JP4715413B2 - 文書管理装置及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、配布される文書について、文書の回収、廃棄等の処分状況を管理する文書管理装置及びプログラムに関する。

ユーザの情報の伝達と保管をサポートする画像文書回覧装置が特許文献１に開示されている。また、特許文献２には、複数の配布先へ出力を配布する場合に、配布した出力や配布先の管理を行う画像出力システムが開示されている。

特開平７−１７７２７７号公報

特開２００１−１８６２８７号公報

機密性を有する文書の場合、例えば社内で配布しても最終的には廃棄、回収等の処分がされることが好ましい。しかしながら従来技術では、機密性を有する文書であっても、廃棄、回収等、どのような処分がなされているかを把握することができないという問題点があった。

本発明は係る問題点に鑑みてなされたものであって、文書の処分状況を適切に把握することができる文書管理装置及びプログラムを提供することを目的としている。

上記の問題点を解決するために、本発明に係る文書管理装置は、文書のデータが格納されるデータ格納手段と、前記文書のデータと関連付けて前記文書の識別子が格納される識別子記憶手段と、文書配布後の処分状況を示す処分情報が格納される処分情報記憶手段と、前記処分情報記憶手段に格納された処分情報とは異なる処分情報の入力を受け付けることが可能な受付手段と、文書が印刷された原稿媒体を光学的に読み取って得た、前記識別子が取り出し可能に含まれた画像データの情報を取得する情報取得手段と、前記情報取得手段により取得した画像データの情報から識別子を取り出す識別子取り出し手段と、前記識別子取り出し手段により取り出した識別子に基づいて前記データ格納手段から文書のデータを取得する文書データ取得手段と、前記情報取得手段により取得した画像データと前記文書データ取得手段により取得した文書のデータとから、両者の同一性を判定する同一性判定手段と、前記処分情報記憶手段に格納された処分情報と異なる処分情報の入力を前記受付手段により受け付けた場合において、前記情報取得手段により取得した画像データと前記文書データ取得手段により取得した文書のデータとに同一性があると前記同一性判定手段が判定したときに、前記取り出された識別子の文書と対応して前記処分情報記憶手段に格納されている処分情報を更新する処分情報更新手段とを備えることを特徴としている。

本発明の構成では、文書が印刷された原稿媒体から情報取得手段によって得た情報から識別子が抽出された場合に、処分状況を示す情報を更新する。そのため、文書がどのように処分されているかを適切に管理することができる。また、例えば情報取得手段が読み取った原稿媒体に抜けがあった場合などに機密性を有する文書が完全に回収されない、といった事態に発生を防止できる。もっとも回収が完全であるか否かの判別には、読み取った原稿媒体の枚数をカウントするような形態も可能である。前記処分情報は、文書が配布先に存在しなくなったとして設定される情報を含む構成とすることができる。例えば、回収されたとして設定される情報や、廃棄されたとして設定される情報などを含む構成とすることができる。

例えば機密情報漏えい等の問題が発生した場合、当該機密情報を記載した文書がどのように処分されていたかが問題となる可能性も有るが、文書の処分状況を確認するには、文書配布先との間での電話連絡、メールのやりとり等を行う必要があり、これは顧客や構成員の多い大組織では極めて煩雑である。また、実際にシュレッダー等での廃棄作業を行う作業者は文書の内容など知らないことも多く、この場合、後になって廃棄されたのか紛失したのかを判別することは極めて困難であるが、本発明の文書管理装置によれば、そのような問題の発生を抑制することができる。

なお、文書の識別子は、文書管理装置の側で付与することもできるし、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置からデータを送信して印刷を要求する場合には、情報処理装置の側で付与することもできる。もっとも、重複を避ける必要があるため、外部で設定された識別子が重複した場合には、その旨のメッセージを表示して再設定を促したり、識別子を変更する構成とすることもできる。

前記文書管理装置は、文書の配布先を示す情報を取得する配布先情報取得手段を備え、前記処分情報記憶手段は、前記配布先が複数ある場合に配布先ごとに文書の配布後の処分状況を示す処分情報を記憶する構成とすることができる。

前記文書管理装置は、配布後の文書の処分期限の設定入力を受け付ける期限設定受付手段を備える構成とすることができる。ここで、前記期限設定受付手段は、文書が複数のページを含む場合にページごとに処分期限の設定入力を受け付ける構成とすることができる。

前記情報取得手段は、原稿媒体を読み取る読取手段から、原稿媒体を読み取って得た情報を取得する構成とすることができる。原稿媒体を読み取って得た情報には、記録シート等の原稿媒体上の画像を読み取って得た画像データに限らず、例えば原稿媒体にＩＣチップが搭載されているような場合、ＩＣチップに記録された情報を取得するような形態も考えられる。前記文書管理装置が前記読取手段を備える構成とすることができるが、読取手段は、例えばネットワーク、ケーブル等で接続される外部装置に備える構成とすることもできる。

前記処分情報更新手段は、文書が複数のページを含む場合に、前記読取手段により、文書が印刷された原稿媒体の少なくとも１枚が読み取られた場合に、前記処分情報を更新する構成とすることができる他、前記処分情報更新手段は、文書が複数のページを含む場合に、前記読取手段により、文書が印刷された原稿媒体の全部が読み取られた場合に、前記処分情報を更新する構成とすることもできる。

前記情報取得手段は、原稿媒体を光電的に読み取って得た画像データを取得し、前記文書管理装置は、文書のデータと当該文書の識別子とから印刷用データを生成するデータ合成手段と、前記印刷用データに基づいて、原稿媒体上に文書を印刷する画像形成手段とを備える構成とすることができる。

データ合成手段による合成の形態は任意であり、識別子が可視となるように印刷することもできるし、電子透かし等により、必ずしも識別子が可視でないような形態の合成も可能である。

前記処分情報更新手段は、全ての配布先について、配布された文書が配布先に存在しなくなった旨を示すように処分情報が更新された後は、当該文書に対応して前記識別子記憶手段に格納された識別子の情報を削除する構成とすることができる。ここで、前記文書管理装置は、前記処分情報記憶手段に格納された処分情報が削除された文書について、当該文書の内容を含むファイルを削除する文書ファイル削除手段を備える構成とすれば、例えば機密性を有する文書のファイルが装置内に残ることがない。

本発明に係るプログラムは、プロセッサを備える情報処理装置にインストールされ、接続された画像形成装置に対し、データを送信して画像の形成を要求するプログラムであって、本発明に係る文書管理装置による文書管理の対象とするか否かを設定する設定処理と、前記設定処理で設定された内容を前記画像形成装置に送信する送信処理とを前記プロセッサに実行させることを特徴としている。

本プログラムは、本発明に係る文書管理装置を利用するに際し、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置にインストールされる。送信処理には、プロセッサ及び本発明のプログラムだけでなく、一部専用ハードウェアや通信ソフトウェアが利用されてよい。また、本発明に係るプログラムは、各種記録媒体に記録された状態で市場に流通するほか、インターネット等の各種ネットワークを介して市場に供給される場合も有る。

本発明に係る文書管理装置等によると、文書の回収、廃棄等の処分状況を適切に管理することができるという効果を奏する。

以下、本発明の実施の形態について、図面を参照しながら説明する。
（１）文書管理システムの構成
図１は、本実施の形態における文書管理システムの構成の一例を示す図である。文書管理システムは、ＭＦＰ（マルチ・ファンクション・ペリフェラル）１００とＰＣ（パーソナルコンピュータ）３１Ａ、３１Ｂとが、ＬＡＮ等のネットワーク５００を介して接続されて構成されている。ネットワーク５００へのＭＦＰ及びＰＣの接続台数は任意である。ＰＣ３１Ａ、３１Ｂには、ＭＦＰ１００にジョブを投入して、画像を形成させるドライバプログラムがインストールされており、ＰＣ３１Ａ、３１Ｂから、当該ＰＣ上でワープロその他のアプリケーションソフトウェアを用いて作成、編集等した画像データをＭＦＰ１００にプリントさせることができる。本実施の形態ではＰＣ３１Ａ及び３１Ｂは同様の機能を備えており、いずれもＭＦＰ１００に同様の処理を実行させることができるものとする。以下の説明では、ＰＣ３１Ａを用いる場合と例とし、また、単に「ＰＣ３１」と称して説明する。

本実施の形態のＭＦＰ１００は、コピー、ネットワークプリンティング、スキャナ、ＦＡＸ、またはドキュメントサーバなどの機能を集約した画像形成装置である。複合機と呼ばれることもある。もっとも、本実施の形態の文書管理に用いる画像形成装置はＭＦＰに限定されず、デジタル複写機でも適用可能であるし、プリンタとスキャナとを別の装置として構成することもできる。ＰＣ３１の替わりに、携帯情報端末、ＦＡＸ装置等を用いる実施の形態も可能である。ネットワーク５００の一例としてのＬＡＮは、有線、無線を問わない。またＬＡＮ以外に電話回線等を用いた各種ネットワークを用いることもできるし、ネットワークに限らず専用ケーブルで接続する形態も可能である。

（２）ＭＦＰ１００の構成
図２は、本実施の形態のＭＦＰ１００の外観の一例を示す図である。また、図３は、本実施の形態のＭＦＰ１００におけるハードウェア構成の一例を示す図である。ＭＦＰ１００は、操作部１１、ディスプレイ部１２、スキャナ部１３、プリンタ部１４、通信インタフェース１６、ドキュメントフィーダ１７、給紙装置１８、トレイ１９（図２参照）、ＣＰＵ２０、ＲＯＭ２１、ＲＡＭ２２、およびハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２３などによって構成される。

操作部１１は、数字、文字、および記号などを入力するための複数のキー、押下されたキーを認識するセンサ、および認識したキーを示す信号をＣＰＵ２０に送信する送信用回路などによって構成される。

ディスプレイ部１２は、ユーザに対してメッセージを表示する画面、ユーザが設定内容や処理内容を入力する画面、ＭＦＰ１００で実行された処理の結果を表示する画面などを表示する。本実施の形態では、ディスプレイ部１２として液晶タッチパネルが用いられる。したがって、ディスプレイ部１２は、ユーザが指で触れたタッチパネル上の位置を検知し、検知結果を示す信号をＣＰＵ２０に送信する機能を備えている。

スキャナ部１３は、原稿上の画像を光電的に読み取ってデジタルの画像データ（ここでは、ＲＧＢまたはブラックの濃度を表す濃度データ）を生成する。このようにして得られた画像データは、プリンタ部１４において印刷のために用いられる。または、ＪＰＥＧ形式、ＰＤＦ形式、ＴＩＦＦ形式などのフォーマットのファイルに変換されてハードディスク２３に記憶され、またはＰＣ３１等のデバイスに送信される。ドキュメントフィーダ１７は、ＭＦＰ１００の本体上部に設けられており、１枚または複数枚の原稿をスキャナ部１３に順次搬送するために用いられる。

プリンタ部１４は、スキャナ部１３にて読み取られた画像、ＰＣ３１等から送信されてきた画像データの画像を、用紙またはフイルムなどの記録シートに印刷する。給紙装置１８は、ＭＦＰ１００本体下部に設けられており、印刷対象の画像に適した記録シートをプリンタ部１４に供給するために用いられる。プリンタ部１４によって画像が印刷された記録シートはトレイ１９に排出される。通信インタフェース１６は、ネットワーク５００、電話回線等を介してＰＣ３１等の外部装置とデータの送受信を行うための装置である。通信インタフェース１６として、例えばＮＩＣ（ネットワーク・インタフェース・カード）、ＴＡ（ターミナル・アダプタ）を用いることができる。

（３）文書管理装置の構成
本実施の形態の文書管理装置の機能は、ＭＦＰ１００においては、ＲＯＭ２１に格納されたプログラム、ハードディスク２３に格納され、ＲＡＭ２２にロードされたプログラムがＣＰＵ２０上で動作すること等により実現される。例えば画像処理などの機能についてはＤＳＰ（ディジタル・シグナル・プロセッサ）等の専用のハードウェアを用いて実現することが好ましい場合もある。以下、ＭＦＰ１００において文書管理装置の機能を実現する部分について説明する。図４は、ＭＦＰ１００にインストールされた文書管理装置の機能的構成の一例を示すブロック図である。

ＭＦＰ１００には、表示内容制御部２０１、入力取得部２０２、管理対象文書判別部２０３、識別子付与部２０４、画像データ合成部２０５、識別子抽出部２０６、文書情報管理部２０７、文書情報格納部２２１、文書データ格納部２２２を備えている。文書情報格納部２２１、文書データ格納部２２２は、例えばハードディスク２３内に設けることができる。

本実施の形態の文書管理装置では、管理対象文書（例えば機密性を有する文書、顧客の個人情報が記載された文書など、廃棄、回収などの処分状況を管理すべき対象となる文書）について識別子を付与し、識別子と画像データとを合成してプリントする。廃棄、回収が行われる際には、その旨の指定とともに原稿をスキャナ部１３で読み取り、文書の同一性を確認した上で、管理されている処分状況に関する情報を更新することにより、文書を管理する。以下、図４に示した各部の処理内容等について説明する。

表示内容制御部２０１は、ディスプレイ部１２への表示内容を決定する。入力取得部２０２は、操作部１１（タッチパネルを含む。）を介するユーザからの入力内容を取得する。管理対象文書判別部２０３は、ＰＣ３１等の外部装置からプリントを要求された画像データ、スキャナ部１３で読み取られた画像データが、本実施の形態の文書管理装置の管理対象であるか否かを判別する。本実施の形態では、ＰＣ３１等でプリントを指示する際の管理対象文書とする旨の指定、又は操作部１１を介する指定を受けて判別を行う。管理対象文書である旨を表す入力には、管理対象文書として配布する旨の指定、及び、管理対象文書を廃棄、回収する旨の処分状況の指定を含む。

識別子付与部２０４は、管理対象である文書に識別子を付与する。画像データ合成部２０５は、プリント対象文書の画像データと付与された識別子とを合成してプリント用画像データを生成する。合成の方法は任意であり、識別子が可視の状態でプリントされるような方法も可能であるし、電子透かしのような形態で合成することもできる。

識別子抽出部２０６は、上記したように、文書を廃棄、回収する旨の指定を受けてスキャナ部１３で文書が読み取られた場合に、文書を読み取って得た画像データから識別子を抽出する。文書情報管理部２０７は、文書情報格納部２２１に格納された文書情報の追加、更新、削除等の管理を行う。なお、文書データ格納部２２２には、文書の画像ファイルが格納される。

図５は、文書情報格納部２２１に格納される文書情報の内容の一例を示す図である。同図の例では、識別子付与部２０４によって付与された文書識別子、配布情報としての配布者コード、配布先コード、画像データのファイル名、処分期限、入力方法、文書の処分情報として、処分状況、処分日付、及び処分が適切になされているか否かの判定が格納されている。

文書識別子のフォーマットは任意であり、文書ごとにユニークな情報であればよい。配布者コード、配布先コードとしては、例えばそれぞれ配布者、配布先の従業員コード等を用いることができるが、これに限定されず、配布者及び配布先を識別することができれば、どのようなコードを用いてもよい。

本実施の形態では画像データのファイル名を保持しており、ファイルは別途ハードディスク２３に格納する形態としている。処分期限は、管理対象文書について回収、廃棄等の処分がなされるべき期限であり、配布者が文書の配布を指示する際に指定する。配布先ごとに異なる処分期限を設定することが可能である。入力方法は、回収、廃棄等の処分を指示する際の原稿の入力方法であり、文書が複数のページを含む場合、例えば、原稿のいずれか１枚をスキャナ部１３で読み取ることで入力可能としたり（１枚スキャン）、原稿の全部をスキャナ部１３で読み取ることで入力する（全てスキャン）設定が可能である。スキャナ部１３で入力された原稿の画像データは、配布情報に含まれるファイルの画像データと比較され、これにより配布された文書と処分される文書との同一性が判定される。

処分状況は、文書の処分状況を示す情報であり、配布された状態であれば「配布済」、回収する旨、廃棄する旨の入力処理が適切になされた場合には「回収済」、「廃棄済」といった情報が格納される。なお、同図の例では、例えば廃棄する旨の入力がなされたが画像データの同一性が認定されなかった場合「廃棄試行」という情報を格納している。回収の場合も同様に「回収試行」を格納することができる。再度回収、廃棄の入力が適切になされた場合には、「回収済」、「廃棄済」に更新することができる。

処分日付としては、処分状況が「配布済」の文書については配布日付、「回収済」、「廃棄済」の文書については回収、廃棄の入力がなされた日付、「回収試行」、「廃棄試行」の場合には、同一性は認定されなくとも、処分のための文書入力が試行された日付が格納される。以上より、判定の欄には、「回収済」、「廃棄済」の文書については「○」（同一性を有する文書が回収、又は廃棄されたことを示す）が格納され、「回収試行」、「廃棄試行」の文書については「×」が格納される。

（４）文書管理装置の処理内容（管理対象文書のプリント処理）
次に、本実施の形態の文書管理装置の処理内容について説明する。図６は、文書管理装置の適用例としてのＭＦＰ１００の処理内容の一例について説明するためのフローチャートである。

ＭＦＰ１００では、まずディスプレイ部１２に初期画面を表示する（Ｓ１０１）。図７は、初期画面の一例を示す図である。以下、同図を参照しながら、本実施の形態の操作部１１及びディスプレイ部１２の表示について説明する。操作部１１には、スタートボタン３０１、テンキー３０２、クリアキー３０３、ストップボタン３０４、パネルリセットボタン３０５、コピーボタン３０６、スキャンボタン３０７、ＦＡＸボタン３０８が配されている。ディスプレイ部１２には、設定画面領域３１１が配されている。

スタートボタン３０１は、コピー、ＦＡＸ送信等の動作を開始させる際に用いられる。テンキー３０２は、コピー枚数等の数値を入力する際に用いられる。クリアキー３０３は、入力された数値のクリア等に用いる。ストップボタン３０４は、コピー、スキャン動作などの停止を指示する際に用いられる。パネルリセットボタン３０５は、設定されている動作モードをキャンセルし、ディスプレイ部１２の表示を初期画面に戻す場合に用いられる。

コピーボタン３０６、スキャンボタン３０７、ＦＡＸボタン３０８は、ＭＦＰ１をコピー、スキャン、ＦＡＸのいずれの動作モードで動作させるかを設定するための選択ボタンである。コピーボタン３０６を押下した場合、ＭＦＰ１は複写機として使用可能となる。

この際、ディスプレイ部１２の設定画面領域３１１には、コピー動作に対する各種設定を行うための表示がなされる。設定画面領域３１１に表示されている各種ボタンを押下することにより、さらに詳細な設定を行うための階層画面が表示される。各種設定を行った後、原稿をセットしてスタートボタン３０１を押下することにより、コピー動作が開始される。

スキャンボタン３０７を押下した場合、ＭＦＰ１はスキャナとして使用可能となる。この際、設定画面領域３１１には、スキャン動作に対する各種設定を行うための表示がなされる。設定終了後、原稿をセットしてスタートボタン３０１を押下することにより、スキャン動作が開始される。

ＦＡＸボタン３０８を押下した場合、ＭＦＰ１はＦＡＸ送信機として使用可能となる。この際、設定画面領域３１１には、ＦＡＸ送信動作に対する各種設定を行うための表示がなされる。設定終了後、原稿をセットしてスタートボタン３０１を押下することにより、ＦＡＸ送信動作が開始される。

なお、コピーボタン３０６、スキャンボタン３０７、ＦＡＸボタン３０８は、いずれか一つを選択すると、自動的に他のボタンは非選択状態となる。本実施の形態では、以上に加えて、文書管理装置の動作を指示するボタンが配されている。即ち、配布ボタン３２１、回収ボタン３２２、廃棄ボタン３２３、確認ボタン３２４が配されている。

配布ボタン３２１は、例えばコピーボタン３０６と同時に指定することができ、管理対象文書として配布する文書をプリントする際に押下する。配布ボタン３２１が押下された場合、スキャナ部１３で原稿を読み取って得た画像データと、前記識別子付与部２０４で付与された文書識別子とが合成されてプリントされる。

回収ボタン３２２は、例えば文書を回収する旨を文書管理装置に入力する際に指定する。スキャンボタン３０７と同時に指定するようにしてもよく、回収ボタン３２２が押下された場合に自動的にスキャンボタン３０７がオン状態となるようにしてもよい。回収ボタン３２２が指定された状態でスキャナ部１３に原稿をセットし、スタートボタン３０１を押下すると、識別子抽出部２０６が、原稿を読み取って得た画像データから識別子を抽出し、当該識別子に対応して文書情報格納部２１１に格納された文書の処分状況情報が「回収済」、「回収試行」等に更新される。なお、実際に文書を回収する処理は、配布元ユーザと配布先ユーザとの間で行われる必要がある。

廃棄ボタン３２３は、例えば文書を廃棄する旨を文書管理装置に入力する際に指定する。スキャンボタン３０７と同時に指定するようにしてもよく、廃棄ボタン３２３が押下された場合に自動的にスキャンボタン３０７がオン状態となるようにしてもよい。廃棄ボタン３２３が指定された状態でスキャナ部１３に原稿をセットし、スタートボタン３０１を押下すると、識別子抽出部２０６が、原稿を読み取って得た画像データから識別子を抽出し、当該識別子に対応して文書情報格納部２１１に格納された文書の処分状況情報が「廃棄済」、「廃棄試行」等に更新される。なお、実際に文書を廃棄する処理は、配布先ユーザが行う必要がある。

確認ボタン３２４は、文書の処分状況を確認したい場合に指定される。確認ボタン３２４が押下された際には、例えばディスプレイ部１２に文書識別子を入力する画面が表示され、ユーザが文書識別子を入力してスタートボタン３０１を押下すると、当該文書の処分状況をディスプレイ部１２に表示させる。

図６のフローチャートに戻って、ＭＦＰ１００では、文書が入力されたか否かを判定する（Ｓ１０２）。文書の入力方法としては、スキャナ部１３での原稿の読み取り、ＰＣ３１等の外部装置から画像データを送信してのプリント要求、ハードディスク２３からの画像データの読み出し、メールに添付された画像データの抽出等がある。その他、不図示の各種インタフェース（セントロニクス、ＵＳＢ、カードリーダライタ等）を介して、メモリカード、ＵＳＢメモリ等の情報記録媒体や外部装置から画像データを取得することもできる。

文書が入力された場合には（Ｓ１０２：ＹＥＳ）、管理対象文書であるか否かを判定する（Ｓ１０３）。ここでは、対象文書の配布を行う際の処理であるから、配布ボタン３２１が指定されているか否か、あるいは外部から入力された画像データに、管理対象文書としてプリントされるべき旨の情報がセットされているか否かが判定される。管理対象文書の場合には（Ｓ１０３：ＹＥＳ）、設定情報を取得する（Ｓ１０４）。設定情報とは、上記配布先コード、処分期限など、文書情報格納部２１１に格納される情報である。

図８は、例えばＰＣ３１からＭＦＰ１００にプリントを要求する際にＰＣ３１で表示するウィンドウの例を示す図である。同図（ａ）に示されるように、プリント指示ウィンドウで管理対処文書とするか否かを設定するようにすれば、当該設定をＭＦＰ１００側で取得することができる。管理対象とする旨の指定がされた場合、設定情報入力ボタン４０１を押下すると、例えば同図（ｂ）に一例が示されるようなウィンドウを表示する。配布先を複数設定する場合には、配布先追加ボタン４０２を押下する。

図９は、ＭＦＰ１００側で設定情報を入力する際にディスプレイ部１２に表示される画面の一例を示す図である。同図の画面は、例えば配布ボタン３２１が押下され、スキャナ部１３で原稿を読み取った後に表示することができる。設定情報の入力方法は上記と同様であり、配布先を追加する場合には配布先追加ボタン３１２を押下すればよい。なお、配布者コードは、ユーザ認証を経てログインした場合には、ユーザＩＤから取得、あるいはユーザＩＤを入力するようにしてもよい。

次に、識別子付与部２０４が文書に識別子を付与する（Ｓ１０５）。そして、付与された識別子と、プリント対象の画像データの合成処理を行う（Ｓ１０６）。この際に合成処理の方法は任意であり、プリントし、配布された文書を再度スキャナ部１３で読み取った際に抽出可能な形態であればよい。文書識別子が可視の状態に印字されるような形態で合成すれば、管理対象文書であることが認識可能であるというメリットがあるが、必ずしも可視とする必要はなく、電子透かし等に埋め込むような形態でも構わない。

画像データ合成処理の後にプリンタ部１４によるプリント処理を実行する（Ｓ１０７）。プリント処理においては、配布先が複数設定されている場合には、配布先分の部数を自動的にプリントする。この際、前記画像データ合成処理において文書識別子だけでなく配布先コードも同様に画像データと合成して、配布先ごとにプリントするようにしてもよい。

その後、文書情報格納部２２１に文書情報を追加して格納する（Ｓ１０８）。この際には、前記図８に例示したウィンドウや、図９に例示した画面を介して設定した配布者コード、配布先コード、処分期限、入力方法が、ＭＦＰ１００の文書情報格納部２２１に格納される。この際に、配布日付、処分日付、ファイル名等も併せて格納する。スキャナ部１３で読み取った原稿の場合、ファイル名は文書識別子と同一としてもよく、既にＭＦＰ１００内に存在するファイルをプリントする場合以外には、入力された画像データのファイルを文書データ格納部２２２に格納する。なお、ファイル名と併せてファイルの所在を示すパス名を格納することもできる。以上により管理対象文書のプリント処理が終了する。

（５）文書管理装置の処理内容（管理対象文書の処分状況管理処理）
次に、配布された管理対象文書の回収、廃棄など、処分状況を管理する場合の文書管理装置の処理内容について説明する。図１０は、文書の処分状況管理処理の内容の一例について説明するためのフローチャートである。

図６の例と同様に初期画面を表示し（Ｓ２０１）、回収、廃棄の指示を受け付ける（Ｓ２０２）。回収、廃棄は、上記した回収ボタン３２２、又は廃棄ボタン３２３をオン状態とすることで指示する。回収ボタン３２２、廃棄ボタン３２３のいずれかが押下された後、スキャナ部１３に原稿がセットされ、スタートボタン３０１が押下されたことを検出して（Ｓ２０３：ＹＥＳ）、原稿の読み取りを行う（Ｓ２０４）。

そして原稿を読み取って得た画像データから識別子を抽出する（Ｓ２０５）。識別子が可視の状態で印刷されている場合には、文字認識で抽出することができるし、電子透かしの状態で埋め込まれている場合には、埋込の方法に併せて識別子を抽出する。識別子を抽出すると、当該識別子をキーとして文書情報管理部２２１から文書情報を取得し、さらに当該文書の画像データを取得する（Ｓ２０６）。ここでの画像データは、例えば配布の際に文書データ管理部２２２に格納されたファイルから取得することができる。

ここで、ＭＦＰ１００では、配布先の入力画面をディスプレイ部１２に表示する。図１１は、配布先入力画面の一例を示す図である。このように配布先の入力を求めるのは、図５に示されるように回収、廃棄等の処分情報が配布先ごとに管理されるからである。この画面でユーザが配布先コードを入力し、ＯＫボタンを押下すると、画像データの比較処理を行う（Ｓ２０９）。画像データの比較処理とは、管理対象文書の同一性を判別するためのものであり、ステップＳ２０６にて取得された配布の際の画像データと、回収、廃棄の際にスキャナ部１３で読み取られた画像データとを比較する。もっとも、電子透かしなど、文書識別子が不可視の状態で埋め込まれているような場合には、識別子が抽出されたことをもって同一性が確保されたと判断することも可能であり、その場合には本ステップでの比較処理は省略することもできる。

さて、画像データ比較の結果、同一性が確認できた場合（Ｓ２０９：ＹＥＳ）には、図５の処分状況を「回収済」、若しくは「廃棄済」と設定する（Ｓ２１０）。回収、廃棄処分が試行されたが文書の同一性が確認できなかった場合（Ｓ２０９：ＮＯ）には、処分状況を「回収試行」、若しくは「廃棄試行」と設定する（Ｓ２１１）。ここで、配布した文書と読み取った文書とが一致しない旨のメッセージや、再度の原稿セットを促すようなメッセージ等をディスプレイ部１２に表示することもできる。そして、文書情報管理部２０７が、文書情報管理部２２１に格納さている文書情報（処分情報）を更新する（Ｓ２１２）。この際の日付が処分日付として格納され、また、ステップＳ２０９の判定結果が、判定フィールドに格納される。

以上に説明したように、本実施の形態の文書管理情報では、文書の回収、廃棄を行う際に配布された文書をスキャナ部１３で読み取り、文書の同一性を確認した上で文書の処分状況を示す情報を更新する。従って、配布された文書が回収、廃棄された旨を適切に管理することができ、機密性を有する文書の管理に特に有効である。また、廃棄された文書が、後日となって紛失、盗難等と区別が付かなくなるといったことが無くなり、特に構成員の多い大組織での文書管理に適用されれば、その実用的効果は極めて大きい。なお、処分状況は、確認ボタン３２４を押下することにより随時参照することができる。図１２は、処分状況確認画面の一例を示す図である。

（変形例）
以上、本発明の実施の形態について説明したが、本発明の内容が上記実施の形態において説明された具体例によって限定されないことは勿論であり、例えば、以下のような変形例を実施することもできる。

（１）上記実施の形態では、文書単位で識別子を付与して処分期限等を管理したが、文書が複数のページを含む場合、ページごとに回収期限を設定することも可能であるし、ページごとに処分状況を管理することもできる。

（２）上記実施の形態では、ＭＦＰ１００に識別子付与部２０４を設けて文書識別子を付与する構成としたが、文書識別子はＭＦＰ１００、又はＰＣ３１でユーザが入力する構成とすることもできる。この際、識別子の重複を避けるため、文書情報格納部２２１の内容を参照して、重複する場合に識別子の変更を促す構成としてもよい。また、ユーザが入力した識別子に、例えばユーザ名を付加するようにして、重複の可能性を減少させる構成とすることもできる。

（３）上記実施の形態では、ＭＦＰ１００に識別子抽出部２０６を設けて、原稿を読み取って得た画像データから文書識別子を抽出する構成としたが、回収、廃棄等の際、文書識別子をユーザが入力する構成としてもよい。

（４）上記実施の形態では、回収、廃棄等された後も、文書情報格納部２２１の内容を保持する構成とした。この構成は、後日、廃棄と紛失の区別がつかない場合がある、という問題の発生を抑制するには有効であるが、回収、廃棄等された後は、文書情報格納部２２１から当該文書識別子の情報を削除する構成も可能である。またこの際、画像データも併せて削除する構成とすれば、機密性を有する文書のデータが残ることがない。複数の配布先が設定されている場合には、全ての配布先で回収等の処分がされた後に画像データを削除する構成とすることができる。

文書情報格納部２２１内の情報、文書の画像データ（画像データファイル）を削除するか否かを切り替えることが可能な構成とすることもできる。例えば、図１３に例示したようなウィンドウ画面をＰＣ３１で表示し、回収、廃棄後の処理を指定するようにすることができる。ＭＦＰ１００側で同様の画面をディスプレイ部１２に表示することも可能である。この構成では、ＭＦＰの設置場所、設置目的、ユーザの業種等によって、回収、廃棄後の画像データの取扱が異なるといった場合に対応することが可能となる。

（５）上記実施の形態では、文書管理装置をスキャナ部１３を備えるＭＦＰに適用したが、スキャナ部を備える装置に限らず適用することは可能である。即ち、有線、無線のネットワーク、ケーブル等を介して別途接続されたスキャナで記録シートを読み取って得た画像データを、文書管理装置側で取得する構成でも実施することができる。

（６）上記実施の形態では、文書のデータと文書の識別子とを合成して印刷用データを生成した。これは、文書の回収、廃棄の際にスキャナ部１３で文書を読み取って画像データを取得し、画像データから識別子を抽出する場合には好適であるが、必ずしも文書のデータと文書の識別子とを合成しない実施形態も可能である。

即ち、近年、入場券にも、０．４ｍｍ角の超小型ＩＣチップが埋め込まれるようになっており、記録紙等の記録シートにＩＣチップを埋め込んだものが広く普及する光景も現実味を帯びている。この場合、文書の識別子をＩＣチップに記憶させることも可能であり、回収、廃棄に際してＩＣチップから識別子を読み取ることも可能であるため、必ずしも文書のデータと識別子とを合成する必要がない。

（７）上記実施の形態では、図５に示すように処分情報として処分日付を記憶するようにしたが、処分日付に加えて処分時刻も記憶するようにしてもよい。この際には回収、廃棄される原稿が例えばスキャナ部１３で読み取られた時刻を取得して、文書情報格納部２２１に格納するようにすればよい。

本発明は、例えば、文書管理装置に適用することができる。

本発明の実施の形態における文書管理システムの構成の一例を示す図である。 ＭＦＰ１００の外観の一例を示す図である。 ＭＦＰ１００におけるハードウェア構成の一例を示す図である。 ＭＦＰ１００にインストールされた文書管理装置の機能的構成の一例を示すブロック図である。 文書情報格納部２２１に格納される文書情報の内容の一例を示す図である。 ＭＦＰ１００の処理内容の一例について説明するためのフローチャートである。 初期画面の一例を示す図である。 ＰＣ３１からＭＦＰ１００にプリントを要求する際にＰＣ３１で表示するウィンドウの例を示す図である。 ＭＦＰ１００側で設定情報を入力する際にディスプレイ部１２に表示される画面の一例を示す図である。 文書の処分状況管理処理の内容の一例について説明するためのフローチャートである。 配布先入力画面の一例を示す図である。 処分状況確認画面の一例を示す図である。 文書処分後の文書情報、画像データの削除を行うか否かを指定する画面の一例を示す図である。

符号の説明

１１ 操作部
１２ ディスプレイ部
１３ スキャナ部
１４ プリンタ部
１６ 通信インタフェース
１７ ドキュメントフィーダ
１８ 給紙装置
１９ トレイ
２０ ＣＰＵ
２１ ＲＯＭ
２２ ＲＡＭ
２３ ハードディスクドライブ
３１ パーソナルコンピュータ（ＰＣ）
１００ ＭＦＰ
２０１ 表示内容制御部
２０２ 入力取得部
２０３ 管理対象文書判別部
２０４ 識別子付与部
２０５ 画像データ合成部
２０６ 識別子抽出部
２０７ 文書情報管理部
２２１ 文書情報格納部
２２２ 文書データ管理部
３２１ 配布ボタン
３２２ 回収ボタン
３２３ 廃棄ボタン
３２４ 確認ボタン
５００ ネットワーク

Claims (13)

1. 文書のデータが格納されるデータ格納手段と、
   前記文書のデータと関連付けて前記文書の識別子が格納される識別子記憶手段と、
   文書の配布後の処分状況を示す処分情報が格納される処分情報記憶手段と、
   前記処分情報記憶手段に格納された処分情報とは異なる処分情報の入力を受け付けることが可能な受付手段と、
   文書が印刷された原稿媒体を光学的に読み取って得た、前記識別子が取り出し可能に含まれた画像データの情報を取得する情報取得手段と、
   前記情報取得手段により取得した画像データの情報から識別子を取り出す識別子取り出し手段と、
   前記識別子取り出し手段により取り出した識別子に基づいて前記データ格納手段から文書のデータを取得する文書データ取得手段と、
   前記情報取得手段により取得した画像データと前記文書データ取得手段により取得した文書のデータとから、両者の同一性を判定する同一性判定手段と、
   前記処分情報記憶手段に格納された処分情報と異なる処分情報の入力を前記受付手段により受け付けた場合において、前記情報取得手段により取得した画像データと前記文書データ取得手段により取得した文書のデータとに同一性があると前記同一性判定手段が判定したときに、前記取り出された識別子の文書と対応して前記処分情報記憶手段に格納されている処分情報を更新する処分情報更新手段とを備える
   ことを特徴とする文書管理装置。
2. 前記処分情報は、文書が配布先に存在しなくなったとして設定される情報を含む
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記文書管理装置は、
   文書の配布先を示す情報を取得する配布先情報取得手段を備え、
   前記処分情報記憶手段は、
   前記配布先が複数ある場合に配布先ごとに文書の配布後の処分状況を示す処分情報を記憶する
   ことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理装置。
4. 前記文書管理装置は、
   配布後の文書の処分期限の設定入力を受け付ける期限設定受付手段を備える
   ことを特徴とする請求項１から３のいずれかに記載の文書管理装置。
5. 前記期限設定受付手段は、
   文書が複数のページを含む場合にページごとに処分期限の設定入力を受け付ける
   ことを特徴とする請求項４に記載の文書管理装置。
6. 前記情報取得手段は、
   原稿媒体を読み取る読取手段から、原稿媒体を読み取って得た情報を取得する
   ことを特徴とする請求項１から５のいずれかに記載の文書管理装置。
7. 前記文書管理装置が前記読取手段を備える
   ことを特徴とする請求項６に記載の文書管理装置。
8. 前記処分情報更新手段は、
   文書が複数のページを含む場合に、前記読取手段により、文書が印刷された原稿媒体の少なくとも１枚が読み取られた場合に、前記処分情報を更新する
   ことを特徴とする請求項６又は７に記載の文書管理装置。
9. 前記処分情報更新手段は、
   文書が複数のページを含む場合に、前記読取手段により、文書が印刷された原稿媒体の全部が読み取られた場合に、前記処分情報を更新する
   ことを特徴とする請求項６又は７に記載の文書管理装置。
10. 前記文書管理装置は、
    文書のデータと当該文書の識別子とから印刷用データを生成するデータ合成手段と、
    前記印刷用データに基づいて、原稿媒体上に文書を印刷する画像形成手段とを備える
    ことを特徴とする請求項１から９のいずれかに記載の文書管理装置。
11. 前記処分情報更新手段は、
    全ての配布先について、配布された文書が配布先に存在しなくなった旨を示すように処分情報が更新された後は、当該文書に対応して前記識別子記憶手段に格納された識別子の情報を削除する
    ことを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
12. 前記文書管理装置は、
    前記処分情報記憶手段に格納された処分情報が削除された文書について、当該文書の内容を含むファイルを削除する文書ファイル削除手段を備える
    ことを特徴とする請求項１１に記載の文書管理装置。
13. プロセッサを備える情報処理装置にインストールされ、接続された画像形成装置に対し、データを送信して画像の形成を要求するプログラムであって、
    請求項１から１２のいずれかに記載の文書管理装置による文書管理の対象とするか否かを設定する設定処理と、
    前記設定処理で設定された内容を前記画像形成装置に送信する送信処理とを前記プロセッサに実行させる
    ことを特徴とするプログラム。

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