JP4652182B2

JP4652182B2 - Document management system

Info

Publication number: JP4652182B2
Application number: JP2005259224A
Authority: JP
Inventors: 宏将徳竹; 重幸山中; 章二増井; 聡土井; 昌史秦
Original assignee: Hitachi Solutions Ltd
Current assignee: Hitachi Solutions Ltd
Priority date: 2005-09-07
Filing date: 2005-09-07
Publication date: 2011-03-16
Anticipated expiration: 2025-09-07
Also published as: JP2007072769A

Description

本発明は、文書管理方法の統制により企業等の組織規模での文書の共有、活用を行う文書管理システムに関するものである。 The present invention relates to a document management system for sharing and utilizing a document on an organization scale of a company or the like by controlling a document management method.

企業等の組織においてPCに代表される業務用端末の普及は進み、社員の作業の大半はPC等の端末上で行われている。電子化された業務文書は、共有化を図るためにファイル共有サーバへ保管されている。多くは、OSのファイル共有機能、又は、文書管理ソフトで部門毎に管理されている。この状態では、文書管理方法が部門毎により異なる場合が多く、他部門との文書での情報共有、検索に支障をきたす場合が多い。そのため企業規模で文書により情報の共有を行うには、文書管理システムを利用し社内文書の集中管理の方法がとられる。また、情報漏えい防止の観点からも、企業の重要な文書は一括して決められた場所に保管することが望ましく、社内文書の集中管理の需要が高まっている。 The use of business terminals such as PCs is increasing in organizations such as companies, and most of the work of employees is performed on PCs and other terminals. The computerized business document is stored in a file sharing server for sharing. In many cases, each department is managed by an OS file sharing function or document management software. In this state, the document management method is often different for each department, which often hinders information sharing and retrieval with other departments. Therefore, in order to share information by document on a company scale, a method for centralized management of in-house documents using a document management system is used. Also, from the viewpoint of preventing information leakage, it is desirable to store important documents of a company in a predetermined place, and the demand for centralized management of in-house documents is increasing.

図７は、一般的なクライアント・サーバ型文書管理システムの構成図である。図７に示すように、文書を保管するファイルサーバ７０１と、文書を参照するＰＣ（端末）７０２、７０３、文書の保管状態を記録するデータベース７０４から構成されている。
図７に示すような構成からなる文書管理システムでは、業務担当者がＰＣ７０２を用い、専用クライアントソフトでファイルサーバ７０１へ接続し、ユーザ認証を行い許可された場合、ユーザ権限に応じて保管されているファイルの参照を行う。一方、ＰＣ７０２で編集した文書を保管する場合は、専用クライアントソフトでファイルサーバ７０１へ接続し、ユーザ認証を行い許可された場合、業務担当者が指定する文書をファイルサーバ７０１へ保管することができる。 FIG. 7 is a configuration diagram of a general client / server document management system. As shown in FIG. 7, a file server 701 that stores a document, PCs (terminals) 702 and 703 that refer to the document, and a database 704 that records the storage state of the document are included.
In the document management system configured as shown in FIG. 7, when a person in charge of business uses the PC 702 and connects to the file server 701 with dedicated client software and performs user authentication, it is stored according to the user authority. Refer to the existing file. On the other hand, when a document edited by the PC 702 is stored, the document specified by the person in charge of business can be stored in the file server 701 when the user authentication is permitted by connecting to the file server 701 with dedicated client software. .

また、特許文献１では、ＸＭＬ等の特定のフォーマットに変換することにより、変換テンプレートを利用することなく、ドキュメントの書式の自動判別、外観を利用した書式判定を行うことで文書の変換を簡略化し、ドキュメントの再利用を効率的に行えるようにする文書データを管理する方法及びシステムが開示されている。
また、特許文献２では、ソフトウェア開発過程で生成される産出物である各種文書を易しく作成し、これを一貫性よく維持し管理し得るソフトウェア文書の階層構造及び関係を用いるソフトウェア文書作成システム及びその運用方法が開示されている。 Further, in Patent Document 1, by converting to a specific format such as XML, the conversion of the document is simplified by performing the automatic determination of the document format and the format determination using the appearance without using the conversion template. A method and system for managing document data that enables efficient document reuse is disclosed.
Patent Document 2 discloses a software document creation system that uses a hierarchical structure and relationships of software documents that can easily create various documents that are products generated in the software development process, and that can maintain and manage them consistently. The operation method is disclosed.

特開２００５−１０８００６号公報JP 2005-108006 A 特開平１１−１８４６８７号公報JP-A-11-184687

しかしながら、一般的な文書管理システムでは文書データの一括管理の機能に重点を置いたものが多く、利用者が編集する文書、保管目的の文書、作成者以外へ公開するための文書が同じファイルシステム中で保管されることが多い。そのため保管目的の文書を改変させない措置や、編集、保管、公開状態の区別する管理を行う必要があり、システムの管理者、ファイルの作成者に複雑な管理作業が発生する。 However, many general document management systems place emphasis on the function of batch management of document data, and the same file system is used for documents edited by users, documents for archiving, and documents to be disclosed to non-creators. Often stored inside. For this reason, it is necessary to take measures that do not alter the document for archiving, and to perform management that distinguishes editing, archiving, and publishing status, and complicated management work occurs for system administrators and file creators.

これは、文書管理システム上で編集、保管、公開状態毎にディレクトリを作成することで管理を容易にすることができる。しかし、この作業が文書を作成する度に発生すること、管理者の技術に依存すること、作業グループ毎に管理規則が決められることが多いことから、社内での文書管理を統一し、文書での情報共有を行うことを阻害する。 This can be easily managed by creating a directory for each editing, storing, and publishing state on the document management system. However, since this work occurs every time a document is created, depends on the skill of the administrator, and management rules are often determined for each work group, document management in the company is unified, To share information.

また、文書を社内公開するには、文書中の機密情報を抜いたものを別の文書として作成する必要があり、作成者の負担となる。その結果、社内公開すれば情報共有、再利用に適した文書であっても、機密情報が記載されていることから社内公開されず、業務効率を低下させる。
また、特許文献１又は２に記載のいずれの技術においても、文書が帰属するビジネスプロセスという体系では管理されておらず、利用者にビジネスプロセスに則して文書を編集する必要を生じさせ業務効率を低下させていた。 Further, in order to publish a document in the company, it is necessary to create a document from which confidential information in the document is removed as a separate document, which is a burden on the creator. As a result, even if a document is suitable for information sharing and reuse if it is disclosed in-house, it is not disclosed in-house because confidential information is described, thereby reducing business efficiency.
Further, neither of the techniques described in Patent Documents 1 and 2 is managed by the business process system to which the document belongs, and the user is required to edit the document according to the business process. Was lowering.

更に、企業等の組織で一般的に実行されている文書管理では、以下に示す問題を含む状況が多々存在する。
各業務担当者が判断した保管規則(文書データの保管フォルダやファイルの生成規則)により文書データを保管している場合、ファイルサーバに保管する文書データの生成規則は業務担当者ごとに異なる。このため、文書データを検索する場合には各文書データの内容を逐一確認する必要があり、効率的な検索が実行できない。
業務担当者の所属する部署ごとの保管規則で文書データを保管している場合、ファイルサーバに保管された文書データの生成規則は部署ごとに異なる。このため、部署をまたがる文書データを検索する場合には各文書データの内容を逐一確認する必要があり、効率的な検索が実行できない。
保管する文書データのテンプレートは存在するが、文書データのテンプレートの使用が徹底されていないため、業務担当者によっては文書データのテンプレートを使用せず、異なるフォーマットの文書データがファイルサーバに保管されている。このため、文書データを検索する場合には各文書データの内容を逐一確認する必要があり、効率的な検索が実行できない。また、保管する文書データのテンプレートは存在するが、文書テンプレートの所在が十分に通達されておらず、文書データのテンプレートの使用が徹底されない。
保管する文書データの承認規則（承認フローに従った文書データの承認作業）は存在するが、文書データの承認処理が徹底されていないため、業務担当者は承認済みの文書データと未承認の文書データをファイルサーバに保管している。このため、ファイルサーバに保管された文書データが承認済みか未承認かの判断がつかないため、承認済みの文書データのみを検索することができない。 Furthermore, in document management that is generally performed in organizations such as companies, there are many situations including the following problems.
When document data is stored according to a storage rule (document data storage folder or file generation rule) determined by each business person, the generation rule of the document data stored in the file server is different for each business person. For this reason, when searching document data, it is necessary to check the contents of each document data one by one, and an efficient search cannot be executed.
When the document data is stored according to the storage rule for each department to which the person in charge belongs, the generation rule for the document data stored in the file server is different for each department. For this reason, when searching for document data across departments, it is necessary to check the contents of each document data one by one, and an efficient search cannot be executed.
There are document data templates to be stored, but because the use of document data templates is not thorough, some business personnel do not use document data templates, and document data in different formats are stored on the file server. Yes. For this reason, when searching document data, it is necessary to check the contents of each document data one by one, and an efficient search cannot be executed. Also, there are document data templates to be stored, but the location of the document templates is not sufficiently communicated, and the use of the document data templates is not thorough.
Although there is an approval rule for the document data to be stored (document data approval work according to the approval flow), the approval process for document data is not thorough, so the person in charge of the business has approved document data and unapproved documents. Data is stored on a file server. For this reason, since it is impossible to determine whether the document data stored in the file server has been approved or not approved, it is not possible to search only approved document data.

上記問題点に鑑み、本発明は、文書作成者が作業グループ内でのビジネスフローに従った業務用テンプレートを定義し、業務用テンプレートで定義した文書データのテンプレートを編集しファイルサーバに保管することにより文書データの保管規則を統一することと、統一された保管規則により効率的な文書データの検索を実現することと、業務用テンプレートで定義したスクリプトで承認規則を自動化し、承認済みの文書データのみをファイルサーバに保管可能とすることと、承認済みの文書データのみの検索を可能とすることを課題とする。 In view of the above problems, the present invention allows a document creator to define a business template according to a business flow in a work group, edit the document data template defined in the business template, and store the template in a file server. To unify document data storage rules, achieve efficient document data search with unified storage rules, and automate approval rules with scripts defined in business templates, and approved document data It is an object to make it possible to store only the document data that has been approved, and to search only approved document data.

上記課題を解決するために、請求項１に記載の本発明は、編集用文書データを保存する編集用ファイル共有サーバと、このサーバ上で編集され完成した文書データの保管・公開を行う保管用ファイル共有サーバと、該保管用ファイル共有サーバに保管・公開する文書の所在を記録するデータベースと、から成る文書管理システムであって、前記保管用ファイル共有サーバは、前記データベースから保管・公開する完成した文書データの所在を検索する検索手段と、保管・公開するべき文書データのディレクトリ構造と文書データを定義する構造定義手段と、前記編集用ファイル共有サーバ上に編集のためのファイルを作成する編集ファイル作成手段と、ある１つの構造定義を元に前記保管用ファイル共有サーバ上にディレクトリ構造と文書データを作成し、完成した文書データを保管する保管ファイル作成手段と、ある１つの業務用テンプレートを元に前記データベース上に登録するデータベース登録手段と、完成した文書データを保管する機能と完成した文書データを保管する際に処理を自動実行する機能を持つスクリプトの定義手段と、前記ある１つの構造定義を元に前記保管用ファイル共有サーバ上に作成された複数のディレクトリ構造について、当該各ディレクトリ構造における同一の位置にあるフォルダに保管されており、同一の構造を有する文書データを横串検索する保管文書データ検索手段とを備えることを特徴とする文書管理システムである。
そして、請求項２に記載の本発明は、請求項１に記載した文書管理システムであって、文書データの編集を行う複数のデータ編集用端末が、前記編集用ファイル共有サーバと、前記保管用ファイル共有サーバとに、コンピュータネットワークを介して接続され、前記編集用ファイル共有サーバは、コンピュータネットワークを介し、前記データ編集用端末に文書データを公開する編集用アクセス手段と、文書データの編集可否を制御するユーザ認証手段とを備え、前記保管用ファイル共有サーバは、前記構造定義手段が定義する構造定義を前記編集用端末に送信する送受信手段と、前記データ編集用端末からの要求に応じて、前記保管ファイル作成手段により前記編集用ファイル共有サーバ上の完成された文書データを読み出し前記保管用ファイル共有サーバ上の定義された位置に保管する保管手段と、前記データ編集用端末からの要求に応じて、該要求に対応した完成版文書データを検索する検索処理手段と、検索結果を前記データ編集用端末に送信する送受信手段とをさらに備え、前記データ編集用端末は、前記保管用ファイル共有サーバより送られてくる保管文書データのフォルダ構造と文書情報を表示する保管文書表示手段と、前記保管用ファイル共有サーバより送られてくる完成版文書データ検索結果を表示する検索結果表示手段とを備えることを特徴とする文書管理システムである。 In order to solve the above-mentioned problem, the present invention as set forth in claim 1 is a file sharing server for editing that stores document data for editing, and a storage for storing and releasing document data that has been edited and completed on this server. A document management system comprising a file sharing server and a database that records the location of documents to be stored / published in the storage file sharing server, wherein the storage file sharing server is stored / released from the database Search means for searching for the location of the document data, structure definition means for defining the directory structure and document data of the document data to be stored and disclosed, and editing for creating a file for editing on the editing file sharing server Based on the file creation means and a certain structure definition, the directory structure and document data are stored on the storage file sharing server. Storage file creation means for creating a document and storing completed document data; database registration means for registering on the database based on one business template; function for storing completed document data; and completed document A script definition unit having a function of automatically executing processing when data is stored, and a plurality of directory structures created on the storage file sharing server based on the one structure definition. And a stored document data search means for searching document data having the same structure in a folder located in the same position .
According to a second aspect of the present invention, there is provided the document management system according to the first aspect, wherein a plurality of data editing terminals for editing document data includes the editing file sharing server and the storage file. The editing file sharing server is connected to a file sharing server via a computer network, and the editing file sharing server is configured to determine whether the document data can be edited, editing access means for publishing document data to the data editing terminal via the computer network The storage file sharing server according to a request from the data editing terminal and a transmission / reception means for transmitting the structure definition defined by the structure definition means to the editing terminal. The storage file creation means reads out the completed document data on the editing file sharing server and stores the storage file. Storage means for storing data at a defined location on the file sharing server, search processing means for searching for completed document data corresponding to the request in response to a request from the data editing terminal, and a search result as the data Transmission / reception means for transmitting to the editing terminal, wherein the data editing terminal is a storage document display means for displaying the folder structure and document information of the storage document data sent from the storage file sharing server; A document management system comprising search result display means for displaying a search result of completed document data sent from a storage file sharing server.

請求項３に記載の本発明は、請求項２に記載した文書管理システムであって、前記データベース登録手段が前記データベースに登録する業務用テンプレートは、組織におけるビジネスプロセスを体系化することにより、体系化されたビジネスプロセスに対応した文書データ保管用のフォルダ構造と、前記フォルダ構造の配下に前記各ビジネスプロセスで作成する文書データのテンプレートと、業務用テンプレート定義に含まれる文書データのみを保管する機能と完成した文書データを保管する際に処理を自動実行する機能を持つスクリプトとを定義したものであることを特徴とする文書管理システムである。 The invention according to claim 3 is the document management system according to claim 2, wherein the business template registered in the database by the database registration unit is structured by organizing a business process in an organization. Folder structure for storing document data corresponding to a structured business process, a document data template created by each business process under the folder structure, and a function for storing only the document data included in the business template definition a document management system, characterized in that the processing when storing the completed document data is obtained by defining a script with a function of automatically executing the.

請求項４に記載の本発明は、請求項３に記載した文書管理システムであって、前記保管用ファイル共有サーバは、前記業務用テンプレートを定義する業務用テンプレート定義手段をさらに備え、前記保管手段は、前記データ編集用端末からの要求に応じて、前記業務用テンプレートが有するスクリプトを実施することにより業務用テンプレート定義に即して前記編集用ファイル共有サーバ上の完成された文書データを読み出し定義された位置に保管する保管手段であることを特徴とする文書管理システムである。 According to a fourth aspect of the present invention, in the document management system according to the third aspect, the storage file sharing server further includes a business template definition unit that defines the business template , and the storage unit In response to a request from the data editing terminal, by executing a script of the business template, the completed document data on the editing file sharing server is read and defined in accordance with the business template definition. A document management system characterized by being a storage means for storing in a designated position.

請求項５に記載の本発明は、請求項４に記載した文書管理システムであって、前記編集用ファイル共有サーバは、前記文書データの編集を行う作業用フォルダを備え、前記保管用ファイル共有サーバの前記送受信手段は、前記業務用テンプレートを前記編集用ファイル共有サーバとデータベースに送信する機能を備え、前記編集用ファイル作成手段は、ある１つの業務用テンプレートで定義したフォルダ構造を前記編集用ファイル共有サーバ上に作成し、業務用テンプレートで定義した文書データのテンプレートを前記編集用ファイル共有サーバにコピーする機能を更に備えることを特徴とする文書管理システムである。 The present invention described in claim 5 is the document management system described in claim 4, wherein the editing file sharing server includes a working folder for editing the document data, and the storage file sharing server The transmission / reception means has a function of transmitting the business template to the editing file sharing server and the database, and the editing file creation means has a folder structure defined by a single business template as the editing file. A document management system, further comprising a function of copying a document data template created on a shared server and defined by a business template to the editing file sharing server.

請求項６に記載の本発明は、請求項１，２，３，４又は５のいずれかに記載した文書管理システムであって、前記データベースは、保管・公開する文書データのフォルダ構造と、文書データのテンプレートと、文書データを保管用ファイル共有サーバ上に保管する機能及び完成した文書データを保管する際に処理を自動実行する機能を有するスクリプトとを組にした業務用テンプレートと、前記スクリプトを有する完成フォルダとを含むことを特徴とする文書管理システムである。 A sixth aspect of the present invention is the document management system according to any one of the first, second, third, fourth, and fifth aspects, wherein the database includes a folder structure of document data to be stored and disclosed, and a document A business template comprising a data template, a script having a function of storing document data on a storage file sharing server and a function of automatically executing processing when storing completed document data, and the script A document management system including a completed folder.

本発明の文書管理システムによれば、以下のような効果がある。
業務用テンプレートを編集用ファイル共有サーバに適用することにより、文書データのテンプレートの所在が明確になり、文書データのテンプレートを雛形とした文書データが作成可能となる。
更に、業務用テンプレートを保管用ファイル共有サーバに適用することにより、完成フォルダの文書データの保管規則(文書データの保管フォルダやファイルの生成規則)を統一し、文書データの標準化を実現することが可能となる。また、文書データを標準化することにより効率的な検索（縦串検索・横串検索）が可能となる。
更に、業務用テンプレートで保管する機能と完成版文書の保管時に自動実行する機能を持つスクリプトを定義することにより、文書データの保管と承認を自動化することが可能となる。また、本機能により保管用ファイル共有サーバには承認済みのデータのみが保管可能となり、承認済みの文書データのみの検索が可能となる。 The document management system of the present invention has the following effects.
By applying the business template to the editing file sharing server, the location of the document data template is clarified, and the document data using the document data template as a template can be created.
Furthermore, by applying the business template to the storage file sharing server, the document data storage rules (document data storage folders and file generation rules) in the completed folder can be unified to realize standardization of document data. It becomes possible. Also, efficient search (vertical skew search / horizontal skew search) becomes possible by standardizing document data.
Furthermore, by defining a script having a function for storing a business template and a function for automatically executing a completed version document, document data can be stored and approved automatically. In addition, with this function, only the approved data can be stored in the storage file sharing server, and only the approved document data can be searched.

以下に、本発明を実施するための最良の形態を図面に基づいて説明する。 The best mode for carrying out the present invention will be described below with reference to the drawings.

図１は、本発明の一実施形態例を示すシステム構成図である。図２は、図１の文書管理システムの詳細図である。本文書管理システムは、編集用文書データを保存する編集用ファイル共有サーバ２０１と、このサーバ上の編集され完成された文書データの保管・公開を行う保管用ファイル共有サーバ２０２と、保管・公開するべき文書の状態を記録するデータベース２０３と、文書データの編集を行う複数のデータ編集用PC２０４から２０６で構成され、これら全てがイントラネットに接続されている。
更に、データベース２０３は、保管・公開する文書データのフォルダ構造と、文書データのテンプレートと、文書データを保管用ファイル共有サーバに保管する機能及び完成した文書データを保管する際に処理を自動実行する機能を有するスクリプトとを組にした業務用テンプレート１０２と、前記スクリプトを保管する完成フォルダ１０３を備える。編集用ファイル共有サーバ２０１は、業務用テンプレートで定義したフォルダ構造と同じフォルダ構造、文書データのテンプレート及び編集用文書データを有する作業用フォルダ（以下、「編集用フォルダ」ともいう）１０１を備える。 FIG. 1 is a system configuration diagram showing an embodiment of the present invention. FIG. 2 is a detailed view of the document management system of FIG. The document management system stores / publishes an editing file sharing server 201 for storing editing document data, a storage file sharing server 202 for storing / publishing edited and completed document data on this server, and the like. A database 203 for recording the state of the document to be recorded and a plurality of data editing PCs 204 to 206 for editing the document data, all of which are connected to the intranet.
Further, the database 203 automatically executes a process for storing a folder structure of document data to be stored / released, a template for document data, a function for storing document data in a storage file sharing server, and completed document data. A business template 102 including a script having a function and a completed folder 103 for storing the script are provided. The editing file sharing server 201 includes a working folder (hereinafter also referred to as an “editing folder”) 101 having the same folder structure defined in the business template, a document data template, and editing document data.

データ編集用PC２０４はネットワーク経由で編集用ファイル共有サーバ２０１にアクセスすることにより、編集用ファイル共有サーバ２０１がその記憶装置内に備え、編集用アクセス手段２１１により公開された読み書き可能な文書データ編集領域２０８を使用して編集することができる。編集用ファイル共有サーバ２０１には、データ編集用PC２０４からのアクセスに際して、文書データの編集可否を制御するユーザ認証手段２１２を備える。この文書データ編集領域２０８は、保管用ファイル共有サーバ２０２からもネットワーク経由で読み書き可能な領域である。 When the data editing PC 204 accesses the editing file sharing server 201 via the network, the editing file sharing server 201 is provided in the storage device, and is a readable / writable document data editing area disclosed by the editing access means 211. 208 can be used for editing. The editing file sharing server 201 includes user authentication means 212 that controls whether or not the document data can be edited when accessed from the data editing PC 204. The document data editing area 208 is an area that can be read and written from the storage file sharing server 202 via the network.

保管用ファイル共有サーバ２０２には、本発明の文書管理システムがインストールされており、文書管理サービスを起動する。文書管理サービスはHTTPプロトコルを使用しアクセスすることができる。
データ編集用PC２０４〜２０６は、保管用ファイル共有サーバ２０２の文書管理サービスにアクセスするためのWebブラウザを備える。
データベース２０３には、保管・公開される文書構造を定義したファイルの記録場所と、保管文書の検索用データと、公開文書の検索用データと、文書管理システムのユーザ情報が記録される。 The storage file sharing server 202 is installed with the document management system of the present invention, and activates the document management service. The document management service can be accessed using the HTTP protocol.
The data editing PCs 204 to 206 include a Web browser for accessing the document management service of the storage file sharing server 202.
The database 203 stores a recording location of a file that defines a document structure to be stored / released, search data for stored documents, search data for public documents, and user information of the document management system.

文書作成の作業を開始するにはまず、編集用PC２０４でWebブラウザを使用し、保管用ファイル共有サーバ２０２の文書管理サービスに接続する。接続先は認証画面とし、文書管理サービスにユーザ情報を送信し、データベース２０３のユーザ情報と照合する。文書管理権限のあるユーザであれば、文書管理システムに登録された文書構造定義の選択が可能な画面に移る。 To start the document creation work, first, the editing PC 204 is connected to the document management service of the storage file sharing server 202 using a Web browser. The connection destination is an authentication screen, user information is transmitted to the document management service, and collated with user information in the database 203. If the user has document management authority, the screen shifts to a screen where the document structure definition registered in the document management system can be selected.

保管用共有ファイルサーバ２０２は、データベース２０３から保管・公開する文書の所在を検索手段２１３により検索し、選択された1つの構造定義を元に編集用ファイル共有サーバ２０１の文書データ編集領域２０８に編集用フォルダ構造と初期文書データを編集作成ファイル手段２１５により作成する。
また、保管用ファイル共有サーバ２０２の完成文書データ保管領域２０９に保管用フォルダ構造と初期文書データを保管ファイル作成手段２１７により作成し、同２０２サーバの公開文書データ保管領域２１０に公開用フォルダ構造を作成する。作成されたフォルダ構造の情報はデータベース２０３に保管文書検索データ、公開文書検索データとして記録される。なお、保管・公開する文書データのフォルダ構造と文書データは構造定義手段２１４で定義される。
文書管理サービスでは、この作成された保管用文書のフォルダ構造と文書データに対し、ユーザまたはグループからの参照の可否を設定する。 The storage shared file server 202 searches the database 203 for the location of the document to be stored / released by the search means 213 and edits it in the document data editing area 208 of the editing file sharing server 201 based on the selected one structure definition. Folder structure and initial document data are created by the edit creation file means 215.
Further, the storage file creation unit 217 creates a storage folder structure and initial document data in the completed document data storage area 209 of the storage file sharing server 202, and the public folder structure is created in the public document data storage area 210 of the 202 server. create. The created folder structure information is recorded in the database 203 as stored document search data and public document search data. The folder structure and document data of document data to be stored / disclosed are defined by the structure defining unit 214.
In the document management service, whether or not the user or group can refer to the folder structure and document data of the created storage document is set.

データ編集用PC２０４から２０６でデータの編集を行う。編集は文書データに対応した別アプリケーションで行う。文書管理システムの保管用ファイル共有サーバ２０２により、編集用フォルダ構造と文書データのテンプレートが作成されているため、そのフォルダ内に編集データを保管する。編集用ファイル共有サーバ２０１は、既存のファイルサーバと管理は同じであり、文書管理システムが作成した物以外にフォルダ、文書を作成可能である。 Data editing is performed by the data editing PCs 204 to 206. Editing is performed by another application that supports document data. Since the editing file structure server and the document data template are created by the storage file sharing server 202 of the document management system, the editing data is stored in the folder. The editing file sharing server 201 has the same management as the existing file server, and can create folders and documents in addition to those created by the document management system.

完成した文書を保管用ファイル共有サーバ２０２上の記憶装置内に保管するには、編集用PC２０４でWebブラウザを使用し、保管用ファイル共有サーバ２０２の文書管理サービスに接続する。接続先は認証画面とし、文書管理サービスにユーザ情報を送信し、データベース２０３のユーザ情報と照合する。文書保管権限のあるユーザであれば、完成文書の一覧画面に移動し、保管したい文書を選択する。選択可能な文書は業務用テンプレート定義で決められたもののみで、自由に作成した文書は含まれない。業務用テンプレート定義はテンプレートで表現され、具体的には、業務用テンプレート定義に含まれる文書データのみを保管可能とするスクリプトの業務用テンプレート定義のテンプレートである。なお、このテンプレートは保管用ファイル共有サーバ上のテンプレート作成手段２２１で作成される。 In order to store the completed document in the storage device on the storage file sharing server 202, the editing PC 204 is connected to the document management service of the storage file sharing server 202 using a Web browser. The connection destination is an authentication screen, user information is transmitted to the document management service, and collated with user information in the database 203. If the user has document storage authority, the user moves to the completed document list screen and selects a document to be stored. The documents that can be selected are only those determined by the business template definition, and do not include freely created documents. The business template definition is represented by a template. Specifically, the business template definition is a script business template definition template that can store only document data included in the business template definition. This template is created by the template creation means 221 on the storage file sharing server.

この選択後、文書管理システムは実際の文書データの位置をデータベース２０３より取得し、編集用ファイル共有サーバ２０１上の完成された業務用テンプレート定義のテンプレートに即して文書データを読み出し、定義された位置に保管手段２１９により保管する。また、業務用テンプレート定義に含まれる文書データのみを保管する場合は保管データ限定手段２１８により行われる。ここで保管する文書は、文書管理システムの完成文書一覧に表示されるようになり、参照権限を持つユーザへ公開される。この完成文書の公開ユーザは主に同じ作業グループのユーザである。 After this selection, the document management system acquires the position of the actual document data from the database 203, reads out the document data according to the template of the completed business template definition on the editing file sharing server 201, and is defined Stored in position by storage means 219. Further, when only the document data included in the business template definition is stored, it is performed by the storage data limiting unit 218. The documents stored here are displayed in the completed document list of the document management system and are disclosed to users having reference authority. Public users of this completed document are mainly users in the same work group.

上述したように、保管文書はユーザがサーバに接続し直接参照できないため、意図しない文書やその他データが保管文書の中に紛れ込まない。保管用ファイル共有サーバのハードディスク使用を業務目的だけに限定できる。
優れた文書データは他の作業グループにも公開すべきである。主に社内への文書公開を行うには、編集用ＰＣ２０４でＷｅｂブラウザを使用し、保管用ファイル共有サーバ２０２の文書管理サービスに接続する。接続先は認証画面とし、文書管理サービスにユーザ情報を送信し、データベース２０３のユーザ情報と照合する。文書公開権限のあるユーザであれば、完成文書一覧より社内公開したい文書を選択する。選択後、文書管理システムは検索処理手段２２０により、実際の文書データの位置をデータベース２０３より取得し、保管用ファイル共有サーバ２０２上の完成された文書データを公開領域にコピーする。検索処理手段の検索結果はデータ編集用ＰＣへ送受信手段２１６により送信され、編集用ＰＣ２０４内の保管文書表示手段２２２、検索結果表示手段２２３で表示される。ここでコピーし、保管された文書は、文書管理システムの公開文書一覧に表示されるようになり、参照権限を持つユーザへ公開される。 As described above, since the stored document cannot be directly referred to when the user connects to the server, an unintended document or other data is not mixed into the stored document. The hard disk use of storage for file sharing server can be limited only to business purposes.
Good document data should be made available to other working groups. In order to publish documents mainly in the company, a web browser is used on the editing PC 204 to connect to the document management service of the storage file sharing server 202. The connection destination is an authentication screen, user information is transmitted to the document management service, and collated with user information in the database 203. If the user has document publication authority, the user selects a document to be published in the company from the completed document list. After the selection, the document management system uses the search processing means 220 to acquire the actual document data position from the database 203 and copies the completed document data on the storage file sharing server 202 to the public area. The search result of the search processing means is transmitted to the data editing PC by the transmission / reception means 216 and displayed on the stored document display means 222 and the search result display means 223 in the editing PC 204. The documents copied and stored here are displayed in the list of public documents in the document management system, and are disclosed to users having reference authority.

このようにすることで、多数の社員に文書を配布する際、電子メールに添付せず公開文書の位置を教えるだけでよいため、電子メールの通信量を減らすことができる。
また、多数の社員に文書を配布する際、電子メールに添付せず公開文書の位置を教え、保管用ファイルサーバ２０３からのみ参照を許し、公開文書の位置をメールで通達する作業を業務用テンプレートのスクリプトにより自動化することにより、メール送信ミスや不正なメール転送による情報漏えいを防止することができる。 In this way, when distributing a document to a large number of employees, it is only necessary to teach the position of the published document without attaching it to the e-mail, so the amount of e-mail communication can be reduced.
In addition, when distributing a document to a large number of employees, the business template is used to teach the location of a public document without attaching it to an e-mail, permit reference only from the storage file server 203, and notify the location of the public document by email. By automating with this script, it is possible to prevent information leakage due to mail transmission mistakes or illegal mail transfer.

図３は、本発明の一実施形態例を示すための仮想的なビジネスプロセスの図である。
以下、企業等の組織におけるビジネスプロセスを体系化し、図３に示す仮想的に体系化された業務を元により具体的な本発明の実行形態の一例を説明する。
図３に示すように、仮想的に体系化された引合業務で、引合業務はヒアリングプロセス３０４と提案・見積作成プロセス３０５と見積会議プロセス３０６と顧客提案プロセス３０７のビジネスプロセスからなり、各プロセスは図３に示す文書作成プロセス(ヒアリングプロセスの場合は作成→登録→保管、提案・見積も作成プロセスでは作成→登録→承認→保管→メール配信、見積会議プロセスでは作成→登録→承認→保管→メール配信、顧客提案プロセスでは作成→登録→承認→保管→メール配信)があり、本発明の実行により自動化枠３０３で囲まれた範囲の文書作成プロセス（ヒアリングプロセスの場合は保管、見積も作成プロセスでは承認→保管→メール配信、見積会議プロセスでは承認→保管→メール配信、顧客提案プロセスでは承認→保管→メール配信）が自動化可能となる。 FIG. 3 is a diagram of a virtual business process for illustrating an example embodiment of the present invention.
Hereinafter, an example of a specific execution form of the present invention will be described based on the business process virtually organized in an organization such as a company and based on the virtually systemized work shown in FIG.
As shown in FIG. 3, the inquiry business is virtually organized, and the inquiry business includes business processes of an interview process 304, a proposal / estimate creation process 305, an estimate conference process 306, and a customer proposal process 307. Document creation process shown in Fig. 3 (Create for interview process → Registration → Storage, Proposal / estimate creation process → Registration → Approval → Storage → Email delivery, Estimate meeting process Create → Registration → Approval → Storage → Email In the delivery and customer proposal process, there are creation → registration → approval → storage → mail delivery), and the document creation process within the range surrounded by the automation frame 303 by the execution of the present invention (in the case of the hearing process, the storage and estimate are also in the creation process Approval → Storage → Email delivery, Approval for quotation meeting process → Approval → Storage → Email delivery, Approval for customer proposal process → storage → mail delivery) can be automated.

図４は、本発明の一実施形態例を示すための仮想的なビジネスプロセスと業務用テンプレートとの対応図である。図４に示すように、引合業務４０１に対し、業務用テンプレートとして、業務名４０７をフォルダ構造のトップとし、引合業務のプロセスごとのサブフォルダ（ヒアリングプロセス４０４に対してヒアリングサブフォルダ４０８、提案・見積作成プロセス４０５に対して提案・見積作成プロセスサブフォルダ４１１、見積会議プロセス４０５に対して見積会議サブフォルダ４１６、顧客提案プロセス４０６に対して顧客提案サブフォルダ４１８）と、各サブツリーには自動化枠４０３で囲まれた範囲の文書作成プロセスを自動化するスクリプト（ヒアリングプロセスの場合は保管、見積も作成プロセスでは承認→保管→メール配信、見積会議プロセスでは承認→保管→メール配信、顧客提案プロセスでは承認→保管→メール配信）と、各サブツリーには各プロセスで作成する文書データのテンプレート（ヒアリングプロセスでは要件書４０９とヒアリングシート４１０、提案・見積作成プロセスでは提案書４１２と見積４１３スケジュール４１４と山積み４１５、見積会議プロセスでは議事録４１７、顧客提案プロセスでは提案書４１９と見積書４２０）の構造を定義する。 FIG. 4 is a correspondence diagram between a virtual business process and a business template for illustrating an embodiment of the present invention. As shown in FIG. 4, for the inquiry business 401, as the business template, the business name 407 is set to the top of the folder structure, and the subfolder for each process of the inquiry business (the hearing subfolder 408 for the hearing process 404, proposal / estimation creation) The proposal / estimate creation process subfolder 411 for the process 405, the estimate meeting subfolder 416 for the estimate meeting process 405, and the customer proposal subfolder 418 for the customer proposal process 406), and each subtree is surrounded by an automation frame 403. Script that automates the document creation process of the scope (storage for the hearing process, approval for the estimate creation process → storage → email delivery, approval for the quote meeting process → storage → email delivery, approval for the customer proposal process → storage → email delivery ) And each sub The document data templates created in each process (requirements 409 and hearing sheets 410 in the hearing process, proposals 412 and estimates 413 schedule 414 and piles 415 in the proposal / estimate creation process, minutes 417 in the estimate meeting process, In the customer proposal process, the structure of the proposal 419 and the estimate 420) is defined.

図５は、本発明の一実施形態例を示すための仮想的なビジネスプロセスの業務用テンプレートを編集用ファイル共有サーバと保管用ファイル共有サーバに適用した場合の一例を示す図である。
図５に示すように、保管用ファイル共有サーバの業務用テンプレートを編集用ファイル共有サーバに適用した場合の例である。具体的な業務名５１７（図５では「引合」）をトップとして、編集ファイル作成手段２１５により、業務用テンプレート５０１のフォルダ構造と同じフォルダ構成の編集用フォルダ１０１が作成され、編集用フォルダの各サブフォルダには業務用テンプレートで定義した文書データのテンプレート（ヒアリングサブフォルダには要件書５０４とヒアリングシート５０５、提案・見積作成サブフォルダには提案書５０７と見積５０８とスケジュール５０９と山積み５１０、見積会議サブフォルダには提案書５１２、顧客提案サブフォルダには提案書５１４と見積書５１５）がコピーされ、実業務ではコピーされた文書データのテンプレートを元に文書を作成し、作成して未承認の文書データのファイルをテンプレートと編集用フォルダに保存する。
また、保管用ファイル共有サーバの業務用テンプレートを保管用ファイル共有サーバに適用した場合、具体的な業務名５３２（図５では「引合」）をトップとして業務用テンプレート５０１のフォルダ構造と同じ構成の完成フォルダが作成され、業務用テンプレートの各プロセスで定義したスクリプトが完成フォルダにコピー（ヒアリングサブフォルダ５０３で定義されたスクリプトはヒアリングサブフォルダ５３３に、提案・見積作成サブフォルダ５０６で定義されたスクリプトは提案・見積作成サブフォルダ５３６に、見積会議サブフォルダ５１１で定義されたスクリプトは見積会議サブフォルダ５４１に、顧客提案サブフォルダ５１３で定義されたスクリプトは顧客提案サブフォルダ５４３にコピー）される。
編集用ファイル共有サーバの編集用フォルダに保管された未承認の文書データのファイルを保管用ファイル共有サーバの完成フォルダ１０３に保存すると、完成フォルダ１０１に定義されたスクリプトが実行され、ファイルの保管とスクリプトに定義された処理（ビアリングプロセスの場合は保管処理、提案・見積作成プロセスでは承認→保管→メール配信の各処理、見積会議プロセスでは承認→保管→メール配信の各処理、顧客提案プロセスでは承認→保管→メール配信の各処理）が自動的に実行される。 FIG. 5 is a diagram showing an example in which a business template of a virtual business process for illustrating an embodiment of the present invention is applied to an editing file sharing server and a storage file sharing server.
As shown in FIG. 5, this is an example when the business template of the storage file sharing server is applied to the editing file sharing server. With the specific business name 517 (“inquiry” in FIG. 5) as the top, the editing file creation unit 215 creates an editing folder 101 having the same folder structure as the folder structure of the business template 501. Document data templates defined in the business template are subfolders (requirements 504 and interview sheets 505 for hearing subfolders, proposals 507, estimates 508, schedules 509, stacks 510, and estimates meeting subfolders for proposal / estimate creation subfolders. Is a proposal 512, and a proposal 514 and an estimate 515) are copied to the customer proposal subfolder. In the actual business, a document is created based on the copied document data template, and the file of the unapproved document data is created. In the template and editing folder .
Further, when the business template of the storage file sharing server is applied to the storage file sharing server, the folder structure of the business template 501 is the same as that of the business template 501 with the specific business name 532 (“inquiry” in FIG. 5) as the top. A completed folder is created, and a script defined in each process of the business template is copied to the completed folder (scripts defined in the hearing subfolder 503 are copied to the hearing subfolder 533, scripts defined in the proposal / estimate creating subfolder 506 are In the estimate creation subfolder 536, the script defined in the estimate meeting subfolder 511 is copied to the estimate meeting subfolder 541, and the script defined in the customer proposal subfolder 513 is copied to the customer proposal subfolder 543).
When an unapproved document data file stored in the editing folder of the editing file sharing server is stored in the completion folder 103 of the storage file sharing server, the script defined in the completion folder 101 is executed to store the file. Processing defined in the script (storage processing in the case of the beering process, approval in the proposal / estimate creation process → each processing of storage → mail delivery, approval in the estimate meeting process → each processing of storage → mail delivery, in the customer proposal process Approval->storage-> mail delivery processing) is automatically executed.

図６は、本発明の一実施形態例を示す完成フォルダの作成例と効率的な検索方式を示す図である。仮想的な業務であるA社殿メールシステムとB社殿経理システムに対して図５の処理を実行した場合の例であり、A社殿メールシステムに関して承認された文書データはA社殿メールシステム６０２をトップとするフォルダ構造以下のみに保管されているため効率的な縦串検索が可能である。また、A社殿メールシステムとB社殿経理システムの提案・見積作成に関する完成した文書データを検索する場合、A社殿メールシステムならば提案・見積作成サブフォルダ６０６とB社殿経理システムならば提案・見積作成サブフォルダ６２１に同フォルダ構成で保管されているため効率的な横串検索が可能である。 FIG. 6 is a diagram illustrating an example of creating a completed folder and an efficient search method according to an embodiment of the present invention. FIG. 5 shows an example in which the processing shown in FIG. 5 is executed for the company A mail system and the company B accounting system, which are virtual operations. Document data approved for the company A mail system is topped by the company A mail system 602. Since it is stored only in the folder structure below, efficient vertical search is possible. Also, when searching for completed document data related to proposal / estimate creation for Company A's mail system and Company B's accounting system, the proposal / estimation creation subfolder 606 for Company A's email system and proposal / estimation creation subfolder for Company B's accounting system. Since the same folder structure is stored in 621, an efficient horizontal search is possible.

以上のように、本実施形態の文書管理システムがあれば、次のようなことが可能になる。
（１）業務用テンプレートを編集用ファイル共有サーバに適用することにより、文書データのテンプレートの所在が明確になり、文書データのテンプレートを雛形とした文書データが作成可能となる。
（２）業務用テンプレートを保管用ファイル共有サーバに適用することにより、完成フォルダの文書データの保管規則(文書データの保管フォルダやファイルの生成規則)を統一し、文書データの標準化を実現することが可能となる。また、文書データを標準化することにより効率的な検索(縦串検索・横串検索)が可能となる。
（３）業務用テンプレートで保管する機能と完成版文書の保管時に自動実行する機能を持つスクリプトを定義することにより、文書データの保管と承認を自動化することが可能となる。また、本機能により保管用ファイル共有サーバには承認済みのデータのみが保管可能となり、承認済みの文書データのみの検索が可能となる。 As described above, with the document management system of this embodiment, the following becomes possible.
(1) By applying the business template to the editing file sharing server, the location of the document data template is clarified, and the document data using the document data template as a template can be created.
(2) Applying the business template to the storage file sharing server to unify the document data storage rules (document data storage folders and file generation rules) in the completed folder and realize standardization of document data Is possible. In addition, efficient search (vertical skew search / horizontal skew search) becomes possible by standardizing document data.
(3) By defining a script having a function for storing a business template and a function for automatically executing when a completed document is stored, document data storage and approval can be automated. In addition, with this function, only the approved data can be stored in the storage file sharing server, and only the approved document data can be searched.

本発明の一実施形態例を示すシステム構成図である。1 is a system configuration diagram illustrating an embodiment of the present invention. 図１の文書管理システムの詳細図である。FIG. 2 is a detailed diagram of the document management system in FIG. 1. 本発明の一実施形態例を示すための仮想的なビジネスプロセスの図である。FIG. 4 is a diagram of a virtual business process for illustrating an example embodiment of the present invention. 本発明の一実施形態例を示すための仮想的なビジネスプロセスと業務用テンプレートとの対応図である。FIG. 6 is a correspondence diagram between a virtual business process and a business template for illustrating an example embodiment of the present invention. 本発明の一実施形態例を示すための仮想的なビジネスプロセスの業務用テンプレートを編集用ファイル共有サーバと保管用ファイル共有サーバに適用した場合の一例を示す図である。It is a figure which shows an example at the time of applying the business template of the virtual business process for showing one embodiment of this invention to the file sharing server for edit, and the file sharing server for storage. 本発明の一実施形態例を示す完成フォルダの作成例と効率的な検索方式を示す図である。It is a figure which shows the example of creation of the completion folder which shows one Example of this invention, and an efficient search system. 一般的なクライアント・サーバ型文書管理システムの構成図である。It is a block diagram of a general client server type document management system.

Explanation of symbols

１０１作業用フォルダ
１０２業務用テンプレート
１０３完成フォルダ
２０１編集用ファイル共有サーバ
２０２保管用ファイル共有サーバ
２０３データベース
２０４、２０５、２０６データ編集用ＰＣ
２０７機密情報辞書
２０８文書データ編集領域
２０９完成文書データ保管領域
２１０公開文書データ保管領域
２１１編集用アクセス手段
２１２ユーザ承認手段
２１３検索手段
２１４構造定義手段
２１５編集ファイル作成手段
２１６送受信手段
２１７保管ファイル作成手段
２１８保管データ限定手段
２１９保管手段
２２０検索処理手段
２２１テンプレート作成手段
２２２保管文書表示手段
２２３検索結果表示手段
３０１業務例
３０２手作業範囲
３０３自動化作業範囲
３０４ヒアリングプロセス
３０５提案・見積作成プロセス
３０６見積会議プロセス
３０７顧客提案プロセス
４０１業務例
４０２手作業範囲
４０３自動化作業範囲
４０４ヒアリングプロセス
４０５提案・見積作成プロセス
４０６見積会議プロセス
４０７顧客提案プロセス
４０７業務名
４０８ヒアリングフォルダと定義スクリプト
４０９要件定義書の文書データのテンプレート
４１０ヒアリングシートの文書データのテンプレート
４１１提案・見積作成フォルダと定義スクリプト
４１２提案書の文書データのテンプレート
４１３見積の文書データのテンプレート
４１４スケジュールの文書データのテンプレート
４１５山積みの文書データのテンプレート
４１６見積会議フォルダと定義スクリプト
４１７議事録の文書データのテンプレート
４１８顧客提案フォルダと定義スクリプト
４１９提案書の文書データのテンプレート
４２０見積書の文書データのテンプレート
５０１業務用連プレート範囲
５０２業務例
５０３ヒアリングフォルダと定義スクリプト
５０４要件定義書の文書データのテンプレート
５０５ヒアリングシートの文書データのテンプレート
５０６提案・見積作成フォルダと定義スクリプト
５０７提案書の文書データのテンプレート
５０８見積の文書データのテンプレート
５０９スケジュールの文書データのテンプレート
５１０山積みの文書データのテンプレート
５１１見積会議のフォルダと定義スクリプト
５１２議事録の文書データのテンプレート
５１３顧客提案のフォルダと定義スクリプト
５１４提案書の文書データのテンプレート
５１５見積書の文書データのテンプレート
５１６編集用フォルダ範囲
５１７業務名引合
５１８ヒアリングフォルダ
５１９要件定義書の文書データのテンプレートと作成文書
５２０ヒアリングシートの文書データのテンプレートと作成文書
５２１提案・見積作成フォルダ
５２２提案書の文書データのテンプレートと作成文書
５２３見積の文書データのテンプレートと作成文書
５２４スケジュールの文書データのテンプレートと作成文書
５２５山積みの文書データのテンプレートと作成文書
５２６見積会議のフォルダ
５２７議事録の文書データのテンプレートと作成文書
５２８顧客提案のフォルダ
５２９提案書の文書データのテンプレートと作成文書
５３０見積書の文書データのテンプレートと作成文書
５３１完成フォルダ範囲
５３２業務名引合
５３３ヒアリングフォルダと定義スクリプト
５３４要件定義書の文書データのテンプレート
５３５ヒアリングシートの完成文書
５３６提案・見積作成フォルダと定義スクリプト
５３７提案書の完成文書
５３８見積の完成文書
５３９スケジュールの完成文書
５４０山積みの完成文書
５４１見積会議のフォルダと定義スクリプト
５４２議事録の完成文書
５４３顧客提案のフォルダと定義スクリプト
５４４提案書の完成文書
５４５見積書の完成文書
６０１完成フォルダ範囲
６０２業務名Ａ社殿メールシステム
６０３ヒアリングフォルダと定義スクリプト
６０４要件定義書の文書データのテンプレート
６０５ヒアリングシートの完成文書
６０６提案・見積作成フォルダと定義スクリプト
６０７提案書の完成文書
６０８見積の完成文書
６０９スケジュールの完成文書
６１０山積みの完成文書
６１１見積会議のフォルダと定義スクリプト
６１２議事録の完成文書
６１３顧客提案のフォルダと定義スクリプト
６１４提案書の完成文書
６１５見積書の完成文書
６１６完成フォルダ範囲
６１７業務名Ａ社殿メールシステム
６１８ヒアリングフォルダと定義スクリプト
６１９要件定義書の文書データのテンプレート
６２０ヒアリングシートの完成文書
６２１提案・見積作成フォルダと定義スクリプト
６２２提案書の完成文書
６２３見積の完成文書
６２４スケジュールの完成文書
６２５山積みの完成文書
６２６見積会議のフォルダと定義スクリプト
６２７議事録の完成文書
６２８顧客提案のフォルダと定義スクリプト
６２９提案書の完成文書
６３０見積書の完成文書
７０１ファイルサーバ
７０２、７０３ＰＣ
７０４データベース 101 Working Folder 102 Business Template 103 Completed Folder 201 Editing File Sharing Server 202 Storage File Sharing Server 203 Database 204, 205, 206 Data Editing PC
207 Confidential information dictionary 208 Document data editing area 209 Completed document data storage area 210 Public document data storage area 211 Editing access means 212 User approval means 213 Search means 214 Structure definition means 215 Edit file creation means 216 Transmission / reception means 217 Storage file creation means 218 Storage data limiting means 219 Storage means 220 Search processing means 221 Template creation means 222 Storage document display means 223 Search result display means 301 Business example 302 Manual work range 303 Automated work range 304 Hearing process 305 Proposal / estimate creation process 306 Estimate meeting process 307 Customer proposal process 401 Business example 402 Manual work range 403 Automated work range 404 Hearing process 405 Proposal / estimate creation process 406 Quote meeting process 407 Customer proposal Proposed process 407 Business name 408 Interview folder and definition script 409 Requirement definition document data template 410 Interview sheet document data template 411 Proposal / estimate creation folder and definition script 412 Proposal document data template 413 Estimate document data Template 414 Schedule document data template 415 Stacked document data template 416 Estimated meeting folder and definition script 417 Minutes document data template 418 Customer proposed folder and definition script 419 Proposal document data template 420 Estimated document Document data template 501 Business continuous plate range 502 Business example 503 Hearing folder and definition script 504 Requirement definition document data template Rate 505 Hearing sheet document data template 506 Proposal / estimate creation folder and definition script 507 Proposal document data template 508 Estimate document data template 509 Schedule document data template 510 Stacked document data template 511 Estimate meeting Folder and definition script 512 Minute document data template 513 Customer proposal folder and definition script 514 Proposal document data template 515 Estimate document data template 516 Editing folder range 517 Business name reference 518 Interview folder 519 Document data template and created document 520 of requirement definition document Interview sheet document data template and created document 521 Proposal / estimate creation folder 52 2 Proposal Document Data Template and Created Document 523 Estimate Document Data Template and Created Document 524 Schedule Document Data Template and Created Document 525 Stacked Document Data Template and Created Document 526 Estimated Meeting Folder 527 Minutes Document data template and creation document 528 Customer proposal folder 529 Proposal document data template and creation document 530 Estimate document data template and creation document 531 Completion folder range 532 Business name reference 533 Hearing folder and definition script 534 Requirements Definition document data template 535 Hearing sheet completed document 536 Proposal / estimate creation folder and definition script 537 Proposal completed document 538 Quote completed document 539 Schedule completed document 54 Completed Document 541 Estimated Conference Folder and Definition Script 542 Minutes Completed Document 543 Customer Proposed Folder and Definition Script 544 Proposed Completed Document 545 Estimated Completed Document 601 Completed Folder Range 602 Business Name Company A Mail System 603 Interview folder and definition script 604 Requirement definition document data template 605 Interview sheet completed document 606 Proposal / estimate creation folder and definition script 607 Proposal completed document 608 Estimate completed document 609 Schedule completed document 610 Stacked completed document 611 Quotation meeting folder and definition script 612 Minutes completion document 613 Customer proposal folder and definition script 614 Proposal completion document 615 Quotation completion document 616 Completion folder range 617 Business name Company A Mail system 618 Interview folder and definition script 619 Requirement definition document data template 620 Interview sheet completed document 621 Proposal / estimate creation folder and definition script 622 Proposal completed document 623 Estimate completed document 624 Schedule completed document 625 Stacked document 626 Quotation meeting folder and definition script 627 Minutes completed document 628 Customer proposal folder and definition script 629 Proposal completed document 630 Quotation completed document 701 File servers 702 and 703 PC
704 database

Claims

An editing file sharing server for storing editing document data;
A storage file sharing server that stores and publishes document data that has been edited and completed on this server, and
A database that records the location of documents to be stored and disclosed on the storage file sharing server;
A document management system comprising:
The storage file sharing server is:
Search means for searching for the location of completed document data to be stored / published from the database;
A directory structure of document data to be stored and disclosed and a structure definition means for defining the document data;
Edit file creating means for creating a file for editing on the editing file sharing server;
A storage file creation means for creating a directory structure and document data on the storage file sharing server based on one structure definition, and storing the completed document data;
Database registration means for registering on the database based on one business template;
A script defining means having a function of storing completed document data and a function of automatically executing processing when storing completed document data;
Document data having a plurality of directory structures created on the storage file sharing server based on the one structure definition and stored in folders at the same position in each directory structure. A document management system comprising: stored document data search means for performing a horizontal search .

A document management system according to claim 1,
A plurality of data editing terminals for editing document data are connected to the editing file sharing server and the storage file sharing server via a computer network,
The file sharing server for editing is
Editing access means for publishing document data to the data editing terminal via a computer network;
A user authentication means for controlling whether or not the document data can be edited,
The storage file sharing server is:
Transmitting / receiving means for transmitting a structure definition defined by the structure defining means to the editing terminal;
Storage means for reading out the completed document data on the editing file sharing server by the storage file creation means in response to a request from the data editing terminal and storing it in a defined position on the storage file sharing server When,
In response to a request from the data editing terminal, search processing means for searching for completed version document data corresponding to the request;
Transmission / reception means for transmitting a search result to the data editing terminal;
The data editing terminal is:
Stored document display means for displaying the folder structure and document information of stored document data sent from the storage file sharing server;
A document management system comprising: search result display means for displaying a search result of completed document data sent from the storage file sharing server.

A document management system according to claim 1 or 2,
The business template registered in the database by the database registration means is:
By organizing the business processes in the organization, the folder structure for document data storage corresponding to the organized business processes,
A template for document data created in each business process under the folder structure;
A document management system characterized by defining a function for storing only document data included in a business template definition and a script having a function for automatically executing processing when storing completed document data.

A document management system according to claim 3,
The storage file sharing server further comprises business template definition means for defining the business template,
The storage means executes the script of the business template in response to a request from the data editing terminal, thereby completing completed document data on the editing file sharing server in accordance with the business template definition. A document management system characterized by being a storage means for reading out and storing in a defined position.

A document management system according to claim 4,
The editing file sharing server includes a working folder for editing the document data,
The transmission / reception means of the storage file sharing server has a function of transmitting the business template to the editing file sharing server and a database,
The editing file creation means creates a folder structure defined by one business template on the editing file sharing server, and copies the document data template defined by the business template to the editing file sharing server. A document management system further comprising a function for

A document management system according to any one of claims 1, 2, 3, 4 or 5,
The database is
A folder structure of document data to be stored and disclosed, a template of document data, a script having a function of storing document data on a storage file sharing server, and a function of automatically executing processing when storing completed document data A business template with
A document management system comprising: a completed folder having the script.