JP4017809B2

JP4017809B2 - 電子ファイル管理システム

Info

Publication number: JP4017809B2
Application number: JP2000209213A
Authority: JP
Inventors: 淳司内田; 義信原
Original assignee: Honda Motor Co Ltd
Current assignee: Honda Motor Co Ltd
Priority date: 2000-07-11
Filing date: 2000-07-11
Publication date: 2007-12-05
Anticipated expiration: 2020-07-11
Also published as: JP2002024104A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、インターネットを利用した電子ファイル管理システムに関し、より具体的には、複数のユーザが企業のデータベース・サーバにデータを提供することができるセキュリティに優れた電子ファイル管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
インターネットによる通信が普及するにつれて、多くの企業がホームページを提供し、対話形式でユーザと通信するようになっている。対話形式のウェブページは、ＣＧＩ(Common Gateway Interface)プログラムを使用したダイナミックＨＴＭＬ文書として作成され、ユーザが書き込みをすることができるページは、フォームと呼ばれる。ブラウザでウェブページを閲覧するユーザは、フォームの所定の箇所に書き込みを行い、または添付ファイルを付けて送信ボタンをクリックすることにより、書き込んだデータおよび添付ファイルをウェブサーバに送ることができる。
【０００３】
このような対話式のインターネット通信を業務に使用する場合の問題は、データのセキュリティである。特に企業が自社と協力関係にあるかまたは自社との取引を希望する複数の企業から、部品その他の資材に関する情報または設計上の提案など提供を受ける場合、多くの情報は機密であり、ハッカーなどによって読みとられ頒布されるようなことがあると、大きな支障を生じる。また、そのような危険のある状態ではユーザが情報の提供に慎重になる結果、有用な情報がタイムリーに得られないことになる。
【０００４】
セキュリティに関してインターネット通信で使われる技術としては、ファイアウォール技術と暗号化技術がある。特開平9-252323号公報には、企業内ネットワークとインターネットをファイアウォールを介して接続するシステムに移動ホストを付加したシステムが記載されている。また、特開平9-27804号公報には、送信元ホストから宛先ホストにインターネットを介して送信されるデータ・パケットの暗号化が記載されている。
【０００５】
図２は、従来の企業ホームページを運営するシステムの全体的な構成を示す。企業内のシステム３０は、イントラネットなどの企業内ネットワーク３１に接続された内部設置サーバ３３を備えており、多数の企業内のユーザがブラウザ３２によりデータ管理サーバをアクセスすることができる。システム３０は、社外に設置されたサーバ２１の公開ウェブサーバ２２に接続されており、ファイアウォール３５を介して通信する。複数のユーザのパーソナル・コンピュータ１〜ｎは、インターネット２０を介して公開ウェブサーバ２２にアクセスし、企業のホームページにアクセスすることができる。
【０００６】
たとえば、あるユーザが、パーソナル・コンピュータ１上でブラウザを起動して公開ウェブサーバにあるホームページをアクセスし、フォームにデータを書き込み、添付ファウルを付けて送信ボタンをクリックすると、このデータおよび添付ファイルが公開ウェブサーバのＣＧＩプログラムに送られ、予め決められたプログラムに従って処理される。こうして処理されたデータおよび添付ファイルは、ファイアウォール３５を通って企業内の内部設置サーバ３３に転送され、記憶装置に格納される。企業内のユーザは、社内の端末装置またはパーソナル・コンピュータ３２を用いて内部設置サーバ３３にアクセスし、社外ユーザから提供されたデータにアクセスすることができる。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
このような従来のシステムでは、社外ユーザが提供したデータが公開ウェブサーバの記憶装置にある間に不正にアクセスされる危険がある。また、社外ユーザは、ファイアウォール３５を通ることができないから、一旦提供したデータを修正することができないという不便がある。したがって、十分なセキュリティが確保される電子ファイル管理システムに対する要求が存在する。また、社外ユーザにデータ修正の自由度を与える電子ファイル管理システムに対する要求が存在する。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
上記の課題を解決するため、請求項１に記載の発明の電子ファイル管理システムは、外部に設置された外部設置サーバおよび該外部設置サーバと通信する内部設置サーバを備える電子ファイル管理システムであって、外部設置サーバは、ブラウザがインターネットを介してアクセスすることができる公開ウェブサーバと、前記公開ウェブサーバにファイアウォールを介して接続されたウェブデータ管理サーバと、を備え、公開ウェブサーバには内部設置サーバに関連する企業のホームページが含まれており、ホームページにアクセスしたブラウザが対話的に公開ウェブサーバに送信したデータは、ファイアウォールを介してウェブデータ管理サーバに転送されるよう構成されている。
【０００９】
この発明によると、外部設置サーバが公開ウェブサーバとウェブデータ管理サーバとに分割され、両者は、ファイアウォールを介して接続される。ブラウザからウェブサーバに送信されたデータは、ファイアウォールを介してウェブデータ管理サーバに転送される。このように構成したので社外ユーザが提供するデータは、外部設置サーバ内のファイアウォールによって保護される。
【００１０】
また、請求項２の発明の電子ファイル管理システムは、請求項１のシステムにおいて、外部設置サーバは、第２のファイアウォールを介して内部設置サーバに接続されており、ウェブデータ管理サーバに記憶されたデータが第２のファイアウォールを介して企業内のデータ管理サーバに転送されるよう構成されている。
【００１１】
この発明によると、社外ユーザから提供されたデータが第２のファイアウォールを介して企業内の内部設置サーバに転送されるので、外部からこの内部設置サーバにアクセスするには２段階のファイアウォールを通らねばならず、強固なセキュリティが確立される。
【００１２】
また、別の側面によると、この発明における公開ウェブサーバは、ブラウザから受信したデータをウェブデータ管理サーバに転送すると、公開ウェブサーバに記憶されているブラウザから受信したデータを削除するよう構成されており、さらに他の側面によると、ウェブデータ管理サーバは、ブラウザからのデータを内部設置サーバに転送した後、ウェブデータ管理サーバに記憶されているブラウザからのデータを削除するよう構成されている。
【００１３】
これらの発明によると、外部設置サーバ上のユーザ提供データは比較的短時間に削除されるので、外部からの不正アクセスにさらされる可能性が低減される。
【００１４】
さらにこの発明の一面によると、公開ウェブサーバには企業のホームページがあり、ホームページには企業から発行されたユーザＩＤおよびパスワードを有するユーザのみが閲覧できる専用ページが含まれており、ユーザは専用ページを使用してデータを企業に送信するよう構成されている。また、専用ページには、ユーザ毎に既に設定されている業務に関するアイコンを表示するよう構成されている。
【００１５】
これらの発明によると、情報を提供する社外ユーザを予め限定することができるので、利用価値のない過剰な情報の処理に悩まされる現象を低減することができる。
【００１６】
この発明のさらにもう一つの面によると、データが正常に受信されたならば外部設置サーバがそのデータ・ファイルに固有のデータＩＤを発行し、履歴データベースに記憶される。ブラウザからデータＩＤを特定してファイルの取消または差し替えリクエストが送信されると、外部設置サーバは、データＩＤを履歴データベース内のデータＩＤと比較し、一致するとき、ファイルの取消または差し替えの処理を実行する。
【００１７】
この発明のもう一つの側面によると、外部設置サーバは、データＩＤを発行する際、このデータＩＤに関連するデータ・パスワードを発行し、データＩＤと関連づけて履歴データベースに記憶する。この場合、ユーザからリクエストされるファイルの取消または差し替えは、ユーザから送信されるデータＩＤおよびデータ・パスワードが履歴データベースに記憶されるものと一致するときに実行される。
【００１８】
この形態によると、社外のユーザは、過去に提供した情報を取消または差し替える自由度を与えられ、したがって、情報を最善の状態に保つことが可能になる。
【００１９】
この発明のもう一つの面によると、社内のデータ管理サーバは、まず外部設置サーバからのデータを受皿データベースに一時蓄積し、一定時間後あるいは一定量のデータが蓄積したのち、データ蓄積データベースにデータを転送する。
【００２０】
このようにすることにより、社内ユーザがアクセスするデータ蓄積データベースの変更、インデキシングの回数を低減することができ、データ蓄積データベースがアクセス不能になったり、その一部の機能の使用が制限されたりする状態を低減することができる。
【００２１】
【発明の実施の形態】
全体的な構成
次に図面を参照してこの発明の実施の形態を説明する。図１は、この発明の一実施例の電子ファイル管理システムの全体的な構成を示すブロック図である。社内システム３０は、企業Ｘの社内ネットワーク・システムで、この例では社内ＬＡＮによって構成されたイントラネット３１にＸ社内の複数のパーソナルコンピュータ３２が接続されており、それぞれのパーソナルコンピュータ３２から内部設置サーバ３３にアクセスすることができる。
【００２２】
社内システム３０は、ファイアウォール３５を介して外部設置サーバ２１に接続されている。ファイアウォールは、パケットの選別機能を持つルータであり、パケットヘッダに含まれる送信元ホストアドレス、宛先ホストアドレス、およびプロトコルの種別などの情報を用いてパケットの選別を行う。この実施例では、イントラネット３１は、専用線によりファイアウォールを介して外部設置サーバ２１に接続されており、ファイアウォール３５は、外部設置サーバ２１から社内システム３０の内部設置サーバ３３に向けられた適正な送信を通し、その他の来信する通信は拒絶するよう設定されている。
【００２３】
外部設置サーバ２１は、コンピュータ会社が運営するサーバであり、公開ウェブサーバ22、ファイアウォール23、およびウェブデータ管理サーバ24を備える。公開ウェブサーバ22は、Ｘ社からの委託を受けてＸ社のホームページをインターネット２０を介して多数のユーザ１〜ｎに提供する。この実施例ではＸ社のホームページは、図４に示すような構成になっている。ユーザがブラウザにこのホームページのＵＲＬを入力して送信すると、公開ウェブサーバ22がトップページ401をこのユーザに返送する。
【００２４】
トップページは日本語のページ402と英語のページ403との間で切り替えることができるようになっており、デフォルトは日本語ページである。ユーザは、このトップページから業務用の特定作業のページ405に入るか、たとえば四輪自動車のページである公開ページ１（406）に入るか、二輪車のページである公開ページ２（407）に入るか、四輪車のドライブ情報のページである公開ページ３（408）に入るか、二輪車のドライブ情報ページである公開ページ４（409）に入るかを選択することができる。
【００２５】
公開ページ406、407、408、および409には誰でも入ることができるが、特定作業ページ405は、Ｘ社が発行するＩＤ（識別コード）および登録されたパスワードを持つ者だけがアクセスすることができるよう設定されている。ユーザがトップページでユーザ・ＩＤよびユーザ・パスワードを入力し、特定作業ページに入るための送信ボタンをクリックすると、通信プロトコルがＳＳＬ(Secure Sockets Layer)暗号化技術を使ったHTTPSプロトコルに切り替えられて通信が行われる。公開ウェブサーバ２２でユーザＩＤおよびパスワードの認証が行われ、認証に合格すると、業務用の総合お知らせページ411のHTML文書がこのユーザのブラウザに送られ、スクリーンに表示される。ユーザＩＤおよびパスワードの送信および認証は、インターネットにおいて広く使われている技術なので、これ以上の説明は省略する。
【００２６】
ユーザに送られる業務用の総合お知らせページ411は、ダイナミック・メニュー方式でユーザごとに必要な項目を選択して作成されている。たとえば図５に示すように、部品を供給する会社Ａについては、メニューページ（Ａ）が表示され、このページには見積もり作業に入るためのタブ「作業１」、および納品スケジュール作業に入るためのタブ「作業３」が含まれている。一方、製品の開発段階から参画する会社Ｂに対してはメニューページ（Ｂ）が表示され、このページには、見積もり作業に入るためのタブ「作業１」、改善提案を行うための作業に入るためのタブ「作業２」、スケジュール作業に入るためのタブ「作業３」、実績および技術情報を提供する作業に入るためタブ「作業４」が含まれている。
【００２７】
ユーザは、作業１のページ413からお知らせ418、作業１（420）、ＦＡＱ422、オンラインマニュアル424、および質問箱426のページを選択することができる。作業１のページ420からは、新規データを作成して送信し（428）、既に公開ウェブサーバ22に送信したデータの差し替えを行い（430）、または既に送信したデータの取り下げを行うことができる（432）。作業２、作業３、および作業４のページを選択した場合も、内容的にはそれぞれ異なるが構造的には作業１の場合とほぼ同様のページに入ることができる。
【００２８】
Ｘ社のホームページは、公開ウェブサーバ22においてｃｇｉ―ｂｉｎディレクトリに置かれたＣＧＩ(Common Gateway Interface) プログラムで作成されている。業務用のページは、ブラウザからの入力を可能にするフォーム形式のHTML文書で作られており、ブラウザからの入力は、POSTコマンドを使ったＣＧＩプログラムあてのリクエストに続くMIME(Multipurpose Internet Mail Extensions)データとして公開ウェブサーバ22のCGIプログラムに送られる。たとえば、フォームsupplierbook.p1にユーザがデータを書き込み、添付ファイルとしてあるファイルを添付して「送信」タブをクリックすると、次のコマンドを先頭とするヘッダに続いてMIME本文としてデータおよび添付ファイルが公開ウェブサーバ２２のCGIプログラムに送られる。
【００２９】
POST/cgi-bin/supplierbook.p1 HTTP/1.0
【００３０】
外部設置サーバ２１は、ユーザから送信されたデータをファイアウォール２３を介してウェブデータ管理サーバ２４に転送する。ウェブデータ管理サーバは、こうして公開ウェブサーバ２２から送られてくるデータを保管し、予め決められた周期、たとえば１０分ごとにＸ社の内部設置サーバ３３に送る。
【００３１】
外部設置サーバ
図３は、外部設置サーバ２１および社内システム３０のより詳細な構成を示すブロック図である。公開ウェブサーバ２２は、ユーザからのデータを収集するデータ収集データベース２２ａおよび履歴データベース２２ｂを備えている。このデータベース２２ａおよび２２ｂは、典型的には磁気ディスク記憶装置に格納され、物理的には一体的な１つのハードディスク装置に格納されてもよい。データベース２２ａは、ユーザ・データを短時間記憶するために使われるので、ランダム・アクセス・メモリ（ＲＡＭ）の一部の領域を用いて実現することもできる。
【００３２】
上述のようにしてユーザからのデータ送信を受けると、公開ウェブサーバ22は、受信したデータをデータ収集データベース２２ａにノーツ（Lotus社のプログラム名）文書として格納し、データの整合性およびフォーマットの整合性のチェックを行い、エラーの場合はエラー場所、エラーの種類などを示す情報を付けてエラーメッセージをユーザに送信する。データにエラーがないときは、ＣＧＩプログラムは、そのデータに対して固有のデータＩＤ（たとえばファイル番号）およびそのデータＩＤに対応するデータ・パスワードを発行し、このデータを送信したユーザの名前、受信日時、データの大きさなどの情報とともに履歴データベース２２ｂに格納する。
【００３３】
一実施例では、公開ウェブサーバ２２は、こうして発行したデータＩＤおよびデータ・パスワードを前述のＳＳＬ暗号化通信によりHTML文書の形でユーザに送り返す。また、別の実施例では、データＩＤおよびデータ・パスワードは、HTML文書の形ではなく、このユーザによるＸ社のウェブサイトのアクセスが終了した後、ｅメールの形でユーザに送られる。
公開ウェブサーバ22の管理プログラムは、データＩＤおよびデータ・パスワードの発行がなされるとすぐに、データ収集データベース２２ａにノーツ文書の形で収集されたデータを、ファイアウォール２３を介してウェブデータ管理サーバ２４のデータ保管データベース２４ａにTCP/IPプロトコルを用いたメール送信で転送し、データ収集データベース２２ａをクリア（消去）する。こうして、ユーザから送信されたデータは、ファイアウォール２３によって保護される状態になる。
【００３４】
ユーザから受信したデータに関する履歴データが履歴データベース22bに記録され、その内容は定期的にノーツ・プログラムの定期エージェントの機能によってデータ管理サーバ24の履歴データベース24bに複製される。
【００３５】
ウェブデータ管理サーバ２４のデータ保管データベース２４ａおよび履歴データベース２４ｂは、典型的には磁気ディスク記憶装置に格納されており、物理的には一体的に１つのハードディスク装置に格納されてもよい。外部設置サーバ２１の管理プログラムは、一実施例ではデータ保管データベース２４ａに保管されているデータおよび履歴データベース２４ｂに記憶されている履歴データを予め定められた周期、たとえば１０分ごとに社内システムの内部設置サーバ３３に送る。別の実施例では、データ保管データベース２４ａに保管されているデータの量が予め定めた値を超えると、内部設置サーバ３３への転送を実行し、データ保管データベース２４ａに保管されるデータの量が予め定めた時間、たとえば１時間、経過しても予め定めた値に達しないときは、１時間の経過に応じてデータの転送を実行する。
【００３６】
内部設置サーバ
外部設置サーバ２１と社内システム３０とは専用の通信回線で接続され、外部設置サーバ２１から転送されるデータ・ファイルはファイアウォール３５を介して内部設置サーバ３３のデータ受け皿データベース３３ｃに入れられ、履歴データは履歴データベース３３ｂに入れられる。一実施例では、外部設置サーバ21から内部設置サーバ33へのデータ転送は、ノーツ・プログラムの定期エージェント機能を用いてデータ保管データベース24aの内容をデータ受け皿データベース33cに追加することによって実行される。外部設置サーバ２１の管理プログラムは、内部設置サーバ３３へのデータ転送が終了すると、データ保管データベース２４ａのデータをクリア（削除）する。こうしてユーザから送られてきたデータは、社内の内部設置サーバ３３に入れられ、２段階のファイアウォールおよび専用回線の存在により、外部からの不正アクセスから保護される。
【００３７】
データ受け皿データベース３３ｃに記憶されたデータは、一実施例ではノーツ・プログラムの定期エージェント機能を用いて予め決められた時間、たとえば３０分ごとにデータ蓄積データベース３３ａに追加される。データ転送が完了すると、受け皿データベース33cに記憶されたデータはクリア（消去）される。
【００３８】
Ｘ社の内部ユーザは端末装置またはパーソナルコンピュータ３２を用いてデータ蓄積データベース３３ａ内のデータにアクセスすることができる。受け皿データベース３３ｃからデータ蓄積データベース３３ａへの転送周期は、多数の社内ユーザが内部設置サーバ３３にアクセスする際の可用性と最新データの緊急性との調和をとって設定する。転送周期を長くすると、内部設置サーバ３３のデータベースの更新およびインデキシングに伴うアクセス制限が少なくなりデータベースの可用性は向上するが、社内ユーザが最新データにアクセスできるようになるまでに時間がかかる。したがって、これらの要求の調和をとって転送周期を設定する。
【００３９】
業務メニュー表示
次に図７から図１１のフローチャートを参照して、この発明の一実施例におけるプロセスの流れを説明する。図７は、ホームページのアクセスから業務メニューの表示までのプロセスを示す。Ｘ社の協力会社がインターネット・プロバイダにダイヤルアップ接続するよう設定されたパーソナルコンピュータ１上でブラウザを起動し、Ｘ社のＵＲＬを入力してエンターキーを押すと（501）、このＵＲＬに該当する公開ウェブブラウザ２２が、Ｘ社のホームページのトップページのＨＴＴＰ文書をブラウザ１に送信する。こうしてブラウザ１にＸ社のホームページのトップページが表示される。トップページには、会社案内、製品案内、販売店案内、などのページにハイパーリンクされた複数のボタンに加えて、業務メニューのページにハイパーリンクされた「業務メニュー」ボタンが含まれている。業務メニューボタンの下には、ユーザＩＤおよびパスワードを入力するフィールドが設けられている。
【００４０】
ユーザがユーザＩＤおよびパスワードを入力して「業務メニュー」ボタンをクリックすると、通信プロトコルがＳＳＬによる暗号化通信を行うＨＴＴＰＳプロトコルに切り替えられ（504）、ユーザＩＤおよびパスワードが公開ウェブサーバ２２に送信される（505）。公開ウェブサーバ２２は、受信したユーザＩＤおよびパスワードを予め登録されたものと比較認証し（506）、認証がＯＫであれば、ユーザに応じたメニューを選択してメニューページを編集し（507）、このメニューページをＨＴＭＬ文書の形でブラウザ１に送信する。こうして、ブラウザ１にユーザに対応した業務用メニューページが表示される（508）。
【００４１】
図６は、外部設置サーバ２１におけるデータの取り扱いプロセスを示すフローチャートである。ユーザは、業務用メニューページから特定の作業を行うためのページ、たとえば改善提案を行うための作業２のページをパーソナル・コンピュータ１に表示させることができる。この改善提案のページは、たとえば図６に示すような構成になっており、ユーザが自由に情報を書き込むメモ記入欄78およびファイルを添付することができる添付ファイルフィールド79が設けられている。添付ファイル・フィールド79には、「参照」のプルダウンメニューが付いており、参照ボタンをクリックすることにより、パーソナル・コンピュータ１のディレクトリを表示し、その中から添付すべきファイルを選択することができる。
【００４２】
図６に示すデータ書き込み画面には、表題フィールド71、部品名フィールド73、図面（部品）番号フィールド75、単品部品番号フィールド76、担当者名、電話番号、およびE-Mailアドレスを入力するフィールド76が含まれている。さらに、既に提出した提案を変更または取り下げるための選択ボタン81、おより後述するデータＩＤおよびデータ・パスワードを入力するためのフィールド82、83が設けられている。
【００４３】
データ転送
図８を参照すると、ユーザがメモ記入欄78に記入し、添付ファイルフィールド79に詳細な提案を含む添付ファイルを添付し、送信ボタン84を押すと、ブラウザ１から公開ウェブサーバに記入データおよび添付ファイルが送信される（601）。これらの機能は、パーソナル・コンピュータ１のブラウザが前述したPOSTコマンドを使って公開ウェブサーバ２２のＣＧＩプログラムにリクエストを送り、ＭＩＭＥ形式で情報を送信することにより達成される。
【００４４】
公開ウェブサーバ２２は、データ収集データベース２２ａにユーザからの情報をノーツ文書の形で格納し、データフォーマットにエラーがないかどうかを点検し、エラーがなければ、受信したデータのファイルに固有のデータＩＤをおよびこのデータＩＤに対応するデータ・パスワードをユーザに送信し、このデータＩＤおよびパスワードを履歴データベース２２ｂに記憶する（602）。
【００４５】
次いで外部設置サーバ２１の管理プログラムは、データ収集データベース２２ａに記憶されたファイルおよび履歴データベース２２ｂに新たに追加されたデータをファイアウォール２３を介してウェブデータ管理サーバ２４のデータ保管データベース２４ａおよび履歴データベース２４ｂにそれぞれ転送する（603）。この転送と同時に公開ウェブサーバ２２のデータ収集データベース２２ａに記憶されているファイルをクリアする（604）。こうしてユーザから送信されたデータは、ファイアウォール２３によって外部からのアクセスから保護される。
【００４６】
データ保管データベース２４ａにファイルが保管されてから一定時間、たとえば２０分が経過すると（605）、外部設置サーバ２１の管理プログラムは、データ保管データベース２４ａに保管されているファイルおよび履歴データベース２４ｂに記憶されているこのファイルに関する履歴データを専用回線を用いファイアウォール２５を介して社内システム３０の内部設置サーバ３３に転送する（606）。この転送が完了すると、外部設置サーバ２１の管理プログラムは、データ保管データベース２４ａに保管されていたユーザから送信されたデータのファイルをクリアする（607）。
【００４７】
内部設置サーバ３３は、外部設置サーバから受信したデータ・ファイルをデータ受け皿データベース３３ｃに格納し、格納されたファイルは、一定の周期たとえば３０分ごとにデータ蓄積データベース３３ａに転送され、ファイルの履歴データは、履歴データベース３３ｂに格納される。転送と同時にデータ受け皿データベース３３ｃ内のファイルはクリアされる。別の実施例では、データ受け皿データベース３３ｃに記憶されているファイルの容量が一定のしきい値、たとえば１メガバイトに達するごとにデータ受け皿データベース３３ｃからデータ蓄積データベース３３ａへのファイル転送が実行される。さらに別の実施例では、ファイル転送が生じた後、データ受け皿データベース３３ｃ内のファイルの容量が上記のしきい値に達しないまま１時間が経過するときは、１時間の経過に応答して受け皿データベース３３ｃからデータ蓄積データベース３３ａへのファイル転送を実行する。
【００４８】
新規データ登録処理
図９は、新規のデータがデータ管理サーバ２４に格納されるまでのプロセスを示す。ユーザが図６に示すデータ書き込み画面をパーソナル・コンピュータ１上のブラウザに表示し（101）、データを入力し、または添付ファイルを添付して送信ボタンをクリックすると（102）、公開ウェブサーバ２２にデータが送られ、公開ウェブサーバ２２によって受信され、ノーツ文書としてデータ収集データベース22Aに記憶される（103）。
【００４９】
公開ウェブサーバ２２は、受信したデータに変更または取り下げを示すフラグが付いていないことから、受信したデータが新規データであることを確認し（104）、データの書式的なチェックを行い（105）、エラーが発見されると、そのエラーを指摘するHTML文書をユーザに送信し（108）、ユーザによるエラーの訂正を求める。たとえばユーザの担当者名が記入されていないと、エラーとして扱われる。
【００５０】
データに書式的なエラーがないときは、受信したデータをこのまま受け付けてよいかどうかの確認を求める画面のHTML文書をユーザに送信する（106）。ユーザがデータを確認し、確認画面上の確定ボタンをクリックすると、そのクリック情報が公開ウェブサーバ２２に送信され、これに応じて公開ウェブサーバ２２は、受信データを新規データとして受け付け（111）、この受信データ固有のデータＩＤおよびデータ・パスワードを発行し、受付レシートの形でユーザに送信する（112）。受付レシートは、たとえば次のような形をとる。
【００５１】
Thank you very much for sending a “ xxxxxx “.
Your proposal was received by Honda at hh:mm:ss dd/mm/yy.
Proposal ID number is “ yyyyy “.
Password is “ zzzzz “.
【００５２】
ここで、xxxxxxは、送信されたデータの表題であり、yyyyyがデータＩＤ、zzzzzがデータ・パスワードである。hh:mm:ssは、時間、分、秒を表し、dd/mm/yyは、日にち、月、年を表す。
【００５３】
これらのデータＩＤ、データ・パスワード、および日付および時間情報は、履歴データベース22bに入れられる。こうして受け付けられたデータおよび履歴データは、管理サーバ24に転送される（113）。転送が完了すると、公開ウェブサーバ22は、データ収集データベース22aからこの受付データを消去する。一実施例では、履歴データベース22bの内容は、定期的にデータ管理サーバ２４の履歴データベース24bに複製される。公開ウェブサーバ22からデータ管理サーバ24への送信は、ファイアウォール23を介して行われる。
【００５４】
ここで図１２を参照すると、履歴データベース22bにおける履歴データのレイアウトが示されている。新規に受け付けたデータに関する履歴の例が、DATA-1のコラムに示される。すなわち、新規データであることが、データ状況フィールドにNEWとして示され、データ管理サーバに送信されたことが、内部送信状況フィールドにSENTとして示される。さらに、新規データを受け付けた日時が＜新規データ情報エリア＞の処理日フィールドに記録され、データ管理サーバ24に送信した日時が送信日フィールドに記録される。データＩＤおよびデータ・パスワードは、それぞれデータＩＤフィールドおよびデータ・パスワードフィールドに記録される。このデータを提供したユーザのユーザＩＤは、USER-IDフィールドに記録される。
【００５５】
データ取り下げ処理
次に図１０を参照して、ユーザが企業Ｘに既に提供したデータを取り下げる処理を行うプロセスを説明する。ユーザは、パーソナル・コンピュータ１上のブラウザに図４に関連して説明したプロセスを経て作業メニューのページから取り下げ要求画面のページに入る（201）。一実施例では、図６のデータ書き込み画面が取り下げ要求画面を兼用している。ユーザは、画面の変更、取り下げの選択部分81で、取り下げをクリックすることにより取り下げ操作を選択することができる。このとき、取り下げという文字の左のサークルの中央に黒い点が表示される。
【００５６】
続いて、ユーザは、取り下げたいデータのデータＩＤおよびデータ・パスワードをデータＩＤフィールド82およびデータ・パスワード・フィールド83に入力し、送信ボタン84をクリックする（202）。公開ウェブサーバ２２がこのデータを受け取り（203）、受信したデータＩＤおよびデータ・パスワードが履歴データベースに記録されているものと一致するかどうかチェックし（204）、データの書式にエラーがないかどうかをチェックする（205）。データＩＤまたはデータ・パスワードに不一致があったり、データ書式にエラーがあると、エラー画面がHTML文書の形でユーザに送られ、正しい入力が促される（208）。
【００５７】
受信したデータにエラーがないとき、公開ウェブサーバ２２は、取り下げ確認の画面をユーザに送信し、このデータＩＤのデータを取り下げることについてユーザの最終確認を求める。この確認を求める画面は、図６に示した項目に加えて、「取り下げ確定」ボタンを備えたものであってよい。ユーザが取り下げ確定ボタンをクリックすると（210）、公開ウェブサーバ２２は、取り下げ処理データを作成する（211）。
【００５８】
具体的には、図１３を参照すると、いまデータＩＤがHMX0003であるデータの取り下げがユーザによってなされたとすると、公開ウェブサーバ22は、履歴データベース22bのデータＩＤ＝HMX0003のレコードの「マーク」フィールドに取り下げ記号×を記録する。公開ウェブサーバ22のデータ収集データベース22aには、前述したようにデータは蓄積されていないので、データ収集データベース22aに対する削除処理は不要である。
【００５９】
こうして記録された取り下げ記号は、次の履歴データベースの定期複製の際に、データ管理サーバ24の履歴データベース24bに複製される（212）。データ保管データベース24aの内容は、たとえば１０分ごとに内部設置サーバ33の受け皿データベース33cに定期複製されると同時にクリアされているので、ユーザによる通常のデータ取り下げ処理の際には、そのデータはデータ保管データベース24aに残っていない。
【００６０】
ユーザによる取り下げ処理が新規データの書き込み処理から１０分以内に実行されると、データ保管データベース24aにそのデータが記憶されている状態で履歴データベース24bに取り下げ記号が記録される。その後、外部設置サーバ2１と内部設置サーバ33との間で定期複製が実行され、データ保管データベース24aからそのデータがクリアされる。内部設置サーバ33においては、取り下げられたデータがデータ蓄積データベース33aに蓄積されるが、履歴データベース33bではこのデータのレコードに取り下げ記号が付けられているので、社内ユーザはこのデータを見ることができない。すなわち、履歴データベースにおいて取り下げ記号が付けられたレコードのファイルは、ディレクトリ上に表示されないので、社内ユーザはこのファイルにアクセスすることができない。
【００６１】
データの差し替え処理
次に図１１を参照して、データの差し替え処理を説明する。ユーザは、上述したデータの取り下げ処理と同様のプロセスを経て、ホームページの作業メニュー画面からデータの差し替え要求の画面に入る（301）。この実施例では、図６のデータ書き込み画面がデータ差し替え要求画面を兼用する。ユーザが変更（差し替え）、取り下げの選択部分81で変更（差し替え）をクリックし、差し替え対象のデータのデータＩＤおよびデータ・パスワード（受付レシートで企業Ｘからユーザに通知されている）をデータＩＤフィールド82およびデータ・パスワード・フィールド83に入力し、送信ボタンをクリックすると（302）、差し替え情報が公開ウェブサーバ22に送信される（303）。
【００６２】
公開ウェブサーバ22は、履歴データベース22bに格納されているデータＩＤおよびデータ・パスワードと今回受信したデータＩＤおよびデータ・パスワードとの整合性をチェックし（304）、さらに受信したデータの書式上のエラーをチェックして（305）、エラーが発見されると、エラー画面をユーザに送信して適正な入力を促す（309）。
【００６３】
エラーがない場合、公開ウェブサーバ22は、データの差し替え処理を確認するための画面をユーザに送信する（307）。この画面は、図６に画面に、差し替え確定ボタンを追加したものであってよい。ユーザが差し替え確定ボタンをクリックすると（310）、その情報が公開ウェブサーバに送られる。これに応答して公開ウェブサーバ22は、差し替える新しいデータを入力する画面をユーザに送信する（313）。この画面は、この画面は、図６に示す画面と類似したものであってよい。その場合、選択部分81、並びにデータＩＤフィールドおよびデータ・パスワード・フィールドは省略することができる。
【００６４】
ユーザがデータを入力し、添付ファイルを添付して送信ボタンをクリックすると（314）、新しいデータが公開ウェブサーバ22に送られる（315）。公開ウェブサーバ22は、この差し替え用データの書式をチェックし、エラーが発見されると、エラー画面をユーザに送信し（319）、正しいデータの入力を促す。
【００６５】
差し替え用データにエラーがなければ、公開ウェブサーバ22は、データ入力の確認画面をユーザに送信し（318）、ユーザが確定ボタンをクリックすると（321）、これに応答して公開ウェブサーバ22が差し替え処理のデータを作成し（322）、新たなデータＩＤおよびデータ・パスワードをユーザに発行し（323）、新たなデータおよび履歴データをデータ管理サーバ24に転送する（324）。
【００６６】
ステップ322における差し替え処理を図１２および図１３を参照して説明する。いまユーザが過去にＸ社に提供したデータ（データＩＤ＝HMXX0002）を新しいデータで置き換える操作を実行した場合、図１２のDATA-2のコラムに示すように、データＩＤ＝HMXX0002のレコードのデータ状況フィールドにREPLACE(OLD)が記録される。また、＜差し替え／取り下げ情報エリア＞の処理日フィールドに差し替えが行われた日時が記録され、送信日フィールドにデータ管理サーバ24への送信が行われた日時が記録される。さらに差し替え先データＩＤフィールドに、差し替えによって新たに加えられたデータのデータＩＤ（HMXX0005）が記録される。
【００６７】
また、差し替えた新しいデータのコラムDATA-3には、＜データ状況エリア＞のデータ状況フィールドにREPLACE(NEW)が記録され、データ管理サーバ24への送信が完了すると、内部送信状況フィールドにSENTが記録される。そして、＜新規データ情報エリア＞に新規データとして処理日、送信日、データＩＤ、データ・パスワードおよびユーザＩＤがきろくされる。さらに、＜差し替え／取り下げ情報エリア＞に差し替え処理の処理日、ユーザＩＤ、送信日、および置き換えたデータのデータＩＤが記録される。
【００６８】
図１３は、履歴データベース22b、24bの一覧表示画面の一例を示す。差し替えられたデータに対するデータＩＤ＝HMXX0002のレコードには、“−”記号が記録され、差し替えによって追加されたデータに対するデータＩＤ＝HMXX0005のレコードには、“＋”記号が記録されている。この一覧表示画面は、システム管理者が見ることができる画面である。履歴データベース24bの内容は、内部設置サーバ33の履歴データベース33bに複製されるが、Ｘ社の社内ユーザに対する表示画面には、差し替えられた“−”マークのレコードおよび削除された“×”マークのレコードは、表示されない。
【００６９】
以上にこの発明を特定の実施例について説明したが、この発明はこのような実施例に限定されるものではなく、当業者が容易に行うことができる種々の変形もこの発明の範囲に含まれる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明によるシステムの一実施例の全体的な構成を示すブロック図。
【図２】従来のシステムの全体的な構成を示すブロック図。
【図３】この発明によるシステムの一実施例のより詳細なブロック図。
【図４】この発明の一実施例におけるホームページの全体的な構成を示す図。
【図５】この発明の一実施例における業務用メニューページを示す図。
【図６】この発明の一実施例におけるデータ書き込み画面を示す図。
【図７】この発明の一実施例におけるブラウザに業務メニューを表示するまでのプロセスを示すフローチャート。
【図８】この発明の一実施例における外部設置サーバにおけるプロセスを示すフローチャート。
【図９】この発明の一実施例における新規データの受信プロセスを示すフローチャート。
【図１０】この発明の一実施例におけるデータの取り下げ処理を示すフローチャート。
【図１１】この発明の一実施例においてすでに送信したデータを差し替えるためのプロセスを示すフローチャート。
【図１２】この発明の一実施例における履歴データベースのレイアウトの一例を示す図。
【図１３】この発明の一実施例における履歴データベースの全データ表示の一例を示す図。
【符号の説明】
２１外部設置サーバ
２２公開ウェブサーバ
２３ファイアウォール
２４ウェブデータ管理サーバ
３０社内ネットワークシステム
３１イントラネット
３２パーソナルコンピュータ
３３内部設置サーバ
３５ファイアウォール

Claims

外部に設置された外部設置サーバおよび該外部設置サーバと通信する内部設置サーバを備える電子ファイル管理システムであって、
前記外部設置サーバは、ブラウザがインターネットを介してアクセスすることができる公開ウェブサーバと、前記公開ウェブサーバにファイアウォールを介して接続されたウェブデータ管理サーバと、を備え、
前記公開ウェブサーバには前記内部設置サーバに関連する企業のホームページが含まれており、該ホームページにアクセスしたブラウザが対話的に該公開ウェブサーバに送信したデータは、前記ファイアウォールを介して前記ウェブデータ管理サーバに転送されるよう構成され、
該ホームページには企業から発行されたユーザＩＤおよびパスワードを有するユーザのみが閲覧できる専用ページが含まれており、前記専用ページを使用してユーザ提供のデータが前記公開ウェブサーバに送信されるよう構成され、
前記外部設置サーバは、前記データが正常に受信されたならば、そのデータのファイル固有であり、データのファイルを、他のデータのファイルと区別するのに使用されるデータＩＤを発行し、該データＩＤを、前記外部設置サーバの履歴データベースに格納するとともに該データＩＤを、前記データを提供したユーザに通知し、ユーザが以前に提供した前記データの取り下げや差し替えを行う場合に、当該データＩＤおよび取り下げまたは差し替えを示す情報を入力するのに応答して、前記外部設置サーバは、履歴データベースの該データＩＤに対応するレコードに当該データの取り下げまたは差し替えを示す情報を記録し、取り下げられたデータまたは差し替え前のデータのレコードが企業内ユーザに表示されないようにすることにより、該データＩＤが発行されているデータのファイルの取り下げまたは差し替えの処理を実行するよう構成された電子ファイル管理システム。
前記外部設置サーバは、第２のファイアウォールを介して前記内部設置サーバに接続されており、前記ウェブデータ管理サーバに記憶された前記データは、前記第２のファイアウォールを介して前記内部設置サーバに転送されるよう構成された請求項１に記載の電子ファイル管理システム。
前記公開ウェブサーバは、ブラウザから受信したデータを前記ウェブデータ管理サーバに転送すると、該公開ウェブサーバに記憶されている前記データを削除するよう構成された請求項１に記載の電子ファイル管理システム。
前記ウェブデータ管理サーバは、前記ブラウザからのデータを前記内部設置サーバに転送した後、該ウェブデータ管理サーバに記憶されている前記ブラウザからのデータを削除するよう構成された請求項２に記載の電子ファイル管理システム。
前記専用ページには、ユーザ毎に既に設定されている業務に関するアイコンを表示するよう構成した請求項１に記載の電子ファイル管理システム。
前記外部設置サーバは、前記データＩＤとともに該データＩＤに関連するデータ・パスワードを発行し、該データ・パスワードを履歴データベースに格納するとともに前記データを提供したユーザに通知するよう構成された請求項１に記載の電子ファイル管理システム。
前記内部設置サーバは、まず外部設置サーバからのデータを受皿データベースに一時蓄積し、一定時間後あるいは一定量のデータが蓄積したのち、データ蓄積データベースにデータを転送するよう構成した請求項１に記載の電子ファイル管理システム。
前記内部設置サーバは、履歴データベースを備えており、前記外部設置サーバの履歴データベースに記憶された、データＩＤおよび当該データの取り下げまたは差し替えを示す情報を含むデータが転送されて該内部設置サーバの履歴データベースに格納され、当該データの管理に使用されるよう構成された請求項７に記載の電子ファイル管理システム。