JP7410673B2 - 帳票発行システム - Google Patents

Description

本発明は、帳票をウェブ上で発行する帳票発行システムに関するものである。

帳票の発行を代行する代行手段として、顧客が作成した帳票データ（例えば、CSVデータ、PDFデータ）をウェブ上の帳票発行システムにアップロードし、帳票の発行先に応じて、ＷＥＢ納品、メール添付、ファックス、郵送のうちいずれかの送付方法で自動振り分けを行う帳票発行システムが知られている。さらに、この種の帳票発行システムには、ウェブ上で送付方法を変更できる機能も実装されている。

具体的には、図５に図示するように従来の帳票発行システムでは、システムの画面上に送付ステータス（ＷＥＢ納品、郵送依頼、メール添付）及び被送付者情報（会社名、部署名等）が横一列に並べて表示されており、ウェブ上で送付方法を変更することができる。例えば、Ｔ１社の現在の送付ステータスは、「ＷＥＢ納品」、「郵送対象外」となっているが、ウェブ画面上で入力操作を行うことにより、これらの送付ステータスを変更することができる。

特許文献１には、電子帳票を宛先毎に仕分けし、仕分け済み帳票として纏めて宛先毎のファックス、電子メール、ＦＴＰ、フォルダ等の送信手段別に配信する技術が開示されている。特許文献２には、発送データごとに利用する通信手段を選択して発送データを発送する技術において、宛先管理テーブルの発送先区分において、発送データの発送に利用する通信手段を電子メールと電子郵便との間で選択できる技術が開示されている。

特許文献３には、請求書等の外部向け書類に関するＰＤＦファイルの作成および当該ＰＤＦファイルの電子メールでの送信を自動で実行する技術において、予めＣＳＶデータで請求書データを格納しておき、設定されたＰＤＦデータ作成日付に基づいて、請求書の自動作成及び自動電子メール送信を行う技術が開示されている。特許文献４には、メールの既読,未読を監視し、緊急性が高い場合に、他の通信手段（電話,ファックス）で、所定の連絡先に通知する技術が開示されている。

特許文献５には、処理画面において、請求書データにメモ書き機能を設けて、情報を共有する技術や、送付／未送付、開封済み・未開封等の請求書発行に伴うステータス表示機能が開示されている。特許文献６には、複数ページからなるＰＤＦファイルを、ページ数単位でＳＶＧファイル（中間ファイル）へ高速で変換する技術が開示されている。

特開２００２－３６６４６８号公報 特開２００１－７８４３号公報 特許第５６７１２７０号明細書 特許第３４５１５１２号明細書 特許第６４２５１５６号明細書 特開２０１８－１０６５３８号公報

近年、帳票毎に送付ステータスをより簡便な手法で変更する手段が求められている。従来の帳票発行システムでは、例えば、枚数の多い納品書についてはウェブを介した“ＷＥＢ納品”、請求書については“郵送納品”等帳票の種別毎に送付ステータスを変更することができなかった。そのため、このような送付ステータスに対する変更ニーズが生じた場合には、送付ステータスを「ＷＥＢ納品」に設定する必要があるため、「ＷＥＢ納品」を希望しない請求書データが納品書などその他の帳票データとともにアップロードされていた。したがって、送付先にはダウンロードされた請求書と郵送による請求書とが重複して送付されてしまい、事務処理の煩雑化を招いていた。

また、郵送納品が必要な請求書については、“帳票ごとに個別で郵送する機能”を活用して、郵送で送付したい帳票（本例では請求書）を指定してから、手動で郵送依頼を行う必要があったため、作業が煩雑となり、ミスが発生する場合があった。

帳票の種別毎に送付ステータスを変更できないという課題に対して、同一の被送付者に対して送付ステータス毎に顧客レコードを登録する方法が考えられる。具体的には、例えば、Ｔ１社に対して、請求書用に「００００１－０１」、納品書用に「００００１－０２」といった二つの顧客レコードを割り当て、顧客レコード「００００１－０１」については“郵送”、顧客レコード「００００１－０２」については“ＷＥＢ納品”という運用を行う方法が考えられる。

しかしながら、この運用は、従来の顧客レコードを破棄して、新しい顧客レコードに基づき帳票発行システムを利用できるように顧客のシステムを改修する必要があるため、改修コストがかかり、また、そもそも顧客システムの特性上、システム改修をできない場合もあった。さらに、再び、送付ステータスの変更ニーズが生じた場合（例えば、請求書も納品書も全てＷＥＢ納品したい）、被送付者は、請求書及び納品書それぞれについて、顧客レコードを入力してシステムにログインし、ダウンロードを行う必要があるため、事務処理が煩雑となる。１回のログインで、請求書及び納品書を同時にダウンロードできる、簡便な手段が求められる。

そこで、本願発明は、帳票毎に送付ステータスをより簡便な手法で変更できる機能を実装した帳票発行システムを提供することを目的とする。

上記課題を解決するために、本願発明に係る帳票発行システムは、（１）帳票をウェブ上で発行する帳票発行システムであって、クライアント端末の表示画面に帳票の種別毎に送付ステータスを表示させ、この表示画面に表示された送付ステータスのウェブ上での変更を受け付ける設定部と、帳票データを受け付ける帳票データ受付部と、前記帳票データ受付部が受け付けた帳票データについて、前記送付ステータスに応じた送付処理を行うための送付処理部と、を有することを特徴とする。

（２）前記送付ステータスは複数種あり、前記設定部は、各帳票について前記複数種の送付ステータスの中から１又は複数の送付ステータスのウェブ上での変更を受け付けることを特徴とする上記（１）に記載の帳票発行システム。

（３）前記送付ステータスには、ファックス送信、ＷＥＢ納品、配送が含まれることを特徴とする上記（２）に記載の帳票発行システム。

（４）前記送付ステータスには、メール添付が含まれており、前記送付処理部は、ＷＥＢ納品及びメール添付が前記送付ステータスとして設定されている場合に限り、ＷＥＢ納品とともに、このＷＥＢ納品される帳票データをメールに添付する送付処理を行うことを特徴とする上記（３）に記載の帳票発行システム。

（５）前記帳票データには、請求書、納品書、支払明細、領収書が含まれることを特徴とする上記（１）乃至（４）のうちいずれか一つに記載の帳票発行システム。

本願発明によれば、帳票毎に送付ステータスをより簡便な手法で変更できる機能を実装した帳票発行システムを提供することができる。

帳票発行システムの概略図である。 帳票発行システムの機能ブロック図である。 サーバにアクセスしたときに表示される表示画面の模式図である。 サーバにアクセスしたときに表示される表示画面の模式図である（変形例）。 従来の帳票発行システムの表示画面の模式図である。

図１は、本発明の一実施形態である帳票発行システムの概略図である。帳票発行システム１は、サーバ２０を含む。クライアント端末１０及びサーバ２０は互いに、インターネット回線による双方向通信が可能であり、クライアント端末１０を介して帳票データをサーバ２０にアップロードすることができる。サーバ２０に蓄積された帳票データは、クライアント端末１０を介して設定された送付ステータスにしたがって、納品される。以下、クライアント端末１０を操作する者をクライアント、クライアントが設定した送付ステータスにしたがって納品を受ける者を被送付者と定義する。

すなわち、クライアントは複数の送付ステータスの中から、好みに応じた送付ステータスを選択することができる。このように、クライアント端末１０から帳票データをアップロードするだけで、予め指定した送付ステータスに基づき、帳票の発行処理を行うことができる。

図２は、本発明の一実施形態である帳票発行システムの機能ブロック図である。図１及び図２を参照しながら、サーバ２０の機能について詳細に説明する。サーバ２０は、帳票データ受付部２１、設定部２２及び送付処理部２３を含む。帳票データ受付部２１は、クライアント端末１０から受信した帳票データをアップロードする。

帳票データには、請求書、納品書、支払明細、領収書等種々の伝票が含まれる。帳票データのデータ形式は特に限定しないが、例えばPDF形式、CSV形式の帳票データを取り扱うことができる。例えば、クライアント端末１０から設定部２２を介して、アップロードする際のデータ形式を予め（例えば、初期設定時）設定しておくことができる。また、被送付者に送付される帳票の形式についても、クライアント端末１０から予め（例えば、初期設定時）設定しておくことができる。

設定部２２は、クライアント端末１０に帳票の種別毎に送付ステータスを表示させる。すなわち、クライアント端末１０から帳票発行システム１にログインすると、クライアント端末１０には、被送付者に対応付けられた、帳票の種別毎の送付ステータスが表示される。図３は、クライアント端末１０に表示された表示画面の模式図である。同図を参照して、横一列に“請求書”、“納品書”、“メール添付”、“被送付者情報”が表示されており、“請求書”、“納品書”、“メール添付”の下にはそれぞれ送付ステータスが表示されている。

また、“被送付者情報”の中には、会社名のほか、連絡先（担当者名、ファックス番号、電話番号、Eメールアドレス、住所等）、備考も含まれる。ただし、図３では、図面を簡略化するために、会社名以外の“被送付者情報”を省略して図示する。また、図３の模式図では、帳票として“請求書”及び“納品書”だけを記載しているが、“支払明細”等その他の伝票情報が含まれていてもよい。送付ステータスには、“郵送”,“メール添付有”,“メール添付無”,“ファックス”及び“ＷＥＢ納品”が含まれる。ただし、ニーズに応じて送付ステータスは適宜増減することができる。

また、設定部２２は、クライアント端末１０の表示画面に表示された送付ステータスのウェブ上での変更を受け付ける。例えば、A社の場合、請求書”及び“納品書”の現在の送付ステータスが夫々“郵送”、“ＷＥＢ納品”及び“メール添付有”に設定されているが、クライアント端末１０を操作することによって、例えば、“請求書”の送付ステータスを“郵送”から“ＷＥＢ納品”に変更することができる。

なお、クライアント端末１０を介して、“被送付者情報”を変更することもできる。また、“郵送”とは異なる他の配送方法を選択することもできる。本明細書における配送とは、車両、飛行機などの乗り物を利用して、配送先の住所に帳票を届けることを意味する。さらに、クライアント端末１０から設定部２２を介して、被送付者に帳票を納品するタイミングを決定することもできる。ただし、帳票データがアップロードされた時間帯によって、被送付者に帳票を納品するタイミングを決定してもよい。

送付処理部２３は、設定部２２を介して設定された送付ステータスに基づき、以下の処理を行う。
（送付ステータスがファックスの場合）
送付制御部２３ａは、アップロードされた帳票データの送付ステータスが“ファクス”の場合、“被送付者情報”からファックス番号等を読み出し、ファックス送信部２３ｂにファックス送信を指示する。例えば、Ｃ社に納品書を送付する場合、送付制御部２３ａは、“被送付者情報”に基づきファックスの表紙を作成し、ファックス送信部２３ｂに対して納品書をＣ社にファックス送信するように指示する。ファックス送信部２３ｂは、送付制御部２３ａから送信された指令に基づき、Ｃ社のファックス機能を有するＭＦＰ４０（図１参照）に納品書をファックスする。

（送付ステータスがＷＥＢ納品の場合）
送付制御部２３ａは、帳票データを納品先がダウンロードできるように、アップロード部２３ｄに対して帳票データのアップロードを指示する。例えば、Ｄ社に請求書を送付する場合、送付制御部２３ａは、アップロード部２３ｄに対して請求書のアップロードを指示するとともに、Ｄ社の被送付者端末５０（図１参照）に対して、メール送信部２３ｃを介してマイページＵＲＬをメール送信する。Ｄ社は、マイページＵＲＬをクリックして、予め登録された固定ＩＤ及パスワードを使って帳票発行システムにログインした後、ダウンロードボタンをクリックすることにより、アップロード部２３ｄがアップロードした請求書データをダウンロードすることができる。ただし、“ＷＥＢ納品”の方法は、上述の方法に限定するものではなく、例えば、マイページＵＲＬに代えてランダムＵＲＬをメール送信してもよい。この場合、Ｄ社は、固定ＩＤ及パスワードを使ってログインすることなく、ランダムＵＲＬをクリックするだけで、請求書データをダウンロードすることができる。勿論、ランダムＵＲＬを使ってダウンロードする際に、パスワード入力を必要としてもよい。この場合、当該パスワードが記載されたメールも、同時にＤ社の被送付者端末５０に送信される。

（送付ステータスがメール添付の場合）
送付制御部２３ａは、アップロードされた帳票データの送付ステータスが“メール添付”の場合、送付ステータスとして“ＷＥＢ納品”が設定されているか否かを判別する。“ＷＥＢ納品”が設定されている場合には、上述したＷＥＢ納品時に送信されるメールに帳票データを添付する。したがって、“ＷＥＢ納品”が設定されていない場合には、“メール添付”が設定されていても、メール添付は行われない。つまり、“メール添付”は、“ＷＥＢ納品”と同期した処理が行われる。

（送付ステータスが配送の場合）
送付制御部２３ａは、アップロードされた帳票データの送付ステータスが“郵送”の場合、配送情報蓄積部２３ｅに対して、帳票データと被送付者情報を送信する。配送情報蓄積部２３ｅに蓄積された情報は、配送管理部に所属する社員によるアクセスが可能となっており、当該社員は、配送情報蓄積部２３ｅに蓄積された情報に基づき、郵便局に配送処理を依頼する。例えば、Ｂ社に請求書を郵送する場合、送付制御部２３ａは、配送情報蓄積部２３ｅに対して請求書及びＢ社の被送付者情報を送信する。そして、配送管理部に所属する社員は、配送情報蓄積部２３eにアクセスして、配送処理を郵便局に依頼する。

本実施形態によれば、帳票の種別毎に送付ステータスを設定することができる。したがって、例えば、請求書のＷＥＢ納品を望まない会社に対して、ＷＥＢ納品がされる等の問題をなくすことができる。また、送付ステータスの変更を、クライアント端末１０に表示された表示画面から容易に行うことができる。また、送付ステータスに変更が生じたときに、同一の被送付者に対して異なる顧客コードを割り当てる等の処理が不要であるため、システム改修などを行う必要がなくなる。したがって、例えば、Ａ社の請求書の送付ステータスが“郵送”から“ＷＥＢ納品”に変更された場合、帳票発行システムに１回ログインするだけで、請求書及び納品書をダウンロードすることができる。

（変形例１）
上述の実施形態では、各帳票データの送付ステータスを１種類だけとしたが、図４に図示するように複数種とすることもできる。例えば、Ｂ社の現在の送付ステータスは“郵送”、“メール添付有”、“ＷＥＢ納品”に設定されているため、Ｂ社には“郵送”、“メール添付”、“ＷＥＢ納品”により請求書が送付される。クライアント端末１０を操作して、送付ステータスを“メール添付”及び“ＷＥＢ納品”に変更した場合には、“メール添付”及び“ＷＥＢ納品”によりＢ社に請求書が送付され、“郵送”による納品は容易に停止することができる。

（変形例２）
上述の実施形態では、送付ステータスとして“メール添付”が実装されているが、これに代えて“メール送信”を実装してもよい。具体的には、送付制御部２３ａは、アップロードされた帳票データの送付ステータスが“メール送信”の場合、“被送付者情報”からメールアドレス等を読み出し、メール送信部２３ｃにメール送信を指示する。例えば、Ａ社の納品書の送付ステータスが“メール送信”の場合、送付制御部２３ａは、“被送付者情報”に基づきメール文書を作成し、メール送信部２３ｃに対して納品書をＡ社にメール送信するように指示する。メール送信部２３ｃは、送付制御部２３ａから送信された情報に基づき、Ａ社の被送付者端末３０（図１参照）に納品書をメール送信する。

（変形例３）
図３に示す実施形態では、帳票毎にメール添付の有無を変更できない仕様となっているが、本発明はこれに限るものではなく、帳票毎にメール添付の有無を変更できるようにしてもよい。したがって、例えば、Ｄ社に対する請求書をＷＥＢ（メール添付有）、Ｄ社に対する納品書をＷＥＢ（メール添付無）等に設定することもできる。

１０ クライアント端末
２０ サーバ
２１ 帳票データ受付部
２２ 設定部
２３ 送付処理部
２３ａ 送付制御部
２３ｂ ファックス送信部
２３ｃ メール送信部
２３ｄ アップロード部
２３ｅ 配送情報蓄積部

Claims (4)

1. 帳票をウェブ上で発行する帳票発行システムであって、
   クライアント端末の表示画面に帳票の種別毎に複数の被送付者情報及び各被送付者情報に紐付けられた送付ステータスを表示させ、この表示画面に表示された送付ステータスのウェブ上での変更を受け付ける設定部と、
   帳票データを受け付ける帳票データ受付部と、
   前記帳票データ受付部が受け付けた帳票データに対して、前記送付ステータスに応じた送付処理を行うための送付処理部と、
   を有し、
   前記送付ステータスは複数種あり、これらの送付ステータスには少なくともＷＥＢ納品が含まれ、
   前記設定部は、各帳票について前記複数種の送付ステータスの中から１又は複数の送付ステータスのウェブ上での変更を受け付け、
   前記送付処理部は、
   帳票データをアップロードする処理と、
   クライアント端末にマイページＵＲＬを送信する処理と、
   マイページＵＲＬが選択された後に固定ＩＤ及びパスワードを使った該帳票発行システムへのログインを受け付ける処理と、
   クライアント端末からのダウンロード指示を受け付ける処理と、
   によってＷＥＢ納品を実現する、
   ことを特徴とする帳票発行システム。
2. 前記送付ステータスには、更にファックス送信、配送が含まれることを特徴とする請求項１に記載の帳票発行システム。
3. 前記送付ステータスには、メール添付が含まれており、
   前記送付処理部は、ＷＥＢ納品及びメール添付が前記送付ステータスとして設定されている場合に限り、ＷＥＢ納品とともに、このＷＥＢ納品される帳票データをメールに添付する送付処理を行うことを特徴とする請求項２に記載の帳票発行システム。
4. 前記帳票データには、請求書、納品書、支払明細、領収書が含まれることを特徴とする請求項１乃至３のうちいずれか一つに記載の帳票発行システム。