JP4677787B2 - 文書管理装置、文書管理装置の文書一覧表示作成方法および文書管理装置の文書一覧表示作成プログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書管理装置、文書管理装置の文書一覧表示作成方法および文書管理装置の文書一覧表示作成プログラムに関し、特に、登録された文書の管理を行い、アクセスされた複写機等に対してその文書を提供する文書管理装置、文書管理装置の文書一覧表示作成方法および文書管理装置の文書一覧表示作成プログラムに関する。

従来、複数のユーザによって利用される文書管理システムに、ネットワークに接続された複写機がアクセスし、複写機上のＵＩ（User Interface）から文書管理システムに格納された文書を選択し、選択された文書を複写機に送信して印刷する技術がある。

また、複写機上のＵＩから文書管理装置に格納された文書を分類・整理するためのフォルダを選択し、複写機で読み取った文書を文書管理装置に送信してフォルダ以下に格納する技術がある。

例えば、ネットワークに接続された複写機から文書管理システムにアクセスし、スキャンした文書をフォルダに格納したり、検索結果で得られた文書を印刷したりする電子ファイルシステムがある（例えば、特許文献１参照。）。

ここで、文書管理システムでは、一般にフォルダ以下にサブフォルダまたは各種文書が混在したフォルダ階層によって文書が管理されており、通常、文書管理システムに対する文書の登録または操作はＷｅｂブラウザまたは専用クライアントでアクセスして行われるため、一つのフォルダ以下に多種多様な膨大な量の文書が登録されることもある。

一方、複写機上のＵＩでは表示領域が制限されるため、上記のようにフォルダ以下に多数の文書が登録されている状況では、フォルダ階層をたどり目的の文書を探すのは困難である。

そこで、上記のような困難を解決する方法として、例えば、フォルダの内容一覧を表示する際に、サブフォルダの表示・非表示を切り替えられるようにすることにより、フォルダ以下の要素が多い場合でも目的とする文書を見つけ易くする文書管理システム、方法、プログラム及び記憶媒体がある（例えば、特許文献２参照。）。
特開２００１−６１０３５号公報 特開２００３−３１６６２８号公報

しかし、特許文献２に記載の技術では、フォルダ以下の文書の数が多くなると、目的とする文書を見つけることが困難になる。

そこで、本発明は、上記の問題点を鑑みて、目的とする文書を容易に見つけることが可能な文書管理装置、文書管理装置の文書一覧表示作成方法および文書管理装置の文書一覧表示作成プログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、請求項１の発明は、文書の処理を行う文書処理装置に接続する文書管理装置において、前記文書を格納する文書格納手段と、前記文書処理装置のウェブブラウザの種類に基づいて該文書処理装置の種類を識別する識別手段と、前記識別手段により識別された前記文書処理装置の種類が所定形式のデータを印刷する印刷手段を有する複写機であった場合に、前記文書格納手段の前記文書処理装置から指定された範囲に格納されている文書から前記所定形式のデータが作成可能な文書を一覧表示の表示対象として選択する選択手段と、前記識別手段により識別された前記文書処理装置の種類が前記複写機であった場合に、前記選択手段が選択した文書を対象とした一覧表示を作成し、前記識別手段により識別された前記文書処理装置の種類が前記複写機でなかった場合に、前記文書格納手段の前記文書処理装置から指定された範囲に格納されている全ての文書を対象とした一覧表示を作成する一覧表示作成手段と、前記一覧表示作成手段で作成した一覧表示を前記文書処理装置に送信する一覧表示送信手段とを具備することを特徴とする。

また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記文書処理装置で前記文書の処理を行うユーザに関するユーザ情報、または該ユーザが属するグループに関するグループ情報と、該ユーザ情報または該グループ情報に対応する文書タイプとを管理するユーザ・グループ管理手段を更に具備し、前記選択手段は、前記文書格納手段の前記文書処理装置から指定された範囲に格納されている文書から前記文書タイプで前記所定形式のデータが作成可能な文書を一覧表示の表示対象として選択することを特徴とする。

また、請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、前記一覧表示作成手段は、前記文書格納手段の前記文書処理装置から指定された範囲に格納されている全ての文書を、前記選択手段が選択した文書と前記選択手段が選択しなかった文書とを異なる表示形態で表示する一覧表示を作成することを特徴とする。

また、請求項４の発明は、文書の処理を行う文書処理装置に接続する文書管理装置の文書一覧表示作成方法において、前記文書処理装置のウェブブラウザの種類に基づいて該文書処理装置の種類を識別手段により識別し、該識別された文書処理装置の種類が所定形式のデータを印刷する印刷手段を有する複写機であった場合に、文書格納手段の前記文書処理装置から指定された範囲に格納されている文書から前記所定形式のデータが作成可能な文書を一覧表示の表示対象として選択手段により選択し、前記文書処理装置の種類が前記複写機であった場合に、前記選択手段より選択された文書を対象とし、前記文書処理装置の種類が前記複写機でなかった場合に、前記文書格納手段の前記文書処理装置から指定された範囲に格納されている全ての文書を対象とした一覧表示を一覧表示作成手段により作成し、該作成した一覧表示を一覧表示送信手段により前記文書処理装置に送信することを特徴とする。

また、請求項５の発明は、文書の処理を行う文書処理装置に接続する文書管理装置の文書一覧表示作成プログラムにおいて、前記文書処理装置のウェブブラウザの種類に基づいて該文書処理装置の種類を識別する処理と、該識別された文書処理装置の種類が所定形式のデータを印刷する印刷手段を有する複写機であった場合に、文書格納手段の前記文書処理装置から指定された範囲に格納されている文書から前記所定形式のデータが作成可能な文書を一覧表示の表示対象として選択する処理と、前記文書処理装置の種類が前記複写機であった場合に、前記選択した文書を対象とし、前記文書処理装置の種類が前記複写機でなかった場合に、前記文書格納手段の前記文書処理装置から指定された範囲に格納されている全ての文書を対象とした一覧表示を作成する処理と、該作成した一覧表示を前記文書処理装置に送信する処理とをコンピュータに動作させることを特徴とする。

本発明によれば、印刷可能な文書と、印刷不可能な文書とが混在している状況でも、目的とする文書を容易に見つけることが可能になり、更に、印刷不可能な文書を誤って印刷しようとして発生するエラーを抑制することが可能になるという効果を奏する。

以下、本発明に係る文書管理装置、文書管理装置の文書一覧表示作成方法および文書管理装置の文書一覧表示作成プログラムの実施の形態について添付図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明を適用した文書管理システムの構成の一例を示す図である。

図１に示すように、文書管理システムは、種々の文書を格納して管理する処理、要求された文書から印刷可能な形式の印刷データを作成する処理等を行う文書管理装置１と、複数台の複写機２とがネットワークに接続して構成される。なお、文書管理装置１を複数台にする構成も可能である。

図２は、文書管理装置１および複写機２の機能的な構成の一例を示すブロック図である。

図２に示すように、複写機２は、入力部３、表示部４、印刷部５、Ｉ／Ｆ６を具備して構成される。

入力部３は、印刷処理の指示、文書管理装置１に対する文書の一覧表示の指示等を入力するキーボード等の入力装置である。

表示部４は、印刷処理の状態、文書管理装置から受信した文書の一覧表示等を表示する複写機に組み込まれた液晶ディスプレイ等の表示装置である。

なお、入力部３の機能と表示部４の機能とを両方兼ね備えた液晶タッチパネル方式の操作パネルとする構成も可能である。

印刷部５は、所定の印刷形式のデータを印刷する処理を行う。

Ｉ／Ｆ６は、ネットワークと接続するためのインターフェースである。

図２に示すように、文書管理装置１は、文書格納部７、文書管理部８、選択部９、一覧表示作成部１０、印刷形式作成部１１、ユーザ・グループ管理部１２、複写機設定情報管理部１３、Ｉ／Ｆ１４を具備して構成される。

文書格納部７は、文書を格納する。

文書管理部８は、文書格納部７に格納されている文書、フォルダ、これらのリンクを階層構造を利用して分類・整理し、文書を効率的に管理する。なお、階層構造については後述にて説明する。

選択部９は、複写機２の入力部３からの文書の一覧表示の要求に応じて、一覧表示に表示する文書の選択処理を行う。

一覧表示作成部１０は、選択部９により選択された文書を表示する一覧表示を作成する処理を行う。

印刷形式作成部１１は、文書から印刷可能な形式の印刷データを作成する処理を行う。

ユーザ・グループ管理部１２は、文書管理システムに登録されているユーザおよびグループを管理する。

複写機設定情報管理部１３は、文書管理システムに登録されている複写機２の設定情報を管理する。

Ｉ／Ｆ１４は、ネットワークと接続するためのインターフェースである。

複写機２の表示部４に文書の一覧表示を表示する際の複写機２および文書管理装置１が行う機能的な動作について図２を参照して説明する。

ユーザは複写機２の入力部３により文書の一覧表示の指示を入力すると、その指示はＩ／Ｆ６を介して文書管理装置１に送信される。なお、当該複写機２を示す複写機ＩＤ、ユーザが文書管理システムにアクセスしている際のユーザＩＤ（または、グループＩＤ）等はこの指示とともに文書管理装置１に送信される。

文書管理装置１の選択部９はＩ／Ｆ１４を介して複写機２から送信された文書の一覧表示の指示を受信すると、文書管理部８を介して指定された文書のデータを読み出し、読み出した文書のデータに基づいて一覧表示に表示する文書の選択処理を行い、当該選択処理により表示することに決定した文書のデータを一覧表示作成部１１に渡し、一覧表示作成部１１は表示する文書のデータを受け取ると、その文書のデータを表示した一覧表示を作成し、作成した一覧表示をＩ／Ｆ１４を介して複写機に送信する。

複写機２の表示部４はＩ／Ｆ６を介して文書管理装置１から送信された一覧表示を受信すると、受信した一覧表示を表示する。

図３は、文書管理部で管理する文書の階層構造の概要の一例を示す図である。

図３に示すように、最上位の階層である「フォルダ−１０」の配下に「フォルダ−２０」、「フォルダ−３０」が作成されているとともに、「文書−１０」および「文書−２０」のファイルが登録され、「フォルダ−２０」には「文書−３０」および「文書−４０」のファイルが登録され、「フォルダ−３０」には「文書−５０」のファイルが登録されている。なお、「フォルダ−１０」、「フォルダ−２０」および「フォルダ−３０」の配下、更にその配下にもフォルダを作成することができ、何処にどのようなフォルダを作成するか、どのフォルダにどのファイルを格納するかは、管理の便宜等に応じて適宜決定される。

例えば、図３に示す階層構造において、ユーザが複写機の入力部により「フォルダ−１０」内の文書の一覧表示の指示を入力すると、一覧表示作成部は「文書−１０」および「文書−２０」のデータ、「フォルダ−２０」および「フォルダ−３０」を表示した一覧表示を作成する。更に、ユーザが「フォルダ−１０」内の文書の一覧表示に基づき、複写機の入力部により「フォルダ−２０」内の文書の一覧表示の指示を入力すると、一覧表示作成部は「文書−３０」および「文書−４０」のデータを表示した一覧表示を作成し、ユーザが「フォルダ−１０」内の文書の一覧表示に基づき、複写機の入力部により「フォルダ−３０」内の文書の一覧表示の指示を入力すると、一覧表示作成部は「文書−５０」のデータを表示した一覧表示を作成する。

次に、複写機の表示部に文書の一覧表示を表示する際に文書管理装置で行われる一覧表示の作成処理について図４に示すフローチャートを参照して説明する。

複写機から文書の一覧表示の指示を受け付けると（ステップＳ４０１）、文書の選択処理を実施し（ステップＳ４０２）、選択された文書に基づいて一覧表示を作成し（ステップＳ４０３）、作成した一覧表示を複写機に送信し（ステップＳ４０４）、一覧表示の作成処理手順を終了する。

次に、選択部で文書の選択処理を行う際に、印刷形式作成部で印刷データを作成することができる文書タイプのみを表示対象として選択する場合について説明する。

印刷形式作成部で印刷データを作成することができる文書タイプのみを表示対象として選択する場合、選択部は、指定されたフォルダに登録されている文書のデータを文書格納部から読み出し、読み出した各文書の文書タイプが印刷形式作成部で作成することができるか否か確認し、作成することができる文書タイプと確認した文書のデータのみを一覧表示作成部に渡す。

印刷形式作成部で印刷データを作成することができる文書タイプのみを表示対象として選択する場合、選択部で行われる図４に示すフローチャートのステップＳ４０２の文書の選択処理について図５に示すフローチャートを参照して説明する。

文書のデータを読み出し（ステップＳ５０１）、読み出した文書の文書タイプを確認する（ステップＳ５０２）。ここで、印刷可能な文書タイプであると確認した場合（ステップＳ５０３でＹＥＳ）、ステップＳ５０４に進み、印刷不可能な文書タイプであると確認した場合（ステップＳ５０３でＮＯ）、ステップＳ５０４に進む。

印刷可能な文書タイプであると確認した場合（ステップＳ５０３でＹＥＳ）、その文書を一覧表示に表示することに決定し（ステップＳ５０４）、ステップＳ５０６に進む。

また、印刷不可能な文書タイプであると確認した場合（ステップＳ５０３でＮＯ）、その文書を一覧表示に表示しないことに決定し（ステップＳ５０５）、ステップＳ５０６に進む。

続いて、すべての文書の文書タイプの確認が終了すると（ステップＳ５０６でＹＥＳ）、文書の選択処理を終了する。

図６は、文書のデータの構造の概要の一例を示す図である。

図６に示すように、文書は、文書ＩＤ、タイトル、文書タイプ、サイズ、印刷禁止指定を属性として有する。ここで、文書タイプは文書のコンテンツの種類（ＨＴＭＬファイル、テキストファイル、ＰＤＦファイル、実行ファイル）であり、サイズは文書のコンテンツのデータ長であり、印刷禁止指定は文書の印刷を禁止する指定である。

例えば、「ＧＧ１」というフォルダに、図６に示す文書（仕様書Ｖ１、仕様書Ｖ２、仕様書Ｖ３、仕様書Ｖ４）が登録され、印刷形式作成部で印刷データを作成することができる文書タイプがＨＴＭＬファイル、テキストファイルおよびＰＤＦファイルである場合、ＨＴＭＬファイルのファイルである「仕様書Ｖ１」、テキストファイルである「仕様書２」およびＰＤＦファイルである「仕様書Ｖ３」は一覧表示に表示され、実行ファイルである「仕様書４」は一覧表示には表示されない。

図７は、上記の場合に作成される一覧表示の表示部における表示例を示す図である。

ユーザは、図７に示す一覧表示に基づいて印刷する文書を選択（図７では、チェックボックスにチェックを入力する）することができ、更に、「ＧＧ１」のフォルダの配下に作成されている「ＧＧ２」のフォルダに登録されている文書等の一覧表示を表示することができる。なお、「ＧＧ２」のフォルダに登録されている文書等の一覧表示を表示する場合も、印刷形式作成部で印刷データを作成することができる文書タイプの文書のみが表示される。

従って、種々の文書が登録され、中には印刷不可能な文書も登録されている文書管理システムにおいて、印刷可能な文書のみが一覧表示されるので、印刷不可能な文書を誤って印刷指示することを抑制することが可能になる。

次に、選択部で文書の選択処理を行う際に、印刷可能な文書タイプのうち、更に、ユーザ若しくはグループが表示対象として指定した文書タイプのみを選択する場合について説明する。

印刷可能な文書タイプのうち、更に、ユーザ若しくはグループが表示対象として指定した文書タイプのみを表示対象として選択する場合、選択部は、文書管理システムに現在アクセスしているユーザのユーザＩＤに対応するユーザ情報（若しくは、ユーザが所属しているグループのグループＩＤに対応するグループ情報）をユーザ・グループ管理部から読み出すとともに、指定されたフォルダに登録されている文書のデータを文書格納部から読み出し、ユーザ情報（若しくは、グループ情報）に基づいて各文書の文書タイプがユーザ（若しくは、グループ）が表示対象として指定した文書タイプであるか否か確認し、表示対象として指定した文書タイプであると確認した文書のデータのみを一覧表示作成部に渡す。

印刷可能な文書タイプのうち、更に、ユーザ若しくはグループが表示対象として指定した文書タイプのみを表示対象として選択する場合、選択部で行われる図４に示すフローチャートのステップＳ４０２の文書の選択処理について図８に示すフローチャートを参照して説明する。

ユーザ情報（若しくは、グループ情報）を読み出し（ステップＳ８０１）、文書のデータを読み出し（ステップＳ８０２）、読み出した文書の文書タイプを確認する（ステップＳ８０３）。ここで、ユーザ（若しくは、グループ）が表示対象として指定した文書タイプであると確認した場合（ステップＳ８０４でＹＥＳ）、ステップＳ８０５に進み、ユーザ（若しくは、グループ）が表示対象として指定した文書タイプでないと確認した場合（ステップＳ８０４でＮＯ）、ステップＳ８０６に進む。

ユーザ（若しくは、グループ）が表示対象として指定した文書タイプであると確認した場合（ステップＳ８０４でＹＥＳ）、その文書を一覧表示に表示することに決定し（ステップＳ８０５）、ステップＳ８０７に進む。

また、ユーザ（若しくは、グループ）が表示対象として指定した文書タイプでないと確認した場合（ステップＳ８０４でＮＯ）、その文書を一覧表示に表示しないことに決定し（ステップＳ８０６）、ステップＳ８０７に進む。

続いて、すべての文書の文書タイプの確認が終了すると（ステップＳ８０７でＹＥＳ）、文書の選択処理を終了する。

図９は、ユーザ情報およびグループ情報の構造の概要の一例を示す図である。なお、図９（ａ）がユーザ情報の構造を示し、図９（ｂ）がグループ情報の構造を示す。

図９（ａ）に示すように、ユーザ情報は、ユーザＩＤ、名前、対象文書タイプを属性として有する。ここで、対象文書タイプは表示対象として指定した文書のコンテンツの種類である。図９（ｂ）に示すように、グループ情報は、グループＩＤ、グループ名、対象文書タイプを属性として有する。なお、対象文書は予めユーザにより指定できるものとする。

例えば、「ＧＧ１」というフォルダに、図６に示す文書（仕様書Ｖ１、仕様書Ｖ２、仕様書Ｖ３、仕様書Ｖ４）が登録され、「富士太郎」というユーザが文書管理システムにアクセスし、「ＧＧ１」のフォルダに登録されている文書の一覧表示を指示した場合、「富士太郎」が表示対象として指定した対象文書タイプはＨＴＭＬファイルおよびテキストファイルであるため、ＨＴＭＬファイルのファイルである「仕様書Ｖ１」、およびテキストファイルである「仕様書２」は一覧表示に表示され、ＰＤＦファイルである「仕様書Ｖ３」、および実行ファイルである「仕様書４」は一覧表示には表示されない。

図１０は、上記の場合に作成される一覧表示の表示部における表示例を示す図である。

図１０に示すように、一覧表示上に「富士太郎」が表示されることで、文書管理システムに「富士太郎」がアクセスしていることを示している。なお、「ログアウト」のボタンを押下等することで、「富士太郎」のアクセスを解除することができる。

「富士太郎」というユーザは、図１０に示す一覧表示に基づいて印刷する文書を選択することができ、更に、「ＧＧ１」のフォルダの配下に作成されている「ＧＧ２」のフォルダに登録されている文書等の一覧表示を表示することができる。なお、「ＧＧ２」のフォルダに登録されている文書等の一覧表示を表示する場合も、「富士太郎」が表示対象として指定した対象文書タイプの文書のみが表示される。

なお、ユーザとグループそれぞれに対象文書を指定する構成も可能であり、両者の和をとった文書タイプを対象文書とする構成も可能である。

従って、ユーザ自身で操作対象として所望する文書タイプのみを表示することが可能になる。

次に、選択部で文書の選択処理を行う際に、印刷可能な文書タイプのうち、更に、フォルダ毎に表示対象として指定された文書タイプのみを選択する場合について説明する。

印刷可能な文書タイプのうち、更に、フォルダ毎に表示対象として指定した文書タイプのみを選択する場合、選択部は、指定されたフォルダのフォルダ情報を文書格納部から読み出すとともに、そのフォルダに登録されている文書のデータを文書格納部から読み出し、フォルダ情報に基づいて各文書の文書タイプがフォルダに表示対象として指定された文書タイプであるか否か確認し、表示対象として指定した文書タイプであると確認した文書のデータのみを一覧表示作成部に渡す。

印刷可能な文書タイプのうち、更に、フォルダ毎に表示対象として指定された文書タイプのみを選択する場合、選択部で行われる図４に示すフローチャートのステップＳ４０２の文書の選択処理について図１１に示すフローチャートを参照して説明する。

フォルダ情報を読み出し（ステップＳ１１０１）、当該フォルダに格納されている文書のデータを読み出し（ステップＳ１１０２）、読み出した文書の文書タイプを確認する（ステップＳ１１０３）。ここで、フォルダに表示対象として指定された文書タイプであると確認した場合（ステップＳ１１０４でＹＥＳ）、ステップＳ１１０５に進み、フォルダに表示対象として指定された文書タイプでないと確認した場合（ステップＳ１１０４でＮＯ）、ステップＳ１１０６に進む。

フォルダに表示対象として指定された文書タイプであると確認した場合（ステップＳ１１０４でＹＥＳ）、その文書を一覧表示に表示することに決定し（ステップＳ１１０５）、ステップＳ１１０７に進む。

また、フォルダに表示対象として指定した文書タイプでないと確認した場合（ステップＳ１１０４でＮＯ）、その文書を一覧表示に表示しないことに決定し（ステップＳ１１０６）、ステップＳ１１０７に進む。

続いて、すべての文書の文書タイプの確認が終了すると（ステップＳ１１０７でＹＥＳ）、文書の選択処理を終了する。

図１２は、フォルダ情報の構造の概要の一例を示す図である。

図１２に示すように、フォルダ情報は、フォルダＩＤ、フォルダ名、対象文書タイプを属性として有する。なお、対象文書は予めフォルダの属性を設定する権限を有するユーザにより指定できるものとする。

例えば、「ＧＧ１」というフォルダに、図６に示す文書（仕様書Ｖ１、仕様書Ｖ２、仕様書Ｖ３、仕様書Ｖ４）が登録され、「ＧＧ１」のフォルダに登録されている文書の一覧表示を指示した場合、「ＧＧ１」のフォルダに表示対象として指定された対象文書タイプはＨＴＭＬファイル、テキストファイルおよびＰＤＦファイルであるため、ＨＴＭＬファイルのファイルである「仕様書Ｖ１」、テキストファイルである「仕様書２」、およびＰＤＦファイルである「仕様書Ｖ３」は一覧表示に表示され、実行ファイルである「仕様書４」は一覧表示には表示されない。

なお、対象文書の指定は、そのフォルダに登録されている文書に限って反映させる構成も可能であり、フォルダの子孫全てに反映させる構成も可能である。

次に、選択部で文書の選択処理を行う際に、印刷可能な文書タイプのうち、更に、複写機毎に表示対象として指定された文書タイプのみを選択する場合について説明する。

印刷可能な文書タイプのうち、更に、複写機毎に表示対象として指定された文書タイプのみを選択する場合、選択部は、複写機から一覧表示の指示とともに送信された複写機ＩＤに対応する複写機設定情報を複写機設定情報管理部から読み出すとともに、指定されたフォルダに登録されている文書のデータを文書格納部から読み出し、複写機設定情報に基づいて各文書の文書タイプが表示対象として指定された文書タイプであるか否か確認し、表示対象として指定した文書タイプであると確認した文書のデータのみを一覧表示作成部に渡す。

印刷可能な文書タイプのうち、更に、複写機毎に表示対象として指定された文書タイプのみを選択する場合、選択部で行われる図４に示すフローチャートのステップＳ４０２の文書の選択処理について図１３に示すフローチャートを参照して説明する。

複写機設定情報を読み出し（ステップＳ１３０１）、文書のデータを読み出し（ステップＳ１３０２）、読み出した文書の文書タイプを確認する（ステップＳ１３０３）。ここで、表示対象として指定された文書タイプであると確認した場合（ステップＳ１３０４でＹＥＳ）、ステップＳ１３０５に進み、表示対象として指定された文書タイプでないと確認した場合（ステップＳ１３０４でＮＯ）、ステップＳ１３０６に進む。

表示対象として指定された文書タイプであると確認した場合（ステップＳ１３０４でＹＥＳ）、その文書を一覧表示に表示することに決定し（ステップＳ１３０５）、ステップＳ１３０７に進む。

また、表示対象として指定された文書タイプでないと確認した場合（ステップＳ１３０４でＮＯ）、その文書を一覧表示に表示しないことに決定し（ステップＳ１３０６）、ステップＳ１３０７に進む。

続いて、すべての文書の文書タイプの確認が終了すると（ステップＳ１３０７でＹＥＳ）、文書の選択処理を終了する。

図１４は、複写機設定情報の構造の概要の一例を示す図である。

図１４に示すように、複写機設定情報は、複写機ＩＤ、複写機名、対象文書タイプを属性として有する。なお、対象文書は予め複写機設定情報の属性を設定する権限を有するユーザにより指定できるものとする。

例えば、「ＧＧ１」というフォルダに、図６に示す文書（仕様書Ｖ１、仕様書Ｖ２、仕様書Ｖ３、仕様書Ｖ４）が登録され、「複写機１」から「ＧＧ１」のフォルダに登録されている文書の一覧表示を指示した場合、「複写機１」に表示対象として指定された対象文書タイプはテキストファイルであるため、テキストファイルである「仕様書２」は一覧表示に表示され、ＨＴＭＬファイルのファイルである「仕様書Ｖ１」、ＰＤＦファイルである「仕様書Ｖ３」、および実行ファイルである「仕様書４」は一覧表示には表示されない。

次に、選択部で文書の選択処理を行う際に、印刷可能な文書タイプのうち、更に、所定のサイズ以下の文書のみを選択する場合について説明する。

印刷可能な文書タイプのうち、更に、所定のサイズ以下の文書のみを選択する場合、選択部は、指定されたフォルダに登録されている文書のデータを文書格納部から読み出し、各文書のサイズが所定のサイズ以下であるか否か確認し、所定のサイズ以下であると確認した文書のデータのみを一覧表示作成部に渡す。

印刷可能な文書タイプのうち、更に、所定のサイズ以下の文書のみを選択する場合、選択部で行われる図４に示すフローチャートのステップＳ４０２の文書の選択処理について図１５に示すフローチャートを参照して説明する。

文書のデータを読み出し（ステップＳ１５０１）、読み出した文書のサイズを確認する（ステップＳ１５０２）。ここで、所定のサイズ以下であると確認した場合（ステップＳ１５０３でＹＥＳ）、ステップＳ１５０４に進み、所定のサイズ以上であると確認した場合（ステップＳ１５０３でＮＯ）、ステップＳ１５０５に進む。

所定のサイズ以下であると確認した場合（ステップＳ１５０３でＹＥＳ）、その文書を一覧表示に表示することに決定し（ステップＳ１５０４）、ステップＳ１５０６に進む。

また、所定のサイズ以上であると確認した場合（ステップＳ１５０３でＮＯ）、その文書を一覧表示に表示しないことに決定し（ステップＳ１５０５）、ステップＳ１５０６に進む。

続いて、すべての文書の文書タイプの確認が終了すると（ステップＳ１５０６でＹＥＳ）、文書の選択処理を終了する。

例えば、「ＧＧ１」というフォルダに、図６に示す文書（仕様書Ｖ１、仕様書Ｖ２、仕様書Ｖ３、仕様書Ｖ４）が登録され、文書のサイズが３００以下である文書のみを一覧表示に表示する場合、サイズが「１２３」である「仕様書Ｖ１」、およびサイズが「２３４」である「仕様書Ｖ２」は一覧表示に表示され、サイズが「３４５」である「仕様書Ｖ３」は一覧表示には表示されない。なお、実行ファイルである「仕様書４」は、例えサイズが３００以下でも一覧表示には表示されない。

なお、サイズの制限は、文書管理システムのシステム管理者がシステム全体の制限として設定する構成も可能であり、ユーザまたはフォルダ毎に設定する構成も可能であり、また、複写機毎に対応付ける構成も可能である。

次に、選択部で文書の選択処理を行う際に、印刷可能な文書タイプのうち、更に、文書に対して印刷禁止が指定されていない文書のみを選択する場合について説明する。

印刷可能な文書タイプのうち、更に、文書に対して印刷禁止が指定されていない文書のみを選択する場合、選択部は、指定されたフォルダに登録されている文書のデータを文書格納部から読み出し、各文書の印刷禁止指定の有無を確認し、印刷禁止指定が無いと確認した文書のデータのみを一覧表示作成部に渡す。

印刷可能な文書タイプのうち、更に、文書に対して印刷禁止が指定されていない文書のみを選択する場合、選択部で行われる図４に示すフローチャートのステップＳ４０２の文書の選択処理について図１６に示すフローチャートを参照して説明する。

文書のデータを読み出し（ステップＳ１６０１）、読み出した文書の印刷禁止指定の有無を確認する（ステップＳ１６０２）。ここで、印刷禁止指定が無いと確認した場合（ステップＳ１６０３でＹＥＳ）、ステップＳ１６０４に進み、印刷禁止指定が有ると確認した場合（ステップＳ１６０３でＮＯ）、ステップＳ１６０５に進む。

印刷禁止指定が無いと確認した場合（ステップＳ１６０３でＹＥＳ）、その文書を一覧表示に表示することに決定し（ステップＳ１６０４）、ステップＳ１６０６に進む。

また、印刷禁止指定が有ると確認した場合（ステップＳ１６０３でＮＯ）、その文書を一覧表示に表示しないことに決定し（ステップＳ１６０５）、ステップＳ１６０６に進む。

続いて、すべての文書の文書タイプの確認が終了すると（ステップＳ１６０６でＹＥＳ）、文書の選択処理を終了する。

例えば、「ＧＧ１」というフォルダに、図６に示す文書（仕様書Ｖ１、仕様書Ｖ２、仕様書Ｖ３、仕様書Ｖ４）が登録され、印刷禁止指定が無い文書のみを一覧表示に表示する場合、印刷禁止指定が無い「仕様書Ｖ１」は一覧表示に表示され、印刷禁止指定が有る「仕様書２」および「仕様書Ｖ３」は一覧表示には表示されない。なお、実行ファイルである「仕様書４」は、印刷禁止指定が無くても一覧表示には表示されない。

従って、印刷禁止指定が無い文書のみが一覧表示されるので、印刷禁止文書を印刷しようとして発生するエラーを抑制することが可能になる。

なお、上述では、印刷可能／不可能な文書（または、対象である／対象ではない文書）を表示／非表示という表示形態によってユーザに提示する構成を説明してきたが、表示／非表示以外の表示形態によってユーザに提示する構成を適用することが可能である。

ここで、表示／非表示以外の表示形態によってユーザに提示する構成を適用する場合、文書管理装置１の選択部９はＩ／Ｆ１４を介して複写機２から送信された文書の一覧表示の指示を受信すると、文書管理部８を介して指定された文書のデータを読み出し、読み出した文書のデータに基づいて印刷可能／不可能な文書（または、対象である／対象ではない文書）を判別し、一覧表示作成部１１は選択部９の判別結果に基づく表示形態の一覧表示を作成するという機能的な動作を行う。

表示／非表示以外の表示形態の一覧表示の具体例として、文書名、文書に関する情報、アイコン等のサイズを異なるものにする表示形態（図１７（ａ）では、印刷可能な「仕様書Ｖ１」、「仕様書２」および「仕様書Ｖ３」と、印刷不可能な「仕様書Ｖ４」とのサイズが異なる）、アイコン、文書名、背景等をグレイアウトする／グレイアウトしないという表示形態（図１７（ｂ）では、印刷不可能な「仕様書４」の背景がグレイアウトしている）、文書名等の書体を異なるものにする表示形態、サムネイルまたはプリントプレビューを表示／非表示という表示形態、アイコンをアニメ化する／アニメ化しないという表示形態がある。

更に、表示／非表示以外の表示形態の一覧表示の具体例として、印刷する文書を選択するための手段の表示／非表示という表示形態（図１８（ａ）では、印刷可能な「仕様書Ｖ１」、「仕様書２」および「仕様書Ｖ３」にチェックボックスが表示され、印刷不可能な「仕様書Ｖ４」にチェックボックスが表示されない）がある。

更に、表示／非表示以外の表示形態の一覧表示の具体例として、印刷可能／不可能な文書を異なるページ（ペイン）に表示する表示形態、印刷可能／不可能な文書を同じページ（ペイン）内に各々の領域に表示する表示形態、印刷可能／不可能な文書をリストの上位と下位とに分割して表示する表示形態がある。

更に、表示／非表示以外の表示形態の一覧表示の具体例として、印刷可能な文書のアイコン等に印刷可能を示す印等を追加する表示形態（図１８（ｂ）では、印刷可能な「仕様書Ｖ１」、「仕様書２」および「仕様書Ｖ３」のアイコンに「印刷可」の印が追加されている）がある。

なお、上述では、文書管理装置１に文書の一覧表示を要求するのは複写機２だけの構成を説明してきたが、図１９に示すように、文書管理装置１はネットワークに接続されたＰＣ１５からの文書の一覧表示の要求を受け付け、ＰＣ１５または携帯端末等の機器に一覧表示を送信する構成も適用することが可能である。

装置の種類によって一覧表示を変える構成を適用する場合、文書管理装置１の選択部９はＩ／Ｆ１４を介して装置から送信された文書の一覧表示の指示を受信すると、指示を送信した装置に関する情報（例えば、Ｗｅｂブラウザの種類、ＩＰアドレス等）に基づいて装置の種類を識別し、例えば、ＰＣ１５または携帯端末等の機器には印刷可能な文書および印刷不可能な文書の全てを表示した一覧表示を送信し、複写機２には印刷可能な文書だけを表示した一覧表示を送信するという機能的な動作を行う。また、文書管理装置１に複数のＵＲＬ［Uniform Resource Locator］でアクセスすることを可能にし、アクセスされたＵＲＬに基づいて一覧表示を変える構成も適用することが可能である。

次に、アクセスされた装置によって文書の一覧表示を変更する場合において、文書管理装置で行われる一覧表示の作成処理について図２０に示すフローチャートを参照して説明する。

装置から文書の一覧表示の指示を受け付けると（ステップＳ２００１）、装置に関する情報に基づいてアクセスされた装置を判別し、複写機であると判別した場合（ステップＳ２００２でＹＥＳ）、ステップＳ２００３に進み、また、ＰＣまたは携帯端末等の機器であると判別した場合（ステップＳ２００２でＮＯ）、ステップＳ２００６に進む。）
複写機機であると判別した場合（ステップＳ２００２でＹＥＳ）、文書の選択処理を実施し（ステップＳ２００３）、選択された文書に基づいて一覧表示を作成し（ステップＳ２００４）、作成した一覧表示を複写機に送信し（ステップＳ２００５）、一覧表示の作成処理手順を終了する。

ＰＣまたは携帯端末等の機器であると判別した場合（ステップＳ２００２でＮＯ）、全ての文書に基づいて一覧表示を作成し（ステップＳ２００６）、作成した一覧表示をＰＣまたは携帯端末等の機器に送信し（ステップＳ２００７）、一覧表示の作成処理手順を終了する。

なお、上記実施例で説明した文書管理装置と同様の動作を行うことが可能な文書一覧表示作成プログラムを、一般的なＰＣ、サーバ等にインストールする構成でも適用可能である。

本発明を適用した文書管理システムの構成の一例を示す図である。 文書管理装置１および複写機２の機能的な構成の一例を示すブロック図である。 文書管理部で管理する文書の階層構造の概要の一例を示す図である。 複写機の表示部に文書の一覧表示を表示する際に文書管理装置で行われる一覧表示の作成処理を示すフローチャートである。 印刷形式作成部で印刷データを作成することができる文書タイプのみを表示対象として選択する場合、選択部で行われる図４に示すフローチャートのステップＳ４０２の文書の選択処理を示すフローチャートである。 文書のデータの構造の概要の一例を示す図である。 上記の場合に作成される一覧表示の表示部における表示例を示す図である。 印刷可能な文書タイプのうち、更に、ユーザ若しくはグループが表示対象として指定した文書タイプのみを表示対象として選択する場合、選択部で行われる図４に示すフローチャートのステップＳ４０２の文書の選択処理を示すフローチャートである。 ユーザ情報およびグループ情報の構造の概要の一例を示す図である。 上記の場合に作成される一覧表示の表示部における表示例を示す図である。 印刷可能な文書タイプのうち、更に、フォルダ毎に表示対象として指定された文書タイプのみを選択する場合、選択部で行われる図４に示すフローチャートのステップＳ４０２の文書の選択処理を示すフローチャートである。 フォルダ情報の構造の概要の一例を示す図である。 印刷可能な文書タイプのうち、更に、複写機毎に表示対象として指定された文書タイプのみを選択する場合、選択部で行われる図４に示すフローチャートのステップＳ４０２の文書の選択処理を示すフローチャートである。 複写機設定情報の構造の概要の一例を示す図である。 印刷可能な文書タイプのうち、更に、所定のサイズ以下の文書のみを選択する場合、選択部で行われる図４に示すフローチャートのステップＳ４０２の文書の選択処理を示すフローチャートである。 印刷可能な文書タイプのうち、更に、文書に対して印刷禁止が指定されていない文書のみを選択する場合、選択部で行われる図４に示すフローチャートのステップＳ４０２の文書の選択処理を示すフローチャートである。 表示／非表示以外の表示形態の一覧表示の具体例を示す図である。 表示／非表示以外の表示形態の一覧表示の具体例を示す図である。 本発明を適用した文書管理システムの構成の一例を示す図である。 アクセスされた装置によって文書の一覧表示を変更する場合において、文書管理装置で行われる一覧表示の作成処理を示すフローチャートである。

符号の説明

１ 文書管理装置
２ 複写機
３ 入力部
４ 表示部
５ 印刷部
６ Ｉ／Ｆ
７ 文書格納部
８ 文書管理部
９ 選択部
１０ 一覧表示作成部
１１ 印刷形式作成部
１２ ユーザ・グループ管理部
１３ 複写機設定情報管理部
１４ Ｉ／Ｆ
１５ ＰＣ

Claims (5)

1. 文書の処理を行う文書処理装置に接続する文書管理装置において、
   前記文書を格納する文書格納手段と、
   前記文書処理装置のウェブブラウザの種類に基づいて該文書処理装置の種類を識別する識別手段と、
   前記識別手段により識別された前記文書処理装置の種類が所定形式のデータを印刷する印刷手段を有する複写機であった場合に、前記文書格納手段の前記文書処理装置から指定された範囲に格納されている文書から前記所定形式のデータが作成可能な文書を一覧表示の表示対象として選択する選択手段と、
   前記識別手段により識別された前記文書処理装置の種類が前記複写機であった場合に、前記選択手段が選択した文書を対象とした一覧表示を作成し、前記識別手段により識別された前記文書処理装置の種類が前記複写機でなかった場合に、前記文書格納手段の前記文書処理装置から指定された範囲に格納されている全ての文書を対象とした一覧表示を作成する一覧表示作成手段と、
   前記一覧表示作成手段で作成した一覧表示を前記文書処理装置に送信する一覧表示送信手段と
   を具備することを特徴とする文書管理装置。
2. 前記文書処理装置で前記文書の処理を行うユーザに関するユーザ情報、または該ユーザが属するグループに関するグループ情報と、該ユーザ情報または該グループ情報に対応する文書タイプとを管理するユーザ・グループ管理手段を更に具備し、
   前記選択手段は、前記文書格納手段の前記文書処理装置から指定された範囲に格納されている文書から前記文書タイプで前記所定形式のデータが作成可能な文書を一覧表示の表示対象として選択する
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
3. 前記一覧表示作成手段は、前記文書格納手段の前記文書処理装置から指定された範囲に格納されている全ての文書を、前記選択手段が選択した文書と前記選択手段が選択しなかった文書とを異なる表示形態で表示する一覧表示を作成することを特徴とする請求項１または２記載の文書管理装置。
4. 文書の処理を行う文書処理装置に接続する文書管理装置の文書一覧表示作成方法において、
   前記文書処理装置のウェブブラウザの種類に基づいて該文書処理装置の種類を識別手段により識別し、
   該識別された文書処理装置の種類が所定形式のデータを印刷する印刷手段を有する複写機であった場合に、文書格納手段の前記文書処理装置から指定された範囲に格納されている文書から前記所定形式のデータが作成可能な文書を一覧表示の表示対象として選択手段により選択し、
   前記文書処理装置の種類が前記複写機であった場合に、前記選択手段より選択された文書を対象とし、前記文書処理装置の種類が前記複写機でなかった場合に、前記文書格納手段の前記文書処理装置から指定された範囲に格納されている全ての文書を対象とした一覧表示を一覧表示作成手段により作成し、
   該作成した一覧表示を一覧表示送信手段により前記文書処理装置に送信する
   ことを特徴とする文書管理装置の文書一覧表示作成方法。
5. 文書の処理を行う文書処理装置に接続する文書管理装置の文書一覧表示作成プログラムにおいて、
   前記文書処理装置のウェブブラウザの種類に基づいて該文書処理装置の種類を識別する処理と、
   該識別された文書処理装置の種類が所定形式のデータを印刷する印刷手段を有する複写機であった場合に、文書格納手段の前記文書処理装置から指定された範囲に格納されている文書から前記所定形式のデータが作成可能な文書を一覧表示の表示対象として選択する処理と、
   前記文書処理装置の種類が前記複写機であった場合に、前記選択した文書を対象とし、前記文書処理装置の種類が前記複写機でなかった場合に、前記文書格納手段の前記文書処理装置から指定された範囲に格納されている全ての文書を対象とした一覧表示を作成する処理と、
   該作成した一覧表示を前記文書処理装置に送信する処理と
   をコンピュータに動作させることを特徴とする文書管理装置の文書一覧表示作成プログラム。

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