HRISとは？ わかりやすく解説

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人事管理システム（じんじかんりシステム、英: human resources management system、略称: HRMS）、または人事情報システム（英: human resources information system、略称: HRIS）、人的資本管理（英: human capital management、略称: HCM）システムとは、人的資源、ビジネスプロセス、およびデータの管理を容易にするために、多数のシステムとプロセスを統合した人事（HR）ソフトウェアの一形態である。人事ソフトウェアは、従業員データの保存、給与管理、採用、福利厚生管理（トータルリワード）、勤怠管理、従業員のパフォーマンス管理、および能力やトレーニング記録の追跡など、必要な人事機能を統合するために企業によって使用される。

人事管理システム（HRMS）は、日常的な人事プロセスを合理化および一元化し、効率性とアクセス性を向上させる。これは、中核となる人事活動と情報技術の機能を組み合わせたものである。この種のソフトウェアは、データ処理システムと同様に発展し、最終的にはエンタープライズ・リソース・プランニング（ERP）ソフトウェアの標準化されたルーチンやパッケージへと進化した。ERPシステムは、複数のアプリケーションからの情報を単一の統合データベースに統合するように設計されたソフトウェアから生まれた。単一のデータベース内での財務モジュールと人事モジュールの統合こそが、HRMS、HRIS、またはHCMシステムを一般的なERPソリューションと区別する要素である。

人的資源管理、特に人事情報システムに関する構造化されたリソースは、1950年代後半の給与計算システムに始まり、最初の自動化された従業員データが使用された1960年代へと続いた^[要出典]。

人事機能を統合した最初のエンタープライズ・リソース・プランニング（ERP）システムは、1979年に導入されたSAP R/2（後にR/3およびS/4HANAに置き換えられた）であった。このシステムにより、ユーザーは企業データをリアルタイムで統合し、単一のメインフレーム環境からプロセスを制御できるようになった。今日の人気のある人事システムの多くは、依然としてかなりのERPおよび給与計算機能を提供している。

エンタープライズ市場向けの最初の完全に人事中心のクライアントサーバーシステムは、1987年にリリースされ、後に2005年にオラクルによって買収されたPeopleSoftであった。クライアントによってホストおよび更新されるPeopleSoftは、人気においてメインフレーム環境の概念を追い抜いた。オラクルはまた、Oracle Cloud HCMを含む、企業運営を自動化するための複数の同様のBPMシステムを開発した^[1][2]。

1990年代後半から、人事ベンダーは、小規模なチームやリモートチームがこの技術をより利用しやすくするために、クラウドホスト型の人事サービスの提供を開始した。企業はクライアントサーバーの代わりに、ウェブベースのポータル上のオンラインアカウントを使用して、従業員のパフォーマンスにアクセスし始めた。モバイルアプリケーションも一般的になってきている。

HRISおよびHRMSテクノロジーにより、人事機能は、従来の管理機能よりも、組織にとっての戦略的資産に重点を置くことができるようになった。例えば、これらの役割には、従業員の能力開発や、才能豊かな分野をターゲットにするための労働力の分析などが含まれる。

人事部門の機能は管理的であり、すべての組織に共通している。組織には、形式化された選考、評価、および給与計算プロセスが存在する場合がある。「人的資本」の管理は、不可欠かつ複雑なプロセスへと進歩した。人事機能は、伝統的に個人の経歴、スキル、能力、業績、および給与を含む既存の従業員データの追跡で構成されている。これらの管理活動の手動による作業負荷を軽減するために、組織は専門の人事管理システムを導入することで、これらのプロセスの多くを電子的に自動化し始めた。

人事担当役員は、統合されたHRMSの開発と保守を、社内または社外のIT専門家に依存している。1980年代後半にクライアントサーバーアーキテクチャが進化する前は、多くの人事自動化プロセスは、大量のデータトランザクションを処理できるメインフレームコンピュータに委ねられていた。独自のソフトウェアを購入またはプログラムするために必要な高い資本投資の結果として、これらの社内開発されたHRMSは、多額の資本を保有する組織に限定されていた。クライアントサーバー、アプリケーションサービスプロバイダ、およびSoftware as a Service（SaaS）または人事管理システムの出現により、そのようなシステムのより高度な管理制御が可能になった。現在、人事管理システムは以下を包含する傾向がある。

1. スタッフの定着
2. 採用
3. オンボーディングおよびオフボーディング
4. 管理
5. 給与管理
6. 従業員の福利厚生の追跡と管理
7. 人事計画
8. 募集
9. 学習管理
10. パフォーマンス管理および評価
11. 従業員セルフサービス
12. スケジュールおよびローテーション管理
13. 欠勤管理
14. 休暇管理
15. レポートおよび分析
16. 従業員の配置転換
17. 前例に従った苦情処理

給与計算モジュールは、従業員の勤務時間と出勤データを収集し、さまざまな控除と税金を計算し、定期的な給与小切手と従業員の税務報告書を作成することで、支払いプロセスを自動化する。データは通常、人事および時間管理モジュールから供給され、自動入金および手動の小切手作成機能を計算する。このモジュールは、すべての従業員関連のトランザクションを網羅するだけでなく、既存の財務管理システムと統合することもできる。

勤怠管理モジュールは、標準化された時間と業務関連の労力を収集する。最先端のモジュールは、データ収集方法、労働分配機能、およびデータ分析機能において幅広い柔軟性を提供する。コスト分析と効率性指標が主な機能である。

福利厚生管理モジュールは、組織が福利厚生プログラムへの従業員の参加を管理および追跡するためのシステムを提供する。これらは通常、保険、報酬、利益分配、および退職を網羅する。

人事管理モジュールは、応募から退職まで、他の多くの人事側面をカバーするコンポーネントである。システムは、基本的な人口統計および住所データ、選考、トレーニングと開発、能力とスキル管理、報酬計画の記録、およびその他の関連活動を記録する。最先端のシステムは、応募書類を「読み取り」、関連データを該当するデータベースフィールドに入力し、雇用主に通知し、ポジション管理とポジション制御を提供する機能を備えている。人事管理機能には、組織の従業員の採用、配置、評価、報酬、および開発が含まれる。当初、企業はコンピュータベースの情報システムを以下のために使用していた。

• 給与小切手と給与報告書の作成
• 人事記録の維持
• タレントマネジメントの追求

採用モジュールは、人事部門が組織内の空きポストに対して潜在的な候補者を集めるために採用する主要な方法の1つとなっている。タレントマネジメントシステム、または採用モジュール^[3]は、HRMSのための統合された採用ソリューションを提供し、通常は以下を網羅する。

• 組織内の人員使用状況の分析
• 潜在的な応募者の特定
• 企業向けリストを通じた採用
• 採用担当者と応募者の両方にマーケティングを行うオンライン採用サイトまたは出版物を通じた採用
• 採用プロセス内の分析（採用までの時間、採用元、離職率）
• 求人広告と候補者のオンボーディングが政府の規制に従っていることを確認するためのコンプライアンス管理

組織的な採用活動の維持、一般的または業界固有の求人掲示板内および掲示板間でのクロスポスト、および空き状況の競争力のある露出の維持にかかる多大なコストにより、専用の応募者追跡システム（ATS）モジュールの開発が進んだ。

トレーニングモジュールは、組織が従業員のトレーニングと開発の取り組みを管理および追跡するためのシステムを提供する。スタンドアロン製品の場合は通常「学習管理システム」（LMS）と呼ばれるこのシステムにより、人事は従業員の教育、資格、およびスキルを追跡できるほか、どのスキルを開発するためにどのようなトレーニングコース、書籍、CD、ウェブベースの学習または教材が利用可能であるかを概説できる。コースは、特定の日付のセッションで提供され、代表者とトレーニングリソースは同じシステム内でマッピングおよび管理される。高度なLMSを使用すると、マネージャーはパフォーマンス管理および評価指標とともに、トレーニング、予算、およびカレンダーを承認できる^[4]。

従業員セルフサービスモジュールを使用すると、従業員はシステム上で人事関連のデータを照会し、いくつかの人事トランザクションを実行できる。従業員は、人事担当者に情報を問い合わせることなく、システムから自分の出勤記録を照会できる。また、このモジュールを使用すると、監督者は人事部門にタスクの負担をかけることなく、システムを通じて部下からの残業要求を承認できる。

多くの組織は従来の機能を超えて、採用、選考、雇用、配置、業績評価、従業員の福利厚生分析、健康、安全、およびセキュリティをサポートする人事管理情報システムを開発している一方で、上記のサブセットを網羅する外部委託された応募者追跡システムを統合している組織もある。

分析モジュールにより、組織は他のビジネスインテリジェンスプラットフォームで使用するための人事関連データを抽出することで、HRMS実装の価値を拡張できる。例えば、組織は人事指標を他のビジネスデータと組み合わせて、人員の傾向と異常を特定し、従業員の離職が将来の生産高に与える影響をより適切に予測する。

現在、多くの種類のHRMSまたはHRISが存在しており、その一部は通常、ローカルマシンベースのソフトウェアパッケージである。もう1つの主なタイプは、ウェブブラウザ経由でアクセスできるオンラインクラウドベースのシステムである。

スタッフトレーニングモジュールは、組織に従業員とスタッフのトレーニングを入力、追跡、および管理する機能を提供する。各タイプのアクティビティは、追加データとともに記録できる。各従業員またはスタッフメンバーのパフォーマンスは保存され、分析モジュールを介してアクセスできる。

再配置モジュールは、HRMSの最近の追加機能である。このモジュールには、異動、昇進、給与改定、再指名、派遣、確認、給与モード変更、およびレターフォームの機能がある。

従業員セルフサービス（ESS）は、従業員が人事・給与関連の手続き（住所変更、休暇申請、給与明細確認など）を、人事担当者を介さずWebやアプリ上で自ら行うシステムである。が含まれる。ESSはまた、休暇の申請、欠勤履歴の確認、タイムシートとタスクの確認、利用可能なローンプログラムの問い合わせ、残業代の請求、報酬履歴の閲覧、および払い戻し伝票の提出などの管理タスクも可能にする。ESSの登場により、従業員はリモートで人事（HR）オフィスと取引を行うことができるようになった。

一部のESSでは、スキルプロファイル、トレーニングと学習、目標設定、評価、およびレポート/分析に対するフィードバックなども提供される^[5]。これらのシステムは、従業員の移動が多く、柔軟な働き方を提供している、またはマネージャーと同じ場所にいないリモートワーカーを抱える企業にとって特に有用である^[5]。

• Maier, Christian; Laumer, Sven; Eckhardt, Andreas; Weitzel, Tim (2013-09). “Analyzing the impact of HRIS implementations on HR personnel's job satisfaction and turnover intention”. The Journal of Strategic Information Systems 22 (3): 193–207. doi:10.1016/j.jsis.2012.09.001. 

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