JP7484308B2 - ファイル管理装置およびファイル管理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、業務で用いる文書が記述された文書ファイルや、文書の送付相手となる相手先に関する相手先情報を管理するファイル管理技術に関する。

多くのオフィスでは、業務で用いる文書を保存する装置として、ファイル管理装置を用いている。ファイル管理装置は、全体としてサーバ装置からなり、通信回線を介したオフィス内の情報処理端末からのアクセスに応じて文書ファイルを情報処理端末へ提供する（例えば、特許文献１など参照）。また、ファイル管理装置に文書の送付相手となる相手先情報をデータベースで保管しておけば、作成した文書の送付相手となる相手先情報を容易に取得することもできる。近年、このようなファイル管理装置をクラウドサーバで実現したファイル管理システムも広く利用されている。

利用者は、ＰＣなどのオフィス内の情報処理端末からファイル管理装置を利用して新たな文書を作成し、作成した文書を電子メールやファクシミリで送付する業務を行う。この際、利用者は、情報処理端末で複数のアプリケーションを起動し、ファイル管理装置から提供された参考となる別の文書を作成中の文書と並べて画面上に表示したり、作成した文書ファイルをファイル管理装置に保存したりする。また、作成した文書を電子メールやファクシミリで相手先に送付するためのメールアドレスやＦＡＸ番号、さらには電話で相手先に伝えるための電話番号を、ファイル管理装置のデータベースから取得して、作成中の文書と並べて画面上に表示する。これにより、業務の作業負担が大幅に軽減される。

特開２００５－１７３８８７号公報

このような従来のファイル管理装置を利用すれば、情報処理端末で複数のアプリケーションを起動して、作成中の文書と並べて、ファイル管理装置から提供された参考文書や、送付相手となる相手先情報を画面上に表示できるものの、起動時に表示される文書や相手先情報は、互いに関連性のないそれぞれ独立した内容が表示されることなる。このため、利用者は、ある会社宛の文書を作成して電子メールで送付するというような、定型的な一連の業務手順であっても、それぞれのアプリケーションで個別に操作する必要がある。

例えば、業務に必要な文書を画面表示するには、ファイル管理装置に設けられた複数のディレクトリから、当該文書の文書ファイルが格納されているディレクトリを探して画面表示する作業と、そのディレクトリに格納されている複数の文書ファイルから参照する文書ファイルを探して画面表示する作業とが必要となる。また、文書を送付する送付相手のメールアドレスを画面表示するには、送付相手の会社名・部署名、担当者名などを入力操作して、データベースから送付相手のメールアドレスを探して画面表示する作業が必要となる。したがって、ファイル管理装置を利用しても、実際には、文書の作成や送付に要する利用者の作業負担が大きいという問題点があった。

本発明はこのような課題を解決するためのものであり、文書の作成や送付に要する利用者の作業負担を軽減できるファイル管理技術を提供することを目的としている。

このような目的を達成するために、本発明にかかるファイル管理装置は、業務で用いる文書が記述された文書ファイルが、当該文書ファイルの分類種別と対応するディレクトリにそれぞれ保存されているファイル保存部と、前記ディレクトリと、当該ディレクトリに保存する文書ファイルの分類種別との対応関係を示すディレクトリ情報を記憶する記憶部と、前記文書ファイルに記述されている文書の送付相手となる相手先に関する相手先情報が、当該文書の分類種別とともに複数登録されている相手先データベースと、利用者の情報処理端末からのアクセスに応じて、アクセス先として指定された対象ディレクトリと対応付けられた対象分類種別を前記ディレクトリ情報から取得し、得られた対象分類種別に基づいて前記対象ディレクトリに関する相手先情報を前記相手先データベースから検索し、得られた相手先情報から作成した相手先リストを前記情報処理端末へ提示する制御部とを備えている。

また、本発明にかかる上記ファイル管理装置の一構成例は、前記分類種別が、前記文書ファイルに記述されている文書の送付相手となる相手先と当該文書の業務種別のいずれか一方または組合せからなり、前記制御部は、相手先が前記対象ディレクトリの相手先と一致する相手先情報を前記相手先データベースから検索し、得られた相手先情報を、業務種別が前記対象ディレクトリの業務種別と一致するものを優先して並び替えることにより、前記相手先リストを作成するようにしたものである。

また、本発明にかかる上記ファイル管理装置の一構成例は、前記利用者ごとに、当該利用者が使用した相手先とその使用回数とが履歴情報として登録されている履歴データベースをさらに備え、前記制御部は、前記情報処理端末からのアクセスに応じて、当該情報処理端末の利用者に関する履歴情報を前記履歴データベースから検索し、得られた履歴情報に含まれる相手先と対応するディレクトリを、当該相手先の使用回数が多い順に並び替えることによりディレクトリリストを作成し、得られたディレクトリリストを前記情報処理端末へ提示するようにしたものである。

また、本発明にかかるファイル管理プログラムは、業務で用いる文書が記述された文書ファイルが、当該文書ファイルの分類種別と対応するディレクトリにそれぞれ保存されているファイル保存部と、前記ディレクトリと、当該ディレクトリに保存する文書ファイルの分類種別との対応関係を示すディレクトリ情報を記憶する記憶部と、前記文書ファイルに記述されている文書の送付相手となる相手先情報が、当該文書の分類種別とともに複数登録されている相手先データベースと、利用者の情報処理端末からのアクセスに応じて、相手先リストを前記情報処理端末へ提示する制御部とを備えるファイル管理装置で用いられるファイル管理プログラムであって、前記制御部が、利用者の情報処理端末からのアクセスに応じて、アクセス先として指定された対象ディレクトリと対応付けられた対象分類種別を前記ディレクトリ情報から取得するステップと、前記制御部が、得られた前記対象分類種別に基づいて前記対象ディレクトリに関する相手先情報を前記相手先データベースから検索し、得られた相手先情報から作成した相手先リストを前記情報処理端末へ提示するステップとをファイル管理装置に実行させる。

本発明によれば、アクセス先として指定された対象ディレクトリと対応する相手先情報が相手先リストとして情報処理端末に提示される。また、相手先リストでは、対象ディレクトリと対応する対象分類種別と一致する相手先情報が優先して画面表示されることになる。したがって、現在行っている業務の相手先および相手先担当者の相手先情報を探すための操作や時間を減らすことができ、文書の作成や送付に要する利用者の作業負担を軽減することが可能となる。

ファイル管理装置の構成を示すブロック図である。 ディレクトリの構成例を示す説明図である。 ディレクトリ情報の構成例を示す説明図である。 相手先データベースの構成例を示す説明図である。 履歴データベースの構成例を示す説明図である。 ファイル管理装置のアクセス処理を示すシーケンス図である。 ディレクトリリストの作成処理を示す説明図である。 ディレクトリリストの作成例を示す説明図である。 相手先リストの作成処理を示す説明図である。 相手先リストの作成例を示す説明図である。

次に、本発明の一実施の形態について図面を参照して説明する。
［ファイル管理装置］
まず、図１を参照して、本実施の形態にかかるファイル管理装置１０について説明する。図１は、ファイル管理装置の構成を示すブロック図である。
このファイル管理装置１０は、全体としてサーバ装置からなり、通信回線Ｌ１を介して利用者が利用する情報処理端末２０からのアクセス要求に応じて、保存されている文書ファイルを情報処理端末２０へ提示する装置である。

以下では、ファイル管理装置１０がオフィス内に設けられており、ＬＡＮの通信回線Ｌ１を介して複数の情報処理端末２０とデータ通信可能に接続されている場合を例として説明する。また、通信回線Ｌ１には、通信回線Ｌ２を介してインターネットなどの通信網ＮＷと中継接続するためのゲートウェイやルーターなどの通信機器３０が接続されているものとする。また、通信回線Ｌ１には、電話システムの電話制御装置３１や情報処理端末２０で送受信する電子メールを監視する電子メール監視装置３２が接続されているものとする。なお、ファイル管理装置１０は、通信網ＮＷに接続されたクラウドサーバで実現してもよい。

ファイル管理装置１０には、主な回路部として、通信Ｉ／Ｆ１１、ファイル保存部１２、記憶部１３、相手先データベース（以下、相手先ＤＢという）１４、履歴データベース（以下、履歴ＤＢという）１５、および制御部１６が設けられており、内部バスＢを介して相互にデータやり取り可能に接続されている。これらのうち、ファイル保存部１２、相手先ＤＢ１４、履歴ＤＢ１５については、例えばファイルサーバなどの独立した記憶装置で実現して、通信回線を介してファイル管理装置１０に接続することも可能である。

［網Ｉ／Ｆ］
網Ｉ／Ｆ１１は、通信回線Ｌ２を介して通信網ＮＷとデータ通信することにより、情報処理端末２０のインターネット通信を中継接続する回路部である。

［ファイル保存部］
ファイル保存部１２は、全体としてハードディスクなどの記憶装置からなり、利用者が業務に用いる各種の文書ファイルが、当該文書ファイルの分類種別と対応するディレクトリにそれぞれ保存されている装置である。ファイル保存部１２には、文書ファイルを分類するために予め設定した分類種別に基づいて、ツリー構造（階層構造）を持つ複数のディレクトリ（フォルダ）が設けられている。ディレクトリは、文書ファイルを分類して格納するための仮想的な格納場所であり、階層的に設けることができる。これらディレクトリは、情報処理端末２０からの指示や、ファイル管理装置１０に設けられているコンソール（図示せず）からのオペレータ操作により設定される。

図２は、ディレクトリの構成例を示す説明図である。図２に示す構成例によれば、ファイル保存部１２には、業務で用いる文書ファイルを格納するディレクトリとして、業務ディレクトリが設けられている。また、業務ディレクトリの中には、サブディレクトリとして、業務種別ごとに、見積ディレクトリ、発注ディレクトリ、および請求ディレクトリが設けられている。見積ディレクトリには、見積書の作成送付業務に用いる文書ファイルが格納される。また、発注ディレクトリには、発注書の作成送付業務に用いる文書ファイルが格納され、請求ディレクトリには、請求書の作成送付業務に用いる文書ファイルが格納される。

これら、見積ディレクトリ、発注ディレクトリ、および請求ディレクトリのそれぞれには、文書の送付相手となる相手先（会社や個人）ごとに、複数のサブディレクトリが設けられている。図２に示す構成例によれば、例えば、見積ディレクトリには、サブディレクトリとして、Ａ社ディレクトリ、Ｂ社ディレクトリ、Ｃ社ディレクトリ、…が設けられている。したがって、見積ディレクトリのＡ社ディレクトリには、Ａ社に送付する文書のうち見積書の作成送付業務に用いる文書ファイルがまとめて保存されていることになる。

以下では、分類種別として、業務種別と相手先の二つの分類種別を組み合わせて用いる場合を例として説明するが、これに限定されるものではなく、業務種別と相手先のいずれか一方のみを分類種別として用いてもよい。また、業務種別や相手先のほか、地域、年月、利用者部署、利用者個人、相手先部署、プロジェクト名など、相手先を複数に分類可能な分類種別を１つまたは複数組み合わせて用いてもよい。

また、以下では、図２に示すように、業務種別を上位階層として相手先をその下位階層とした場合を例として説明するが、これに限定されるものではなく、相手先を上位階層として業務種別を上位階層としてもよい。なお、同一ディレクトリに保存される文書ファイルがとりうる相手先の数は、最下位階層の分類種別に左右される。このため、複数の分類種別を階層的に組み合わせて用いる場合、最下位階層の分類種別に含まれる相手先の数が、利用者にとって扱いやすい数となるよう考慮して、最下位階層の分類種別を決定すればよい。

［記憶部］
記憶部１３は、全体としてハードディスクや半導体メモリなどの記憶装置からなり、制御部１６で用いる各種の処理データやプログラムを記憶する回路部である。
プログラム（図示せず）は、制御部１６のＣＰＵと協働することにより、制御部１６でのアクセス処理を実行する処理部を実現するプログラムである。このプログラムは、ファイル管理装置１０に接続された外部装置や記録媒体（ともに図示せず）から、予め読み込まれた記憶部１３に格納される。

記憶部１３で記憶する主な処理部としてディレクトリ情報１３Ａがある。ディレクトリ情報１３Ａは、ファイル保存部１２に設けたディレクトリの構造を示すデータである。図３は、ディレクトリ情報の構成例を示す説明図である。図３に示すように、ディレクトリ情報１３Ａは、ディレクトリごとに、当該ディレクトリにアクセスする際に指定するためのディレクトリ名（パス名／ＵＲＬ）、当該ディレクトリに保存する文書ファイルに関する業務種別、および当該ディレクトリに保存する文書ファイルの文書の送付相手となる相手先（相手先名）が組として登録されている。

一般に、ファイルを保存するハードディスクなどの記憶装置には、各ディレクトリやディレクトリ内に保存されているファイルを管理するために用いる情報として、例えばＦＡＴ（File Allocation Table）と呼ばれるファイル管理情報が保存されており、ファイル保存部１２も同様である。このようなファイル管理情報には、ディレクトリ名やファイル名が記録されている。この際、前述した図２のように、分類種別に基づいて階層的にディレクトリを構成した場合、ディレクトリ名に分類種別を示す情報が含まれることになる。すなわち、ディレクトリ名を参照すれば、当該ディレクトリと関連する分類種別を特定することができる。

以下では、理解を容易とするため、ディレクトリと分類種別との対応関係を示す情報としてディレクトリ情報１３Ａを用いる場合を例として説明するが、これに限定されるものではなく、ディレクトリ情報１３Ａとして、ファイル保存部１２のファイル管理情報、より具体的にはディレクトリ名を用いることも可能である。

［相手先ＤＢ］
相手先ＤＢ１４は、全体としてハードディスクや半導体メモリなどの記憶装置からなり、文書ファイルに記述されている文書の送付相手となる相手先または相手先担当者に関する相手先情報が、当該文書の分類種別とともに複数登録されているデータベースである。図４は、相手先データベースの構成例を示す説明図である。図４に示すように、相手先ＤＢ１４には、分類種別ごと、ここでは相手先と業務種別の組合せごとに、相手先担当者（相手先担当者名）、連絡先となる電話番号、文書の送付先となるＦＡＸ番号やメールアドレスが組として登録されている。

［履歴ＤＢ］
履歴ＤＢ１５は、全体としてハードディスクや半導体メモリなどの記憶装置からなり、利用者ごとに、当該利用者が使用した相手先とその使用回数とが履歴情報として登録されているデータベースである。図５は、履歴データベースの構成例を示す説明図である。図５に示すように、履歴ＤＢ１５には、利用者ごとに、利用者が使用した相手先と、電子メール、電話、およびファクシミリの使用回数と、文書ファイルを使用（アクセス）した使用回数と、これらの合計回数とが、組として登録されている。電話やファクシミリの使用回数は、電話制御装置３１の通信履歴データで更新すればよく、電子メール使用回数は、電子メール監視装置３２の送信履歴データで更新すればよい。

［制御部］
制御部１６は、ＣＰＵとその周辺回路を有し、記憶部１３のプログラムと協働することにより、アクセス処理を実行する処理部を実現する回路部である。
制御部１６は、通信Ｉ／Ｆ１１で受信された情報処理端末２０からのアクセス要求に応じて、指定されたディレクトリの配下にあるサブディレクトリや文書ファイルのリストであるディレクトリリストを情報処理端末２０へ提示する機能と、指定された文書ファイル（文書データ）を情報処理端末２０へ提示する機能とを有している。

また、制御部１６は、情報処理端末２０からのアクセスに応じて、アクセス先として指定された対象ディレクトリと対応付けられた対象分類種別をディレクトリ情報１３Ａから取得する機能と、得られた対象分類種別に基づいて対象ディレクトリに関する相手先情報を相手先ＤＢ１４から検索する機能と、得られた相手先情報から作成した相手先リストを情報処理端末２０へ提示する機能とを有している。

具体的には、制御部１６は、相手先が対象ディレクトリの相手先と一致する相手先情報を相手先ＤＢ１４から検索する機能と、得られた相手先情報を、業務種別が対象ディレクトリの業務種別と一致するものを優先して並び替えることにより、相手先リストを作成する機能とを有している。

また、制御部１６は、情報処理端末２０からのアクセスに応じて、当該情報処理端末２０の利用者に関する履歴情報を履歴ＤＢ１５から検索する機能と、得られた履歴情報に含まれる相手先と対応するディレクトリを、当該相手先の使用回数が多い順に並び替えることによりディレクトリリストを作成する機能と、得られたディレクトリリストを情報処理端末２０へ提示する機能とを有している。

［本実施の形態の動作］
次に、図６を参照して、本実施の形態にかかるファイル管理装置１０におけるファイル管理方法及びそれを実現するためのファイル管理プログラムの動作について説明する。図６は、ファイル管理装置のアクセス処理を示すシーケンス図である。

ファイル管理装置１０の制御部１６は、通信Ｉ／Ｆ１１で受信した情報処理端末２０からのアクセス要求に応じて（ステップＳ１００）、そのアクセス要求に含まれる利用者の識別情報から利用者を特定する（ステップＳ１０１）。
続いて、制御部１６は、履歴ＤＢ１５からその利用者に関する履歴情報を検索して取得し（ステップＳ１０２）、得られた履歴情報から相手先とこれら相手先の合計回数を取得する（ステップＳ１０３）。

次に、制御部１６は、記憶部１３のディレクトリ情報１３Ａを参照して、各履歴情報に含まれる相手先と対応するディレクトリを取得し（ステップＳ１０４）、得られた各履歴情報に含まれる、相手先を使用した合計回数の多い順に各ディレクトリを並び替えする（ステップＳ１０５）。
続いて、制御部１６は、記憶部１３のディレクトリ情報１３Ａを参照して、アクセス要求で指定された対象ディレクトリの分類種別を取得し（ステップＳ１０６）、得られた分類種別と関連するディレクトリを、並び替えしたディレクトリから抽出する（ステップＳ１０７）。

その後、制御部１６は、得られたディレクトリリストを情報処理端末２０へ返信する（ステップＳ１０８）。これにより、合計回数が多い順にディレクトリが情報処理端末２０で画面表示される（ステップＳ１０９）。
なお、ステップＳ１０７のディレクトリ抽出については、ステップＳ１０４の前に対象ディレクトリの分類種別を取得しておき、ステップＳ１０４でディレクトリを取得する際、相手先と対象ディレクトリの分類種別に対応するディレクトリを取得してもよい。

図７は、ディレクトリリストの作成処理を示す説明図である。例えば、アクセス要求から特定した利用者が「ｓｓｓｓ」である場合、履歴ＤＢ１５から「ｓｓｓｓ」の履歴情報が取得される。次に、これら履歴情報に含まれる相手先「Ａ社、Ｂ社、Ｃ社、…」が取得されて、ディレクトリ情報１３Ａから、これら相手先と関連するディレクトリが取得される。続いて、これらディレクトリが、履歴情報に含まれる合計回数の多い順、図５の例では「Ｂ社、Ａ社、Ｃ社、…」の順に並び替えられる。

この後、アクセス要求でアクセス先として指定された対象ディレクトリと対応する相手先以外の分類種別、ここでは業務種別がディレクトリ情報１３Ａから取得され、この業務種別と対応するディレクトリが、並び替え後のディレクトリから抽出され、ディレクトリリストとして情報処理端末２０に提供される。なお、アクセス要求で指定された対象ディレクトリが「業務ディレクトリ」である場合、対応する分類種別がない。このため、並び替え後のディレクトリが、ディレクトリリストとして情報処理端末２０に提供される。

図８は、ディレクトリリストの作成例を示す説明図である。図８では、アクセス先として「業務／請求ディレクトリ」が指定された例が記載されている。「業務／請求ディレクトリ」の配下にあるサブディレクトリが、「Ｂ社、Ａ社、Ｃ社、…」の順に並び替えられて、リスト化されていることが分かる。このディレクトリリストは、一般的にはファイラーと呼ばれるファイル管理用のアプリケーションで画面表示され、利用者操作に応じて任意のディレクトリの配下のディレクトリリストが画面表示される。通常は、ディレクトリ名などの規定の順序で各ディレクトリが表示されるが、図８のように、利用者による合計回数が多い順に表示することにより、所望のディレクトリを探すための操作や時間を減らすことができ、利用者の作業負担を削減することができる。

この後、情報処理端末２０で画面表示されたディレクトリリストから、所望のディレクトリが利用者により選択操作された場合、情報処理端末２０から選択ディレクトリを指定したアクセス要求が送信される（ステップＳ１１０）。

制御部１６は、このアクセス要求に応じて、ファイル保存部１２から、選択ディレクトリの配下にあるサブディレクトリおよびファイルに関するファイル管理情報を取得し（ステップＳ１１１）、ファイル管理情報からなるファイルリストを情報処理端末２０に提供する（ステップＳ１１２）。これにより、対象ディレクトリの配下にあるサブディレクトリおよびファイルを示すファイルリストが情報処理端末２０で画面表示される（ステップＳ１１３）。

したがって、ディレクトリリストから「業務／請求ディレクトリ／Ａ社」を指定したアクセス要求を、情報処理端末２０から送信した場合、「業務／請求ディレクトリ／Ａ社」の配下にあるサブディレクトリおよびファイルを示すファイルリストが、情報処理端末２０で画面表示されることになる。この後、利用者は、このファイルリストから所望の文書ファイルを選択してアクセス要求することにより、ファイル管理装置１０から所望の文書ファイルが情報処理端末２０へ提示され、アプリケーションで新たに作成する文書ファイルや参考とする文書ファイルとして開くことができる。

また、制御部１６は、記憶部１３のディレクトリ情報１３Ａを参照して、ステップＳ１１０で受信したアクセス要求で指定された対象ディレクトリに関する分類種別を取得し（ステップＳ１２０）、得られた分類種別の相手先に関する相手先情報を相手先ＤＢ１４から検索して取得する（ステップＳ１２１）。

続いて、制御部１６は、取得した各相手先情報を、得られた分類種別ここでは業務種別と一致するものを優先して並び替え（ステップＳ１２２）、得られた相手先リストを情報処理端末２０に提示する（ステップＳ１２３）。これにより、対象ディレクトリの分類種別ここでは業務種別と一致する相手先情報が優先された順序で、情報処理端末２０で画面表示される（ステップＳ１２４）。

図９は、相手先リストの作成処理を示す説明図である。例えば、アクセス要求でアクセス先として指定された対象ディレクトリが「業務／請求／Ａ社」である場合、ディレクトリ情報１３Ａから「業務／請求／Ａ社ディレクトリ」と関連する分類種別として、相手先「Ａ社」と業務種別「請求」が取得される。続いて、相手先ＤＢ１４から相手先「Ａ社」に関する相手先情報が検索されて取得され、これら相手先情報が、業務種別「請求」と一致するものが優先されるよう並び替えられた後、相手先リストとして情報処理端末２０に提供される。

図１０は、相手先リストの作成例を示す説明図である。図１０では、アクセス先として「業務／請求／Ａ社」が指定された例が記載されており、業務種別「請求」と一致する相手先情報が、先頭行に表示されており、業務種別「請求」と一致するものが優先されるよう並び替えられていることが分かる。この相手先リストは、一般的にはメーラーと呼ばれる電子メール用のアプリケーションで画面表示される。通常は、相手先名などの規定の順序で相手先情報が表示されるが、図１０のように、利用者が指定した現在アクセス中の対象ディレクトリと関連する相手先だけでなく、対象ディレクトリと関連する業務種別の相手先が優先して表示することにより、現在行っている業務の相手先および相手先担当者の相手先情報を探すための操作や時間を減らすことができ、利用者の作業負担を削減することができる。

［本実施の形態の効果］
このように、本実施の形態は、制御部１６が、利用者の情報処理端末２０からのアクセスに応じて、アクセス先として指定された対象ディレクトリと対応付けられた対象分類種別をディレクトリ情報１３Ａから取得し、得られた対象分類種別に基づいて対象ディレクトリに関する相手先情報を相手先ＤＢ１４から検索し、得られた相手先情報から作成した相手先リストを情報処理端末２０へ提示するようにしたものである。

より具体的には、分類種別として、文書ファイルに記述されている文書の送付相手となる相手先と当該文書の業務種別の組合せを用い、制御部１６が、相手先が対象ディレクトリの相手先と一致する相手先情報を相手先ＤＢ１４から検索し、得られた相手先情報を、業務種別が対象ディレクトリの業務種別と一致するものを優先して並び替えることにより、相手先リストを作成するようにしたものである。

これにより、アクセス先として指定された対象ディレクトリと対応する相手先情報が相手先リストとして情報処理端末２０に提示される。また、相手先リストでは、対象ディレクトリと対応する業務種別「請求」と一致する相手先情報が優先して画面表示されることになる。通常は、相手先名などの規定の順序で相手先情報が画面表示されるが、現在行っている業務に関連する相手先情報が優先して画面表示されることになる。したがって、現在行っている業務の相手先および相手先担当者の相手先情報を探すための操作や時間を減らすことができ、文書の作成や送付に要する利用者の作業負担を軽減することが可能となる。

また、本実施の形態において、利用者ごとに、当該利用者が使用した相手先とその使用回数とが履歴情報として登録されている履歴ＤＢ１５をさらに備え、制御部１６が、情報処理端末２０からのアクセスに応じて、当該情報処理端末２０の利用者に関する履歴情報を履歴ＤＢ１５から検索し、得られた履歴情報に含まれる相手先と対応するディレクトリを、当該相手先の使用回数が多い順に並び替えることによりディレクトリリストを作成し、得られたディレクトリリストを情報処理端末２０へ提示するようにしてもよい。

これにより、アクセス先として指定された対象ディレクトリの配下にあるサブディレクトリが、利用者の使用した頻度の高い順に、その相手先と関連するディレクトリが並び替えられて情報処理端末２０で画面表示されることになる。通常は、ディレクトリ名などの規定の順序で各ディレクトリが表示されるが、利用者による使用頻度が多い順に画面表示されることになる。したがって、所望のディレクトリを探すための操作や時間を減らすことができ、利用者の作業負担を削減することができる。

［実施の形態の拡張］
以上、実施形態を参照して本発明を説明したが、本発明は上記実施形態に限定されるものではない。本発明の構成や詳細には、本発明のスコープ内で当業者が理解しうる様々な変更をすることができる。例えば、ファイル管理装置の機能を情報処理端末で実現するように構成することもできる。

１０…ファイル管理装置、１１…通信Ｉ／Ｆ、１２…ファイル保存部、１３…記憶部、１３Ａ…ディレクトリ情報、１４…相手先ＤＢ、１５…履歴ＤＢ、１６…制御部、２０…情報処理端末、３０…通信機器、３１…電話制御装置、３２…電子メール監視装置、Ｌ１，Ｌ２…通信回線、ＮＷ…通信網。

Claims (4)

1. 業務で用いる文書が記述された文書ファイルが、当該文書ファイルの分類種別と対応するディレクトリにそれぞれ保存されているファイル保存部と、
   前記ディレクトリと、当該ディレクトリに保存する文書ファイルの分類種別との対応関係を示すディレクトリ情報を記憶する記憶部と、
   前記文書ファイルに記述されている文書の送付相手となる相手先に関する相手先情報が、当該文書の分類種別とともに複数登録されている相手先データベースと、
   利用者の情報処理端末からのアクセスに応じて、アクセス先として指定された対象ディレクトリと対応付けられた対象分類種別を前記ディレクトリ情報から取得し、得られた対象分類種別に基づいて前記対象ディレクトリに関する相手先情報を前記相手先データベースから検索し、得られた相手先情報から作成した相手先リストを前記情報処理端末へ提示する制御部と
   を備えることを特徴とするファイル管理装置。
2. 請求項１に記載のファイル管理装置において、
   前記分類種別は、前記文書ファイルに記述されている文書の送付相手となる相手先と当該文書の業務種別のいずれか一方または組合せからなり、
   前記制御部は、相手先が前記対象ディレクトリの相手先と一致する相手先情報を前記相手先データベースから検索し、得られた相手先情報を、業務種別が前記対象ディレクトリの業務種別と一致するものを優先して並び替えることにより、前記相手先リストを作成する
   ことを特徴とするファイル管理装置。
3. 請求項１または２に記載のファイル管理装置において、
   前記利用者ごとに、当該利用者が使用した相手先とその使用回数とが履歴情報として登録されている履歴データベースをさらに備え、
   前記制御部は、前記情報処理端末からのアクセスに応じて、当該情報処理端末の利用者に関する履歴情報を前記履歴データベースから検索し、得られた履歴情報に含まれる相手先と対応するディレクトリを、当該相手先の使用回数が多い順に並び替えることによりディレクトリリストを作成し、得られたディレクトリリストを前記情報処理端末へ提示する
   ことを特徴とするファイル管理装置。
4. 業務で用いる文書が記述された文書ファイルが、当該文書ファイルの分類種別と対応するディレクトリにそれぞれ保存されているファイル保存部と、前記ディレクトリと、当該ディレクトリに保存する文書ファイルの分類種別との対応関係を示すディレクトリ情報を記憶する記憶部と、前記文書ファイルに記述されている文書の送付相手となる相手先情報が、当該文書の分類種別とともに複数登録されている相手先データベースと、利用者の情報処理端末からのアクセスに応じて、相手先リストを前記情報処理端末へ提示する制御部とを備えるファイル管理装置で用いられるファイル管理プログラムであって、
   前記制御部が、利用者の情報処理端末からのアクセスに応じて、アクセス先として指定された対象ディレクトリと対応付けられた対象分類種別を前記ディレクトリ情報から取得するステップと、
   前記制御部が、得られた前記対象分類種別に基づいて前記対象ディレクトリに関する相手先情報を前記相手先データベースから検索し、得られた相手先情報から作成した相手先リストを前記情報処理端末へ提示するステップと
   をファイル管理装置に実行させることを特徴とするファイル管理プログラム。

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