JP4159261B2

JP4159261B2 - 個人立替経費精算システム、個人立替経費精算方法、プログラム及び記録媒体

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Publication number: JP4159261B2
Application number: JP2001082058A
Authority: JP
Inventors: 進白石; 和義高崎; 幸一郎児玉; 隆行仲山; 奈美代日高; 美保子佐藤
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2001-03-22
Filing date: 2001-03-22
Publication date: 2008-10-01
Anticipated expiration: 2021-03-22
Also published as: JP2002279146A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、個人立替経費精算システム、個人立替経費精算方法、プログラム及び記録媒体、より詳細には、個人の立替金の精算処理において、精算申請者によるデータ入力から決済、会計処理、ファームバンキング処理にいたる処理を基本的にペーパレスで実行できるようにした経費精算処理技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
企業や団体等では、いろいろな場面で個人が立替金を支出し、事後にその立替金を精算する処理が発生している。図８は、従来の個人立替金精算システムの処理の流れの一例を説明するための図である。例えば個人精算者２１が立替金の精算をしようとする場合、所定の精算用紙に精算内容を記入し、その精算内容を上司２２がチェックして精算用紙に検印し、個人精算者の所属部門の庶務担当２３がこの精算用紙をとりまとめて、経理部門へ提出して経理部門２４から個人精算者に出金を行うようにしていた。
【０００３】
上記精算用紙を受け付けた経理部門２４では、経理部員が全件について精算申請内容をチェックし、所定のＤＢにまとめてデータを入力し、出金処理を行っていた。このような処理システムにおいて、オンラインによるペーパレス化が実行されているのは、多くの場合上記庶務担当２３が端末入力したデータを経理部門が受信して処理を行うような形態が殆どである。すなわち、精算申請処理の電子入力を可能とするシステムであっても、上記庶務担当のような入力操作に熟知した特定の人が他人の精算申請をまとめて代理入力しているケースが多く、間接業務の処理を相変わらず合理化できないという問題がある。また上記のような入力システムにおいて、上記のように経理部門２４による全件確認が通常行われているが、このような確認においては、形式的なチェックのみを行っていることも多く、電子システム化による合理化が望まれる。
【０００４】
また上記のようなホスト入力システムにおいては、例えば、立替金申請者が繰り返し往訪する場所への交通費の申請であってもその都度毎回精算申請入力を行う必要があり、煩わしさを感じたり、休日や深夜等、ホストの非稼働時には精算入力処理を行うことができないという不満もあった。またこのようなホスト入力システムでは、ホストのエミュレーションソフトを入力用端末にインストールする必要があり、さらに巷間で一般的になっているＧＵＩ入力画面になれている利用者は、ホスト画面が使いにくく感じるというという問題もある。
【０００５】
上述したごとくに、立替金の精算処理においては、基本的には紙をベースにしたワークフロー処理が行われ、オンラインによるペーパレス処理が行われる場合であっても、電子ワークフローと紙との二重確認の部分を多くのプロセスで残しているというのが実情である。
【０００６】
一方、上記のような立替金精算システムは、基本としては専用ログインシステムからアクセスして使用するシステムであって、つまり、“誰が今このシステムを使用しているのか”を特定するために、アクセスする際に入口で入力する例えば社員ＮＯ．がキーとなっているシステムであると言える。このようなシステムをブラウザで使用するにあたっても、同じセキュリティを保つ必要がある。
【０００７】
Ｗｅｂクライアントと言えば、直接ＵＲＬを入力するとそのリンク先を直接開くことができるという仕組みになっている。もしこの仕組みを利用して立替金精算システムを使用されてしまえば、他人の伝票を直接開くことができるという、セキュリティ違反が発生する。
【０００８】
ＷＥＢブラウザにおける個人特定を行うシステムを構築する場合、例えば、（Ａ）一般的に広く行われている認証局による個人認証、（Ｂ）ＵＲＬ記述による方法（たとえば、ＵＲＬの後ろの部分に個人を記述する方法）、（Ｃ）ＣＯＯＫＩＥの受け入れによる方法、等が採用されている。
【０００９】
しかしながら、上記（Ａ）の方法では、サーバ等の複雑な仕組みが必要で、サーバ単位の認証となり、ＤＢ単位（アプリケーション単位）の個人認識は行いにくいという問題がある。サーバにおいて読者制限機能（読者フィールド機能）を利用すればこの仕組みでも認証が可能であるが、ある程度の高速レスポンスに対応するためには、読者制限機能（読者フィールド機能）を使用する処理は不向きである。
【００１０】
また上記（Ｂ）の方法は、たとえ長大な個人記述情報であっても、そのＵＲＬをダイレクトに入力されればシステムへの進入が可能であり、セキュリティは万全とはいえない。さらに上記（Ｃ）の方法は、ＣＯＯＫＩＥによる照会系の個人認識には利用されているが、セキュリテイは維持することができない。
【００１１】
【発明が解決しようとする課題】
本発明は、上述のごとき実情に鑑みてなされたもので、個人の立替金の精算処理において、精算申請者によるデータ入力から決済、会計処理、ファームバンキング処理にいたる処理を基本的にペーパレスで実行できるようにすることにより、各部門の業務の効率化や迅速化による総合的な合理化を図ることができる個人立替経費精算システム方法、該方法を実行するプログラム及び記録媒体を提供することを目的とするものである。
【００１３】
【課題を解決するための手段】
請求項１の発明は、従業員による経費立替金を精算するための個人立替経費精算システムにおいて、会計システムが稼働する会計処理コンピュータと、個人立替金精算処理に係わる利用者の端末との間でデータ通信を行い該会計システムに転送して該会計システムにて精算出金処理を行うための立替経費精算情報を生成するサーバとを有する個人立替経費精算システムであって、前記サーバは、経費立替金精算を申請する精算申請者からの申請情報の入力を受け付けて保持し、該精算申請者に対して決済承認権限を有する利用者から、該申請入力情報に関する電子承認情報を受け付けた際に、前記立替経費精算情報を前記会計処理コンピュータに転送し、該会計処理コンピュータは転送された立替経費精算情報に従って前記申請を行った従業員に対して出金処理を行うための情報を出力する個人立替経費精算システムであって、該個人立替経費精算システムは、前記精算申請者が申請情報を入力した際、決済承認権限者による決済承認、及び経理確認セクションによる確認において証憑の確認を必要とするか否かを予め定められた基準にしたがって自動的に判定する判定機能を有し、該判定機能は、精算申請の分類項目を選択させるための選択画面を利用者端末に表示し、該選択画面による選択入力を受け付けて該選択入力に従って前記証憑の確認の要否を判断して表示し、該証憑の確認要否の判定機能において該証憑の確認が必要であると判断した際に、証憑貼付用の台紙を該利用者端末の印刷手段から印刷出力する手段を有し、前記証憑貼付用の台紙を印刷出力する際、該台紙の出力ごとにバーコードを発行し、該発行したバーコードを該台紙上に印刷し、前記サーバは、前記経理確認セクションによって送信された該台紙の証憑確認結果を電子承認データとして受付け、前記台紙に印刷表示するバーコードは、前記申請情報の電子データの変更回数を示すコード部を有し、前記サーバは、前記経理確認セクションより送信されたバーコードの前記コード部から読み取ったデータ変更回数情報と、前記精算申請者の端末から送信された申請情報に含まれるデータ変更回数情報とを比較して、前記バーコードの変更回数情報と前記申請情報の変更回数情報とに差異が生じているときは、エラー処理を行い、前記経理確認セクションにおける前記台紙の証憑確認結果を示す電子承認データのステータスは、バーコードリーダによって読みとられたバーコード情報によって、承認ステータスに変換されることを特徴としたものである。
【００１４】
請求項２の発明は、請求項１の発明において、該個人立替経費精算システムは、ファームバンキングシステムを利用して送信することが出来るデータを作成する機能を有し、前記申請を行なった精算申請者の金融機関に該当金額の振込処理を行なうことを特徴としたものである。
【００１５】
請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、前記サーバは、前記経費立替金精算を申請する精算申請者からの申請情報の入力を受け付けた際に、該精算申請者に対して決済承認権限を有する利用者に対し、前記申請情報の入力がなされた旨をメールにて通知する機能を有し、該決済承認権限を有する利用者が該メールの確認に応じて前記サーバにアクセスして前記申請情報を確認し、承認をするのであれば所定の前記電子承認情報を前記サーバに送信可能としたことを特徴としたものである。
【００１６】
請求項４の発明は、請求項１ないし３のいずれか１の発明において、前記サーバ及び前記会計処理コンピュータは、前記精算申請者により入力された申請情報及び電子承認情報に対する経理確認セクションの利用者端末からのアクセスを受付て、該利用者端末からの該各情報の内容確認を可能とすることを特徴としたものである。
【００２４】
請求項５の発明は、請求項１ないし４のいずれか１の発明において、前記サーバから前記会計処理コンピュータへの前記立替経費精算情報のデータ転送は、夜間の自動転送により実施することを特徴としたものである。
【００２５】
請求項６の発明は、請求項１の発明において、前記精算申請者が端末に申請情報を入力するためのツールとして、行またはブロックのコピー／貼り付け機能、行き先情報登録機能、及び所定の交通手段検索ソフトウェアの検索結果の貼り付け機能のいずれかまたは複数を有することを特徴としたものである。
【００２６】
請求項７の発明は、請求項１ないし６のいずれか１の発明において、前記申請データの承認を行うためのキーとして、申請情報を申請単位ごとに伝票として扱う上での伝票番号を連続的に採番する自動連続採番機能を有し、該自動連続採番機能は、同一電子情報に複数端末から同時に編集処理を受けた場合の排他制御により実現することを特徴としたものである。
【００２７】
請求項８の発明は、請求項７の発明において、前記排他制御を行うモジュールの処理は、伝票情報テーブルを取得して伝票番号を取得し、該伝票番号をカウントアップしてセットし、伝票番号テーブルの保存処理を行う処理を含み、さらに同一の文書に対する同時編集が行われた場合の競合状態があっても伝票番号の取得及び保存を有効にするために、前記伝票番号テーブルの保存処理結果を取得し、該競合によって該伝票番号が保存されていない場合、再度伝票番号テーブルを保存する処理を所定回数まで実行する処理を含むことを特徴としたものである。
【００２８】
請求項９の発明は、請求項８の発明において、該個人立替経費精算システムにアクセスするための認証手段を有し、該認証手段は、該個人立替経費精算システムにアクセスしようとする利用者のＩＤ情報及びパスワードの入力を受け付ける入力画面を有し、該入力画面に入力されたＩＤ情報及びパスワードを認証し、認証の結果アクセスを許可するのであれば、複数のフレームに分割された画面のひとつのフレームの表示データを格納する記憶手段の格納領域に、すくなくとも該ＩＤ情報を格納するともに、該ＩＤ情報を非表示とし、前記複数のフレームの他のフレームに該個人立替経費精算システムを操作する操作画面を表示し、前記ひとつの表示データの前記格納領域に該ＩＤ情報が格納されていなければ、前記操作画面の操作を許可しないようにすることを特徴としたものである。
【００２９】
請求項１０の発明は、請求項１ないし９のいずれか１の発明において、前記サーバと利用者端末とのネットワーク環境をグループウェアシステムにて実現することを特徴としたものである。
【００３０】
請求項１１の発明は、請求項１ないし１０のいずれか１の発明において、前記サーバと利用者端末とのネットワーク環境をＷｅｂシステムにて実現することを特徴としたものである。
【００３１】
請求項１２の発明は、従業員による経費立替金を精算するための個人立替金精算方法において、会計システムが稼働する会計処理コンピュータと、個人立替金精算処理に係わる利用者の端末との間でデータ通信を行い該会計システムに転送して該会計システムにて精算出金処理を行うための立替経費精算情報を生成するサーバとによって実行せしめる個人立替金精算方法であって、前記サーバに経費立替金精算を申請する精算申請者からの申請情報の入力を受け付けて保持させ、該精算申請者に対して決済承認権限を有する利用者から、該申請入力情報に関する電子承認情報を受け付けた際に、前記立替経費精算情報を前記会計処理コンピュータに転送せしめ、該会計処理コンピュータは転送された立替経費精算情報に従って前記申請を行った従業員に対して出金処理を行うための情報を出力させる個人立替金精算方法であって、該個人立替経費精算方法は、前記精算申請者が申請情報を入力した際、決済承認権限者による決済承認、及び経理確認セクションによる確認において証憑の確認を必要とするか否かを予め定められた基準にしたがって自動的に判定し、前記証憑の確認の要否の判定は、精算申請の分類項目を選択させるための選択画面を利用者端末に表示し、該選択画面による選択入力を受け付けて該選択入力に従って前記証憑の確認の要否を判断して表示することにより実行し、前記証憑の確認要否の判定において該証憑の確認が必要であると判断した際に、証憑貼付用の台紙を該利用者端末の印刷手段から印刷出力し、前記証憑貼付用の台紙を印刷出力する際、該台紙の出力ごとにバーコードを発行し、該発行したバーコードを該台紙上に印刷し、前記サーバは、前記経理確認セクションによって送信された該台紙の証憑確認結果を電子承認データとして受付るようにし、前記台紙に印刷表示するバーコードに、前記申請情報の電子データの変更回数を示すコード部を設定し、前記サーバが前記経理確認セクションより送信されたバーコードのデータ変更回数情報と、前記精算申請者の端末から送信された申請情報に含まれるデータ変更回数の情報とを比較して、前記バーコードの変更回数情報と前記申請情報の変更回数情報に差異が生じているときは、エラー処理を行い、前記経理確認セクションにおける前記台紙の証憑確認結果を示す電子データのステータスは、バーコードリーダによって読みとられたバーコード情報によって、承認ステータスに変換されることを特徴としたものである。
【００３２】
請求項１３の発明は、請求項１２の発明において、該個人立替経費精算方法は、金融機関のファームバンキングシステムが、前記会計処理コンピュータから出力された前記出金処理を行うための情報を入力して、前記申請を行った従業員の金融口座に該当金額の振り込み処理を行うことを特徴としたものである。
【００３３】
請求項１４の発明は、請求項１２または１３の発明において、前記サーバは、前記経費立替金精算を申請する精算申請者からの申請情報の入力を受け付けた際に、該精算申請者に対して決済承認権限を有する利用者に対し、前記申請情報の入力がなされた旨をメールにて通知し、該決済承認権限を有する利用者が、該メールの確認に応じて前記サーバにアクセスして前記申請情報を確認し、承認をするのであれば所定の前記電子承認情報を前記サーバに送信することを特徴としたものである。
【００３４】
請求項１５の発明は、請求項１２ないし１４のいずれか１の発明において、前記サーバ及び前記会計処理コンピュータは、前記精算申請者により入力された申請情報及び電子承認情報に対する経理確認セクションの利用者端末からのアクセスを受け付けて、該利用者端末からの該各情報の内容確認を可能とすることを特徴としたものである。
【００４３】
請求項１６の発明は、請求項１２ないし１５の発明において、前記サーバから前記会計処理コンピュータへの前記立替経費精算情報のデータ転送を、夜間の自動転送により実施することを特徴としたものである。
【００４４】
請求項１７の発明は、請求項１２の発明において、前記精算申請者が端末に申請情報を入力するためのツールとして、行またはブロックのコピー／貼り付け機能、行き先情報登録機能、及び所定の交通手段検索ソフトウェアの検索結果の貼り付け機能のいずれかまたは複数を付与することを特徴としたものである。
【００４５】
請求項１８の発明は、請求項１２ないし１７のいずれか１の発明において、前記申請データの承認を行うためのキーとして、申請情報を申請単位ごとに伝票として扱う上での伝票番号を連続的に採番する自動連続採番機能を付与し、該自動連続採番機能は、同一電子情報に複数端末から同時に編集処理を受けた場合の排他制御により実現することを特徴としたものである。
【００４６】
請求項１９の発明は、請求項１８の発明において、前記排他制御を行うモジュールの処理は、伝票情報テーブルを取得して伝票番号を取得し、該伝票番号をカウントアップしてセットし、伝票番号テーブルの保存処理を行う処理を含み、さらに同一の文書に対する同時編集が行われた場合の競合状態があっても伝票番号の取得及び保存を有効にするために、前記伝票番号テーブルの保存処理結果を取得し、該競合によって該伝票番号が保存されていない場合、再度伝票番号テーブルを保存する処理を所定回数まで実行する処理を含むことを特徴としたものである。
【００４７】
請求項２０の発明は、請求項１９の発明において、該方法を実行する個人立替経費精算システムにアクセスするための認証手段を付与し、該認証手段は、該個人立替経費精算システムにアクセスしようとする利用者のＩＤ情報及びパスワードの入力を受け付ける入力画面を有し、該入力画面に入力されたＩＤ情報及びパスワードを認証して認証結果アクセスを許可するのであれば、複数のフレームに分割された画面のひとつのフレームの表示データを格納する記憶手段の格納領域に、すくなくとも該ＩＤ情報を格納するともに、該ＩＤ情報を非表示とし、前記複数のフレームの他のフレームに該個人立替経費精算システムを操作する操作画面を表示し、前記ひとつの表示データの格納領域に該ＩＤ情報が格納されていなければ、操作画面の操作を許可しないようにすることを特徴としたものである。
【００４８】
請求項２１の発明は、請求項１２ないし２０のいずれか１の発明において、前記サーバと利用者端末とのネットワーク環境をグループウェアシステムにて実現することを特徴としたものである。
【００４９】
請求項２２の発明は、請求項１２ないし２０のいずれか１の発明において、前記サーバと利用者端末とのネットワーク環境をＷｅｂシステムにて実現することを特徴としたものである。
【００５０】
請求項２３の発明は、請求項１２ないし２２のいずれか１に記載の個人立替金精算方法をコンピュータに実行させるプログラムである。
【００５１】
請求項２４の発明は、請求項２３に記載のプログラムをコンピュータ読み取り可能に記録した記録媒体である。
【００５６】
【発明の実施の形態】
本発明の個人立替経費精算システムは、グループウェア／ブラウザ上の稼働に好適なシステムであって、グループウェアを用いる例えば企業等の従業員が、経費精算申請の入力／審査／承認をペーパレスでまた証憑確認が必要な項目においては一部紙を併用して実行できるようにしたことを特徴とするものである。グループウェアでは、使用者にわかりやすいＧＵＩ画面を構成できるので、システム利用者はマニュアル等を見なくても直感的な操作で各種処理を行うことができる。
【００５７】
図１は、本発明のペーパレス個人立替経費精算システムにおける、立替経費精算処理の流れの例を説明するための図で、完全ペーパレス化を実行するシステムの処理について示すものである。本実施例では、グループウェアによって本発明に係わるシステムを運用する例を説明する。
【００５８】
立替金精算申請を行う個人（精算申請者）２は、端末から精算申請情報の入力を行う。入力された精算申請情報は、グループウェアのサーバ１に転送される（ステップＳ１）。サーバ１は転送された精算申請情報に関するメールを決裁権限を持つ例えば申請者の上司３に送信する（ステップＳ２）。上司３は、内容確認のうえ、承認するのであれば電子承認情報を端末に入力してサーバ１に送る（ステップＳ３）。サーバ１は精算申請者からの申請情報のステータスを上司３から送られた電子承認情報によって承認ステータスに変換し、これをホスト５に転送する（ステップＳ４）。ホスト５では会計システムが稼働している。この転送は、例えば夜間の自動転送により実施される。
【００５９】
例えば経理部門の小払区担当４等の最終確認区では、サーバ１またはホスト５にアクセスして精算申請内容のチェックを行う（ステップＳ５）。精算申請データの方式チェックや合計金額チェック等はアプリケーション側で自動的に行われるため、小払区担当４によるチェックは、全件チェックでなくサンプルチェックで済ませることができ、これにより間接部門の合理化を図ることができる。そしてホスト５は、上記承認ステータスの精算申請情報（立替経費精算情報）によって決済処理を行い、申請相当額の出金要求データを所定の銀行６に送信する（ステップＳ６）。出金要求データを受信した銀行６は、例えば翌営業日に精算申請者２の預金口座に該当金額の振り込み処理を行う（ステップＳ７）。上述のようにして、ペーパレスの立替経費精算システムが構築される。
【００６０】
図２は、本発明の個人立替経費精算システムにおける立替経費精算処理の流れの他の例を説明するための図で、領収書の必要な精算項目については、専用の台紙を用いて電子処理と紙の処理を一部併用する形態をとるシステム構成例を示すものである。図２は、図１の電子処理に、さらに紙による処理を加えて表現したものである。グループウェアには、精算処理に関して証憑（領収書）の有無を自動判定する機能が設定され、グループウェア上の該当画面において、予め設定された項目分類（例えば交通費におけるバス、電車、タクシー等の交通手段等）が表示され、精算申請者が該当項目をポインタ等で選択することにより、グループウェアが領収書の要／不要を判断してその判断結果を表示する。
【００６１】
まず精算申請者２は、端末から精算申請情報の入力を行う。入力された精算申請情報は、グループウェアのサーバ１に転送される（ステップＳ１）。このとき精算申請者２の入力に従って領収書の要／不要の自動判定が行われ、領収書が必要であれば、端末は所定の領収書貼付用の証憑確認用台紙を出力する。精算申請者２は、該当する領収書をその台紙に貼付し、決済権限をもつ例えばその精算申請者の上司３に証憑確認用台紙を提出する（ステップＳ２′）。このときに、後の最終確認区（ここでは経理部門の小払区担当４）によるサーバ４への承認データ入力を合理化するために、例えば、証憑確認用台紙ごとにバーコードを発行して、そのバーコードを該台紙に印刷する処理が行われる。また証憑確認用台紙には、小払区担当４において、証憑との確認が必要な部分のデータのみを印字し、これにより小払区担当４では最小限の作業での証憑確認用台紙における確認作業が可能となる。
【００６２】
一方、精算申請者２から入力された精算申請情報を受けたサーバは、該情報に関するメールを上司３に送り（ステップＳ２）、上司３は内容確認の上、承認するのであれば、電子承認情報を端末に入力してサーバ１に送る（ステップＳ３）。また、領収書を貼付した証憑確認用台紙とを受けた上司３は、承認するのであればこれに押印し、精算申請２にその証憑確認用台紙を戻す（ステップＳ３′）。精算申請者２は、上司に押印された証憑確認用台紙を経理部門に提出し（ステップＳ８）、経理部門の小払区担当４が領収書の証憑確認等のチェックを行い、サーバ１に対して電子承認データ（すなわサーバ１が保持している精算申請データのステータスを承認ステータスに変換するための電子データ）を入力する（ステップＳ５）。
【００６３】
このときに、小払区担当４は、証憑確認用台紙に表示されているバーコードをバーコードリーダを用いて読み込むことにより、電子承認データとしてそのバーコード情報をサーバ４に送信することができる。すなわち、電子データのステータスを承認ステータスに変換する作業を、証憑確認用台紙に印字されているバーコードを汎用バーコードリーダで連続読み取りすることで可能にし、これによって大量の証憑確認用台紙の確認処理も短時間で実行することが可能となる。そして領収書が貼付された証憑確認用台紙は、経理部門で保管される（ステップＳ９）。
【００６４】
サーバ１は精算申請者２からの精算申請情報のステータスを、上司３から送信電子承認情報によって承認ステータスに変換し、これをホスト５に転送する（ステップＳ４）。この転送は、例えば夜間の自動転送により実施される。ホスト５は、この承認ステータスの精算申請情報（立替経費精算情報）によって決済処理を行い、申請相当額の集金要求データを所定の銀行６に送信する（ステップＳ６）。出金要求データを受信した銀行６は、例えば翌営業日に精算申請者２の預金口座に該当金額の振り込み処理を行う（ステップＳ７）。
【００６５】
上記のバーコードの読みとりによる電子承認データの生成において、サーバ１からホスト５に至るルートを流れる電子データが変更されている場合、すなわちバーコードが示す情報がサーバ側の電子データにマッチしない場合、自動的に処理エラーとする。すなわち、精算申請の電子データとバーコード情報とは異なる流れで伝送されていくため、電子データが途中で修正された場合に、バーコード側の承認情報と異なるおそれがあるため、修正を検出してエラーとする。
修正の有無の検出は、ＪＡＮ規格のバーコード体系のサフィックス部分に電子データの更新回数が示されるため、この部分を読みとって更新回数に差異が生じていると判別されるときにエラー処理を行うようにすればよい。すなわち、精算申請者等が電子データを変更をした場合は、その時点で再度、証憑確認用台紙の出力（すなわち新しいバーコードの発行）が必要である。
【００６６】
上記バーコードの印字は、グループウェア、表計算ソフト、ブラウザ等のいずれのアプリケーションでも可能である。ブラウザから印刷する場合に、バーコードを表示して印刷するが、元になるイメージは、サーバでＤＬＬファイルらＪＰＥＧファイルを作成し、そのＪＰＥＧファイルを個人テーブル文書に添付して印刷用の画面にパスを通すことによって表示している。
【００６７】
図３は、上記本発明の個人経費立替精算システムにおける、精算申請者２が入力を行うための画面の一例を示す図である。図３は交通費を精算するための画面であって、図示するようにＧＵＩ画面で非常にわかりやすく入力作業を行うことができるようになっている。また入力画面においては、行またはブロックのコピー／張り付け機能を実行でき、精算申請者が以前同じ行き先に行ったことがあって精算申請を行ったことがある場合は、前回分の入力内容をコピーして用いることができる。また行先情報登録機能を有していて、申請者がよく行く場所や交通拠点を登録することができ、次回からの申請の入力に用いることができる。また、上記の入力画面では、鉄道経路や駅情報を検索するための検索ソフトウェアの検索結果を張り付ける機能を有し、申請者に利便性を与えている。
【００６８】
図４は、上記本発明の個人経費立替精算システムにおける、証憑確認用台紙（証憑貼付台紙）の一例を示す図である。図示するように、証憑確認用台紙１０には、最終確認区において、憑証との確認が必要な部分のデータ１１のみを印字し、証憑（領収書）１２を貼り付けるようにしてある。また上述したごとくに該台紙ごとに発行したバーコード１３も印字されている。これにより最終確認区では最小限の作業での証憑確認用台紙１０における確認作業が可能となる。
【００６９】
次に上記本発明の個人経費立替精算システムにおける、グループウェア上での伝票採番時の排他制御のロジックについて説明する。本ロジックを使用する目的は、電子データ上の情報（伝票番号）を一意に作成して、電子データで精算伝票を扱ううえでの信頼性の向上を図るものである。用意される伝票番号の採番を行うモジュールでは、伝票番号テーブルを取得し、伝票にユニークな番号を採番し、また伝票番号をカウントアップして伝票番号マスタを保存する。
【００７０】
図５は、上記排他制御の処理概要を説明するためのフローチャートである。まず伝票番号の採番を行うモジュールは、伝票情報テーブルを取得し（ステップＳ１１）、伝票番号を取得する（ステップＳ１２）。そして伝票番号をカウントアップしてセットし（ステップＳ１３）、伝票番号テーブルの保存処理を行う。このとき、一つの文書を複数のユーザが同時に編集すると文書は保存されない（この状態を競合という）。そのため、「伝票番号テーブル」保存処理結果を取得し、保存できない場合、再度処理を行う。すなわち、ステップＳ１４で、伝票番号テーブルの保存に成功すれば処理を終了してエラーとし、失敗したならばステップＳ１５にすすんで保存トライ回数を確認し、５回以上であれば処理を終了し、５回より少なければステップＳ１１に戻って伝票情報テーブルを取得する。ステップＳ１５において、競合による再処理は、サーバへの負荷と処理速度とを考慮してここでは５回までとしている。
【００７１】
本発明では、電子データと証憑とを照合確認し、審査／承認を行うための作業において、上記のごとくに自動採番された連続したユニークな＜伝票ＮＯ＞を確認キーとしている。ホストコンピュータ等今までのシステムでは比較的容易だった自動連続ＮＯ採番は、文書型データベースであるグループウエアではその実現が難しかったが、本発明では文書の排他制御の仕組みを実現することにより上記自動連続採番を実現している。これにより平行回覧時の同時編集における排他制御の仕組みを実現するものである。
【００７２】
次に本発明に係わる認証方式の実施例について、特にブラウザに対する適用例について説明する。上記ペーパレス個人経費立替精算システムをＷｅｂシステムで運用する場合に、Ｗｅｂクライアントから当該システムにアクセスする際は、例えばフレームで２分割した表示画面の左側のフレームにメニューを表示して、その左側のフレームに社員Ｎｏ．を非表示で格納する仕組みを設け、右側のフレームには伝票などを表示する通常の画面を設定するようにした。左側のフレームに用意した社員Ｎｏ．の格納部には、利用者が専用ログインシステムとして社員Ｎｏ．を入力してペーパレス個人経費立替精算システムにアクセスした場合にのみ、利用者本人の社員Ｎｏ．が格納され、これによってメニューから各種の操作を実行できる権限を付与する。図６に社員番号をパスワードとともに入力するための画面例を示し、また、図７に上記のごとく２分割したフレーム構成例を示す。なお、本発明では、上記のごとくの２分割構成に限定されることなく複数分割フレームのいずれかに非表示で社員情報を格納することにより、メニュー操作を可能とするような機能を有していればよい。
【００７３】
上記のごとくの仕組みを設けることによって、第３者等が直接ＵＲＬを入力してペーパレス個人経費立替精算システムにアクセスしようとしても、アクセスした画面におけるに左側フレームに、操作権限を付与する社員ＮＯ．が格納されていない状態であるため、閲覧権限のない伝票やメニューなどの電子データに対して、上記第３者等が操作を実行することができず、セキュリティの強化を図ることができる。
【００７５】
【発明の効果】
以上の説明から明らかなように、本発明によれば、個人の立替金の精算処理において、精算申請者によるデータ入力から決済、会計処理、ファームバンキング処理にいたる全ての処理をペーパレスで実行できるようにすることにより、各部門の業務の項効率化や迅速化による総合的な合理化を図ることができるペーパレス個人立替経費精算システムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のペーパレス個人立替経費精算システムにおける、立替経費精算処理の流れの例を説明するための図である。
【図２】本発明の個人立替経費精算システムにおける立替経費精算処理の流れの他の例を説明するための図である。
【図３】本発明の個人経費立替精算システムにおける、精算申請者が入力を行うための画面の一例を示す図である。
【図４】本発明の個人経費立替精算システムにおける、証憑確認用台紙（憑証貼付台紙）の一例を示す図である。
【図５】排他制御の処理概要を説明するためのフローチャートである。
【図６】社員番号をパスワードとともに入力するための画面例を示す図である。
【図７】２分割したフレーム構成例を示す図である。
【図８】従来の個人立替金精算システムの処理の流れの一例を説明するための図である。
【符号の説明】
１…サーバ、２…精算申請者、３…上司、４…小払区担当、５…ホスト、６…銀行。

Claims

従業員による経費立替金を精算するための個人立替経費精算システムにおいて、会計システムが稼働する会計処理コンピュータと、個人立替金精算処理に係わる利用者の端末との間でデータ通信を行い該会計システムに転送して該会計システムにて精算出金処理を行うための立替経費精算情報を生成するサーバとを有する個人立替経費精算システムであって、前記サーバは、経費立替金精算を申請する精算申請者からの申請情報の入力を受け付けて保持し、該精算申請者に対して決済承認権限を有する利用者から、該申請入力情報に関する電子承認情報を受け付けた際に、前記立替経費精算情報を前記会計処理コンピュータに転送し、該会計処理コンピュータは転送された立替経費精算情報に従って前記申請を行った従業員に対して出金処理を行うための情報を出力する個人立替経費精算システムであって、
該個人立替経費精算システムは、前記精算申請者が申請情報を入力した際、決済承認権限者による決済承認、及び経理確認セクションによる確認において証憑の確認を必要とするか否かを予め定められた基準にしたがって自動的に判定する判定機能を有し、該判定機能は、精算申請の分類項目を選択させるための選択画面を利用者端末に表示し、該選択画面による選択入力を受け付けて該選択入力に従って前記証憑の確認の要否を判断して表示し、該証憑の確認要否の判定機能において該証憑の確認が必要であると判断した際に、証憑貼付用の台紙を該利用者端末の印刷手段から印刷出力する手段を有し、前記証憑貼付用の台紙を印刷出力する際、該台紙の出力ごとにバーコードを発行し、該発行したバーコードを該台紙上に印刷し、
前記サーバは、前記経理確認セクションによって送信された該台紙の証憑確認結果を電子承認データとして受付け、
前記台紙に印刷表示するバーコードは、前記申請情報の電子データの変更回数を示すコード部を有し、前記サーバは、前記経理確認セクションより送信されたバーコードの前記コード部から読み取ったデータ変更回数情報と、前記精算申請者の端末から送信された申請情報に含まれるデータ変更回数情報とを比較して、前記バーコードの変更回数情報と前記申請情報の変更回数情報とに差異が生じているときは、エラー処理を行い、
前記経理確認セクションにおける前記台紙の証憑確認結果を示す電子承認データのステータスは、バーコードリーダによって読みとられたバーコード情報によって、承認ステータスに変換されることを特徴とする個人立替経費精算システム。
請求項１に記載の個人立替経費精算システムにおいて、該個人立替経費精算システムは、ファームバンキングシステムを利用して送信することが出来るデータを作成する機能を有し、前記申請を行なった精算申請者の金融機関に該当金額の振込処理を行なうことを特徴とする個人立替経費精算システム。
請求項１または２に記載の個人立替経費精算システムにおいて、前記サーバは、前記経費立替金精算を申請する精算申請者からの申請情報の入力を受け付けた際に、該精算申請者に対して決済承認権限を有する利用者に対し、前記申請情報の入力がなされた旨をメールにて通知する機能を有し、該決済承認権限を有する利用者が該メールの確認に応じて前記サーバにアクセスして前記申請情報を確認し、承認をするのであれば所定の前記電子承認情報を前記サーバに送信可能としたことを特徴とする個人立替経費精算システム。
請求項１ないし３のいずれか１に記載の個人立替経費精算システムにおいて、前記サーバ及び前記会計処理コンピュータは、前記精算申請者により入力された申請情報及び電子承認情報に対する経理確認セクションの利用者端末からのアクセスを受付て、該利用者端末からの該各情報の内容確認を可能とすることを特徴とする個人立替経費精算システム。
請求項１ないし４のいずれか１に記載の個人立替経費精算システムにおいて、前記サーバから前記会計処理コンピュータへの前記立替経費精算情報のデータ転送は、夜間の自動転送により実施することを特徴とする個人立替経費精算システム。
請求項１に記載の個人立替経費精算システムにおいて、前記精算申請者が端末に申請情報を入力するためのツールとして、行またはブロックのコピー／貼り付け機能、行き先情報登録機能、及び所定の交通手段検索ソフトウェアの検索結果の貼り付け機能のいずれかまたは複数を有することを特徴とする個人立替経費精算システム。
請求項１ないし６のいずれか１に記載の個人立替経費精算システムにおいて、前記申請データの承認を行うためのキーとして、申請情報を申請単位ごとに伝票として扱う上での伝票番号を連続的に採番する自動連続採番機能を有し、該自動連続採番機能は、同一電子情報に複数端末から同時に編集処理を受けた場合の排他制御により実現することを特徴とする個人立替経費精算システム。
請求項７に記載の個人立替経費精算システムにおいて、前記排他制御を行うモジュールの処理は、伝票情報テーブルを取得して伝票番号を取得し、該伝票番号をカウントアップしてセットし、伝票番号テーブルの保存処理を行う処理を含み、さらに同一の文書に対する同時編集が行われた場合の競合状態があっても伝票番号の取得及び保存を有効にするために、前記伝票番号テーブルの保存処理結果を取得し、該競合によって該伝票番号が保存されていない場合、再度伝票番号テーブルを保存する処理を所定回数まで実行する処理を含むことを特徴とする個人立替経費精算システム。
請求項１８に記載の個人立替経費精算システムにおいて、
該個人立替経費精算システムにアクセスするための認証手段を有し、
該認証手段は、該個人立替経費精算システムにアクセスしようとする利用者のＩＤ情報及びパスワードの入力を受け付ける入力画面を有し、
該入力画面に入力されたＩＤ情報及びパスワードを認証し、認証の結果アクセスを許可するのであれば、
複数のフレームに分割された画面のひとつのフレームの表示データを格納する記憶手段の格納領域に、すくなくとも該ＩＤ情報を格納するともに、該ＩＤ情報を非表示とし、
前記複数のフレームの他のフレームに該個人立替経費精算システムを操作する操作画面を表示し、前記ひとつの表示データの前記格納領域に該ＩＤ情報が格納されていなければ、前記操作画面の操作を許可しないようにすることを特徴とする個人立替経費精算システム。
請求項１ないし９のいずれか１に記載の個人立替経費精算システムにおいて、前記サーバと利用者端末とのネットワーク環境をグループウェアシステムにて実現することを特徴とする個人立替経費精算システム。
請求項１ないし１０のいずれか１に記載の個人立替経費精算システムにおいて、前記サーバと利用者端末とのネットワーク環境をＷｅｂシステムにて実現することを特徴とする個人立替経費精算システム。
従業員による経費立替金を精算するための個人立替金精算方法において、会計システムが稼働する会計処理コンピュータと、個人立替金精算処理に係わる利用者の端末との間でデータ通信を行い該会計システムに転送して該会計システムにて精算出金処理を行うための立替経費精算情報を生成するサーバとによって実行せしめる個人立替金精算方法であって、前記サーバに経費立替金精算を申請する精算申請者からの申請情報の入力を受け付けて保持させ、該精算申請者に対して決済承認権限を有する利用者から、該申請入力情報に関する電子承認情報を受け付けた際に、前記立替経費精算情報を前記会計処理コンピュータに転送せしめ、該会計処理コンピュータは転送された立替経費精算情報に従って前記申請を行った従業員に対して出金処理を行うための情報を出力させる個人立替金精算方法であって、
該個人立替経費精算方法は、前記精算申請者が申請情報を入力した際、決済承認権限者による決済承認、及び経理確認セクションによる確認において証憑の確認を必要とするか否かを予め定められた基準にしたがって自動的に判定し、
前記証憑の確認の要否の判定は、精算申請の分類項目を選択させるための選択画面を利用者端末に表示し、該選択画面による選択入力を受け付けて該選択入力に従って前記証憑の確認の要否を判断して表示することにより実行し、
前記証憑の確認要否の判定において該証憑の確認が必要であると判断した際に、証憑貼付用の台紙を該利用者端末の印刷手段から印刷出力し、
前記証憑貼付用の台紙を印刷出力する際、該台紙の出力ごとにバーコードを発行し、該発行したバーコードを該台紙上に印刷し、
前記サーバは、前記経理確認セクションによって送信された該台紙の証憑確認結果を電子承認データとして受付るようにし、
前記台紙に印刷表示するバーコードに、前記申請情報の電子データの変更回数を示すコード部を設定し、前記サーバが前記経理確認セクションより送信されたバーコードのデータ変更回数情報と、前記精算申請者の端末から送信された申請情報に含まれるデータ変更回数の情報とを比較して、前記バーコードの変更回数情報と前記申請情報の変更回数情報に差異が生じているときは、エラー処理を行い、
前記経理確認セクションにおける前記台紙の証憑確認結果を示す電子データのステータスは、バーコードリーダによって読みとられたバーコード情報によって、承認ステータスに変換されることを特徴とする個人立替経費精算方法。
請求項１２に記載の個人立替経費精算方法において、該個人立替経費精算方法は、金融機関のファームバンキングシステムが、前記会計処理コンピュータから出力された前記出金処理を行うための情報を入力して、前記申請を行った従業員の金融口座に該当金額の振り込み処理を行うことを特徴とする個人立替経費精算方法。
請求項１２または１３に記載の個人立替経費精算方法において、前記サーバは、前記経費立替金精算を申請する精算申請者からの申請情報の入力を受け付けた際に、該精算申請者に対して決済承認権限を有する利用者に対し、前記申請情報の入力がなされた旨をメールにて通知し、該決済承認権限を有する利用者が、該メールの確認に応じて前記サーバにアクセスして前記申請情報を確認し、承認をするのであれば所定の前記電子承認情報を前記サーバに送信することを特徴とする個人立替経費精算方法。
請求項１２ないし１４のいずれか１に記載の個人立替経費精算方法において、前記サーバ及び前記会計処理コンピュータは、前記精算申請者により入力された申請情報及び電子承認情報に対する経理確認セクションの利用者端末からのアクセスを受け付けて、該利用者端末からの該各情報の内容確認を可能とすることを特徴とする個人立替経費精算方法。
請求項１２ないし１５に記載の個人立替経費精算方法において、前記サーバから前記会計処理コンピュータへの前記立替経費精算情報のデータ転送を、夜間の自動転送により実施することを特徴とする個人立替経費精算方法。
請求項１２に記載の個人立替経費精算方法において、前記精算申請者が端末に申請情報を入力するためのツールとして、行またはブロックのコピー／貼り付け機能、行き先情報登録機能、及び所定の交通手段検索ソフトウェアの検索結果の貼り付け機能のいずれかまたは複数を付与することを特徴とする個人立替経費精算方法。
請求項１２ないし１７のいずれか１に記載の個人立替経費精算方法において、前記申請データの承認を行うためのキーとして、申請情報を申請単位ごとに伝票として扱う上での伝票番号を連続的に採番する自動連続採番機能を付与し、該自動連続採番機能は、同一電子情報に複数端末から同時に編集処理を受けた場合の排他制御により実現することを特徴とする個人立替経費精算方法。
請求項１８に記載の個人立替経費精算方法において、前記排他制御を行うモジュールの処理は、伝票情報テーブルを取得して伝票番号を取得し、該伝票番号をカウントアップしてセットし、伝票番号テーブルの保存処理を行う処理を含み、さらに同一の文書に対する同時編集が行われた場合の競合状態があっても伝票番号の取得及び保存を有効にするために、前記伝票番号テーブルの保存処理結果を取得し、該競合によって該伝票番号が保存されていない場合、再度伝票番号テーブルを保存する処理を所定回数まで実行する処理を含むことを特徴とする個人立替経費精算方法。
請求項１９に記載の個人立替経費精算方法において、該方法を実行する個人立替経費精算システムにアクセスするための認証手段を付与し、該認証手段は、該個人立替経費精算システムにアクセスしようとする利用者のＩＤ情報及びパスワードの入力を受け付ける入力画面を有し、該入力画面に入力されたＩＤ情報及びパスワードを認証して認証結果アクセスを許可するのであれば、複数のフレームに分割された画面のひとつのフレームの表示データを格納する記憶手段の格納領域に、すくなくとも該ＩＤ情報を格納するともに、該ＩＤ情報を非表示とし、前記複数のフレームの他のフレームに該個人立替経費精算システムを操作する操作画面を表示し、前記ひとつの表示データの格納領域に該ＩＤ情報が格納されていなければ、操作画面の操作を許可しないようにすることを特徴とする個人立替経費精算方法。
請求項１２ないし２０のいずれか１に記載の個人立替経費精算方法において、前記サーバと利用者端末とのネットワーク環境をグループウェアシステムにて実現することを特徴とする個人立替経費精算方法。
請求項１２ないし２０のいずれか１に記載の個人立替経費精算方法において、前記サーバと利用者端末とのネットワーク環境をＷｅｂシステムにて実現することを特徴とする個人立替経費精算方法。
請求項１２ないし２２のいずれか１に記載の個人立替金精算方法をコンピュータに実行させるプログラム。
請求項２３に記載のプログラムをコンピュータ読み取り可能に記録した記録媒体。