JP6206467B2 - 文書管理システム、文書管理装置、文書管理方法、および、文書管理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書管理システム、文書管理装置、文書管理方法、および、文書管理プログラムに関する。

出荷指示書、契約書、報告書、届出申請書、設計書などの紙媒体の各種書類を、処理案件ごとに電子化して管理するシステムが知られている。

例えば、処理案件に関する関連書類をスキャナなどで読取り管理するシステムや、システムで生成した関連書類データを管理するシステムなどが開示されている。

しかし、紙媒体の関連書類に対して、例えば、異なるタイミングで順次手書き入力が加えられる場合がある。また、例えば、複数のユーザ各々が、同じ処理案件の紙媒体の関連書類に対して、順次手書き入力を加えていく場合がある。このため、ユーザは、手書き入力された所望の関連書類を取得するために、煩雑な作業を強いられる場合があった。また、手書き入力された関連書類を電子化して管理した場合も、従来では、ユーザが所望の関連書類の関連書類データをシステムから検索するためには、煩雑な作業が必要であった。従って、従来では、処理案件に関する関連文書を効率良く管理することは困難であった。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明に係る文書管理システムは、処理案件に関する関連書類であって、手書き入力された手書画像を含む前記関連書類を読取ることで関連書類データを得る一方で、記憶領域を示す記憶領域情報と前記処理案件の案件識別情報とを表す識別画像を読取る読取部と、前記読取部によって読み取られた前記識別画像から、前記案件識別情報および前記記憶領域情報を取得する取得部と、前記読取部による前記関連書類の読取タイミングを示すタイミング情報と、取得した前記案件識別情報と、を含むファイル識別情報を、読取った前記関連書類データに付与する付与部と、前記ファイル識別情報を付与された前記関連書類データを、取得した前記記憶領域情報によって示される前記記憶領域に記憶する制御を行う第１の記憶制御部と、前記案件識別情報と前記記憶領域情報とを対応づけて記憶した記憶部と、印刷対象の前記処理案件の前記案件識別情報と、前記関連書類データの印刷指示を示す指示情報と、を含む印刷指示情報を受付ける受付部と、前記印刷指示情報を受付けたときに、該印刷指示情報に含まれる前記案件識別情報に対応する前記記憶領域情報によって示される前記記憶領域から、該記憶領域に格納されている該案件識別情報を含む前記ファイル識別情報の前記関連書類データの内、最新の読取タイミングを示す前記タイミング情報を前記ファイル識別情報に含む前記関連書類データを、印刷対象として特定する特定部と、特定した前記関連書類データを記録媒体に形成した前記関連書類を出力するように画像形成部を制御する印刷制御部と、を備える。

本発明によれば、処理案件に関する関連書類を効率よく管理することができる、という効果を奏する。

図１は、本実施の形態の文書管理システムの概略図である。 図２は、基準書類および関連書類の一例を示す模式図である。 図３は、関連書類の一例の説明図である。 図４は、受付装置の機能ブロック図の一例である。 図５は、受注管理情報のデータ構成の一例を示す模式図である。 図６は、文書管理装置の機能ブロック図の一例である。 図７は、文書管理情報のデータ構成の一例を示す模式図である。 図８は、ユーザ管理情報のデータ構成の一例を示す模式図である。 図９は、ＭＦＰの機能ブロック図の一例である。 図１０は、画像管理装置の機能ブロック図の一例である。 図１１は、記憶装置の機能ブロック図の一例である。 図１２は、関連書類データの一例を示す模式図である。 図１３は、文書管理処理の流れの概要を示す説明図である。 図１４は、受付装置が実行する受付処理の手順の一例を示すフローチャートである。 図１５は、文書管理装置で実行する文書管理処理の手順の一例を示すフローチャートである。 図１６は、ＭＦＰが実行する処理の手順の一例を示すフローチャートである。 図１７は、画像管理装置が実行する画像管理処理の手順の一例を示すフローチャートである。 図１８は、記憶装置が実行する処理の手順の一例を示すフローチャートである。 図１９は、ハードウェア構成の一例を示す図である。

以下、本発明の実施の形態について説明する。

図１は、本実施の形態の文書管理システム１０の概略図である。

文書管理システム１０は、受付装置１２と、文書管理装置１４と、記憶装置１６と、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）１８と、画像管理装置２０と、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ（複合機））２２と、を備える。受付装置１２、文書管理装置１４、記憶装置１６、ＰＣ１８、画像管理装置２０、およびＭＦＰ２２は、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）などのネットワーク２４を介して接続されている。

なお、図１には、文書管理システム１０が、１台のＰＣ１８と１台のＭＦＰ２２を備えた構成を一例として示した。しかし、文書管理システム１０に備えられたＰＣ１８およびＭＦＰ２２の少なくとも一方は、複数台であってもよい。

本実施の形態の文書管理システム１０は、処理案件の紙媒体の書類に対応する電子データを管理するシステムである。

本実施の形態で処理対象とする書類は、各種の業務で用いられる書類である。本実施の形態で処理対象とする書類は、例えば、出荷業務に関する書類、契約業務に関する書類、報告業務に関する書類、申請業務に関する書類、社内の各種ワークフローで用いる書類、などである。

本実施の形態では、処理案件の文書は、一例として、出荷業務に関する文書である場合を説明する。出荷業務とは、受注・製造・出荷、といった物品の出荷に関する工程を含む業務である。本実施の形態では、文書管理システム１０を、出荷業務において用いる書類に対して施される各種手続きなどを電子化したシステムに適用した場合を、一例として説明する。

本実施の形態で扱う書類は、出荷業務の処理案件ごとに取り扱われる。本実施の形態では、出荷業務に関する書類として、２種類の書類（基準書類、関連書類）を扱う場合を説明する。

基準書類は、処理案件ごとに１つ作成される書類である。また、基準書類は、ユーザによる手書き入力によって更新されたものを管理する必要性の低い書類である。本実施の形態では、基準書類は、手書き入力されない書類であるものとして説明する。文書管理システム１０は、基準書類の基準書類データを生成し、管理する（詳細後述）。

関連書類は、処理案件に関連する書類である。関連書類は、ユーザによる手書き入力によって順次書込みが行われる書類である。このため、関連書類は、１つの処理案件に対して、手書き入力されたタイミングに応じて複数種類存在することとなる。本実施の形態では、文書管理システム１０は、ユーザによって手書き入力がなされる毎に、手書き入力の加えられた関連書類を読取り、電子化されたデータ（関連書類データ）として管理する（詳細後述）。

図２は、基準書類３０および関連書類３４の一例を示す模式図である。図２（Ａ）は、基準書類３０の一例を示す模式図である。図２（Ａ）には、基準書類３０の一例として、出荷指示書を示した。本実施の形態では、基準書類３０が処理案件の物品の出荷業務に関する書類である場合を説明する。基準書類３０は、文書管理システム１０による後述する処理によって、処理案件ごとに作成される。

図２（Ｂ）は、関連書類３４の一例を示す模式図である。関連書類３４は、基準書類３０に対して補足的に用いられる書類である。関連書類３４には、ユーザによって、補足情報などの手書き入力が順次行われる。

関連書類３４は、手書画像３４Ｃを含む。手書画像３４Ｃは、ユーザによって記載された画像であり、筆記具などを用いて記載された文字や絵や線などである。本実施の形態では、関連書類３４が、手書画像３４Ｃと識別画像３４Ａとを含む形態を説明する。識別画像３４Ａについては、詳細を後述する。

なお、関連書類３４は、他の画像を含んでいてもよい。また、詳細は後述するが、文書管理システム１０では、最初に手書画像３４Ｃを含まない関連書類３４を出力するように制御した後に、該関連書類３４に手書き入力された関連書類３４を電子データとして管理する。

すなわち、関連書類３４は、ユーザによる手書き入力によって、手書画像３４Ｃの内容が順次更新されていく。図３は、関連書類３４の一例の説明図である。

例えば、図３（Ａ）に示すように、ユーザによって手書き入力のなされていない状態の関連書類３４_０に、手書画像ａ、手書画像ｂ、手書画像ｃ、手書画像ｄ、が順次手書き入力されたとする（図３（Ａ）〜図３（Ｅ）参照）。この場合、１つの処理案件に対して、手書画像が未入力の関連書類３４_０を含めると、５種類の関連書類３４（関連書類３４_０〜関連書類３４_４）が存在することとなる。文書管理システム１０では、手書き入力されたタイミングの異なる各関連書類３４の各々を管理する。

なお、図３（Ａ）には、ユーザによって手書き入力のなされていない関連書類３４_０として、罫線や図形などを含む書類を一例として示した。しかし、ユーザによって手書き入力のなされていない関連書類３４_０は、白紙であってもよい。

本実施の形態では、このような基準書類３０および関連書類３４を、管理対象の書類として扱う場合を説明する。なお、文書管理システム１０は、少なくとも関連書類３４を管理対象の書類として扱う形態であればよく、基準書類３０および関連書類３４の双方を管理対象として扱う形態に限定されない。

図１に戻り、文書管理システム１０を構成する各装置について説明する。

図４は、受付装置１２の機能ブロック図の一例である。受付装置１２は、制御部４０と、通信部４２と、記憶部４４と、ＵＩ部４６と、を備える。通信部４２、記憶部４４、およびＵＩ部４６は、制御部４０にデータや信号を授受可能に接続されている。

通信部４２は、ネットワーク２４などを介して他の装置と通信するために用いる通信機器である。ＵＩ部４６は、各種画像の表示や、ユーザからの入力を受け付ける。本実施の形態では、ＵＩ部４６は、表示部４６Ａと操作部４６Ｂとを含む。表示部４６Ａは、各種の画像を表示する公知の表示装置である。操作部４６Ｂは、ユーザからの入力を受け付ける。操作部４６Ｂは、例えば、マウスやキーボードなどである。なお、表示部４６Ａと操作部４６Ｂとを一体的に構成し、タッチパネルとして機能させてもよい。

記憶部４４は、各種電子データを記憶する。本実施の形態では、記憶部４４は、受注管理情報４８を記憶する。

受注管理情報４８は、受注情報を管理するための情報である。図５は、受注管理情報４８のデータ構成の一例を示す模式図である。受注管理情報４８は、案件識別情報（以下、案件ＩＤと称する）と、受注情報と、更新回数と、を対応づけた情報である。受注管理情報４８のデータ形式は、データベース（ＤＢ）であってもよいし、テーブル形式であってもよく、限定されない。

案件ＩＤは、処理案件を識別する情報である。案件ＩＤは、制御部４０によって作成され、受注管理情報４８に登録される。受注情報は、対応する案件ＩＤによって識別される処理案件の、物品の出荷業務で用いる情報であり、出荷業務で用いる基本的な情報である。本実施の形態では、受注情報は、基準書類３０に出力（印刷）する対象の情報である。

図５に示す例では、受注情報は、出荷する物品の納期、物品の機種（機種識別情報）、物品の受注元の顧客名、物品の納入先、製品仕様、仕様名、などを含む場合を説明する。なお、受注情報に含まれる情報は、図５に示す情報に限定されない。

更新回数は、対応する案件ＩＤによって識別される処理案件に対応する関連書類３４（図２および図３参照）が、ユーザによる手書き入力によって更新された回数を示す。本実施の形態では、処理案件ごとに、後述するＭＦＰ２２によって関連書類３４が読取られることで更新された回数を更新回数として用いる。

受注管理情報４８に格納されている各電子データは、制御部４０の処理によって更新される。

図４に戻り、制御部４０は、受付装置１２を制御する。制御部４０は、受付部４０Ａと、記憶制御部４０Ｂと、ＩＤ（識別情報）作成部４０Ｃと、表示制御部４０Ｄと、送信部４０Ｅと、を有する。説明の便宜上、ここでは本発明に係る機能を主に例示しているが、制御部４０が有する機能はこれらに限られるものではない。

本実施の形態では、制御部４０は、例えばＣＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭなどを含み、ＣＰＵがＲＡＭと協働してＲＯＭに記憶されているプログラムを実行することで、制御部４０の各部の機能（受付部４０Ａ、記憶制御部４０Ｂ、ＩＤ作成部４０Ｃ、表示制御部４０Ｄ、送信部４０Ｅ）が実現される。なお、これに限られず、例えば、制御部４０の各部の機能（受付部４０Ａ、記憶制御部４０Ｂ、ＩＤ作成部４０Ｃ、表示制御部４０Ｄ、送信部４０Ｅ）のうちの少なくとも一部が専用のハードウェア回路（半導体集積回路等）により実現される形態であってもよい。

受付部４０Ａは、通信部４２やＵＩ部４６から各種情報を受付ける。例えば、受付部４０Ａは、受注情報や、一覧表示指示を示す指示情報や、印刷指示を示す指示情報や、更新情報などを受付ける。

例えば、受付部４０Ａは、ＵＩ部４６から受注情報を受付ける。ユーザはＵＩ部４６を操作することで受注情報を入力する。受付部４０Ａは、ＵＩ部４６から受注情報を受付ける。

なお、受付部４０Ａは、通信部４２を介して外部装置（例えば、ＰＣ１８）から受注情報を受付けてもよい。ＰＣ１８は、公知のパーソナルコンピュータである。例えば、ユーザは、ＰＣ１８を操作することで、受注情報を入力し、受付装置１２への送信指示を入力する。すると、ＰＣ１８は、入力された受注情報を、受付装置１２へ送信する。受付部４０Ａは、通信部４２およびネットワーク２４を介して、ＰＣ１８から受注情報を受付ける。

なお、受付部４０Ａは、公知のファクシミリ機能や、公知のメール機能、などにより、外部装置から受注情報を受付けてもよい。

一覧表示指示を示す指示情報は、受注管理情報４８に登録されている受注情報の一覧の表示指示を示す情報である。受付部４０Ａは、受注情報と同様に、ＵＩ部４６や外部装置などから、一覧表示指示を示す指示情報を受付ける。

印刷指示を示す指示情報は、ユーザによって選択された受注情報に対応する、関連書類データ３６の印刷指示を示す情報である。受付部４０Ａは、受注情報と同様に、ＵＩ部４６や外部装置などから、印刷指示を示す指示情報を受付ける。

なお、本実施の形態では、受付部４０Ａは、受注情報と印刷指示信号とを含む指示情報を、印刷指示を示す指示情報として受け付ける。

更新情報は、案件ＩＤと、該案件ＩＤによって識別される処理案件に対応する関連書類３４の関連書類データ３６が更新されたことを示す情報と、を含む。受付部４０Ａは、ネットワーク２４および通信部４２を介して記憶装置１６から、更新情報を受付ける。

記憶制御部４０Ｂは、記憶部４４へのデータの書き込みや記憶部４４からのデータ読み出しなどを行う。例えば、記憶制御部４０Ｂは、受付部４０Ａで受け付けた受注情報を、記憶部４４の受注管理情報４８へ順次登録する。この処理によって、記憶制御部４０Ｂは、受付けた受注情報を記憶部４４へ記憶する。

また、記憶制御部４０Ｂは、受付部４０Ａで更新情報を受信すると、受注管理情報４８における、該更新情報に含まれる案件ＩＤに対応する更新回数を“１”カウントアップする。この処理によって、記憶制御部４０Ｂは、受注管理情報４８における更新回数を更新する。

ＩＤ作成部４０Ｃは、処理案件を識別する案件ＩＤを作成する。ＩＤ作成部４０Ｃは、受付部４０Ａが印刷指示を示す指示情報を受付けたときに、該指示情報に含まれる受注情報に対応する案件ＩＤが受注管理情報４８に登録されていない場合、該案件情報に対応する案件ＩＤを作成する。そして、ＩＤ作成部４０Ｃは、作成した案件ＩＤを、対応する案件情報に対応づけて受注管理情報４８へ登録する。

表示制御部４０Ｄは、ＵＩ部４６に各種画像を表示する制御を行う。本実施の形態では、表示制御部４０Ｄは、受付部４０Ａが一覧表示指示を示す指示情報を受付けると、受注管理情報４８に登録されている受注情報を読取り、表示部４６Ａに表示する。このとき、表示制御部４０Ｄは、各受注情報に対応する更新回数をあわせて表示部４６Ａに表示することが好ましい。

このため、ユーザは、表示部４６Ａに表示された受注情報の一覧を閲覧しながら操作部４６Ｂを操作することで、印刷対象の関連書類データ３６に対応する受注情報を選択することができる。またこのとき、ユーザは、表示部４６Ａに表示された受注情報に対応する関連書類３４（関連書類データ３６）の更新回数を確認することもできる。

なお、更新回数だけでなく、最新の更新日時や更新処理を実行したユーザの情報を、案件ＩＤごとに受注管理情報４８に登録してもよい。そして、最新の更新日時や更新処理を実行したユーザの情報を、表示部４６Ａに表示してもよい。このような情報を表示させることで、案件ＩＤに対応する案件に対して、複数のユーザが更新を加えるワークフローが決まっている場合などに、ワークフロー上で自分の前のユーザの更新作業が完了したかどうか（例えば自分の前のユーザが更新を加えた関連書類の読み取り処理が終了したかどうか）の確認を行うことができる。

そして、ユーザが、表示された受注情報の一覧から、所望の受注情報を選択すると、ＵＩ部４６は、選択された受注情報と印刷指示信号とを含む指示情報を、印刷指示を示す指示情報として受付部４０Ａへ出力すればよい。

送信部４０Ｅは、受付部４０Ａが印刷指示を示す指示情報を受付けると、該指示情報に含まれる受注情報に対応する案件ＩＤと、該案件ＩＤに対応する関連書類データ３６の印刷指示を示す指示情報と、を含む印刷指示情報を、通信部４２を介して文書管理装置１４へ送信する。

なお、送信部４０Ｅは、印刷指示を示す指示情報に含まれる受注情報と、印刷指示の入力を行ったユーザのユーザＩＤと、の少なくとも一方を更に含む印刷指示情報を、文書管理装置１４へ送信することが好ましい。

ユーザＩＤは、例えば、ユーザが印刷指示の入力を行うときに、表示制御部４０Ｄが、ユーザＩＤの入力を促すメッセージをＵＩ部４６へ表示する。ユーザによるＵＩ部４６の操作指示によってユーザＩＤが入力されると、送信部４０Ｅは、受付部４０Ａを介してユーザＩＤを受付け、該ユーザＩＤを更に含む印刷指示情報を文書管理装置１４へ送信すればよい。

本実施の形態では、送信部４０Ｅは、案件ＩＤと、該案件ＩＤに対応する関連書類データ３６の印刷指示を示す指示情報と、該案件ＩＤに対応する受注情報と、印刷指示の入力を行ったユーザのユーザＩＤと、を含む印刷指示情報を、文書管理装置１４へ送信する形態を説明する。

図１に戻り、次に、文書管理装置１４について説明する。文書管理装置１４は、基準書類データ３２の生成や、関連書類データ３６の印刷に関する制御などを行う。

図６は、文書管理装置１４の機能ブロック図の一例である。文書管理装置１４は、制御部５０と、通信部５２と、記憶部５４と、ＵＩ部５６と、を備える。通信部５２、記憶部５４、およびＵＩ部５６は、制御部５０にデータや信号を授受可能に接続されている。

通信部５２は、ネットワーク２４を介して他の装置と通信するために用いる通信機器である。ＵＩ部５６は、各種画像の表示や、ユーザからの入力を受け付ける。本実施の形態では、ＵＩ部５６は、表示部５６Ａと操作部５６Ｂとを含む。表示部５６Ａは、各種の画像を表示する公知の表示装置である。操作部５６Ｂは、ユーザからの入力を受け付ける。操作部５６Ｂは、例えば、マウスやキーボードなどである。なお、表示部５６Ａと操作部５６Ｂとを一体的に構成し、タッチパネルとして機能させてもよい。

記憶部５４は、各種データを記憶する。本実施の形態では、記憶部５４は、文書管理情報５８とユーザ管理情報５９とを記憶する。

文書管理情報５８は、基準書類データ３２（図２参照）などを管理するための情報である。図７は、文書管理情報５８のデータ構成の一例を示す模式図である。文書管理情報５８は、案件ＩＤと、基準書類データ３２と、記憶領域情報と、識別画像３４Ａの識別画像データと、を対応づけた情報である。文書管理情報５８のデータ形式は、データベース（ＤＢ）であってもよいし、テーブル形式であってもよく、限定されない。

基準書類データ３２は、対応する案件ＩＤによって識別される処理案件の、基準書類３０（図２参照）の電子データである。基準書類データ３２は、制御部５０によって作成される。

記憶領域情報は、対応する案件ＩＤによって識別される処理案件の、関連書類データ３６の記憶された（または記憶される）記憶領域を示す情報である。本実施の形態では、関連書類データ３６の記憶領域は、記憶装置１６の記憶部に予め作成された特定のフォルダである場合を説明する。すなわち、本実施の形態では、記憶領域情報は、記憶装置１６の記憶部に予め作成された特定フォルダを示す情報であるものとして説明する。なお、関連書類データ３６の記憶領域を、記憶装置１６に設けた形態に限定されない。関連書類データ３６の記憶領域は、例えば、文書管理装置１４に設けてもよい。

記憶領域情報は、関連書類データ３６の記憶領域をコンピュータが特定可能な情報であればよい。例えば、記憶領域情報は、関連書類データ３６の記憶領域の、ネットワーク上におけるアドレスを示す情報である。

識別画像３４Ａ（図２および図３も参照）は、関連書類データ３６の記憶領域を示す記憶領域情報と、処理案件の案件ＩＤと、を表す画像である。なお、識別画像３４Ａは、記憶領域情報と、案件ＩＤと、を少なくとも表す画像であればよく、記憶領域情報、案件ＩＤ、および他の情報、を表す画像であってもよい。他の情報は、例えば、受注した処理案件に関する物品の機種を識別するための機種識別情報などである。

本実施の形態では、識別画像３４Ａは、後述する制御部５０の制御によって、該識別画像３４Ａによって表される処理案件の案件ＩＤに対応する関連書類３４に印刷される（図２（Ｂ）、図３参照）。このため、関連書類３４に形成された識別画像３４Ａは、該識別画像３４Ａの形成された関連書類３４を電子化した関連書類データ３６の記憶領域と、該関連書類３４の案件ＩＤと、を表す。

なお、識別画像３４Ａは、該識別画像３４Ａによって表される記憶領域情報および案件ＩＤを、該識別画像３４Ａからコンピュータで識別可能な様式の画像であればよい。識別画像３４Ａは、例えば、ＱＲコード（登録商標）などの二次元コードや、バーコードなどの一次元コードや、案件ＩＤおよび記憶領域情報を含む文字や図形などである。本実施の形態では、一例として、識別画像３４Ａが、ＱＲコード（登録商標）である場合を説明する。

次に、ユーザ管理情報５９について説明する。図８は、ユーザ管理情報５９のデータ構成の一例を示す模式図である。ユーザ管理情報５９は、ユーザ識別情報（以下、ユーザＩＤと称する）と、所属部署と、印刷識別情報（以下、プリンタＩＤと称する）と、を対応づけた情報である。ユーザ管理情報５９のデータ形式は、データベース（ＤＢ）であってもよいし、テーブル形式であってもよく、限定されない。

ユーザＩＤは、ユーザを識別する情報である。所属部署は、対応するユーザＩＤによって識別されるユーザが所属する部署を示す。なお、所属部署の情報は必ずしも部署の情報である必要はなく、ユーザが属する特定のグループを示す情報であってもよい。プリンタＩＤは、ＭＦＰ２２の識別情報である。なお、プリンタＩＤはＭＦＰ２２のアドレス情報であってもよい。

ユーザ管理情報５９には、例えば、文書管理システム１０を利用するユーザのユーザＩＤと、所属部署と、プリンタＩＤと、を対応づけて予め記憶すればよい。プリンタＩＤには、例えば、対応するユーザＩＤによって識別されるユーザが利用するＭＦＰ２２のプリンタＩＤを、予めユーザ管理情報５９に登録すればよい。なお、ユーザ管理情報５９に登録されている各情報は、ユーザによるＵＩ部５６の操作指示などによって、適宜変更可能としてもよい。

なお、図８には、ユーザ管理情報５９には、ユーザＩＤによって識別される所属部署ごとに、プリンタＩＤを登録した形態を一例として示した。しかし、ユーザ管理情報５９は、ユーザＩＤの各々ごとに対応するプリンタＩＤを登録した形態であってもよい。

図６に戻り、制御部５０は、文書管理装置１４を制御する。制御部５０は、受付部５０Ａと、特定部５０Ｂと、印刷制御部５０Ｃと、を有する。特定部５０Ｂは、判断部５０Ｄと、生成部５０Ｅと、記憶制御部５０Ｆと、を含む。なお、説明の便宜上、ここでは本発明に係る機能を主に例示しているが、制御部５０が有する機能はこれらに限られるものではない。

制御部５０は、例えばＣＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭなどを含み、ＣＰＵがＲＡＭと協働してＲＯＭに記憶されているプログラムを実行することで、制御部５０の各部の機能（受付部５０Ａ、特定部５０Ｂ、印刷制御部５０Ｃ、判断部５０Ｄ、生成部５０Ｅ、記憶制御部５０Ｆ）が実現される。なお、これに限られず、例えば、制御部５０の各部の機能（受付部５０Ａ、特定部５０Ｂ、印刷制御部５０Ｃ、判断部５０Ｄ、生成部５０Ｅ、記憶制御部５０Ｆ）のうちの少なくとも一部が専用のハードウェア回路（半導体集積回路等）により実現される形態であってもよい。

受付部５０Ａは、本発明の受付部に相当する。受付部５０Ａは、印刷指示情報を受付ける。詳細には、受付部５０Ａは、通信部５２およびネットワーク２４を介して、受付装置１２から印刷指示情報を受付ける。上述したように、本実施の形態では、印刷指示情報は、案件ＩＤと、該案件ＩＤに対応する関連書類データ３６の印刷指示を示す指示情報と、案件ＩＤに対応する受注情報と、ユーザＩＤと、を含む。

特定部５０Ｂは、受付部５０Ａが印刷指示情報を受付けたときに、該印刷指示情報に含まれる案件ＩＤに対応する記憶領域情報によって示される記憶領域を参照する。特定部５０Ｂは、案件ＩＤに対応する記憶領域情報を文書管理情報５８（図７）から特定し、該記憶領域情報によって示される記憶領域を参照する。本実施の形態では、特定部５０Ｂは、記憶装置１６の記憶領域を参照する。

ここで、記憶領域情報によって示される記憶領域には、後述する画像管理装置２０の処理によって、特有のファイル識別情報を付与された関連書類データ３６が格納されている。

ファイル識別情報は、例えば、ファイルに付与される名称（ファイル名）である。以下では、ファイル識別情報を、ファイル名と称して説明する。

ファイル名は、画像管理装置２０によって作成される（詳細後述）。本実施の形態では、関連書類データ３６のファイル名は、タイミング情報と、案件ＩＤと、を含む。タイミング情報は、ＭＦＰ２２が関連書類３４を読取った読取タイミングを示す。なお、タイミング情報は、関連書類データ３６を記憶領域に記憶するタイミングを示す情報であってもよいし、ＭＦＰ２２が関連書類データ３６を画像管理装置２０へ送信したタイミングを示す情報であってもよい。タイミング情報は、例えば、年月日を示す情報、年月日時分を示す情報、年月日時分秒を示す情報などである。

すなわち、本実施の形態では、関連書類データ３６のファイル名は、該ファイル名を付与された関連書類データ３６の関連書類３４がＭＦＰ２２によって読取られたタイミングのタイミング情報と、該関連書類データ３６に対応する案件ＩＤと、を含む。

上述したように、関連書類３４は、ユーザによる手書き入力によって、手書画像３４Ｃが順次更新されていく（図３参照）。このため、関連書類データ３６の記憶領域には、同じ案件ＩＤを含むファイル名の付与された関連書類データ３６が複数格納された状態となる場合がある。但し、これらの関連書類データ３６のファイル名は、同じ案件ＩＤであっても、タイミング情報が異なる。

本実施の形態では、特定部５０Ｂは、該記憶領域に格納されている印刷対象の案件ＩＤを含むファイル名の関連書類データ３６の内、最新の読取タイミングを示すタイミング情報をファイル名に含む関連書類データ３６を、印刷対象として特定する。これによって、特定部５０Ｂは、印刷対象の処理案件に対応する複数の関連書類データ３６の内、最新の更新内容を示す関連書類データ３６を、印刷対象として容易に特定することができる。

なお、受付部５０Ａが受付けた印刷指示情報に含まれる案件ＩＤが、文書管理装置１４が受付装置１２から初めて受付ける案件ＩＤである場合、文書管理情報５８には、該案件ＩＤに対応する基準書類データ３２および識別画像３４Ａが登録されていない。

そこで、特定部５０Ｂは、判断部５０Ｄと、生成部５０Ｅと、記憶制御部５０Ｆと、を含む。

判断部５０Ｄは、受付部５０Ａで印刷指示情報を受付けたときに、該印刷指示情報に含まれる案件ＩＤに対応する識別画像３４Ａが未生成であるか、生成済であるか、を判断する。

判断部５０Ｄは、受付部５０Ａで受付けた印刷指示情報に含まれる案件ＩＤに対応する識別画像３４Ａの識別画像データが文書管理情報５８（図７参照）に登録されている場合、識別画像３４Ａが生成済であると判断する。

識別画像３４Ａが生成済である、とは、言い換えると、該識別画像３４Ａの形成された関連書類３４に少なくとも１回以上ユーザによって手書き入力がなされ、手書き入力のなされた関連書類３４が少なくとも１回以上ＭＦＰ２２によって読取られたことを示す。さらに言い換えると、識別画像３４Ａが生成済である場合とは、過去に１回以上印刷指示のなされた案件ＩＤが印刷対象として、受付装置１２を介してユーザによって指示された段階であることを示す。

一方、判断部５０Ｄは、受付部５０Ａで受付けた印刷指示情報に含まれる案件ＩＤに対応する識別画像３４Ａの識別画像データが文書管理情報５８（図７参照）に登録されていない場合、識別画像３４Ａが未生成であると判断する。

識別画像３４Ａが未生成である場合とは、言い換えると、該識別画像３４Ａの形成された関連書類３４が一度も印刷されていないことを示す。このため、識別画像３４Ａが未生成である場合とは、受付装置１２から初めて印刷指示のなされた受注情報に対応する案件ＩＤに対応する関連書類データ３６の印刷が、受付装置１２を介して初めてユーザによって指示された段階であることを示す。

判断部５０Ｄによって識別画像３４Ａが未生成であると判断された場合、生成部５０Ｅは、受付部５０Ａで受付けた印刷指示情報に含まれる案件ＩＤと、予め定めた記憶領域情報と、を表す識別画像３４Ａを生成する。

なお、本実施の形態では、生成部５０Ｅは、関連書類データ３６を記憶する記憶領域として、１箇所の領域（例えば、記憶装置１６における予め定めたフォルダ）を予め定めているものとして説明する。記憶部５４は、１種類の記憶領域情報を予め記憶すればよい。そして、生成部５０Ｅは、記憶部５４から記憶領域情報を読取る。そして、生成部５０Ｅは、受付部５０Ａで受付けた印刷指示情報に含まれる案件ＩＤと、読取った記憶領域情報と、を表す識別画像３４Ａを生成すればよい。

なお、生成部５０Ｅは、文書管理システム１０を利用するユーザを予め複数のグループに分類し、グループ毎に異なる記憶領域を予め設定してもよい。この場合、記憶部５４に、ユーザＩＤと、記憶領域を示す記憶領域情報と、を対応づけて予め記憶すればよい。そして、生成部５０Ｅは、印刷指示情報に含まれるユーザＩＤに対応する記憶領域情報を、記憶部５４から読取る。そして、生成部５０Ｅは、受付部５０Ａで受付けた印刷指示情報に含まれる案件ＩＤと、読取った記憶領域情報と、を表す識別画像３４Ａを生成すればよい。

識別画像３４Ａの生成方法には、公知の方法を用いればよい。例えば、生成部５０Ｅは、案件ＩＤと記憶領域情報とを表すＱＲコード（登録商標）を、公知の方法で生成することによって、識別画像３４Ａを生成する。

記憶制御部５０Ｆは、本発明の第２の記憶制御部に相当する。記憶制御部５０Ｆは、生成部５０Ｅで生成された識別画像３４Ａの識別画像データを、受付部５０Ａで受付けた印刷指示情報に含まれる案件ＩＤと、該識別画像３４Ａの生成に用いた記憶領域情報と、に対応づけて文書管理情報５８に登録する。この処理により、記憶制御部５０Ｆは、生成部５０Ｅで生成された識別画像３４Ａによって表される案件ＩＤと記憶領域情報とを対応づけて記憶部５４に記憶する。

ここで、本実施の形態では、判断部５０Ｄによって識別画像３４Ａが未生成であると判断された場合、生成部５０Ｅは、受付部５０Ａで受付けた印刷指示情報に含まれる案件ＩＤに対応する基準書類データ３２を更に生成する。具体的には、生成部５０Ｅは、印刷指示情報に含まれる受注情報に含まれる各項目の情報を、基準書類３０のフォーマットを示すフォーマット情報によって示される対応する位置の各々に配置することで、基準書類３０の基準書類データ３２を生成する（図２（Ａ）参照）。

そして、記憶制御部５０Ｆは、生成された基準書類データ３２を、該基準書類データ３２の案件ＩＤに対応づけて、文書管理情報５８に登録する。

このため、文書管理装置１４では、受付装置１２から初めて印刷指示のなされた処理案件の受注情報について、受注情報をあてはめた基準書類データ３２を生成し、記憶部５４に記憶する。

なお、上述したように、識別画像３４Ａが未生成である場合とは、該識別画像３４Ａの形成された関連書類３４が一度も印刷されていないことを示す。このため、判断部５０Ｄによって識別画像３４Ａが未生成であると判断された場合、生成部５０Ｅは、識別画像３４Ａを生成すると共に、生成された識別画像３４Ａを含み且つ手書画像を含まない電子データを、関連書類データ３６として生成する。

すなわち、関連書類３４が一度も印刷されていない場合には、生成部５０Ｅは、図３（Ａ）に示すような、ユーザによる手書き入力のなされていない関連書類３４_０の関連書類データ３６を生成する。

そして、判断部５０Ｄによって識別画像３４Ａが未生成であると判断された場合、特定部５０Ｂは、手書画像を含まない、すなわち、手書き入力のなされていない関連書類３４_０の関連書類データ３６を、印刷対象として特定する。

一方、判断部５０Ｄによって識別画像３４Ａが生成済であると判断された場合、特定部５０Ｂは、印刷指示情報に含まれる案件ＩＤに対応する記憶領域情報によって示される記憶領域を参照する。そして、特定部５０Ｂは、該記領域に格納されている該案件ＩＤを含むファイル名の関連書類データ３６の内、最新の読取タイミングを示すタイミング情報をファイル名に含む関連書類データ３６を、印刷対象として特定する。

例えば、特定部５０Ｂは、図３に示す関連書類３４（関連書類３４_０〜関連書類３４_４）の内、最新の関連書類３４_４の関連書類データ３６を特定する。

印刷制御部５０Ｃは、特定部５０Ｂが特定した関連書類データ３６を記録媒体に形成した関連書類３４を出力するように、ＭＦＰ２２を制御する。

詳細には、印刷制御部５０Ｃは、特定部５０Ｂが特定した関連書類データ３６を含む印刷ジョブを、通信部５２およびネットワーク２４を介して、印刷対象のＭＦＰ２２へ送信する。

これによって、該印刷ジョブを受信したＭＦＰ２２は、印刷ジョブに含まれる関連書類データ３６を記録媒体に形成することで、関連書類３４を出力する。このため、印刷対象の処理案件の関連書類３４が一度も印刷されていない場合には、ユーザによる手書き入力のなされていない関連書類３４（例えば、図３（Ａ）の関連書類３４_０参照）が、ＭＦＰ２２から出力される。一方、印刷対象の処理案件の関連書類３４が少なくとも１回以上印刷されている場合には、該処理案件のユーザによる手書き入力のなされた関連書類３４の内、最新の関連書類３４（例えば、図３（Ｅ）の関連書類３４_４参照）が、ＭＦＰ２２から出力される。

なお、印刷制御部５０Ｃは、特定部５０Ｂが印刷対象として特定した関連書類データ３６と、該関連書類データ３６の読取タイミングを示すタイミング情報と、を記録媒体に形成した関連書類３４を出力するように、ＭＦＰ２２を制御してもよい。

この場合、印刷制御部５０Ｃは、特定部５０Ｂで特定された関連書類データ３６のファイル名に含まれるタイミング情報を読取る。そして、印刷制御部５０Ｃは、該関連書類データ３６と、読取ったタイミング情報と、これらの関連書類データ３６とタイミング情報とを記録媒体に形成することを示す印刷指示と、を含む印刷ジョブを、ＭＦＰ２２へ送信すればよい。

この場合、該印刷ジョブを受信したＭＦＰ２２は、印刷ジョブに含まれる関連書類データ３６とタイミング情報とを記録媒体に形成する。このため、タイミング情報が更に印刷された関連書類３４がＭＦＰ２２から出力される。

なお、印刷制御部５０Ｃが関連書類３４を出力するように制御するＭＦＰ２２は、予め定めた特定のＭＦＰ２２であってもよいし、関連書類データ３６に応じて変更してもよい。

この場合、例えば、受付部５０Ａで印刷指示情報を受付けたときに、特定部５０Ｂが、関連書類３４を出力するＭＦＰ２２を識別するプリンタＩＤを特定する。そして、印刷制御部５０Ｃは、特定部５０Ｂが特定した関連書類データ３６を記録媒体に形成した関連書類３４を、特定部５０Ｂが特定したプリンタＩＤによって識別されるＭＦＰ２２から出力するように制御すればよい。

具体的には、特定部５０Ｂは、受付部５０Ａで受付けた印刷指示情報に含まれるユーザＩＤに基づいてプリンタＩＤを特定すればよい。詳細には、特定部５０Ｂは、印刷指示情報に含まれるユーザＩＤに対応するプリンタＩＤをユーザ管理情報５９（図８参照）から読取る。そして、特定部５０Ｂは、読取ったプリンタＩＤを、関連書類３４を出力するＭＦＰ２２のプリンタＩＤとして特定すればよい。

なお、文書管理装置１４は、関連書類３４と基準書類３０とを印刷するようにＭＦＰ２２を制御してもよい。

この場合、特定部５０Ｂは、受付部５０Ａが印刷指示情報を受付けたときに、該印刷指示情報に含まれる案件ＩＤに対応する、該案件ＩＤによって識別される処理案件の基準書類データ３２を更に印刷対象として特定すればよい。

具体的には、特定部５０Ｂは、受付部５０Ａが受付けた印刷指示情報に含まれる案件ＩＤに対応する基準書類データ３２を、文書管理情報５８（図７参照）から読取る。そして、特定部５０Ｂは、読取った基準書類データ３２を、更に、印刷対象として特定すればよい。

そして、印刷制御部５０Ｃは、特定部５０Ｂが特定した関連書類データ３６を記録媒体に形成した関連書類３４と、特定した基準書類データ３２を記録媒体に形成した基準書類３０と、を出力するように、ＭＦＰ２２を制御すればよい。

これによって、ＭＦＰ２２から、印刷対象の処理案件に対応する、基準書類３０と関連書類３４とが印刷される。

なお、印刷制御部５０Ｃは、基準書類３０と関連書類３４とをこの順に出力するように、ＭＦＰ２２を制御することが好ましい。例えば、印刷制御部５０Ｃは、印刷対象として特定した基準書類データ３２および関連書類データ３６と、印刷順序を示す情報と、を含む印刷ジョブを、ＭＦＰ２２へ、通信部５２を介して送信すればよい。印刷順序を示す情報は、基準書類データ３２と、関連書類データ３６と、をこの順に記録媒体に形成することを示す情報であればよい。

図１に戻り、次に、ＭＦＰ２２について説明する。ＭＦＰ２２は、画像形成機能、およびスキャナ機能を少なくとも有する装置である。

図９は、ＭＦＰ２２の機能ブロック図の一例である。ＭＦＰ２２は、制御部８０と、通信部８２と、記憶部８４と、ＵＩ部８６と、エンジン部８８と、を備える。通信部８２、記憶部８４、ＵＩ部８６、およびエンジン部８８と、制御部８０と、はデータや信号を授受可能に接続されている。

通信部８２は、ネットワーク２４を介して他の装置と通信するために用いる通信機器である。ＵＩ部８６は、各種画像の表示や、ユーザからの入力を受け付ける。本実施の形態では、ＵＩ部８６は、表示部８６Ａと操作部８６Ｂとを含む。表示部８６Ａは、各種の画像を表示する公知の表示装置である。操作部８６Ｂは、ユーザからの入力を受け付ける。操作部８６Ｂは、例えば、キーボードなどである。なお、表示部８６Ａと操作部８６Ｂとを一体的に構成し、タッチパネルとして機能させてもよい。記憶部８４は、各種データを記憶する。

エンジン部８８は、画像形成機能、およびスキャナ機能などの各種の機能を実行する。なお、エンジン部８８は、ファックス機能、コピー機能などの他の機能を更に備えた構成であってもよい。本実施形態では、エンジン部８８は、画像形成機能を実行する画像形成部８８Ａと、スキャナ機能を実行する読取部８８Ｂと、を備える。

なお、本実施の形態では、画像形成部８８Ａと読取部８８Ｂとを備えた構成のＭＦＰ２２を一例として説明する。しかし、画像形成部８８Ａと読取部８８Ｂとを別体（別々の装置）として構成してもよい。

画像形成部８８Ａは、制御部８０の制御によって画像を記録媒体に記録する。読取部８８Ｂは、記録媒体の画像を読取り、読取った画像のデータを制御部８０へ送信する。

制御部８０は、ＭＦＰ２２を制御する。制御部８０は、表示制御部８０Ａと、受付部８０Ｂと、エンジン制御部８０Ｃと、通信制御部８０Ｄと、を有する。説明の便宜上、ここでは本発明に係る機能を主に例示しているが、制御部８０が有する機能はこれらに限られるものではない。

本実施の形態では、制御部８０は、例えばＣＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭなどを含み、ＣＰＵがＲＡＭと協働してＲＯＭに記憶されているプログラムを実行することで、制御部８０の各部の機能（表示制御部８０Ａ、受付部８０Ｂ、エンジン制御部８０Ｃ、通信制御部８０Ｄ）が実現される。なお、これに限られず、例えば、制御部８０の各部の機能（表示制御部８０Ａ、受付部８０Ｂ、エンジン制御部８０Ｃ、通信制御部８０Ｄ）のうちの少なくとも一部が専用のハードウェア回路（半導体集積回路等）により実現される形態であってもよい。

表示制御部８０Ａは、各種画像などをＵＩ部８６（表示部８６Ａ）に表示する制御を行う。受付部８０Ｂは、ＵＩ部８６（操作部８６Ｂ）のユーザによる操作指示を受付ける。エンジン制御部８０Ｃは、エンジン部８８を制御する。通信制御部８０Ｄは、通信部８２を介した外部装置との通信を制御する。

本実施の形態では、通信制御部８０Ｄは、通信部８２を介して文書管理装置１４から印刷ジョブを受信し、エンジン制御部８０Ｃへ出力する。エンジン制御部８０Ｃは、受付けた印刷ジョブに含まれる基準書類データ３２や関連書類データ３６を記録媒体に形成するように、画像形成部８８Ａを制御する。これによって、画像形成部８８Ａは、関連書類３４や基準書類３０を出力（印刷）する。

また、受付部８０Ｂは、ＵＩ部８６から、関連書類３４の読取指示を受付ける。例えば、ユーザは、関連書類３４に手書き入力を行うと、手書き入力による手書画像３４Ｃの書込まれた関連書類３４を読取部８８Ｂに載置する。そして、ユーザは、ＵＩ部８６を操作することで、該関連書類３４の読取指示を入力する。

例えば、本実施の形態では、表示制御部８０Ａは、関連書類３４の読取りと関連書類３４の読取結果の画像管理装置２０への送信と、を指示するためのボタン画像を含む表示画面を表示部８６Ａに表示する。ユーザが、該ボタン画像を操作指示すると、ＵＩ部８６は、関連書類３４の読取指示を示す読取指示情報を制御部８０へ送信する。受付部８０Ｂが読取指示情報を受付けると、エンジン制御部８０Ｃは、読取部８８Ｂを制御することによって、関連書類３４を読取るように制御する。

これによって、読取部８８Ｂは、関連書類３４の関連書類データ３６を得る。図２（Ｂ）などを用いて説明したように、関連書類３４には、識別画像３４Ａと、ユーザによって手書き入力された手書画像３４Ｃと、が印刷されている。このため、読取部８８Ｂは、関連書類３４を読取ることによって、手書画像３４Ｃと、識別画像３４Ａと、を含む関連書類３４の関連書類データ３６を得る。そして、読取部８８Ｂは、関連書類データ３６を制御部８０へ出力する。なお、読取部８８Ｂは、手書画像３４Ｃを含み且つ識別画像３４Ａを含まない関連書類３４を読取ることで、関連書類データを得ても良い。この場合、読取部８８Ｂは、識別画像３４Ａを別途読取ってもよい。

制御部８０のエンジン制御部８０Ｃは、読取部８８Ｂから関連書類データ３６を受付けると、該関連書類データ３６と、該関連書類データ３６の読取部８８Ｂによる読取タイミングを示すタイミング情報と、を、通信制御部８０Ｄ、通信部８２、およびネットワーク２４を介して、画像管理装置２０へ送信する。

図１に戻り、次に、画像管理装置２０について説明する。画像管理装置２０は、ＭＦＰ２２で読取られた関連書類３４の関連書類データ３６にファイル名を付与し、記憶装置１６へ記憶する。

図１０は、画像管理装置２０の機能ブロック図の一例である。画像管理装置２０は、制御部７０と、通信部７２と、記憶部７４と、を備える。通信部７２および記憶部７４は、制御部７０にデータや信号を授受可能に接続されている。

通信部７２は、ネットワーク２４を介して他の装置と通信するために用いる通信機器である。記憶部７４は、各種データを記憶する。

制御部７０は、画像管理装置２０を制御する。制御部７０は、受信部７０Ａと、取得部７０Ｂと、付与部７０Ｃと、記憶制御部７０Ｄと、を有する。説明の便宜上、ここでは本発明に係る機能を主に例示しているが、制御部７０が有する機能はこれらに限られるものではない。

本実施の形態では、制御部７０は、例えばＣＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭなどを含み、ＣＰＵがＲＡＭと協働してＲＯＭに記憶されているプログラムを実行することで、制御部７０の各部の機能（受信部７０Ａ、取得部７０Ｂ、付与部７０Ｃ、記憶制御部７０Ｄ）が実現される。なお、これに限られず、例えば、制御部７０の各部の機能（受信部７０Ａ、取得部７０Ｂ、付与部７０Ｃ、記憶制御部７０Ｄ）のうちの少なくとも一部が専用のハードウェア回路（半導体集積回路等）により実現される形態であってもよい。

受信部７０Ａは、通信部７２およびネットワーク２４を介して、ＭＦＰ２２から関連書類データ３６およびタイミング情報を受信する。

取得部７０Ｂは、本発明における取得部に相当する。取得部７０Ｂは、受信部７０Ａで受信した関連書類データ３６の関連書類３４に含まれる識別画像３４Ａから、該識別画像３４Ａによって表される案件ＩＤと記憶領域情報とを取得する。取得部７０Ｂは、公知の画像解析方法を用いて、識別画像３４Ａを解析することによって、該識別画像３４Ａから案件ＩＤと記憶領域情報とを取得すればよい。

付与部７０Ｃは、本発明における付与部に相当する。付与部７０Ｃは、タイミング情報と、案件ＩＤと、を含むファイル名を作成する。付与部７０Ｃは、ファイル名に含まれるタイミング情報として、受信部７０Ａで関連書類データ３６と共に受信したタイミング情報を用いる。また、付与部７０Ｃは、ファイル名に含まれる案件ＩＤとして、受信部７０Ａで受信した該関連書類データ３６の識別画像３４Ａから取得部７０Ｂで取得した、案件ＩＤを用いる。

すなわち、付与部７０Ｃは、ＭＦＰ２２から受信した関連書類データ３６に、該ＭＦＰ２２で該関連書類データ３６を読取った読取タイミングを示すタイミング情報と、該関連書類データ３６の識別画像３４Ａから取得した案件ＩＤと、を含むファイル名を作成する。

そして、付与部７０Ｃは、作成したファイル名を、該関連書類データ３６へ付与する。

記憶制御部７０Ｄは、本発明の第１の記憶制御部に相当する。記憶制御部７０Ｄは、付与部７０Ｃでファイル名の付与された関連書類データ３６を、取得部７０Ｂで取得した記憶領域情報によって示される記憶領域に記憶する制御を行う。

上述したように、本実施の形態では、記憶領域情報は、記憶装置１６の記憶部に予め作成された特定フォルダを示す情報であるものとして説明する。このため、本実施の形態では、取得部７０Ｂで取得した記憶領域情報によって示される、記憶装置１６の記憶領域に、ファイル名を付与した関連書類データ３６を記憶する。

具体的には、記憶制御部７０Ｄは、ファイル名を付与した関連書類データ３６と、取得部７０Ｂで取得した記憶領域情報と、を含む記憶指示情報を、通信部７２を介して記憶装置１６へ送信する制御を行う。記憶指示情報を受信した記憶装置１６は、記憶指示情報に含まれる記憶領域情報によって示される記憶領域に、該記憶指示情報に含まれる関連書類データ３６を記憶する。

図１に戻り、次に、記憶装置１６について説明する。記憶装置１６は、関連書類データ３６を記憶するデータサーバである。

図１１は、記憶装置１６の機能ブロック図の一例である。記憶装置１６は、制御部６０と、通信部６２と、記憶部６４と、を備える。通信部６２および記憶部６４と、制御部６０と、はデータや信号を授受可能に接続されている。

通信部６２は、ネットワーク２４を介して他の装置と通信するために用いる通信機器である。記憶部６４は、各種データを記憶する。本実施の形態では、記憶部６４は、関連書類データ３６を記憶するための記憶領域６４Ａが設けられている。記憶領域６４Ａは、上記記憶領域情報によって示される記憶領域である。

図１２は、記憶領域６４Ａに記憶された関連書類データ３６の一例を示す模式図である。関連書類データ３６の各々には、画像管理装置２０によって、上述した特有のファイル名が付与されている。

例えば、関連書類データ３６_１のファイル名は、“Ａ００１２０１５１０２０１０１０４５”となっている。“Ａ００１”は、案件ＩＤを示す。“２０１５１０２０１０１０４５”は、２０１５年１０月２０日１０時１０分４５秒を示す。関連書類データ３６_２〜関連書類データ３６_８についても同様の規則でファイル名が付与されている。

なお、ファイル名の規則を示す規則情報は、予め設定すればよい。規則情報は、ファイル名の何文字目から何文字目までが案件ＩＤを示す情報であり、ファイル名の何文字目から何文字目までがタイミング情報を示すか、を定めた情報であればよい。そして、この規則情報は、文書管理システム１０において関連書類データ３６を扱う装置の各々に予め登録しておけばよい。

図１１に戻り、制御部６０は、記憶装置１６を制御する。制御部６０は、受信部６０Ａと、記憶制御部６０Ｂと、検出部６０Ｃと、送信部６０Ｄと、を有する。説明の便宜上、ここでは本発明に係る機能を主に例示しているが、制御部６０が有する機能はこれらに限られるものではない。

本実施の形態では、制御部６０は、例えばＣＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭなどを含み、ＣＰＵがＲＡＭと協働してＲＯＭに記憶されているプログラムを実行することで、制御部６０の各部の機能（受信部６０Ａ、記憶制御部６０Ｂ、検出部６０Ｃ、送信部６０Ｄ）が実現される。なお、これに限られず、例えば、制御部６０の各部の機能（受信部６０Ａ、記憶制御部６０Ｂ、検出部６０Ｃ、送信部６０Ｄ）のうちの少なくとも一部が専用のハードウェア回路（半導体集積回路等）により実現される形態であってもよい。

受信部６０Ａは、通信部６２およびネットワーク２４を介して、画像管理装置２０から記憶指示情報を受信する。記憶制御部６０Ｂは、受信部６０Ａで受信した記憶指示情報に含まれる、関連書類データ３６を、該記憶指示情報に含まれる記憶領域情報によって示される記憶領域６４Ａへ記憶する。

検出部６０Ｃは、記憶部６４の記憶領域６４Ａを監視し、記憶領域６４Ａに新たな関連書類データ３６が記憶されたか否かを検出する。

送信部６０Ｄは、検出部６０Ｃによって新たな関連書類データ３６が記憶されたことが検出されると、新たに記憶された関連書類データ３６のファイル名から、案件ＩＤを読取る。そして、送信部６０Ｄは、読取った案件ＩＤと、該案件ＩＤをファイル名に含む関連書類データ３６が更新されたことを示す情報と、を含む更新情報を、通信部６２を介して受付装置１２へ送信する制御を行う。

次に、本実施の形態の文書管理システム１０で行われる、文書管理処理の流れの概要を説明する。

図１３は、本実施の形態の文書管理システム１０で行われる、文書管理処理の流れの概要を示す説明図である。

まず、ユーザがＰＣ１８を操作することなどによって、新規の受注情報を入力する。すると、ＰＣ１８は、受付装置１２へ受注情報を送信する（ＳＥＱ１００）。受付装置１２は、受信した受注情報を、受注管理情報４８（図５参照）へ登録する。

また、ユーザがＰＣ１８を操作することなどによって、受注情報の印刷指示を入力する。すると、ＰＣ１８は、印刷対象の受注情報と印刷指示信号とを含む指示情報を、印刷指示を示す指示情報として受付装置１２へ送信する（ＳＥＱ１０１）。

受付装置１２では、印刷指示を示す指示情報を受信すると、該指示情報に含まれる受注情報に案件ＩＤを付与して受注管理情報４８に登録する。そして、受付装置１２は、該案件ＩＤと、該受注情報と、ＰＣ１８を操作したユーザのユーザＩＤと、該案件ＩＤに対応する関連書類データ３６の印刷指示を示す指示情報と、を含む印刷指示情報を、文書管理装置１４へ送信する（ＳＥＱ１０２）。

文書管理装置１４は、受付けた印刷指示情報に含まれる案件ＩＤに対応する識別画像３４Ａが文書管理情報５８（図７参照）に登録されていない場合、該案件ＩＤに対応する識別画像３４Ａの形成された関連書類３４が一度も印刷されていないと判断する。

この場合、文書管理装置１４は、識別画像３４Ａを生成すると共に、生成された識別画像３４Ａを含み且つ手書画像３４Ｃを含まない電子データを、関連書類データ３６として生成する。そして、文書管理装置１４は、この関連書類データ３６をＭＦＰ２２から出力するように制御する（ＳＥＱ１０４）。また、文書管理装置１４は、受注情報をあてはめた基準書類データ３２を生成し、ＭＦＰ２２から印刷するように制御する（ＳＥＱ１０４）。

このため、関連書類３４が一度も印刷されていない処理案件については、基準書類３０（図２（Ａ）参照）と、手書画像を含まない関連書類３４（図３（Ａ）関連書類３４_０参照）と、が出力される（ＳＥＱ１０６）。

ユーザ（図３中、ユーザＵ参照）は、関連書類３４に手書き入力を行うことによって、文字や絵などの手書画像を書込む（ＳＥＱ１０７）。そして、ユーザは、手書画像の書込まれた関連書類３４（例えば、関連書類３４_ｎとする）をＭＦＰ２２に載置し、ＭＦＰ２２を操作することによって関連書類３４の読取指示を入力する（ＳＥＱ１０８）。なお、該“ｎ”は、該関連書類３４に手書き入力された回数を示し、１以上の整数を表す。

ＭＦＰ２２は、関連書類３４を読取り、関連書類３４の関連書類データ３６と、該関連書類３４の読取タイミングを示すタイミング情報と、を画像管理装置２０へ送信する（ＳＥＱ１１０）。

画像管理装置２０は、関連書類データ３６の識別画像３４Ａから、案件ＩＤおよび記憶領域情報を取得する。そして、画像管理装置２０は、該関連書類データ３６に、タイミング情報と案件ＩＤとを含むファイル名を付与する。そして、画像管理装置２０は、該ファイル名の付与された関連書類データ３６を、識別画像３４Ａから取得した記憶領域情報によって示される記憶装置１６の記憶領域６４Ａへ記憶する制御を行う（ＳＥＱ１１２）。

ＳＥＱ１００〜ＳＥＱ１１２の処理によって、ユーザによって手書き入力のなされた関連書類３４が、手書き入力による更新がなされる毎にＭＦＰ２２によって読取られ、記憶装置１６に順次格納されていく。すなわち、記憶装置１６の記憶部６４の記憶領域６４Ａには、ＭＦＰ２２によって関連書類３４が読取られる度に、画像管理装置２０によってファイル名を付与された関連書類データ３６が順次格納されていく（ＳＥＱ１２４、ＳＥＱ１２６、ＳＥＱ１２８）。

このため、例えば、記憶領域６４Ａには、同じ案件ＩＤ（例えば、“Ａ００１”）をファイル名に含み、タイミング情報の異なる複数の関連書類データ３６（例えば、関連書類データ３６_１〜関連書類データ３６_４）が順次格納されていく。

そして、ユーザが、既に記憶装置１６に１回以上格納されている処理案件の関連書類データ３６を、印刷対象として指示したとする（ＳＥＱ１１４）。すると、受付装置１２は、印刷指示情報を文書管理装置１４へ送信する（ＳＥＱ１１６）。

文書管理装置１４は、受付装置１２から受信した印刷指示情報に含まれる案件ＩＤに対応する記憶領域情報によって示される記憶領域を参照する（ＳＥＱ１１８）。すなわち、文書管理装置１４は、記憶装置１６の記憶領域６４Ａを参照する（ＳＥＱ１１８）。そして、文書管理装置１４は、該案件ＩＤを含むファイル名の関連書類データ３６の内、最新の読取タイミングを示すタイミング情報をファイル名に含む関連書類データ３６を、印刷対象として特定する。

例えば、印刷指示情報に含まれる案件ＩＤが、“Ａ００１”であったと仮定する。そして、記憶領域６４Ａには、“Ａ００１”をファイル名に含む関連書類データ３６が複数（関連書類データ３６_１〜関連書類データ３６_４）記憶されていたとする。

これらの、関連書類データ３６_１〜関連書類データ３６_４は、同じ案件ＩＤをファイル名に含む関連書類データ３６であるが、関連書類３４に順次手書き入力された手書画像３４Ｃの更新回数が異なっている。このため、これらの関連書類３４は、手書画像３４Ｃの内容が異なっている場合がある（関連書類３４_１〜関連書類３４_４参照）。

文書管理装置１４は、該案件ＩＤを含むファイル名の関連書類データ３６の内、最新の読取タイミングを示すタイミング情報をファイル名に含む関連書類データ３６を、印刷対象として特定する。図１３に示す形態の場合、文書管理装置１４は、最新のタイミング情報“２０１５１０２４１０２０１０”（２０１５年１０月２４日１０時２０分１０秒）をファイル名に含む関連書類データ３６_４を、印刷対象として特定する。

そして、文書管理装置１４は、特定した関連書類データ３６_４を印刷するように、ＭＦＰ２２を制御する（ＳＥＱ１２０）。このため、ＭＦＰ２２は、印刷対象としてユーザによって選択された案件ＩＤに対応する関連書類データ３６の内、最新の読取タイミングで読取られた関連書類データ３６の関連書類３４_ｎ（ｎは１以上の整数）を、印刷する（ＳＥＱ１２２）。

このため、本実施の形態の文書管理システム１０では、処理案件に関する関連書類３４を効率良く管理することができる。さらに、本実施の形態の文書管理システム１０では、作業工程に関わるユーザは案件ＩＤを特定するだけで、最新の関連書類を容易に取得することができる。

次に、本実施の形態の文書管理システム１０を構成する各装置で実行する処理の手順を説明する。

まず、受付装置１２について説明する。図１４は、受付装置１２が実行する受付処理の手順の一例を示すフローチャートである。

まず、受付部４０Ａが、受注情報を受付けたか否かを判断する（ステップＳ２００）。ステップＳ２００で肯定判断すると（ステップＳ２００：Ｙｅｓ）、ステップＳ２０２へ進む。ステップＳ２０２では、受付部４０Ａが、ステップＳ２００で受付けた受注情報を記憶部４４へ記憶する（ステップＳ２０２）。ステップＳ２０２では、受付部４０Ａは、受注情報を受注管理情報４８（図５参照）へ登録することによって、該受注情報を記憶部４４へ記憶する。

次に、受付部４０Ａは、印刷指示を示す指示情報を受付けたか否かを判断する（ステップＳ２０４）。印刷指示を示す指示情報を受付けていないと判断すると（ステップＳ２０４：Ｎｏ）、本ルーチンを終了する。一方、印刷指示を示す指示情報を受付けたと判断すると（ステップＳ２０４：Ｙｅｓ）、後述するステップＳ２１２へ進む。

一方、上記ステップＳ２００で否定判断すると（ステップＳ２００：Ｎｏ）、ステップＳ２０６へ進む。ステップＳ２０６では、受付部４０Ａが、一覧表示指示を示す指示情報を受付けたか否かを判断する（ステップＳ２０６）。

ステップＳ２０６で肯定判断すると（ステップＳ２０６：Ｙｅｓ）、ステップＳ２０８へ進む。ステップＳ２０８では、表示制御部４０Ｄが、受注管理情報４８（図５参照）に登録されている受注情報および対応する更新回数を、ＵＩ部４６へ表示する制御を行う（ステップＳ２０８）。なお、表示制御部４０Ｄは、ステップＳ２０６で受付けた、一覧表示指示を示す指示情報の送信元が外部装置（例えば、ＰＣ１８）である場合、該外部装置へ、該受注情報および更新回数を表示する制御を行えばよい。

次に、受付部４０Ａは、印刷指示を示す指示情報を受付けたか否かを判断する（ステップＳ２１０）。ステップＳ２１０で否定判断すると（ステップＳ２１０：Ｎｏ）、本ルーチンを終了する。一方、ステップＳ２１０で肯定判断すると（ステップＳ２１０：Ｙｅｓ）、ステップＳ２１２へ進む。

ステップＳ２１２では、ＩＤ作成部４０Ｃが、案件ＩＤを付与済であるか否かを判断する（ステップＳ２１２）。ＩＤ作成部４０Ｃは、ステップＳ２１０で受付けた印刷指示を示す指示情報に含まれる受注情報に対応する案件ＩＤが受注管理情報４８に登録されているか否かを判別することで、ステップＳ２１２の判断を行う。

ステップＳ２１２で肯定判断すると（ステップＳ２１２：Ｙｅｓ）、ステップＳ２１４へ進む。ステップＳ２１４では、送信部４０Ｅが、ステップＳ２１０で受付けた指示情報に含まれる受注情報と、該受注情報に対応する案件ＩＤと、該案件ＩＤに対応する関連書類データ３６の印刷指示を示す指示情報と、印刷指示の入力を行ったユーザのユーザＩＤと、を含む印刷指示情報を、文書管理装置１４へ送信する（ステップＳ２１４）。そして、本ルーチンを終了する。

一方、上記ステップＳ２１２で否定判断すると（ステップＳ２１２：Ｎｏ）、ステップＳ２１６へ進む。ステップＳ２１６では、ＩＤ作成部４０Ｃが、ステップＳ２１０で受付けた指示情報に含まれる案件情報に対応する案件ＩＤを作成する（ステップＳ２１６）。そして、ＩＤ作成部４０Ｃは、作成した案件ＩＤを、該案件情報に対応づけて受注管理情報４８へ登録する。

次に、送信部４０Ｅが、ステップＳ２１０で受付けた指示情報に含まれる受注情報と、該受注情報に対応する案件ＩＤと、該案件ＩＤに対応する関連書類データ３６の印刷指示を示す指示情報と、印刷指示の入力を行ったユーザのユーザＩＤと、を含む印刷指示情報を、文書管理装置１４へ送信する（ステップＳ２１８）。そして、本ルーチンを終了する。

一方、上記ステップＳ２０６で否定判断すると（ステップＳ２０６：Ｎｏ）、ステップＳ２２０へ進む。ステップＳ２２０では、受付部４０Ａが、更新情報を記憶装置１６から受信したか否かを判断する。ステップＳ２２０で否定判断すると（ステップＳ２２０：Ｎｏ）、本ルーチンを終了する。ステップＳ２２０で肯定判断すると（ステップＳ２２０：Ｙｅｓ）、ステップＳ２２２へ進む。

ステップＳ２２２では、記憶制御部４０Ｂが、受注管理情報４８における、ステップＳ２２０で受信した更新情報に含まれる案件ＩＤに対応する更新回数を“１”カウントアップする（ステップＳ２２２）。そして、記憶制御部４０Ｂは、カウントアップ後の値（更新回数）を、該案件ＩＤに対応づけて受注管理情報４８に登録する（図５参照）（ステップＳ２２４）。ステップＳ２２４の処理によって、記憶制御部４０Ｂは、受注管理情報４８における更新回数を更新する。そして、本ルーチンを終了する。

次に、文書管理装置１４で実行する文書管理処理の手順の一例を説明する。図１５は、文書管理装置１４で実行する文書管理処理の手順の一例を示すフローチャートである。

まず、受付部５０Ａが、受付装置１２から印刷指示情報を受付けたか否かを判断する（ステップＳ３００）。ステップＳ３００で否定判断すると（ステップＳ３００：Ｎｏ）、本ルーチンを終了する。ステップＳ３００で肯定判断すると（ステップＳ３００：Ｙｅｓ）、ステップＳ３０２へ進む。

ステップＳ３０２では、判断部５０Ｄが、ステップＳ３００で受付けた印刷指示情報に含まれる案件ＩＤに対応する基準書類データ３２を未生成であるか否かを判断する（ステップＳ３０２）。ステップＳ３０２で否定判断すると（ステップＳ３０２：Ｎｏ）、後述するステップＳ３０８へ進む。ステップＳ３０２で肯定判断すると（ステップＳ３０２：Ｙｅｓ）、ステップＳ３０４へ進む。

ステップＳ３０４では、生成部５０Ｅが、ステップＳ３００で受付けた印刷指示情報に含まれる受注情報をあてはめた基準書類データ３２を生成する（ステップＳ３０４）。そして、記憶制御部５０Ｆは、ステップＳ３０４で生成した基準書類データ３２を、ステップＳ３００で受付けた印刷指示情報に含まれる案件ＩＤに対応づけて、文書管理情報５８（図７参照）へ登録する。これによって、記憶制御部５０Ｆは、基準書類データ３２を記憶部５４へ記憶する（ステップＳ３０６）。そして、ステップＳ３０８へ進む。

ステップＳ３０８では、判断部５０Ｄが、ステップＳ３００で受付けた印刷指示情報に含まれる案件ＩＤに対応する識別画像３４Ａが未生成であるか否かを判断する（ステップＳ３０８）。識別画像３４Ａが未生成であると判断した場合（ステップＳ３０８：Ｙｅｓ）、ステップＳ３１０へ進む。

ステップＳ３１０では、生成部５０Ｅが、ステップＳ３００で受付けた印刷指示情報に含まれる案件ＩＤと、予め定めた記憶領域を示す記憶領域情報と、を示す識別画像３４Ａを生成する（ステップＳ３１０）。

そして、記憶制御部５０Ｆが、ステップＳ３１０で生成された識別画像３４Ａの識別画像データを、ステップＳ３００で受付けた印刷指示情報に含まれる案件ＩＤに対応づけて記憶部５４に記憶する（ステップＳ３１２）。ステップＳ３１２では、記憶制御部５０Ｆは、生成された識別画像３４Ａの識別画像データを該案件ＩＤに対応づけて文書管理情報５８（図７参照）へ登録することによって、ステップＳ３１２の処理を行う。

次に、生成部５０Ｅが、ステップＳ３１０で生成した識別画像３４Ａを含み且つ手書画像３４Ｃを含まない電子データを、関連書類データ３６として生成する（ステップＳ３１４）。そして、特定部５０Ｂは、ステップＳ３１４で生成された関連書類データ３６を、印刷対象として特定する（ステップＳ３１６）。

次に、特定部５０Ｂは、ステップＳ３００で受付けた印刷指示情報に含まれる案件ＩＤに対応する基準書類データ３２を、文書管理情報５８（図７参照）から特定する（ステップＳ３１８）。

次に、特定部５０Ｂが、ステップＳ３１８で特定した基準書類データ３２の基準書類３０と、ステップＳ３１６または後述するステップＳ３２８で特定した関連書類データ３６の関連書類３４と、をこの順に出力するように、印刷順を設定する（ステップＳ３２０）。

次に、特定部５０Ｂが、ステップＳ３００で受付けた印刷指示情報に含まれるユーザＩＤに対応するプリンタＩＤをユーザ管理情報５９（図８参照）から読取る。この処理によって、特定部５０Ｂは、関連書類３４を出力するＭＦＰ２２のプリンタＩＤを特定する（ステップＳ３２２）。

次に、印刷制御部５０Ｃは、印刷ジョブをＭＦＰ２２へ送信する印刷制御を行う（ステップＳ３２４）。この印刷ジョブは、ステップＳ３２０で設定した印刷順と、ステップＳ３１６またはステップＳ３２８で特定した関連書類データ３６と、ステップＳ３１８で特定した基準書類データ３２と、を含む。印刷制御部５０Ｃは、この印刷ジョブを、ステップＳ３２２で特定されたプリンタＩＤによって識別されるＭＦＰ２２へ送信する。これによって、印刷制御部５０Ｃは、ステップＳ３２２で特定されたプリンタＩＤによって識別されるＭＦＰ２２から、ステップＳ３２０で設定した印刷順で、ステップＳ３１６またはステップＳ３２８で特定した関連書類データ３６の関連書類３４とステップＳ３１８で特定した基準書類データ３２の基準書類３０とを出力するように、該ＭＦＰ２２を制御する（ステップＳ３２４）。そして、本ルーチンを終了する。

一方、上記ステップＳ３０８で識別画像３４Ａが生成済と判断した場合（ステップＳ３０８：Ｎｏ）、ステップＳ３２６へ進む。

ステップＳ３２６では、特定部５０Ｂは、ステップＳ３００で受信した印刷指示情報に含まれる案件ＩＤに対応する記憶領域情報を、文書管理情報５８（図７）から特定する。そして、特定部５０Ｂは、特定した記憶領域情報によって示される記憶領域を参照する（ステップＳ３２６）。本実施の形態では、特定部５０Ｂは、記憶装置１６の記憶領域を参照する。

そして、特定部５０Ｂは、該記憶領域に格納されている、ステップＳ３００で受信した印刷指示情報に含まれる案件ＩＤを含むファイル名の関連書類データ３６の内、最新の読取タイミングを示すタイミング情報をファイル名に含む関連書類データ３６を、印刷対象として特定する（ステップＳ３２８）。これによって、特定部５０Ｂは、印刷対象の処理案件に対応する複数の関連書類データ３６の内、最新の更新内容を示す関連書類データ３６を、印刷対象として容易に特定することができる。そして、上記ステップＳ３１８へ進む。

なお、上記ステップＳ３１０の処理において、生成部５０Ｅは、案件ＩＤと、記憶領域情報と、機種識別情報と、を含む識別画像３４Ａを生成してもよい。上述したように、受注情報には、機種識別情報が含まれる（図５参照）。このため、この場合、生成部５０Ｅは、印刷指示情報に含まれる受注情報から、機器識別情報を更に読取り、案件ＩＤと、記憶領域情報と、読取った機器識別情報と、を含む識別画像３４Ａを生成すればよい。

この場合、識別画像３４Ａが、機器識別情報を更に含むことで、ステップＳ３１４の処理において、生成部５０Ｅは、案件ＩＤと記憶領域情報と機種識別情報とを含む識別画像３４Ａを含む、電子データを、関連書類データ３６として生成することができる。このため、ステップＳ３２４の処理によって、案件ＩＤと記憶領域情報と機種識別情報とを含む識別画像３４Ａを含む、関連書類３４を出力するように、ＭＦＰ２２を制御することができる。

識別画像３４Ａが機種識別情報も含むことで、読み取った識別画像３４Ａの機器識別情報に基づいて、ユーザは、どの機種に関連する処理案件なのか、後から用意に特定することが可能となる。さらに、複数の異なる関連書類データ３６のデータフォーマット（データ形式、レイアウト、出力する際に予め印字する図形や文字）を機種識別情報と関連付けて記憶しておいてもよい。そして、ステップＳ３１４の処理において、生成部５０Ｅが、ステップＳ３１０で生成した識別画像３４Ａを含む電子データを、関連書類データ３６として生成する際に、機種識別情報に対応する関連書類のデータフォーマットを特定し、特定したデータフォーマットに従って関連書類データ３６を生成してもよい。

次に、ＭＦＰ２２が実行する処理の手順の一例を説明する。図１６は、ＭＦＰ２２が実行する処理の手順の一例を示すフローチャートである。まず、通信制御部８０Ｄが、文書管理装置１４から印刷ジョブを受信したか否かを判断する（ステップＳ４００）。

ステップＳ４００で肯定判断すると（ステップＳ４００：Ｙｅｓ）、ステップＳ４０２へ進む。ステップＳ４０２では、エンジン制御部８０Ｃが、ステップＳ４００で受信した印刷ジョブに基づいて、文書管理装置１４で設定した印刷順で、文書管理装置１４で特定した関連書類データ３６の関連書類３４と、文書管理装置１４で特定した基準書類データ３２の基準書類３０とを出力（印刷）する（ステップＳ４０２）。そして、本ルーチンを終了する。

一方、上記ステップＳ４００で否定判断すると（ステップＳ４００：Ｎｏ）、ステップＳ４０４へ進む。ステップＳ４０４では、受付部８０Ｂが、関連書類３４の読取指示を受付けたか否かを判断する（ステップＳ４０４）。ステップＳ４０４で否定判断すると（ステップＳ４０４：Ｎｏ）、本ルーチンを終了する。

一方、ステップＳ４０４で肯定判断すると（ステップＳ４０４：Ｙｅｓ）、ステップＳ４０６へ進む。ステップＳ４０６では、エンジン制御部８０Ｃが、読取部８８Ｂを制御することによって、関連書類３４を読取るように制御する（ステップＳ４０６）。

そして、エンジン制御部８０Ｃは、読取部８８Ｂから関連書類データ３６を受付けると、該関連書類データ３６と、該関連書類データ３６の読取部８８Ｂによる読取タイミングを示すタイミング情報と、を、通信制御部８０Ｄ、通信部８２、およびネットワーク２４を介して、画像管理装置２０へ送信する（ステップＳ４０８）。そして、本ルーチンを終了する。

次に、画像管理装置２０が実行する画像管理処理の手順の一例を説明する。図１７は、画像管理装置２０が実行する画像管理処理の手順の一例を示すフローチャートである。

まず、受信部７０Ａが、ＭＦＰ２２から関連書類データ３６およびタイミング情報を受信したか否かを判断する（ステップＳ５００）。ステップＳ５００で否定判断すると（ステップＳ５００：Ｎｏ）、本ルーチンを終了する。ステップＳ５００で肯定判断すると（ステップＳ５００：Ｙｅｓ）、ステップＳ５０２へ進む。

ステップＳ５０２では、取得部７０Ｂが、ステップＳ５００で受信した関連書類データ３６の関連書類３４に含まれる識別画像３４Ａを読取る（ステップＳ５０２）。そして、取得部７０Ｂは、ステップＳ５０２で読取った識別画像３４Ａによって表される案件ＩＤと記憶領域情報とを取得する（ステップＳ５０４）。

次に、付与部７０Ｃが、ステップＳ５００で受信したタイミング情報と、ステップＳ５０４で取得した案件ＩＤと、を含むファイル名を作成する（ステップＳ５０６）。そして、付与部７０Ｃは、ステップＳ５０６で作成したファイル名を、ステップＳ５００で受信した関連書類データ３６へ付与する（ステップＳ５０８）。

次に、記憶制御部７０Ｄが、ステップＳ５０８でファイル名の付与された関連書類データ３６を、ステップＳ５０４で取得した記憶領域情報によって示される記憶領域（本実施の形態では記憶装置１６の記憶領域６４Ａ）へ記憶する制御を行う（ステップＳ５１０）。そして、本ルーチンを終了する。

なお、ステップＳ５０２で読取った識別画像３４Ａに、機種識別情報が含まれる場合、ステップＳ５０６において、付与部７０Ｃは、ステップＳ５００で受信したタイミング情報と、ステップＳ５０４で取得した案件ＩＤと、該機種識別情報と、を含むファイル名を作成することが好ましい。

また、記憶制御部７０Ｄは、記憶領域情報（例えば、特定のフォルダを示す情報）と、特定のアドレスを示すアドレス情報（例えばメールアドレス）と、を対応付けて予め記憶してもよい。そして、ステップＳ５１０において、記憶制御部御７０Ｄは、関連書類データ３６を記憶領域へ記憶する制御を行った場合に、該記憶領域へ記憶した関連書類データ３６を、該記憶領域に対応するアドレス情報によって示されるアドレス（例えば、メールアドレス）へ自動配信してもよい。また、このとき、記憶制御部７０Ｄは、関連書類データ３６そのものに代えて、関連書類データ３６へアクセス可能なリンク情報（例えば、ＵＲＬ）を自動配信してもよい。

次に、記憶装置１６が実行する処理の手順の一例を説明する。図１８は、記憶装置１６が実行する処理の手順の一例を示すフローチャートである。

まず、受信部６０Ａが、画像管理装置２０から記憶指示情報を受信したか否かを判断する（ステップＳ６００）。ステップＳ６００で肯定判断すると（ステップＳ６００：Ｙｅｓ）、ステップＳ６０２へ進む。

ステップＳ６０２では、記憶制御部６０Ｂは、ステップＳ６００で受信した記憶指示情報に含まれる、関連書類データ３６を、該記憶指示情報に含まれる記憶領域情報によって示される記憶領域６４Ａへ記憶する（ステップＳ６０２）。そして、本ルーチンを終了する。

一方、ステップＳ６００で否定判断すると（ステップＳ６００：Ｎｏ）、ステップＳ６０４へ進む。ステップＳ６０４では、検出部６０Ｃが、記憶領域６４Ａに新たな関連書類データ３６が記憶されたことを検出したか否かを判断する（ステップＳ６０４）。

ステップＳ６０４で肯定判断すると（ステップＳ６０４：Ｙｅｓ）、ステップＳ６０６へ進む。ステップＳ６０６では、送信部６０Ｄが、新たに記憶された関連書類データ３６のファイル名から、案件ＩＤを読取る。そして、送信部６０Ｄは、読取った案件ＩＤと、該案件ＩＤをファイル名に含む関連書類データ３６が更新されたことを示す情報と、を含む更新情報を、受付装置１２へ送信する（ステップＳ６０６）。そして、本ルーチンを終了する。一方、ステップＳ６０４で否定判断すると（ステップＳ６０４：Ｎｏ）、本ルーチンを終了する。

以上説明したように、本実施の形態の文書管理システム１０は、読取部８８Ｂ（ＭＦＰ２２）と、取得部７０Ｂと、付与部７０Ｃと、記憶制御部７０Ｄ（第１の記憶制御部）と、記憶部５４（記憶部）と、受付部５０Ａと、特定部５０Ｂと、印刷制御部５０Ｃと、を備える。

読取部８８Ｂは、処理案件に関する関連書類３４であって、手書き入力された手書画像３４Ｃを含む関連書類３４を読取り、関連書類データ３６を得る。また、読取部８８Ｂは、記憶領域６４Ａを示す記憶領域情報と処理案件の案件ＩＤ（案件識別情報）とを表す識別画像３４Ａを読取る。取得部７０Ｂは、読取部８８Ｂによって読取られた識別画像３４Ａから、案件ＩＤ（案件識別情報）および記憶領域情報を取得する。付与部７０Ｃは、読取部８８Ｂによる関連書類３４の読取タイミングを示すタイミング情報と、取得した案件ＩＤ（案件識別情報）と、を含むファイル名（ファイル識別情報）を、読取った関連書類データ３６に付与する。記憶制御部７０Ｄ（第１の記憶制御部）は、ファイル名を付与された関連書類データ３６を、取得した記憶領域情報によって示される記憶領域６４Ａに記憶する制御を行う。記憶部５４は、案件ＩＤ（案件識別情報）と記憶領域情報とを対応づけて記憶する。

受付部５０Ａは、印刷対象の処理案件の案件ＩＤ（案件識別情報）と、関連書類データ３６の印刷指示を示す指示情報と、を含む印刷指示情報を受付ける。特定部５０Ｂは、印刷指示情報を受付けたときに、該印刷指示情報に含まれる案件ＩＤ（案件識別情報）に対応する記憶領域情報によって示される記憶領域６４Ａから、該記憶領域６４Ａに格納されている該案件ＩＤ（案件識別情報）を含むファイル名の関連書類データ３６の内、最新の読取タイミングを示すタイミング情報をファイル名に含む関連書類データ３６を、印刷対象として特定する。印刷制御部５０Ｃは、特定した関連書類データ３６を記録媒体に形成した関連書類３４を出力するように画像形成部８８Ａ（ＭＦＰ２２）を制御する。

このように、本実施の形態では、関連書類３４には、識別画像３４Ａと手書画像３４Ｃが含まれる。識別画像３４Ａは、記憶領域情報と処理案件の案件ＩＤとを表す。そして、本実施の形態では、関連書類３４を読取ることで得た関連書類データ３６に、関連書類３４の読取タイミングを示すタイミング情報と、該関連書類３４の識別画像３４Ａから取得した案件ＩＤと、を含むファイル名を付与する。そして、本実施の形態では、このファイル名を付与された関連書類データ３６を、識別画像３４Ａから取得した記憶領域情報によって示される記憶領域に記憶する。

さらに、本実施の形態では、印刷指示情報を受付けたときには、該印刷指示情報に含まれる案件ＩＤに対応する記憶領域情報によって示される記憶領域から、該記憶領域に格納されている該案件ＩＤを含むファイル名の関連書類データ３６の内、最新の読取タイミングを示すタイミング情報をファイル名に含む関連書類データ３６を、印刷対象として特定する。そして、特定した関連書類データ３６を出力するように制御する。

ここで、１つの書類（関連書類３４）に対して、ユーザによる手書き入力による更新が複数回なされ、１つの処理案件に対して複数種類の関連書類３４が存在することになる場合がある。しかし、本実施の形態では、このような場合であっても、各処理案件に対して最新の関連書類３４を容易に特定し、出力することができる。

従って、本実施の形態では、処理案件に関する関連書類３４を効率よく管理することができる。

また、本実施の形態の文書管理システム１０を利用することで、ユーザは、印刷対象の処理案件に対する、手書き入力のなされた最新の関連書類３４を容易に得ることが可能となる。このため、本実施の形態の文書管理システム１０では、ユーザの煩雑な処理が不要となり、作業の効率化を図ることもできる。

なお、特定部５０Ｂは、判断部５０Ｄと、生成部５０Ｅと、第２の記憶制御部（記憶制御部５０Ｆ）と、を有することができる。判断部５０Ｄは、受付部５０Ａが印刷指示情報を受付けたときに、該印刷指示情報に含まれる案件ＩＤ（案件識別情報）に対応する識別画像３４Ａが未生成であるか生成済であるかを判断する。生成部５０Ｅは、識別画像３４Ａが未生成であると判断した場合、印刷指示情報に含まれる案件ＩＤ（案件識別情報）と予め定めた記憶領域情報とを表す識別画像３４Ａを生成する。そして、記憶制御部５０Ｆ（第２の記憶制御部）は、生成された識別画像３４Ａによって表される案件ＩＤ（案件識別情報）と記憶領域情報とを対応づけて記憶部４３に記憶する制御を行う。

そして、判断部５０Ｄが識別画像３４Ａを未生成であると判断した場合、特定部５０Ｂは、生成部５０Ｅで生成された識別画像３４Ａを含み且つ手書画像３４Ｃを含まない電子データを関連書類データ３６として生成し、生成した該関連書類データ３６を、印刷対象として特定する。一方、判断部５０Ｄが識別画像３４Ａを生成済であると判断した場合、特定部５０Ｂは、受付けた印刷指示情報に含まれる案件ＩＤ（案件識別情報）に対応する記憶領域情報によって示される記憶領域６４Ａから、該記憶領域６４Ａに格納されている該案件ＩＤ（案件識別情報）を含むファイル名の関連書類データ３６の内、最新の読取タイミングを示すタイミング情報をファイル名に含む関連書類データ３６を、印刷対象として特定する。

また、印刷制御部５０Ｃは、特定部５０Ｂで特定した関連書類データ３６と、特定した該関連書類データ３６の読取タイミングを示すタイミング情報と、を記録媒体に形成した関連書類３４を出力するように画像形成部８８Ａを制御してもよい。

また、特定部５０Ｂは、受付部５０Ａで印刷指示情報を受付けたときに、関連書類３４を出力するＭＦＰ２２（画像形成部８８Ａ）を識別するプリンタＩＤ（印刷識別情報）を更に特定してもよい。この場合、印刷制御部５０Ｃは、特定部５０Ｂで特定した関連書類データ３６を記録媒体に形成した関連書類３４を、特定したプリンタＩＤ（印刷識別情報）によって識別されるＭＦＰ２２（画像形成部８８Ａ）から出力するよう制御すればよい。

また、受付部５０Ａは、ユーザＩＤ（ユーザ識別情報）を更に含む印刷指示情報を受付けてもよい。この場合、特定部５０Ｂは、印刷指示情報を受付けたときに、受付けた該印刷指示情報に含まれるユーザＩＤ（ユーザ識別情報）に基づいてプリンタＩＤ（印刷識別情報）を特定すればよい。このようにユーザＩＤごとにプリンタＩＤを関連づけておくことで、一つの案件に関わる複数のユーザがそれぞれ異なる場所で作業を行う場合であっても、作業を行うユーザの場所に適した場所に位置するＭＦＰ（ＭＦＰ２２）から関連書類を出力することができる。

また、関連書類３４は、例えば、処理案件の物品の出荷業務に関する書類である。

また、特定部５０Ｂは、受付部５０Ａが印刷指示情報を受付けたときに、該印刷指示情報に含まれる案件ＩＤ（案件識別情報）に対応する、該案件ＩＤ（案件識別情報）によって識別される処理案件の基準書類データ３２を更に印刷対象として特定してもよい。

この場合、印刷制御部５０Ｃは、特定部５０Ｂで特定した関連書類データ３６を記録媒体に形成した関連書類３４と、特定部５０Ｂで特定した基準書類データ３２を記録媒体に形成した基準書類３０と、を出力するようにＭＦＰ２２（画像形成部８８Ａ）を制御することが好ましい。

また、印刷制御部５０Ｃは、基準書類３０と、関連書類３４と、をこの順に出力するようにＭＦＰ２２（画像形成部８８Ａ）を制御してもよい。

また、本実施形態の文書管理装置１４は、受付部５０Ａと、記憶部５４と、特定部５０Ｂと、印刷制御部５０Ｃと、を備える。受付部５０Ａは、処理案件に関する関連書類３４であって、手書き入力された手書画像３４Ｃを含む関連書類３４の関連書類データ３６の印刷指示を示す指示情報と、印刷対象の処理案件の案件ＩＤ（案件識別情報）と、を含む印刷指示情報を受付ける。記憶部５４は、案件ＩＤ（案件識別情報）と記憶領域情報とを対応づけて記憶する。

受付部５０Ａは、印刷対象の処理案件の案件ＩＤ（案件識別情報）と、関連書類データ３６の印刷指示を示す指示情報と、を含む印刷指示情報を受付ける。特定部５０Ｂは、印刷指示情報を受付けたときに、該印刷指示情報に含まれる案件ＩＤ（案件識別情報）に対応する記憶領域６４Ａの記憶領域情報によって示される記憶領域６４Ａから、該記憶領域６４Ａに格納されている該案件ＩＤ（案件識別情報）を含むファイル名の関連書類データ３６の内、最新の読取タイミングを示すタイミング情報をファイル名に含む関連書類データ３６を、印刷対象として特定する。印刷制御部５０Ｃは、特定した関連書類データ３６を記録媒体に形成した関連書類３４を出力するように画像形成部８８Ａ（ＭＦＰ２２）を制御する。

また、本実施の形態の文書管理方法は、処理案件に関する関連書類３４であって、手書き入力された手書画像３４Ｃを含む関連書類３４を読取ることで、関連書類データを得る一方で、記憶領域６４Ａを示す記憶領域情報と処理案件の案件ＩＤ（案件識別情報）とを表す識別画像３４Ａを読取るステップと、関連書類３４に含まれる識別画像３４Ａから、案件ＩＤおよび記憶領域情報を取得するステップと、関連書類３４の読取タイミングを示すタイミング情報と、取得した案件ＩＤと、を含むファイル名を、読取った関連書類データ３６に付与するステップと、ファイル名を付与された関連書類データ３６を、取得した記憶領域情報によって示される記憶領域６４Ａに記憶する制御を行うステップと、印刷対象の処理案件の案件ＩＤと、関連書類データ３６の印刷指示を示す指示情報と、を含む印刷指示情報を受付けるステップと、印刷指示情報を受付けたときに、該印刷指示情報に含まれる案件ＩＤに対応する記憶領域情報によって示される記憶領域６４Ａから、該記憶領域６４Ａに格納されている該案件ＩＤを含むファイル名の関連書類データ３６の内、最新の読取タイミングを示すタイミング情報をファイル名に含む関連書類データ３６を、印刷対象として特定するステップと、特定した関連書類データ３６を記録媒体に形成した関連書類３４を出力するように画像形成部８８Ａ（ＭＦＰ２２）を制御するステップと、を含む。

また、本実施の形態の文書管理方法は、処理案件に関する関連書類３４であって、手書き入力された手書画像３４Ｃを含む関連書類３４の関連書類データ３６の印刷指示を示す指示情報と、印刷対象の処理案件の案件ＩＤ（案件識別情報）と、を含む印刷指示情報を受付けるステップと、印刷指示情報を受付けたときに、該印刷指示情報に含まれる案件ＩＤ（案件識別情報）に対応する記憶領域６４Ａを示す記憶領域情報によって示される記憶領域６４Ａから、該記憶領域６４Ａに格納されている該案件ＩＤ（案件識別情報）を含むファイル名の関連書類データ３６の内、最新の読取タイミングを示すタイミング情報をファイル名に含む関連書類データ３６を、印刷対象として特定するステップと、特定した関連書類データ３６を記録媒体に形成した関連書類３４を出力するように画像形成部８８Ａ（ＭＦＰ２２）を制御するステップと、を含む。

また、本実施の形態の文書管理プログラムは、処理案件に関する関連書類３４であって、手書き入力された手書画像３４Ｃを含む関連書類３４の関連書類データ３６の印刷指示を示す指示情報と、印刷対象の処理案件の案件ＩＤ（案件識別情報）と、を含む印刷指示情報を受付けるステップと、印刷指示情報を受付けたときに、該印刷指示情報に含まれる案件ＩＤ（案件識別情報）に対応する記憶領域６４Ａを示す記憶領域情報によって示される記憶領域６４Ａから、該記憶領域６４Ａに格納されている該案件ＩＤ（案件識別情報）を含むファイル名の関連書類データ３６の内、最新の読取タイミングを示すタイミング情報をファイル名に含む関連書類データ３６を、印刷対象として特定するステップと、特定した関連書類データ３６を記録媒体に形成した関連書類３４を出力するように画像形成部８８Ａ（ＭＦＰ２２）を制御するステップと、をコンピュータに実行させるための文書管理プログラムである。

ここで、受付装置１２が企業システム内に設置されている基幹システムそのものである場合や、基幹システムと密接に連動している場合がある。このような場合、受付装置１２へ文書管理等の機能を後から追加するには基幹システムの改修が必要となり、多大なコストを要する。本実施の形態では、上述したように、文書管理システム１０で実行する処理を、受付装置１２、文書管理装置１４、記憶装置１６、画像管理装置２０、およびＭＦＰ２２を用いて実行する。このように、文書管理等の機能を持つ装置を、受付装置１２とは別に設置することで、本実施の形態では、受付装置１２の改修を少なくすることができる。

次に、上記実施の形態における、受付装置１２、文書管理装置１４、記憶装置１６、ＰＣ１８、画像管理装置２０、およびＭＦＰ２２のハードウェア構成を説明する。

図１９は、上記実施の形態における受付装置１２、文書管理装置１４、記憶装置１６、ＰＣ１８、画像管理装置２０、およびＭＦＰ２２のハードウェア構成の一例を示す図である。

上記実施の形態における受付装置１２、文書管理装置１４、記憶装置１６、ＰＣ１８、画像管理装置２０、およびＭＦＰ２２は、ＣＰＵ９０、ＲＯＭ９２、ＲＡＭ９４、Ｉ／Ｆ（Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）９６、およびＨＤＤ（ハードディスクドライブ）９８を有する。ＣＰＵ９０、ＲＯＭ９２、ＲＡＭ９４、Ｉ／Ｆ９６、およびＨＤＤ９８は、バス９９により相互に接続されており、通常のコンピュータを利用したハードウェア構成となっている。また、Ｉ／Ｆ９６には、公知の表示装置や、ユーザによる各種操作を受け付ける操作部や、他の装置と通信を行う通信部などが接続されている。

上記実施の形態における受付装置１２、文書管理装置１４、記憶装置１６、ＰＣ１８、画像管理装置２０、およびＭＦＰ２２で実行される上記各種処理を実行するためのプログラムは、ＲＯＭ９２などに予め組み込んで提供される。

なお、上記実施の形態における受付装置１２、文書管理装置１４、記憶装置１６、ＰＣ１８、画像管理装置２０、およびＭＦＰ２２の各々は、複数のＣＰＵを備えた構成であってもよい。

なお、上記実施の形態における受付装置１２、文書管理装置１４、記憶装置１６、ＰＣ１８、画像管理装置２０、およびＭＦＰ２２で実行される上記各種処理を実行するためのプログラムは、これらの装置にインストール可能な形式または実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｋ）等のコンピュータで読み取り可能な記憶媒体に記録されて提供するように構成してもよい。

また、上記実施の形態における受付装置１２、文書管理装置１４、記憶装置１６、ＰＣ１８、画像管理装置２０、およびＭＦＰ２２で実行される上記各種処理を実行するためのプログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成してもよい。また、上記実施の形態における受付装置１２、文書管理装置１４、記憶装置１６、ＰＣ１８、画像管理装置２０、およびＭＦＰ２２で実行される上記各種処理を実行するためのプログラムを、インターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。

上記実施の形態における受付装置１２、文書管理装置１４、記憶装置１６、ＰＣ１８、画像管理装置２０、およびＭＦＰ２２で実行される上記各種処理を実行するためのプログラムは、上述した各部を含むモジュール構成となっている。実際のハードウェアとしてはＣＰＵ９０がＲＯＭ９２などの記憶媒体から各プログラムを読み出して実行することにより上記各部が主記憶装置上にロードされ、主記憶装置上に生成されるようになっている。

なお、上記には、本発明の実施の形態を説明したが、上記実施の形態は、例として提示したものであり、発明の範囲を限定すること、は意図していない。上記新規な実施の形態は、その他の様々な形態で実施されることが可能であり、発明の要旨を逸脱しない範囲で、種々の省略、置き換え、変更を行うことができる。

例えば、上記実施の形態では、文書管理システム１０で実行する処理を、受付装置１２、文書管理装置１４、記憶装置１６、画像管理装置２０、およびＭＦＰ２２を用いて実行する場合を説明した。しかし、文書管理システム１０で実行する処理を、受付装置１２、文書管理装置１４、記憶装置１６、画像管理装置２０、およびＭＦＰ２２の少なくとも２つ以上を１つの装置として構成してもよい。

具体的には、画像管理装置２０の機能をＭＦＰ２２側に備えた構成とし、画像管理装置２０を備えないシステム構成（サーバレス）であってもよい。

なお、上記実施の形態では、識別画像３４Ａは、関連書類３４に印刷される場合を説明した。しかし、基準書類３０に識別画像３４Ａを印刷してもよい。この場合、識別画像３４Ａを含む基準書類データ３２を、上記と同様にして作成すればよい。

この場合、ユーザは、手書画像３４Ｃを加えた関連書類３４と、識別画像３４Ａの印刷された基準書類３０と、を連続してＭＦＰ２２に読取らせることが好ましい。

上記実施の形態は、発明の範囲や要旨に含まれるとともに、特許請求の範囲に記載された発明とその均等の範囲に含まれる。

１０ 文書管理システム
１２ 受付装置
１４ 文書管理装置
１６ 記憶装置
１８ ＰＣ
２２ ＭＦＰ
５０Ａ 受付部
５０Ｂ 特定部
５０Ｃ 印刷制御部
５０Ｄ 判断部
５０Ｅ 生成部
５０Ｆ 記憶制御部
７０Ｂ 取得部
７０Ｃ 付与部
７０Ｄ 記憶制御部
８８Ａ 画像形成部
８８Ｂ 読取部

特開２０１２−１６４１９９号公報 特開２０１３−０４１３３６号公報

Claims (14)

1. 処理案件に関する関連書類であって、手書き入力された手書画像を含む前記関連書類を読取ることで関連書類データを得る一方で、記憶領域を示す記憶領域情報と前記処理案件の案件識別情報とを表す識別画像を読取る読取部と、
   前記読取部によって読み取られた前記識別画像から、前記案件識別情報および前記記憶領域情報を取得する取得部と、
   前記読取部による前記関連書類の読取タイミングを示すタイミング情報と、取得した前記案件識別情報と、を含むファイル識別情報を、読取った前記関連書類データに付与する付与部と、
   前記ファイル識別情報を付与された前記関連書類データを、取得した前記記憶領域情報によって示される前記記憶領域に記憶する制御を行う第１の記憶制御部と、
   前記案件識別情報と前記記憶領域情報とを対応づけて記憶した記憶部と、
   印刷対象の前記処理案件の前記案件識別情報と、前記関連書類データの印刷指示を示す指示情報と、を含む印刷指示情報を受付ける受付部と、
   前記印刷指示情報を受付けたときに、該印刷指示情報に含まれる前記案件識別情報に対応する前記記憶領域情報によって示される前記記憶領域から、該記憶領域に格納されている該案件識別情報を含む前記ファイル識別情報の前記関連書類データの内、最新の読取タイミングを示す前記タイミング情報を前記ファイル識別情報に含む前記関連書類データを、印刷対象として特定する特定部と、
   特定した前記関連書類データを記録媒体に形成した前記関連書類を出力するように画像形成部を制御する印刷制御部と、
   を備える文書管理システム。
2. 前記特定部は、
   前記印刷指示情報を受付けたときに、前記印刷指示情報に含まれる前記案件識別情報に対応する前記識別画像が未生成であるか生成済であるかを判断する判断部と、
   前記識別画像が未生成であると判断した場合、前記印刷指示情報に含まれる前記案件識別情報と予め定めた前記記憶領域情報とを表す前記識別画像を生成する生成部と、
   生成された前記識別画像によって表される前記案件識別情報と前記記憶領域情報とを対応づけて前記記憶部に記憶する制御を行う第２の記憶制御部と、
   を有し、
   前記識別画像が未生成であると判断した場合、生成された前記識別画像を含み且つ前記手書画像を含まない電子データを前記関連書類データとして生成し、生成した該関連書類データを、印刷対象として特定し、
   前記識別画像が生成済であると判断した場合、受付けた前記印刷指示情報に含まれる前記案件識別情報に対応する前記記憶領域情報によって示される前記記憶領域から、該記憶領域に格納されている該案件識別情報を含む前記ファイル識別情報の前記関連書類データの内、最新の読取タイミングを示す前記タイミング情報を前記ファイル識別情報に含む前記関連書類データを、印刷対象として特定する、
   請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記印刷制御部は、
   特定した前記関連書類データと、特定した該関連書類データの読取タイミングを示す前記タイミング情報と、を記録媒体に形成した前記関連書類を出力するように前記画像形成部を制御する、請求項１または請求項２に記載の文書管理システム。
4. 前記特定部は、前記印刷指示情報を受付けたときに、前記関連書類を出力する前記画像形成部を識別する印刷識別情報を更に特定し、
   前記印刷制御部は、特定した前記関連書類データを記録媒体に形成した前記関連書類を、特定した印刷識別情報によって識別される前記画像形成部から出力するよう制御する、請求項１〜請求項３の何れか１項に記載の文書管理システム。
5. 前記受付部は、ユーザ識別情報を更に含む前記印刷指示情報を受付け、
   前記特定部は、前記印刷指示情報を受付けたときに、前記ユーザ識別情報と前記印刷識別情報とを対応づけたユーザ管理情報から、受付けた該印刷指示情報に含まれる前記ユーザ識別情報に対応する前記印刷識別情報を読取ることで、該印刷識別情報を特定する、請求項４に記載の文書管理システム。
6. 前記関連書類は、前記処理案件の物品の出荷業務に関する書類である、請求項１〜請求項５の何れか１項に記載の文書管理システム。
7. 前記特定部は、
   前記印刷指示情報を受付けたときに、該印刷指示情報に含まれる前記案件識別情報に対応する、該案件識別情報によって識別される前記処理案件の基準書類データを更に印刷対象として特定し、
   前記印刷制御部は、
   特定した前記関連書類データを記録媒体に形成した前記関連書類と、特定した前記基準書類データを記録媒体に形成した基準書類と、を出力するように前記画像形成部を制御する、
   請求項１〜請求項６の何れか１項に記載の文書管理システム。
8. 前記印刷制御部は、
   前記基準書類と、前記関連書類と、をこの順に出力するように前記画像形成部を制御する、請求項７に記載の文書管理システム。
9. 処理案件に関する関連書類であって、手書き入力された手書画像を含む前記関連書類の関連書類データの印刷指示を示す指示情報と、印刷対象の前記処理案件の案件識別情報と、を含む印刷指示情報を受付ける受付部と、
   前記案件識別情報と記憶領域情報とを対応づけて記憶した記憶部と、
   前記印刷指示情報を受付けたときに、該印刷指示情報に含まれる前記案件識別情報に対応する記憶領域を示す記憶領域情報によって示される前記記憶領域から、該記憶領域に格納されている該案件識別情報を含むファイル識別情報の前記関連書類データの内、最新の読取タイミングを示すタイミング情報を前記ファイル識別情報に含む前記関連書類データを、印刷対象として特定する特定部と、
   特定した前記関連書類データを記録媒体に形成した前記関連書類を出力するように画像形成部を制御する印刷制御部と、
   を備える文書管理装置。
10. 処理案件に関する関連書類であって、手書き入力された手書画像を含む前記関連書類を読取ることで関連書類データを得る一方で、記憶領域を示す記憶領域情報と前記処理案件の案件識別情報とを表す識別画像を読取るステップと、
    前記識別画像から、前記案件識別情報および前記記憶領域情報を取得するステップと、
    前記関連書類の読取タイミングを示すタイミング情報と、取得した前記案件識別情報と、を含むファイル識別情報を、読取った前記関連書類データに付与するステップと、
    前記ファイル識別情報を付与された前記関連書類データを、取得した前記記憶領域情報によって示される前記記憶領域に記憶する制御を行うステップと、
    印刷対象の前記処理案件の前記案件識別情報と、前記関連書類データの印刷指示を示す指示情報と、を含む印刷指示情報を受付けるステップと、
    前記印刷指示情報を受付けたときに、該印刷指示情報に含まれる前記案件識別情報に対応する前記記憶領域情報によって示される前記記憶領域から、該記憶領域に格納されている該案件識別情報を含む前記ファイル識別情報の前記関連書類データの内、最新の読取タイミングを示す前記タイミング情報を前記ファイル識別情報に含む前記関連書類データを、印刷対象として特定するステップと、
    特定した前記関連書類データを記録媒体に形成した前記関連書類を出力するように画像形成部を制御するステップと、
    を含む文書管理方法。
11. 処理案件に関する関連書類であって、手書き入力された手書画像を含む前記関連書類の関連書類データの印刷指示を示す指示情報と、印刷対象の前記処理案件の案件識別情報と、を含む印刷指示情報を受付けるステップと、
    前記印刷指示情報を受付けたときに、該印刷指示情報に含まれる前記案件識別情報に対応する記憶領域を示す記憶領域情報によって示される前記記憶領域から、該記憶領域に格納されている該案件識別情報を含むファイル識別情報の前記関連書類データの内、最新の読取タイミングを示すタイミング情報を前記ファイル識別情報に含む前記関連書類データを、印刷対象として特定するステップと、
    特定した前記関連書類データを記録媒体に形成した前記関連書類を出力するように画像形成部を制御するステップと、
    を含む文書管理方法。
12. 処理案件に関する関連書類であって、手書き入力された手書画像を含む前記関連書類の関連書類データの印刷指示を示す指示情報と、印刷対象の前記処理案件の案件識別情報と、を含む印刷指示情報を受付けるステップと、
    前記印刷指示情報を受付けたときに、該印刷指示情報に含まれる前記案件識別情報に対応する記憶領域を示す記憶領域情報によって示される前記記憶領域から、該記憶領域に格納されている該案件識別情報を含むファイル識別情報の前記関連書類データの内、最新の読取タイミングを示すタイミング情報を前記ファイル識別情報に含む前記関連書類データを、印刷対象として特定するステップと、
    特定した前記関連書類データを記録媒体に形成した前記関連書類を出力するように画像形成部を制御するステップと、
    をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
13. 処理案件に関する関連書類を読取り関連書類データを得る読取部と、
    前記関連書類データから、当該関連書類データを記憶する記憶領域に係る記憶領域情報と前記処理案件の案件識別情報とを取得する取得部と、
    前記関連書類データを、取得した前記記憶領域情報によって示される前記記憶領域に記憶する制御を行う第１の記憶制御部と、
    前記案件識別情報と前記記憶領域情報とを対応付けて記憶した記憶部と、
    前記読取部により前記関連書類が得られた日時に係るタイミング情報と、取得した前記案件識別情報と、を関連付けて、前記記憶領域に記憶される前記関連書類データを管理する管理部と、
    前記案件識別情報と、前記関連書類データの出力指示を示す指示情報と、を含む指示情報を受付ける受付部と、
    前記指示情報を受付けたときに、該指示情報に含まれる前記案件識別情報に対応する前記記憶領域情報によって示される前記記憶領域から、該記憶領域に格納されている１以上の関連書類データの内、所定の規則に従って前記タイミング情報に基づき少なくとも１の関連書類データを特定する特定部と、
    前記特定部により特定された前記少なくとも１の関連書類データを出力するよう制御する制御部と、
    を備え、
    前記第１の記憶制御部は、前記記憶領域情報によって示される前記記憶領域に既に１以上の前記関連書類データが記憶されていた場合に、既に記憶されている１以上の前記関連書類データを削除することなく、前記読取部により得られた前記関連書類データを当該記憶領域に記憶するよう制御する、
    文書管理システム。
14. 処理案件に関する関連書類を読取り関連書類データを得る読取ステップと、
    前記関連書類データから、当該関連書類データを記憶する記憶領域に係る記憶領域情報と前記処理案件の案件識別情報とを取得する取得ステップと、
    前記関連書類データを、取得した前記記憶領域情報によって示される前記記憶領域に記憶する制御を行う第１の記憶制御ステップと、
    前記読取ステップにより前記関連書類が得られた日時に係るタイミング情報と、取得した前記案件識別情報と、を関連付けて、前記記憶領域に記憶される前記関連書類データを管理する管理ステップと、
    前記案件識別情報と、前記関連書類データの出力指示を示す指示情報と、を含む指示情報を受付ける受付ステップと、
    前記指示情報を受付けたときに、前記案件識別情報と前記記憶領域情報とを対応付けて記憶した記憶部に基づいて、該指示情報に含まれる前記案件識別情報に対応する前記記憶領域情報によって示される前記記憶領域から、該記憶領域に格納されている１以上の関連書類データの内、所定の規則に従って前記タイミング情報に基づき少なくとも１の関連書類データを特定する特定ステップと、
    前記特定ステップにより特定された前記少なくとも１の関連書類データを出力するよう制御する制御ステップと、
    を含み、
    前記第１の記憶制御ステップは、前記記憶領域情報によって示される前記記憶領域に既に１以上の前記関連書類データが記憶されていた場合に、既に記憶されている１以上の前記関連書類データを削除することなく、前記読取ステップにより得られた前記関連書類データを当該記憶領域に記憶するよう制御する、
    文書管理方法。

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