JP4670362B2 - 画像形成装置および内容確認方法 - Google Patents

Description

本発明は、印刷出力された印刷文書の出力確認を行う画像形成装置および内容確認方法に関し、特に、簡単な処理で印刷文書の内容が確認されたことを送信者が認識できるようにした画像形成装置および内容確認方法に関する。

一般に、インターネットファクシミリやネットワークスキャナまたは電子メールに添付されたファイルの自動印刷など受信したデータを印刷出力する装置・システムでは、出力された文書が送信相手によって確実に確認することができないため送信者から受信者に対して電話やメッセンジャーなどの他の手段を用いて確認作業を行う必要がある。

このため、文書を送信する度にこれらの手段を用いて確認する必要があり、リアルタイムが求められる情報の送受信には用いることができず、さらに確実に伝達したい情報など重要度の高い情報の送受信にも用いることが難しい。

電子メールを受領したことを示す受領確認通知を電子メールの送信側に送信するようにして送信側では相手に電子メールが届いたか否かの確認が行えるようにした従来技術として、特許文献１に開示されたものがある。

この特許文献１に開示された従来技術においては、インターネットを用いるシステム（パーソナルコンピュータ）とインターネット以外の公衆回線を用いるシステム（ファクシミリ装置）とが存在する環境においていずれかのシステムによって原稿の受信を行うことが可能し、インターネットによる電子メールの印字処理等が効率的に行うことも可能である。

また、電子メールにより印刷出力を依頼した内容が、指定した印刷装置により正常に印刷されたか否かを、通知により確実に知ることが可能にした従来技術として特許文献２に開示されたものがある。

この特許文献２に開示された従来技術においては、印刷出力された印刷処理結果に対して、電子メールのメール識別子と対応付けられたレコードを作成し、これを中間ファイルに書き込み、中間ファイルから該レコードを読み出し、それに設定された印刷処理結果の内容に基づき送達通知または不達通知を作成して発信者に通知している。
特開平０９−２４７３３５ 特開平０８−１３０５５４

しかしながら、上記特許文献１、特許文献２に示された従来技術では、電子メールなどの印刷出力依頼した内容が確実に出力されたか否かの確認を行うことができても、宛て先に指定した受信者によって確実に出力文書の内容が確認されたか認識することができず、重要度が高い文書を伝達する場合には、電話などの手段を用いて別途確認する必要がある。

そこで、本発明は、簡単な確認処理で印刷物の内容が受信者によって確実に確認されたことを送信者が認識できるようにした画像形成装置および内容確認方法を提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、請求項１の発明は、印刷文書の印刷要求を受け付ける印刷要求受信手段と、前記印刷要求受信手段により受信した前記印刷文書に付加する該印刷文書に対応してユニークな印字コードを生成する印字コード生成手段と、前記印字コード生成手段により生成された印字コードを前記印刷文書に付加する印字コード付加手段と、前記印字コード付加手段により前記印字コードが付加された印刷文書を印刷出力する印刷出力手段と、前記印刷出力された印刷文書から前記印字コードを読み取るコードリーダと、前記コードリーダにより読み取った該印字コードに基づいて印刷要求元に確認通知を送信する確認通知手段とを具備することを特徴とする。

また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記印刷出力手段により出力された前記印刷文書から前記コードリーダを用いて前記印字コードを読み取る印字コード読取手段と、前記印字コード読取手段により読み取った印字コードに基づき、前記印刷文書の内容確認を示す内容確認通知を作成する内容確認通知作成手段と、前記内容確認通知作成手段により作成された内容確認通知を印刷要求元に対して送信する内容確認通知送信手段を更に具備することを特徴とする。

また、請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、前記印刷要求受信手段は、前記印刷要求の送受信にかかる情報である受信履歴を作成して保持する受信履歴保持手段を更に具備し、前記内容確認通知作成手段は、前記印字コード読取手段により読み取った印字コードを基に前記受信履歴保持手段で保持された前記受信履歴を照会する受信履歴照会手段と、前記受信履歴照会手段による照会を行った前記受信履歴から返信先のアドレスを特定して該アドレスに対して内容確認通知を送信することを特徴とする。

また、請求項４の発明は、請求項２または３の発明において、前記印字コードは、２次元方向に情報を有する２次元バーコードを示し、前記内容確認通知作成手段は、前記２次元バーコードを前記コードリーダにより読み取って変換して得られた情報に基づいて内容確認通知を作成することを特徴とする。

また、請求項５の発明は、請求項２または３の発明において、前記印字コードは、印刷要求を一意に識別し、送信元を特定できる管理番号を示し、前記内容確認通知作成手段は、前記管理番号に対する送信先の情報を受信履歴として保持する受信履歴管理手段を具備し、前記内容確認通知送信手段は、前記受信履歴管理手段により管理された前記管理番号に対する受信履歴に含まれる送信先に内容確認通知を送信することを特徴とする。

また、請求項６の発明は、印刷文書の印刷要求を印刷要求受信手段で受け付け、前記印刷要求受信手段により受信した前記印刷文書に付加する前記印字コードを印字コード生成手段で生成し、前記印字コード生成手段により生成された印字コードを印字コード付加手段で前記印刷文書に付加し、前記印字コード付加手段により前記印字コードが付加された印刷文書を印刷出力手段で印刷出力し、前記印刷出力手段により出力された前記印刷文書から前記コードリーダを用いて前記印字コードを印字コード読取手段で読み取り、前記印字コード読取手段により読み取った印字コードに基づき、前記印刷文書の内容確認を示す内容確認通知を内容確認通知作成手段で作成し、前記内容確認通知作成手段により作成された内容確認通知を印刷要求元に対して送信することを特徴とする。

本発明によれば、印刷要求を受けた印刷文書に生成した印字コードを付加して印刷出力を行い、コードリーダを用いて印字コードを読み取り、読み取った印字コードに埋め込まれた情報に基づいて確認通知を作成し、送信するような構成にしたので、印刷出力が行われた印刷文書の内容が確実に確認され、この確認されたことを印刷要求を行ったユーザに通知することが可能になり、情報の共有をより確実に行うことができるという効果を奏する。

以下、本発明に係わる画像形成装置および内容確認方法の一実施例を添付図面を参照して詳細に説明する。

図１は、この発明に係わる画像形成装置および内容確認方法を適用して構成した画像形成装置のブロック図である。

図１において、この画像形成装置は、インターフェース１０、印刷制御部１１、印字コード生成部１２、受信履歴管理部１３、エンジン部１４、読み取り部１５、表示部１６、内容確認通知生成部１７を具備して構成され、印刷要求に基づいて印刷文書の印刷出力を行うことができる。さらに、印刷出力された印刷文書を読み取ることも可能である。

インターフェース１０は、ＵＳＢケーブルやイーサネット（登録商標）ケーブルなどによって本画像形成装置を外部接続する際の外部インターフェースである。印刷データの印刷要求を行う装置とは、ＵＳＢケーブル・ＲＳ２３２Ｃケーブルに代表されるケーブルを用いたローカル接続のほか、イーサネット（登録商標）ケーブルを用いたネットワーク接続を実現する。

またさらに、印刷データは電子メールに添付して印刷要求され、電子メールで受信することもできる。

印刷制御部１１は、インターフェース１０で受け付けた印刷データの印刷要求を解析して印刷要求元（送信者、返信先など）を識別する。印刷要求元を識別することができる印字コードの生成要求を印字コード生成部１２に対して送出する。生成された印字コードを印刷データに付与して出力を行うエンジン部１４に送信する。このとき、印刷データと印字コードを異なるジョブとして印刷出力するような構成にしてもよい。また、エンジン部１４で印刷出力を行う最適なフォーマットに変換する。

さらに、エンジン部１４に対して印刷出力を要求するのと同時に、印刷要求を受け付けた受信履歴を印字コードとともに関連付けて受信履歴管理部１３に保存管理する。このときの印字コードの種類として、水平方向と垂直方向の２次元方向に情報をもつ２次元バーコード、管理番号、送信者アドレス（返信アドレス）などが存在するが、例えば、管理番号を印字コードとして印刷データに付与して印刷文書が出力された場合、管理番号と受信履歴を関連付けて保存管理する。すなわち、管理番号によって印刷要求を行った要求元などの情報をひくことができる。

読み取り部１５によって印刷文書の読み取りを行った場合には、その印刷文書に印字コードが付与されているかの判断を行い、さらに付与されている場合には、印字コードの読み取り状態を判断する。正常な読み取りが行われなかった場合には、その旨を表示部１６に対して表示する。

正常に読み取りが行われた場合には、読み取った印字コードに対して送信元を明らかにし、その送信元に対する内容確認通知の作成指示を内容確認通知作成部に送出する。

印字コードが２次元バーコードである場合、２次元バーコードから情報を読み取って送信元を特定する。また、印字コードが管理番号などの識別番号である場合、読み取った管理番号に対する送信元などの情報を受信履歴管理部１３で管理された管理番号に対する受信履歴から特定する。またさらに、印字コードが送信元アドレスや返信元アドレスである場合、ＯＣＲ機能を用いて読み取ったアドレスを送信元とする。

このように印刷制御部１１では、本発明の画像形成装置を構成する他の構成要素に対して制御を行い、内容確認通知を印刷要求元に対して送出する。

印字コード生成部１２は、印刷要求された印刷データに対して付与する印字コードを生成する。生成される印字コードは、印刷要求元を明確にすることができるコードであり、上記するように２次元バーコードや管理番号などを示す。印字コードは、印刷要求元の情報に基づいて作成され、印字コードを印刷制御部１１で解析することによって印刷要求を行った送信者アドレスや返信アドレスを判別することができる。

受信履歴管理部１３は、インターフェース１０を介して受信した印刷データの印刷要求における受信履歴を管理する。受信履歴として管理される内容に、送信元アドレス、返信アドレス、受信日時、印刷データサイズ、確認通知の送信の必要性の有無などがあり、これらの受信履歴に印字コード生成部１２で生成された印字コードを関連付けて管理する。

エンジン部１４は、印刷制御部１１により制御された印刷データを印刷出力する出力部である。印字コードが付加された印刷データを印刷出力することにより印字コード付きの印刷文書が出力される。

読み取り部１５は、バーコードリーダ、スキャナ、デジタルカメラ、ＯＣＲ（Optical Character Reader：光学式文字読取装置）などによって構成され、印刷文書を読み取ることができる。さらに、印刷文書に印字コードが付与されている場合には、必ずしも印刷文書全体を読み込むのではなく、印字コードを単体で読み込むことも可能である。読み取ったデータは、印刷制御部１１に送信され、印字コードの解析が行われる。

さらに、印刷制御部１１で印字コードを付加する位置を予め定めて印刷出力することで、読み取り部１５での読み取りが容易に行えるようになる。

表示部１６は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display：液晶ディスプレイ）などによって構成され、ユーザインターフェースである。読み取り部１５で読み取った結果を印刷制御部１１で判断して結果を表示する。これによって、ユーザは読み取り状態を確認することができる。

内容確認通知生成部１７は、印刷制御部１１からの内容確認通知生成依頼に基づいて、内容確認通知の生成を行う。生成される内容確認通知は、印刷要求を行った印刷要求元に対して、印刷文書が正常に出力されたことを示す情報や印刷文書の内容確認を行ったことを示す情報が含まれる。生成された内容確認通知を印刷制御部１１からの送信指示に基づいてインターフェース１０を介して印刷要求元に送信する。

このときの内容確認通知は、インターフェース１０によって電子メールの添付ファイルに変換され、電子メールとして送信することができる。

ここで、印刷制御部１１による内容確認通知の制御は、ユーザにより読み取り部１５を用いて印刷文書の内容または印刷文書に付加された印字コードを読み取らせることによって行われ、読み取った印刷文書の内容または印字コードに基づく内容確認通知が作成されて印刷要求元に通知される。

例えば、印刷要求に対して出力された印刷文書に印字コードとして２次元バーコードが付加されている場合、２次元バーコードを読み取り部１５で読み取り、解析して印刷要求元に送信する内容確認通知を作成する。つまり、その２次元バーコードが印字された印刷文書の内容が２次元バーコードを読み取り部１５で読み取らせるというユーザの能動的な行為で確認されたことと擬制できる。

以上に示すような構成によって、印刷文書に付加した印字コードを読み取らせることによって、ユーザが印刷文書の内容を確認したことを印刷要求元に通知することができる。

図２は、本発明の画像形成装置における画像形成の流れを示すフローチャートである。

図２において、印刷要求を受け付けると処理が開始され、印刷制御部によって印刷要求の内容を解析する（Ｓ２０１）。解析した内容に基づいて印字コードの生成を行う（Ｓ２０２）。例えば、生成する印字コードが２次元バーコードであり、解析した内容の返信アドレスが指定されている場合には、その返信アドレスを埋め込んだ２次元バーコードを生成する。また、生成する印字コードが管理番号である場合には、返信アドレスを受信履歴として保存し、その受信履歴を特定することができる管理番号を生成する。

生成した印字コードを対応付けた受信履歴を作成して保存する（Ｓ２０３）。印刷要求された印刷データを印刷出力可能なフォーマットに変換し（Ｓ２０４）、印刷出力処理を行って印刷文書を出力する（Ｓ２０５）。

図３は、本発明の画像形成装置における内容確認通知を行う処理の流れを示すフローチャートである。

図３では、生成された印字コードが２次元バーコードまたは管理番号である場合におけるフローチャートを示している。

図３において、ユーザにより印字コードが付与された印刷文書の読み取りを行うと処理が開始され、読み取った印刷文書に印字コードが付加されているか確認する（Ｓ３０１）。このときの印字コードは予め指定された位置に印字されている場合や、任意の位置に印字されている場合であっても印字コードの形状によって確認することができる。

確認した結果、印字コードが付加されているか判断し（Ｓ３０２）、付加されていない場合（Ｓ３０２でＮＯ）には、通常のスキャナによる文書のスキャン処理を実行する（Ｓ３０３）。それに対して、印字コードが付加されている場合（Ｓ３０２でＹＥＳ）には、その付加された印字コードを認識する処理を行い（Ｓ３０４）、認識できたか判断する（Ｓ３０５）。印字コードを認識できなかった場合（Ｓ３０５でＮＯ）には、再度、印刷文書の読み込み処理の実行を指示する画面を表示し（Ｓ３０６）、印字コードが認識できた場合（Ｓ３０５でＹＥＳ）には、印字コードが２次元バーコードであるか確認する（Ｓ３０７）。本フローチャートは、印字コードが２次元バーコードまたは管理番号のいずれかの場合におけるフローチャートである。

２次元バーコードであるか判断し（Ｓ３０７）、２次元バーコードであると判断された場合（Ｓ３０７でＹＥＳ）には、その２次元バーコードに埋め込まれた情報を読み取る処理を行う（Ｓ３０９）。それに対して、２次元バーコードでないと判断された場合（Ｓ３０７でＮＯ）、つまり、印字コードが管理番号であると判断された場合には、その管理番号に対する受信履歴を検索し（Ｓ３１０）、その受信履歴から印刷要求元を特定する（Ｓ３１１）。

読み取った情報における印刷要求元または受信履歴から特定した印刷要求元に対する内容確認通知を作成し（Ｓ３１２）、印刷要求元に送信する（Ｓ３１３）。そして、受信履歴の内容確認通知の送信有無を「未通知」から「通知済」に更新する（Ｓ３１４）。

これによって、確実に印字コードの読み取りが行われ、印刷要求元に内容確認通知を送信することができる。また、印刷出力を行った画像形成装置側でも内容確認が行われた印刷文書を確認することができる。

図４は、印字コードが付加された印刷文書の一例を示す図である。

図４では、印刷要求された印刷データの内容が印刷されない余白部分に印字コードとして２次元バーコードを付与した例を示している。

図１に示す読み取り部１５では、この２次元バーコードを読み取ることで埋め込まれた情報を取得することができる。

図５は、管理される受信履歴の構成を示す図である。

図５は、図１に示す印字コード生成部１２で生成される印字コードが管理番号の場合における受信履歴の構成を示している。印刷文書から管理番号を読み取ることで受信履歴を特定することができ、印刷要求元を識別することができる。

受信履歴の構成は、図１に示す印刷制御部１１で印刷要求の解析が行われて作成され、印字コード生成部１２によって生成された管理番号を関連付けて管理される。

受信履歴は、印刷要求に対する受信履歴のレコードを一意に識別する管理番号５０１、印刷要求を行った送信者の送信者アドレス５０２、送信者によって指定された返信先を指定する返信アドレス５０３、印刷要求を受け付けた受信日時５０４、印刷要求のデータサイズ５０５、印刷要求に対して内容確認通知の通知状態を示す通知状況５０６を含んで構成されている。

例えば、送信者アドレス５０２には、図１に示すインターフェース１０で電子メールの添付ファイルとして印刷要求を受信した場合には送信者の電子メールアドレスが示され、通常の印刷出力として印刷要求された場合には、印刷要求元のＩＰ（Internet Protocol）アドレスやユーザ名が表示される。

管理番号５０１は、図１に示す印字コード生成部１２によって生成される番号であり、通知状況５０６は、内容確認通知生成部１７によって内容確認通知が生成されて印刷制御部１１を介して通知されると印刷制御部１１によって通知の状態が「未通知」から「通知済」に更新される情報である。

なお、図５は、印字コードが管理番号の場合における受信履歴の構成を示しているが、印字コード生成部１２で生成され、印刷文書に印字された印字コードが送信者アドレスや返信アドレスである場合においても、図５に示す管理番号５０１以外の受信履歴を作成し、印刷文書に印字されたアドレスを受信履歴と照合して内容確認通知を送信するような構成にしてもよい。

以上の処理によって、本発明の画像形成装置では、内容確認を行うための印字コードを印刷データに付加して印刷文書を出力することができ、ユーザによる印字コードが付加された印刷文書の読み込み処理をトリガとして内容確認の有無を把握することができる。

従って、本発明を適用することにより、印刷要求を行ったユーザが印刷出力され、送信先のユーザによって確実に印刷文書の内容が確認されたことを認識することができ、情報の伝達をより確実に行うことができるという効果を期待できる。

本発明は、上記し、且つ図面に示す実施例に限定することなく、その要旨を変更しない範囲内で適宜変形して実施できるものである。

本発明は、印刷要求に対して印刷状態を示す状態確認通知を送信する画像形成装置および内容確認方法に適用可能であり、特に、印刷出力された印刷文書の内容を確実に確認されたことを印刷要求を行ったユーザが認識するのに有用である。

この発明に係わる画像形成装置および内容確認方法を適用して構成した画像形成装置のブロック図。 本発明の画像形成装置における画像形成の流れを示すフローチャート。 本発明の画像形成装置における内容確認通知を行う処理の流れを示すフローチャート。 印字コードが付加された印刷文書の一例を示す図。 管理される受信履歴の構成を示す図。

符号の説明

１０ インターフェース
１１ 印刷制御部
１２ 印字コード生成部
１３ 受信履歴管理部
１４ エンジン部
１５ 読み取り部
１６ 表示部
１７ 内容確認通知生成部

Claims (4)

1. 印刷文書の印刷要求を受け付ける印刷要求受信手段と、
   前記印刷要求受信手段により受信した前記印刷文書に付加する該印刷文書に対応し、印刷要求元のアドレスが埋め込まれた印字コードを生成する印字コード生成手段と、
   前記印字コード生成手段により生成された印字コードを前記印刷文書の、印刷データの内容が印刷されない余白部分に付加する印字コード付加手段と、
   前記印字コード付加手段により前記印字コードが付加された印刷文書を印刷出力する印刷出力手段と、
   前記印刷文書の読み取りを行う処理が開始されたとき、前記印刷文書に印字コードが付加されているかの判断を行い、前記印刷文書に、印字コードが付加されていない場合、前記印刷文書のスキャン処理を実行し、印字コードが付加されている場合、印刷文書から前記印字コードに埋め込まれたアドレスの情報のみを読み取る読み取り部と、
   前記読み取り部により、印字コードが読み取られたとき、読み取った該印字コードに埋め込まれたアドレスに基づいて印刷要求元に確認通知を送信する確認通知手段と
   を具備することを特徴とする画像形成装置。
2. 前記印刷出力手段により出力された前記印刷文書から前記コードリーダを用いて前記印字コードを読み取る印字コード読取手段と、
   前記印字コード読取手段により読み取った印字コードに基づき、前記印刷文書の内容確認を示す内容確認通知を作成する内容確認通知作成手段と、
   前記内容確認通知作成手段により作成された内容確認通知を印刷要求元に対して送信する内容確認通知送信手段
   を更に具備することを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
3. 前記印字コードは、
   ２次元方向に情報を有する２次元バーコードを示し、
   前記内容確認通知作成手段は、
   前記２次元バーコードを前記コードリーダにより読み取って変換して得られた情報に基づいて内容確認通知を作成する
   ことを特徴とする請求項２に記載の画像形成装置。
4. 印刷文書の印刷要求を印刷要求受信手段で受け付け、
   前記印刷要求受信手段により受信した前記印刷文書の、印刷データの内容が印刷されない余白部分に付加する、印刷要求元のアドレスが埋め込まれた印字コードを印字コード生成手段で生成し、
   前記印字コード生成手段により生成された印字コードを印字コード付加手段で前記印刷文書に付加し、
   前記印字コード付加手段により前記印字コードが付加された印刷文書を印刷出力手段で印刷出力し、
   前記印刷出力手段により出力された前記印刷文書を読み取り得る読み取り部を用い、前記印刷文書に印字コードが付加されているかの判断を行い、前記印刷文書に、印字コードが付加されていない場合、前記印刷文書のスキャン処理を実行し、印字コードが付加されている場合、前記読み取り部を用い、前記印刷文書から印字コードに埋め込まれたアドレスの情報のみを読み取り、
   前記読み取り部により、印字コードが読み取られたとき、読み取った印字コードに基づき、前記印刷文書の内容確認を示す内容確認通知を内容確認通知作成手段で作成し、
   前記内容確認通知作成手段により作成された内容確認通知を、印字コードに埋め込まれたアドレスの印刷要求元に対して送信する
   ことを特徴とする内容確認方法。

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