JP4786145B2 - データ管理システム、データ操作端末、画像形成装置およびそれらにより実行されるデータ操作プログラム - Google Patents

Description

この発明はデータ管理システム、データ操作端末、画像形成装置およびそれらにより実行されるデータ操作プログラムに関し、特に、ネットワークに画像形成装置とデータ操作端末とが接続され、データ操作端末から画像形成装置に記憶されたデータを操作するデータ管理システム、データ操作端末、画像形成装置およびそれらにより実行されるデータ操作プログラムに関する。

近年、プリント装置とスキャナ装置とファクシミリ装置とを組合せたいわゆるＭＦＰ（Multi Function Peripheral）などの複合機能型の画像形成装置が使われ、スキャナ装置で読取ったデータを記憶したり、他の画像形成装置へ送信したりするなどの使い方がなされている。このＭＦＰにおいて、受信したプリントデータやファクシミリデータなどをすぐにプリント出力せずに、電子データとして保存する使い方を行なう場合がある。そのようなときには、当該電子データを、個人ごとあるいは所定の部門ごとに区分けした情報を記憶する区分け記憶部に格納する。

通常、このような区分け記憶部はボックスなどといわれ、当該ボックスには付加情報であるボックス名称などが付加されている。このようなボックス名称が付いたボックスは、ＭＦＰにおいて所定の登録操作を行なうことで当該ＭＦＰに保存される。

一方、ネットワークにＭＦＰが接続され、そのネットワークに接続されたパーソナルコンピュータ（ＰＣ）からＭＦＰ内のボックスに記憶されたデータを操作することがなされている。この場合、ボックスはユーザＩＤとパスワードとが割当てられており、ＭＦＰは、ＰＣからユーザＩＤとパスワードとを受信し、ユーザ認証を行なうことにより、そのユーザＩＤとパスワードとが割当てられたボックスへのアクセスを許可する使われ方がある。

一方、ユーザがＰＣをＭＦＰが接続されている第１のネットワークから切断し、携帯して移動した後、第２のネットワークに接続して使う場合がある。このような場合には、ユーザがいた場所とＭＦＰのある場所とが離れてしまっているため、ユーザがＭＦＰを操作してそのボックスに記憶されたデータを処理することができない。このため、ユーザが移動先の第２のネットワークにＰＣを接続した場合には、第２のネットワークに接続された他のＭＦＰに所望のデータを記憶するようにすると便利である。

特開２００３−６７２８２号公報（特許文献１）には、ネットワーク接続されたクライアント装置とサーバ装置間でファイル転送を行なうファイル転送システムであって、前記クライアント装置内に置かれたファイルもしくはフォルダを、前記クライアント装置上で開いたＷｅｂサイトにおける任意領域へ移動させるファイル移動手段と、前記ファイル移動手段により前記ファイルもしくはフォルダを前記Ｗｅｂサイトにおける任意領域へ移動した際に、ＦＴＰ（File Transfer Protocol）アプリケーションソフトを起動させ送信先情報および送信元情報の各情報を設定・入力するデータ入力手段と、前記データ入力手段における移動先情報に基づいて前記サーバ装置における特定の宛先へ前記ファイルもしくはフォルダを転送するファイル転送手段とを備えてなることを特徴とするファイル転送システムが記載されている。

しかしながら、特開２００３−６７２８２号公報に記載のファイル転送システムは、ファイルもしくはフォルダをユーザが指定する必要があり、ユーザの操作が煩雑であるといった問題がある。
特開２００３−６７２８２号公報

この発明は上述した問題点を解決するためになされたもので、この発明の目的の１つは、操作するデータを記憶しておく画像形成装置を容易に変更することが可能なデータ管理システム、データ操作端末およびデータ操作プログラムを提供することである。

この発明のさらに他の目的は、他の画像形成装置から受信した操作するデータにセキュリティ機能を付与して記憶することが可能な画像形成装置およびデータ操作プログラムを提供することである。

上述した目的を達成するためにこの発明のある局面によれば、データ管理システムは、第１のネットワークに接続された第１の画像形成装置および第２のネットワークに接続された第２の画像形成装置、ならびに該第１の画像形成装置に記憶されたデータを操作可能なデータ操作端末とを含むデータ管理システムであって、データ操作端末は、データ操作端末の接続先ネットワークが第１のネットワークから第２のネットワークへ変更されたことを検出すると、第１の画像形成装置に割当てられたネットワーク上の位置を特定するための位置情報と、第１の画像形成装置に予め記憶されたユーザを識別するための識別情報とを予め記憶しておくデバイス情報記憶手段と、第１の画像形成装置とは異なる第２の画像形成装置を特定する特定手段と、デバイス情報記憶手段に記憶された第１の画像形成装置の位置情報、識別情報、および第１の画像形成装置から識別情報に関連付けて記憶されているデータを受信する指示を第２の画像形成装置に送信する送信手段とを備え、第１の画像形成装置は、識別情報とユーザが指定したデータとを関連付けて予め記憶するデータ記憶手段と、第２の画像形成装置から識別情報が受信されることを条件に、識別情報に関連付けて記憶されているデータを第２の画像形成装置に送信するデータ送信手段とを備え、第２の画像形成装置は、第１の画像形成装置のネットワーク上の位置情報、識別情報、および指示とを受信する指示受信手段と、受信された位置情報を用いて第１の画像形成装置と通信して、識別情報を送信し、識別情報に関連付けて記憶されているデータを受信するデータ受信手段と、受信されたデータを識別情報に関連付けて記憶する記憶手段と、識別情報が入力されることを条件に、記憶したデータに対する操作を有効とする許可手段とを備える。

この発明に従えば、データ操作端末で第２の画像形成装置を特定すると、第１の画像形成装置に予め記憶したデータが第２の画像形成装置に識別情報と関連付けられて記憶され、第２の画像形成装置では、識別情報の入力を条件にデータの操作が有効とされる。このため、操作するデータを記憶しておく画像形成装置を容易に変更することが可能なデータ管理システムを提供することができる。

この発明の他の局面によれば、画像形成装置は、ネットワークに接続された画像形成装置であって、ユーザを識別するための識別情報と該ユーザが指定したデータとを関連付けて記憶する別の画像形成装置のネットワーク上の位置情報、識別情報および別の画像形成装置から識別情報に関連付けて記憶されているデータを受信する指示とを受信する指示受信手段を備え、位置情報は、当該画像形成装置が接続されている自ネットワークとは別のネットワークに接続された別の画像形成装置の位置を示す情報であり、データを受信する指示は、別のネットワークに接続されていた情報処理装置が自ネットワークに接続先を変更された後に、当該情報処理装置から送信され、さらに、受信された位置情報を用いて別の画像形成装置と通信して、識別情報を送信し、識別情報に関連付けて記憶されているデータを受信するデータ受信手段と、受信されたデータを識別情報に関連付けて記憶する記憶手段と、識別情報が入力されることを条件に、記憶したデータに対する操作を有効とする許可手段とを備える。

この発明に従えば、識別情報とデータとを関連付けて記憶する別の画像形成装置のネットワーク上の位置情報、識別情報および別の画像形成装置から識別情報に関連付けて記憶されているデータを受信する指示が受信されると、位置情報を用いて別の画像形成装置と通信して、識別情報を送信し、識別情報に関連付けて記憶されているデータを受信し、識別情報に関連付けて記憶する。そして、識別情報が入力されることを条件に、データに対する操作が有効とされる。このため、他の画像形成装置から受信した操作するデータに、セキュリティ機能を付与して記憶することが可能な画像形成装置を提供することができる。

この発明のさらに他の局面によれば、データ操作プログラムは、ユーザを識別するための識別情報と、該ユーザが指定したデータとを関連付けて記憶する、外部の画像形成装置のネットワーク上の位置情報、識別情報、および識別情報に関連付けて記憶されているデータを受信する指示とを受信するステップを実行させ、位置情報は、当該画像形成装置が接続されている自ネットワークとは別のネットワークに接続された外部の画像形成装置の位置を示す情報であり、データを受信する指示は、別のネットワークに接続されていた情報処理装置が自ネットワークに接続先を変更された後に、当該情報処理装置から送信され、さらに、受信された識別情報を用いて外部の画像形成装置と通信して、識別情報および識別情報に関連付けて記憶されているデータを受信するステップと、外部の画像形成装置から受信されたデータを識別情報に関連付けて記憶するステップと、識別情報が入力されることを条件に、記憶したデータに対する操作を有効とするステップとをコンピュータに実行させる。

この発明に従えば、他の画像形成装置から受信したデータにセキュリティ機能を付与して記憶することが可能なデータ操作プログラムを提供することができる。

以下、図面を参照しつつ本発明の実施の形態について説明する。以下の説明では、同一の部品には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰返さない。

図１は、本発明の実施の形態の１つにおけるテータ管理システムの全体概要を示す図である。図１を参照して、データ管理システム１０は、ネットワーク６Ａにそれぞれ接続された複合機（以下、「ＭＦＰ」という）１Ａ，１Ｂと、データ操作端末（以下「ＰＣ」という）２，３，４と、ネットワーク６Ｂにそれぞれ接続されたＭＦＰ１Ｃと、ＰＣ５とを含む。ネットワーク６Ａは、ルータ７Ａを介してネットワーク６Ｃと接続されている。ネットワーク６Ｃは、ルータ７Ｂを介してネットワーク６Ｂと接続されている。

ＰＣ（Personal Computer）２〜５は、一般的なパーソナルコンピュータである。これらの機能は同じであるので、ここでは特に言及しない限りＰＣ２を例に説明する。

ＭＦＰ（Multi Function Peripheral）１Ａ，１Ｂ，１Ｃは、原稿を読取るためのスキャナ、画像データに基づいて紙などの記録媒体に画像を形成するための画像形成装置、ファクシミリを含み、画像読取機能、複写機能、ファクシミリ送受信機能、データをプリントするプリント機能を備えている。ＭＦＰ１Ａ，１Ｂ，１Ｃの機能は全て同じであるので、ここでは特に言及しない限りＭＦＰ１Ａを例に説明する。

なお、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂ，１Ｃ、ＰＣ２〜５の台数は図１に示す台数に限定されることはない。ネットワーク６Ａ，６Ｂそれぞれに少なくとも１台のＭＦＰが接続されており、ＰＣは少なくとも１台があればよい。

本実施の形態におけるＭＦＰ１Ａは、データを記憶するためのハードディスク等のデータ記憶装置を備えている。ＭＦＰ１Ａは、ＰＣ２と通信して、ＰＣ２から受信したデータを記憶する。ＭＦＰ１Ａにおいて、受信したデータ、スキャナで読取ったデータやファクシミリデータなどをすぐにプリント出力せずに、電子データとして保存する。そのような時には、当該電子データを、個人ごとあるいは所定の部門ごとに区分けしてデータを記憶する。通常、このように区分けして記憶するハードディスクの領域はボックスなどと言われ、当該ボックスには付加情報であるボックス名称などが付加されている。本実施の形態においては、ハードディスクには、ユーザ毎に設けられるボックスが確保されている。ユーザ毎のボックスには、ユーザを識別するための識別情報が割当てられる。識別情報は、例えば、ユーザＩＤと、パスワードとからなる。このユーザＩＤとパスワードとを用いて、ユーザ認証が行われ、ボックスが割当てられたユーザのみが、そのボックスに対する操作、例えば、データの登録、変更、削除が許可される。

本実施の形態においては、ＰＣ２のユーザに対応するボックスが、ＭＦＰ１Ａに作成されており、このユーザがＰＣ２をネットワーク６Ａとの接続を切断して、ネットワーク６Ｂに接続した場合について説明する。この場合、ＰＣ２には、ＭＦＰ１Ａにユーザのボックスが作成されていることを示すために、ＭＦＰ１Ａのネットワーク６Ａ上の位置を示す位置情報、例えば、ＩＰアドレス（Internet Protocol）が記憶されている。これにより、ユーザは、ＰＣ２からＭＦＰ１Ａのボックス内のデータを操作するために、ＭＦＰ１Ａのネットワーク上の位置情報をその都度入力する必要がない。

ＭＦＰ１Ａには、着脱可能なフラッシュＲＯＭ９が装着される。このフラッシュＲＯＭ９に記憶されたプログラムが、ＭＦＰ１Ａが備える中央演算装置（ＣＰＵ）で実行される。なお、プログラムを、フラッシュＲＯＭ９から読み出すのに代えて、ＥＥＰＲＯＭ（electrically erasable/programable read only memory）に記憶するようにしてもよい。ＭＦＰ１は、ＥＥＰＲＯＭに記憶されたプログラムをＣＰＵで実行する。またこのＥＥＰＲＯＭは、記憶内容を書き換えるまたは追加して書き込みすることが可能なので、ネットワーク６Ａ，６Ｂ，６Ｃに接続された他のコンピュータが、ＭＦＰ１ＡのＥＥＰＲＯＭに記憶されたプログラムを書換えたり、新たなプログラムを追加して書き込みをするようにしてもよい。さらに、ＭＦＰ１Ａが、ネットワーク６Ａ，６Ｂ，６Ｃに接続された他のコンピュータからプログラムをダウンロードして、そのプログラムをＥＥＰＲＯＭに記憶するようにしてもよい。

ネットワーク６Ａ，６Ｂは、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）である。ネットワーク６Ｃは、インターネットまたは一般公衆回線である。ネットワーク６Ａ，６Ｂ，６Ｃは、有線または無線を問わない。

ＰＣ２には、着脱可能なＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc - Read Only Memory）８が装着される。このＣＤ−ＲＯＭ８に記憶されたプログラムが、ＰＣ２が備える中央演算装置（ＣＰＵ）で実行される。

なお、ＭＦＰ１Ａで実行されるプログラムはフラッシュＲＯＭ９に記憶されて流通され、ＰＣ２で実行されるプログラムはＣＤ−ＲＯＭに記憶されて流通する例を示すが、他の記録媒体、たとえば、フレキシブルディスク、カセットテープ、ＣＤ−ＲＯＭ、ハードディスク、光ディスク（ＭＯ（Magnetic Optical Disc）／ＭＤ（Mini Disc）／ＤＶＤ（Digital Versatile Disc））、ＩＣカード（メモリカードを含む）、光カード、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、フラッシュＲＯＭなどの半導体メモリ等の固定的にプログラムを担持する媒体でもよい。さらに、ネットワーク６Ａを介して他の装置からダウンロードされる場合であってもよい。

また、ここでいうプログラムは、ＣＰＵにより直接実行可能なプログラムだけでなく、ソースプログラム形式のプログラム、圧縮処理されたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む。

図２は、ＰＣ２をネットワーク６Ｂに接続した後の概略を示す図である。図２を参照して、図１と異なるところは、ＰＣ２が、ネットワーク６Ａではなくネットワーク６Ｂに接続されている点である。この場合、ＰＣ２においては、ネットワークへの接続環境が変更される。より具体的には、ＰＣ２に割当てられるＩＰ（Internet Protocol）アドレスが変更される。この変更は、通常、ユーザがＰＣのキーボードなどから新たなＩＰアドレスを設定することにより行われる。これにより、ＰＣ２は、ネットワーク６Ａからネットワーク６Ｂに接続が変更されたことを検出する。これは、ＭＦＰ１Ａがネットワーク６Ｂに接続されていないことを検出することにもなる。

ネットワーク６Ａとネットワーク６Ｂとが離れた場所にある場合、例えば、ネットワーク６Ａは、大阪のあるビルに敷設されており、ネットワーク６Ｂは東京のあるビルに敷設されているような場合を想定する。ユーザが出張でＰＣ２を携帯して東京に移動し、ネットワーク６ＢにＰＣ２を接続するような場合である。ユーザは、ＭＦＰ１Ａのボックスに保存してあるデータをプリントしたいことを望む場合、ＭＦＰ１Ａから所望のデータをＰＣ２に移動させるなどの処理をしなければならない。直接ＭＦＰ１Ｃを操作してプリントすることはできない。ＭＦＰ１Ｃには、ユーザが所望するデータが保存されていないからである。所望するデータの数が少なければ、そのような作業をデータごとに繰返すことも可能であるが、データの数が増えると作業が煩雑になり、煩わしくなる。

そこで、本実施の形態におけるデータ管理システム１０では、ＰＣ２がネットワーク６Ｂに接続されると、ＭＦＰ１ＣにＰＣ２のユーザのボックスを作成し、ＭＦＰ１Ａにあるユーザのボックス内のデータを、ＭＦＰ１Ｃに作成したボックスにダウンロードするようにしている。この際、ユーザは、ダウンロードするために必要な指示を入力する必要はない。

図３は、本実施の形態におけるＭＦＰの概略構成を示す機能ブロック図である。図３を参照して、ＭＦＰ１Ａは、ＭＦＰ１Ａの全体を制御するための制御部１０１と、原稿を光学的に読取って画像データを出力するスキャナ１０３と、ハードディスク等の記憶装置である記憶部１０５と、ユーザによる操作を受付ける操作パネル１０６と、制御部１０１をネットワーク６Ａに接続するための通信部１０９と、紙などの記録媒体に画像を形成するための画像形成部１１１とを備える。

スキャナ１０３は、ＣＣＤ（Charge Coupled Device）等の光電変換素子を含み、原稿を光学的に読取って、画像データとしての電子データを出力する。スキャナ１０３から出力される画像データは、記憶部１０５に出力される。この際、ユーザＩＤおよびパスワードが入力されると、そのユーザＩＤに対応して記憶部１０５に設けられたボックスにその画像データが記憶される。

操作パネル１０６は、ユーザによる操作の入力を受付けるための入力部１０８と、所定の情報を表示するための表示部１０７とを含む。

記憶部１０５は、ハードディスク等の記憶装置である。記憶部１０５に、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）等の半導体メモリを用いてもよい。記憶部１０５は、ユーザが指定したデータを記憶するためのデータ記憶部１０５Ａと、ＭＦＰ１Ａに割当てられたＩＰアドレスを記憶するためのＩＰアドレス記憶部１０５Ｂと、認証データ記憶部１０５Ｃとを含む。データ記憶部１０５Ａは、スキャナにて読取った画像、受信したファクシミリデータまたはＰＣ２〜５から受信したデータをボックスに区分けして電子データとして格納する。ＩＰアドレス記憶部１０５Ｂは、ＭＦＰ１Ａがネットワーク６Ａに接続される際に、管理者等により記憶される。認証データ記憶部１０５Ｃは、ユーザ認証のための認証データを格納する。認証データは、ユーザを識別するための識別情報であり、ユーザＩＤとパスワードとを含む。

通信部１０９は、ＭＦＰ１Ａをネットワーク６Ａと接続するための通信インターフェイスである。ＭＦＰ１ＡはＰＣ２〜５と通信して、ＰＣ２〜５のユーザのログインを受付ける。そして、ＰＣ２〜５からの指令に従って、データ記憶部１０５Ａにデータを新たに登録する登録処理、データを画像形成部１１１から出力するプリント処理、データを削除する削除処理等のファイル処理を実行する。すなわち、ＭＦＰ１Ａのデータ記憶部１０５Ａに記憶しているデータを、ＰＣ２〜５からの指令に従って処理する。

画像形成部１１１は、スキャナ１０３で読取られた画像データ、または、通信部１０９により他のコンピュータから受信された画像データ、データ記憶部１０５Ａに記憶されたデータを、用紙に可視化する。

図４は、操作パネル１０６の平面図である。図４を参照して操作パネル１０６には、液晶タッチパネル１５０と、テンキー１５１と、セットされた数値を初期値に戻すためのクリアキー１５２と、割込コピーを実行するための割込キー１５３と、画像読取り開始を指示するためのスタートキー１５４とが設けられている。液晶タッチパネル１５０は、液晶表示装置上に、透明な部材からなるタッチパネルを積載してなる。液晶表示装置は、表示部１０７に相当する。タッチパネル１５０、テンキー１５１、クリアキー１５２、割込キー１５３およびスタートキー１５４が入力部１０８に相当する。液晶表示装置に指示ボタンを表示させ、タッチパネルでそのボタンの指示を検出することで、種々の操作の入力が可能となる。操作パネル１０６は、ＭＦＰ１Ａにユーザによるログイン操作を受付けるためのログイン画面を表示し、ユーザＩＤとパスワードの入力を受付ける。

図５は、本実施の形態におけるＭＦＰの制御部の詳細な構成を示す機能ブロック図である。図５を参照して、制御部１０１は、ユーザを認証するためのユーザ認証部１２５と、データ記憶部１０５Ａに記憶されているデータを管理するためのデータ管理部１２０と、データ管理部１２０に接続され、データ記憶部１０５Ａに記憶されているデータをビットマップデータに変換して画像形成部１１１に出力する画像処理部１２７と、通信部１０９および操作パネル１０６と接続され、ユーザの操作または通信部１０９で受信したデータを入力するための入力部１２１と、データ管理部１２０と接続され、データ記憶部１０５Ａに記憶されているデータを通信部１０９に出力するデータ送信部１２３とを含む。

ユーザ認証部１２５は、入力部１２１と接続される。ユーザ認証部１２５は、操作パネル１０６からユーザにより入力された識別情報、または通信部１０９を介してＰＣ２から送信される識別情報を、入力部１２１を介して受信する。ユーザ認証部１２５は、認証データ記憶部１０５Ｃと接続される。ユーザ認証部１２５は、入力部１２１から入力された識別情報を、認証データ記憶部１０５Ｃに予め記憶された識別情報と比較する。比較の結果、両者が一致すれば真のユーザと判定し、一致しなければ真のユーザとは判定しない。ユーザ認証の結果は、データ管理部１２０に出力される。識別情報は、ユーザを識別するための情報であり、ユーザＩＤとパスワードとを含む。

データ管理部１２０は、データ記憶部１０５Ａに記憶されているデータを管理する。上述したように、データ記憶部１０５Ａは、ユーザごとのボックスに区分されている。データ管理部１２０は、データ記憶部１０５Ａに記憶するデータをボックスごとに管理する。ボックスには、上述したように識別情報が割当てられている。したがって、データ管理部１２０は、ユーザ認証部１２５からユーザ認証の結果、真のユーザと判定された結果が受信された場合には、その識別情報が割当てられたボックス内のデータに対してのみ、その識別情報に基づく操作を有効にする。識別情報に基づく操作は、入力部１２１よりデータ管理部１２０に入力される。識別情報に基づく操作が入力部１２１に入力される場合は、操作パネル１０６からその操作の入力が受付けられる場合、または、通信部１０９を介してＰＣ２から入力される場合とがある。データ記憶部１０５Ａに記憶されているデータに対する操作には、データの登録、変更、削除、読出、プリント出力とがある。

データ送信部１２３は、データ管理部１２０によりアクセスが有効とされているボックス内のデータを、通信部１０９を介して所定の宛先に送信する。この宛先は、後述するように、入力部１２１から入力されるダウンロード指示に含まれる。

画像処理部１２７は、データ管理部１２０と接続され、データ管理部１２０から入力される操作指令に従って、データ記憶部１０５Ａに記憶されているデータを読出し、ビットマップデータに変換して画像形成部１１１に出力する。画像形成部１１１では、ビットマップデータが入力されると、そのビットマップデータを紙などの記録媒体に可視化する。これによりプリントが行なわれる。

図６は、本実施の形態におけるデータ管理システムで実行される処理の流れを示すフローチャートである。ここでは、ＰＣ２がネットワーク６Ａに接続され、かつ、ＭＦＰ１ＡにＰＣ２のユーザのボックスが記憶されている状態から、ＰＣ２をネットワーク６Ａから切断してネットワーク６Ｃに接続した場合に実行される処理の一例を示している。この場合、説明を簡単にするため、ユーザのボックスが記憶されているＭＦＰを使用ＭＦＰといい、データがダウンロードされるＭＦＰを変更後ＭＦＰという。ここでは、ＭＦＰ１Ａが使用ＭＦＰであり、ＭＦＰ１Ｃが変更後ＭＦＰである。図６（Ａ）は、ＰＣ２で実行される処理を示し、図６（Ｂ）は、ＭＦＰ１Ｃで実行される処理を示し、図６（Ｃ）は、ＭＦＰ１Ａで実行される処理を示している。

図６（Ａ）を参照して、ＰＣ２では、使用ＭＦＰが変更されたか否かが判断される（ステップＳ０１）。使用ＭＦＰであるか否かは、ＰＣ２に予め記憶されているＭＦＰのＩＰアドレスにより定まる。ここでは、ＭＦＰ１Ａを使用ＭＦＰとしているので、ＰＣ２には、ＭＦＰ１ＡのＩＰアドレスが予め記憶されている。

使用ＭＦＰが変更される場合は、次の３つの場合がある。

（１）ＰＣ２を異なるネットワークに接続した場合。

（２）ＰＣ２に記憶している使用ＭＦＰのＩＰアドレスを変更した場合。例えば、ＰＣ２のユーザが、ユーザボックスをＭＦＰ１ＡからＭＦＰ１Ｂに変更を望む場合がある。そのような場合には、ユーザは、ＰＣ２に記憶しているＭＦＰ１ＡのＩＰアドレスをＭＦＰ１ＢのＩＰアドレスに書換える。この場合、使用ＭＦＰはＭＦＰ１Ａとなり、変更後ＭＦＰはＭＦＰ１Ｂとなる。

ここでは、上述したように、ＰＣ２をネットワーク６Ａから異なるネットワーク６Ｂに接続を変更した場合を例に説明する。

ステップＳ０２では、変更後ＭＦＰが決定される。ＰＣ２がネットワーク６Ｂに接続される場合、ＰＣ２に割当てられるＩＰアドレスが変更される。この変更は、通常は、ＰＣ２のユーザが設定する。これにより、ＰＣ２では、それが接続されるネットワークが変更されたことを検出する。この場合、ＰＣ２は、ネットワーク６Ｂに接続されているＭＦＰ１Ｃを変更後ＭＦＰとして決定する。しかしながら、ＰＣ２は、ネットワーク６Ｂに接続された段階では、そのネットワーク６Ｂに接続されているＭＦＰ１Ｃの存在を記憶していない。このため、ＰＣ２は、所定の情報の送信を要求する信号をネットワーク６Ｂにブロードキャストで送信して、その要求に応答する応答信号を受信する。その応答信号からＭＦＰ１Ｃの存在を検出する。より具体的には、ＰＣ２は、ＳＮＭＰ（Simple Network Management Protocol）のプロトコルを用いた通信により、ブロードキャストでネットワーク６Ｂに接続されているデバイスに対して所定のＭＩＢ（Management Information Base）と呼ばれる管理情報の送信を要求する。ＭＩＢの送信を要求する信号が、ブロードキャストでネットワーク６Ｂに送信されるため、ＭＦＰ１Ｃでその送信要求が受信される。ＭＦＰ１Ｃでは、そのような送信要求を受信すると、自身の持つＭＩＢを発信元であるＰＣ２へ送信する。この送信するデータには、ＭＦＰ１ＣのＩＰアドレスが含まれている。このため、ＰＣ２では、受信したＭＩＢから、ＭＦＰ１ＣのＩＰアドレスを取得することができる。なお、ここでは、ＭＩＢの送信を要求する例を示したが、ＰＣ２が接続されたネットワーク６Ｂに接続された他の装置のネットワーク６Ｂ上の位置情報を取得できれば、他の方法を用いてもよい。なお、ネットワーク上の位置情報は、ＩＰアドレスの他に、ＭＡＣ（media access control）アドレス等を用いてもよい。

本実施の形態においては、ネットワーク６ＢにＭＦＰ１Ｃが１台接続されている場合を例に示しているので、ＭＩＢの送信要求に対する応答は、ＭＦＰ１Ｃから受信される。ネットワーク６Ｂに複数台のＭＦＰが接続されている場合では、複数のＭＩＢが受信されることになる。この場合には、いずれのＭＦＰを変更後ＭＦＰとするかは、次のようにすればよい。

（１） ユーザが選択することにより決定する方法。受信したＭＩＢには、複数台のＭＦＰを識別するための情報、たとえばＩＰアドレスが含まれているため、これをＰＣ２のディスプレイに一覧表示することにより、ユーザがいずれかのＭＦＰを選択することにより、変更後ＭＦＰが決定される。

（２） 最先に応答信号が受信されたＭＦＰを変更後ＭＦＰとする方法。

受信されるＭＩＢの応答信号のうち、最も先に受信された応答信号を送信したＭＦＰを変更後ＭＦＰとする。

（３） 任意のＭＦＰを変更後ＭＦＰとする方法。

応答信号を送信した複数台のＭＦＰのうち、任意のＭＦＰを変更後ＭＦＰと決定する。任意のＭＦＰは、たとえば乱数を用いて決定するなどの方法がある。

ここでは、変更後ＭＦＰがＭＦＰ１Ｃに決定された場合を例に説明する。

次のステップＳ０３では、使用ＭＦＰ１Ａの位置情報、ユーザを識別するための識別情報およびダウンロード指令を変更後ＭＦＰに送信する。この処理は、データ送信部１２３で実行される処理である。上述したように、ＰＣ２では、使用ＭＦＰ１Ａの位置情報、すなわち使用ＭＦＰ１ＡのＩＰアドレスを予め記憶していた。また、ＰＣ２には、使用ＭＦＰ１Ａのボックスに割当てられている識別情報を予め記憶している。したがって、ＰＣ２は、予め記憶されている使用ＭＦＰ１Ａの位置情報（ＩＰアドレス）と、識別情報と、ダウンロード指令とを、ステップＳ０２で決定されたＭＦＰ１ＣのＩＰアドレス宛てに送信する。これらの情報は、ＭＦＰ１Ｃで受信されることになる。

変更後ＭＦＰ１Ｃでは、ダウンロード指令を受信すると、該当するデータのダウンロードを実行する。そして、そのダウンロードが終了した場合には、ダウンロード終了信号をＰＣ２に対して送信する。ＰＣ２では、ダウンロード終了信号を変更後ＭＦＰ１Ｃから受信したか否かによりダウンロードが終了したか否かを判断する（ステップＳ０４）。ダウンロード終了信号が受信された場合にはステップＳ０５に進み、そうでない場合には待機状態となる。すなわち、ダウンロード終了信号が受信されるとステップＳ０５以降の処理が実行される。

ステップＳ０５では、ＰＣ２のディスプレイにユーザボックスを使用ＭＦＰ１Ａにあるボックスから変更後ＭＦＰ１Ｃにあるボックスに変更するか否かを問合せるメッセージを表示し、ユーザから変更指示の入力を受付ける。変更指示の入力があった場合には、ステップＳ０６に進み、そうでない場合には処理を終了する。

ステップＳ０６では、ユーザのボックスを変更後ＭＦＰ１Ｃにあるボックスに変更するために、ＰＣ２に記憶されている使用ＭＦＰ１ＡのＩＰアドレス（位置情報）を、変更後ＭＦＰ１ＣのＩＰアドレス（位置情報）に書換える。これにより、ＰＣ２のボックスに対する操作は、変更後ＭＦＰ１Ｃのボックスに記憶されているデータに対する操作として取扱われることになる。

図６（Ｂ）を参照して、変更後ＭＦＰ１Ｃは、ネットワーク６Ｂからのデータ受信の待機状態となっている（ステップＳ１１）。そして、何らかのデータが受信された場合には、ステップＳ１２以降の処理を実行し、そうでない場合には待機状態となる。上述したように、ＰＣ２では、図６（Ａ）のステップＳ０３で示したように、使用ＭＦＰ１ＡのＩＰアドレス、ユーザの識別情報およびダウンロード指令を変更後ＭＦＰ１Ｃに送信した。変更後ＭＦＰ１Ｃでは、それらのデータをステップＳ１１で受信すると、そのデータがダウンロード指令か否かを判断する（ステップＳ１２）。ダウンロード指令である場合にはステップＳ１３に進み、そうでない場合にはステップＳ１４に進む。ステップＳ１４では、受信したデータに含まれる指令に従った処理を実行し処理を終了する。

一方、ステップＳ１３に進む場合には、ステップＳ１１で受信したデータがダウンロード指令であるので、その受信したデータに含まれる使用ＭＦＰのＩＰアドレス宛に、ユーザの識別情報を送信する（ステップＳ１３）。これにより、使用ＭＦＰ１Ａでは、ユーザの識別情報に従ってユーザ認証部１２５におけるユーザ認証が実行されることになる。そして、使用ＭＦＰ１Ａでユーザ認証により真のユーザであると判断されると、認証結果が変更後ＭＦＰ１Ｃに送信される。変更後ＭＦＰ１Ｃでは、ステップＳ１５において、ユーザ認証の結果から使用ＭＦＰ１Ａにログオンできたか否かが判断される。ログオンできた場合にはステップＳ１７に進み、そうでない場合にはステップＳ１６に進む。ユーザ認証の結果が真のユーザであると判定された場合にログオンできたと判断し、真のユーザと判断されなかった場合にログオンできなかったものと判断する。

ステップＳ１６では、ログオンできなかったために、エラー処理を実行する。このエラー処理は、たとえば、ＰＣ２に対して、ダウンロード処理に失敗し、データがダウンロードされていないことを示す信号を送信するものである。

ステップＳ１７では、使用ＭＦＰ１にダウンロードを要求するための要求信号を送信する。使用ＭＦＰ１Ａでは、ダウンロード要求信号を受信すると、ログオンを認めたユーザのボックス内のデータを変更後ＭＦＰ１Ｃに送信する処理を実行する。これにより、変更後ＭＦＰ１Ｃでは、データのダウンロードが実行される（ステップＳ１８）。

そして、ステップＳ１９では、ステップＳ１１で受信されたデータに含まれる識別情報に対応するボックスを、データ記憶部１０５Ａに作成する。そして、ステップＳ２０では、ステップＳ１８でダウンロードしたデータのすべてを、ステップＳ１９で作成したボックスに記憶する。そして、記憶が終了すると、ダウンロードが終了した旨を示すダウンロード終了信号をＰＣ２に送信する（ステップＳ２１）。

図６（Ｃ）を参照して、使用ＭＦＰ１Ａは、ネットワーク６Ａからデータを受信したか否かを判断している（ステップＳ３１）。データが受信された場合にはステップＳ３２へ進み、そうでない場合には待機状態となる。すなわち、使用ＭＦＰ１Ａでは、データが受信された場合にステップＳ３２以降の処理を実行する。

ステップＳ３２では、受信されたデータがログオン要求か否かを判断する。ログオン要求である場合にはステップＳ３３へ進み、そうでない場合にはステップＳ３７へ進む。ステップＳ３７では、受信されたデータの指令に従った処理を実行した後、処理を終了する。

ログオン要求の場合には、ログオン要求とともに、ユーザの識別情報が受信されるので、ステップＳ３３では、受信した識別情報がユーザ認証部１２５に出力される。ユーザ認証部１２５で認証データ記憶部１０５Ｃに記憶されている認証データとの比較が行なわれる。ステップＳ３４において、ユーザ認証の結果真のユーザであると判定された場合にはステップＳ３５へ進み、そうでない場合には処理を終了する。この場合、エラー情報が変更後ＭＦＰ１Ｃに出力される。

ステップＳ３５では、ダウンロード要求が受信されたか否かが判断される。ダウンロード要求が受信された場合にはステップＳ３６に進み、そうでない場合にはステップＳ３７へ進み受信されたデータに従った処理が実行される。

ステップＳ３６では、ダウンロード要求に従い、ステップＳ３３で認証されたユーザのボックスに記憶されているデータが読出されて、変更後ＭＦＰ１Ｃに送信される。

データの送信が終了すると、使用ＭＦＰは処理を終了する。

以上説明したように、本実施の形態におけるデータ管理システム１０によれば、ＰＣ２で変更後ＭＦＰ１Ｃを特定すると、使用ＭＦＰ１Ａのボックスに記憶したデータが、変更後ＭＦＰ１Ｃのボックスに記憶される。また、変更後ＭＦＰ１Ｃでは、ボックスにデータが記憶されるので、ユーザ認証により真のユーザと判定された場合にのみ、そのデータの操作が有効とされる。このため、セキュリティ機能を付与してデータを記憶しておくボックスを、使用ＭＦＰ１Ａから変更後ＭＦＰ１Ｃに容易に変更することができる。

また、変更後ＭＦＰ１Ｃの特定は、ユーザが操作パネル１０６から変更後ＭＦＰ１ＣのＩＰアドレスを入力することによって特定することができるので、使用ＭＦＰ１Ａのボックスに記憶されているデータを容易に変更後ＭＦＰ１Ｃにダウンロードすることができる。

また、変更後ＭＦＰ１Ｃは、ＰＣ２を接続するネットワークを変更することによって、特定されるので、ＰＣ２を接続するネットワークを変更するだけで、変更後のネットワークに接続されたＭＦＰ１Ｃに使用ＭＦＰ１Ａのボックスに記憶されているデータを容易にダウンロードすることができる。

また、接続が変更されたネットワーク６Ｂに接続されているＭＦＰ１Ｃにボックスが変更されるので、ＰＣ２が設置される場所、すなわちユーザの場所から近い位置にある変更後ＭＦＰ１Ｃにボックスを変更することができる。

さらに、ＰＣ２が接続されるネットワーク６Ｂに接続されるＭＦＰが複数である場合には、ユーザが指定したＭＦＰ、最も先に応答信号を送信したＭＦＰ、または任意に定められるＭＦＰとするなど、いずれか１つのＭＦＰが選択されるため、確実にＭＦＰを選択することができる。

また、変更後ＭＦＰ１Ｃが特定されるのは、ＰＣ２をネットワーク６Ａからネットワーク６Ｂに変更したタイミングなので、ＰＣ２をネットワーク６Ｂに接続後直ちに変更後ＭＦＰ１Ｃにボックスが変更される。このため、ユーザは変更後ＭＦＰ１Ｃのボックス内のデータをタイミングよく操作することが可能となる。

ＰＣ２に予め記憶されている使用ＭＦＰ１ＡのＩＰアドレスが、変更後ＭＦＰ１Ｃにボックスが変更された後に、変更後ＭＦＰ１ＣのＩＰアドレスに書換えられるため、ＰＣ２で操作の対象となるボックスを、変更後ＭＦＰ１Ｃに変更することができる。このため、さらに操作性が向上する。

さらに、ＰＣ２で操作の対象となるボックスを使用ＭＦＰ１Ａから変更後ＭＦＰ１Ｃに変更するか否かは、ユーザによる変更指示があったことが条件とされる。このため、ユーザの意思で、ＰＣ２で使用する操作の対象となるボックスを変更することができる。たとえば、ＰＣ２がネットワーク６Ｂに接続されるのが一時的、たとえば出張中の期間だけであるような場合には、ＰＣ２で操作の対象となるボックスは、使用ＭＦＰ１Ａのまま維持しておくことが望ましい場合がある。そのような場合には、ＰＣ２で操作の対象となるボックスは、使用ＭＦＰ１Ａとしておくことが望ましい。

その場合でも、変更後ＭＦＰ１Ｃのボックスに、使用ＭＦＰ１Ａのボックスのデータが記憶されるので、ユーザは、変更後ＭＦＰ１Ｃ内のボックスのデータをＭＦＰ１Ｃを操作することにより操作することができる。

上述した実施の形態におけるデータ操作端末は、以下の発明を含む。

（１） 前記接続手段は、データ操作端末の前記第２のネットワーク上の位置情報を設定する設定手段を含む、請求項４に記載のデータ操作端末。

（２） 前記検出手段は、前記第２のネットワークに接続された複数の画像形成装置から応答信号が受信された場合には、前記複数の画像形成装置を特定するための装置情報を表示する表示手段と、前記表示された装置情報のうちから前記第２の画像形成装置を選択するための指示を受付ける指示受付手段とをさらに含む、請求項４に記載のデータ操作端末。

（３） 前記検出手段は、前記第２のネットワークに接続された複数の画像形成装置から応答信号が受信された場合には、最も先に応答信号が受信された画像形成装置を前記第２の画像形成装置として検出する、請求項４に記載のデータ操作端末。

（４） 前記検出手段は、前記第２のネットワークに接続された複数の画像形成装置から応答信号が受信された場合には、前記複数の画像形成装置のうちから任意に選択された画像形成装置を前記第２の画像形成装置として検出する、請求項４に記載のデータ操作端末。

今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。

本発明の実施の形態の１つにおけるデータ管理システムの全体概要を示す図である。 ＰＣ２を接続するネットワークをネットワーク６Ａからネットワーク６Ｂに変更した場合のデータ管理システムの全体概要を示す図である。 本実施の形態におけるＭＦＰの概略構成を示す機能ブロック図である。 操作パネルの平面図である。 本実施の形態におけるＭＦＰの制御部の詳細な構成を示す機能ブロック図である。 本実施の形態におけるデータ管理システムで実行される処理の流れを示すフローチャートである。

符号の説明

１Ａ，１Ｂ，１Ｃ ＭＦＰ、２〜５ ＰＣ、６Ａ，６Ｂ，６Ｃ ネットワーク、７Ａ，７Ｂ ルータ、１０ データ管理システム、１０１ 制御部、１０３ スキャナ、１０５ 記憶部、１０５Ａ データ記憶部、１０５Ｂ ＩＰアドレス記憶部、１０５Ｃ 認証データ記憶部、１０６ 操作パネル、１０７ 表示部、１０８ 入力部、１０９ 通信部、１１１ 画像形成部、１２０ データ管理部、１２１ 入力部、１２３ データ送信部、１２５ ユーザ認証部、１２７ 画像処理部、１５０ 液晶タッチパネル。

Claims (3)

1. 第１のネットワークに接続された第１の画像形成装置および第２のネットワークに接続された第２の画像形成装置、ならびに該第１の画像形成装置に記憶されたデータを操作可能なデータ操作端末とを含むデータ管理システムであって、
   前記データ操作端末は、
   前記第１の画像形成装置に割当てられたネットワーク上の位置を特定するための位置情報と、前記第１の画像形成装置に予め記憶されたユーザを識別するための識別情報とを予め記憶しておくデバイス情報記憶手段と、
   前記データ操作端末の接続先ネットワークが前記第１のネットワークから前記第２のネットワークへ変更されたことを検出すると、前記第１の画像形成装置とは異なる第２の画像形成装置を特定する特定手段と、
   前記デバイス情報記憶手段に記憶された前記第１の画像形成装置の位置情報、前記識別情報、および前記第１の画像形成装置から前記識別情報に関連付けて記憶されているデータを受信する指示を前記第２の画像形成装置に送信する送信手段とを備え、
   前記第１の画像形成装置は、
   前記識別情報とユーザが指定したデータとを関連付けて予め記憶するデータ記憶手段と、
   前記第２の画像形成装置から前記識別情報が受信されることを条件に、前記識別情報に関連付けて記憶されているデータを前記第２の画像形成装置に送信するデータ送信手段とを備え、
   前記第２の画像形成装置は、
   前記第１の画像形成装置のネットワーク上の位置情報、前記識別情報、および前記指示とを受信する指示受信手段と、
   前記受信された位置情報を用いて前記第１の画像形成装置と通信して、前記識別情報を送信し、前記識別情報に関連付けて記憶されているデータを受信するデータ受信手段と、
   前記受信されたデータを前記識別情報に関連付けて記憶する記憶手段と、
   前記識別情報が入力されることを条件に、前記記憶したデータに対する操作を有効とする許可手段とを備える、データ管理システム。
2. ネットワークに接続された画像形成装置であって、
   ユーザを識別するための識別情報と、該ユーザが指定したデータとを関連付けて記憶する別の画像形成装置のネットワーク上の位置情報、前記識別情報、および前記別の画像形成装置から前記識別情報に関連付けて記憶されているデータを受信する指示とを受信する指示受信手段を備え、前記位置情報は、当該画像形成装置が接続されている自ネットワークとは別のネットワークに接続された前記別の画像形成装置の位置を示す情報であり、前記データを受信する指示は、前記別のネットワークに接続されていた情報処理装置が前記自ネットワークに接続先を変更された後に、当該情報処理装置から送信され、さらに
   前記受信された位置情報を用いて前記別の画像形成装置と通信して、前記識別情報を送信し、前記識別情報に関連付けて記憶されているデータを受信するデータ受信手段と、
   前記受信されたデータを前記識別情報に関連付けて記憶する記憶手段と、
   前記識別情報が入力されることを条件に、前記記憶したデータに対する操作を有効とする許可手段とを備えた、画像形成装置。
3. ユーザを識別するための識別情報と、該ユーザが指定したデータとを関連付けて記憶する、外部の画像形成装置のネットワーク上の位置情報、前記識別情報、および前記識別情報に関連付けて記憶されているデータを受信する指示とを受信するステップを実行させ、前記位置情報は、当該画像形成装置が接続されている自ネットワークとは別のネットワークに接続された前記外部の画像形成装置の位置を示す情報であり、前記データを受信する指示は、前記別のネットワークに接続されていた情報処理装置が前記自ネットワークに接続先を変更された後に、当該情報処理装置から送信され、さらに
   前記受信された識別情報を用いて前記外部の画像形成装置と通信して、前記識別情報および前記識別情報に関連付けて記憶されているデータを受信するステップと、
   前記外部の画像形成装置から受信されたデータを前記識別情報に関連付けて記憶するステップと、
   前記識別情報が入力されることを条件に、前記記憶したデータに対する操作を有効とするステップとをコンピュータに実行させる、データ操作プログラム。

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