータが記録媒体から読み込んで実行することによっても実現することができる。

本発明のデータ格納システムの構成例を示す図である。 図１のデータ格納システムの処理の流れを示すフローチャートである。 本発明のデータ格納システムの処理を説明するための図である。 本発明のデータ格納システムの処理を説明するための図である。 本発明のデータ格納システムの処理を説明するための図である。

符号の説明

１ 入力装置
２ データ処理装置
３ 記憶装置
４ 長期保存形式変換装置
５ 格納装置
２１ 署名判定手段
２２ データ解析手段
２３ 重要度判定手段
３１ 利用者記憶部
３２ キーワード記憶部
３３ 重要度分数記憶部
５１ 低性能の格納機器
５２ 高性能の格納機器
５３ 耐ダンパ性を持つ格納機器
５４ 耐ダンパ性を持つ格納機器

Claims (7)

1. 電子署名の署名者に応じた重要度と長期保存の必要性の有無の情報を記憶している利用者記憶手段と、
   入力装置からの電子データに前記電子署名が付与されている否かを判定し、前記電子署名が付与されているときには前記利用者記憶手段を検索してその署名者に該当する重要度と長期保存の必要性の有無の情報を取得する第１の取得手段と、
   前記電子データから検索すべきキーワード及び前記キーワードに応じた重要度と長期保存の必要性の有無の情報を記憶しているキーワード記憶手段と、
   前記電子データの中に前記キーワード記憶手段に記憶しているキーワードが含まれているか否かを判定し、前記キーワードが含まれているときには前記キーワード記憶手段を検索してそのキーワードに該当する重要度と長期保存の必要性の有無の情報を取得する第２の取得手段と、
   前記第１及び第２の取得手段で取得された前記署名者と前記キーワードに該当する重要度と長期保存の必要性の有無の情報に基づき、当該重要度と長期保存の必要性の有無の情報に応じた格納機器に前記電子データを格納するデータ格納手段と、
   を備えていることを特徴とするデータ格納システム。
2. 請求項１に記載のデータ格納システムにおいて、前記データ格納手段は、長期保存の必要性がある場合には、前記電子データを長期保存形式に変換することを特徴とするデータ格納システム。
3. 請求項１又は２に記載のデータ格納システムにおいて、前記データ格納手段は、前記署名者と前記キーワードに該当する重要度と長期保存の必要性の有無の情報に応じたコストの格納機器に前記電子データを格納することを特徴とするデータ格納システム。
4. 第１の取得手段により、入力装置からの電子データに電子署名が付与されている否かを判定し、前記電子署名が付与されているときには電子署名の署名者に応じた重要度と長期保存の必要性の有無の情報を記憶している利用者記憶手段を検索し、その署名者に該当する重要度と長期保存の必要性の有無の情報を取得する第１の取得工程と、
   第２の取得手段により、前記電子データの中に、検索すべきキーワード及び前記キーワードに応じた重要度と長期保存の必要性の有無の情報を記憶しているキーワード記憶手段に記憶しているキーワードが含まれているか否かを判定し、前記キーワードが含まれているときには前記キーワード記憶手段を検索してそのキーワードに該当する重要度と長期保存の必要性の有無の情報を取得する第２の取得工程と、
   データ格納手段により、前記第１及び第２の取得工程で取得された前記署名者と前記キーワードに該当する重要度と長期保存の必要性の有無の情報に基づき、当該重要度と長期保存の必要性の有無の情報に応じた格納機器に前記電子データを格納するデータ格納工程と、
   を含むことを特徴とするデータ格納方法。
5. 請求項４に記載のデータ格納方法において、前記データ格納工程では、長期保存の必要性がある場合には、前記電子データを長期保存形式に変換することを特徴とするデータ格納方法。
6. 請求項４又は５に記載のデータ格納方法において、前記データ格納工程では、前記署名者と前記キーワードに該当する重要度と長期保存の必要性の有無の情報に応じたコストの格納機器に前記電子データを格納することを特徴とするデータ格納方法。
7. コンピュータを、
   入力装置からの電子データに電子署名が付与されている否かを判定し、前記電子署名が付与されているときには電子署名の署名者に応じた重要度と長期保存の必要性の有無の情報を記憶している利用者記憶手段を検索し、その署名者に該当する重要度と長期保存の必要性の有無の情報を取得する第１の取得手段と、
   前記電子データの中に、検索すべきキーワード及び前記キーワードに応じた重要度と長期保存の必要性の有無の情報を記憶しているキーワード記憶手段に記憶しているキーワードが含まれているか否かを判定し、前記キーワードが含まれているときには前記キーワード記憶手段を検索してそのキーワードに該当する重要度と長期保存の必要性の有無の情報を取得する第２の取得手段と、
   前記第１及び第２の取得手段で取得された前記署名者と前記キーワードに該当する重要度と長期保存の必要性の有無の情報に基づき、当該重要度と長期保存の必要性の有無の情報に応じた格納機器に前記電子データを格納するデータ格納手段と、
   して機能させるためのプログラム。

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