JP6609941B2 - メール管理装置、メール管理方法及びメール管理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、メール管理装置、メール管理方法及びメール管理プログラムに関する。

一般にメールの重要度の判定には、特定のキーワードや様々な設定、送信回数を用いて重要度を決定していた。

例えば、特許文献１には、ヘッダや本文に含まれる情報が共通しているものを関連性があると判定し、タイトルに特定の文字列が含まれているメールや、特定のユーザや特定のグループに分類されるメール、保護対象かどうかによって圧縮するための条件を決定している。

特許文献２は送信履歴の有無、過去の送信回数から重要度を決定する技術が開示されている。

特開２０１３−０４２７３４号公報 特開２００８−１５２５７８号公報

しかしながら、特許文献１においては、各項目に応じた個別設定を行わなければいけないといった問題がある。

特許文献１の問題を解決する手段として、特許文献２が挙げられる。特許文献２は、送信回数に基づいて重要度を決定するため、各項目に応じた個別設定は不要となる。

しかし、回数で重要度を決定すると、短期間で見るとメール数が多いが、長期間でみると既に収束しており、重要ではないメールも重要と判定してしまう場合がある。

このように特許文献２には、メール数の変動に合わせた重要度の判定を行うことができないといった課題がある。

本発明の目的は、上述した課題を解決するメール管理装置、メール管理方法及びメール管理プログラムを提供することにある。

本発明のメール管理装置は、第１のメールに関連するメールである第２のメールを検出する検出部と、前記第２のメールの数が第１のメールの受信から一定期間経過後も収束しない場合、前記第２のメールの少なくとも一つは重要と判定する判定部と、を備える。

本発明のメール管理方法は、第１のメールに関連するメールである第２のメールを検出する検出手段と、前記第２のメールの数が第１のメールの受信から一定期間経過後も収束しない場合、前記第２のメールの少なくとも一つは重要と判定する判定手段と、を備える。

本発明のメール管理プログラムは、コンピュータに第１のメールに関連するメールである第２のメールを検出するステップと、前記第２のメールの数が第１のメールの受信から一定期間経過後も収束しない場合、前記第２のメールの少なくとも一つを重要と判定するステップと、を実行させることを特徴とする。

本発明の効果は、メール数の変動に合わせて重要度を判定できることにある

本発明の第１の実施の形態の構成を示すブロック図である。 本発明の第１の実施の形態における、動作を示すフローチャートである。 本発明の第２の実施の形態の機能構成を表す機能ブロック図である。 本発明の第２の実施の形態における、関連メールリストの一例を示した表である。 本発明の第２の実施の形態における、重要なメールを決定する動作を示すフローチャートである。 本発明の第２の実施の形態における、関連するメールの総数と収束した点を示した図である。 本発明の第２の実施の形態における、重要なメールを決定する動作を示すフローチャートである。 本発明の第３の実施の形態における、関連するメール数と近似関数を示した図である。 本発明の第３の実施の形態における、近似関数の極大値と、収束した点を比較した図である。 本発明の第４の実施の形態の機能構成を表す機能ブロック図である。 本発明の第４の実施の形態における、メールファイルを圧縮する動作を示すフローチャートである。

（第１の実施の形態）
本発明の第１の実施の形態について説明する。

はじめに、本発明の第１の実施の形態の構成について説明する。

図１は、本発明の第１の実施の形態の構成を示すブロック図である。図１を参照すると、メール管理装置１は、検出部１２０、判定部１３０を含む。

検出部１２０は、第１のメールに関連するメールである第２のメールを検出する。例えば、第１のメールとは、過去に受信したメールである。第２のメールとは、例えば、過去に受信したメールに対する返信メールや過去に受信したメールを参照したメールである。

判定部１３０は、検出部１３０が検出した第２のメールの数が一定期間経過後も収束しない場合、第２のメールの少なくとも一つを重要と判定する。例えば、過去に受信したメールと過去に受信したメールに関連するメールとの期間が閾値以上である場合、一定期間経過後もメールを受信しているため収束していないと判定し、過去に受信したメールに関連するメールの少なくとも一つを重要とする。また、一定期間経過後も収束しているかどうかは、近似式を用いて、収束期間を事前に予測してもよい。

次に、本発明の第１の実施の形態の動作について説明する。

図２は、本発明の第１の実施の形態における、動作を示すフローチャートである。

まず、検出部１２０は、第１のメールに関連する第２のメールを検出する（ステップＳ１００１）。例えば、過去に受信したメールに対する返信メールや過去に受信したメールを参照したメールを第２のメールとして検出する。

次に、判定部１３０は、第２のメールの数が一定期間経過後に収束するかどうか判定する（ステップＳ１００２）。例えば、一定期間が２０日と設定されていた場合、判定部１３０は、第２のメールの受信日を取得し、受信日が過去に受信したメールである第１のメールの受信日から２０日を超えているか判定する。２０日を超えていない場合、判定部１３０は、第２のメールの数が収束していると判定し、２０日を超えている場合、その後も受信しているか判定し、受信している場合、収束していないと判定する。

判定部１３０は、第２のメールの数が一定期間の経過後も収束しないと判定した場合（ステップＳ１００１：ＮＯ）、第２のメールの少なくとも一つを重要と判定する（ステップＳ１００３）。関連するメールすべてを重要と判定してもよい。

判定部１３０は、第２のメールの数が一定期間経過内に収束したと判定した場合（ステップＳ１００３：ＹＥＳ）、そのメールは重要ではないと判断し、終了する。

以上により、本発明の第１の実施の形態の動作が完了する。

本発明の第１の実施の形態は、メール数の変動に合わせて重要度を判定できることにある。その理由は、重要なメールとは重要な事項を論ずるメールであり、その場合は長期にわたりメールの送受信が続くからである。従って、過去に受信した第１のメールに関連する第２のメールの数が一定期間経過後に収束するかどうか判定し、収束しない場合に重要と判定することが出来るからである。

（第２の実施の形態）
次に、本発明の第２の実施の形態について説明する。

はじめに、本発明の第２の実施の形態の構成について説明する。

図３は、本発明の第２の実施の形態の機能構成を表す機能ブロック図である。

図３を参照すると、メール管理装置１は、受信部１１０、検出部１２０、判定部１３０、通知部１４０、保存部１５０を含む。

メール管理装置１は図示しないＣＰＵ（Central Processing Unit）、及び、メモリを含み、プログラム制御により、各種処理を実行する。

なお、第２の実施の形態では、図示しないＣＰＵは、メモリに格納されたプログラムを読み出して実行するものとして説明したが、当該制御プログラムをＣＤＲＯＭ（Compact Disc Read Only Memory）等の記憶媒体に格納して図示しないＣＰＵに提供することも可能である。 受信部１１０は、メールサーバからメールを受信し、メール１通を１つのメールファイルに変換する。また、保存部１５０にあるメールファイルを管理するための情報であるメールｉｎｄｅｘリスト１５１を更新する。

検出部１２０は、保存部１５０に格納されたメールｉｎｄｅｘリスト１５１と、新たに取得したメール内のメールのヘッダ情報、タイトルと比較し、新たに取得したメールが過去に取得したメールに関連するメールかどうかを検出する。また、関連するメールであった場合、関連メールリスト１５２を作成及び更新する。

判定部１３０は、関連するメールの内、最初に取得したメールから最後に取得した関連メールの経過期間を取得し、経過期間が閾値以上か判定する。しかし必ずしも最初に取得したメールから経過期間を取得する必要はなく、最初に取得したメールから長期間新たなメールを取得していない場合は、最初のメールではなく、２番目に取得したメールからの経過期間を取得してもよい。

また、判定部１３０は、最後に関連するメールと判定されたメールより前の所定期間における関連するメールの数を取得し、メールの数が閾値以上かどうか判定する。閾値以上であった場合、判定部１３０は、収束していないと判定し、関連するメールの少なくとも一つは重要と判定する。例えば、最後に関連するメールと判定されたメールの受信日から３日前までのメールの数を取得し、閾値以上か判定し、閾値以上のメールを重要なメールとする。通知部１４０は、重要メール参照リスト１４１を含む。通知部１４０は、重要メール参照リスト１４１を参照し、ユーザへ「重要なメールである」と通知する。

重要メール参照リスト１４１は、判定部１３０が重要と判定したメールへの参照を重要メール参照リスト１４１に格納する。重要メール参照リスト１４１は、重要なメールファイルの格納場所に対応する参照番号、例えば、「メールファイル２０１４１２０２０１」のような参照番号を保持する。

保存部１５０は、メールｉｎｄｅｘリスト１５１、関連メールリスト１５２、メールファイル格納部１５３を格納する。

メールｉｎｄｅｘリスト１５１は、メールファイル格納部１５３に格納されているメールファイルを管理するためのリストであり、例えば、メールファイルのヘッダ情報、タイトルを格納している。

関連メールリスト１５２は、検出部１２０が検出した関連するメールのリストを格納する。関連メールリスト１５２は、例えば、過去に取得したメールごとに、関連するメールを示しており、図４に示すような、受信日、経過期間、総数、メールファイル参照番号を含んでいる。

メールファイル格納部１５３は受信部１１０が変換したメールファイルを格納している。

図４は、本発明の第２の実施の形態における、関連メールリストの一例を示す表である。

図４は、メールＡに関連する関連メールリストであり、メールＡに関連するメールとして、メール１からメール１０があることを示している。そして、それぞれのメールの受信日、メールＡからの経過期間、メールＡに関連するメールの総数、メールファイルの参照番号を示している。

例えば、メール１は２０１４年１２月２日に受信している。メール１のメールファイルはメールファイル格納部１５３に格納されており、メールファイル格納部１５３内の２０１４１２０２０１とメール１が対応している。また、メールＡを受信してからメール１を受信するまでに１日が経過しており、そして、メールＡに関連するメール総数は１件であることを示している。メール２からメール１０も同様である。

図５は、本発明の第２の実施の形態における、重要なメールを決定する動作を示すフローチャートである。

まず、ユーザがメール受信操作を行うと、受信部１１０は、メールサーバからメールを取得する（ステップＳ２００１）。

受信部１１０は、受信したメール１通を１つのメールファイルへ変換する（ステップＳ２００２）。

ステップＳ２００２と同時に、受信部１１０は、メールファイルを管理するためのメールｉｎｄｅｘリスト１５１を更新する（ステップＳ２００３）。例えば、新たに受信したメールのヘッダ情報やタイトルをメールｉｎｄｅｘリスト１５１に追加する。そして、受信部１１０は、変換したメールファイルを検出部１２０へ渡す。

検出部１２０は、受信部１１０から取得したメールファイルがそれより前に取得したメールに関連するメールを検出する（ステップＳ２００４）。関連するメールであるかは、検出部１２０が、メールｉｎｄｅｘリスト１５１と、受信部１１０から取得したメールファイルのヘッダ情報、タイトル等を比較することによって、受信部１１０から取得したメールファイルが関連するメールか判定する。例えば、タイトルに「Ｒｅ：」などの文字列が付加されていた場合、「Ｒｅ：」以下のタイトルが類似しているメールファイルを関連するメールファイルであると判定する。

検出部１２０が関連するメールかどうか判定する条件は上記に限られず、本文の類似度が閾値以上の場合でもよいし、同じ文章や同じメールを参照している場合でもよい。

関連するメールでない場合（ステップＳ２００４：ＮＯ）、検出部１２０は、当該メールファイルをメールファイル格納部１５３に保存する（ステップＳ２０１１）。

関連するメールである場合（ステップＳ２００４：ＹＥＳ）、検出部１２０は、対応する関連メールリスト１５２が存在するか判定する。例えば、メールＡに関連するメールである場合、図４を参照すると、メールＡの関連メールリストが存在するため、検出部１２０は、関連するメールリストが存在すると判定する。

関連メールリストが存在すると判定した場合（ステップＳ２００５：ＹＥＳ）、検出部１２０は、関連メールリストを更新する（ステップＳ２００６）。例えば、図４において、新たにメールＡに関連するメールとしてメール６を取得したとする。検出部１２０は、メールＡの関連メールリストにメール６の受信日、メールファイル参照番号を追加する。そして、検出部１２０は、メールＡの受信日からの経過期間、メールＡの関連メール総数を算出し追加する。そして、ステップＳ２００８にすすむ。

関連メールリストが存在しないと判定した場合（ステップＳ２００６：ＮＯ）、検出部１２０は、関連メールリストを新規作成する（ステップＳ２００７）。例えば、メールＢに関連するメールである場合、図４を参照すると、メールＡの関連メールリストしか存在しないため、検出部１２０は、関連メールリストを新規作成する。そして、検出部１２０は、当該メールファイルをメールファイル格納部１５３に保存する（ステップＳ２０１１）。

そして、判定部１３０は、関連メールリスト１５２を参照し、最初に取得したメールからの経過期間が閾値以上か判定する（ステップＳ２００８）。例えば、閾値が１０日であった場合、図４の関連メールリストを参照すると、関連するメールにおいて最後に受信したメール１０の経過期間は２１日であるため、判定部１３０は、経過期間が閾値以上であると判定する。しかし必ずしも最初に取得したメールから経過期間を取得する必要はなく、最初に取得したメールから長期間新たなメールを取得していない場合は、最初のメールではなく、２番目以降に取得したメールからの経過期間を取得してもよい。

経過期間が閾値以上でないと判定した場合（ステップＳ２００８：ＮＯ）、判定部１３０は、メールファイル格納部１５３に検出部１２０から取得した当該メールファイルを格納する（ステップＳ２０１１）。

経過期間が閾値以上であると判定した場合（ステップＳ２００８：ＹＥＳ）、判定部１３０は、関連するメールの数が収束しているか判定する（ステップＳ２００９）。収束しているかを判定する条件として、例えば、所定期間における関連するメールの増加数が閾値以上であった場合、収束していないと判定する。図４において、メールの増加数の閾値が３件、所定期間が３日だとすると、メール１０の受信日から３日前までを所定期間とする。このときの増加数は、４件であるため、閾値以上であると判定され、メールＡに関連するメールは収束していないと判定する。

収束していると判定した場合（ステップＳ２００９：ＹＥＳ）、判定部１３０は、メールファイル格納部１５３に検出部１２０から取得したメールファイルを保存する（ステップＳ２０１１）
収束していないと判定した場合（ステップＳ２００９：ＮＯ）、判定部１３０は重要であると判定し、そのメールへの参照を重要メール参照リスト１４１に追加する（Ｓ２０１０）。そして、判定部１３０は、当該メールファイルをメールファイル格納部１５３に保存する（ステップＳ２０１１）。

通知部１４０は重要メール参照リスト１４１を参照し、ユーザに重要なメールが受信された旨を通知する。

以上により、本発明の第２の実施の形態の重要なメールを決定する動作が完了する。

図６は、本発明の第２の実施の形態における、関連するメールの総数と収束した点を示した図である。図６の縦軸は関連するメールの総数、横軸は経過期間を示している。図６の縦軸は関連するメール数、横軸は経過期間を示している。

最初のメールを受信してから１日後には４件、２日後には５件、３日後には６件と関連するメールを受信しており、１０日後には１件、１１日後には０件、１２日後には１件、その後は関連するメールを受信していないことを示している。すなわち、１１日以降メールの増加数が少なくなり、１３日から１７日の間で収束したと判定されることを示している。本実施形態においては、１２日に受信したメールは重要と判定され、１８日受信したメールは重要でないと判定する。

本発明の第２の実施形態は、ユーザがメールの重要度を正確に理解することができる。その理由は、一定期間を超えても関連するメールを受信するか、および受信数の増加量により重要度を判定することにある。メールが過去に受信したメールと関連するメールが収束していない場合、重要と判定し、通知部に重要なメールへの参照を保存した重要メール参照リストを作成し、重要参照リストに基づき、通知を行う。
（第３の実施の形態）
次に、本発明の第３の実施の形態について説明する。

本発明の第３の実施の形態では、重要と判定する方法が異なる点で、本発明の第２の実施の形態と異なる。メール管理装置１の機能ブロック図は第２の実施の形態と同様であるため説明は省略する。

図７は本発明の第３の実施の形態における、重要なメールを決定する動作を示すフローチャートである。

ステップＳ３００１からステップＳ３００７は図５の本発明の第２の実施形態におけるステップＳ２００１からステップＳ２００７と同様であるため、説明は省略する。

ステップＳ３００８において、判定部１３０は、関連メールリスト１５２を参照し、所定期間ごとの関連するメール数を取得する（ステップＳ３００８）。例えば、図４のような関連メールリストの経過期間と総数を参照し、一日ごとの関連するメールの取得数を算出し、取得する。関連するメール数は必ずしも算出する必要はなく、所定期間ごとのメールの取得数を記録しておくことも可能である。

判定部１３０は、取得した所定期間ごとの関連するメール数を近似関数ｆ（ｔ）＝ｇ（ｔ）×ｅ＾（ａｔ）と近似し、関連するメールの収束時期を近似関数に基づいて予測する（ステップＳ３００９）。ここで、ｇ（ｔ）は多項式であり、単調増加関数とする。

収束時期を予測する方法としては、例えば近似した近似関数の極大値を求めることによって予測することができる。極大値が訪れる時期が早いほど、収束時期は早いと予測される。例えば図９を参照すると、パターン１の極大値は３．５日であり、収束時期は１０日と予測される。

判定部１３０は、ステップＳ３００９で予測した収束期間が閾値以上かどうか判定する（ステップＳ３０１０）。収束期間が閾値以上でない場合（ステップＳ３０１０；ＮＯ）、判定部１３０は、当該メールファイルをメールファイル格納部１５３に保存する（ステップＳ３０１２）。例えば、収束期間の閾値が１０日である場合、パターン１は閾値以上でないと判断される。

収束期間が閾値以上である場合（ステップＳ３０１０：ＹＥＳ）、判定部１３０は重要であると判定し、そのメールの参照を重要メール参照リスト１４１に追加する（ステップＳ３０１０）。そして、判定部１３０は、当該メールファイルをメールファイル格納部１５３に保存する（ステップＳ２０１１）。

通知部１４０は重要メール参照リスト１４１を参照し、ユーザに重要なメールが受信された旨を通知する。

以上により、本発明の第３の実施の形態の重要なメールを決定する動作が完了する。

本実施形態では、メールを取得したときにそのメールが重要なメールかどうかを決定する動作を示したが、メール取得時に限られず、ユーザが指定した時点で格納されている関連メールリスト１５２を取得し、重要なメールを決定してもよいし、ある所定期間ごとに自動的に重要なメールを判定することも可能である。

図８は、本発明の第３の実施の形態における、関連するメール数と近似関数を示した図である。１日ごとの関連するメール数と、図７のステップＳ３００９において、算出された近似関数のグラフを示している。

図９は、本発明の第３の実施の形態における、近似関数の極大値と、収束した点を比較した図である。図９は、パターン１とパターン２の２種類の関連するメール数における近似関数が上のグラフに示されている。そして、その近似式に対応する関連するメール総数が下のグラフに示されている。

パターン１の近似関数の極大値は、３．５日目であり、パターン２の近似関数の極大値は６日目である。そして関連するメールが収束している時期は、パターン１は１０日目、パターン２は１８日目であることを示している。すなわち、極大値が早く訪れるパターン１がパターン２に比べ、収束時期が早いことがわかる。例えば、収束期間の閾値が１０日であるとすると、判定部１３０は、極大値が３．５日以上のものを重要と判定する。

本発明の第３の実施形態は、第２の実施の形態よりも早い時期に重要なメールを判定することができる。その理由は、近似関数を用いることで、収束時期を予測するため、実際のメールの数の収束時期より前にメールの重要度を判定できるためである。
（第４の実施の形態）
次に、本発明の第４の実施の形態について説明する。

本発明の第４の実施の形態では、圧縮部１６０、圧縮リスト１５４、圧縮ファイル格納部１５５を備える点で、第２の実施の形態及び第３の実施の形態と異なる。

図１０は、本発明の第４の実施の形態の機能構成を表す機能ブロック図である。
圧縮部１６０、圧縮リスト１５４、圧縮ファイル格納部１５５を備える点以外は、第２の実施の形態と同様であるため、その他の構成に関しては説明を省略する。

圧縮部１６０は、判定部１３０が収束したと判定したメールファイルを圧縮し、圧縮ファイルを作成する。また、圧縮部１６０は、圧縮されたメールファイルを示す圧縮リスト１５４を作成する。

保存部１５０は、圧縮リスト１５４と圧縮ファイル格納部１５５をさらに含む。

圧縮リスト１５４は、圧縮されたメールファイルを管理するためのリストであり、例えば圧縮されたメールファイルへの参照や、圧縮されたメールのタイトルやヘッダ情報などを含んでいてもよい。

圧縮ファイル格納部１５５は、圧縮されたメールファイルを格納する。

図１１は、本発明の第４の実施の形態における、メールファイルを圧縮する動作を示すフローチャートである。

判定部１３０は、関連メールリスト１５２を取得する（ステップＳ４００１）。

そして、判定部１３０は関連メールリスト１５２を参照し、関連するメールの数が収束しているか判定する（ステップＳ４００２）。収束しているかどうかを判定する動作は第２の実施の形態又は第３の実施の形態に基づき決定すればよいため、ここでは説明は省略する。

判定部１３０は、関連メールリスト１５２を参照し、収束している関連するメールを抽出する（ステップＳ４００３）。例えば、図４のようなメールファイル参照番号に対応するメールファイルをメールファイル格納部１５３から抽出する。

そして、判定部１３０は、ステップＳ４００３で抽出したメールファイルを一括して圧縮部１６０へ送信する（ステップＳ４００４）。

そして、判定部１３０は、ステップＳ４００４で送信したメールファイルメールファイル格納部１５３から削除する（ステップＳ４００５）。

圧縮部１６０は、判定部１３０から取得したメールファイルを圧縮リスト１５４に追加する（ステップＳ４００６）。例えば、圧縮リストは１５４、圧縮ファイル格納部１５５への参照や、圧縮したメールファイルのヘッダ情報等、メールファイルを管理するためのリストである。

圧縮部１６０は、判定部１３０から取得したメールファイルを圧縮し、圧縮ファイルを作成し、圧縮ファイル格納部１５５に格納する。

以上により、本発明の第４の実施の形態のメールファイルを圧縮する動作が完了する。

本発明の第４の実施形態は、メールを保存するためのリソースを効率的に減らすことができる。その理由は、重要でないと判断されたメールファイルのみを一括して圧縮するためである。

以上、実施形態を参照して本願発明を説明したが、本願発明は上記実施形態に限定され
るものではない。本願発明の構成や詳細には、本願発明のスコープ内で当業者が理解し得
る様々な変更をすることができる。

１ メール管理装置
１１０ 受信部
１２０ 検出部
１３０ 判定部
１４０ 通知部
１４１ 重要メール参照リスト
１５０ 保存部
１５１ メールｉｎｄｅｘリスト
１５２ 関連メールリスト
１５３ メールファイル格納部
１５４ 圧縮リスト
１５５ 圧縮ファイル格納部
１６０ 圧縮部

Claims (6)

1. 第１のメールに関連するメールである第２のメールを検出する検出部と、
   前記第２のメールの数が前記第１のメールの受信から一定期間経過後も収束しない場合、前記第２のメールの少なくとも一つを重要と判定する判定部と、
   を備えることを特徴とするメール管理装置。
2. 前記判定部は、
   所定期間ごとの前記第２のメールの数を入力とした近似関数に基づいて前記第２のメールの数の収束時期を予測し、
   前記収束時期が閾値以上の場合、複数の前記第２のメールの少なくとも一つを重要と判定すること
   を特徴とする請求項１に記載のメール管理装置。
3. 前記判定部が前記第２のメールの数が収束したと判定した場合、収束した前記第２のメールを圧縮する圧縮部
   をさらに備えることを特徴とする請求項１又は２に記載のメール管理装置。
4. 前記圧縮部は、前記圧縮された前記第２のメールを示すリストを作成すること
   を特徴とする請求項３に記載のメール管理装置。
5. コンピュータが実行するメール管理方法であって、
   第１のメールに関連するメールである第２のメールを検出するステップと、
   前記第２のメールの数が前記第１のメールの受信から一定期間経過後も収束しない場合、前記第２のメールの少なくとも一つを重要と判定するステップと、
   を備えることを特徴とするメール管理方法。
6. コンピュータに第１のメールに関連するメールである第２のメールを検出するステップ
   と、
   前記第２のメールの数が前記第１のメールの受信から一定期間経過後も収束しない場合、前記第２のメールの少なくとも一つを重要と判定するステップと、
   を実行させるプログラム。