JP4434811B2

JP4434811B2 - 通信装置

Info

Publication number: JP4434811B2
Application number: JP2004097538A
Authority: JP
Inventors: 好史谷本
Original assignee: Murata Machinery Ltd
Current assignee: Murata Machinery Ltd
Priority date: 2004-03-30
Filing date: 2004-03-30
Publication date: 2010-03-17
Anticipated expiration: 2024-03-30
Also published as: JP2005286679A

Description

本発明は、原稿情報の送受信を行う通信装置に関するものである。

従来よりファクシミリ通信や電子メールなどによって、発信元から受信先への情報の転送が行われている。このとき、例えばファクシミリ通信では発信元の情報が通信プロトコルの中で受信先へ渡され、表示したり履歴情報に残すといったことが行われている。また、電子メールではヘッダ部のＦｏｒｍ欄に発信元のアドレスが格納されており、この発信元のアドレスが受信先へ渡される。電子メールの場合には、受信先で受け取った発信元のアドレスを用いて、返信メールを送信することができる。

しかし、これらの発信元の情報は、受信先で受け取られても受信先に残すか、あるいは返信アドレスとなるなど、システム内で利用されるのみであり、発信元の情報を利用して原稿を作成することはできなかった。また、発信元においては様々なユーザ情報が登録されている場合が多い。しかし、送られる発信元の情報は電話番号や発信元アドレスといった限られた情報のみであり、その利用は限られていた。

発信元に登録されている情報を送信する技術としては、例えば特許文献１に記載されている通信装置がある。この技術では、発信元の通信装置に登録されている相手先の情報である電話帳データを、受信先の通信装置に登録させるためのものである。従って、発信元のユーザ情報が送信されることはないため、受信先において送信元のユーザ情報を利用することはできなかった。また、この技術においても、受信先においては受け取った情報を自装置内に電話帳データとして蓄積するが、受け取った情報を用いて自動的に返信文書を作成することはない。

特開２００２−２３２５８５号公報

本発明は、上述した事情に鑑みてなされたもので、発信元から送信者情報を受信先で利用可能な情報として送信し、また受信先では受け取った送信者情報を元に返信原稿を作成して返信可能な通信装置を提供することを目的とするものである。

本発明は、通信装置において、予め通信装置のユーザに関する情報であるユーザ情報を記憶しておくユーザ情報記憶手段と、前記ユーザ情報を受信先で利用可能なデータ形式の送信者情報に変換する変換手段と、送信相手先に関する情報を蓄積する蓄積手段と、情報の送受信を行う通信手段を有し、前記通信手段は、ユーザからの指示に従い前記変換手段で変換された前記送信者情報を送信原稿とともに添付ファイルとして電子メールにより送信し、また、受信した電子メールに添付されている前記送信者情報を前記蓄積手段に登録することを特徴とするものである。

さらに、前記通信手段で原稿情報とともに送信者情報を受信したとき前記送信者情報に従い返信原稿を作成して前記通信手段から返信する返信原稿作成手段を有していてもよい。この構成の場合、複数の送信者情報を受信した時には、それぞれの送信者情報に対応する返信原稿を作成してそれぞれ返信することができる。また、返信原稿はユーザからの指示により編集することができる。

本発明によれば、送信元の通信装置に記憶されているユーザ情報を送信者情報として送信原稿とともに受信先の通信装置に送信する。この送信者情報は受信先において利用可能な情報であることから、受信した送信者情報を用いて返信原稿を作成し、必要に応じてユーザが編集した後、送信元へ返送することが可能であるという効果がある。

図１は、本発明の通信装置の実施の一形態を含むシステムの概要を示すブロック図である。図中、１，２は通信装置、３は通信路、１１はユーザ情報記憶部、１２は変換部、１３は通信部、２１は通信部、２２は返信原稿作成部、２３は電話帳データベースである。図１に示す例では、通信装置１が送信元となって通信路３を通じて通信装置２に原稿情報を送信するものとし、通信装置１が送信側の構成を含み、通信装置２が受信側の構成を含むものとして示している。もちろん、１台の通信装置が送信側及び受信側の両方の構成を含んでいても良い。

通信路３は任意であるが、ここではＬＡＮやインターネットなどのデータ交換ネットワークであるものとし、電子メールを用いて情報の送受信を行うものとする。もちろん、公衆回線を通じてファクシミリ通信を行う場合でも、通信プロトコルは異なるが同様の通信が可能である。

送信元となる通信装置１は、ユーザ情報記憶部１１、変換部１２、通信部１３等を含んで構成されている。一般に通信装置には、その通信装置のユーザに関する情報であるユーザ情報が登録される。ユーザ情報記憶部１１は、この登録されたユーザ情報を記憶している。なお、このユーザ情報は１人分に限られるものではなく、複数のユーザについて、ユーザ情報を予め登録、記憶しておくことができる。

変換部１２は、ユーザ情報記憶部１１に記憶されているユーザ情報を、送信可能であり受信先の通信装置２で容易に利用可能なコード情報である送信者情報に変換する。

通信部１３は、ユーザからの指示に従い、通信路３を通じて受信先へ送信原稿を送信する。このとき、変換部１２により変換された送信者情報を送信原稿とともに送信する。この送信者情報は、例えば送信原稿を電子メールで送信する場合には、本文中に記述したり、あるいは添付ファイルとして添付することができる。

受信先となる通信装置２は、通信部２１、返信原稿作成部２２、電話帳データベース２３等を含んで構成されている。通信部２１は、通信路３を通じて情報の送受信を行う。ここでは、通信装置１から送られてくる送信原稿及び送信者情報を含む電子メールを受信することができる。もちろん、送信者情報を含まない通常の電子メールの受信も可能である。

返信原稿作成部２２は、通信部２１で原稿情報をとともに送信者情報を受信したとき、その送信者情報に従って返信原稿を作成して、通信部２１から返信する。なお、原稿情報とともに複数の送信者情報を受信したときには、それぞれの送信者情報に対応する返信原稿を作成してそれぞれ返信するように構成することができる。また、返信原稿は自動的に作成するほか、ユーザからの指示により編集することも可能である。

電話帳データベース２３は、通信装置２における送信相手先に関する情報を蓄積している。通信部２１で受信した送信者情報は、例えばこの電話帳データベース２３に登録し、後で利用可能に蓄積しておくことができる。

図２は、本発明の送信元の通信装置１における動作の一例を示すフローチャートである。Ｓ３１においてユーザから送信の指示があると、Ｓ３２において、送信者情報を送信するか否かを判定する。この判定は、Ｓ３１におけるユーザからの送信指示とともに送信者情報を送信するか否かを示す指示を受け取ったり、あるいは予め行われている設定に従って判定しても良い。

送信者情報を送信しない場合には、通常の送信処理を行う。ここでは電子メールにより送信原稿を送信するものとし、Ｓ３３において送信原稿を含む電子メールを作成して、Ｓ３７においてその電子メールを送信する。

送信者情報を送信する場合には、Ｓ３４において、ユーザ情報記憶部１１に記憶されているユーザ情報が複数存在する場合にはその中から送信するユーザ情報を選択する。このとき選択するユーザ情報は、１情報に限らず、複数のユーザ情報を選択しても良い。選択されたユーザ情報は、Ｓ３５において、送信可能であるとともに受信先で利用に適したコード情報の送信者情報に変換部１２によって変換する。そしてＳ３６において、送信原稿とともに、変換部１２で変換された１ないし複数の送信者情報を含む電子メールを作成し、Ｓ３７においてその電子メールを送信する。

このようにして、通常、通信装置に登録されているユーザ情報を、送信可能であって受信先で利用に適したコード情報の送信者情報として、送信原稿とともに受信先へ送信することができる。

図３は、本発明の受信先の通信装置２における動作の一例を示すフローチャートである。Ｓ４１において、受信すべき情報（電子メール）が存在するか否かを判断し、存在しなければそのまま処理を終了する。受信すべき情報が存在していれば、Ｓ４２においてその情報を受信する。

Ｓ４３において、受信した情報中に送信者情報が含まれているか否かを判定し、含まれていれば、Ｓ４４において、その送信者情報の電話帳データベース２３への登録を行う。もちろん、電話帳データベース２３への登録以外にも、そのまま保存しておいても良いし、他の装置へ転送したり、あるいは図示しない印刷手段により印刷出力しても良い。

Ｓ４５において、受信した情報中に送信原稿が含まれているか否かを判定し、含まれていれば、Ｓ４６において、その送信原稿に関する処理を行う。例えば、内部に記憶して保存したり、他の装置へ転送したり、あるいは図示しない印刷手段により印刷出力しても良い。

Ｓ４７において、送信者情報に従って返信原稿を返信するか否かを判定する。返信を行わない場合には受信処理を終了する。返信原稿を返信する場合には、Ｓ４８において、返信原稿作成部２２は受信した送信者情報を用いて返信原稿を作成する。このとき、ユーザが返信原稿の編集を行っても良い。作成された返信原稿はＳ４９において送信元の通信装置あるいは送信者情報中の電子メールアドレスなどの通知先へ送信する。もちろん、送信原稿の受信時の通信路と返信原稿の返信時の通信路が異なっていてもよく、例えば送信原稿を電子メールで受信し、返信原稿をファクシミリ送信することも可能である。

なお、複数の送信者情報を受信した場合には、Ｓ４８において、それぞれの送信者情報に対応する返信原稿を作成し、それぞれ返信すればよい。あるいは、電子メールによって返信原稿を返信する場合には、それぞれの送信者情報から抽出した電子メールアドレスに対して同報送信しても良い。

上述の動作の一例について、具体例を用いながらさらに説明する。図４は、ユーザ情報の一例の説明図である。送信側の通信装置１では、当該通信装置１を利用するユーザに関するユーザ情報が登録され、ユーザ情報記憶部１１に記憶されている。図４に示す例では、ユーザＩＤ、パスワード、権限、名前、会社名、部署名、電話番号（ＴＥＬ）、ファクシミリ番号（ＦＡＸ）、電子メールアドレス（ＭＡＩＬ）の情報がユーザ情報として登録されている。もちろん、ユーザ情報として登録されるデータは、この例に限られるものでないことは言うまでもない。なお、ユーザ情報は１人に限らず、複数人のユーザがそれぞれのユーザ情報を登録することができる。

送信原稿を受信先の通信装置２へ送信する際には、ユーザ情報を送信者情報として送信原稿に付加して送信することができる。ユーザは、ユーザ情報記憶部１１に記憶されているユーザ情報のうちから、送信原稿とともに送信者情報として送信するユーザ情報を選択する。あるいは、送信指示を行うユーザに対応するユーザ情報を自動的に選択しても良い。

ユーザ情報を送信原稿とともに送信するように指示された場合には、変換部１２によって内部的な情報であるユーザ情報を、送信可能で受信先の通信装置２でも利用可能な形式の送信者情報に変換する。図５は、送信者情報の一例の説明図である。図５には、図４に示したユーザ情報を変換した送信者情報の一例を示している。ここでは、一般的にカード型データベースのデータ交換などで利用されているＶＣＡＲＤ形式のコード（キャラクタ）データに変換している。一般的なデータ形式を採用することによって、本発明のように送信者情報を送受信する機能への対応を容易に行うことができる。もちろん、データ形式はこの例に限られるものではなく、種々の形式を採用することができる。また、変換の必要がなければ、ユーザ情報をそのまま送信者情報として利用しても良い。

このような送信者情報は、送信原稿とともに送信される。例えば通信装置１，２がインターネットファクシミリ装置であって、送信原稿を電子メールで送受信する場合には、送信原稿は電子メールの添付ファイルとして送信される。送信者情報は、その電子メールの本文に記載したり、あるいは送信原稿とともに添付ファイルとして送信することができる。

通信装置２は、送信元の通信装置１から送られてきた送信原稿及び送信者情報を受信すると、送信原稿については通常の受信時の処理を行い、例えば印刷出力したり、内部に蓄積しておいたり、他の装置へ配信するなど、従来から行われている種々の処理を行うことができる。

さらに、送信者情報が送られてきた場合には、その送信者情報を利用した各種の処理を行うことができる。例えば送信者情報についても印刷出力したり他の装置へ配信するほか、データ形式を変換して電話帳データベース２３へ登録することもできる。さらに本発明では、送信者情報を利用して返信原稿を作成し、返信することができる。図６は、返信原稿の一例の説明図である。ここでは図５に示した送信者情報を受け取って作成した返信原稿の一例を示している。図６に示した例では、送信原稿を受信した旨を返信する受付票を返信原稿として返信するものとしている。この返信原稿中には、送信者情報中に記述されていた会社名、部署名、名前が自動的に挿入されている。もちろん、受信した送信原稿中の一部を含めても良い。通常の電子メールでも送信者の情報としてＦｒｏｍ欄の電子メールアドレス程度は利用可能であるが、送信者情報は格段に多くの情報を有しており、このような多くの情報を利用して返信原稿を作成することができる。

また、返信原稿は受信側の通信装置２のユーザが編集することも可能である。このとき、送信者情報はコード（キャラクタ）データとして送られてきているので、送信者情報から抽出して挿入した情報についても容易に編集可能である。

なお、送信元の通信装置１から複数の送信者情報が送られてきた場合には、それぞれの送信者情報について、それぞれ返信原稿を作成することができる。あるいは、１ないし数通の返信原稿のみを作成し、同報送信するように構成することもできる。

もちろん返信原稿は図６に示したものに限られないことは明らかである。また、送信者情報は一般的なデータ形式のコード（キャラクタ）データであることから、上述の他にも、各種の利用が可能である。

作成した返信原稿は、例えば受信した電子メールのＦｒｏｍ欄に記載されている送信元の電子メールアドレスや、送信者情報中の電子メールアドレスに宛てて返信すればよい。あるいは、返信を別の通信路を介して行うこともできる。例えば図４や図５に示したように送信者情報中にファクシミリ番号が含まれていれば、そのファクシミリ番号を利用して返信原稿をファクシミリ送信することもできる。また、電話番号が含まれている場合には、音声にて返信の情報を送信しても良い。返信情報は、このような利用方法も考えられる。

このようにして、受信側の通信装置２では、送信側の通信装置１から送られてきた送信者情報を利用して、自動的に、あるいはさらにユーザが編集して、容易に返信原稿を作成し、返信することができる。

本発明の通信装置の実施の一形態を含むシステムの概要を示すブロック図である。本発明の送信元の通信装置１における動作の一例を示すフローチャートである。本発明の受信先の通信装置２における動作の一例を示すフローチャートである。ユーザ情報の一例の説明図である。送信者情報の一例の説明図である。返信原稿の一例の説明図である。

符号の説明

１，２…通信装置、３…通信路、１１…ユーザ情報記憶部、１２…変換部、１３…通信部、２１…通信部、２２…返信原稿作成部、２３…電話帳データベース。

Claims

予め通信装置のユーザに関する情報であるユーザ情報を記憶しておくユーザ情報記憶手段と、前記ユーザ情報を受信先で利用可能なデータ形式の送信者情報に変換する変換手段と、送信相手先に関する情報を蓄積する蓄積手段と、情報の送受信を行う通信手段を有し、前記通信手段は、ユーザからの指示に従い前記変換手段で変換された前記送信者情報を送信原稿とともに添付ファイルとして電子メールにより送信し、また、受信した電子メールに添付されている前記送信者情報を前記蓄積手段に登録することを特徴とする通信装置。
さらに、前記通信手段で原稿情報とともに送信者情報を受信したとき前記送信者情報に従い返信原稿を作成して前記通信手段から返信する返信原稿作成手段を有することを特徴とする請求項１に記載の通信装置。
前記返信原稿作成手段は、前記原稿情報とともに複数の送信者情報を受信したときには、それぞれの送信者情報に対応する返信原稿を作成してそれぞれ返信することを特徴とする請求項２に記載の通信装置。
前記返信原稿作成手段は、前記返信原稿に対するユーザからの指示を受け付けて前記返信原稿の編集を可能としたことを特徴とする請求項２または請求項３に記載の通信装置。