JP7703984B2 - 情報処理システム、システム、データ処理方法、プログラム - Google Patents

Description

本発明は、情報処理システム、システム、データ処理方法、及び、プログラムに関する。

電子データに識別情報を付与して管理する電子データの管理方法が知られている。また、電子データを管理する第一のシステムが該電子データを第二のシステムに送信して処理させる処理方法も知られている。

識別情報に基づいて、電子文書をサーバーに登録する技術が考案されている（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１には、画像形成装置が、読取文書データの識別情報を取得し、識別情報に対応する情報により、読取文書データの適切性を判断し、適正である場合、サーバーが、読取文書データに対応する電子文書を承認済として登録するシステムが開示されている。

しかしながら、従来の技術では、第二のシステムからの応答に応じて、第一のシステムが電子データに関する処理を実行していないという問題がある。例えば、第二のシステムが電子データに行う処理の変更要求をユーザーから第一のシステムが受け付けた場合、第二のシステムにおける電子データの状態によって、第一のシステムが行うべき適切な処理が異なる。

本発明は、上記課題に鑑み、第二のシステムからの応答に応じて、第一のシステムが電子データに関する処理を実行する情報処理システムを提供することを目的とする。

上記課題に鑑み、本発明は、端末装置及び第二のシステムとネットワークを介して通信可能な第一のシステムを有する情報処理システムであって、
前記第一のシステムは、前記端末装置から電子データを受信する通信部と、前記電子データと、該電子データを識別する第一の識別情報と、を記憶部に記憶するデータ管理部と、を有し、前記通信部は、受信した前記電子データ又は該電子データの保存場所を前記第二のシステムに送信し、該第二のシステムから、該第二のシステムが該電子データを識別する第二の識別情報を受信し、前記データ管理部は、前記第二の識別情報を、前記第一の識別情報と対応付けて前記記憶部に記憶し、前記第一のシステムは、前記通信部が受信した前記電子データに対する処理を前記第二のシステムに要求する処理実行部、を更に有し、前記データ管理部は、前記端末装置から受信した処理の変更要求に対す、を有することを特徴とする。

第二のシステムからの応答に応じて、第一のシステムが電子データに関する処理を実行する情報処理システムを提供することができる。

ドキュメント管理システムが行う電子データの管理方法の概略を説明する図である。 情報処理システムの一例のシステム構成図である。 コンピュータの一例のハードウェア構成図である。 ドキュメント管理システム、電子契約システム、及び、端末装置が有する機能をブロックに分けて説明する一例の機能ブロック図である。 ドキュメント情報記憶部に記憶される一例のドキュメント情報を示す図である。 メタデータ記憶部に記憶される一例のメタデータを示す図である。 ワークフロー情報記憶部に記憶される一例のワークフロー情報を示す図である。 電子契約システムのドキュメント情報記憶部に記憶される一例のドキュメント情報を示す図である。 電子契約システムのステータス情報記憶部に記憶される一例のステータス情報を示す図である。 ステータス変更対応情報記憶部に記憶される一例のステータス変更対応情報を示す図である。 ドキュメント管理システムがステータスの変更を電子契約システムに反映する手順を示す一例のシーケンス図である。 ドキュメント管理システムがステータスの変更を電子契約システムに反映する手順を示す一例のシーケンス図である。 ステップS6の処理後のメタデータの一例を示す図である。 ステップS17の処理後のメタデータの一例を示す図である。 ステップS20の処理後のメタデータの一例を示す図である。 端末装置が表示するドキュメント登録画面、メタデータ設定画面の一例を示す図である。 端末装置が表示する一例の検索画面を示す図である。 端末装置が表示する一例のドキュメント表示画面を示す図である。 端末装置が表示する一例のステータス設定画面を示す図である。 ドキュメント管理システムが取り下げ結果に応じて行う一例の処理の一覧を示す図である。 ドキュメント管理システムが電子契約システムからの応答（取り下げ結果）に応じて行うドキュメント又はステータスに対する処理を説明する一例のフローチャート図である。 端末装置が表示するステータス別の一例のドキュメント表示画面を示す図である。 取り下げ要求に対する電子契約システムの処理を説明する一例のフローチャート図である。

以下、本発明を実施するための形態の一例として、情報処理システムと情報処理システムが行うデータ処理方法について図面を参照しながら説明する。

＜動作の概略＞
図１は、ドキュメント管理システム１０が行う電子データの管理方法の概略を説明する図である。ドキュメント管理システム１０は種々のドキュメントを保存したり、処理したりする。また、ドキュメント管理システム１０はドキュメントに対し一連の処理（ワークフロー）を実行したり、その際に電子契約システム３０に処理の一部を依頼したりする場合がある。電子契約システム３０は取引先との契約のやり取りや電子署名の付与を行う。このようなシステム構成において、本実施形態のドキュメント管理システム１０は、電子契約システム３０で処理する前のドキュメントと電子契約システム３０で処理した後のドキュメントを対応付けて管理している。この対応付けを利用して、ユーザーは電子契約システム３０によるドキュメントに対する処理の取り下げなどを、ドキュメント管理システム１０に要求する。ドキュメント管理システム１０は電子契約システム３０からの応答に応じてドキュメントに関する処理を実行する。この概略を説明する。

(1) ユーザーが端末装置５０を操作してドキュメントの一例として契約書を作成し、端末装置５０から契約書をドキュメント管理システム１０（第一のシステムの一例）にアップロードする。ドキュメント管理システム１０は契約書を保存し、ドキュメント管理システム１０において契約書を「００１」という識別情報で管理する。

(2) 予め定められているワークフロー開始の条件を満たした場合、ドキュメント管理システム１０はワークフローを実行する。ワークフローは、電子契約システム３０（第二のシステムの一例）にドキュメントを送信し、戻り値として取得した電子契約システム３０上で管理されている「００Ａ」という識別情報を取得する。ドキュメント管理システム１０は、「００１」と「００Ａ」を対応付けたメタデータを生成する。

(3) ユーザーが、例えば、「００１」で管理されるドキュメントの、電子契約システム３０による処理の取り下げ要求（処理の変更の一例）をドキュメント管理システム１０に対し要求する。

(4) 処理の取り下げ要求によりドキュメント管理システム１０がドキュメントのステータスを「取り下げ要求中」に変更する。取り下げ要求とは、電子契約システム３０による処理の取り下げを要求することをいう。つまり、ユーザーは、ドキュメント管理システム１０におけるステータスの変更により、電子契約システム３０に処理の変更を要求できる。ステータスの変更がワークフロー開始の条件である場合、ドキュメント管理システム１０はワークフローを実行する。ワークフローは、メタデータを参照して、識別情報「００１」を「００Ａ」に変換して、電子契約システム３０に「００Ａ」というドキュメントの取り下げを要求する。

(5) 電子契約システム３０は、「００Ａ」で特定されるドキュメントのステータスに応じた応答をドキュメント管理システム１０に返す。応答は、電子契約システム３０におけるドキュメントのステータスに基づいて決定される。

(6) ドキュメント管理システム１０は、この応答、すなわち電子契約システム３０において「００Ａ」で特定されるドキュメントのステータスに応じた処理を、「００１」で特定されるドキュメントに対し実行する。例えば、ドキュメント管理システム１０はドキュメントを削除したり、ステータスを変更したりする。

したがって、ドキュメント管理システム１０は、ドキュメント管理システム１０におけるドキュメントの識別情報と電子契約システム３０の識別情報を対応付けて管理することで、ユーザーが、ドキュメント管理システム１０でドキュメントに対し行った処理（ステータスの変更）を、電子契約システム３０に反映させることができる。また、ドキュメント管理システム１０は、電子契約システム３０におけるドキュメントのステータスに応じて（電子契約システム３０からの応答に応じて）、ドキュメントに関する処理を行うので、電子契約システム３０によるドキュメントへの処理の進捗に対し齟齬がないように処理を実行できる。

＜用語について＞
電子データとは、コンピュータの処理に使われるデータであり、電磁的記録媒体に保存される「電磁的記録」である。本実施形態では、電子データはドキュメントという用語で説明される。ドキュメントは、文書ともいう。ただし、文字を含むことは必須でない。ドキュメントと称しても、コンピュータが読み取り可能なデータを有していればよい。電子データは、動画や静止画などの画像データでもよい。

処理とは、情報処理を意味し、数字、文字、物理量などによって表された情報についてコンピュータにより計算、分類、照合、その他の処理を行うことをいう。第二のシステムにより電子データが変化しなくてもよい。

ワークフローとは、予め決まっている一連の処理をシステムがデータに対し順に施すこと又は一連の処理をいう。

処理の変更要求とは、処理の中断、一時停止、取り下げ、処理内容の変更など、いったん、要求した処理を何らかの理由で変更することをいう。本実施形態では、取り下げ要求を例に説明するが、取り下げ要求には限られない。

第二のシステムからの応答とは、ドキュメント管理システムからの要求がどのように処理されたか、又は、ドキュメント管理システム１０が実行すべき処理の少なくとも一方を示す情報である。

ドキュメント（電子データ）の状態とは、電子契約システム３０においてドキュメントに対応付けられた情報である。状態は、例えば、処理の進捗、処理による結果（成功、失敗）等でよい。本実施形態では、状態はステータスという用語で説明される。

電子データに関する処理とは、電子データ又はメタデータの少なくともいずれかについて何らかの処理であればよい。例えば、電子データに関する処理は、電子データの削除、修正、送信、メタデータの削除、修正、送信等をいう。

＜システム構成例＞
次に、図２を参照して、情報処理システム１００のシステム構成について説明する。図２は、情報処理システム１００の一例のシステム構成図である。

情報処理システム１００は、少なくともドキュメント管理システム１０を有している。情報処理システム１００は、更に電子契約システム３０を有していてもよい。ドキュメント管理システム１０と電子契約システム３０はネットワークを介して通信可能に接続されている。ドキュメント管理システム１０と電子契約システム３０は常に接続されていることまでは要せず、必要に応じて接続されればよい。また、ドキュメント管理システム１０は端末装置５０からの接続を受け付ける。ドキュメント管理システム１０と端末装置５０は常に接続されていることまでは要せず、必要に応じて接続されればよい。また、電子契約システム３０は端末装置５０からの接続を受け付ける。電子契約システム３０と端末装置５０は常に接続されていることまでは要せず、必要に応じて接続されればよい。

ドキュメント管理システム１０は、一台以上の情報処理装置である。ドキュメント管理システム１０はドキュメントを管理するサービスを提供する。ドキュメント管理システム１０は、ドキュメントにメタデータを付与してメタデータを利用したドキュメントの効率的な検索を可能にしている。また、ドキュメント管理システム１０は、ドキュメントの管理を開始する前、又は、管理の開始後に、ドキュメントをワークフロー機能により処理するサービスを提供する。メタデータとはあるデータについてのデータであり、あるデータが付随して持つそのデータ自身についての付加的なデータをいう。詳細については後述する。

ワークフロー機能では、第二のシステム（図２では電子契約システム３０にて例示する）による処理も可能である。従来、ドキュメント管理システム１０は、他のシステムにより処理されたドキュメントの識別情報を管理していなかった。本実施形態では、図１にて説明したように、情報処理システム１００は、情報処理システム１００と電子契約システム３０におけるドキュメントの識別情報を対応付けて管理する。

ドキュメント管理システム１０は、クラウドコンピューティングにより実現されてもよいし、単一の情報処理装置によって実現されてもよい。クラウドコンピューティングとは、特定ハードウェア資源が意識されずにネットワーク上のリソースが利用される形態をいう。ドキュメント管理システム１０は、インターネット上に存在しても、オンプレミスに存在してもよい。

電子契約システム３０は一台以上の情報処理装置である。電子契約システム３０は電子契約に関する処理を行う。電子契約システム３０に決まった定義はないが、紙の契約書に印鑑を押す代わりに、インターネット上で電子データ（ＰＤＦ形式の契約書）に電子署名やタイムスタンプを付与して契約を締結できるシステムである。契約の締結だけでなく、締結した契約書を保管し、契約の検索や、他システムとの連携なども行える。電子契約システム３０上で承認や稟議ができるようにワークフロー機能を備えた場合もある。

電子署名は、一例として以下のように作成される。ドキュメントに署名したいＡさんは、ハッシュ関数を使ってドキュメントのハッシュ値を作成し、秘密鍵を使って、ハッシュ値を暗号化する。Ａさんはドキュメントに電子署名を添付して保存する。ドキュメントが改ざんされていないか否かを知りたいＢさんはＡさんの公開鍵を使って電子署名を復号し、ドキュメントのハッシュ値を求めて両者を比較する。両者が一致すれば、ドキュメントが公開鍵に対応する秘密鍵の持ち主により作成されたこと、秘密鍵の持ち主以外に改ざんされていないことが証明される。また、Ｂさんは公開鍵が正当かどうかを証明書検証により確認する。証明書検証は、公開鍵に含まれる認証局の署名を認証局に問い合わせて検証することである。

なお、電子契約システム３０は、ドキュメント管理システム１０がワークフローで使用する第二のシステムの一例である。第二のシステムは、以下でもよい。
・タイムスタンプシステム：タイムスタンプは、電子データが「いつ」の時点で存在し、それ以降改ざんされずに証拠性を保っている事を第三者的に証明する時刻の証明情報である。電子証明が、ドキュメントが改ざんされていないことを保証するのに対し、電子データが「いつ」の時点で存在したかも保証できる。
・ノイズ除去システム：ノイズ除去システムは、ドキュメントのノイズを除去するシステム。ノイズとは、署名などの必要な情報以外の不要な情報をいう。
・電子透かしシステム：電子透かしシステムは、ドキュメントに電子透かしを付与するシステム。電子透かしとは、画像や動画、音声などのデータに、関連する情報を人には知覚できない形で埋め込む技術をいう。専用のソフトウェアなどを用いることで埋め込まれた情報を検出することができる。

電子契約システム３０は、クラウドコンピューティングにより実現されてもよいし、単一の情報処理装置によって実現されてもよい。電子契約システム３０は、インターネット上に存在しても、オンプレミスに存在してもよい。

端末装置５０は、ドキュメント管理システム１０や電子契約システム３０と通信する汎用的なコンピュータである。端末装置５０ではＷｅｂブラウザが動作し、ドキュメント管理システム１０又は電子契約システム３０から受信した画面情報に基づいて各種の画面を表示する。ユーザーは、ドキュメント管理システム１０に対し、ドキュメントの登録、ワークフローの実行、ドキュメントの検索等を行う。また、ユーザーは、電子契約システム３０に対し、電子署名が付されたドキュメントの検索や閲覧等を行うことができる。

端末装置５０は、例えばＰＣ（Personal Computer）、スマートフォン、タブレット端末、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）等であるが、Ｗｅｂブラウザが動作すればよい。なお、端末装置５０ではＷｅｂブラウザに限らず、ドキュメント管理システム１０や電子契約システム３０に専用のアプリが動作してもよい。

また、端末装置５０は複合機（又はＭＦＰ（multifunction peripheral/product/printer））や電子黒板などの電子機器でもよい。例えば、複合機がスキャンした画像データ（ドキュメント）をドキュメント管理システム１０に送信することで、複合機が端末装置５０を代替できる。この他、端末装置５０はテレビ会議端末、デジタルサイネージ、プロジェクタ等でもよい。電子黒板の場合、端末装置５０は手書きデータをドキュメント管理システム１０に送信する。テレビ会議端末の場合、端末装置５０は音声データをドキュメント管理システム１０に送信する。
＜ハードウェア構成＞
＜＜ドキュメント管理システム、電子契約システム、端末装置＞＞
ドキュメント管理システム１０、電子契約システム３０、端末装置５０は例えば図３に示すハードウェア構成のコンピュータ５００により実現される。図３はコンピュータ５００の一例のハードウェア構成図である。図３に示されているように、コンピュータ５００は、コンピュータによって構築されており、図３に示されているように、ＣＰＵ５０１、ＲＯＭ５０２、ＲＡＭ５０３、ＨＤ５０４、ＨＤＤ(Hard Disk Drive)コントローラ５０５、ディスプレイ５０６、外部機器接続Ｉ／Ｆ(Interface)５０８、ネットワークＩ／Ｆ５０９、バスライン５１０、キーボード５１１、ポインティングデバイス５１２、ＤＶＤ－ＲＷ(Digital Versatile Disk Rewritable)ドライブ５１４、メディアＩ／Ｆ５１６を備えている。

これらのうち、ＣＰＵ５０１は、コンピュータ５００全体の動作を制御する。ＲＯＭ５０２は、ＩＰＬ等のＣＰＵ５０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ５０３は、ＣＰＵ５０１のワークエリアとして使用される。ＨＤ５０４は、プログラム等の各種データを記憶する。ＨＤＤコントローラ５０５は、ＣＰＵ５０１の制御にしたがってＨＤ５０４に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。ディスプレイ５０６は、カーソル、メニュー、ウィンドウ、文字、又は画像などの各種情報を表示する。外部機器接続Ｉ／Ｆ５０８は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)メモリや画像形成装置２０等である。ネットワークＩ／Ｆ５０９は、通信ネットワークを利用してデータ通信をするためのインターフェースである。バスライン５１０は、図３に示されているＣＰＵ５０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

また、キーボード５１１は、文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティングデバイス５１２は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力手段の一種である。光学ドライブ５１４は、着脱可能な記録媒体の一例としての光記憶媒体５１３に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。なお、光記憶媒体はＣＤ，ＤＶＤ、Blu－Ray（登録商標）等である。メディアＩ／Ｆ５１６は、フラッシュメモリ等の記録メディア５１５に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。

＜機能について＞
次に、図４を参照して、ドキュメント管理システム１０、電子契約システム３０、及び、端末装置５０が有する機能について説明する。図４は、ドキュメント管理システム１０、電子契約システム３０、及び、端末装置５０が有する機能をブロックに分けて説明する機能ブロック図の一例である。

＜＜ドキュメント管理システム＞＞
ドキュメント管理システム１０は、通信部１１、画面生成部１２、データ管理部１３、ワークフロー制御部１４、処理実行部１５、ＨＴＭＬ情報記憶部２１、ドキュメント情報記憶部２２、メタデータ記憶部２３、及び、ワークフロー情報記憶部２４、を有する。ドキュメント管理システム１０が有するこれらの機能は、図３に示したコンピュータ５００のＣＰＵ５０１がＨＤ５０４に保存されたプログラムを実行することで実現される機能又は手段である。また、ＨＴＭＬ情報記憶部２１、ドキュメント情報記憶部２２、メタデータ記憶部２３、及び、ワークフロー情報記憶部２４は、図３に示したコンピュータ５００のＨＤ５０４やＲＡＭ５０３等に構築される。ＨＴＭＬ情報記憶部２１、ドキュメント情報記憶部２２、メタデータ記憶部２３、及び、ワークフロー情報記憶部２４は、ドキュメント管理システム１０が有する場合に限らず、ネットワーク上にあればよい。

通信部１１は、端末装置５０又は電子契約システム３０と各種の情報を送受信する。本実施形態では、通信部１１は端末装置５０からドキュメントを受信し、各種の画面の画面情報を端末装置５０に送信する。通信部１１は、電子契約システム３０にドキュメントや処理要求を送信し、電子契約システム３０が処理した後のドキュメントとその識別情報を受信する。また、通信部１１が取り下げ要求を電子契約システム３０に送信し、電子契約システム３０からドキュメントのステータスに応じた応答を受信する。

画面生成部１２は、ＨＴＭＬ情報記憶部２１を参照して、端末装置５０が表示する各種の画面の画面情報を生成する。ＨＴＭＬ情報記憶部２１には、画面のひな形が保存されており、ひな形には各種のタグ、スクリプト言語のフォーマット、各タグの書式が予め設定されている。タグは、Ｗｅｂページに表示されるタイトル、文字、表、ラベル、ボタン等の配置を規定する。書式はＣＳＳ（Cascading Style Sheet）によりＨＴＭＬ文書の色、大きさ、又は、文字のフォント等を規定する。スクリプト言語のフォーマットは処理の内容を規定する。画面生成部１２は、このひな形を用いて後述する検索画面やドキュメント一覧画面等を表示するための画面情報を生成する。画面情報は、ＨＴＭＬ、ＸＭＬ、スクリプト言語、及びＣＳＳ等で記述されたプログラムであり、主にＨＴＭＬによりＷｅｂページの構造が規定され、スクリプト言語によりＷｅｂページの動作が規定され、ＣＳＳによりＷｅｂページのスタイルが規定される。なお、このようにＷｅｂページを動的に生成することで、サーバーとクライアントがインタラクティブに処理することを実現する仕組みをＷｅｂアプリという。Ｗｅｂアプリとは、Ｗｅｂブラウザ上で動作するプログラミング言語（たとえばJavaScript（登録商標））によるプログラムとＷｅｂサーバー側のプログラムが協調することによって動作し、Ｗｅｂブラウザ上で実行されるソフトウェア又はその仕組みを言う。

データ管理部１３は、端末装置５０から送信されたドキュメントをメタデータと対応付けて管理する。データ管理部１３は、ドキュメントの本体（ファイル）をドキュメント情報記憶部２２に保存し、メタデータをメタデータ記憶部２３に保存する。

ワークフロー制御部１４は、ワークフローの登録を受け付けると共に、ワークフロー情報記憶部２４を参照し、開始トリガの監視、及び、処理実行部１５の生成等を制御する。ワークフロー情報については後述する。

処理実行部１５は、ワークフローを実行するモジュールである。処理実行部１５はワークフローそのものと称してもよい。処理実行部１５は、ワークフロー制御部１４により動的に生成されるインスタンスである。処理実行部１５は、ワークフローの処理内容に応じた処理を自動的に実行する。処理実行部１５は、ドキュメントごとに個別モジュールとし独立して動作する。処理実行部１５の処理には、タスクのアサインや外部システムとのやり取りが含まれる。

図５は、ドキュメント情報記憶部２２に記憶されるドキュメント情報の一例を示す。ドキュメント情報は、各ドキュメントそのもの又はドキュメントの保存場所を表す。

・ドキュメントＩＤは、ドキュメントを一意に識別する識別情報である。ドキュメントＩＤは重複しなければファイル名でもよいし、ファイルパスやＵＲＬでもよい。ユーザーはドキュメントＩＤを使ってドキュメントにアクセスすることができる。

・ファイルパスは、各ドキュメントそのもの又はドキュメントの保存場所を表す。

図６は、メタデータ記憶部２３に記憶されるメタデータの一例を示す。メタデータは、各ドキュメントに付随して、ドキュメントを管理するための有用なデータである。以下、メタデータの各項目を説明する。なお、メタデータをデータのデータという場合がある。

・ドキュメントＩＤは、ドキュメント情報記憶部２２のドキュメントＩＤと同じものであり、ドキュメントを一意に識別する識別情報である。

・ファイル名はドキュメントのファイル名である。

・電子契約システムのドキュメントＩＤは、ドキュメント管理システム１０に登録されたドキュメントの、電子契約システム３０におけるドキュメントの識別情報である。該項目により、ドキュメント管理システム１０は、ドキュメント管理システム１０に登録されたドキュメントが、電子契約システム３０で処理された場合にどのドキュメントであるかを容易に特定できる。

・ドキュメント種類は、ドキュメントがどのような処理に使用されるものかを示す。電子契約システム３０が処理する場合、図示するように契約関連のドキュメント種類が多くなるが、あくまで一例である。

・契約開始日は、ドキュメントが契約に関するものである場合に、契約期間の開始日である。契約終了日は、同じく、契約期間の終了日である。ユーザーは契約開始日、契約終了日を変更できる。

・ステータスは、ドキュメントの状態を表す。例えば、有効、却下、取り下げ要求中などがある。
有効：電子契約システム３０で契約書の処理が進んでいる状態
却下：電子契約システム３０で契約書が却下された状態
取り下げ要求中：ユーザーが、有効のドキュメントを電子契約システム３０に対し取り下げ要求し、ドキュメント管理システム１０が却下（却下できない場合もある）に変更するまでの過渡的な状態。つまり、ユーザーが契約書などの取り下げを要求した場合にその状態がメタデータに一時的に設定される。

これらの状態はあくまで一例であり、別の状態があってもよいし、各状態の呼び名が異なってもよい。

なお、ユーザーはドキュメントの登録時に、Ｗｅｂページにおいて、ファイル名、ドキュメント種類、契約開始日、契約終了日等を編集できる。つまり、ユーザーはメタデータを登録できる。更に、メタデータ記憶部２３にどのような属性を登録するかをユーザーが設定できる。つまり、ユーザーはメタデータの項目を登録できる。これにより、ユーザーは検索に使用するドキュメントの属性をメタデータとして登録しておくことができる。したがって、メタデータ記憶部２３の項目は図示するものに限定されない。

また、メタデータはドキュメントごとに保存されるが、メタデータが存在しないドキュメントが存在してもよい。

図７は、ワークフロー情報記憶部２４に記憶されるワークフロー情報の一例を示す。ワークフロー情報は、ワークフローにより処理される一連の処理の内容を定義する。以下、ワークフロー情報の各項目を説明する。

・ワークフローＩＤはワークフローの識別情報である。一意性があればワークフローの名称が識別情報でもよい。

・開始トリガは、ワークフロー制御部１４が処理実行部１５を生成する（すなわち、処理実行部１５がワークフローを開始する）条件である。この開始トリガを満たすイベントが発生すると、処理実行部１５が自動的にワークフローの実行を開始する。したがって、ユーザーは明示的にワークフローを指定して実行を開始する必要がない。図示する開始トリガは一例に過ぎず、開始トリガが定期実行のワークフロー、開始トリガが決まったファイル名の登録のワークフロー等があってもよい。

・フロー１、フロー２は、処理実行部１５がワークフローの中で行う一連の処理を順番に示す。フロー１が一番目の処理であり、フロー２が二番目の処理を示す。図７では処理の数が２つだが、処理の数はいくつでもよいし、ワークフローによって異なってよい。

例えば、ワークフローＩＤ＝１のワークフローでは、ドキュメントの変更を開始トリガに、Ａさんの審査処理、Ｂさんの承認処理が行われることを表している。ワークフローＩＤ＝２のワークフローでは、ドキュメントの新規保存を開始トリガに、電子契約システム３０にドキュメントを送信する処理が行われることを表している。ワークフローＩＤ＝３のワークフローでは、メタデータの「ステータス」を「取り下げ要求中」に変更することを開始トリガに、電子契約システム３０にドキュメントの取り下げ要求する処理が行われることを表している。

＜＜電子契約システム＞＞
図４に戻って説明する。電子契約システム３０は、通信部３１、電子署名部３２、ステータス情報記憶部３８、ドキュメント情報記憶部３９、及び、ステータス変更対応情報記憶部４０を有する。電子契約システム３０が有するこれらの機能は、図３に示したコンピュータ５００のＣＰＵ５０１がＨＤ５０４に保存されたプログラムを実行することで実現される機能又は手段である。また、ステータス情報記憶部３８、ドキュメント情報記憶部３９、及び、ステータス変更対応情報記憶部４０は、図３に示したコンピュータ５００のＨＤ５０４やＲＡＭ５０３等に構築される。ステータス情報記憶部３８、ドキュメント情報記憶部３９、及び、ステータス変更対応情報記憶部４０は、電子契約システム３０が有するほか、ネットワーク上にあればよい。

通信部３１は、主に端末装置５０と各種の情報を送受信する。本実施形態では、通信部３１は、ドキュメント管理システム１０からドキュメントを受信し、電子契約システム３０が処理した後のドキュメントとその識別情報をドキュメント管理システム１０に送信する。通信部３１は、ドキュメント管理システム１０からドキュメントに対する処理の取り下げ要求を受信し、ドキュメントのステータスに応じた応答を返す。

電子署名部３２は、契約に関する一連の処理や、契約が完了したことを証明する電子署名をドキュメントに付与したりする。電子署名部３２は、契約等に使用したドキュメントをドキュメント情報記憶部３９で管理し、各ドキュメントのステータスをステータス情報記憶部３８で管理する。電子署名はあくまで一例であって、電子契約システム３０に相当する第二のシステムは、タイムスタンプを付与したり、ドキュメントのノイズを除去したり、電子透かしを作成したりする。

図８は、電子契約システム３０のドキュメント情報記憶部３９に記憶されるドキュメント情報の一例を示す。ドキュメント情報は、各ドキュメントそのもの又はドキュメントの保存場所を表す。

・ドキュメントＩＤは、電子契約システム３０においてドキュメントを一意に識別する識別情報である。ドキュメントＩＤは重複しなければファイル名でもよいし、ファイルパスでもよい。ユーザーはドキュメントＩＤを使ってドキュメントにアクセスすることができる。同じドキュメントであっても、電子契約システム３０のドキュメントＩＤは、ドキュメント管理システム１０におけるドキュメントＩＤとは異なる場合が多い。

・ファイルパスは、各ドキュメントそのもの又はドキュメントの保存場所を表す。

図９は、電子契約システム３０のステータス情報記憶部３８に記憶されるステータス情報の一例を示す。ステータス情報は、ドキュメントごとにそのステータス（状態）を示す。例えば以下の状態が存在する。これらの状態はあくまで一例であり、別の状態があってもよいし、各状態の呼び名が異なってもよい。
下書き中：電子契約システム３０上にアップロードしただけで、電子契約システム３０上での合意処理に入っていない状態
契約先確認中：電子契約システム３０上で合意処理に入り、契約先の合意を待っている状態（契約処理が開始してから、終了するまでの状態）
合意済み：契約先との合意が締結している状態
却下：電子契約システム３０に送信されたドキュメントの処理が取り下げられた状態
図１０は、ステータス変更対応情報記憶部４０に記憶されるステータス変更対応情報の一例を示す。ステータス変更対応情報は、電子契約システム３０における現在のステータス別に、「取り下げ要求に対する結果」と「電子契約システム３０内での結果通知後の処理」を示す。これは、電子契約システム３０におけるドキュメントの処理状況（進捗）によっては、電子契約システム３０によるドキュメントの処理の取り下げや、ステータスの変更が困難な場合があるためである。

図１０に示すように、電子署名部３２は、取り下げ要求に対して「削除済」、「取り下げ済」、「取り下げ不可」の３パターンのステータスをドキュメント管理システム１０に返す。

・電子契約システムにおけるドキュメントのステータスが下書き中の場合
電子署名部３２は「削除済」をドキュメント管理システム１０に返す。下書き中は、電子契約システム３０が行う合意処理の前である。また、契約が取り下げられたので、ドキュメントも不要になる。電子契約システム３０上で処理していないものは履歴として残す必要がないためステータスを「削除済」にする。電子署名部３２はドキュメントを削除する。なお、電子契約システム３０がドキュメントを削除せずに、ステータスのみを変更してもよい。

・電子契約システムにおけるドキュメントのステータスが契約先確認中の場合
電子署名部３２は、「取り下げ済」をドキュメント管理システム１０に返す。「取り下げ済」とは、電子契約システム３０における処理を取り消したという意味である。電子契約システム３０上での処理が始まったドキュメントは、合意前でも履歴を残すためにファイル自体を削除できないため、「取り下げ済」を返す。電子署名部３２はステータスを「却下」に変更する。なお、電子契約システム３０が取り下げ済を応答せずに、取り下げ不可を応答してもよい。

・電子契約システムにおけるドキュメントのステータスが合意済みの場合
電子署名部３２は、「取り下げ不可」をドキュメント管理システム１０に返す。ドキュメントに基づいて合意済みの場合、取り下げできないので、電子契約システム３０は「取り下げ不可」を返す。電子署名部３２はステータスについては何もしない。

・電子契約システムにおけるドキュメントのステータスが却下の場合
電子署名部３２は、「取り下げ済」をドキュメント管理システム１０に返す。電子契約システム３０において処理を取り下げ済の場合（つまり、再度、取り下げ要求があったような場合）、「取り下げ済」が返される。電子署名部３２はステータスについては何もしない。

＜＜端末装置＞＞
端末装置５０は、通信部５１、表示制御部５２、及び、操作受付部５３を有する。これら各機能部は、端末装置５０にインストールされた１以上のプログラムに含まれる命令を図３に示したＣＰＵ５０１が実行することで実現される機能又は手段である。なお、このプログラムはＷｅｂブラウザでもよいし、専用のアプリケーションでもよい。

通信部５１は、主にドキュメント管理システム１０との間で各種の情報を送受信する。本実施形態では、通信部５１は、各種の画面情報等をドキュメント管理システム１０から受信し、ドキュメントやユーザーの入力内容をドキュメント管理システム１０に送信する。

表示制御部５２は、各種の画面の画面情報を解釈してディスプレイ５０６に表示する。操作受付部５３は、ディスプレイ５０６に表示された各種画面に対するユーザーの各種操作を受け付ける。

＜登録の処理の手順＞
次に、図１１を参照して、ドキュメント管理システムがドキュメントの登録を受け付け、ステータスの変更を電子契約システム３０に反映する手順を説明する。図１１は、ドキュメント管理システム１０がステータスの変更を電子契約システム３０に反映する手順を示すシーケンス図の一例である。

S1：ドキュメント管理システム１０が起動したり、ワークフロー情報記憶部２４のワークフロー情報が更新されたりすると、ワークフロー制御部１４が、ワークフロー情報記憶部２４からワークフロー情報を取得する。管理者の操作でこの処理が行われてもよい。

S2：ユーザーは端末装置５０を操作して、ドキュメントの一例である契約書を作成する。ファイルの形式は問われないが、例えばＰＤＦやＷｏｒｄ（登録商標）等、汎用的な形式でも所定のアプリケーションの形式でもよい。なお、ドキュメントの作成をドキュメント管理システム１０が支援してもよい。この場合、端末装置５０は、ドキュメント管理システム１０が提供するＷｅｂアプリを実行し、Ｗｅｂアプリの誘導に従って文字等を入力したり選択したりすると所望のドキュメントを作成できる。

S3：次に、端末装置５０は、画面生成部１２が生成したドキュメント登録画面を表示し、ユーザーがこのドキュメント登録画面から契約書を情報処理システム１００に送信する。ドキュメント登録画面の一例を図１５（ａ）に示す。ユーザーはドキュメント登録画面で、契約書を情報処理システム１００に送信する操作を端末装置５０に入力する。

また、端末装置５０が契約書を情報処理システム１００に送信すると、画面生成部１２がメタデータ設定画面を生成して、通信部１１がメタデータ設定画面の画面情報を端末装置５０に送信する。端末装置５０の通信部５１がメタデータ設定画面の画面情報を受信し、表示制御部５２がメタデータ設定画面を表示する。メタデータ設定画面の一例を図１５（ｂ）に示す。ユーザーは所望のメタデータの項目を設定し、値を入力する。端末装置５０の操作受付部５３が操作を受け付けて、通信部５１がメタデータをドキュメント管理システム１０に送信する。端末装置５０がメタデータを送信することなく（又は、メタデータを送信した上で更に）、ドキュメント管理システム１０側でメタデータを抽出してもよい。

S4：ドキュメント管理システム１０の通信部１１が契約書とメタデータを受信し、画面生成部１２はデータ管理部１３に契約書とメタデータの保存を要求する。

S5：データ管理部１３は、契約書をドキュメント情報記憶部２２に保存する。データ管理部１３は、戻り値として保存したドキュメントＩＤ＝「００１」を取得する。

S6：データ管理部１３は、メタデータのドキュメントＩＤに「００１」を設定する。また、データ管理部１３は、契約開始日や契約終了日などをメタデータ記憶部２３に保存する。

図１２は、ステップS6の処理後のメタデータを示す。なお、図１２の説明では主に図６との装置を説明する。図１２に示すように、ドキュメントの登録直後は、ドキュメントＩＤ、ドキュメント種類、契約開始日、契約終了日、及び、ステータス（有効）が登録される。なお、ステータス（有効）は初期値である。

S7：図１１に戻って説明する。データ管理部１３は、ドキュメントＩＤ＝「００１」を指定して、ワークフロー制御部１４にドキュメントが新たに保存されたことを通知する。ワークフローの開始トリガを満たすかどうかをワークフロー制御部１４が判断するためである。

S8：ワークフロー制御部１４はワークフロー情報記憶部２４の開始トリガを順番に参照し、開始トリガを満たしているか否かを判断する。説明のため、開始トリガを満たしているものとして説明する。なお、ドキュメントやイベントが複数のワークフローの開始トリガを満たす場合、ワークフロー制御部１４は同時に処理実行部１５を生成してもよいし、順番に処理実行部１５を生成してもよい。以下では、ワークフローＩＤ＝２の開始トリガを満たす場合を説明する。

S9：開始トリガを満たしている場合、ワークフロー制御部１４は、ドキュメントＩＤ＝「００１」のドキュメントを処理するための処理実行部１５を生成する。したがって、処理実行部１５とドキュメントＩＤ＝「００１」が対応付けられる。

S10：処理実行部１５は、ワークフロー情報の１つめの処理（フロー１）を実行するため、データ管理部１３に、ドキュメントＩＤ＝「００１」のドキュメントの取得を要求する。

S11：データ管理部１３は、ドキュメントＩＤ＝「００１」のドキュメントをドキュメント情報記憶部２２から取得する。

S12：データ管理部１３は、処理実行部１５にドキュメントそのもの又はドキュメントの保存場所を通知する。

S13：処理実行部１５は、当該ワークフローに応じた処理を行うので、通信部１１を介して、取得したドキュメントを電子契約システム３０に送信する。

S14：電子契約システム３０の通信部３１はドキュメントを受信し、電子署名部３２がドキュメントをドキュメント情報記憶部３９に保存する。電子署名部３２は戻り値として、電子契約システム３０上で管理されているドキュメントＩＤ＝「００Ａ」を取得する。

S15：電子契約システム３０の通信部３１はドキュメントＩＤ＝「００Ａ」をドキュメント管理システム１０に送信する。

S16：ドキュメント管理システム１０の通信部１１は電子契約システム３０におけるドキュメントＩＤ＝「００Ａ」を受信し、処理実行部１５は、ドキュメントＩＤ＝「００Ａ」を指定してメタデータに「００Ａ」の保存をデータ管理部１３に要求する。

S17：データ管理部１３は、ドキュメントＩＤ＝「００１」に対応付けて、ドキュメントＩＤ＝「００Ａ」をメタデータ記憶部２３に保存する。

図１３は、ステップS17の処理後のメタデータを示す。なお、図１３の説明では主に図１２との装置を説明する。図１３に示すように、電子契約システム３０における識別情報に「００Ａ」が設定される。

S18：図１１に戻って説明する。次に、ユーザーが端末装置５０を操作してドキュメント管理システム１０に登録済みのドキュメントのステータスを変更する。例えば、ドキュメントの間違いに気づいたり、契約が不要になったりする場合、ユーザーがドキュメントに対する処理の取り下げを要求できる。

端末装置５０は、画面生成部１２が生成したステータス設定画面を表示し、ユーザーがこのステータス設定画面に対しステータスの変更要求を入力する。ステータス設定画面、ステータス設定画面に遷移するまでの検索画面、及び、ドキュメント一覧画面を図１６～図１８に示す。

端末装置５０の操作受付部５３が操作を受け付けて、通信部５１がドキュメントＩＤ＝「００１」と変更後のステータスをドキュメント管理システム１０に送信する。ここでは、ユーザーがステータスを「取り下げ要求中」に変更する。

S19：ドキュメント管理システム１０の通信部１１はステータスの変更要求を受信し、画面生成部１２がステータスの変更要求をデータ管理部１３に渡す。

S20：データ管理部１３は、ドキュメントＩＤ＝「００１」で特定されるメタデータのステータスを「取り下げ要求中」に変更する。

図１４は、ステップS20の処理後のメタデータを示す。なお、図１４の説明では主に図１３との装置を説明する。図１４に示すように、メタデータのステータスが「取り下げ要求中」に変更された。

S21：図１１に戻って説明する。データ管理部１３は、ドキュメントＩＤ＝「００１」を指定して、ワークフロー制御部１４にステータスの変更（取り下げ要求）を通知する。ワークフローの開始トリガを満たすかどうかをワークフロー制御部１４が判断するためである。

S22：ワークフロー制御部１４はワークフロー情報記憶部２４の開始トリガを順番に参照し、開始トリガを満たしているか否かを判断する。説明のため、開始トリガを満たしているものとして説明する。以下では、ワークフローＩＤ＝３の開始トリガを満たす場合を説明する。

S23：開始トリガを満たしている場合、ワークフロー制御部１４は、ドキュメントＩＤ＝「００１」のドキュメントを処理するための処理実行部１５を生成する。したがって、処理実行部１５とドキュメントＩＤ＝「００１」が対応付けられる。

S24：処理実行部１５は、ワークフロー情報の１つめの処理（フロー１）を実行するため、データ管理部１３に、ドキュメントＩＤ＝「００１」のメタデータ（電子契約システム３０におけるドキュメントＩＤ＝「００Ａ」）を要求する。

S25：データ管理部１３は、ドキュメントＩＤ＝「００１」に対応付けられている、電子契約システム３０におけるドキュメントＩＤ＝「００Ａ」を取得する。

S26：データ管理部１３は、処理実行部１５に電子契約システム３０におけるドキュメントＩＤ＝「００Ａ」を通知する。

S27：処理実行部１５は、通信部１１を介して、ドキュメントＩＤ＝「００Ａ」を指定してステータスの取得を電子契約システム３０に要求する。

S28：電子契約システム３０の通信部３１はステータスの取得要求を受信し、電子署名部３２がドキュメントＩＤ＝「００Ａ」で特定されるドキュメントのステータスをステータス情報記憶部３８から取得する。

S29：また、処理実行部１５は、通信部１１を介して、ドキュメントＩＤ＝「００Ａ」を指定してステータスの変更（取り下げ要求）を電子契約システム３０に送信する。

S30：電子契約システム３０の通信部３１はステータスの変更要求を受信し、電子署名部３２がドキュメントＩＤ＝「００Ａ」で特定されるドキュメントの取り下げ結果（電子契約システム３０からの応答）を送信する。

電子署名部３２は、図１０に基づいて、該当するドキュメントのステータスに基づいて取り下げの却下、取り下げ不可等を判断し、その結果をドキュメント管理システム１０に通知する。また、電子署名部３２は、必要に応じて電子契約システム３０内で処理を実施する。ステップS30の処理の詳細を図２２にて説明する。

S31：電子契約システム３０の通信部３１は、ドキュメントのステータスに基づく応答（削除済、取り下げ済、取り下げ不可）をドキュメント管理システム１０に送信する。ステップS31の処理の詳細を図２０にて説明する。

＜＜画面例＞＞
図１５（ａ）は端末装置５０が表示するドキュメント登録画面２５０の一例である。ドキュメント登録画面２５０は、ファイル名欄２５１、参照ボタン２５２、及び、保存ボタン２５３を有している。ユーザーは参照ボタン２５２を押下して、ＨＤ５０４等に保存したドキュメントを選択する。選択したドキュメントのファイル名がファイル名欄２５１に表示される。ユーザーが保存ボタン２５３を押下すると、端末装置５０がファイル名欄２５１のドキュメントをドキュメント管理システム１０に送信する。

図１５（ｂ）は端末装置５０が表示するメタデータ設定画面２６０の一例である。メタデータ設定画面２６０は、ドキュメント種類欄２６１、契約開始日欄２６２、及び、契約終了日欄２６３を有している。

・ドキュメント種類欄２６１は、メタデータの一項目として、ドキュメント種類をユーザーが入力するための欄である。

・契約開始日欄２６２は、メタデータの一項目として、契約開始日をユーザーが入力するための欄である。表示制御部５２がカレンダーを表示して、操作受付部５３が特定の日にちをユーザーから受け付けてよい。

・契約終了日欄２６３は、メタデータの一項目として、契約終了日をユーザーが入力するための欄である。表示制御部５２がカレンダーを表示して、操作受付部５３が特定の日にち又は範囲をユーザーから受け付けてよい。

ユーザーがメタデータを設定し確定ボタン２６４を押下することで、端末装置５０がメタデータをドキュメント管理システム１０に送信する。

図１６は、端末装置５０が表示する検索画面２１０の一例を示す。ユーザーが端末装置５０を操作して端末装置５０を情報処理システム１００に接続させる。情報処理システム１００の画面生成部１２はユーザー操作に応じて、検索画面を生成し、通信部１１が端末装置５０に検索画面の画面情報を送信する。

検索画面２１０は、ドキュメント種類欄２１１、契約開始日欄２１２、契約終了日欄２１３、及び、検索ボタン２１４を有している。

・ドキュメント種類欄２１１は、メタデータの項目のドキュメント種類を検索するための検索キーをユーザーが入力するための欄である。

・契約開始日欄２１２は、メタデータの項目の契約開始日を検索するための検索キーをユーザーが入力するための欄である。表示制御部５２がカレンダーを表示して、操作受付部５３が特定の日にち又は範囲をユーザーから受け付けてよい。

・契約終了日欄２１３は、メタデータの項目の契約終了日を検索するための検索キーをユーザーが入力するための欄である。表示制御部５２がカレンダーを表示して、操作受付部５３が特定の日にち又は範囲をユーザーから受け付けてよい。

・検索ボタン２１４は、端末装置５０が検索要求（ドキュメントの一覧）をドキュメント管理システム１０に送信するためのボタンである。

なお、図１６は一例に過ぎず、ファイル名の入力欄やフリーキーワードの入力欄があってもよい。ドキュメントＩＤの入力欄があってもよい。検索ボタン２１４が押下されると、ドキュメント一覧画面２２０に遷移する。

図１７は、端末装置５０が表示するドキュメント一覧画面２２０の一例を示す図である。ドキュメント一覧画面２２０は、検索に適合したドキュメントのファイル名２２１、ドキュメント種類２２２、契約開始日２２３、及び、契約終了日２２４の各項目を有している。すなわち、ドキュメント一覧画面２２０は、メタデータ記憶部２３のメタデータの項目の少なくとも一部を、検索に適合したレコード（１行）ごとに表示する。図１７では、ドキュメント種類が全て「基本契約」となっているので、検索画面２１０でユーザーがドキュメント種類欄に「基本契約」という検索キーを入力したと考えられる。

各ドキュメントにはステータス変更ボタン２２６が表示される。ユーザーがステータスを変更したいドキュメントのステータス変更ボタン２２６を押下すると、端末装置５０はステータス設定画面を表示する。ドキュメント一覧画面２２０からステータス設定画面への遷移は、端末装置５０側で行っても、ドキュメント管理システム１０が行ってもよい。

なお、ユーザーが１つ以上のドキュメントを選択し、開くボタン２２５を押下した場合、選択されたドキュメントのファイル本体を端末装置５０が表示できる。

図１８は、端末装置５０が表示するステータス設定画面２３０の一例である。ステータス設定画面２３０は、一例として、ドキュメント種類欄２３１、契約開始日欄２３２、契約終了日欄２３３、及び、ステータス欄２３４を有している。ドキュメント種類欄２３１、契約開始日欄２３２、契約終了日欄２３３については、ドキュメント一覧画面２２０と同様、ユーザーが変更後の値を設定できる。

ステータス欄２３４には現在のステータスが表示されると共に、ユーザーが選択しうるステータス（有効、却下、取り下げ要求中）がプルダウンメニューで選択可能である。ユーザーは、ステータスを変更して、確定ボタン２３５を押下する。これによりステップS18以降の処理が開始される。

＜ドキュメント管理システム側の処理＞
図１９は、取り下げ結果（電子契約システム３０からの応答）に対するドキュメント管理システム１０が行う処理の一覧を示す。本実施形態の取り下げ結果は、図１０で説明したように削除済、取り下げ済、又は、取り下げ不可のいずれかである。

・取り下げ結果が「削除済」の場合は、電子契約システム３０内のファイルが削除されているため、同期をとるためにドキュメント管理システム１０でもドキュメントを削除する。

・取り下げ結果が「取り下げ済」の場合は、電子契約システム３０内でファイルは削除されておらず、ステータスだけ変更されている。そのため、ドキュメント管理システム１０は、ドキュメントを削除しないでメタデータだけを変更する。したがって、ドキュメント管理システム１０では、ステータスが「取り下げ要求中」から「却下」に変更される。

・取り下げ結果が「取り下げ不可」の場合は、電子契約システム３０内でドキュメントのステータスが却下にならないため、ドキュメント管理システム１０でのメタデータもそれに応じて「有効」に変更する。したがって、ドキュメント管理システム１０では、ステータスが「取り下げ要求中」から「有効」に変更される。

図２０は、ドキュメント管理システム１０が電子契約システム３０からの応答（取り下げ結果）に応じて行うドキュメント又はステータスに対する処理を説明するフローチャート図である。図２０の処理は、図１１のステップS31における処理である。

データ管理部１３は、電子契約システム３０からの応答が「削除済」か否かを判断する（Ｓ１０１）。

ステップＳ１０１の判断がＹｅｓの場合、データ管理部１３はドキュメントＩＤで特定されるドキュメントを削除する（Ｓ１０２）。データ管理部１３はドキュメントの削除に伴いメタデータも削除する。

ステップＳ１０１の判断がＮｏの場合、データ管理部１３は、電子契約システム３０からの応答が「取り下げ済」か否かを判断する（Ｓ１０３）。

ステップＳ１０３の判断がＹｅｓの場合、データ管理部１３はドキュメントＩＤで特定されるドキュメントのステータスを「却下」に変更する（Ｓ１０４）。すなわち、データ管理部１３は、電子契約システム３０による処理が開始し、終了する前の状態である場合（契約先確認中）、ドキュメントのステータス、処理が取り下げられた旨の「却下」に設定する。

ステップＳ１０３の判断がＮｏの場合、データ管理部１３はドキュメントＩＤで特定されるドキュメントのステータスを「有効」に変更する（Ｓ１０５）。

こうすることで、ドキュメント管理システム１０は電子契約システム３０における契約の状態に応じてドキュメントのステータスを変更できる。

＜＜ドキュメントの表示例＞＞
ドキュメント管理システム１０におけるメタデータのステータスが「却下」の場合は、ドキュメント管理システム１０は、ユーザーがステータスを判別できるようにドキュメントを表示する。

図２１は、端末装置５０が表示するステータス別のドキュメント一覧画面２４０を示す図である。図２１の説明では、主に図１７との相違を説明する。図２１では、ドキュメント一覧画面２４０は、有効ドキュメント欄２４１と却下ドキュメント欄２４２を有している。有効ドキュメント欄２４１には、ステータスが「有効」のドキュメントが表示され、却下ドキュメント欄２４２には、ステータスが「却下」のドキュメントが表示される。ドキュメント一覧画面２４０では、ドキュメントのステータスに基づいて、ドキュメントが区別された態様で表示される。

なお、図２１では、有効と却下の２つでドキュメントが区分されているが、取り下げ要求中のドキュメントがあれば、取り下げ要求中のドキュメントも区分して表示される。

したがって、ユーザーは、ドキュメントがどの欄に表示されるかによって、ドキュメントのステータスを把握できる。

＜取り下げ要求に対する電子契約システムの処理＞
図２２を参照して、取り下げ要求に対する電子契約システム３０の処理について説明する。電子契約システム３０は、図１０のステータス変更対応情報に基づいて取り下げ結果をドキュメント管理システム１０に通知し、ドキュメントを削除したりステータスを変更したりする。

図２２は、取り下げ要求に対する電子契約システム３０の処理を説明するフローチャート図である。この処理は図１１のステップS30にて実行される。

電子契約システム３０の電子署名部３２は、取り下げ要求されたドキュメントのステータスが下書き中か否かを判断する（Ｓ２０１）。

ステップＳ２０１の判断がＹｅｓの場合、電子署名部３２は、通信部３１を介して、削除という取り下げ結果をドキュメント管理システム１０に送信する（Ｓ２０２）。

また、電子署名部３２は、取り下げ要求されたドキュメントをドキュメント情報記憶部３９から削除し、ステータスをステータス情報記憶部３８から削除する（Ｓ２０３）。

ステップＳ２０１の判断がＮｏの場合、電子契約システム３０の電子署名部３２は、取り下げ要求されたドキュメントのステータスが契約先確認中か否かを判断する（Ｓ２０４）。

ステップＳ２０４の判断がＹｅｓの場合、電子署名部３２は、通信部３１を介して、却下という取り下げ結果をドキュメント管理システム１０に送信する（Ｓ２０５）。

また、電子署名部３２は、取り下げ要求されたドキュメントのステータス情報記憶部３８におけるステータスを却下に変更する（Ｓ２０６）。

ステップＳ２０４の判断がＮｏの場合、電子契約システム３０の電子署名部３２は、取り下げ要求されたドキュメントのステータスが合意済みか否かを判断する（Ｓ２０７）。

ステップＳ２０７の判断がＹｅｓの場合、電子署名部３２は、通信部３１を介して、取り下げ不可という取り下げ結果をドキュメント管理システム１０に送信する（Ｓ２０８）。

ステップＳ２０７の判断がＮｏの場合、電子契約システム３０の電子署名部３２は、取り下げ要求されたドキュメントのステータスが却下か否かを判断する（Ｓ２０９）。

ステップＳ２０９の判断がＹｅｓの場合、電子署名部３２は、通信部３１を介して、却下という取り下げ結果をドキュメント管理システム１０に送信する（Ｓ２１０）。

このように、電子契約システム３０は取り下げ要求されたドキュメントのステータスに応じた処理を実行できる。

＜主な効果＞
以上説明したように、ドキュメント管理システム１０は、ドキュメント管理システム１０におけるドキュメントの識別情報と電子契約システム３０におけるドキュメントの識別情報を対応付けて管理することで、ユーザーが、ドキュメント管理システム１０でドキュメントに対し行った処理を、電子契約システム３０に反映させることができる。ドキュメント管理システム１０は、電子契約システム３０におけるドキュメントのステータスに応じて、ドキュメントに関する処理を行うので、電子契約システム３０によるドキュメントへの処理の進捗に対し齟齬がないように処理を実行できる。

＜その他の適用例＞
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何ら限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。

例えば、本実施形態では、ワークフローの実行過程でドキュメント管理システム１０と電子契約システム３０とが連携し、ドキュメントＩＤが紐付けられているが、ドキュメント管理システム１０がワークフローを実行しなくてもよい。例えば、ユーザーがドキュメント管理システム１０と電子契約システム３０に対する処理を順番に指示してもよい。

また、ドキュメント管理システム１０が送信したドキュメントが１つでも、電子契約システム３０が処理することで複数のドキュメントが生成されてよい。この場合、電子契約システム３０が生成した各ドキュメントに識別情報が付与される。

また、ワークフローが実行される場合、ワークフローには、ドキュメントのＯＣＲ→クラウドストレージへの保存を行うもの、メールやＦＡＸの受信→クラウドストレージへの保存を行うもの等、種々のワークフローが存在する。ワークフローは、各処理をユーザーが設定することで生成できる。

また、本実施形態では、第二のシステムとして、電子契約システム３０、タイムスタンプシステム、ノイズ除去システム、電子透かしシステムを挙げたが、第二のシステムは、クラウドストレージ、ＯＣＲ、翻訳、音声認識など、種々のシステムがある。

また、本実施形態では、ドキュメント管理システム１０におけるステータスの変更により、電子契約システム３０への処理の変更要求をドキュメント管理システム１０が受け付けている。しかし、ドキュメント管理システム１０は、電子契約システム３０への処理の変更要求を直接、受け付け、電子契約システム３０に処理の変更を要求し、電子契約システム３０からの応答に応じて、ドキュメント管理システム１０のドキュメントに関する処理を実行してもよい。

また、図４などの構成例は、ドキュメント管理システム１０、電子契約システム３０、及び、端末装置５０による処理の理解を容易にするために、主な機能に応じて分割したものである。処理単位の分割の仕方や名称によって本願発明が制限されることはない。ドキュメント管理システム１０、電子契約システム３０、及び、端末装置５０の処理は、処理内容に応じて更に多くの処理単位に分割することもできる。また、１つの処理単位が更に多くの処理を含むように分割することもできる。

また、実施例に記載された装置群は、本明細書に開示された実施形態を実施するための複数のコンピューティング環境のうちの１つを示すものにすぎない。ある実施形態では、ドキュメント管理システム１０は、サーバクラスタといった複数のコンピューティングデバイスを含む。複数のコンピューティングデバイスは、ネットワークや共有メモリなどを含む任意のタイプの通信リンクを介して互いに通信するように構成されており、本明細書に開示された処理を実施する。

更に、ドキュメント管理システム１０は、本実施形態で開示された処理ステップ、例えば図１１を様々な組み合わせで共有するように構成できる。ドキュメント管理システム１０は、１つのサーバー装置にまとめられていても良いし、複数の装置に分けられていても良い。

上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC(Application Specific Integrated Circuit)、DSP（Digital Signal Processor）、FPGA（Field Programmable Gate Array）や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。

１０ ドキュメント管理システム
３０ 電子契約システム
５０ 端末装置
１００ 情報処理システム

特開２００８‐２５９２１１号公報

Claims (15)

1. 端末装置及び第二のシステムとネットワークを介して通信可能な第一のシステムを有する情報処理システムであって、
   前記第一のシステムは、
   前記端末装置から電子データを受信する通信部と、
   前記電子データと、該電子データを識別する第一の識別情報と、を記憶部に記憶するデータ管理部と、を有し、
   前記通信部は、受信した前記電子データ又は該電子データの保存場所を前記第二のシステムに送信し、該第二のシステムから、該第二のシステムが該電子データを識別する第二の識別情報を受信し、
   前記データ管理部は、前記第二の識別情報を、前記第一の識別情報と対応付けて前記記憶部に記憶し、
   前記第一のシステムは、
   前記通信部が受信した前記電子データに対する処理を前記第二のシステムに要求する処理実行部、を更に有し、
   前記データ管理部は、前記端末装置から受信した処理の変更要求に対する、前記第二のシステムからの応答に応じて、当該応答に含まれる前記第二の識別情報で特定される前記電子データのステータスを変更することを特徴とする情報処理システム。
2. 前記応答は、前記第二のシステムにおける前記電子データの状態に基づいて決定され、
   前記データ管理部は、前記第二のシステムにおける前記電子データの状態に応じて、前記電子データに関する処理を実行することを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
3. 前記データ管理部は、前記第二のシステムにおける前記電子データの状態と同じ状態に、前記電子データの状態を変更することを特徴とする請求項２に記載の情報処理システム。
4. 前記処理の変更要求は、前記第二のシステムにおける前記電子データの処理の取り下げであり、
   前記第二のシステムにおける前記電子データの状態が、前記第二のシステムによる処理が終了した状態である場合、
   前記データ管理部は、前記第一のシステムにおける前記電子データの状態を、前記第二のシステムで前記電子データの処理が進んでいる旨の「有効」に設定することを特徴とする請求項２に記載の情報処理システム。
5. 前記処理の変更要求は、前記第二のシステムにおける前記電子データの処理の取り下げであり、
   前記第二のシステムにおける前記電子データの状態が、前記第二のシステムによる処理が開始する前の状態である場合、
   前記データ管理部は、前記第一のシステムにおける前記電子データを削除することを特徴とする請求項２に記載の情報処理システム。
6. 前記処理の変更要求は、前記第二のシステムにおける前記電子データの処理の取り下げであり、
   前記第二のシステムにおける前記電子データの状態が、前記第二のシステムによる処理が開始し、終了する前の状態である場合、
   前記データ管理部は、前記第一のシステムにおける前記電子データの状態を、処理が取り下げられた旨の「却下」に設定することを特徴とする請求項２に記載の情報処理システム。
7. 前記処理の変更要求は、前記第二のシステムにおける前記電子データの処理の取り下げであり、
   前記応答が、前記第二のシステムにおける前記電子データの処理の取り下げが不可である旨の場合、
   前記第一のシステムにおける前記電子データの状態を「有効」に設定することを特徴とする請求項４に記載の情報処理システム。
8. 前記処理の変更要求は、前記第二のシステムにおける前記電子データの処理の取り下げであり、
   前記応答が、前記電子データを削除する旨である場合、
   前記データ管理部は、前記第一のシステムにおける前記電子データを削除することを特徴とする請求項５に記載の情報処理システム。
9. 前記処理の変更要求は、前記第二のシステムにおける前記電子データの処理の取り下げであり、
   前記応答が、前記電子データに対する処理が取り下げられた旨の「取り下げ済」である場合、
   前記データ管理部は、前記第一のシステムにおける前記電子データの状態を、処理が取り下げられた旨の「却下」に設定することを特徴とする請求項６に記載の情報処理システム。
10. 前記第二のシステムは、前記処理の変更要求を受信した場合、前記第二のシステムにおける前記電子データの状態に応じて、前記電子データに関する処理を実行することを特徴とする請求項１～９のいずれか１項に記載の情報処理システム。
11. 前記第一のシステムは、
    端末装置から前記電子データの一覧を要求された場合、前記第一のシステムにおける前記電子データの状態により前記電子データを区別した態様の画面を作成し、
    前記端末装置は、前記電子データの状態に基づいて前記電子データを区別して前記電子データの一覧を表示することを特徴とする請求項１～１０のいずれか１項に記載の情報処理システム。
12. 前記第一のシステムは、一連の処理を順番に実行するワークフローを実行するものであり、
    前記ワークフローを開始する条件を満たしたか否かを判断するワークフロー制御部を有し、
    前記通信部が端末装置から前記処理の変更要求を受信した場合、前記ワークフロー制御部が前記ワークフローを実行すると判断し、
    前記処理実行部は、前記ワークフローとして、前記処理の変更要求を前記第二のシステムに送信し、
    前記第二のシステムからの応答に応じて、前記電子データに関する処理を実行することを特徴とする請求項１～１１のいずれか１項に記載の情報処理システム。
13. 端末装置及び第二のシステムとネットワークを介して通信可能なシステムであって、
    前記端末装置から電子データを受信する通信部と、
    前記電子データと、該電子データを識別する第一の識別情報と、を記憶部に記憶するデータ管理部と、を有し、
    前記通信部は、受信した前記電子データ又は該電子データの保存場所を前記第二のシステムに送信し、該第二のシステムから、該第二のシステムが該電子データを識別する第二の識別情報を受信し、
    前記データ管理部は、前記第二の識別情報を、前記第一の識別情報と対応付けて前記記憶部に記憶し、
    前記通信部が受信した前記電子データに対する処理を前記第二のシステムに要求する処理実行部、を更に有し、
    前記データ管理部は、前記端末装置から受信した処理の変更要求に対する、前記第二のシステムからの応答に応じて、当該応答に含まれる前記第二の識別情報で特定される前記電子データのステータスを変更することを特徴とするシステム。
14. 端末装置及び第二のシステムとネットワークを介して通信可能なシステムが行うデータ処理方法であって、
    通信部が、前記端末装置から電子データを受信するステップと、
    データ管理部が、前記電子データと、該電子データを識別する第一の識別情報と、を記憶部に記憶するステップと、
    前記通信部が、受信した前記電子データ又は該電子データの保存場所を前記第二のシステムに送信し、該第二のシステムから、該第二のシステムが該電子データを識別する第二の識別情報を受信するステップと、
    前記データ管理部が、前記第二の識別情報を、前記第一の識別情報と対応付けて前記記憶部に記憶するステップと、
    前記通信部が受信した前記電子データに対する処理を処理実行部が前記第二のシステムに要求するステップと、
    前記データ管理部が、前記端末装置から受信した処理の変更要求に対する、前記第二のシステムからの応答に応じて、当該応答に含まれる前記第二の識別情報で特定される前記電子データのステータスを変更するステップと、
    を有することを特徴とするデータ処理方法。
15. 端末装置及び第二のシステムとネットワークを介して通信可能な情報処理装置を、
    前記端末装置から電子データを受信する通信部と、
    前記電子データと、該電子データを識別する第一の識別情報と、を記憶部に記憶するデータ管理部、として機能させ、
    前記通信部は、受信した前記電子データ又は該電子データの保存場所を前記第二のシステムに送信し、該第二のシステムから、該第二のシステムが該電子データを識別する第二の識別情報を受信し、
    前記データ管理部は、前記第二の識別情報を、前記第一の識別情報と対応付けて前記記憶部に記憶し、
    前記情報処理装置を、前記通信部が受信した前記電子データに対する処理を前記第二のシステムに要求する処理実行部として、更に機能させ、
    前記データ管理部は、前記端末装置から受信した処理の変更要求に対する、前記第二のシステムからの応答に応じて、当該応答に含まれる前記第二の識別情報で特定される前記電子データのステータスを変更することを特徴とするプログラム。

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