JP4470817B2 - Mail management method, mail management apparatus and storage medium - Google Patents
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Description
本発明は，メール受信時の受信メールアドレス群を用いて，アドレスグループを更新するメールアドレス管理方法に関するものである。 The present invention relates to a mail address management method for updating an address group using a group of received mail addresses at the time of mail reception.
従来，メールアドレス台帳の保守を行う技術として，特開２００２−１５８６９２号公報がある。この技術は，閉じられたグループの中で，各ユーザがアドレス帳を管理し，共有する技術である。 Conventionally, as a technique for maintaining a mail address ledger, there is JP-A No. 2002-158692. This technology is a technology in which each user manages and shares an address book in a closed group.
従来技術の特開２００２−１５８６９２号公報には，各ユーザごとに自由にグループ分けし，作成されたアドレスグループに対する概念がなく，保守をする技術がなかった。 In Japanese Patent Laid-Open No. 2002-158692 of the prior art, there is no concept for the address group created by grouping freely for each user, and there is no technique for maintenance.
よって，各ユーザが保持しているアドレスグループは，各ユーザ自身が手作業で保守していたため，ユーザに負担がかかっていた。 Therefore, the address group held by each user was manually maintained by each user, which put a burden on the user.
また，常に自分のローカルにあるアドレスグループを使用していると，アドレスグループの変更に気づかず，誤送信をする恐れがあった。 Also, if you always use your local address group, you may not notice the change of the address group, and there is a risk of erroneous transmission.
本発明が解決しようとする目的は，アドレスグループの変更を検知し，該当するアドレスグループに反映することである。 An object of the present invention is to detect an address group change and reflect it in the corresponding address group.
本発明のメールアドレスの更新方法は以下を実行する。
１）メールを受信する。
２）受信メールの受信宛先データを抽出する。
３）抽出した受信宛先データと，アドレスグループとを比較する。
４）類似していたらアドレスグループを更新するかをユーザに促す。
The e-mail address updating method of the present invention executes the following.
1) Receive mail.
2) Extract receiving destination data of received mail.
3) The extracted reception destination data is compared with the address group.
4) Prompt the user to update the address group if they are similar.
アドレスグループが変更されていても自動でアドレスグループを更新し，管理することができるので，ユーザに負担がかからず，誤送信を防ぐことができる。 Even if the address group is changed, the address group can be automatically updated and managed, so that the user is not burdened and erroneous transmission can be prevented.
図１は本発明を示すためのシステム構成図である。ネットワーク（１１３）に対し，メールサーバ（１０７）とユーザ側であるクライアント（１０１），（１０１ａ），（１０１ｂ）が接続されている。 FIG. 1 is a system configuration diagram for illustrating the present invention. A mail server (107) and users (101), (101a), (101b) on the user side are connected to the network (113).
クライアント（１０１）内部は，CPU（１０５），メモリ（１０２），通信制御部（１０６），データベース（１０８），入出力装置（１１２）が内部バス（１１４）によって接続されている。 In the client (101), a CPU (105), a memory (102), a communication control unit (106), a database (108), and an input / output device (112) are connected by an internal bus (114).
メールサーバ（１０７）から，通信制御部（１０６）を介して受信したメールは，メモリ（１０２）上のメール管理部（１０３）にて，受信宛先データ（１１０）を抽出し，データベース（１０８）に格納する。 As for the mail received from the mail server (107) via the communication control unit (106), the mail management unit (103) on the memory (102) extracts the reception destination data (110), and the database (108). To store.
その後，宛先グループ管理部（１０４）にて，受信宛先データ（１１０）を用いて，既に管理しているアドレスグループ（１０９）内を検索し，結果を，アドレスグループ更新データ（１１１）として，データベース（１０８）に登録する。そしてアドレスグループ更新データ（１１１）から，変更したアドレスグループを検知し，該当するアドレスグループを更新するかどうかを入出力装置（１１２）によって，画面に表示する。そしてユーザが更新を選択した場合，アドレスグループ更新データ（１１１）の内容でアドレスグループデータ（１０９）を更新する。 Thereafter, the destination group management unit (104) uses the received destination data (110) to search within the already managed address group (109), and the result is used as the address group update data (111) as a database. Register at (108). Then, the changed address group is detected from the address group update data (111), and whether to update the corresponding address group is displayed on the screen by the input / output device (112). When the user selects update, the address group data (109) is updated with the contents of the address group update data (111).
また，規定値管理部（１１５）では，アドレスグループを更新するかどうか判定に用いる値を管理する。ここで設定された値は，データベース（１０８）に規定値データ（１１６）として格納される。 The specified value management unit (115) manages values used for determining whether to update an address group. The value set here is stored as specified value data (116) in the database (108).
図４は，本発明で用いるデータを示している。 FIG. 4 shows data used in the present invention.
図４ａ）は，各ユーザがローカルに作成したアドレスグループデータ（１０９）を示している。アドレスグループデータ（１０９）は，グループ情報（１０９ａ）と宛先（１０９ｂ）から成り立つ。各宛先には必ずグループが割り当てられていて，1つの宛先が複数のグループに所属することもある。たとえば，データ（１０９ｃ）と（１０９ｄ）は，宛先User1@hitachi.netが，Ａグループと，Ｂグループに所属していることを示している。 FIG. 4a) shows address group data (109) created locally by each user. The address group data (109) includes group information (109a) and a destination (109b). Each destination is always assigned a group, and one destination may belong to multiple groups. For example, data (109c) and (109d) indicate that the destination User1@hitachi.net belongs to the A group and the B group.
図４ｂ）は，受信したメールから作成された受信宛先データ（１１０）を示している。受信宛先データ（１１０）は，受信したメールのメールヘッダ（４０１）から宛先情報（宛先は（４０１ａ）から，グループ情報は（４０１ｂ）から取得）を抽出したデータである。メールヘッダは「X-」で始まるフィールドを自由に含めてよい仕様であるので，本発明では，グループ情報として「X-AddressGroup」なるフィールドを設けて，値として，グループ名を表す文字列を設定し，グループ情報識別に用いる。メールヘッダ（４０１）を受信したときの受信宛先データ（１１０）は，（１１０ｄ）のようになる。 FIG. 4B) shows the reception destination data (110) created from the received mail. The reception destination data (110) is data obtained by extracting the destination information (the destination is acquired from (401a) and the group information is acquired from (401b)) from the mail header (401) of the received mail. Since the mail header is a specification that can include a field beginning with "X-" freely, in the present invention, a field "X-AddressGroup" is provided as group information, and a character string representing the group name is set as a value. Used for group information identification. The reception destination data (110) when the mail header (401) is received is as shown in (110d).
図４ｃ）は，アドレスグループデータ（１０９）に対する更新データである，アドレス更新データ（１１１）を示している。アドレス更新データ（１１１）は，メール受信時に，グループごとのアドレスグループデータの宛先（１０９ｂ）と受信宛先データの宛先（１１０ｂ）とを比較し，アドレスグループデータ（１０９）内のグループに対する更新情報を保持するデータである。 FIG. 4c) shows the address update data (111), which is update data for the address group data (109). The address update data (111) compares the address group data destination (109b) and the destination address data destination (110b) for each group at the time of mail reception, and updates the information for the group in the address group data (109). Data to be retained.
図４ｄ）は，アドレスグループを更新するかどうか判定に用いる値を格納する，規定値データ（１１６）を示している。 FIG. 4d) shows specified value data (116) for storing values used for determining whether to update an address group.
図２はメール管理部における処理フローを示している。 FIG. 2 shows a processing flow in the mail management unit.
メール管理部（１０３）では，メール受信（２０１）し，受信メールのメールヘッダ（４０１）の宛先情報（４０１ａ）とグループ情報（４０1ｂ）を抽出し（２０２），受信宛先データ（１１０）としてデータベース（１０８）に格納する（２０３）。 The mail management unit (103) receives the mail (201), extracts the destination information (401a) and group information (401b) of the mail header (401) of the received mail (202), and stores it in the database as the received destination data (110). Store in (108) (203).
図３は宛先グループ管理部の処理フローを示している。 FIG. 3 shows a processing flow of the destination group management unit.
まず，受信したメールの受信宛先データ（１１０）に，グループ情報（１１０ａ）があるかどうか判定する（３０１）。 First, it is determined whether there is group information (110a) in the reception destination data (110) of the received mail (301).
グループ情報がない場合（１１０ｃ）は，宛先（１１０ｇ）（１１０ｈ）（１１０ｉ）が所属しているグループを，アドレスグループデータから検索する（３０２）。宛先（１１０ｇ）はＡグループ，Ｂグループ，宛先（１１０ｈ）はＡグループ，宛先（１１０ｉ）はなし，となり，重複したグループを排除後に，受信宛先データ（１１０ｃ）に対する，アドレスグループデータ（１０９）内の更新対象のグループを，Ａグループ，Ｂグループと特定する（３０３）。 When there is no group information (110c), the group to which the destination (110g) (110h) (110i) belongs is searched from the address group data (302). The destination (110g) is the A group, the B group, the destination (110h) is the A group, and the destination (110i) is none. After the duplicate group is eliminated, the address group data (109) for the received destination data (110c) The update target groups are identified as group A and group B (303).
アドレスグループ更新データ（１１１）は，（３０３）で特定したグループについて，アドレスグループデータ（１０９）内の宛先（１０９ｂ）と受信宛先データ（１１０）の宛先（１１０ｂ）とを比較して，一致する宛先をアドレスグループ（１０９）内の該当グループの宛先総数で除してヒット率を算出する。 The address group update data (111) matches the destination (109b) in the address group data (109) with the destination (110b) in the reception destination data (110) for the group specified in (303). The hit rate is calculated by dividing the destination by the total number of destinations in the address group (109).
Ａグループに関していえば，（１０９ｅ）（１０９ｆ）（１０９ｇ）と（１１０ｇ）（１１０ｈ）（１１０ｉ）とを比較して，一致する2件（（１０９ｅ）（１０９ｆ））を，アドレスグループ（１０９）のＡグループの宛先総数である3件（（１０９ｅ）（１０９ｆ）（１０９ｇ））で除して，ヒット率（１１１ｇ）を算出する。また，受信宛先データ（１１０）の宛先（１１０ｂ）にあって，アドレスグループデータ（１０９）の宛先（１０９ｂ）にない宛先を，アドレスグループへの追加対象（１１１ｃ）とし，アドレスグループデータ（１０９）の宛先（１０９ｂ）にあって，受信宛先データ（１１０）の宛先（１１０ｂ）にない宛先を，アドレスグループからの削除対象（１１１ｄ）とする。 As for Group A, (109e) (109f) (109g) and (110g) (110h) (110i) are compared, and two matches ((109e) (109f)) are identified as address group (109). The hit rate (111 g) is calculated by dividing by 3 ((109e) (109f) (109g)), which is the total number of destinations of the A group. Further, a destination that is in the destination (110b) of the reception destination data (110) but not in the destination (109b) of the address group data (109) is set as an address group addition target (111c), and the address group data (109). The destination (109b) that is not in the destination (110b) of the received destination data (110) is the deletion target (111d) from the address group.
Ａグループに関していえば，（１１０ｉ）が追加対象（１１１ｈ）となり，（１０９ｇ）が削除対象（１１１ｉ）となる。同様の処理を，更新対象のグループとなったＢグループに関しても行う。そして，グループ（１１１ａ），ヒット率（１１１ｂ），追加対象（１１１ｃ），削除対象（１１１ｄ）からなるアドレスグループ更新データ（１１１）を作成し，データベース（１０８）に格納する（３０４）。格納した結果を図４ｃ）で示す。 As for the A group, (110i) is an addition target (111h) and (109g) is a deletion target (111i). The same process is performed for the B group that is the update target group. Then, address group update data (111) composed of the group (111a), hit rate (111b), addition target (111c), and deletion target (111d) is created and stored in the database (108) (304). The stored result is shown in FIG.
作成されたアドレスグループ更新データ（１１１）で，ヒット率（１１１ｂ）が規定値（１１６ａ）を越えるもの，あるいはヒット率（１１１ｂ）が最大のグループに関して，追加対象（１１１ｃ）がある場合は，該当するアドレスグループに宛先を追加するかどうか促す画面（５０１）を表示する（３０５）。追加を促す画面（５０１）には，追加対象グループ（５０１ａ）と追加対象宛先（５０１ｂ）を明示して，ＯＫボタン（５０１ｃ）とキャンセルボタン（５０１ｄ）を配置する。また，対象削除対象（１１１ｄ）がある場合は，宛先を削除するかどうか促す画面（５０２）を表示する（３０５）。追加を促す画面（５０１）と同様に，削除対象グループ（５０２ａ）と削除対象宛先（５０２ｂ）を明示して，ＯＫボタン（５０２ｃ）とキャンセルボタン（５０２ｄ）を配置する。
If there is an addition target (111c) for the group having the hit rate (111b) exceeding the specified value (116a) in the created address group update data (111) or the group having the largest hit rate (111b) (111c) A screen (501) prompting whether to add a destination to the address group to be displayed is displayed (305). On the screen (501) for prompting the addition, an addition target group (501a) and an addition target destination (501b) are clearly shown, and an OK button (501c) and a cancel button (501d) are arranged. If there is a target deletion target (111d), a screen (502) prompting whether to delete the destination is displayed (305). Similarly to the
表示された画面（（５０１）（５０２））の内容でアドレスグループを更新するかどうかユーザが選択できる（３０６）。追加を促す画面（５０１）で，ＯＫボタン（５０１ｃ）を押下すると，対象グループ（１１１ｅ）と追加対象（１１１ｈ）のペアのレコードをアドレスグループデータ（１０９）に追加する（３０７）。削除を促す画面（５０２）で，ＯＫボタン（５０２ｃ）を押下すると，対象グループ（１１１ｅ）と削除対象（１１１ｉ）のペアのレコードをアドレスグループデータ（１０９）から削除する（３０７）。いずれの更新画面（（５０１）（５０２））でも，キャンセルボタン（（５０１ｄ）（５０２ｄ））を押下時は，アドレスグループデータ（１０９）の更新は行わない。
The user can select whether to update the address group with the contents of the displayed screen ((501) (502)) (306). When an OK button (501c) is pressed on the
更新を促す順番としては，追加を促す画面（５０１）を先に表示し，ＯＫボタン（５０１ｃ）あるいは，キャンセルボタン（５０１ｄ）を押下後に，削除対象（１１１ｄ）が存在するかどうか判定（３０８）し，存在するなら，削除を促す画面（５０２）を表示する順とする。 As an order for prompting the update, a screen (501) for prompting addition is displayed first, and after the OK button (501c) or the cancel button (501d) is pressed, it is determined whether or not there is a deletion target (111d) (308). If it exists, the screen for prompting deletion (502) is displayed.
次に，受信したメールの受信宛先データ（１１０）に，グループ情報（１１０ａ）がある場合（（１１０ｄ）（１１０ｅ）（１１０ｆ））のフローを説明する。 Next, the flow in the case where group information (110a) is included in the reception destination data (110) of the received mail ((110d) (110e) (110f)) will be described.
まず受信宛先データ（１１０）のグループ（１１０ａ）でアドレスグループデータ内を検索し（３０９），存在するか判定する（３１０）。 First, the address group data is searched in the group (110a) of the reception destination data (110) (309), and it is determined whether it exists (310).
（１１０ｄ）のメールを受信した場合は，アドレスグループデータ（１０９）にグループ（１１０ｄ）が存在するので，アドレスグループデータ（１０９）のグループ（１１０ｄ）の宛先（（１０９ｅ）（１０９ｆ）（１０９ｇ））と受信メール（１１０ｄ）の宛先（（１１０ｊ）（１１０ｋ）（１１０ｌ））との比較を行う（３１１）。比較の結果，差分がないため，そのまま終了する。 When the mail (110d) is received, since the group (110d) exists in the address group data (109), the destination ((109e) (109f) (109g) of the group (110d) of the address group data (109) ) And the destination of the received mail (110d) ((110j) (110k) (110l)) are compared (311). Since there is no difference as a result of the comparison, the processing is terminated as it is.
（１１０ｅ）のメールを受信した場合も，アドレスグループデータ（１０９）にグループ（１１０ｅ）が存在するので，アドレスグループデータ（１０９）のグループ（１１０ｅ）の宛先（（１０９ｈ）（１０９ｉ）（１０９ｊ））と受信メール（１１０ｅ）の宛先（（１１０ｍ）（１１０ｎ）（１１０ｏ））との比較を行う（３１１）。比較の結果，差分（１０９ｈと１１０ｏ）があるため，（３０４）に処理を遷移させ，アドレスグループ更新の一連の処理を行う。 Even when the mail (110e) is received, since the group (110e) exists in the address group data (109), the destination ((109h) (109i) (109j) of the group (110e) of the address group data (109) ) And the destination of the received mail (110e) ((110m) (110n) (110o)) are compared (311). As a result of the comparison, there is a difference (109h and 110o) , so the process is shifted to (304), and a series of processes for updating the address group is performed.
（１１０ｆ）のメールを受信した場合は，アドレスグループデータ（１０９）に存在しない（３１０）ので，そのまま終了する。 If the mail of (110f) is received, since it does not exist in the address group data (109) (310), the process ends.
図７は規定値管理部（１１５）の処理フローを示している。実行すると規定値変更画面（５０３）を表示し，規定値を変更するかどうかユーザが選択（６０２）できる。入力エリア（５０３ａ）に１〜１００で値を入力し，ＯＫボタン（５０３ｂ）を押下すると，入力された値（１１６ａ）で，規定値データ（１１６）をデータベース（１０８）に格納する。キャンセル（５０３ｃ）を押下した場合は，規定値データ（１１６）を変更しない。 FIG. 7 shows a processing flow of the specified value management unit (115). When executed, the specified value change screen (503) is displayed, and the user can select (602) whether to change the specified value. When a value is input in the input area (503a) from 1 to 100 and the OK button (503b) is pressed, the specified value data (116) is stored in the database (108) with the input value (116a). When cancel (503c) is pressed, the specified value data (116) is not changed.
以上に述べたメールアドレスの更新方法を実行するためのプログラムを計算機で読み取り可能な記憶媒体に格納し、このプログラムを計算機のメモリに読み込んで実行することもできる。 It is also possible to store a program for executing the e-mail address updating method described above in a computer-readable storage medium, and read this program into the memory of the computer for execution.
１０１ クライアント
１０２ メモリ
１０３ メール管理部
１０４ 宛先グループ管理部
１０７ メールサーバ
１０８ データベース
１０９ アドレスグループデータ
１１０ 受信宛先データ
１１１ アドレスグループ更新データ
１１５ 規定値管理部
１１６ 規定値データ
101
Claims (3)
グループと受信先メールアドレスとの対応関係が含まれるアドレスグループを前記記憶装置に記憶し、
前記メールの受信に応じて、前記受信したメールに含まれるグループと受信先メールアドレスとを含む宛先情報を抽出し、
前記記憶装置に記憶した前記アドレスグループの前記受信先アドレスと前記宛先情報の前記受信先アドレスとを比較してグループに対応した前記受信先アドレスの差分を特定し、前記差分から前記アドレスグループのグループにおけるヒット率を計算し、予め設定した規定値以下の場合は、前記差分から当該アドレスグループのグループに含まれ、かつ、前記宛先情報のグループに含まれない前記受信先アドレスを特定してアドレスグループから削除することをユーザに促すために表示することを特徴とするメール管理方法。 In a mail management method in a mail management device that includes a storage device and receives and stores a mail,
Storing an address group including a correspondence relationship between the group and the recipient email address in the storage device;
In response to receiving the email, extract destination information including a group and a recipient email address included in the received email,
The destination address of the address group stored in the storage device is compared with the destination address of the destination information to identify a difference in the destination address corresponding to the group, and the group of the address group is determined from the difference. When the hit rate is calculated and is equal to or less than a preset specified value, the address group is identified from the difference by identifying the destination address that is included in the address group group and not included in the destination information group. A mail management method characterized by displaying to prompt the user to delete from the mail .
グループと受信先メールアドレスとの対応関係が含まれるアドレスグループを前記記憶装置に記憶する手段と、
前記メールの受信に応じて、前記受信したメールに含まれるグループと受信先メールアドレスとを含む宛先情報を抽出する手段と、
前記記憶装置に記憶した前記アドレスグループの前記受信先アドレスと前記宛先情報の前記受信先アドレスとを比較してグループに対応した前記受信先アドレスの差分を特定し、前記差分から前記アドレスグループのグループにおけるヒット率を計算し、予め設定した規定値以下の場合は、前記差分から当該アドレスグループのグループに含まれ、かつ、前記宛先情報のグループに含まれない前記受信先アドレスを特定してアドレスグループから削除することをユーザに促すために表示する手段とを備えたことを特徴とするメール管理装置。 In a mail management device that includes a storage device and receives and stores mail,
Means for storing in the storage device an address group including a correspondence relationship between the group and the recipient email address;
Means for extracting destination information including a group and a recipient email address included in the received email in response to receiving the email;
The destination address of the address group stored in the storage device is compared with the destination address of the destination information to identify a difference in the destination address corresponding to the group, and the group of the address group is determined from the difference. When the hit rate is calculated and is equal to or less than a preset specified value, the address group is identified from the difference by identifying the destination address that is included in the address group group and not included in the destination information group. And a means for displaying to prompt the user to delete from the mail management apparatus .
グループと受信先メールアドレスとの対応関係が含まれるアドレスグループを前記記憶装置に記憶するステップと、
前記メールの受信に応じて、前記受信したメールに含まれるグループと受信先メールアドレスとを含む宛先情報を抽出するステップと、
前記記憶装置に記憶した前記アドレスグループの前記受信先アドレスと前記宛先情報の前記受信先アドレスとを比較してグループに対応した前記受信先アドレスの差分を特定し、前記差分から前記アドレスグループのグループにおけるヒット率を計算し、予め設定した規定値以下の場合は、前記差分から当該アドレスグループのグループに含まれ、かつ、前記宛先情報のグループに含まれない前記受信先アドレスを特定してアドレスグループから削除することをユーザに促すために表示するステップとを有するメール管理プログラムを格納した記憶媒体。 In a storage medium having a storage device and storing a mail management program for causing a mail management device to receive and store a mail,
Storing in the storage device an address group including a correspondence relationship between the group and the recipient email address;
In response to receiving the email, extracting destination information including a group and a recipient email address included in the received email;
The destination address of the address group stored in the storage device is compared with the destination address of the destination information to identify a difference in the destination address corresponding to the group, and the group of the address group is determined from the difference. When the hit rate is calculated and is equal to or less than a preset specified value, the address group is identified from the difference by identifying the destination address that is included in the address group group and not included in the destination information group. A storage medium storing a mail management program having a step of displaying to prompt the user to delete the file .
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