JP4640287B2 - 電子文書管理装置および電子文書管理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、電子文書管理装置および電子文書管理プログラムに関する。

電子文書法に対応した長期保存を要する電子文書を保存する場合、電子署名とタイムスタンプを文書に付与する必要がある。電子文書法に対応した長期署名フォーマットの例として、ＩＥＥＥ ＲＦＣ３１２６（Electronic Signature Formats for long term electronic signatures）に規定されているものがある。

また、たとえば、特許文献１には、従来のタイムスタンプの有効期限の自動延長が可能な電子ファイル認証システムが記載されている。同文献に記載された電子ファイル認証システムは、ユーザが特段の操作を行わなくてもタイムスタンプの有効期限を自動的に長期にわたって延長し続ける。
特開２００５−６３２６８号公報

ところで、電子文書にタイムスタンプを付与する際に、たとえば、タイムスタンプを発行するＴＳＡ（Time-Stamping Authority）に登録されているアカウントが失効していたり、通信障害が発生したり、電子文書へのタイムスタンプの書き込み時にエラーが発生したりすることによりエラーが発生することがある。

このようなエラーが発生した場合、ユーザにエラーが発生したことを通知する必要がある。ユーザがタイムスタンプの付与指示を行ってすぐにエラーが発生した場合は、電子文書を示さなくてもどの電子文書に対するエラーが発生したかをユーザが把握することができる。しかし、ユーザが指示を行ってから時間が経過した場合や、多数の電子文書に対するタイムスタンプの付与指示が行われている場合には、エラー通知時に電子文書を特定して示さないと、どの電子文書への処理が失敗したのかをユーザが把握するのが困難になってしまう。

ユーザにどの電子文書への処理が失敗したのかを容易に知らせるのには、たとえば処理が失敗したことを示すメッセージとともに、その電子文書の一部を表示または印刷するという方法が考えられる。しかし、電子文書自体が表示または印刷されると、その内容を誰でもが見ることができてしまい、セキュリティ上問題が生じる。

本発明は上記事情に鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、電子文書にタイムスタンプを付して署名データを生成する際に、失敗が生じた場合、電子文書のセキュリティを保ちつつ、ユーザにエラーを通知する技術を提供することにある。

本発明によれば、
所定の記憶部に記憶され、電子署名が施された電子文書にタイムスタンプを付して署名データを生成する署名データ生成部と、
前記署名データ生成部が前記署名データの生成に失敗した場合に、前記記憶部に記憶された対応する前記電子文書を特定する情報に識別情報を付して、前記電子文書を特定する情報と当該識別情報とを対応付けて記憶するエラー情報記憶部と、
前記エラー情報記憶部に記憶された前記識別情報とともに、前記署名データの生成失敗を通知するエラー通知部と、
前記識別情報の入力とともに、当該識別情報に対応付けられた前記電子文書へのアクセス要求を受け付ける入力受付部と、
前記入力受付部が受け付けた前記識別情報に基づき前記エラー情報記憶部を参照し、当該識別情報に対応付けられた前記電子文書へのアクセスを許可するか否かを制御するアクセス制御部と、
前記アクセス制御部により、アクセスが許可された前記電子文書を出力する出力部と、
を含む電子文書管理装置が提供される。

このようにすれば、署名データの生成時にエラーが生じたことをユーザに通知することができるとともに、署名対象の電子データへのアクセスの可否が制御されるので、電子文書にタイムスタンプを付して署名データを生成する際に、失敗が生じた場合、電子文書のセキュリティを保ちつつ、ユーザにエラーを通知することができる。

本発明の電子文書管理装置において、前記署名データ生成部は、前記電子署名が施された電子文書に第１のタイムスタンプを付した第１の署名データを生成し、当該第１の署名データ生成時に前記電子署名が有効であったことを示す検証情報を取得するとともに、当該検証情報と前記第１の署名データとを含むデータに第２のタイムスタンプを付した第２の署名データを生成することができる。

本発明の電子文書管理装置において、前記エラー情報記憶部は、前記署名データ生成部が前記署名データの生成に失敗した場合に、前記記憶部に記憶された対応する前記電子文書に対してアクセスを制限するか否かの指定を前記エラー情報記憶部の前記電子文書を特定する情報に対応付けて記憶することができ、前記アクセス制御部は、前記入力受付部が受け付けた前記識別情報に基づき前記エラー情報記憶部を参照し、当該識別情報に対応付けられた前記電子文書に対してアクセスを制限する指定がされている場合、所定の解除情報が入力されることを条件に当該電子文書へのアクセスを許可することができる。

本発明の電子文書管理装置は、前記署名データ生成部が前記署名データの生成に失敗した場合に、対応する前記電子文書に対して暗号化処理が指定されているか否かを判断し、当該電子文書に対して暗号化が指定されている場合に、前記電子文書に対してアクセスを制限する指定を前記エラー情報記憶部に記憶するとともに、当該電子文書に対して暗号化が指定されていない場合に、前記電子文書に対してアクセスを制限しない指定を前記エラー情報記憶部に記憶するエラー処理部をさらに含むことができる。

本発明の電子文書管理装置において、前記所定の解除情報は、暗号化されている前記電子文書を復号するための復号鍵とすることができる。

本発明の電子文書管理装置において、前記所定の解除情報は、権限のあるユーザを認証する認証情報とすることができる。

なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。

本発明によれば、電子文書にタイムスタンプを付して署名データを生成する際に、失敗が生じた場合、電子文書のセキュリティを保ちつつ、ユーザにエラーを通知することができる。

以下、本発明の実施の形態について、図面を用いて説明する。尚、すべての図面において、同様な構成要素には同様の符号を付し、適宜説明を省略する。

図１は、本発明の実施の形態に係る電子文書管理装置の構成を示す機能ブロック図である。
本実施の形態において、電子文書管理装置１００は、たとえば、ＭＦＰ（Multi Functional Peripheral）とすることができる。なお、図１において、本発明の本質に関わらない部分の構成については省略してある。また、電子文書管理装置１００は、電子文書管理プログラムをＭＦＰ等のコンピュータによって実行することにより、実現することができる。

電子文書管理装置１００の各構成要素は、任意のコンピュータのＣＰＵ、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インタフェースを中心にハードウエアとソフトウエアの任意の組合せによって実現される。そして、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。図１は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。

本実施の形態において、電子文書管理装置１００は、ユーザから電子文書への長期署名指示を受け付ける。長期署名は、ＩＥＥＥ ＲＦＣ３１２６（Electronic Signature Formats for long term electronic signatures）に規定された電子文書法に対応した長期署名フォーマットに従い行うことができる。

電子文書管理装置１００は、署名データ生成部１０２、エラー処理部１０４、エラー通知部（出力部）１０６、アクセス制御部１０８、入力受付部１１０、署名指示受付部１１２、電子文書記憶部１１４、エラー情報記憶部１１６、署名指示記憶部１１８、および出力部１２０を含む。

署名指示受付部１１２は、ユーザから、電子文書への長期署名指示を受け付ける。また、署名指示受付部１１２は、電子文書への長期署名指示とともに、当該電子文書を暗号化する指示も受け付ける。署名指示受付部１１２は、ユーザから受け付けた指示を署名指示記憶部１１８に記憶する。署名指示記憶部１１８は、ユーザから指示を受け付けた電子文書を特定する情報と、当該電子文書に対して暗号化する指示が行われているか否かとを対応付けて記憶する。

署名データ生成部１０２は、長期署名処理および暗号化処理を行う。署名データ生成部１０２は、署名指示受付部１１２が受け付けた指示に従い、電子文書を暗号化したり、電子文書に長期署名を付したりする。署名データ生成部１０２は、図示しない通信制御部を介して、ネットワーク２００経由でタイムスタンプ局（ＴＳＡ：Time-Stamping Authority）３００に、電子文書に付すタイムスタンプの発行を要求する。ネットワーク２００は、たとえばインターネットやＬＡＮ等とすることができる。

タイムスタンプ局３００は、電子文書管理装置１００からの要求に呼応して、タイムスタンプを発行する。タイムスタンプ局３００は、ＴＡ（Time Authority：時刻配信局）（不図示）から正確な時刻情報を取得し、タイムスタンプを生成する。タイムスタンプ局３００と電子文書管理装置１００との間のプロトコルは、たとえば、ＩＥＴＦ ＲＦＣ３１６１（Time Stamp Protocol）規格に準拠させることができる。電子文書管理装置１００のユーザは、ユーザ認証が必要なＴＳＡの場合、予めタイムスタンプ局３００にユーザ登録を行い、アカウントを受け取り、タイムスタンプ局３００に対してログイン認証後、タイムスタンプの発行を要求する。タイムスタンプ局３００は、複数の時刻配信業者のものでもよい。

本実施の形態において、署名データ生成部１０２は、ＩＥＥＥ ＲＦＣ３１２６に規定された電子文書法に対応した長期署名フォーマットに従い、長期署名処理を行うことができる。この場合、まず、署名データ生成部１０２は、電子署名が施された電子文書に第１のタイムスタンプを付した第１の署名データ（ＥＳ−Ｔ）を生成する。次いで、署名データ生成部１０２は、当該第１の署名データ生成時に電子署名が有効であったことを示す検証情報を取得する。検証情報は、電子署名に使用した秘密鍵に対応する公開鍵を含む電子証明書および認証パス上のすべての電子証明書に対する失効リストとすることができる。ここで、認証パスとは、ルート認証局に至るまでの認証上の経路のことをいう。その後、署名データ生成部１０２は、当該検証情報と第１の署名データとを含むデータに第２のタイムスタンプを付した第２の署名データ（ＥＳ−Ａ）を生成する。

電子文書記憶部１１４は、電子文書を記憶する。署名データ生成部１０２は、生成した署名データを電子文書記憶部１１４に記憶する。

エラー処理部１０４は、署名データ生成部１０２による署名データの生成状況を監視する。エラー処理部１０４は、署名データ生成部１０２が署名データの生成に失敗した場合に、電子文書記憶部１１４に記憶された対応する電子文書を特定する情報を識別情報に対応付けてエラー情報記憶部１１６に記録する。ここで、識別情報は、ログ番号とすることができる。

また、エラー処理部１０４は、署名データ生成部１０２が署名データの生成に失敗した場合に、電子文書記憶部１１４に記憶された対応する電子文書に対してアクセスを制限するか否かの指定を電子文書を特定する情報に対応付けてエラー情報記憶部１１６に記憶することができる。本実施の形態において、一例として、エラー処理部１０４は、署名データ生成部１０２が署名データの生成に失敗した場合に、署名指示記憶部１１８を参照して、対応する電子文書に対して暗号化処理が指定されているか否かを判断する。エラー処理部１０４は、電子文書に対して暗号化処理が指定されている場合に、アクセスを制限する指定をエラー情報記憶部１１６に記録する。一方、エラー処理部１０４は、電子文書に対して暗号化処理が指定されていない場合に、アクセスを制限しない指定をエラー情報記憶部１１６に記録する。

図２は、エラー情報記憶部１１６の内部構成の一例を示す図である。
エラー情報記憶部１１６は、ログ番号欄、電子文書パス欄、結果欄およびアクセス制限欄を含む。ログ番号欄には、識別情報が記憶される。電子文書パス欄には、エラーが発生した電子文書へのパスが記憶される。この電子文書パスが電子文書を特定する情報である。また、結果欄には、署名データ生成結果が記憶される。アクセス制限欄には、当該電子文書に対してアクセスを制限するか否かの指定が記憶される。

図１に戻り、エラー通知部１０６は、エラー情報記憶部１１６を参照して、署名データ生成が失敗した電子文書について、エラー情報記憶部１１６に記憶された識別情報とともに署名データの生成失敗を通知する。エラー通知部１０６は、エラーの通知を印刷出力してもよく、所定の宛先に電子メールを送信してもよい。図示していないが、電子文書管理装置１００は、ユーザのメールアドレス等を登録した登録部を有することができる。

また、エラー通知部１０６は、通知内容に署名しようとしたユーザの情報（名前やドメインネーム）、その他の公開鍵証明書の情報（シリアル番号、発行者、署名アルゴリズム、有効期間、その他の拡張情報）、署名しようとした時刻、エラーコード、エラー発生理由等を含めることもできる。

また、このとき、エラー通知部１０６は、エラー情報記憶部１１６を参照して、対応する電子文書に対してアクセスを制限しない指定が記憶されている場合に、電子文書の一部または全部を表示するとともに、署名データの生成失敗を通知する。

入力受付部１１０は、各種入力を受け付ける。なお、入力受付部１１０は、図示しない操作部等を介してユーザからの指示等の入力を受け付けることもでき、またネットワークを介して他の端末から指示等の入力を受け付けることもできる。本実施の形態において、入力受付部１１０は、エラー通知部１０６により通知された識別情報の入力とともに、当該識別情報に対応付けられた電子文書へのアクセス要求を受ける。

たとえば、エラー通知部１０６がエラーの通知を電子メールで行う場合、通知には、入力受付部１１０が指示を受け付けるためのログ画面へのＵＲＬおよび識別情報（ログ番号）を含めることができる。入力受付部１１０は、ネットワークを介して、他の端末からユーザがログ画面のＵＲＬにアクセスすると、ユーザからの入力を受け付ける。

アクセス制御部１０８は、入力受付部１１０がユーザから識別情報の入力とともに、当該識別情報に対応付けられた電子文書へのアクセス要求を受け付けると、識別情報に基づきエラー情報記憶部１１６を参照し、対応する電子文書へのアクセスを許可するか否かを制御する。アクセス制御部１０８は、エラー情報記憶部１１６を参照し、該当する識別情報に対応付けられた電子文書へのアクセス制限が指定されているか否かを判断する。

アクセス制御部１０８は、電子文書へのアクセス制限が指定されている場合、所定の解除情報が入力されることを条件に当該電子文書へのアクセスを許可する。ここで、所定の解除情報は、暗号化されている電子文書を復号するための復号鍵とすることができる。また、所定の解除情報は、権限のあるユーザを認証する認証情報とすることができる。なお、入力受付部１１０は、解除条件の入力も受け付けることができる。

一方、アクセス制御部１０８は、エラー情報記憶部１１６を参照し、電子文書へのアクセス制限が指定されていない場合、所定の解除情報が入力されなくても当該電子文書へのアクセスを許可することができる。

出力部１２０は、アクセス制御部１０８により、アクセスが許可された電子文書を出力する。出力部１２０は、電子文書をディスプレイ等に出力して表示させてもよく、印刷部等により印刷させてもよい。

次に、本実施の形態における電子文書管理装置１００の動作を説明する。
まず、署名データ生成部１０２が署名データを生成する際にエラーが発生した場合のエラー処理部１０４およびエラー通知部１０６の処理を説明する。図３は、本実施の形態における電子文書管理装置１００のエラー処理部１０４およびエラー通知部１０６の処理手順を示すフローチャートである。以下、図１および図２も適宜参照して説明する。

署名データ生成部１０２においてエラーが発生すると（Ｓ１００のＹＥＳ）、エラー処理部１０４は、署名指示記憶部１１８を参照して、署名処理対象の電子文書に対して暗号化処理が指定されているか否かを判断する（Ｓ１０２）。暗号化処理が指定されている場合（Ｓ１０２のＹＥＳ）、エラー処理部１０４は、エラー情報記憶部１１６に、電子文書記憶部１１４に記憶された対応する電子文書を特定する情報および識別情報をアクセス制限の指定とともに記録する（Ｓ１０４）。次いで、エラー通知部１０６は、エラー情報記憶部１１６に記憶された識別情報とともに署名データの生成失敗を通知する（Ｓ１０６）。

一方、ステップＳ１０２において、暗号化処理が指定されていない場合（Ｓ１０２のＮＯ）、エラー処理部１０４は、エラー情報記憶部１１６に、電子文書記憶部１１４に記憶された対応する電子文書を特定する情報および識別情報をアクセス制限の指定をせずに記録する（Ｓ１０８）。次いで、エラー通知部１０６は、電子文書の一部または全部とともに署名データの生成失敗を通知する（Ｓ１１０）。なお、このとき、エラー通知部１０６は、エラー情報記憶部１１６に記憶された識別情報も一緒に通知することもできる。

次に、エラー通知部１０６が行ったエラー通知に対して、ユーザが電子文書記憶部１１４に記憶された電子文書へのアクセス要求を行った場合の入力受付部１１０、アクセス制御部１０８、および出力部１２０の処理を説明する。図４は、本実施の形態における電子文書管理装置１００の入力受付部１１０、アクセス制御部１０８、および出力部１２０の処理手順を示すフローチャートである。以下、図１および図２も適宜参照して説明する。

入力受付部１１０が、識別情報の入力とともに、当該識別情報に対応付けられた電子文書へのアクセス要求を受け付けると（Ｓ２００のＹＥＳ）、アクセス制御部１０８は、エラー情報記憶部１１６を参照して、その電子文書へのアクセスが制限されているか否かを判断する（Ｓ２０２）。

たとえば、図３のステップＳ１０６で、入力受付部１１０が指示を受け付けるためのログ画面へのＵＲＬおよびログ番号が通知されている場合、ユーザが端末からそのＵＲＬにアクセスすると、ユーザの端末にログ画面が表示される。ユーザがログ番号を入力すると、アクセス制御部１０８は、エラー情報記憶部１１６を参照して、そのログ番号に基づき、その電子文書へのアクセスが制限されているか否かを判断することができる。

ステップＳ２０２でアクセスが制限されている場合（Ｓ２０２のＹＥＳ）、アクセス制御部１０８は、認証処理を行う（Ｓ２０４）。認証処理の一例として、たとえば、アクセス制御部１０８は、ユーザにＩＤやパスワード等の認証情報を入力させ、権限のあるユーザであるか否かを認証する。ここで図示していないが、アクセス制御部１０８は、予め権限のあるユーザの認証情報を登録した登録部を含むことができ、登録部を参照することにより、認証を行うことができる。この場合、アクセス制御部１０８は、権限のあるユーザであることが認証されると（Ｓ２０６のＹＥＳ）、電子文書記憶部１１４から対応する電子文書を読み出して、出力部１２０により出力させる（Ｓ２０８）。

また、認証処理の他の例として、たとえば、アクセス制御部１０８は、ユーザにＰＫＣＳ＃１２等の鍵交換方法を用いて復号鍵を入力させ、その復号鍵で、電子文書記憶部１１４に記憶された対応する電子文書が復号できるか否かを判断することができる。この場合、アクセス制御部１０８は、復号鍵で電子文書が復号できた場合（Ｓ２０６のＹＥＳ）、復号された電子文書を出力部１２０により出力させる（Ｓ２０８）。

ステップＳ２０２でアクセスが制限されていない場合（Ｓ２０２のＮＯ）、ステップＳ２０８に進み、電子文書が出力される。一方、ステップＳ２０６で認証できなかった場合（Ｓ２０６のＮＯ）、アクセス制御部１０８は、アクセス不可を通知する（Ｓ２１０）。

以上説明したように、本実施の形態の電子文書管理装置１００によれば、署名データの生成時にエラーが生じたことをユーザに通知することができるとともに、署名対象の電子データへのアクセスの可否が制御されるので、電子文書にタイムスタンプを付して署名データを生成する際に、失敗が生じた場合、電子文書のセキュリティを保ちつつ、ユーザにエラーを通知することができる。

以上、図面を参照して本発明の実施の形態について述べたが、これらは本発明の例示であり、上記以外の様々な構成を採用することもできる。

以上の実施の形態において、電子文書管理装置１００が電子文書記憶部１１４を含む構成を説明したが、電子文書記憶部１１４は、電子文書管理装置１００外に設けられ、電子文書管理装置１００とネットワークを介して接続された記憶装置とすることもできる。

本発明の実施の形態に係る電子文書管理装置の構成を示す機能ブロック図である。 エラー情報記憶部の内部構成の一例を示す図である。 本発明の実施の形態における電子文書管理装置の動作の一例を示すフローチャートである。 本発明の実施の形態における電子文書管理装置の動作の一例を示すフローチャートである。

符号の説明

１００ 電子文書管理装置
１０２ 署名データ生成部
１０４ エラー処理部
１０６ エラー通知部
１０８ アクセス制御部
１１０ 入力受付部
１１２ 署名指示受付部
１１４ 電子文書記憶部
１１６ エラー情報記憶部
１１８ 署名指示記憶部
１２０ 出力部
２００ ネットワーク
３００ タイムスタンプ局

Claims (7)

1. 所定の記憶部に記憶され、電子署名が施された電子文書にタイムスタンプを付して署名データを生成する署名データ生成部と、
   前記署名データ生成部が前記署名データの生成に失敗した場合に、前記記憶部に記憶された対応する前記電子文書を特定する情報に識別情報を付して、前記電子文書を特定する情報と当該識別情報とを対応付けて記憶するエラー情報記憶部と、
   前記エラー情報記憶部に記憶された前記識別情報とともに、前記署名データの生成失敗を通知するエラー通知部と、
   前記識別情報の入力とともに、当該識別情報に対応付けられた前記電子文書へのアクセス要求を受け付ける入力受付部と、
   前記入力受付部が受け付けた前記識別情報に基づき前記エラー情報記憶部を参照し、当該識別情報に対応付けられた前記電子文書へのアクセスを許可するか否かを制御するアクセス制御部と、
   前記アクセス制御部により、アクセスが許可された前記電子文書を出力する出力部と、
   を含む電子文書管理装置。
2. 請求項１に記載の電子文書管理装置において、
   前記署名データ生成部は、前記電子署名が施された電子文書に第１のタイムスタンプを付した第１の署名データを生成し、当該第１の署名データ生成時に前記電子署名が有効であったことを示す検証情報を取得するとともに、当該検証情報と前記第１の署名データとを含むデータに第２のタイムスタンプを付した第２の署名データを生成する電子文書管理装置。
3. 請求項１または２に記載の電子文書管理装置において、
   前記エラー情報記憶部は、前記署名データ生成部が前記署名データの生成に失敗した場合に、前記記憶部に記憶された対応する前記電子文書に対してアクセスを制限するか否かの指定を前記エラー情報記憶部の前記電子文書を特定する情報に対応付けて記憶し、
   前記アクセス制御部は、前記入力受付部が受け付けた前記識別情報に基づき前記エラー情報記憶部を参照し、当該識別情報に対応付けられた前記電子文書に対してアクセスを制限する指定がされている場合、所定の解除情報が入力されることを条件に当該電子文書へのアクセスを許可する電子文書管理装置。
4. 請求項３に記載の電子文書管理装置において、
   前記署名データ生成部が前記署名データの生成に失敗した場合に、対応する前記電子文書に対して暗号化処理が指定されているか否かを判断し、当該電子文書に対して暗号化が指定されている場合に、前記電子文書に対してアクセスを制限する指定を前記エラー情報記憶部に記憶するとともに、当該電子文書に対して暗号化が指定されていない場合に、前記電子文書に対してアクセスを制限しない指定を前記エラー情報記憶部に記憶するエラー処理部をさらに含む電子文書管理装置。
5. 請求項３または４に記載の電子文書管理装置において、
   前記所定の解除情報は、暗号化されている前記電子文書を復号するための復号鍵である電子文書管理装置。
6. 請求項３または４に記載の電子文書管理装置において、
   前記所定の解除情報は、権限のあるユーザを認証する認証情報である電子文書管理装置。
7. 電子文書を管理する電子文書管理プログラムであって、
   コンピュータを、
   所定の記憶手段に記憶され、電子署名が施された電子文書にタイムスタンプを付して署名データを生成する署名データ生成手段、
   前記署名データ生成手段が前記署名データの生成に失敗した場合に、前記記憶手段に記憶された対応する前記電子文書を特定する情報に識別情報を付して、前記電子文書を特定する情報と当該識別情報とを対応付けて記憶するエラー情報記憶手段、
   前記エラー情報記憶手段に記憶された前記識別情報とともに、前記署名データの生成失敗を通知するエラー通知手段、
   前記識別情報の入力とともに、当該識別情報に対応付けられた前記電子文書へのアクセス要求を受け付ける入力受付手段、
   前記入力受付手段が受け付けた前記識別情報に基づき前記エラー情報記憶手段を参照し、当該識別情報に対応付けられた前記電子文書へのアクセスを許可するか否かを制御するアクセス制御手段、
   前記アクセス制御手段により、アクセスが許可された前記電子文書を出力する出力手段、
   として機能させるための電子文書管理プログラム。

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