JP4789014B2 - 記録媒体管理システム及び廃棄処理装置 - Google Patents

Description

本発明は、記録媒体管理システム及び廃棄処理装置に関する。

一般に、企業のオフィスや市役所などの公共機関では、部外秘や社外秘などの機密文書を扱うことが多い。こうした機密文書の原本は、第三者への漏洩を防止するために、厳重な管理のもとで保管される。また、不要になった機密文書は、シュレッダーなどを用いて廃棄される。最近は、廃棄対象となる記録媒体が文書だけに限らず、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−Ｒ、ＩＣカード等を含む各種の記録媒体をシュレッダーで廃棄可能となっている。

経理関係の機密文書（請求書、領収書、精算書等）には、当該機密文書を保管しておかなければならない期間が指定されるものが多い。このため、機密文書を裁断によって廃棄する場合は、それに先立って、いま廃棄対象としている機密文書が本当に廃棄してよいものかどうかを担当者が原本台帳などで確認する必要がある。文書廃棄装置に関する従来技術としては、下記特許文献１に記載された技術が知られている。

一般に、大量の機密文書を廃棄する場合は、各々の機密文書の保管期間を１つずつ確認して廃棄の作業を進めることが非常に面倒でかつ時間がかかるものとなる。また、人為的な確認ミスによって、保管期間が残っている機密文書を誤廃棄してしまう恐れもある。

特開平１１−３３９０２４号公報

本発明は、記録媒体を廃棄してよいかどうかを人為的に確認しなくても済むとともに、廃棄対象となる記録媒体を自動的に搬送して廃棄処理することができる仕組みを提供することを目的とする。

請求項１に記載の発明は、記録媒体に付加された識別情報を当該記録媒体の保管期間と対応付けて管理するとともに、前記識別情報を指定した記録媒体の廃棄許可の問い合わせに対して、前記指定の識別情報に対応する記録媒体の保管期間を確認し、前記保管期間が過ぎている場合に廃棄許可を与える記録媒体管理装置と、廃棄対象となる記録媒体から識別情報を読み取るとともに、この読み取った識別情報を指定して記録媒体の廃棄許可を前記記録媒体管理装置に問い合わせ、当該記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた場合に記録媒体の廃棄処理を行なう廃棄処理装置とを備える記録媒体管理システムであって、前記廃棄処理装置は、前記記録媒体の廃棄処理を行なう廃棄処理手段と、前記記録媒体の識別情報を読み取る識別情報読取手段と、前記廃棄対象となる記録媒体が置かれる記録媒体置き部と、前記記録媒体置き部に置かれた前記記録媒体を、前記識別情報読取手段の読取位置を通過するように搬送する搬送手段とを備えることを特徴とする。

請求項２に記載の発明は、記録媒体に付加された識別情報に基づいて記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた場合に記録媒体の廃棄処理を行なう廃棄処理装置であって、前記記録媒体の廃棄処理を行なう廃棄処理手段と、前記記録媒体の前記識別情報を読み取る識別情報読取手段と、廃棄対象となる記録媒体が置かれる記録媒体置き部と、前記記録媒体置き部に置かれた前記記録媒体を、前記識別情報読取手段の読取位置を通過するように搬送する搬送手段とを備えることを特徴とする。

請求項３に記載の発明は、請求項２記載の廃棄処理装置において、前記搬送手段は、前記識別情報読取手段の読取位置よりも搬送方向上流側に配置され、前記記録媒体を挟み込んで回転することにより、当該記録媒体を搬送する搬送部材を有することを特徴とする。

請求項４に記載の発明は、請求項３記載の廃棄処理装置において、前記搬送手段は、前記識別情報読取手段の読取位置よりも搬送方向下流側でかつ前記廃棄処理手段よりも搬送方向上流側に配置され、前記記録媒体を挟み込んで回転することにより、当該記録媒体を搬送する補助搬送部材を有することを特徴とする。

請求項５に記載の発明は、請求項３記載の廃棄処理装置において、前記識別情報読取手段が前記識別情報の読み取りに失敗した場合に、前記搬送部材を通常時とは逆方向に回転させることを特徴とする。

請求項６に記載の発明は、請求項４記載の廃棄処理装置において、前記搬送部材と前記補助搬送部材との間に、前記記録媒体の画像情報を読み取る画像情報読取手段を配置してなることを特徴とする。

請求項７に記載の発明は、請求項４記載の廃棄処理装置において、前記補助搬送部材による媒体搬送速度を、前記搬送部材による媒体搬送速度以上に設定してなることを特徴とする。

請求項８に記載の発明は、請求項４記載の廃棄処理装置において、前記廃棄処理手段は、前記廃棄許可が与えられた記録媒体を引き込みつつ裁断する裁断部を有し、前記裁断部による前記記録媒体の引き込み速度を、前記補助搬送部材による媒体搬送速度以下に設定してなることを特徴とする。

請求項９に記載の発明は、請求項６記載の廃棄処理装置において、前記画像情報読取手段の読取幅を最大許容媒体幅以上に設定してなることを特徴とする。

請求項１０に記載の発明は、請求項６記載の廃棄処理装置において、前記画像情報読取手段で読み取った画像情報を、前記識別情報読取手段で読み取った識別情報と対応付けて記憶する記憶手段を備えることを特徴とする。

請求項１１に記載の発明は、請求項６記載の廃棄処理装置において、前記画像情報読取手段は、前記識別情報読取手段を兼ねることを特徴とする。

請求項１に記載の発明によれば、記録媒体を廃棄してよいかどうかを人為的に確認しなくても済む。このため、記録媒体を廃棄する場合に、わざわざ担当者が面倒な確認作業を行なわなくても、保管期間が過ぎた記録媒体だけを確実に廃棄することができる。また、人為的な確認ミスによる記録媒体の誤廃棄を回避することができる。さらに、記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた記録媒体を廃棄処理装置で廃棄処理する場合に、廃棄対象となる記録媒体を自動的に搬送して廃棄処理することができる。このため、記録媒体の廃棄作業が楽になる。

請求項２に記載の発明によれば、記録媒体を廃棄してよいかどうかを人為的に確認しなくても済むとともに、記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた記録媒体を廃棄処理する場合に、廃棄対象となる記録媒体を自動的に搬送して廃棄処理することができる。

請求項３に記載の発明によれば、記録媒体置き部に置かれた記録媒体を安定的に搬送することができる。

請求項４に記載の発明によれば、本構成を有しない場合に比較して、長さの短い記録媒体を取り扱うことができる。

請求項６に記載の発明によれば、記録媒体置き部から搬送部材によって搬送される記録媒体の画像情報を画像情報読取手段で取得することができる。

請求項７に記載の発明によれば、搬送部材と補助搬送部材との間で記録媒体の弛みを防止することができる。

請求項８に記載の発明によれば、裁断部による引き込みが、補助搬送部材による記録媒体の搬送に悪影響を与えることを回避することができる。

請求項９に記載の発明によれば、画像情報読取手段で読み取った画像情報に基づいて、記録媒体の幅方向のエッジを検知することにより、記録媒体の幅を検出することができる。このため、画像情報読取手段が読み取った画像情報の中から、実際に記録媒体の幅内に記録されている画像情報を切り出すことができる。

請求項１０に記載の発明によれば、廃棄処理手段で廃棄済みの記録媒体の画像情報を、廃棄後に確認することができる。

請求項１１に記載の発明によれば、装置構成の簡素化と低価格化を実現することができる。

以下、記録媒体として文書を取り扱う場合の本発明の具体的な実施の形態につき、図面を参照しつつ詳細に説明する。なお、記録媒体は文書に限らず、例えば磁気ディスク、光ディスク、ＩＣカード等であってもよい。

＜文書管理システムの構成＞
図１は本発明の実施形態に係る文書管理システム（記録媒体管理システム）の構成を示す図である。図１において、文書生成装置１は、識別情報として文書ＩＤが付加された記録媒体（文書）を生成するものである。文書管理装置２は、文書生成装置１によって生成された文書に関して種々の管理処理を行なうものである。文書廃棄装置３は、文書生成装置１によって生成された文書や他の文書の廃棄処理を行なうものである。ネットワーク４は、例えば、ＬＡＮ(Local Area Network)やＷＡＮ(Wide Area Network)を用いて構成されるものである。

＜文書生成装置の構成＞
図２は文書生成装置の構成例を示すブロック図である。文書生成装置１は、例えばデジタル複写機やデジタル複合機（多機能型複写機）などを用いて構成されるものである。文書生成装置１は、操作パネル５と、画像読取部６と、画像処理部７と、画像出力部８、文書生成制御部９と、ネットワークインタフェース１０とを用いて構成されている。

操作パネル５は、文書生成装置１を使用するユーザが各種の情報を入力したり、ユーザに対して各種の情報を表示したりするためのユーザインタフェースとなるものである。操作パネル５は、例えば、各種のボタン、スイッチ、キー等を有する入力部と、タッチパネル付きの液晶ディスプレイからなる表示部とによって構成されるものである。

画像読取部６は、読み取り対象となる原稿の画像を光学的に読み取るものである。この画像読取部６では、透明な原稿台（プラテンガラス）にセットされた原稿面に光を照射して、当該原稿面からの反射光をミラー、レンズ等の結像光学系を介して読み取りセンサ（ＣＣＤセンサ等）の受光面で結像させることにより、原稿画像に対応した画像データ（スキャンデータ）を生成するものである。その際、原稿面は、結像光学系の移動によって読み取り走査される。

画像処理部７は、画像読取部６で読み取られた原稿の画像データに所定の画像処理（例えば、色変換、色補正、階調補正、拡大縮小、画像回転、スクリーン生成などの処理）を施すものである。

画像出力部８は、画像読取部６で読み取られかつ画像処理部７で画像処理された画像データを用紙等の記録媒体に印刷出力するものである。この画像出力部８は、例えば、電子写真方式に基づいて画像データの印刷を行なう。

文書生成制御部９は、文書生成に係る種々の処理動作を制御するものである。この文書生成制御部９は、予め与えられた制御プログラムにしたがって、操作パネル５、画像読取部６、画像処理部７及び画像出力部８の各処理動作を制御する。

ネットワークインタフェース１０は、文書生成装置１がネットワーク４上で他の装置（文書管理装置２、文書廃棄装置３を含む）とデータの送受信を行なうための通信インタフェースである。ネットワークインタフェース１０を用いたデータの送受信は、文書生成制御部９によって制御される。

＜文書管理装置の構成＞
図３は文書管理装置の構成例を示すブロック図である。文書管理装置２は、例えばパーソナルコンピュータを用いて構成されるものである。この文書管理装置２は、ユーザインタフェース部（ＵＩ部）１１と、バーコード解析部１２と、検索部１３と、データベース部１４と、文書管理制御部１５と、ネットワークインタフェース１６とを用いて構成されている。

ユーザインタフェース部１１は、文書管理装置２を使用するユーザが各種の情報を入力したり、ユーザに対して各種の情報を表示したりするためのユーザインタフェースである。このユーザインタフェース部１１は、例えば、キーボード、マウス等の入力デバイスと、液晶ディスプレイ等の表示デバイスによって構成されるものである。

バーコード解析部１２は、画像データ（スキャンデータ）に含まれるバーコードを解析してデコード処理するものである。バーコード解析部１２が解析するバーコードは、文書生成装置１でバーコード付きの文書の画像を読み取ったときに得られる画像データに含まれるバーコードである。このバーコードは、少なくとも文書ＩＤを含む情報となる。一般に、バーコードは、一次元方向にのみ情報をもつ一次元バーコードと、二次元方向に情報をもつ二次元バーコードに大別されるが、本発明を実施するにあたってはどちらも利用してもかまわない。ただし、上述した文書ＩＤの他に、種々の情報やデータを１つのバーコードに収納したい場合は、より多くのデータ容量をもつ二次元バーコードを用いることが望ましい。本実施形態では、一例として、二次元バーコードの一種で、一般に普及しているＱＲコード（登録商標）を文書の識別情報（ＩＤ）として用いることとする。

検索部１３は、データベース部１４に蓄積されたデータの検索を行なうものである。データベース部１４は、種々のデータを蓄積するものである。データベース部１４は、例えば、ハードディスク(Hard Disk Drive)等を用いて構成されるものである。

文書管理制御部１５は、文書管理に係る種々の処理動作を制御するものである。この文書廃棄装置３は、予め与えられた制御プログラムにしたがって、ユーザインタフェース部１１、バーコード解析部１２、検索部１３及びデータベース部１４の各処理動作を制御する。

ネットワークインタフェース１６は、文書管理装置２がネットワーク４上で他の装置（文書生成装置１、文書廃棄装置３を含む）とデータの送受信を行なうための通信インタフェースである。ネットワークインタフェース１６を用いたデータの送受信は、文書管理制御部１５によって制御される。

＜文書廃棄装置の機構＞
図４は文書廃棄装置の機構例を示す模式図である。文書廃棄装置３は、大きくは、廃棄装置本体ユニット１７と自動文書送りユニット１８とを備えた構成となっている。自動文書送りユニット１８には、トレイ１９と、搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂと、バーコードスキャナ２１と、イメージセンサ部２２と、開閉式のゲート２３と、複数（図例では３つ）のセンサ２４，２５，２６とが設けられている。このうち、トレイ１９は記録媒体置き部として設けられたもので、搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂは搬送部材として設けられたものである。また、バーコードスキャナ２１は識別情報読取手段として設けられたもので、イメージセンサ部２２は画像情報読取手段として設けられたものである。

トレイ１９は、廃棄処理の対象となる文書２７が置かれる部分である。トレイ１９には、搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂの近傍に位置して呼び出しロール２８が設けられている。呼び出しロール２８は、トレイ１９に置かれた文書２７の最下面に接触する状態に配置されている。

搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂは、トレイ１９に置かれた文書２７を文書搬送路に沿って自動的に搬送するために設けられたものである。搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂは、それらのロール間に文書２７を挟み込んで回転することにより、当該文書２７を搬送するものである。文書搬送路は、廃棄装置本体ユニット１７と自動文書送りユニット１８にそれぞれ図示しない搬送路形成部材によって形成されるものである。

バーコードスキャナ２１は、搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂによって搬送される文書２７に付加されたバーコードを光学的に読み取るとともに、その読み取り結果に基づいて、文書内のバーコードに収納されている元の情報（データ）を出力するものである。バーコードスキャナ２１は、廃棄対象となる文書２７のバーコード記録部分に対して、スキャナ内部の光源から照射された光の反射光を、スキャナ内部のレンズを介してエリアセンサで受光することにより、バーコードの画像を取り込む構成となっている。バーコード記録部分とは、文書２７の面内で、識別情報となる文書ＩＤを情報の１つとして含むバーコードが記録される部分をいう。

イメージセンサ部２２は、搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂによって搬送される文書２７の紙面に印刷等によって記録されている画像情報を光学的に読み取るものである。イメージセンサ部２２は、例えば光源と光学系とＣＣＤ等のイメージセンサとを用いて構成される。イメージセンサ部２２の読取幅は、文書廃棄装置３で各種サイズの文書を取り扱ううえで許容される最大の文書幅（最大許容媒体幅）以上に設定される。

ゲート２３は、当該ゲート２３への文書２７の突き当てによって文書２７の搬送停止位置を規制するとともに、文書管理装置２から廃棄許可が与えられるまで規制手段として廃棄装置本体ユニット１７側への文書２７の進入を阻止するために設けられたものである。ゲート２３は上下動によって文書搬送路を開閉するものである。

センサ２４は、トレイ１９における文書２７の有無を検知するものである。センサ２５，２６は、搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂによって搬送される文書２７の通過を検知するものである。各々のセンサ２４，２５，２６は、例えば発光素子と受光素子を有する反射型の光学センサによって構成されるもので、センサ検知位置に文書２７が存在するときにオン状態、存在しないときにオフ状態となる。このため、トレイ１９に文書２７が存在するときはセンサ２４がオン状態となり、トレイ１９に文書２７が存在しないときはセンサ２４がオフ状態となる。また、センサ２５の検知位置を文書２７の先端が通過すると、それと同時にセンサ２５がオフ状態からオン状態に切り替わり、その後、センサ２５の検知位置を文書２７の後端が通過すると、それと同時にセンサ２５がオン状態からオフ状態に切り替わる。同様に、センサ２６の検知位置を文書２７の先端が通過すると、それと同時にセンサ２６がオフ状態からオン状態に切り替わり、その後、センサ２６の検知位置を文書２７の後端が通過すると、それと同時にセンサ２６がオン状態からオフ状態に切り替わる。

一方、廃棄装置本体ユニット１７には、搬送ロール対３０Ａ，３０Ｂと、裁断部３１と、センサ３２とが設けられている。このうち、搬送ロール対３０Ａ，３０Ｂは補助搬送手段として設けられたもので、裁断部３１は廃棄処理手段として設けられたものである。搬送ロール対３０Ａ，３０Ｂは、それらのロール間に文書２７を挟み込んで回転することにより、当該文書２７を搬送するものである。

裁断部３１は、一対のカッター刃３３Ａ，３３Ｂを用いて構成されている。一対のカッター刃３３Ａ，３３Ｂは、それぞれ歯車状に形成されたものである。裁断部３１で文書２７を裁断する場合、一方のカッター刃３３Ａは時計回り方向に回転駆動され、他方のカッター刃３３Ｂは反時計回り方向に回転駆動される。このため、裁断部３１に送り込まれた文書２７は、一対のカッター刃３３Ａ，３３Ｂの回転により、図の左方向に引き込まれながら裁断される。

ここで、搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂの回転による文書の搬送速度をＶ１とし、搬送ロール対３０Ａ，３０Ｂの回転による文書の搬送速度をＶ２とし、カッター刃３３Ａ，３３Ｂの回転による文書の引き込み速度（移動速度）をＶ３とすると、これらの速度はＶ３≦Ｖ２の関係と、Ｖ１≦Ｖ２の関係を同時に満たす条件で設定されている。

センサ３２は、上述したセンサ２５と同様の原理で文書２７の通過を検知するものである。センサ３２は、搬送ロール対３０Ａ，３０Ｂから裁断部３１に至る文書搬送路の途中に設けられている。

図５は文書廃棄装置の構成例を示すブロック図である。文書廃棄装置３は、上述した各々の構成要素の他に、操作パネル４１と、ゲート駆動部４２と、搬送駆動部４３と、裁断駆動部４４と、文書廃棄制御部４５と、ネットワークインタフェース４６とを備えている。

操作パネル４１は、文書廃棄装置３を使用するユーザによって操作されるものである。操作パネル４１は、例えば、操作用のボタン（例えば、スタートボタン、ストップボタンなど）と、文書廃棄装置３の動作状態や操作用のガイダンス（案内メッセージ）を含む各種の操作画面を表示する表示パネルとを用いて構成されるものである。

ゲート駆動部４２は、上述したゲート２３を上下動させるための駆動部である。ゲート駆動部４２は、例えばソレノイドを駆動源として構成される。

搬送駆動部４３は、上述した２組の搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂ及び３０Ａ，３０Ｂと呼び出しロール２８を回転させるための駆動部である。搬送駆動部４３は、例えばモータを駆動源として構成される。

裁断駆動部４４は、上述した裁断部３１で一対のカッター刃３３Ａ，３３Ｂを回転させるための駆動部である。裁断駆動部４４は、例えばモータを駆動源として構成される。

文書廃棄制御部４５は、予め与えられた制御プログラムにしたがって、文書廃棄に係る種々の処理動作を制御するものである。文書廃棄制御部４５には、バーコードスキャナ２１、イメージセンサ部２２、センサ２４〜２６、操作パネル４１、ゲート駆動部４２、搬送駆動部４３、裁断駆動部４４が電気的に接続されている。

ネットワークインタフェース４６は、文書廃棄装置３がネットワーク４上で他の装置（文書生成装置１、文書管理装置２を含む）とデータの送受信を行なうための通信インタフェースである。ネットワークインタフェース４６を用いたデータの送受信は、文書廃棄制御部４５によって制御される。

＜文書管理方法＞
続いて、上記構成からなる文書管理システムを用いた文書管理の方法について説明する。まず、本実施形態で取り扱う文書は、１つずつ固有の文書ＩＤを割り当てて文書生成装置１により生成されるものである。文書ＩＤは、数字のみで構成してもよいし、数字やアルファベット、記号などを適宜組み合わせて構成してもよい。以降は、会計監査や税務調査などの証憑書類となる文書を取り扱う場合の具体的な管理方法について説明する。

まず、文書の雛形となるバーコード付きの文書データ（電子データ）を文書生成装置１に入力し、その文書データを画像出力部８で用紙に印刷出力することにより、例えば図６（Ａ）に示すように支払申請書４７の台紙を作成する。文書データは、例えば、文書管理装置２で作成し、この文書管理装置２からネットワーク４を経由して文書生成装置１に入力してもよいし、別途、文書データ作成用のサーバー装置で作成し、このサーバー装置からネットワーク４を経由して文書生成装置１に入力してもよい。

こうして文書生成装置１で生成される支払申請書４７のコーナー部分には、当該支払申請書４７に割り当てられた文書ＩＤを情報の１つとして含むＱＲコード４８が印刷によって付加される。つまり、文書生成装置１で生成される支払申請書４７は、「文書ＩＤが付加された文書」に該当するものとなる。また、支払申請書４７の台紙には領収書を貼付するための領域４９が設けられている。このため、申請者は、図６（Ｂ）に示すように、支払申請書４７の台紙に領収書５０を貼り付けるとともに、必要に応じて加筆、押印（捺印）を行なうことにより、支払申請書４７の原本を作成する。

以上のように支払申請書４７を作成したら、この支払申請書４７を文書生成装置１の原稿台にセットして、支払申請書４７の画像を画像読取部６で読み取る。そうすると、画像読取部６で読み取られた支払申請書４７の画像データは、ネットワーク４を経由して文書管理装置２に送信される。また、読み取りを終えた支払申請書４７の原本は、ファイルなどに綴じて保管される。

一方、文書生成装置１から支払申請書４７の画像データ（スキャンデータ）を受け取った文書管理装置２では、その画像データをデータベース部１４に蓄積するとともに、その画像データに含まれるＱＲコードの画像をバーコード解析部１２で解析することにより、当該支払申請書５９に割り当てられた文書ＩＤのデコード情報を取り出す。こうして取得した文書ＩＤは、文書管理制御部１５によって文書管理テーブルに登録される。文書管理テーブルは、データベース部１４内に作成されるものである。

図７は文書管理テーブルの一例を示す図である。図示のように文書管理テーブルには、文書ＩＤと、文書生成日時と、文書保管期間と、文書廃棄日時が、互いに対応付けて登録されるようになっている。文書生成日時及び文書廃棄日時を登録する場合、それぞれの時刻は、ネットワーク４を経由してインターネット上の時刻配信サーバー又は時刻認証サーバーから取得した標準時刻を用いることが望ましい。文書ＩＤは、バーコード解析部１２でＱＲコードをデコードして得られたものを登録してもよいし、上述したバーコード付きの文書データを文書管理装置２又は他のサーバー装置で作成するときに、文書管理装置２自身が文書に割り当てたものや、他のサーバー装置が文書に割り当てたものを登録してもよい。文書生成日時は、文書が生成された日時を示すものである。本形態例では、文書生成装置１が支払申請書５９等の文書から読み取った画像データを文書管理装置２宛に送信した日時、又は文書生成装置１から送信された文書の画像データを文書管理装置２で受信した日時を「文書生成日時」として登録するものとする。

文書保管期間は、文書の保管期間を日時で示すものである。文書管理テーブルに文書ＩＤが登録された文書は、文書保管期間が過ぎるまで保管しておく必要がある。ただし、文書保管期間が「指定なし」で登録されている場合は、いつでも廃棄してよい扱いとなり、文書保管期間が「永久」で登録されている場合は、常に廃棄不可の扱いとなる。

また一般に、領収書に関しては、その領収金額によって保管期間が決められている。このため、例えば、支払申請書４７に印刷したＱＲコードの中に、文書ＩＤの情報に加えて、文書保管期間を設定するための情報を収納しておき、バーコード解析部１２のデコード情報から文書保管期間を自動的に設定する構成を採用してもよい。具体的には、支払申請書４７の保管期間を６年間で指定する情報をＱＲコードに収納しておき、支払申請書４７の生成日時から起算して６年目の日時を文書保管期間に設定する形態が考えられる。また、これ以外にも、支払申請書４７に貼付する領収書の領収金額を示す情報をＱＲコードに収納しておき、その情報から領収書の保管期間を自動的に割り出して文書管理テーブルの文書保管期間に設定してもよい。さらに、文書管理装置２が備えるユーザインタフェース部１１を用いて、ユーザの手入力（マニュアル操作）で文書管理テーブルの文書保管期間を設定又は変更する構成としてもよい。

文書廃棄日時は、文書が廃棄された日時を示すものである。文書の廃棄は、文書廃棄装置３によって行なわれる。このため、文書管理テーブルの文書廃棄日時は、文書廃棄装置３から文書管理装置２に対して、文書の廃棄を行なった文書の文書ＩＤを指定して、当該文書の廃棄を完了した旨の通知（以下、「廃棄完了通知」とも記す）があった日時で登録される。

なお、文書管理テーブルに関しては、文書生成装置１で文書の生成を行なったユーザのユーザＩＤを文書生成者として文書管理テーブルに登録したり、文書廃棄装置３で文書の廃棄を行なったユーザのユーザＩＤを文書廃棄者として文書管理テーブルに登録したりする構成を採用してもよい。その場合、文書の生成や廃棄を行なったユーザのＩＤ情報は、既存のユーザ認証技術（例えば、ＩＣカードを用いたユーザ認証技術）を利用して取得すればよい。

続いて、文書廃棄装置３で文書を廃棄する際の処理手順について説明する。文書廃棄装置３は、廃棄対象となる文書の文書ＩＤ（本例ではＱＲコード）を読み取ることなく文書の廃棄処理を行なう第１の廃棄処理モード（通常廃棄モード）と、廃棄対象となる文書の文書ＩＤを読み取るとともに、この読み取った文書ＩＤを指定して文書の廃棄許可を文書管理装置２に問い合わせ、文書管理装置２から廃棄許可が与えられた場合に文書の廃棄処理を行なう第２の廃棄処理モード（スキャン廃棄モード）とを備えている。廃棄処理モードの選択は、操作パネル４１を用いてユーザにより行なわれる。

＜第１の廃棄処理モード＞
第１の廃棄処理モードでは、文書廃棄装置３が待機している状態のもとで、操作パネル４１に設けられたスタートボタンをユーザが押下したときに、文書廃棄制御部４５が次のような手順で文書の廃棄処理を制御する。

まず、文書廃棄制御部４５は、トレイ１９に置かれた文書２７の存在をセンサ２４で検知すると、搬送駆動部４３を駆動して呼び出しロール２８と搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂ及び３０Ａ，３０Ｂを回転させる。これにより、トレイ１９に置かれた文書２７は、呼び出しロール２８の回転にしたがって搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂのロール間に呼び出され、さらに搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂの回転にしたがって搬送方向の下流側へと搬送される。ちなみに、呼び出しロール２８は、当該呼び出しロール２８の回転にしたがって搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂの間に呼び出された文書２７の先端通過をセンサ２６が検知すると、モータによる回転駆動を停止した状態で文書２７の移動にしたがって連れ回り、その後、文書２７の後端通過をセンサ２６が検知すると、再びモータによる回転駆動を開始して次の文書２７を呼び出す。

その後、文書２７は搬送ロール対３０Ａ，３０Ｂのロール間に送り込まれるとともに、当該搬送ロール対３０Ａ，３０Ｂの回転にしたがって裁断部３１へと送り込まれる。その際、文書廃棄制御部４５は、ユーザがスタートボタンを押した後、１枚目の文書２７がゲート２３の部分に到達するまでの間に、ゲート駆動部４２を駆動してゲート２３を上方に移動（退避）させ、文書搬送路を開放しておく。また、搬送ロール対３０Ａ，３０Ｂによって搬送される文書２７の先端通過をセンサ３２が検知すると、その検知信号を受けて文書廃棄制御部４５は、裁断駆動部４４を駆動して裁断部３１のカッター刃３３Ａ，３３Ｂを回転させる。これにより、裁断部３１に送り込まれた文書２７は、回転するカッター刃３３Ａ，３３Ｂに引き込まれて裁断される。なお、搬送ロール対３０Ａ，３０Ｂの回転は、文書２７の先端通過をセンサ２５が検知した段階で開始してもよい。

以降は、トレイ１９に置かれた文書２７がすべて廃棄処理されるまで（センサ２４がオフ状態となってから、センサ３２が最後の文書２７の後端通過を検知するまで）、上記同様の動作により文書２７の廃棄処理を繰り返す。そして、トレイ１９に置かれた文書２７をすべて廃棄処理した後は、ゲート駆動部４２、搬送駆動部４３及び裁断駆動部４４の駆動を停止して再び待機状態に戻る。この待機状態では、ゲート２３が下方に移動して文書搬送路を遮断した状態となる。

＜第２の廃棄処理モード＞
第２の廃棄処理モードでは、文書廃棄装置３が待機している状態のもとで、操作パネル４１に設けられたスタートボタンをユーザが押下したときに、文書廃棄制御部４５が次のような手順で文書の廃棄処理を制御する。このとき、廃棄対象となる文書２７にＱＲコードが印刷されている場合は、ＱＲコードの印刷面が上向きとなるように文書２７をトレイ１９に載せる。また、トレイ１９に載せる文書２７の位置を決めるために、文書２７の先端を搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂのロール間に軽く突き当てるようにする。

まず、文書廃棄制御部４５は、トレイ１９に置かれた文書２７の存在をセンサ２４で検知すると、搬送駆動部４３を駆動して呼び出しロール２８と搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂ及び３０Ａ，３０Ｂを回転させる。これにより、トレイ１９に置かれた文書２７は、呼び出しロール２８の回転にしたがって搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂのロール間に呼び出され、さらに搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂの回転にしたがって搬送方向の下流側へと搬送される。

ここで、文書廃棄制御部４５は、トレイ１９に複数枚の文書２７が置かれる場合の対応として、複数枚の文書２７が１枚ずつバラバラの状態（以下、「バラ状態」）で置かれる場合と、複数枚の文書２７がステープル針で綴じられた状態（以下、「綴じ状態」）で置かれる場合で、文書２７の搬送方式を切り替える。

すなわち、複数の文書２７がバラ状態でトレイ１９に置かれる場合は、搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂのうち、上側の搬送ロール２０Ａをリタードロール、下側の搬送ロール２０Ｂをフィードロールとして回転動作させることにより、複数枚の文書２７を１枚ずつ分離しながら順に搬送する。

この場合、搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂ間に複数枚の文書２７が挟み込まれると、上側の搬送ロール２０Ａは、上層の文書２７をトレイ１９側に戻すように反時計回り方向に回転し、下側の搬送ロール２０Ｂは当該搬送ロール２０Ｂに接触する最下層の文書２７を搬送方向の下流側に送り込むように反時計回り方向に回転駆動する。これに対して、搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂ間に１枚の文書２７が挟み込まれると、下側の搬送ロール２０Ｂは当該搬送ロール２０Ｂに接触する最下層の文書２７を搬送方向の下流側に送り込むように反時計回り方向に回転駆動し、これに従動（連れ回り）するかたちで上側の搬送ロール２０Ａは時計回り方向に回転する。

複数枚の文書２７が綴じ状態でトレイ１９に置かれる場合は、上側の搬送ロール２０Ａと下側の搬送ロール２０Ｂを共にフィードロールとして回転動作させることにより、複数枚の文書２７を１つの束にしてまとめて搬送する。

この場合、搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂ間に複数枚の文書２７が挟み込まれると、上側の搬送ロール２０Ａは当該搬送ロール２０Ａに接触する最上層の文書２７を搬送方向の下流側に送り込むように時計回り方向に回転駆動し、下側の搬送ロール２０Ｂは当該搬送ロール２０Ｂに接触する最下層の文書２７を搬送方向の下流側に送り込むように反時計回り方向に回転駆動する。

トレイ１９に置かれた複数枚の文書２７の形態が「バラ状態」であるか「綴じ状態」であるかは、文書廃棄装置３を使用するユーザが操作パネル４１を用いて「ばら状態」及び「綴じ状態」のいずれか一方を選択し、この選択による指示を受けて文書廃棄制御部４５が判別する構成とすればよい。こうした搬送方式の切り替えは、上述した第１の廃棄処理モードでも同様に行なわれる。本実施形態においては、トレイ１９に複数枚の文書２７が置かれる場合に、ユーザが操作パネル４１で「バラ状態」を選択し、これを受けて文書廃棄制御部４５が「バラ状態」に対応する搬送方式で搬送駆動部４３を駆動することにより、トレイ１９から１枚ずつ順に文書２７を搬送するものとする。

その後、文書２７の先端通過をセンサ２６が検知すると、この検知信号を受けて文書廃棄制御部４５は、文書２７に印刷されているＱＲコードがバーコードスキャナ２１の読み取り位置にくるように、所定のタイミングで文書２７の搬送を一旦停止し、この停止中にバーコードスキャナ２１で文書２７のＱＲコードを読み取る。ＱＲコードの読み取りを終えると、文書廃棄制御部４５は文書２７の搬送を再開する。そして、文書２７の先端通過をセンサ２５が検知すると、この検知信号を受けて、文書２７の先端がゲート２３に突き当たる直前に、文書２７の搬送（搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂの回転）を停止する。なお、バーコードスキャナ２１によるＱＲコードの読み取りは、文書２７の先端がゲート２３に突き当たる直前の停止状態、又は突き当てた状態で行なってもよい。

また、文書廃棄制御部４５は、文書２７の搬送中に、文書２７の紙面に記録されている画像情報をイメージセンサ部２２で読み取るとともに、上述したＱＲコードの読み取りに成功したかどうかを判断する。イメージセンサ部２２による画像情報の読み取り動作は、イメージセンサ部２２の読取位置を文書２７が通過している期間に行なわれる。

ＱＲコードの読み取りに成功したかどうかは、文書２７に印刷されたＱＲコードからバーコードスキャナ２１で正常に文書ＩＤをデコード処理できたかどうかにより判断する。バーコードスキャナ２１がＱＲコードの読み取りに失敗するケースとしては、主に３つのケースが考えられる。第１のケースは、文書２７にもともとＱＲコードが印刷されていなかった場合である。第２のケースは、文書２７に印刷されているＱＲコードに欠陥（例えば、汚れ、破損、情報欠落など）があった場合である。第３のケースは、トレイ１９に文書２７を置くときの向き（文書２７の表／裏の向き、文書２７の先端／後端の向き）が不適切だったために、バーコードスキャナ２１の読み取り位置にＱＲコードが存在しなかった場合である。

ここで、ＱＲコードの読み取りに失敗した場合は、文書廃棄制御部４５は、直ちに搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂの回転を停止した後、この搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂを通常時とは逆方向に回転させる。通常時とは、「文書２７を搬送方向の下流側に搬送するとき」をいう。これにより、搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂの間に挟み込まれた文書２７は、当該搬送ロール対３０Ａ，３０Ｂの逆回転によってトレイ１９側に戻される。

これに対して、ＱＲコードの読み取りに成功した場合は、文書廃棄制御部４５は、ＱＲコードに含まれる文書ＩＤで特定される文書に関して、当該文書の廃棄が許可されているかどうかの問い合わせを文書管理装置２に対して行なう。文書廃棄許可の問い合わせは、バーコードスキャナ２１で読み取ったＱＲコードに含まれる文書ＩＤを指定した廃棄許可の問い合わせメッセージを作成し、この問い合わせメッセージをネットワークインタフェース４６からネットワーク４を経由で文書管理装置２宛に送信することにより行なう。文書廃棄許可の問い合わせは、この問い合わせで指定した文書ＩＤで特定される文書を廃棄してもよいかどうかの問い合わせである。ちなみに、ＱＲコードの読み取りに成功した場合は、このＱＲコードに収納されている情報を簡易的に操作パネル４１に表示するようにしてもよい。

文書廃棄装置３からの問い合わせメッセージを受けた文書管理装置２では、当該問い合わせメッセージで指定された文書ＩＤが文書管理テーブルに登録されているかどうかを検索部１３で検索し、該当する文書ＩＤが存在する場合は、当該文書ＩＤに対応付けて登録されている文書保管期間を確認する。そして、文書廃棄装置３から文書廃棄許可の問い合わせを受けた日時（取り合わせの日時）が文書保管期間を過ぎている場合は、文書廃棄装置３に対して文書廃棄許可を与える旨の回答メッセージを返信する。また、文書廃棄装置３から文書廃棄許可の問い合わせを受けた日時が文書保管期間を過ぎていない場合は、文書廃棄装置３に対して文書廃棄許可を与えない旨（文書の廃棄を禁止する旨）の回答メッセージを返信する。

こうして文書管理装置２から回答メッセージが返信されると、文書廃棄制御部４５は、その回答メッセージをネットワークインタフェース４６で受信し、その回答メッセージの内容が、自装置（文書廃棄装置３）からの問い合わせに対して文書の廃棄許可を与えるものであるかどうかを確認する。そして、回答メッセージが文書の廃棄許可を与えるものでなかった場合は、上述したように搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂの逆回転によって文書２７をトレイ１９側に戻した後、予め用意された廃棄不許可のガイダンスを操作パネル４１に表示する。廃棄不許可ガイダンスの一例としては、「この文書は廃棄が禁止されているため廃棄できません。トレイから文書を取り出してください。」などが考えられる。

これに対して、回答メッセージが文書の廃棄許可を与えるものであった場合は、文書廃棄制御部４５は、ゲート駆動部４２を駆動してゲート２３を上方に移動（退避）させ、文書搬送路を開放するとともに、搬送ロール対２０Ａ，２０Ｂを回転して文書２７の搬送を再開する。これにより、文書２７はゲート２３の下を通過して搬送ロール対３０Ａ，３０Ｂへと送り込まれ、さらに搬送ロール対３０Ａ，３０Ｂの回転にしたがって裁断部３１へ送り込まれる。このとき、文書廃棄制御部４５は、搬送ロール対３０Ａ，３０Ｂによって搬送される文書２７の先端通過をセンサ３２が検知すると、その検知信号を受けて裁断駆動部４４を駆動して裁断部３１のカッター刃３３Ａ，３３Ｂを回転させる。これにより、裁断部３１に送り込まれた文書２７は、回転するカッター刃３３Ａ，３３Ｂに引き込まれて裁断される。なお、搬送ロール対３０Ａ，３０Ｂの回転は、文書２７の先端通過をセンサ２５が検知した段階で開始してもよい。

裁断部３１で裁断中の文書２７の後端通過をセンサ２５が検知すると、この検知信号を受けて文書廃棄制御部４５は、当該文書２７の後端がゲート２３の下を通過した後のタイミングで、ゲート駆動部４２の駆動によりゲート２３を下方に移動させ、文書搬送路を遮断する。また、文書廃棄制御部４５は、裁断中の文書２７の後端通過をセンサ３２が検知すると、この検知信号を受けて、必要に応じて搬送ロール対３０Ａ，３０Ｂの回転を停止するとともに、当該文書２７の後端が裁断部３１に取り込まれた後のタイミングで、裁断部３１のカッター刃３３Ａ，３３Ｂの回転を停止させる。

こうして１枚目の文書２７の廃棄処理を終えると、文書廃棄制御部４５は、先ほど文書廃棄許可を受けた文書の文書ＩＤを指定して、当該文書の廃棄を完了した旨の廃棄完了通知をメッセージとして文書管理装置２に送信する。廃棄完了通知メッセージは、ネットワークインタフェース４６からネットワーク４を経由して文書管理装置２宛に送信される。これに対して、文書廃棄装置３から廃棄完了通知メッセージを受け取った文書管理装置２では、当該メッセージで指定された文書ＩＤに対応する廃棄履歴情報として、文書廃棄日時の欄に、当該メッセージを受信した日時を登録する。また、文書廃棄制御部４５は、文書２７からイメージセンサ部２２で読み取った画像情報を、当該文書２７の文書ＩＤと対応付けて、文書廃棄装置３が備えるハードディスク等の記憶手段（不図示）に記憶する。あるいは、イメージセンサ部２２で読み取った画像情報（画像ファイル）を廃棄完了通知メッセージに添付して文書管理装置２に送信し、それを受信した文書管理装置２に画像情報を保存するとともに、廃棄完了通知該メッセージで指定された文書ＩＤに対応する廃棄履歴情報の一つとして、文書管理装置２内での画像情報の保存場所（ファイルパス名など）を文書管理テーブルに登録してもよい。

以降は、トレイ１９に置かれた文書２７がすべて廃棄処理されるまで（センサ２４がオフ状態となってから、センサ３２が最後の文書２７の後端通過を検知するまで）、上記同様の動作により文書２７の廃棄処理を繰り返す。そして、トレイ１９に置かれた文書２７をすべて廃棄処理した後は、ゲート駆動部４２、搬送駆動部４３及び裁断駆動部４４の駆動を停止して再び待機状態に戻る。この待機状態では、ゲート２３が下方に移動して文書搬送路を遮断した状態となる。

なお、上記実施形態においては、記録媒体の識別情報となる文書ＩＤを文書に付加するにあたって、この文書ＩＤを情報の一つとして含むＱＲコードを文書に印刷する場合を例示したが、これに限らず、文書ＩＤを表す数字や記号などを直接文書に印刷してもよいし、ウォーターマーク、紙指紋等の技術を利用して文書に文書ＩＤを付加してもよい。また、文書ＩＤを印刷したラベルを文書に貼り付けたり、文書ＩＤを記憶させた小型のRFIDなどを文書に埋め込んだりしてもよい。また、文書に付加される識別情報は、文書ＩＤだけでなく、用紙を一意に特定する用紙ＩＤを文書の識別情報として文書に付加してもよい。

本発明の実施形態に係る文書管理システム（記録媒体管理システム）の構成を示す図である。 文書生成装置の構成例を示すブロック図である。 文書管理装置の構成例を示すブロック図である。 文書廃棄装置の機構例を示す模式図である。 文書廃棄装置の構成例を示すブロック図である。 文書の作成例を説明する図である。 文書管理テーブルの一例を示す図である。

符号の説明

１…文書生成装置、２…文書管理装置、３…文書廃棄装置、４…ネットワーク、１９…トレイ、２０Ａ，２０Ｂ…搬送ロール対（搬送部材）、２１…バーコードスキャナ、２２…イメージセンサ部、２３…ゲート、２７…文書、３０Ａ，３０Ｂ…搬送ロール対（補助搬送部材）、３１…裁断部

Claims (10)

1. 記録媒体に付加された識別情報を当該記録媒体の保管期間と対応付けて管理するとともに、前記識別情報を指定した記録媒体の廃棄許可の問い合わせに対して、前記指定の識別情報に対応する記録媒体の保管期間を確認し、前記保管期間が過ぎている場合に廃棄許可を与える記録媒体管理装置と、
   廃棄対象となる記録媒体から識別情報を読み取るとともに、この読み取った識別情報を指定して記録媒体の廃棄許可を前記記録媒体管理装置に問い合わせ、当該記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた場合に記録媒体の廃棄処理を行なう廃棄処理装置とを備え、
   前記廃棄処理装置は、
   前記記録媒体の廃棄処理を行なう廃棄処理手段と、
   前記記録媒体の識別情報を読み取る識別情報読取手段と、
   前記廃棄対象となる記録媒体が置かれる記録媒体置き部と、
   前記記録媒体置き部に置かれた前記記録媒体を、前記識別情報読取手段の読取位置を通過するように搬送する搬送手段と
   を備え、
   前記搬送手段は、
   前記識別情報読取手段の読取位置よりも搬送方向上流側に配置され、回転駆動する第１の駆動部材と、前記第１の駆動部材の下側に対向して位置する第２の駆動部材との間で前記記録媒体を挟み込んで回転することにより、当該記録媒体を搬送する搬送部材を有し、
   前記記録媒体置き部に置かれた前記記録媒体が複数枚綴じられている場合、前記複数枚綴じられた記録媒体を搬送方向の下流側に送り込むように、前記第１の駆動部材および前記第２の駆動部材を回転駆動させ、前記記録媒体置き部に置かれた前記記録媒体が複数枚綴じられていない場合、前記記録媒体を搬送方向の上流側に送り込むように、前記第１の駆動部材を回転駆動させ、前記記録媒体を搬送方向の下流側に送り込むように、前記第２の駆動部材を回転駆動させる
   ことを特徴とする記録媒体管理システム。
2. 記録媒体に付加された識別情報に基づいて記録媒体管理装置から廃棄許可が与えられた場合に記録媒体の廃棄処理を行なう廃棄処理装置であって、
   前記記録媒体の廃棄処理を行なう廃棄処理手段と、
   前記記録媒体の前記識別情報を読み取る識別情報読取手段と、
   廃棄対象となる記録媒体が置かれる記録媒体置き部と、
   前記記録媒体置き部に置かれた前記記録媒体が、前記識別情報読取手段の読取位置を通過するように搬送する搬送手段と
   を備え、
   前記搬送手段は、
   前記識別情報読取手段の読取位置よりも搬送方向上流側に配置され、回転駆動する第１の駆動部材と、前記第１の駆動部材の下側に対向して位置する第２の駆動部材との間で前記記録媒体を挟み込んで回転することにより、当該記録媒体を搬送する搬送部材を有し、
   前記記録媒体置き部に置かれた前記記録媒体が複数枚綴じられている場合、前記複数枚綴じられた記録媒体を搬送方向の下流側に送り込むように、前記第１の駆動部材および前記第２の駆動部材を回転駆動させ、前記記録媒体置き部に置かれた前記記録媒体が複数枚綴じられていない場合、前記記録媒体を搬送方向の上流側に送り込むように、前記第１の駆動部材を回転駆動させ、前記記録媒体を搬送方向の下流側に送り込むように、前記第２の駆動部材を回転駆動させる
   ことを特徴とする廃棄処理装置。
3. 前記搬送手段は、前記識別情報読取手段の読取位置よりも搬送方向下流側でかつ前記廃棄処理手段よりも搬送方向上流側に配置され、前記記録媒体を挟み込んで回転することにより、当該記録媒体を搬送する補助搬送部材を有する
   ことを特徴とする請求項２記載の廃棄処理装置。
4. 前記識別情報読取手段が前記識別情報の読み取りに失敗した場合に、前記搬送部材を通常時とは逆方向に回転させる
   ことを特徴とする請求項２記載の廃棄処理装置。
5. 前記搬送部材と前記補助搬送部材との間に、前記記録媒体の画像情報を読み取る画像情報読取手段を配置してなる
   ことを特徴とする請求項３記載の廃棄処理装置。
6. 前記補助搬送部材による媒体搬送速度を、前記搬送部材による媒体搬送速度以上に設定してなる
   ことを特徴とする請求項３記載の廃棄処理装置。
7. 前記廃棄処理手段は、前記廃棄許可が与えられた記録媒体を引き込みつつ裁断する裁断部を有し、
   前記裁断部による前記記録媒体の引き込み速度を、前記補助搬送部材による媒体搬送速度以下に設定してなる
   ことを特徴とする請求項３記載の廃棄処理装置。
8. 前記画像情報読取手段の読取幅を最大許容媒体幅以上に設定してなる
   ことを特徴とする請求項５記載の廃棄処理装置。
9. 前記画像情報読取手段で読み取った画像情報を、前記識別情報読取手段で読み取った識別情報と対応付けて記憶する記憶手段を備える
   ことを特徴とする請求項５記載の廃棄処理装置。
10. 前記画像情報読取手段は、前記識別情報読取手段を兼ねる
    ことを特徴とする請求項５記載の廃棄処理装置。

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