JP5224910B2

JP5224910B2 - 情報仲介システム、情報仲介プログラム、及び情報仲介方法

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Publication number: JP5224910B2
Application number: JP2008140838A
Authority: JP
Inventors: 洋平米井; 潤三加藤
Original assignee: Mizuho Information and Research Institute Inc
Current assignee: Mizuho Information and Research Institute Inc
Priority date: 2008-05-29
Filing date: 2008-05-29
Publication date: 2013-07-03
Anticipated expiration: 2028-05-29
Also published as: JP2009289029A

Description

本発明は、ネットワークを介して接続されたユーザ端末間における情報のやり取りを仲介する情報仲介システム、情報仲介プログラム、及び情報仲介方法に関し、特に、異なるグループに属するユーザ端末同士の間において、相手のグループの情報への参照履歴の開示を最小限にする情報仲介システム、情報仲介プログラム、及び情報仲介方法に関する。

近年、複数の組織間でネットワークを介して電子文書等の情報の共有が行われることが一般的となっている。その際、共有する情報を一方がネットワーク上の情報を仲介する情報仲介サーバに保存し、他方が当該情報仲介サーバ上に保存された情報を取得することで、共有が行われる。そのためには、一方が他方へ当該情報仲介サーバ上に情報を保存した旨を通知する必要がある。

特許文献１では、電子文書をオブジェクトとして管理する文書管理装置が開示されている。特許文献１では、文書変更監視部が電子文書の変更を監視し、該当する電子文書が更新されたときは、メール通信機能により予め登録されたメールアカウント宛てにメールを送信し、電子文書の更新を通知するものである。

また、特許文献２では、複数の電子文書の階層的な関連をサーバテーブルで管理した文書更新通知装置が開示されている。特許文献２では、下位階層の電子文書が更新された場合、サーバテーブルを参照し、上位階層の電子文書を特定し、当該上位階層の電子文書の利用者へその変更の旨を通知するものである。

以上のように、特許文献１及び２では、電子文書の更新の旨は通知されるが、更新者は、通知された利用者が該当する電子文書の更新内容を実際に閲覧したか否かを知ることはできない。そのため、利用者の参照履歴を更新者に開示することが考えられる。
特開２００６−２４０５９号公報特開２０００−１５５７３１号公報

しかしながら、上述した方法では、利用者側の参照履歴について必要以上に開示されてしまうという問題がある。近年、機密情報の保護のため、利用者側の組織の情報の開示は、必要最小限に留める傾向がある。例えば、取引先へ電子文書を通知する場合、取引先で適切に受領され、処理が行われればよく、実際に、どの担当者が受領しているかまでは開示すべきでない場合が少なくない。

本発明は、このような問題を解決するためになされたものであり、ネットワークを介して接続されたユーザ端末間における情報の共有において、相手側の参照履歴の開示を必要最小限に留める情報仲介システムを提供することを目的とする。

本発明にかかる情報仲介システムは、第１のグループに属する複数の第１のユーザ端末、及び第２のグループに属する複数の第２のユーザ端末と通信網を介して接続され、前記第１のユーザ端末と前記第２のユーザ端末間の情報のやり取りを仲介するものである。前記第１のユーザ端末及び前記第２のユーザ端末から送信された登録情報を記憶する登録情報記憶部と、前記登録情報記憶部に記憶された登録情報に対する参照内容と、参照したユーザ端末とを関連付けた参照履歴情報を記憶する参照履歴記憶部と、前記第１のユーザ端末又は前記第２のユーザ端末から前記登録情報の参照要求を受信した場合に、この参照要求に応じて、要求元のユーザ端末に対して前記登録情報記憶部に記憶された登録情報を送信する登録情報送信手段と、前記第１のユーザ端末又は前記第２のユーザ端末から参照履歴要求を受信した場合に、この参照履歴要求に応じて、要求元のユーザ端末に対して前記参照履歴記憶部に記憶された参照履歴情報を送信する参照履歴情報送信手段とを備える。前記参照履歴情報送信手段は、前記第１のユーザ端末から前記第２のユーザ端末に送信するための登録情報について、前記第１のユーザ端末から参照履歴要求を受信した場合は、前記第２のグループに属する第２のユーザ端末のいずれかを特定せずに当該登録情報が参照されたかどうかを示す参照履歴情報を当該第１のユーザ端末に対して送信し、前記第１のユーザ端末から前記第２のユーザ端末に送信するための登録情報について、前記第２のユーザ端末から参照履歴要求を受信した場合は、前記第２のグループに属する第２のユーザ端末を特定して当該登録情報が参照されたかどうかを示す参照履歴情報を当該第２のユーザ端末に対して送信する。

ここで、前記参照履歴記憶部は、前記登録情報が参照されたことを示す開示情報をさらに記憶し、前記参照履歴情報送信手段は、前記第１のユーザ端末から前記第２のユーザ端末に送信するための登録情報について、前記第１のユーザ端末から参照履歴要求を受信した場合は、前記開示情報を当該第１のユーザ端末に対して送信することが望ましい。

また、前記情報仲介システムは、前記登録情報記憶部に前記登録情報が記憶されたことを通知する通知手段をさらに備え、前記通知手段は、前記第１のユーザ端末から前記第２のユーザ端末に送信するための登録情報が前記登録情報記憶部に記憶された場合は、前記第２のユーザ端末へ通知することが望ましい。

さらに、前記登録情報は、フォルダにより階層的に管理され、前記フォルダは、前記登録情報送信手段により前記登録情報を送信可能なユーザ端末が設定され、前記登録情報送信手段は、前記登録情報の登録先のフォルダの指定を受け付け、前記通知手段は、前記指定されたフォルダに設定されたユーザ端末へ通知を行うようにするとよい。

また、前記参照履歴記憶部は、前記登録情報記憶部による前記登録情報の記憶、及び、前記参照履歴情報送信手段による前記参照履歴情報の送信を参照履歴情報としてさらに記憶し、前記参照履歴情報送信手段は、前記第１のユーザ端末から参照履歴要求を受信した場合、前記第１のグループに属する第１のユーザ端末を特定して当該参照履歴情報を当該第１のユーザ端末に対して送信し、前記第２のユーザ端末から参照履歴要求を受信した場合、前記第２のグループに属する第２のユーザ端末を特定して当該参照履歴情報を当該第２のユーザ端末に対して送信するようにするとよい。

本発明にかかる情報仲介プログラムは、第１のグループに属する複数の第１のユーザ端末、及び第２のグループに属する複数の第２のユーザ端末と通信網を介して接続され、前記第１のユーザ端末と前記第２のユーザ端末間の情報のやり取りを仲介する処理をコンピュータに実行させるものである。前記第１のユーザ端末及び前記第２のユーザ端末から送信された登録情報を記憶する登録情報記憶部と、前記登録情報記憶部に記憶された登録情報に対する参照内容と、参照したユーザ端末とを関連付けた参照履歴情報を記憶する参照履歴記憶部と、前記第１のユーザ端末又は前記第２のユーザ端末から前記登録情報の参照要求を受信した場合に、この参照要求に応じて、要求元のユーザ端末に対して前記登録情報記憶部に記憶された登録情報を送信する登録情報送信手段と、前記第１のユーザ端末又は前記第２のユーザ端末から参照履歴要求を受信した場合に、この参照履歴要求に応じて、要求元のユーザ端末に対して前記参照履歴記憶部に記憶された参照履歴情報を送信する参照履歴情報送信手段とを備える。前記参照履歴情報送信手段は、前記第１のユーザ端末から前記第２のユーザ端末に送信するための登録情報について、前記第１のユーザ端末から参照履歴要求を受信した場合は、前記第２のグループに属する第２のユーザ端末のいずれかを特定せずに当該登録情報が参照されたかどうかを示す参照履歴情報を当該第１のユーザ端末に対して送信し、前記第１のユーザ端末から前記第２のユーザ端末に送信するための登録情報について、前記第２のユーザ端末から参照履歴要求を受信した場合は、前記第２のグループに属する第２のユーザ端末を特定して当該登録情報が参照されたかどうかを示す参照履歴情報を当該第２のユーザ端末に対して送信する。

また、前記情報仲介プログラムは、前記登録情報記憶部に前記登録情報が記憶されたことを通知する通知手段をさらに備え、前記通知手段は、前記第１のユーザ端末から前記第２のユーザ端末に送信するための登録情報が前記登録情報記憶部に記憶された場合は、前記第２のユーザ端末へ通知することが望ましい。

本発明にかかる情報仲介方法は、第１のグループに属する複数の第１のユーザ端末、及び第２のグループに属する複数の第２のユーザ端末との間で情報の仲介を行うものである。前記第１のユーザ端末及び前記第２のユーザ端末から送信された登録情報を登録情報記憶部に格納するステップと、前記第１のユーザ端末又は前記第２のユーザ端末から前記登録情報の参照要求を受信した場合に、この参照要求に応じて、要求元のユーザ端末に対して前記登録情報記憶部に記憶された登録情報を送信する登録情報送信ステップと、前記登録情報に対する参照内容と、参照したユーザ端末とを関連付けた参照履歴情報を参照履歴記憶部に格納するステップと、前記第１のユーザ端末又は前記第２のユーザ端末から参照履歴要求を受信した場合に、この参照履歴要求に応じて、要求元のユーザ端末に対して前記参照履歴記憶部に記憶された参照履歴情報を送信する参照履歴情報送信ステップとを備える。前記参照履歴情報送信ステップは、前記第１のユーザ端末から前記第２のユーザ端末に送信するための登録情報について、前記第１のユーザ端末から参照履歴要求を受信した場合は、前記第２のグループに属する第２のユーザ端末のいずれかを特定せずに当該登録情報が参照されたかどうかを示す参照履歴情報を当該第１のユーザ端末に対して送信し、前記第１のユーザ端末から前記第２のユーザ端末に送信するための登録情報について、前記第２のユーザ端末から参照履歴要求を受信した場合は、前記第２のグループに属する第２のユーザ端末を特定して当該登録情報が参照されたかどうかを示す参照履歴情報を当該第２のユーザ端末に対して送信する。

ここで、前記情報仲介方法は、前記登録情報記憶部に前記登録情報が記憶されたことを通知する通知ステップをさらに備え、前記通知ステップは、前記第１のユーザ端末から前記第２のユーザ端末に送信するための登録情報が前記登録情報記憶部に記憶された場合は、前記第２のユーザ端末へ通知することが望ましい。

本発明によれば、ネットワークを介して接続されたユーザ端末間における情報の共有において、相手側の参照履歴の開示を必要最小限に留める情報仲介システムを提供することができる。

以下では、本発明を適用した具体的な実施の形態について、図面を参照しながら詳細に説明する。各図面において、同一要素には同一の符号が付されており、説明の明確化のため、必要に応じて重複説明は省略する。

発明の実施の形態１．
図１は、本実施の形態にかかる情報仲介システム１００の全体構成を示すブロック図である。情報仲介システム１００は、電子文書管理サーバ１と、データベース５と、複数の端末が属する内部端末グループ２と、イントラネット４１と、ファイアウォール（ＦＷ）４２と、インターネット４３と、複数の端末が属する外部端末グループ３と、を有する。情報仲介システム１００は、電子文書管理サーバ１を介して、内部端末グループ２と外部端末グループ３との間で、電子文書（ファイル）のやり取りを行うものである。内部端末グループ２とは、例えば、企業内部のネットワークに接続された複数の端末が属するものである。また、外部端末グループ３とは、当該企業外部のネットワークに接続された複数の端末、例えば、当該企業の取引先の端末が属するものである。

本実施の形態で対象とする業務形態は、例えば、企業の担当者は、内部端末グループ２の端末２ａを操作して、作成した電子文書を電子文書管理サーバ１へ格納し、当該企業の承認者は、内部端末グループ２の端末２ｂを操作して、前記電子文書の承認を行い、当該企業の取引先の担当者は、外部端末グループ３の端末３ａを操作して、電子文書管理サーバ１から前記電子文書を取得するものである。

電子文書管理サーバ１は、ＷＥＢアプリケーション（不図示）が稼働し、電子メールを送信可能なサーバである。電子文書管理サーバ１には、データベース５が接続されている。また、電子文書管理サーバ１は、ＷＥＢサーバ１１と、ＡＰ（Application）サーバ１２と、ＤＢ（DataBase）サーバ１３と、メールサーバ１４とを有する。電子文書管理サーバ１は、電子文書をフォルダにより階層的に管理し、各フォルダは、ユーザごとにアクセス権限が設定されており、アクセス権限のないユーザは、当該フォルダに格納された電子文書を参照できない。電子文書管理サーバ１の構成の詳細については、図２で後述する。

イントラネット４１は、ＦＷ４２と、電子文書管理サーバ１と、内部端末グループ２に属する端末２ａ、端末２ｂ、…、端末２ｎとが接続された通信ネットワークである。イントラネット４１は、例えば、企業内のイントラネットを構成するものである。

インターネット４３は、ＦＷ４２と、外部端末グループ３に属する端末３ａ、端末３ｂ、…、端末３ｍとが接続された通信ネットワークである。

ＦＷ４２は、インターネット４３に接続された任意のコンピュータから、イントラネット４１に接続された任意のコンピュータへの不正な侵入を防ぐシステムである。但し、ＦＷ４２は、端末３ａ、端末３ｂ、…、端末３ｍから電子文書管理サーバ１へのアクセスについては、許可しているものとする。ファイアウォールは、公知技術としてよく知られているものであるから、ここでは詳細な説明を省略する。

内部端末グループ２は、イントラネット４１に接続された複数の端末装置の集合を示し、図１においては、端末２ａ、端末２ｂ、…、端末２ｎである。端末２ａ、端末２ｂ、…、端末２ｎは、ＷＥＢクライアント及びメールクライアントである端末装置である。また、外部端末グループ３は、インターネット４３に接続された複数の端末装置の集合を示し、図１においては、端末３ａ、端末３ｂ、…、端末３ｍである。端末３ａ、端末３ｂ、…、端末３ｍは、ＷＥＢクライアント及びメールクライアントである端末装置である。

データベース５は、電子文書管理を行うための各種情報を記憶する記憶装置である。データベース５は、フォルダ情報５１と、文書情報５２と、権限情報５３と、開封情報５４と、ユーザ情報５５と、履歴情報５６とを記憶する。データベース５は、不揮発性記憶装置であればよく、ハードディスクドライブ、光磁気ディスクドライブ、フラッシュメモリ等が利用可能である。データベース５に記憶される各種情報の構成や関連については、図３で後述する。

次に、情報仲介システム１００の処理の概要を説明する。電子文書管理サーバ１は、イントラネット４１に接続され、内部端末グループ２及び外部端末グループ３のそれぞれに属する端末と通信可能である。具体的には、電子文書管理サーバ１は、ＷＥＢサーバ１１、ＡＰサーバ１２、ＤＢサーバ１３によりＷＥＢアプリケーションが稼働する。電子文書管理サーバ１は、内部端末グループ２又は外部端末グループ３からファイルのアップロード要求を受け付け、データベース５へ格納する。また、電子文書管理サーバ１は、内部端末グループ２又は外部端末グループ３からファイルのダウンロード要求を受け付け、データベース５から該当するファイルを取得し、ダウンロード要求元の端末へ送信する。

また、電子文書管理サーバ１は、内部端末グループ２又は外部端末グループ３とのやり取り、例えば、文書閲覧、履歴照会、文書承認、ダウンロード等に際し、電子文書に対するアクセス履歴である履歴情報をデータベース５へ格納する。ここで、履歴情報とは、当該電子文書に対するやり取りの操作内容、操作日時等を表わす。また、電子文書管理サーバ１は、内部端末グループ２又は外部端末グループ３からの要求に応じて、所定の条件の下に当該履歴情報の照会を行う。さらに、電子文書管理サーバ１は、内部端末グループ２又は外部端末グループ３とのやり取りに応じて、メールサーバ１４により内部端末グループ２又は外部端末グループ３へ電子メールの送信が可能である。尚、本実施の形態において、アップロードされたファイルは、当該端末グループの承認者による承認処理がされた後、当該端末グループ以外の端末グループへ電子メールが送信され、ダウンロードが可能となる。

図２は、本実施の形態にかかる電子文書管理サーバ１の構成を示すブロック図である。図２に示すように、電子文書管理サーバ１には、典型的なコンピュータシステムを用いることができる。電子文書管理サーバ１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１１と、ＲＡＭ（Random Access Memory）１１２と、ＲＯＭ（Read Only Memory）１１３と、送受信部１１４と、不揮発性記憶装置１２０とを有する。不揮発性記憶装置１２０は、ＯＳ（Operating System）１２１と、ＨＴＴＰ（Hypertext Transfer Protocol）サーバプログラム１２２と、アプリケーション（ＡＰ）サーバプログラム１２３と、データベース（ＤＢ）サーバプログラム１２４と、メールバッチサーバプログラム１２５と、ＷＥＢアプリケーションプログラム１２６とを記憶する。不揮発性記憶装置１２０には、ハードディスクドライブ、光磁気ディスクドライブ、フラッシュメモリ等が利用可能である。

ＣＰＵ１１１は、不揮発性記憶装置１２０に格納されたＯＳ１２１と、ＨＴＴＰサーバプログラム１２２と、ＡＰサーバプログラム１２３と、ＤＢサーバプログラム１２４と、メールバッチサーバプログラム１２５と、ＷＥＢアプリケーションプログラム１２６とを実行する。これにより、電子文書管理サーバ１は、ＷＥＢサーバ１１と、ＡＰサーバ１２と、ＤＢサーバ１３と、メールサーバ１４として動作し、送受信部１１４を通して内部端末グループ２及び外部端末グループ３のＷＥＢクライアント及びメールクライアントと通信が可能となる。また、電子文書管理サーバ１は、ＤＢサーバ１３を通して、データベース５へ各種データの格納、読出しを行う。

図３は、本実施の形態にかかるデータベース５の各種情報の構成と関連の一例を示す概略図である。データベース５は、データベースのテーブルであるフォルダ情報５１と、文書情報５２と、権限情報５３と、開封情報５４と、ユーザ情報５５と、履歴情報５６とを有する。

フォルダ情報５１は、複数の電子文書が格納され、階層的に構成されるフォルダに関する情報を管理する。フォルダ情報５１は、フォルダを識別するフォルダＩＤ５１１と、当該フォルダの表示名称であるフォルダ名５１２と、フォルダの階層上の位置を示し、所属する親フォルダのリンクで表現されるフォルダパス５１３と、当該フォルダが所属する上位のフォルダＩＤである親フォルダＩＤ５１４とを有する。フォルダＩＤ５１１は、フォルダ情報５１における主キーである。

ユーザ情報５５は、情報仲介システム１００を利用可能なユーザに関する情報を管理する。ユーザ情報５５は、ユーザを識別するユーザＩＤ５５１と、当該ユーザの表示名称であるユーザ名５５２と、パスワード５５３と、当該ユーザの所属を示す所属情報５５４と、メールアドレス５５５とを有する。所属情報５５４は、例えば、所属する企業、部署、役職等を示す情報であればよく、別途、所属情報を管理するテーブル（不図示）と、所属情報を識別するコードにより関連付けてもよい。メールアドレス５５５は、情報仲介システム１００を利用可能なユーザへの通知先であり、メールサーバ１４によるメール送信処理の宛先に用いられる。ユーザＩＤ５５１は、ユーザ情報５５における主キーである。

権限情報５３は、ユーザがフォルダに対して、どのようなアクセスが可能かを権限コードで管理する。権限情報５３は、フォルダＩＤ５３１と、ユーザＩＤ５３２と、権限コード５３３とを有する。権限コード５３３は、例えば、当該フォルダＩＤのフォルダに対しての文書の登録、検索、閲覧（ダウンロード）、承認、及び削除、並びに、当該フォルダに対する履歴照会、及び権限設定等を示す情報であれば良く、別途、権限情報を管理するテーブル（不図示）と、権限コードにより関連付けるものである。

関連Ｒ１３は、フォルダ情報５１と権限情報５３とのテーブル関連を示す。具体的には、フォルダＩＤ５３１は、フォルダＩＤ５１１の外部キーであり、フォルダＩＤ５１１とフォルダＩＤ５３１とは、１対Ｎである。また、関連Ｒ３５は、ユーザ情報５５と権限情報５３とのテーブル関連を示す。具体的には、ユーザＩＤ５３２は、ユーザＩＤ５５１の外部キーであり、ユーザＩＤ５５１とユーザＩＤ５３２とは、１対Ｎである。関連Ｒ１３と関連Ｒ３５により、複数のユーザＩＤにおいて、複数のフォルダＩＤにおけるアクセス権限が管理される。

文書情報５２は、電子文書管理サーバ１に格納され、参照される電子文書に関する情報を管理する。文書情報５２は、電子文書を識別する文書ＩＤ５２１と、当該電子文書のファイル名であるファイル名５２２と、当該電子文書の格納先であるフォルダＩＤ５２３とを有する。文書ＩＤ５２１は、文書情報５２における主キーである。

関連Ｒ１２は、フォルダ情報５１と文書情報５２とのテーブル関連を示す。具体的には、フォルダＩＤ５２３は、フォルダＩＤ５１１の外部キーであり、フォルダＩＤ５１１とフォルダＩＤ５２３とは、１対Ｎである。関連Ｒ１２により、一つのフォルダにおいて複数の電子文書を管理することができ、一つの電子文書は必ず一つのフォルダに関連付けられる。

開封情報５４は、電子文書を登録したユーザＩＤとは異なる所属情報を持つユーザＩＤによりダウンロードされたことを示す情報を管理する。開封情報５４は、文書ＩＤ５４１と、ユーザＩＤ５４２とを有する。

関連Ｒ２４は、文書情報５２と開封情報５４とのテーブル関連を示す。具体的には、文書ＩＤ５４１は、文書ＩＤ５２１の外部キーであり、文書ＩＤ５２１と文書ＩＤ５４１とは、１対１である。関連Ｒ２４により、一つの文書ＩＤにおいて、一つの開封情報を管理することができる。また、関連Ｒ４５は、ユーザ情報５５と開封情報５４とのテーブル関連を示す。具体的には、ユーザＩＤ５４２は、ユーザＩＤ５５１の外部キーであり、ユーザＩＤ５５１とユーザＩＤ５４２とは、１対Ｎである。関連Ｒ２４と関連Ｒ４５により、複数のユーザＩＤにおいて、複数の文書ＩＤにおける開封情報が管理される。

履歴情報５６は、電子文書に対するアクセス履歴を管理する。履歴情報５６は、文書ＩＤ５６１と、ユーザＩＤ５６２と、当該電子文書に対する操作を示す操作区分５６３と、操作日時５６４とを有する。操作区分５６３は、例えば、文書閲覧、履歴照会、文書承認、ダウンロード等であればよい。

関連Ｒ２６は、文書情報５２と履歴情報５６とのテーブル関連を示す。具体的には、文書ＩＤ５６１は、文書ＩＤ５２１の外部キーであり、文書ＩＤ５２１と文書ＩＤ５６１とは、１対Ｎである。また、関連Ｒ５６は、ユーザ情報５５と履歴情報５６とのテーブル関連を示す。具体的には、ユーザＩＤ５６２は、ユーザＩＤ５５１の外部キーであり、ユーザＩＤ５５１とユーザＩＤ５６２とは、１対Ｎである。関連Ｒ２６と関連Ｒ５６により、複数のユーザＩＤにおいて、複数の文書ＩＤにおけるアクセス履歴が管理される。

図４は、本実施の形態にかかる情報仲介方法を示すシーケンス図である。ここでは、ある企業が取引先向けに作成した機密情報である電子文書を、取引先が取得する流れを例示する。

また、以降の説明においては、次に挙げることを前提とする。まず、当該企業の担当者は、内部端末グループ２に属する端末２ａを操作する。その際、当該担当者は、当該担当者のユーザＩＤで本実施の形態にかかる情報仲介システム１００にログイン済みとする。そのため、端末２ａから電子文書管理サーバ１に対する各種要求においては、当該担当者のユーザＩＤが取得可能とする。同様に、当該企業の承認者は、内部端末グループ２に属する端末２ｂを操作し、当該承認者のユーザＩＤで情報仲介システム１００にログイン済みとする。同様に、当該企業の取引先の担当者は、外部端末グループ３に属する端末３ａを操作し、当該取引先の担当者のユーザＩＤで情報仲介システム１００にログイン済みとする。また、以下で電子文書が格納される対象フォルダには、予め上記担当者、承認者、及び取引先の担当者のそれぞれのユーザＩＤについては、アクセス権限が与えられているものとする。

以上の前提を踏まえ、まず、端末２ａは、電子文書管理サーバ１へ電子文書を所定フォルダに登録する（Ｓ１０１）。具体的には、端末２ａは、図７に後述する文書登録画面６１を通じて、登録先フォルダ、登録対象ファイル、登録通知メール情報のコメント文章の入力を入力情報として受け付け、当該入力情報を電子文書管理サーバ１へ送信する。電子文書管理サーバ１は、端末２ａからの入力情報を受信し、文書情報５２に、登録先フォルダのフォルダＩＤと関連付けて登録対象ファイルを格納する。また、電子文書管理サーバ１は、当該電子文書が登録された旨を履歴情報５６に格納する。

その後、端末２ｂは、電子文書管理サーバ１へ電子文書の承認を行う（Ｓ１０２）。具体的には、まず、端末２ｂは、図８に後述する承認一覧画面６２を通じて、ステップＳ１０１で登録された電子文書の選択を選択情報として受け付け、当該選択情報を電子文書管理サーバ１へ送信する。電子文書管理サーバ１は、端末２ｂからの選択情報を受信し、文書情報５２を参照し、選択された電子文書の内容を端末２ｂへ返信する。端末２ｂは、電子文書の内容を受信し、図９に後述する文書承認画面６３に表示する。その後、端末２ｂは、文書承認画面６３を通じて、当該電子文書についての承認を承認情報として受け付け、当該承認情報を電子文書管理サーバ１へ送信する。電子文書管理サーバ１は、端末２ｂからの承認情報を受信し、当該電子文書が承認済みである旨を文書情報５２、及び履歴情報５６に格納する。

この後、電子文書管理サーバ１は、端末３ａへメール送信を行う（Ｓ１０３）。まず、電子文書管理サーバ１のメールサーバ１４は、ステップＳ１０２にて承認された電子文書の通知先であるユーザのメールアドレスを取得する。また、メールサーバ１４は、当該電子文書の登録通知メール情報を取得する。その後、メールサーバ１４は、取得されたメールアドレス宛に、当該登録通知メール情報を内容としてメール送信を行う。尚、メールアドレスの取得のために、具体的には、メールサーバ１４は、当該電子文書が格納されているフォルダＩＤに関連付けられた権限コードの示す情報が、"閲覧"の権限を含んでおり、かつ、当該フォルダＩＤに関連付けられたユーザＩＤの所属情報が"取引先"であることを条件としたユーザＩＤに対応付けられたメールアドレスを、ユーザ情報５５より取得する。

端末２ａは、電子文書管理サーバ１へ当該電子文書における開封情報の照会を行う（Ｓ１０４）。具体的には、端末２ａは、図１０に後述する文書一覧画面（内部用）６４を通じて、ステップＳ１０２で承認された電子文書についての検索条件を受け付け、当該検索条件を電子文書管理サーバ１へ送信する。

続いて、電子文書管理サーバ１は、当該検索結果を端末２ａへ返信（Ｓ１０５）し、文書一覧画面（内部用）６４にて、当該電子文書における開封情報が"未開封"である旨が表示される。具体的には、電子文書管理サーバ１は、端末２ａからの検索条件を受信し、フォルダ情報５１、文書情報５２、及び開封情報５４を参照し、検索結果を端末２ａへ返信する。また、端末２ａは、当該検索結果を受信し、文書一覧画面（内部用）６４に検索結果である電子文書を一覧表示する。尚、電子文書管理サーバ１における上述した開封情報の照会処理の詳細は、図５に後述する。このとき、文書一覧画面（内部）６４の相手先開封確認欄にて、当該電子文書については、"未開封"と表示される。

尚、ステップＳ１０４、及びＳ１０５と並行して、端末３ａは、内蔵のメールクライアントにて、ステップＳ１０３においてメールサーバ１４より送信された電子メールを受信する。取引先の担当者は、当該メールクライアントにて当該電子メールの内容を確認し、電子文書が格納されたことを知ることができる。そのため、取引先の担当者は、端末３ａを操作して、当該電子文書の閲覧を要求する。但し、ステップＳ１０６以降は、ステップＳ１０５の後に行われるものとする。

このとき、端末３ａは、電子文書管理サーバ１へ当該電子文書の閲覧を要求する（Ｓ１０６）。具体的には、まず、端末３ａは、図１１で後述する文書一覧画面（外部用）６４ａを通じて、当該電子メールの内容に基づく検索条件を受け付け、当該検索条件を電子文書管理サーバ１へ送信する。続いて、電子文書管理サーバ１は、ステップＳ１０５と同様に処理され、端末３ａは、文書一覧画面（外部用）６４ａに当該検索結果である電子文書を一覧表示する。このとき、文書一覧画面（外部用）６４ａの相手先開封確認欄にて、当該電子文書については、"−"と表示される。つまり、相手先の開封確認については表示されない。

その後、取引先の担当者は、端末３ａを操作して、当該電子文書のダウンロードを要求する。そのため、電子文書管理サーバ１は、端末３ａへ当該電子文書を送信する（Ｓ１０７）。具体的には、まず、端末３ａは、文書一覧画面（外部用）６４ａを通じて、当該電子文書の選択情報と、ダウンロード要求を受け付け、当該選択情報のダウンロード要求を電子文書管理サーバ１へ送信する。続いて、電子文書管理サーバ１は、端末３ａからの選択情報と、ダウンロード要求を受信し、文書情報５２から当該電子文書を取得し、端末３ａへ送信する。その後、端末３ａは、当該電子文書を受信し、内部に格納する。

このとき、電子文書管理サーバ１は、当該電子文書における開封情報を更新する（Ｓ１０８）。具体的には、電子文書管理サーバ１は、ステップＳ１０７でダウンロード対象となった電子文書について、文書ＩＤと、ダウンロード要求元であるユーザＩＤを開封情報５４に格納する。併せて、電子文書管理サーバ１は、当該電子文書について、ダウンロードが行われた旨を履歴情報５６に格納する。

その後、端末３ａは、電子文書管理サーバ１へ当該電子文書における履歴照会を行う（Ｓ１０９）。具体的には、端末３ａは、文書一覧画面（外部用）６４ａを通じて、ステップＳ１０７でダウンロードした電子文書の選択を選択情報として受け付け、当該選択情報を電子文書管理サーバ１へ送信する。

続いて、電子文書管理サーバ１は、当該電子文書における履歴情報を端末３ａに返信（Ｓ１１０）し、図１２に後述する履歴照会画面（外部用）６５にて、当該電子文書における履歴情報が"ダウンロード"である旨が表示される。具体的には、電子文書管理サーバ１は、端末３ａからの選択情報を受信し、文書情報５２、及び履歴情報５６を参照し、当該電子文書における履歴情報を端末３ａに返信する。また、端末３ａは、当該履歴情報を受信し、履歴照会画面（外部用）６５に当該履歴情報を一覧表示する。尚、電子文書管理サーバ１における上述した履歴情報の照会処理の詳細は、図６に後述する。このとき、履歴照会画面（外部用）６５には、外部端末グループ３に属する端末における操作履歴のみが表示される。

端末２ａは、電子文書管理サーバ１へ当該電子文書における開封情報の照会を行う（Ｓ１１１）。具体的には、端末２ａは、図１３に後述する文書一覧画面（内部用）６４ｂを通じて、ステップＳ１０２で承認された電子文書についての検索条件を受け付け、当該検索条件を電子文書管理サーバ１へ送信する。

続いて、電子文書管理サーバ１は、当該検索結果を端末２ａへ返信（Ｓ１１２）し、文書一覧画面（内部用）６４ｂにて、当該電子文書における開封情報が"開封"である旨が表示される。このとき、電子文書管理サーバ１は、ステップＳ１０５と同様に処理され、端末２ａは、文書一覧画面（内部用）６４ｂに当該検索結果である電子文書を一覧表示する。このとき、文書一覧画面（内部用）６４ｂの相手先開封確認欄にて、当該電子文書については、"開封"と表示される。これにより、外部端末グループ３に属するいずれかの端末により、当該電子文書がダウンロードされたことが確認できる。

その後、端末２ａは、電子文書管理サーバ１へ当該電子文書における履歴照会を行う（Ｓ１１３）。具体的には、端末２ａは、文書一覧画面（内部用）６４ｂを通じて、ステップＳ１０２で承認された電子文書の選択を選択情報として受け付け、当該選択情報を電子文書管理サーバ１へ送信する。

続いて、電子文書管理サーバ１は、当該電子文書における履歴情報を端末２ａに返信（Ｓ１１４）し、図１４に後述する履歴照会画面（内部用）６５ａにて、当該電子文書における履歴情報が"承認"である旨が表示される。具体的には、電子文書管理サーバ１は、端末２ａからの選択情報を受信し、文書情報５２、及び履歴情報５６を参照し、当該電子文書における履歴情報を端末２ａに返信する。また、端末２ａは、当該履歴情報を受信し、履歴照会画面（内部用）６５ａに当該履歴情報を一覧表示する。このとき、履歴照会画面（内部用）６５ａには、内部端末グループ２に属する端末における操作履歴のみが表示される。

このように、本実施の形態にかかる情報仲介方法では、内部端末グループ２の端末２ａは、登録した電子文書について、外部端末グループ３のどの端末が、いつ、ダウンロードしたかの履歴情報は、取得できない。しかし、内部端末グループ２の端末２ａは、外部端末グループ３のいずれかの端末が当該電子文書をダウンロードした旨の情報は、取得することができる。

また、本実施の形態にかかる情報仲介方法では、電子文書を取得する側である外部端末グループ３の端末３ａは、内部端末グループ２のどの端末が、どのような処理をしたかの履歴情報は、取得できない。

図５は、本実施の形態にかかる開封情報の照会処理を示すフローチャート図である。開封情報の照会処理は、内部端末グループ２、又は、外部端末グループ３のいずれかに属する端末から、検索条件を含む開封情報の照会要求に基づき、開始される。

まず、電子文書管理サーバ１は、照会対象のフォルダにおける検索条件の入力を受け付ける（Ｓ２０１）。次に、電子文書管理サーバ１は、受け付けた検索条件を満たす文書情報のリストを取得する（Ｓ２０２）。具体的には、電子文書管理サーバ１は、検索条件に基づき、フォルダ情報５１、及び文書情報５２を参照し、該当する文書ＩＤ５２１のリストを取得する。ここでは、文書（１）から文書（ｎ）のｎ個の文書ＩＤが該当するものとする。

続いて、電子文書管理サーバ１は、カウンタｉを１に設定する（Ｓ２０３）。その後、電子文書管理サーバ１は、照会要求元のユーザＩＤに文書（ｉ）の相手先開封確認欄が表示対象か否かを判定する（Ｓ２０４）。表示対象の場合、ステップＳ２０５へ進み、表示対象でない場合、ステップＳ２０６へ進む。

例えば、上述した図４のステップＳ１０６において、当該電子文書は端末２ａから登録されているため、照会要求元の端末３ａからログインされた取引先のユーザＩＤは、相手先開封確認欄の表示対象には該当しない。そのため、ステップＳ２０６へ進む。その場合、電子文書管理サーバ１は、文書（ｉ）における相手先開封確認欄に"−"を設定（Ｓ２０６）し、ステップＳ２０９へ進む。

また、上述した図４のステップＳ１０５、及びＳ１１２において、当該電子文書は端末２ａから登録されているため、照会要求元の端末２ａからログインされたユーザＩＤは、相手先開封確認欄の表示対象に該当する。そのため、ステップＳ２０５へ進む。その場合、電子文書管理サーバ１は、開封情報５４を参照し、文書（ｉ）が存在するか否かを判定する（Ｓ２０５）。ここでは、文書（ｉ）の文書ＩＤが開封情報５４の文書ＩＤ５４１に存在するかを確認する。開封情報５４に文書（ｉ）が存在する場合、ステップＳ２０７へ進み、存在しない場合、ステップＳ２０８へ進む。

開封情報５４に文書（ｉ）が存在する場合、電子文書管理サーバ１は、文書（ｉ）における相手先開封確認欄に"開封"を設定する（Ｓ２０７）。例えば、上述した図４のステップＳ１１２において、当該電子文書は、端末３ａによりダウンロード済みであるため、ステップＳ２０７の処理が行われる。

開封情報５４に文書（ｉ）が存在しない場合、電子文書管理サーバ１は、文書（ｉ）における相手先開封確認欄に"未開封"を設定する（Ｓ２０８）。例えば、上述した図４のステップＳ１０５において、当該電子文書は、端末３ａによりダウンロードされていないため、ステップＳ２０８の処理が行われる。

その後、電子文書管理サーバ１は、文書（ｉ）における残りの表示情報を取得し、設定する（Ｓ２０９）。具体的には、電子文書管理サーバ１は、当該電子文書における相手先開封確認欄を除く各項目について、データベース５より取得する。

電子文書管理サーバ１は、カウンタｉに１を加算する（Ｓ２１０）。そして、電子文書管理サーバ１は、カウンタｉがｎより大きいか否かを判定する（Ｓ２１１）。カウンタｉがｎより大きい場合、ステップＳ２１２へ進み、カウンタｉがｎより小さい場合、ステップＳ２０４へ戻る。すなわち、ステップＳ２０２で取得した文書情報のリストの全ての文書情報について、ステップＳ２０４乃至Ｓ２０９の処理により、設定を行う。その後、カウンタｉがｎより大きい場合、上記設定された情報を含め、照会要求元の端末へ返信（Ｓ２１２）し、処理を終了する。照会要求元の端末は、受信した当該設定された情報を画面に表示する。

このように、本実施の形態にかかる開封情報の照会処理では、端末２ａが登録した電子文書について端末３ａがダウンロードしたか否かを、端末２ａに開封情報として開示することができる。これにより、内部端末グループ２へは、外部端末グループ３における履歴情報を必要以上に開示することを留めることができる。

図６は、本実施の形態にかかる履歴情報の照会処理を示すフローチャート図である。履歴情報の照会処理は、内部端末グループ２、又は、外部端末グループ３のいずれかに属する端末から、電子文書の選択情報を含む履歴情報の照会要求に基づき、開始される。

まず、電子文書管理サーバ１は、照会対象の電子文書における選択情報の入力を受け付ける（Ｓ３０１）。次に、電子文書管理サーバ１は、照会要求元のユーザＩＤが内部端末グループ２に属するか否かを判定する（Ｓ３０２）。具体的には、電子文書管理サーバ１は、ユーザ情報５５を参照し、当該ユーザＩＤの所属情報５５４が内部端末グループ２に属するか否かを判定する。内部端末グループ２に属すると判定された場合、ステップＳ３０３へ進み、内部端末グループ２に属さないと判定された場合、ステップＳ３０４へ進む。

例えば、上述した図４のステップＳ１１４において、照会要求元の端末２ａからログインされたユーザＩＤは、内部端末グループ２に属すると判定され、ステップＳ３０３へ進む。その場合、電子文書管理サーバ１は、履歴情報５６を参照し、当該電子文書における文書ＩＤに対応する各履歴情報の内、ユーザＩＤ５６２が内部端末グループ２に属するもののみを取得する（Ｓ３０３）。

また、上述した図４のステップＳ１１０において、照会要求元の端末３ａからログインされた取引先のユーザＩＤは、内部端末グループ２に属さないと判定され、ステップＳ３０４へ進む。その場合、電子文書管理サーバ１は、履歴情報５６を参照し、当該電子文書における文書ＩＤに対応する各履歴情報の内、ユーザＩＤ５６２が内部端末グループ２に属さないもののみを取得する（Ｓ３０４）。

その後、電子文書管理サーバ１は、取得した履歴情報を照会要求元の端末へ返信（Ｓ３０５）し、処理を終了する。照会要求元の端末は、受信した当該履歴情報を画面に表示する。

このように、本実施の形態にかかる履歴照会処理では、当該電子文書について、内部端末グループ２に属する端末による履歴情報は、内部端末グループ２に属する端末のみに開示され、同様に、外部端末グループ３に属する端末による履歴情報は、外部端末グループ３に属する端末のみに開示される。これにより、当該電子文書における履歴情報を必要最小限の開示に留めることができる。

以下の図７乃至１４において、本実施の形態にかかる情報仲介システム１００のＷＥＢインタフェースである画面例を説明する。

図７は、本実施の形態にかかる文書登録画面６１の例である。文書登録画面６１は、指定のフォルダに電子文書の登録を受け付ける。文書登録画面６１は、登録先フォルダ表示部６１１と、文書指定部６１２と、登録通知メール情報入力部６１３と、確認ボタン６１４とを備える。図７の文書登録画面６１は、図４のステップＳ１０１において、電子文書を登録する場合を示す。

登録先フォルダ表示部６１１は、登録可能なフォルダを階層的に表示し、登録先フォルダの指定を受け付ける。図７では、フォルダ指定６１５に"銘柄Ｘ"フォルダが指定されている。

文書指定部６１２は、ファイルパス入力欄６１６を備え、ファイルパス入力欄６１６に登録対象の電子文書のファイルパスの入力を受け付ける。尚、文書指定部６１２は、複数の電子文書の入力を受け付けることができる。

登録通知メール情報入力部６１３は、登録対象の電子文書が登録される際に通知される電子メールに付加するコメント文章の入力を受け付ける。

確認ボタン６１４は、押下されると、確認画面（不図示）へ遷移し、確認画面にて登録ボタン（不図示）が押下されると、ファイルパス入力欄６１６に入力されたファイルパスのファイルと、登録通知メール情報入力部６１３に入力されたコメント文章とが電子文書管理サーバ１へ送信される。

図８は、本実施の形態にかかる承認一覧画面６２の例である。承認一覧画面６２は、文書登録画面６１で登録された電子文書を一覧表示する。図８の承認一覧画面６２は、図４のステップＳ１０２において、承認対象の電子文書を一覧表示する場合を示す。承認一覧画面６２は、検索条件入力部６２１と、承認一覧表示部６２２と、検索ボタン６２３と、詳細ボタン６２４とを備える。

検索条件入力部６２１は、承認対象の電子文書を検索するための条件の入力を受け付ける。検索ボタン６２３は、押下されると、検索条件入力部６２１に入力された条件に基づき、承認対象の電子文書を検索し、検索結果を承認一覧表示部６２２に表示する。

承認一覧表示部６２２は、検索ボタン６２３の検索結果である承認対象の電子文書を一覧表示する。また、承認一覧表示部６２２は、承認するための電子文書の選択を受け付ける。図８においては、例えば、文書登録画面６１で登録された電子文書は、文書名表示欄６２６に表示されている。詳細ボタン６２４は、押下されると、承認一覧表示部６２２で選択された電子文書を示す文書ＩＤが電子文書管理サーバ１へ送信される。その後、後述する文書承認画面６３へ遷移し、承認一覧表示部６２２で選択された電子文書の申請の詳細な内容が表示される。

図９は、本実施の形態にかかる文書承認画面６３の例である。文書承認画面６３は、承認一覧画面６２で選択された電子文書に対して承認を行う。図９の文書承認画面６３は、図４のステップＳ１０２において、承認対象の電子文書を詳細表示する場合を示す。文書承認画面６３は、申請情報表示部６３１と、登録先情報表示部６３２と、文書情報表示部６３３と、登録通知メール情報表示部６３４と、ダウンロードボタン６３５と、承認ボタン６３６と、差戻ボタン６３７とを備える。

申請情報表示部６３１は、承認対象の電子文書における申請情報を表示する。登録先情報表示部６３２は、承認対象の電子文書における登録先フォルダのフォルダパスを表示する。文書情報表示部６３３は、承認対象の電子文書における文書情報を表示する。また、文書情報表示部６３３は、ダウンロード対象の電子文書の選択を受け付ける。ダウンロードボタン６３５は、押下されると、文書情報表示部６３３で選択された電子文書を示す文書ＩＤが電子文書管理サーバ１へ送信される。その後、文書情報表示部６３３で選択された電子文書をダウンロードする処理を開始する。これにより、承認者は、承認対象の電子文書の内容を確認できる。登録通知メール情報表示部６３４は、承認後に送付される電子メールについてのメール件名やメール本文を表示する。メール本文には、文書登録画面６１の登録通知メール情報入力部６１３に入力されたコメント文章が含まれる。

承認ボタン６３６は、押下されると、当該電子文書を承認する旨が、電子文書管理サーバ１へ送信される。その後、電子文書管理サーバ１は、図４のステップＳ１０３で説明したように、登録通知メール情報表示部６３４に表示された内容をメール送信する。尚、承認ボタン６３６が押下された後、当該電子文書に対する承認処理の確定画面（不図示）へ遷移し、確定画面にて確定ボタン（不図示）が押下されると、当該電子文書を承認する旨が、電子文書管理サーバ１へ送信されるようにすることが望ましい。当該電子文書の承認処理について、上席者の承認により確実に処理を行うことができる。

差戻ボタン６３７は、押下されると、当該電子文書を差し戻す旨が、電子文書管理サーバ１へ送信される。尚、差戻ボタン６３７が押下された後、当該電子文書に対する差戻処理の確定画面（不図示）へ遷移し、確定画面にて確定ボタン（不図示）が押下されると、当該電子文書を差し戻す旨が、電子文書管理サーバ１へ送信されるようにすることが望ましい。さらに、電子文書管理サーバ１は、当該電子文書の登録ユーザ宛に当該電子文書が差し戻された旨の電子メールを送信することが望ましい。これにより、当該電子文書の登録ユーザが迅速に修正作業に取り掛かることができる。

図１０は、本実施の形態にかかる文書一覧画面（内部用）６４の例である。文書一覧画面（内部用）６４は、内部端末グループ２に属するユーザＩＤが閲覧することのできる電子文書を一覧表示する。図１０の文書一覧画面（内部用）６４は、図４のステップＳ１０４において、端末２ａで登録した電子文書における開封情報が"未開封"である場合を示す。文書一覧画面（内部用）６４は、フォルダ表示部６４１と、検索条件入力部６４２と、文書一覧表示部６４３と、検索ボタン６４４と、ダウンロードボタン６４５と、履歴照会ボタン６４６と、削除申請ボタン６４７とを備える。

フォルダ表示部６４１は、閲覧可能なフォルダを階層的に表示し、検索先フォルダの指定を受け付ける。検索条件入力部６４２は、閲覧対象の電子文書を検索するための条件の入力を受け付ける。検索ボタン６４４は、押下されると、検索条件入力部６４２に入力された条件に基づき、閲覧対象の電子文書を検索し、検索結果を文書一覧表示部６４３に表示する。

文書一覧表示部６４３は、検索ボタン６４４の検索結果である閲覧対象の電子文書を一覧表示する。また、文書一覧表示部６４３は、閲覧、履歴照会、又は、削除申請するための電子文書の選択を受け付ける。また、文書一覧表示部６４３の相手先開封確認欄６４９は、取得対象の端末グループに属する端末が当該電子文書を開封したか否かを表示する。図１０においては、相手先開封確認欄６４９は、外部端末グループ３に属する端末が、ダウンロードしていないことを示す、"未開封"が表示されている。

ダウンロードボタン６４５は、押下されると、文書一覧表示部６４３で選択された電子文書を示す文書ＩＤが電子文書管理サーバ１へ送信される。その後、文書一覧表示部６４３で選択された電子文書をダウンロードする処理を開始する。履歴照会ボタン６４６は、押下されると、文書一覧表示部６４３で選択された電子文書を示す文書ＩＤが電子文書管理サーバ１へ送信される。その後、後述する履歴照会画面（外部用）６５へ遷移し、文書一覧表示部６４３で選択された電子文書における履歴情報が表示される。削除申請ボタン６４７は、押下されると、文書一覧表示部６４３で選択された電子文書を示す文書ＩＤが電子文書管理サーバ１へ送信され、削除申請が行われる。尚、削除申請ボタン６４７が押下された後、当該電子文書に対する削除申請処理の確定画面（不図示）へ遷移し、確定画面にて確定ボタン（不図示）が押下されると、当該電子文書を削除申請する旨が、電子文書管理サーバ１へ送信されるようにすることが望ましい。当該電子文書の削除申請処理について、上席者の承認により確実に処理を行うことができる。

図１１は、本実施の形態にかかる文書一覧画面（外部用）６４ａの例である。文書一覧画面（外部用）６４ａは、外部端末グループ３に属するユーザＩＤが閲覧することのできる電子文書を一覧表示する。図１１の文書一覧画面（外部用）６４ａは、図４のステップＳ１０６において、端末２ａで登録した電子文書における開封情報について"−"と表示される場合を示す。文書一覧画面（外部用）６４ａは、文書一覧画面（内部用）６４と同機能の箇所には同一の符号を付加し、説明を省略する。以下では、文書一覧画面（内部用）６４と異なる部分について説明する。

フォルダ表示部６４１ａは、外部端末グループ３に属するユーザＩＤに閲覧可能なフォルダを階層的に表示し、検索先フォルダの指定を受け付ける。文書一覧表示部６４３の相手先開封確認欄６４９ａは、当該電子文書が内部端末グループ２に属する端末２ａにより登録され、外部端末グループ３に属するユーザＩＤが閲覧すべき内容であるため、登録側である内部端末グループ２に属する端末が当該電子文書を開封したか否かは表示されない。

図１２は、本実施の形態にかかる履歴照会画面（外部用）６５の例である。履歴照会画面（外部用）６５は、文書一覧画面（外部用）６４ａで選択された電子文書に対して外部ユーザが閲覧することのできる履歴情報を照会する。図１２の履歴照会画面（外部用）６５は、図４のステップＳ１１０において、外部端末グループ３における履歴情報が表示された場合を示す。履歴照会画面（外部用）６５は、検索条件入力部６５１と、検索ボタン６５２と、文書履歴表示部６５３と、戻るボタン６５４とを備える。

検索条件入力部６５１は、履歴照会対象の電子文書を検索するための条件の入力を受け付ける。検索ボタン６５２は、押下されると、検索条件入力部６５１に入力された条件に基づき、履歴照会対象の電子文書を検索し、検索結果を文書履歴表示部６５３に表示する。

文書履歴表示部６５３は、検索ボタン６５２の検索結果である履歴照会対象の電子文書を一覧表示する。尚、文書履歴表示部６５３の初期表示内容は、文書一覧画面（外部用）６４ａで選択された電子文書である。図１２において、文書履歴表示部６５３のユーザ名表示欄６５５は、端末３ａを操作する取引先の担当者のユーザ名である"顧客Ｚ"における履歴情報であることを示す。つまり、内部端末グループ２の履歴情報については、表示されない。また、図１２において、文書履歴表示部６５３の申請区分表示欄６５６は、外部端末グループ３に属する端末がダウンロードしたことを示す。

戻るボタン６５４は、押下されると、文書一覧画面（外部用）６４ａへ遷移する。

図１３は、本実施の形態にかかる文書一覧画面（内部用）６４ｂの例である。文書一覧画面（内部用）６４ｂは、内部端末グループ２に属するユーザＩＤが閲覧することのできる電子文書を一覧表示する。図１３の文書一覧画面（内部用）６４ｂは、図４のステップＳ１１２において、端末２ａで登録した電子文書における開封情報が"開封"である場合を示す。文書一覧画面（内部用）６４ｂは、文書一覧画面（内部用）６４と同機能の箇所には同一の符号を付加し、説明を省略する。以下では、文書一覧画面（内部用）６４と異なる部分について説明する。

図１３において、文書一覧表示部６４３の相手先開封確認欄６４９ｂは、当該電子文書が外部端末グループ３に属する端末によりダウンロード済みであるため、開封済みであることを示す。

図１４は、本実施の形態にかかる履歴照会画面（内部用）６５ａの例である。履歴照会画面（内部用）６５ａは、文書一覧画面（内部用）６４ｂで選択された電子文書に対して内部ユーザが閲覧することのできる履歴情報を照会する。図１４の履歴照会画面（内部用）６５ａは、図４のステップＳ１１４において、内部端末グループ２における履歴情報が表示された場合を示す。履歴照会画面（内部用）６５ａは、履歴照会画面（外部用）６５と同機能の箇所には同一の符号を付加し、説明を省略する。以下では、履歴照会画面（外部用）６５と異なる部分について説明する。

図１４において、文書履歴表示部６５３ａの初期表示内容は、文書一覧画面（内部用）６４ｂで選択された電子文書である。文書履歴表示部６５３ａのユーザ名表示欄６５５ａは、端末２ａを操作する担当者のユーザ名である"内部担当者Ｘ"、及び、端末２ｂを操作する承認者のユーザ名である"内部承認者Ｙ"における履歴情報であることを示す。つまり、外部端末グループ３の履歴情報については、表示されない。そのため、文書履歴表示部６５３ａの申請区分表示欄６５６ａには、端末３ａがダウンロードしたことは表示されない。

このように、本実施の形態では、ネットワークを介して接続された内部端末グループ２と外部端末グループ３の間で、電子文書管理サーバ１を介して、電子文書の共有を行うことができる。そのとき、外部端末グループ３側でダウンロードした履歴情報については、内部端末グループ２側では開封情報として開示される。但し、お互いの端末グループにおける履歴情報については、詳細には表示されない。そのため、お互いの参照履歴の開示を必要最小限に留めることができる。

その他の発明の実施の形態.
本発明の実施の形態１では、通信ネットワークとして、イントラネット４１、ＦＷ４２、及びインターネット４３を用いたが、本発明はこれに限定されるものではない。通信ネットワークは、インターネット、公衆網、専用線、移動体通信網等であればよく、内部端末グループ２及び外部端末グループ３の間で機密情報の通信可能な環境であればよい。

本発明の実施の形態１にかかる電子文書管理サーバ１は、１台のサーバ装置としたが、これに限定されるものではない。すなわち、電子文書管理サーバ１は複数台のサーバ装置により構成されていてもよい。例えば、ＷＥＢサーバ、ＡＰサーバ、ＤＢサーバが階層的に接続され、それぞれが負荷分散されたものであればよい。また、メールサーバは、ＡＰサーバと通信可能であればよい。さらに、電子文書管理サーバ１には、アップロードされるファイルのウィルスチェックを行うウィルスチェックサーバを含めてもよい。これにより、格納されるファイルの安全性が高まる。また、電子文書管理サーバ１は、内部端末グループ２及び外部端末グループ３との通信において、暗号化することが望ましい。

尚、本発明の実施の形態１にかかる不揮発性記憶装置１２０に記憶されるＨＴＴＰサーバプログラム１２２と、ＡＰサーバプログラム１２３と、ＤＢサーバプログラム１２４と、メールバッチサーバプログラム１２５とは、ネットワークにより接続された複数のコンピュータシステムに分割して記憶され、処理されても構わない。また、電子文書管理サーバ１は、データベース５を内蔵していても構わない。

本発明の実施の形態１にかかるデータベース５のテーブル構成、テーブル属性はこれに限定されるものではない。例えば、データベース５は、開封情報５４を有さず、履歴情報５６に開封情報５４の役割を果たさせることも可能である。すなわち、履歴情報５６参照時に、相手側の端末グループに属する履歴情報のダウンロード操作履歴の有無によって、開封の有無を判定してもよい。または、文書情報５２に、開封フラグを持たせてもよい。

本発明の実施の形態１では、内部端末グループ、及び外部端末グループは、それぞれ一つずつである例を挙げたが、複数の端末グループに対して適用してもよい。複数の内部端末グループとは、例えば、企業内の複数の部署単位とすることができる。また、複数の外部端末グループとは、例えば、当該企業の複数の取引先単位とすることができる。その場合、図６のステップＳ３０２において、ユーザＩＤが所属する端末グループを判定し、所属する端末グループにおける履歴情報のみを取得するようにすればよい。これにより、例えば、一つの内部端末グループから、複数の外部端末グループへ電子文書の格納を通知した場合であっても、外部端末グループ同士の履歴情報は、お互いに開示されない。

尚、一つの内部端末グループから、複数の外部端末グループへ電子文書の格納を通知した場合、開封情報の照会を複数の外部端末グループ単位に行うようにするとよい。これにより、内部端末グループ側では、通知先のそれぞれの外部端末グループに対して個別の開封確認を行うことができる。又は、この場合、履歴情報の照会を内部端末グループのユーザ単位に加え、外部端末グループ単位での履歴情報を照会するようにするとよい。これにより、内部端末グループ側では、外部端末グループにおける履歴情報について、ユーザ単位では開示されないが、どの外部端末グループ単位に確認することができる。

本発明の実施の形態１では、内部端末グループ２から外部端末グループ３へ電子文書を通知する例を示したが、これに限定されるものではない。すなわち、本発明の実施の形態１では、外部端末グループ３から内部端末グループ２へ電子文書を通知する例に適用できることは勿論である。その場合、図７乃至図９の画面については、外部端末グループ３側の端末で表示できればよく、外部端末グループ３側の端末で登録した電子文書を承認した場合、内部端末グループ２側の端末へ電子メールを送信すればよい。さらに、本発明の実施の形態１にかかる複数の内部端末グループ同士の電子文書の共有に適用しても構わない。

尚、図４において、ステップＳ１１１乃至Ｓ１１４は、端末２ａ以外、例えば、端末２ｂにより処理されても構わない。

尚、図４のステップＳ１０７において、外部端末グループ３に属する端末により電子文書がダウンロードされた際に、当該電子文書を登録した担当者、及び承認者に対して、その旨を電子メールにて通知するようにしても構わない。これにより、担当者、及び承認者は、ステップＳ１１１乃至Ｓ１１４の処理をより効率的に実施することができる。

尚、本発明の実施の形態１にかかる図７乃至図１４の画面例は、これに限定されるものではない。すなわち、本発明の実施の形態１にかかる情報仲介システム１００においては、例えば、フォルダ情報、ユーザ情報、及び権限情報を管理する画面をさらに備えることが望ましい。これにより、より効果的な電子文書の管理を行うことができる。

本発明の実施の形態１にかかる情報仲介方法では、端末２ａによる電子文書の登録の後、端末２ｂによる承認処理を行う例を示したが、承認処理は必ずしも必要ではない。例えば、図４のステップＳ１０１の後に、ステップＳ１０３へ進み、メール送信が実行されても構わない。

さらに、本発明は上述した実施の形態のみに限定されるものではなく、既に述べた本発明の要旨を逸脱しない範囲において種々の変更が可能であることは勿論である。

本実施の形態１にかかる情報仲介システム１００の全体構成を示すブロック図である。本実施の形態１にかかる電子文書管理サーバ１の構成を示すブロック図である。本実施の形態１にかかるデータベース５の各種情報の構成と関連の一例を示す概略図である。本実施の形態１にかかる情報仲介方法を示すシーケンス図である。本実施の形態１にかかる開封情報の照会処理を示すフローチャート図である。本実施の形態１にかかる履歴情報の照会処理を示すフローチャート図である。本実施の形態１にかかる文書登録画面６１の例である。本実施の形態１にかかる承認一覧画面６２の例である。本実施の形態１にかかる文書承認画面６３の例である。本実施の形態１にかかる文書一覧画面（内部用）６４の例である。本実施の形態１にかかる文書一覧画面（外部用）６４ａの例である。本実施の形態１にかかる履歴照会画面（外部用）６５の例である。本実施の形態１にかかる文書一覧画面（内部用）６４ｂの例である。本実施の形態１にかかる履歴照会画面（内部用）６５ａの例である。

符号の説明

１電子文書管理サーバ
２内部端末グループ２ａ、２ｂ、…、２ｎ端末
３外部端末グループ３ａ、３ｂ、…、３ｍ端末５データベース
１１ＷＥＢサーバ１２ＡＰ（Application）サーバ
１３ＤＢ（DataBase）サーバ１４メールサーバ４１イントラネット
４２ファイアウォール（ＦＷ）４３インターネット
５１フォルダ情報５２文書情報５３権限情報５４開封情報
５５ユーザ情報５６履歴情報６１文書登録画面
６２承認一覧画面６３文書承認画面６４文書一覧画面（内部用）
６４ａ文書一覧画面（外部用）６５履歴照会画面（外部用）
６４ｂ文書一覧画面（内部用）６５ａ履歴照会画面（内部用）
１００情報仲介システム１１１ＣＰＵ１１２ＲＡＭ
１１３ＲＯＭ１１４送受信部１２０不揮発性記憶装置
１２１ＯＳ１２２ＨＴＴＰサーバプログラム１２３ＡＰサーバプログラム
１２４ＤＢサーバプログラム１２５メールバッチサーバプログラム
１２６ＷＥＢアプリケーションプログラム

Claims

第１のグループに属する複数の第１のユーザ端末、及び第２のグループに属する複数の第２のユーザ端末と通信網を介して接続され、前記第１のユーザ端末を操作するユーザと前記第２のユーザ端末を操作するユーザとの間の情報のやり取りを仲介する情報仲介システムであって、
前記第１のユーザ端末及び前記第２のユーザ端末から送信された登録情報を記憶する登録情報記憶部と、
前記登録情報記憶部に記憶された登録情報に対する処理要求の種類と、当該処理要求の要求元であるユーザ端末を操作したユーザのユーザＩＤとを関連付けた参照履歴情報を記憶する参照履歴記憶部と、
前記第１のユーザ端末又は前記第２のユーザ端末から前記登録情報の取得要求を受信した場合に、この取得要求に応じて、要求元のユーザ端末に対して前記登録情報記憶部に記憶された登録情報を送信する登録情報送信手段と、
前記第１のユーザ端末又は前記第２のユーザ端末から参照履歴要求を受信した場合に、この参照履歴要求に応じて、要求元のユーザ端末に対して前記参照履歴記憶部に記憶された参照履歴情報に基づく情報を送信する参照履歴情報送信手段とを備え、
前記参照履歴情報送信手段は、
前記第１のユーザ端末から前記第２のユーザ端末に送信するための登録情報について、相手先による前記取得要求の有無を前記参照履歴要求として前記第１のユーザ端末から受信した場合は、当該取得要求の要求元である第２のユーザ端末を操作したユーザのユーザＩＤを特定せずに当該登録情報が取得されたかどうかを示す情報を当該第１のユーザ端末に対して送信し、
前記第１のユーザ端末から前記第２のユーザ端末に送信するための登録情報について、前記参照履歴情報の照会要求を前記参照履歴要求として前記第２のユーザ端末から受信した場合は、前記第２のグループに属する第２のユーザ端末を操作したユーザのユーザＩＤを全て特定し、当該特定されたユーザＩＤと前記処理要求の種類とを当該第２のユーザ端末に対して送信する情報仲介システム。
前記情報仲介システムは、
前記登録情報記憶部に前記登録情報が記憶されたことを通知する通知手段をさらに備え、
前記通知手段は、
前記第１のユーザ端末から前記第２のユーザ端末に送信するための登録情報が前記登録情報記憶部に記憶された場合は、前記第２のユーザ端末へ通知する、請求項１に記載の情報仲介システム。
前記登録情報は、フォルダにより階層的に管理され、
前記フォルダは、前記登録情報送信手段により前記登録情報を送信可能なユーザ端末を操作するユーザのユーザＩＤが設定され、
前記登録情報送信手段は、前記登録情報の登録先のフォルダの指定を受け付け、
前記通知手段は、前記指定されたフォルダに設定されたユーザＩＤにより操作されるユーザ端末へ通知を行う、請求項２に記載の情報仲介システム。
前記参照履歴記憶部は、
前記登録情報記憶部による前記登録情報の記憶、及び、前記参照履歴情報送信手段による前記参照履歴情報の送信を参照履歴情報としてさらに記憶し、
前記参照履歴情報送信手段は、
前記第１のユーザ端末から前記参照履歴情報の照会要求を前記参照履歴要求として受信した場合、
前記第１のグループに属する第１のユーザ端末を操作したユーザのユーザＩＤを全て特定し、当該特定されたユーザＩＤと前記処理要求の種類とを当該第１のユーザ端末に対して送信し、
前記第２のユーザ端末から相手先による前記取得要求の有無を前記参照履歴要求として受信した場合、
当該相手先による前記取得要求の有無を不明として当該第２のユーザ端末に対して送信する、請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報仲介システム。
第１のグループに属する複数の第１のユーザ端末、及び第２のグループに属する複数の第２のユーザ端末と通信網を介して接続されたコンピュータに、前記第１のユーザ端末を操作するユーザと前記第２のユーザ端末を操作するユーザとの間の情報のやり取りを仲介する処理を実行させる情報仲介プログラムであって、
前記コンピュータは、
前記第１のユーザ端末及び前記第２のユーザ端末から送信された登録情報を記憶する登録情報記憶部と、
前記登録情報記憶部に記憶された登録情報に対する処理要求の種類と、当該処理要求の要求元であるユーザ端末を操作したユーザのユーザＩＤとを関連付けた参照履歴情報を記憶する参照履歴記憶部と、を備え、
前記第１のユーザ端末又は前記第２のユーザ端末から前記登録情報の取得要求を受信した場合に、この取得要求に応じて、要求元のユーザ端末に対して前記登録情報記憶部に記憶された登録情報を送信する登録情報送信処理と、
前記第１のユーザ端末又は前記第２のユーザ端末から参照履歴要求を受信した場合に、この参照履歴要求に応じて、要求元のユーザ端末に対して前記参照履歴記憶部に記憶された参照履歴情報に基づく情報を送信する参照履歴情報送信処理とを前記コンピュータに実行させ、
前記参照履歴情報送信処理は、
前記第１のユーザ端末から前記第２のユーザ端末に送信するための登録情報について、相手先による前記取得要求の有無を前記第１のユーザ端末から受信した場合は、当該取得要求の要求元である第２のユーザ端末を操作したユーザのユーザＩＤを特定せずに当該登録情報が取得されたかどうかを示す情報を当該第１のユーザ端末に対して送信し、
前記第１のユーザ端末から前記第２のユーザ端末に送信するための登録情報について、前記参照履歴情報の照会要求を前記参照履歴要求として前記第２のユーザ端末から受信した場合は、前記第２のグループに属する第２のユーザ端末を操作したユーザのユーザＩＤを全て特定し、当該特定されたユーザＩＤと前記処理要求の種類とを当該第２のユーザ端末に対して送信する情報仲介プログラム。
前記情報仲介プログラムは、
前記登録情報記憶部に前記登録情報が記憶されたことを通知する通知処理をさらに前記コンピュータに実行させ、
前記通知処理は、
前記第１のユーザ端末から前記第２のユーザ端末に送信するための登録情報が前記登録情報記憶部に記憶された場合は、前記第２のユーザ端末へ通知する、請求項５に記載の情報仲介プログラム。
前記登録情報は、フォルダにより階層的に管理され、
前記フォルダは、前記登録情報送信処理により前記登録情報を送信可能なユーザ端末を操作するユーザＩＤが設定され、
前記登録情報送信処理は、前記登録情報の登録先のフォルダの指定を受け付け、
前記通知処理は、前記指定されたフォルダに設定されたユーザＩＤにより操作されるユーザ端末へ通知を行う、請求項６に記載の情報仲介プログラム。
前記参照履歴記憶部は、
前記登録情報記憶部による前記登録情報の記憶、及び、前記参照履歴情報送信手段による前記参照履歴情報の送信を参照履歴情報としてさらに記憶し、
前記参照履歴情報送信手段は、
前記第１のユーザ端末から前記参照履歴情報の照会要求を前記参照履歴要求として受信した場合、
前記第１のグループに属する第１のユーザ端末を操作したユーザのユーザＩＤを全て特定し、当該特定されたユーザＩＤと前記処理要求の種類とを当該第１のユーザ端末に対して送信し、
前記第２のユーザ端末から相手先による前記取得要求の有無を前記参照履歴要求として受信した場合、
当該相手先による前記取得要求の有無を不明として当該第２のユーザ端末に対して送信する、請求項５乃至７のいずれか１項に記載の情報仲介プログラム。
第１のグループに属する複数の第１のユーザ端末、及び第２のグループに属する複数の第２のユーザ端末と通信網を介して接続されたコンピュータを用いて、前記第１のユーザ端末を操作するユーザと前記第２のユーザ端末を操作するユーザとの間で情報の仲介を行う情報仲介方法であって、
前記コンピュータが、
前記第１のユーザ端末及び前記第２のユーザ端末から送信された登録情報を登録情報記憶部に格納するステップと、
前記第１のユーザ端末又は前記第２のユーザ端末から前記登録情報の取得要求を受信した場合に、この取得要求に応じて、要求元のユーザ端末に対して前記登録情報記憶部に記憶された登録情報を送信する登録情報送信ステップと、
前記登録情報送信ステップと合わせて、前記登録情報に対する処理要求の種類と、当該処理要求の要求元であるユーザ端末を操作したユーザのユーザＩＤとを関連付けた参照履歴情報を参照履歴記憶部に格納するステップと、
前記第１のユーザ端末又は前記第２のユーザ端末から参照履歴要求を受信した場合に、この参照履歴要求に応じて、要求元のユーザ端末に対して前記参照履歴記憶部に記憶された参照履歴情報に基づく情報を送信する参照履歴情報送信ステップとを備え、
前記参照履歴情報送信ステップは、
前記第１のユーザ端末から前記第２のユーザ端末に送信するための登録情報について、相手先による前記取得要求の有無を前記参照履歴要求として前記第１のユーザ端末から受信した場合は、当該取得要求の要求元である第２のユーザ端末を操作したユーザのユーザＩＤを特定せずに当該登録情報が取得されたかどうかを示す情報を当該第１のユーザ端末に対して送信し、
前記第１のユーザ端末から前記第２のユーザ端末に送信するための登録情報について、前記参照履歴情報の照会要求を前記参照履歴要求として前記第２のユーザ端末から受信した場合は、前記第２のグループに属する第２のユーザ端末を操作したユーザのユーザＩＤを全て特定し、当該特定されたユーザＩＤと前記処理要求の種類とを当該第２のユーザ端末に対して送信する情報仲介方法。
前記情報仲介方法は、前記コンピュータが、
前記登録情報記憶部に前記登録情報が記憶されたことを通知する通知ステップをさらに備え、
前記通知ステップは、
前記第１のユーザ端末から前記第２のユーザ端末に送信するための登録情報が前記登録情報記憶部に記憶された場合は、前記第２のユーザ端末へ通知する、請求項９に記載の情報仲介方法。