JP4252159B2

JP4252159B2 - Small expense processing system, client computer constituting the system, and program recording medium for the computer

Info

Publication number: JP4252159B2
Application number: JP16024299A
Authority: JP
Inventors: 一弘大河内; 昭任平田; 修大野; 克美三好
Original assignee: Japan Research Institute Ltd
Current assignee: Japan Research Institute Ltd
Priority date: 1999-06-07
Filing date: 1999-06-07
Publication date: 2009-04-08
Anticipated expiration: 2019-06-07
Also published as: JP2000348099A

Description

【０００１】
【技術分野】
この発明は小口経費処理システム，同システムを構成するクライアント・コンピュータ，および同コンピュータを制御するためのプログラムを記録した媒体に関する。
【０００２】
【背景技術】
企業（会社），公共団体，その他の団体，機関の全体的な経費が一次経費といわれるのに対して，これらの団体，機関等で働く従業員の出張（国内，外国），交際，接待等に関する経費（旅費，宿泊費，日当，飲食費等）は二次経費または小口経費といわれている。
【０００３】
最も典型的には小口経費は次のように取扱われていた。出張に関して言えば，出張を予定または計画している従業員は，出張の用件，相手，場所等の事態，費用，氏名，所属等を記載した申請書を作成し，担当上司（認証者）の認証（押印）をもらう。この認証された申請書を出納係（経理担当者，庶務担当者）に持っていって費用の仮払いを現金で受ける。出張が終って精算するときには，同じように精算書（必要な領収書が添付される）を作成して認証者の承認を受け，さらに出納係のところで現金で出張費用を精算する。出納係は精算書，領収書等のチェック（精査）を行い，経理上の処理（コンピュータへの入力を含む）を行う。交際，接待等に関しても一般的には上記とほぼ同様の取扱いである。
【０００４】
このように紙ベースで小口経費処理を行うと，出納係は大量の紙（申請書，精算書）を取扱わなければならない。従業員および出納係がコンピュータを用いる場合に，これらのコンピュータが相互に独立したものであれば，従業員と出納係の両方が独立に入力作業をすることになり，無駄が多い。また，出納係は現金を取扱わなければならず，前もって仮払いや精算に必要な現金を用意しておく必要がある。
【０００５】
キャッシュレス化を図るためにクレジット・カードの利用を許した場合には出納係の作業は一層煩雑になる。従業員がクレジット・カードを複数の店舗で異なる目的に使用したとすると（たとえば，交通費の支払い，宿泊費の支払いをクレジット・カードを用いて行う），従業員はこれらの使用目的を憶えておき，精算書にクレジット・カード利用の内訳と金額を記載する。出納係は精算書に基づいて科目ごとに仕訳作業を行う。また出納係は，クレジット会社からクレジット・カード利用明細が届いたときに，従業員が作成した精算書またはそれに添付されたカード利用控とクレジット・カード利用明細とを突合わせなければならない。
【０００６】
【発明の開示】
この発明は仮払申請，仮払認証，仮払精算申請，仮払精算，精査までの一連の小口経費処理の効率化を図ることを目的とする。
【０００７】
この発明はまた，クレジット・カードの利用を可能とし，かつクレジット・カード利用に関する経費処理の能率を高めることを目的とする。
【０００８】
この発明はさらに，特に仮払精算申請および仮払精算の自動化を図ることを目的とする。
【０００９】
この明細書において，サーバとはサーバ・コンピュータを，クライアントとはクライアント・コンピュータをそれぞれ指す。
【００１０】
この発明によるクレジット・カードの利用可能な小口経費処理システムは，相互に交信が可能なサーバと，申請用クライアントと，認証用クライアントとから構成される。
【００１１】
サーバは，申請テーブル，精算テーブル，認証履歴テーブルおよび入出金テーブルを備えている。申請テーブルは，申請番号と従業員番号との組ごとに，少なくとも申請された事態に関するデータ，現金仮払金額データおよびクレジット・カード支払予定金額データを記憶する。精算テーブルは，申請番号と従業員番号との組ごとに，少なくとも精算すべき事態に関するデータ，現金支払経費計上金額データ，クレジット・カード支払経費計上金額データおよびクレジット・カード支払非経費金額データを記憶する。認証履歴テーブルは，申請番号ごとに，少なくとも申請か精算かの区別データ，認証結果データ，および認証をした者の従業員番号を記憶する。入出金テーブルは，従業員番号と申請番号との組ごとに，少なくともその従業員の口座に振込んだ振込金額データ，経費金額データおよび従業員貸越残高データを記憶する。従業員番号は従業員を識別できるものであれば何でもよい。たとえばクライアントのユーザＩＤと兼用することもできる。
【００１２】
申請用クライアントは，従業員番号入力および申請要求に応答して，少なくとも事態，現金仮払金額およびクレジット・カード支払予定金額に関するデータの入力を受付けるための画面を表示し，従業員番号および入力されたデータをサーバに送信する。申請において，申請番号は一般的にはサーバで生成される。生成した申請番号をサーバから申請用クライアントに送信し，申請用クライアントで表示してもよい。いずれにしても申請番号は申請テーブル作成時に用いられる。申請番号をクライアントで生成してもよい。また申請用クライアントは，従業員番号入力および申請番号を伴う精算要求に応答して，少なくとも事態，現金支払経費計上金額，クレジット・カード支払経費計上金額およびクレジット・カード支払非経費金額に関するデータの入力を受付けるための画面を表示し，申請番号，従業員番号および入力されたデータをサーバに送信する。事態とは出張（国内，外国を問わず）または出張に関する事項（用件，出張先，場所，年月日など），接待や交際またはそれに関する事項（相手，場所，目的など）を指す。
【００１３】
認証用クライアントは，認証要求に応答して，サーバの申請テーブルおよび認証履歴テーブル，または精算テーブルおよび認証履歴テーブルを参照して，認証すべき申請または精算に関するデータを表示し，入力された認証結果を申請番号および従業員番号とともにサーバに送信する。
【００１４】
サーバは，申請用クライアントから送信された従業員番号および申請に関するデータ，ならびに生成した申請番号を用いて申請テーブルを作成し，申請番号，従業員番号および精算に関するデータを用いて精算テーブルを作成し，認証用クライアントから送信された申請番号および認証に関するデータを用いて認証履歴テーブルを作成する。サーバはさらに，定期的に認証履歴テーブル，申請テーブルおよび精算テーブルを参照して，認証されている申請および精算に関して入出金テーブルを作成する。認証されている申請に関する入出金テーブルの作成においては，申請テーブル内の認証されている現金仮払金額から該当する従業員番号の入出金テーブルの最新の従業員貸越残高を差引いて得られる金額が正の場合にはその金額を振込金額としかつ従業員貸越残高を零とし，負の場合には振込金額を零としかつ最新の従業員貸越残高から現金仮払金額を差引いて得られる金額を新たな従業員貸越残高として従業員番号と申請番号との組に対応して格納する。認証されている精算に関する入出金テーブルの作成においては，精算テーブル内の認証されている現金支払経費計上金額とクレジット・カード支払経費計上金額の和を経費金額として算出し，振込金額から認証されている現金支払経費計上金額を差し引き，これに認証されているクレジット・カード支払非経費金額を加えた額を従業員貸越残高として算出し，算出した経費金額と従業員貸越残高を従業員番号と申請番号との組に対応して格納する。ここで入出金テーブルの作成とは，入出金テーブルを新たに生成することのみならず，既存の入出金テーブルのデータ（たとえば従業員貸越残高など）を更新することを含む。このことは，後の記述においても同じである。
【００１５】
この発明の小口経費処理システムによると，従業員は出張，接待，交際等の事態およびそのための仮払の申請を申請用クライアントを通して行う。精算に関する申請もまた従業員が申請用クライアントを通して行う。これらの申請および精算申請は認証用クライアントにおいて認証権限者によっても承認（認証）または否認される。サーバにおいては認証された申請または精算申請について経理上の処理が行なわれる。特に，クレジット・カードの利用金額についても，経費として計上するものと，経費として計上できないもの（従業員の私的利用）とに分けて処理される。従業員の受取る仮払い現金は振込金額として算出され，従業員の口座に振込まれる。このようにして，事態に関する申請とその認証，精算申請とその認証，金銭の精算がすべてコンピュータ上で処理されるので，特に経理担当者の手間が大幅に削減される。従業員はクレジット・カードの利用も可能となり，これにより経理担当者の用意すべき（振込むべき）現金も低額となる。クレジット・カード利用に関する経費処理も効率化される。
【００１６】
この発明の一実施態様においては，上記サーバにはさらに，クレジット・カード利用明細テーブルと従業員マスタが備えられる。クレジット・カード利用明細テーブルは，クレジット・カード番号に対応して少なくともクレジット会社からのクレジット・カード利用金額データを記憶する。上記従業員マスタは，従業員番号に対応して少なくともその従業員が所持しているクレジット・カードの番号を記憶する。上記サーバは，従業員マスタに記憶された従業員番号とクレジット・カード番号との対応関係を参照して，クレジット・カード利用明細テーブルのクレジット・カード利用金額と精算テーブルのクレジット・カード支払経費計上金額およびクレジット・カード支払非経費金額とを突合せて，整合した場合にはその旨をクレジット・カード利用明細テーブルおよび精算テーブルの突合せた各金額のデータに対応して記憶する。
【００１７】
この実施態様においては，従業員が利用したクレジット・カード支払に関して，従業員が申請した精算データとクレジット会社から送られるクレジット・カード利用明細とが自動的に突合されるので，経理担当者の手間が一層簡略化される。
【００１８】
自動処理によっては突合できないクレジット・カード利用データについては，従業員が申請用クライアントを用いて突合せすることになる。この発明の好ましい実施態様においては，上記申請用クライアントは，クレジット・カード利用明細テーブルと精算テーブルとを参照して，少なくとも整合の旨の記憶のないクレジット・カード利用金額とクレジット・カード支払経費計上金額およびクレジット・カード支払非経費金額との一覧表を表示し，入力された整合の組合せにしたがって，整合の旨をクレジット・カード利用明細テーブルおよび精算テーブルの該当する金額のデータに対応して記憶するようにサーバに要求するものである。申請用クライアントに表示された一覧表をみて従業員が突合を行うと，その突合結果がサーバに送られて記憶される。
【００１９】
この発明のさらに好ましい実施態様においては，サーバと交信可能な牽制用クライアントが設けられる。
【００２０】
上記申請用クライアントは精算実行ボタンをさらに表示するものであり，精算実行ボタンからの精算実行入力に応答して，入力された精算に関するデータを申請番号および従業員番号とともにサーバに送信するとともに，少なくとも申請番号を表わすコード（たとえばバーコード）ならびに精算すべき事態（経費金額およびその内訳を含む）およびクレジット・カード利用金額を印刷した確証点検用台紙を発行するようにプリンタを制御する。
【００２１】
牽制用クライアントは確証点検用台紙に印刷されたコードを読取るコードリーダを備え，コードリーダが読取った申請番号に対応する精算テーブルに基づいて精算に関するデータを表示し，入力された牽制用認証結果に関するデータを申請番号とともにサーバに送信する。
【００２２】
サーバは牽制用クライアントから送信された牽制用認証に関するデータと申請番号を用いて認証履歴テーブルを作成する。
【００２３】
従業員は申請用クライアントのプリンタから出力される確証点検用台紙に精算すべき金額の全部または一部を証明する領収書，クレジット・カード利用控等を貼付して牽制センターに届ける。確認点検用台紙には精算すべき事態（クレジット・カード利用金額を含む経費総額とその内訳）が印刷されているので，牽制センターの職員はこの台紙に印刷された各種情報と台紙に貼付された領収書，利用控等を照合してチェックすることができる。また，牽制センターの牽制用クライアントにはコード・リーダ（たとえばバーコード・リーダ）が備えられているので，従業員から届けられた確証点検用台紙に印刷されたコードをコード・リーダで読取ることができる。コードは申請番号を表わすので，この申請番号に基づいて精算に関するデータがサーバから送られ，牽制用クライアントに表示される。牽制センターの職員は表示された精算に関するデータを精査することができる。
【００２４】
このようにして精算に関するデータのチェックまたは精査を牽制センターで集中的に行なうことができ，しかも牽制センターの職員は申請番号のキー入力等を行う必要がなく，チェック結果のみをキー入力（またはマウス入力）すればよいから，操作が簡単で，コンピュータに不慣れな人でも作業を行うことができる。
【００２５】
上述した小口経費処理システムを精算にのみ着目して規定することもできる。すなわち，この発明は既に申請された事態についてクレジット・カードを利用した支払を含む支払を精算するためのシステムもまた提供している。このシステムは，事態の申請があったときに作成され，少なくとも申請番号，従業員番号，その従業員の口座に振込んだ振込金額およびその従業員の貸越残高を記憶する第１の入出金テーブル，従業員番号入力および申請番号を伴う精算要求に応答して，少なくとも事態，現金支払経費計上金額，クレジット・カード支払経費計上金額およびクレジット・カード支払非経費金額の入力を受付るための画面を表示する表示装置，上記表示装置に表示された事態および各種金額を入力するための入力装置，ならびに上記第１の入出金テーブルの振込金額および上記入力装置から入力されたクレジット・カード支払非経費金額を正とし，上記入力装置から入力された現金支払経費計上金額を負として，新たな従業員貸越残高を算出し，少なくとも算出した従業員貸越残高と従業員番号および申請番号とを含む第２の入出金テーブルを作成する手段を備えている。ここで，第１の入出金テーブルと第２の入出金テーブルとは異なるものでも，同じものでもよい。同じものの場合には，入出金テーブルにおいて従業員貸越残高が更新されることになろう。
【００２６】
第１の入出金テーブルは事態および仮払の申請時に作成される。第１の入出金テーブルを作成するこの発明によるシステムは，従業員番号入力および申請要求に応答して，少なくとも事態，現金仮払金額およびクレジット・カード支払予定金額の入力を受付けるための画面を表示する上記表示装置，上記表示装置に表示された事態および各種金額を入力するための上記入力装置，ならびに上記入力手段から入力された現金仮払金額から該当する従業員番号の入出金テーブルの最新の従業員貸越残高を差引いて得られる金額が正の場合にはその金額を振込金額としかつ従業員貸越残高を零とし，負の場合には振込金額を零としかつ最新の従業員貸越残高から現金仮払金額を差引いて得られる金額を新たな従業員貸越残高として上記第１の入出金テーブルを作成する手段をさらに備えている。
【００２７】
このシステムによると，クレジット・カードの利用が可能であり，かつ経費処理の能率を高めることができる。
【００２８】
この発明はさらに，上述した小口経費処理システムで用いられるクライアント・コンピュータを提供している。このクライアント・コンピュータは上記の申請用クライアントに対応するものであり，従業員番号の入力を受付ける第１の手段，申請番号を伴う精算要求の入力を受付ける第２の手段，上記第１の入力手段で受付た従業員番号および上記第２の入力手段で受付けた申請番号を伴う精算要求に応答して，少なくとも精算すべき事態，現金支払経費計上金額，クレジット・カード支払経費計上金額およびクレジット・カード支払非経費金額に関するデータの入力を受付けるための画面を表示するとともに，上記データの入力を受付ける表示入力手段，および上記表示入力手段が受けたデータを，申請番号および従業員番号とともにサーバに送信する送信手段を備えている。
【００２９】
この発明は上記クライアント・コンピュータを制御するためのプログラムを記憶した記録媒体を提供している。この記録媒体に記憶されるプログラムは特に精算申請のためのものであり，申請番号を伴う精算要求の入力を受付け，従業員番号の入力および申請番号を伴う精算要求の入力受付けに応答して，少なくとも精算すべき事態，現金支払経費計上金額，クレジット・カード支払経費計上金額およびクレジット・カード支払非経費金額に関するデータの入力を受付けるための画面を表示するとともに，上記データの入力を受付け，受けたデータを，申請番号および従業員番号とともにサーバに送信するようにクライアント・コンピュータを制御するためのプログラムである。
【００３０】
この発明はさらに，申請用プログラムと精算用プログラムとを記録した媒体を提供している。すなわち，この記録媒体は，従業員番号入力および申請要求に応答して，少なくとも事態，現金仮払金額およびクレジット・カード支払予定金額に関するデータの入力を受付けるための画面を表示し，従業員番号および入力されたデータをサーバに送信するようにクライアント・コンピュータを制御する申請用プログラム，および従業員番号入力および申請番号を伴う精算要求に応答して，少なくとも事態，現金支払経費計上金額，クレジット・カード支払経費計上金額およびクレジット・カード支払非経費金額に関するデータの入力を受付けるための画面を表示し，申請番号，従業員番号および入力されたデータをサーバに送信するようにクライアント・コンピュータを制御する精算用プログラムを記録したものである。
【００３１】
ここで記録媒体とは，フロッピー・ディスク，ハードディスクのような磁気記録媒体，ＣＤ−ＲＯＭのような光記録媒体，光磁気記録媒体，半導体メモリ等を含む。
【００３２】
この発明はさらに，クレジット・カードを必ずしも利用しない小口経費処理システムも提供している。この小口経費処理システムは，相互に交信が可能なサーバと，申請用クライアントと，認証用クライアントとから構成されている。
【００３３】
サーバは，申請テーブル，精算テーブル，認証履歴テーブルおよび入出金テーブルを備えている。申請テーブルは，申請番号と従業員番号との組ごとに，少なくとも申請された事態に関するデータおよび現金仮払金額データを記憶するものである。精算テーブルは，申請番号と従業員番号との組ごとに，少なくとも精算すべき事態に関するデータおよび現金支払経費計上金額データを記憶するものである。認証履歴テーブルは，申請番号ごとに，少なくとも申請か精算かの区別データ，認証結果データ，および認証をした者の従業員番号を記憶するものである。入出金テーブルは，従業員番号と申請番号との組ごとに，少なくともその従業員の口座に振込んだ振込金額データ，経費金額データおよび従業員貸越残高データを記憶するものである。
【００３４】
申請用クライアントは，従業員番号入力および申請要求に応答して，少なくとも事態および現金仮払金額に関するデータの入力を受付けるための画面を表示し，従業員番号および入力されたデータをサーバに送信し，従業員番号入力および申請番号を伴う精算要求に応答して，少なくとも事態および現金支払経費計上金額に関するデータの入力を受付けるための画面を表示し，申請番号，従業員番号および入力されたデータをサーバに送信する。
【００３５】
認証用クライアントは，認証要求に応答して，サーバの申請テーブルおよび認証履歴テーブル，または精算テーブルおよび認証履歴テーブルを参照して，認証すべき申請または精算に関するデータを表示し，入力された認証結果を申請番号および従業員番号とともにサーバに送信するものである。
【００３６】
サーバは，申請用クライアントから送信された従業員番号および申請に関するデータ，ならびに生成した申請番号を用いて申請テーブルを作成し，申請番号，従業員番号および精算に関するデータを用いて精算テーブルを作成し，認証用クライアントから送信された申請番号および認証に関するデータを用いて認証履歴テーブルを作成し，さらに，定期的に認証履歴テーブル，申請テーブルおよび精算テーブルを参照して，認証されている申請および精算に関して入出金テーブルを作成し，認証されている申請に関する入出金テーブルの作成においては，少なくとも申請テーブル内の認証されている現金仮払金額と該当する従業員番号の入出金テーブルの最新の従業員貸越残高とに基づいて振込金額および新たな従業員貸越残高を算出し，算出した新たな従業員貸越残高を従業員番号と申請番号との組に対応して格納し，認証されている精算に関する入出金テーブルの作成においては，少なくとも精算テーブル内の認証されている現金支払経費計上金額と振込金額とに基づいて経費金額および従業員貸越残高を算出し，算出した経費金額と従業員貸越残高を従業員番号と申請番号との組に対応して格納する。
【００３７】
この小口経費処理システムにおいても小口経費処理の効率化を図ることができる。
【００３８】
この発明はさらに，上記小口経費システムの精算処理に着目して規定される精算システム，上記小口経費システムを構成する申請用クライアント・コンピュータおよびこのコンピュータを制御するプログラムを記録した媒体を提供している。
【００３９】
【実施例】
図１を参照して，小口経費処理システム（以下，本システムと呼ぶ）の概要について説明する。
【００４０】
本システムは，小口経費の仮払申請，仮払認証，仮払精算，精算認証，精査までの一連の作業をワークフロー上でペーパーレスで実現し，企業，従業員間のマネーフローをキャッシュレスにするものである。
【００４１】
本システムを導入する企業20には，多数台の申請用クライアント・コンピュータ（以下，クライアント・コンピュータを単にクライアントという）21と認証用クライアント22が設けられる。これらのクライアント21，22はいわゆるパーソナル・コンピュータである。
【００４２】
本システムはまたシステム運用会社10および牽制センター30にわたって構築される。システム運用会社10は上記の企業20と異なる会社でもよいし，上記の企業20と同体のものとしてもよい。牽制センター30は一般的には企業20内に設けられるが，企業20とは別の企業に設けることもできる。特に，複数の企業のそれぞれに本システム（申請用クライアントおよび認証用クライアント）を導入し，それらの小口経費処理を一括して管理する場合には，複数の企業に対して一つのシステム運用会社および一つの牽制センターを設けることができる。
【００４３】
牽制センター30には複数台の牽制用クライアント31が設けられ，これらのクライアント31はバーコード・リーダを備えている。牽制センター30は本システムの牽制機能を一括して実施するもので，入出金伝票の精査用データの作成および本システムの円滑運用のための管理，監督を行う。
【００４４】
システム運用会社10に設置されているサーバ・コンピュータ（以下，単にサーバという）は，ワークフロー・エンジンが稼働するアプリケーション・サーバ12，マスターおよび各種トランザクションデータ等を格納するＤＢ（データベース）サーバ13，クライアント21，22，23より要求されたアプリケーションの存在チェック，バージョンチェックに基づくアプリケーションのダウンロード制御を行うＷｅｂサーバ11で構成されている。
【００４５】
企業20内のクライアント21，22，牽制センター30のクライアント31，およびシステム運用会社10のサーバ11，12，13はネットワーク（ＷＡＮ）で接続されている。システム運用会社10のサーバは銀行のホストコンピュータ40およびクレジット会社のホストコンピュータ45と公衆回線（ＩＳＤＮ回線を含む）を介して通信可能である。よく知られているように，銀行のホストコンピュータ40はＣＤやＡＴＭ46と取引データのやりとりを行う。
【００４６】
システム運用会社10内において，ネットワーク上には，経理および人事システム15がサーバと接続されている。ＤＢサーバ13のマスターを更新するために，定期的に実施される組織改定および人事異動の発令データが人事システム15からサーバ13に送られ，税務申告の帳簿書類作成用に，本システムで処理された小口経費の会計仕訳データがＤＢサーバ13から経理システム15へ引き渡される。
【００４７】
本システムで使用する各種マスターおよび利用時に発生するトランザクションデータはシステム運用会社10のＤＢサーバ13のデータベース14に格納されている。具体的には，システム基本情報を格納する「人事・経費マスター」および「業務マスター」，従業員の仮払申請データを格納する「申請テーブル」，従業員の仮払精算データを格納する「精算テーブル」，認証権限者の認証結果を格納する「認証履歴テーブル」，１日２回定時実施の経費バッチ処理結果を格納する「入出金テーブル」である。
【００４８】
キャッシュレスを実現する為に，企業20の従業員毎に銀行のホストコンピュータ40に経費処理専用口座42を開設し，各従業員にキャッシュ・カードを持たせる。部室長以上および部室長指名の従業員にはキャッシュ・カードに加えて法人クレジット・カードを持たせる。キャッシュ・カードとクレジット・カードの両カードを保有させる場合は，ジョイント・カードを利用することが好ましい。
【００４９】
後に詳述する認証後の仮払申請および精算金額を経費処理専用口座に振り込むために，アプリケーション・サーバ12は１日２回の経費バッチ処理で「一括振込依頼データ・ファイル」を作成し，銀行のホストコンピュータ40に送信する。また，法人クレジット・カードでの支払金額については，クレジット会社のホストコンピュータ45からアプリケーション・サーバ12に定期的に「請求明細データ・ファイル」が送信され，仮払精算データと請求明細データによるマッチングおよび会計上の消込処理が行なわれる。
【００５０】
図２は，従業員が国内出張するときの仮払申請，仮払精算，精査までの全体業務フローを示している。基本的には，従来紙ベースで行っていた仮払申請，仮払認証，仮払精算，精算認証，精査の一連作業を，ワークフロー・ベースでの電子申請および認証し（ペーパーレス），現金で行っていた企業，従業員間の入出金を電子的に行う（キャッシュレス）。
【００５１】
従業員は国内出張の事態内容および各種費用を申請用クライアント21で入力したうえで，仮払申請を行う（ステップ51）。従業員からの仮払申請要求の応答を受け，認証権限者は認証用クライアント22で仮払申請内容の確認および認証作業を行う（ステップ52）。仮払申請内容に不備がある場合は，認証権限者はコメント付きで否認し，申請者にデータを戻す（ステップ53でＮＯ）。認証権限者から否認されたデータが戻ってきた場合，従業員は認証権限者のコメント内容を参照したうえで，仮払申請データを修正して再申請するか，仮払申請を取り下げる。
【００５２】
認証された仮払申請データおよび仮払精算データについては，１日２回（11時半まで，および17時半までの認証分）の経費バッチ処理により，アプリケーション・サーバ12が下記データを作成し，それぞれ該当するコンピュータへ送信する。
・会計仕訳データファイル → 経理システム15へ送信
・一括振込依頼データファイル → 銀行のホストコンピュータ40へ送信
・会計データテーブル／貸越勘定テーブル／入出金テーブル→ ＤＢサーバ13へ送信
【００５３】
仮払申請が認証されると，銀行のホストコンピュータ40において仮払申請金額が当該従業員の経費処理専用口座42に振り込まれるので，従業員は国内出張で必要な経費をキャッシュ・カードでＣＤ／ＡＴＭ機46より引き出すことができる。また，法人クレジット・カードを所有している従業員は，仮払申請時に法人クレジット・カードによる支払として申請した経費については，法人クレジット・カードで支払うことができる。
【００５４】
国内出張から戻ってから，従業員は申請用コンピュータ21で仮払精算を行う（ステップ54）。具体的には，仮払申請した事態内容および各種費用等についての実績データを精算入力，申請する。その際，精算内容（法人クレジット・カード使用，等）により確証点検用台紙が必要な場合は当該用紙が申請用コンピュータ21で印刷されるので，領収書・利用控等の確証を貼り付けて牽制センター30へ送付する。
【００５５】
従業員からの仮払精算要求の応答を受け，認証権限者は認証用コンピュータ22で仮払精算内容の確認および認証作業を行う（ステップ55）。仮払精算内容に不備がある場合は，認証権限者はコメントを付けて否認し申請者にデータを戻す。認証権限者から否認されたデータが戻ってきた場合（ステップ56でＮＯ），従業員は認証権限者のコメント内容を参照したうえで，仮払精算データを修正し再申請する。
【００５６】
牽制センター30では，仮払精算を行った従業員から送付されてきた確証点検用台紙および領収書，利用控等の確証により，確証照合作業を行う（ステップ57）。金額等の修正が必要な場合は，コメント付きで申請者にデータを戻し仮払精算の修正および再申請を行なわせるが，摘要等の金額以外の項目については牽制センターで修正し，その修正内容を電子メールで申請者および認証権限者に連絡する。
【００５７】
従業員の仮払申請から始まるワークフロー上の小口経費処理は，牽制センター30での確証照合作業および認証登録で完結する。
【００５８】
法人クレジット・カードを使用した場合，クレジット会社から定期的に請求明細データ・ファイルが送信されてくるので，アプリケーション・サーバ12の夜間バッチ処理にてカード会員番号と従業員番号のリンク付けを行い，仮払精算データの消込処理を自動的に行う。但し，従業員の仮払精算データの入力ミス，または仮払精算データと請求明細データとの間で金額のまとめ方が異なる場合は，当該仮払精算データおよび請求明細データはアンマッチ状態となるので，当該従業員は申請用クライアント21の画面にてアンマッチ状態の詳細内容を確認し，仮払精算データの修正または手動マッチング処理を行う。
【００５９】
ＤＢサーバ13のデータベース14に格納される各種マスターおよびトランザクション・データについて，図19〜図25を参照して説明しておく。
【００６０】
人事・経費マスターは，図19を参照して，従業員マスター，勘定科目マスターおよび摘要マスターを含む。従業員マスターは従業員ごとに設けられ，従業員の属性情報を格納するものである。属性情報の主なものには，従業員番号，氏名，資格コード（企業における職位を示すもので，日当等を決定するときに用いられる），経費処理専用口座の口座番号，法人クレジット・カード（法人カード）会員番号（法人クレジット・カードを使える者の場合）などがある。勘定科目マスターは勘定科目コードと勘定科目名とを対応させたものであり，勘定科目ごとに設けられている。勘定科目に応じて摘要（１または複数）が定まっており，摘要ごとにその名称と課税区分が定まる。摘要マスターのキーは勘定科目コードと摘要コードとの組合せである。
【００６１】
図20は業務マスターを示すものである。業務マスターは国内出張旅行日当マスターと国内出張宿泊日当マスターを含む。日当金額は資格コードに応じて定まり，また宿泊か日帰りかによって異なる。国内出張旅行日当マスターは資格コードと宿泊日帰り区分に応じて日当金額を定めたものである。宿泊日当金額は資格コードと宿泊施設コード（自宅，ホテル，旅館，寮等の区分）とに応じて定まる。国内出張宿泊日当マスターはこれらのコードに応じて宿泊日当金額を定めたものである。
【００６２】
図21および図22は申請／精算テーブルを示すものであり，これには国内出張事態申請テーブル，国内出張旅費内訳テーブル，国内出張交通費内訳テーブル，国内出張雑費内訳テーブルおよび会計伝票テーブルが含まれる。申請／精算テーブルは申請の場合（申請テーブルという）と精算の場合（精算テーブルという）とに兼用される。これらのテーブルは申請ごとに，および精算ごとに作成される。
【００６３】
国内出張事態申請テーブル（精算テーブル）は，申請番号，取引区分（申請か，精算か），申請従業員番号，起票従業員番号（入力を担当した者），出張出発日，出張帰任日，帰任日，出張期間，出張地名，出張先名および出張用件名を含む。
【００６４】
国内出張旅費内訳テーブルは，申請番号，取引区分（申請か，精算か），連番（同じ申請番号について内訳テーブルが複数ある場合に用いられる番号），出張年月日，旅行日当，宿泊施設区分，宿泊日当および法人クレジット・カード（法人カード）利用区分（日当相当金額を法人クレジット・カードを用いて支払うかどうかを示す）を含む。
【００６５】
国内出張交通費内訳テーブルは，申請番号，取引区分（申請，精算），連番，利用年月日，出発地，着地，利用機関，交通費金額，ＳＡＳ利用区分（旅行業者ＳＡＳにチケットを依頼するかどうかを示す），および法人クレジット・カード（法人カード）利用区分を含む。
【００６６】
国内出張雑費内訳テーブルは，申請番号，取引区分（申請，精算），連番，利用年月日，支出内容，金額，および法人クレジット・カード（法人カード）利用区分を含む。
【００６７】
会計伝票テーブルは，申請番号，取引区分（申請，精算），申請一連番号（複数回申請した場合に付けられる連番），伝票区分，計上日，申請従業員番号，借方勘定科目コード，借方摘要コード，借方相手先コード，会計計上形態，費用負担課コード，課税区分コード（不課税，非課税，免税，税抜，税込），伝票金額，法人クレジット・カード（法人カード）突合区分（突合結果を示す），および法人クレジット・カード（法人カード）突合相手識別番号を含む。
【００６８】
図23は認証履歴テーブルを示すもので，認証用クライアント22において認証処理が行なわれる毎に作成される。認証履歴テーブルは，申請番号，取引区分（申請，精算），認証年月日，認証区分（事態認証，伝票認証，センター１次点検，センター２次点検），代行区分（通常認証，代行認証），認証者従業員番号および認証結果（承認か否認か）を含む。事態認証は主に申請に関する認証であり，伝票認証は金銭の精算に関するものであることを示す。センター１次点検および２次点検は牽制センター30における認証を意味する。牽制センター30では１次点検と，より精査する２次点検とが行なわれる。代行区分において，通常認証は担当業務ごとに定められた認証者による認証を意味し（担当業務マスターにおいてあらかじめ定められている），代行認証は通常認証者が不在のときに代行者が行った認証であることを示す。
【００６９】
図24および図25は入出金テーブルを示すものであり，これには貸越勘定テーブル，入出金履歴テーブル，法人クレジット（カード）利用明細書テーブル，および会計データテーブルが含まれる。
【００７０】
貸越勘定テーブルは従業員ごとに貸越残高を格納するものである。
【００７１】
入出金履歴テーブルは，従業員番号，申請日および伝票番号（後述する会計データテーブル参照）をキーとするもので，申請金額，または精算金額によって定まる経費としての（経費）出金金額もしくは（経費）戻入金額，最新の（先行する）従業員貸越残高によって定まる口座振込金額，その結果定まる従業員貸越残高等を格納する。
【００７２】
法人クレジット利用明細テーブルは，従業員番号，請求年月日（クレジット会社が請求する年月日），処理年月日（クレジット会社が利用明細を発行した年月日）および連番をキーとするもので，法人（クレジット）カード利用年月日，法人（クレジット）カード利用金額，法人（クレジット）カード会員番号，法人（クレジット）カード突合区分（突合結果を示す），法人（クレジット）カード突合相手識別番号等を含む。
【００７３】
会計データテーブルは経理システム15に引き渡す会計仕訳データを格納するものである。
【００７４】
図３は，国内出張・仮払申請（図２のステップ51）の詳細業務フローを示している。この業務処理は申請用クライアント21において実行される。
【００７５】
申請用クライアント21を立上げて，従業員がユーザＩＤとパスワードを入力し，このチェックをパスすると，図８の処理メニュー画面が表示される。従業員がこの処理メニュー画面において国内出張ボタンを押下すると，国内出張メニュー（図示略）が表示される。この国内出張メニュー画面は，出張申請＆仮払申請か精算かを選択するものである。従業員が出張申請＆仮払申請ボタンを押下すると，申請用クライアント21はＤＢサーバ13から当該従業員の国内出張の仮払一覧情報を取得し，図９の『国内出張兼仮払一覧』を表示する（ステップ61）。この一覧画面には，ログインしたユーザーＩＤおよびＤＢサーバ13の従業員マスター（図19）より取得した当該従業員の社員番号（従業員番号），社員氏名（従業員氏名），所属部室名および資格が表示される。
【００７６】
国内出張申請兼仮払一覧画面の機能ボタン毎の内容を以下に示す。
・新規申請：仮払申請を新規に実施する
・修正：仮払申請のデータ入力中において，そのデータの申請作業を再開する
・取消：仮払申請のデータ入力中において，仮払申請を取りやめる
・ソート：一覧表示の表示順を変更する
・追跡表示：申請済みのデータの回議状態を追跡表示する
・終了：本一覧画面を終了する
【００７７】
一覧画面で新規申請ボタンを押下すると，図10の『国内出張申請兼仮払入力』画面が表示される（ステップ62）。図10の画面を用いて仮払申請のデータの一部または全部を入力して申請実行ボタンを押さないまま中断したときには，既に入力されたデータが保存される（ＤＢサーバ13の国内出張事態申請テーブル（図21）に準備中として保存される）。この保存されたデータは図９に示す国内出張申請兼仮払一覧画面において表示される。従業員が一覧画面より当該データを選択し修正ボタンを押下すると，ＤＢサーバ13の国内出張事態申請テーブル（図21）より仮払申請データを取得し，図10の『国内出張申請兼仮払入力』画面に表示される。
【００７８】
過去の仮払申請実績データをコピーして新規申請する場合は，図10の『国内出張申請兼仮払入力』画面の履歴一覧ボタンを押下すると，『国内出張申請兼国内出張仮払履歴一覧』画面が表示される。この画面は図９の画面とほぼ同じ内容である。この画面において，コピーしたいデータ行を選択しＯＫボタンを押下すると，ＤＢサーバ13の申請テーブル（図21）より当該データが取得され，図10の画面に表示されるので，その表示内容を修正して仮払申請を行うことができる。
【００７９】
図10の『国内出張申請兼仮払入力』画面の入力指定項目は大きく分けると以下の３つに分類される。
・仮払申請の起票者および認証権限者（図10の上段の欄）
・国内出張の事態内容および各種費用計（図10の中段の欄）
・国内出張経費の会計情報（図10の下段の欄）
【００８０】
《申請番号》は申請実行した際にＤＢサーバ13によって採番されるので，仮払申請の準備中は空白表示であるが，《申請日》および《起票日》はシステムデートにより自動表示される。《担当業務》は従業員の所属部課の担当業務により認証ルートが異なるので，プルダウンより担当業務を選択指定する。《起票者》および《申請者》は先に入力されたユーザーＩＤに基づいてＤＢサーバ13の従業員マスター（図19）より情報が取得され表示される。一般に起票者と申請者は同一人であり，代理で入力（起票）する場合には，その旨および正しい申請者の入力が行なわれる。次作業者（認証権限者）は担当業務に基づいて担当業務マスターから読出されて表示される。定められた次作業者（認証権限者）が不在の場合は，《次作業者指定》のチェック・ボックスをチェックし，プルダウンより次作業者（認証権限者）を選択指定することにより認証権限者の変更が可能となる。
【００８１】
出張の事態内容（出張日，出張地および経由地，出張先，用件等）を入力指定する。《出張日》の出発日および帰着日を指定すると，出張期間は自動計算され表示される。各種費用計は，以降に説明する国内出張の内訳費用の合計金額なので，本画面での入力は不要である。
【００８２】
《勘定科目》は表示のみであるが，《摘要》はプルダウンより選択指定する。《費用負担課》が初期表示と異なる場合は，検索ボタンを押下し『費用負担課選択』画面より選択指定することにより変更する。《形態》はプルダウンより選択指定する。《仮払金額》は表示されている《要仮払額計》を参考にして，従業員が入力指定する。
【００８３】
図10の画面内の旅費内訳ボタンを押下すると，図11の『国内出張申請旅費内訳入力』画面が表示され，旅行日当，宿泊費，交通費，雑費を入力指定する（ステップ63）。
【００８４】
旅行日当，宿泊費の《出発帰任》はプルダウンより選択指定する（拘束時間の区分を選択する）と《日当》が自動表示され，《宿泊施設》（自宅，ホテル，旅館，寮等の区別）をプルダウンより選択指定すると，《宿泊費》が自動表示される。規定宿泊費を超える場合は《高額》をチェックし，宿泊費を法人クレジット・カードで支払う場合は《カード》をチェックする。食費および宿泊費が支給されないケースでは，《食／宿無》をチェックすると，他の項目は入力不可となり《日当》が自動表示される。《日当》および《宿泊費》は，従業員の職位ならびにＤＢサーバの国内出張旅行日当マスターおよび国内出張宿泊日当マスター（図20）より自動計算される。
【００８５】
《旅行日当計》，《宿泊費計》および《要仮払額計》は，自動計算および表示される。
【００８６】
図11の画面内の経路選定ボタンを押下すると『旅費計算ソフト』が起動される（ステップ66）。出発日，出発駅，目的駅等の条件を指定し，検索ボタンを押下すると，検索経路および旅費が表示されるので，最適な経路を選択し選択ボタンを押下すると図11の画面に戻り，『旅費計算ソフト』で指定した条件および選択した経路，金額等がセットされる。交通費が規定外の場合は《特別》をチェックし，企業内の旅行業者にチケット手配する場合は《ＳＡＳ》をチェックし，法人クレジット・カードで支払う場合は《カード》をチェックする。《交通費計》および《要仮払額計》は，自動計算および表示される。
【００８７】
国内出張で雑費が必要な場合は，《日付》，《支出内容》，《金額》を入力指定する。当該費用を法人クレジット・カードで支払う場合は，《カード》をチェックする。
【００８８】
《雑費計》および《要仮払額計》は，自動計算されて表示される。
【００８９】
詳細内訳情報の入力指定が終わり，ＯＫボタンを押すと，図10の画面に戻る（ステップ64）。図10の画面で各種費用および要仮払額計等の内容を確認したうえで，仮払金額等を入力指定し申請実行ボタンを押下すると，入力指定データはＤＢサーバ13のデータベース14の申請テーブル（国内出張事態申請テーブル，国内出張旅費内訳テーブル，国内出張交通費内訳テーブル，国内出張雑費内訳テーブル，会計伝票テーブル）（図21，22）に格納され（これらのテーブルが作成され），国内出張の仮払申請が完了となる。このとき，ＤＢサーバ13によって申請番号が採番される（ステップ65）。申請があった旨はデータベース14の上記の申請データとのリンク情報を伴って，その申請を認証すべき認証権限者の認証用クライアント22（のユーザＩＤ（従業員番号））に送るべき情報として（処理されるべきプロセスまたはノード中に）ワークフロー上でアプリケーションサーバ12に蓄積される。
【００９０】
国内出張・仮払認証（図２のステップ52）の詳細業務内容を以下に示す。この業務処理は認証用クライアント22において実行される。
【００９１】
申請者からの仮払申請要求に応答し，認証権限者は認証用クライアント22で仮払申請内容の確認および認証作業を行う（ステップ52）。すなわち，認証用クライアント22を立上げて，ユーザＩＤとパスワードを入力し，このチェックをパスすると，図８の処理メニュー画面が表示される。認証権限者がこの処理メニュー画面において認証ボタンを押下すると，認証メニュー（図示略）が表示される。この認証メニュー画面は，認証か転送かを選択するものである。認証権限者が認証ボタンを押下すると，これに応答してアプリケーション・サーバ12は該当する認証用クライアント22に送るべき情報をプロセス（またはノード）から集める。この情報に基づいてＤＢサーバ13は申請／精算テーブル（図21，22）から申請日，申請番号，申請者，伝票金額を取得する。認証用クライアント22はＤＢサーバ13が取得した当該認証権限者のこれらの未認証一覧情報を取得し，図12の『認証一覧』画面を表示する。この一覧画面には，ログインしたユーザＩＤに基づいてＤＢサーバ13の従業員マスター（図19）から取得した当該認証権限者の社員番号（従業員番号），社員氏名（従業員氏名），所属部室名および資格が表示される。
【００９２】
『認証一覧』画面の機能ボタン毎の機能内容を以下に示す。
・認証：図13に示す『国内出張兼仮払認証入力』画面を表示させるためのものである。
・転送：定められた認証権限者が不在の場合に，他の認証権限者に転送する
・ソート：一覧表示の表示順を変更する
・追跡表示：処理済みのデータの回議状態を追跡表示する
・終了：本一覧画面を終了する
【００９３】
一覧画面において，仮払認証したいデータ行をカーソルにより選択し，認証ボタンを押下すると，認証用クライアント22はＤＢサーバ13の申請テーブルより当該データを取得し，図13の『国内出張申請兼仮払認証入力』画面を表示する。図13の画面を用いて，認証権限者は仮払申請データの国内出張の事態内容，各種金額計，費用負担課等の会計情報等の詳細内容を確認する。
【００９４】
図13の画面内の旅費内訳ボタンを押下すると，『国内出張旅費内訳参照』画面（図示略）が表示されるので，認証権限者は旅行日当，宿泊費，交通費，雑費の内訳情報を確認することができる。（認証権限者の使用する各種費用内訳の画面レイアウトは，図11に示す画面とほとんど同じである。）
【００９５】
詳細内訳情報の確認が終りキャンセル・ボタンを押すと，図13の画面に戻る。図13の画面で各種費用，要仮払額計および仮払金額の内容を確認したうえで，認証権限者は認証結果（承認または否認）を入力指定する。承認ボタンを押下すると認証完了となるが，否認ボタンを押下すると『認証否認理由入力』画面（図示略）が表示され，否認コメントを入力したうえでＯＫボタンを押下すると否認完了となる。
【００９６】
認証権限者によって認証された場合，申請テーブルと同じデータ内容でＤＢサーバ13のデータベース14に精算テーブル（国内出張事態申請テーブル，国内出張旅費内訳テーブル，国内出張交通費内訳テーブル，国内出張雑費内訳テーブル，会計伝票テーブル）が作成される。認証権限者によって否認された場合，申請者はその否認コメントにより仮払申請データを修正し再申請するか，または仮払申請データの取消を行う。
【００９７】
認証結果に応じてＤＢサーバ13のデータベース14に認証履歴テーブル（図23）が作成され，国内出張の仮払認証が完了となる。このとき，認証が完了した旨はデータベース14の申請テーブルの従業員番号により，その申請者の申請用クライアント21に送るべき情報として（処理されるべきプロセス中に）ワークフロー上でアプリケーションサーバ12に蓄積される。
【００９８】
図４は，国内出張・仮払精算（図２のステップ54）の詳細業務フローを示している。この業務処理は申請用クライアント21において実行される。
【００９９】
国内出張より戻った従業員は，申請用クライアント21で仮払精算の申請作業を行う（ステップ54）。従業員は申請用クライアント21を立上げて，ユーザＩＤとパスワードを入力し，このチェックをパスすると，図８の処理メニュー画面が表示される。この処理メニュー画面において国内出張ボタンを押下すると，国内出張メニュー画面（図示略）が表示される。この国内出張メニュー画面は，出張申請＆仮払申請か精算かを選択するものである。従業員が精算ボタンを押下すると，申請用クライアント21はＤＢサーバ13から当該従業員の国内出張の未精算一覧情報を取得し，国内出張旅費精算一覧画面を表示する（ステップ71）。この一覧画面には，ログインしたユーザＩＤに基づいてＤＢサーバ13の従業員マスター（図19）から取得した当該従業員の社員番号，社員氏名，所属部室名および資格の情報が表示される。
【０１００】
一覧画面において，仮払精算したいデータ行を選択し精算ボタンを押下すると，認証用クライアント21はＤＢサーバ13の精算テーブル（図21）より当該データを取得し，図14の『国内出張旅費精算入力』画面を表示するので，従業員はその表示内容を修正して仮払精算を行う（ステップ72）。
【０１０１】
図14の画面で国内出張の事態内容（出張日，出張地，出張先，用件等）に変更があった場合は，当該データ項目を入力指定する。また，国内出張経費の会計情報（摘要，費用負担課，形態，等）に変更があった場合は，当該データ項目を入力指定する。
【０１０２】
図14の画面内の旅費内訳ボタンを押下すると，図15の『国内出張旅費精算旅費内訳』画面が表示されるので，従業員は仮払申請内容と異なる旅行日当・宿泊費，交通費，雑費について修正を行う（ステップ73）。《旅行日当計》および《宿泊費計》は，自動計算および表示される。交通費について，国内出張経費対象外の金額はプライベート金額の欄に入力指定する。《交通費計》および《内，現金計》は，自動計算され，表示される。
【０１０３】
法人クレジットカードを使用した場合は，図15の画面において従業員は法人カード明細入力ボタンを押下する。すると図16の『法人クレジットカード明細入力』画面が表示されるので，この画面において従業員は利用金額を入力指定する（ステップ74）。法人クレジットカードの利用金額毎に，《利用日》，《勘定科目》，《備考》，《金額》を入力指定する。但し，国内出張の経費対象外で法人クレジットカードを使用した場合は，《勘定科目》のプルダウンよりプライベートを選択指定する。法人クレジットカード明細入力が終わり，ＯＫボタンを押下すると，図15の画面に戻る（ステップ75）。図15の画面でＯＫボタンを押下すると，図14の画面に戻る（ステップ76）。
【０１０４】
図14の画面の《▲１▼現金精算額》，《▲２▼法人カード》，《▲３▼プライベート》，《▲４▼仮払金額》，《精算差額（▲１▼−▲２▼−▲３▼−▲４▼）》は自動計算されて表示される。緊急の仮払精算のときに，定められた次作業者（認証権限者）が不在の場合には，《次作業者指定》のチェック・ボックスをチェックし，プルダウンより次作業者（認証権限者）を選択指定することにより認証権限者の変更が可能となる。各種精算金額の確認を行い精算実行ボタンを押下すると，入力指定データはＤＢサーバ13のデータベース14に精算テーブル（国内出張事態申請テーブル，国内出張旅費内訳テーブル，国内出張交通費内訳テーブル，国内出張雑費内訳テーブル，会計伝票テーブル）が作成され，国内出張の仮払精算が完了となる（ステップ77）。仮払精算の申請があった旨は，データベース14の上記の申請データとのリンク情報を伴って，その申請を認証すべき情報として（処理されるべきプロセスの中に）ワークフロー上でアプリケーション・サーバ12に蓄積される。
【０１０５】
仮払精算データ内容（法人クレジット・カードを使用した場合等）により確証点検用台紙が必要な場合は，精算実行ボタンが押されたときに，この台紙が自動的にクライアント21のプリンタによって印刷される。確証点検用台紙を図18に示す。従業員はこの台紙に確証(法人カードの利用控，領収書等)を貼付し牽制センター30へ送付する。（牽制センター30での確証照合作業の為）
【０１０６】
図５は，国内出張・精算認証（図２のステップ55）の詳細業務フローを示している。この業務処理は認証用クライアント22において実行される。
【０１０７】
申請者からの仮払精算要求に応答し，認証権限者は認証用クライアント22で仮払精算内容の確認および認証作業を行う（ステップ55）。認証用クライアント22を立上げて，ユーザＩＤとパスワードを入力し，このチェックをパスすると，図８の処理メニュー画面が表示される。認証権限者が，この処理メニュー画面において認証ボタンを押下すると，認証メニュー（図示略）が表示される。この認証メニュー画面は，認証か転送かを選択するものである。認証権限者が認証ボタンを押下すると，認証用クライアント22はＤＢサーバ13から当該認証権限者の未認証一覧情報を取得し，『認証一覧』画面を表示する（ステップ81）。この一覧画面には，ログインしたユーザＩＤに基づいてＤＢサーバ13の従業員マスター（図19）より取得した当該認証権限者の社員番号，社員氏名，所属部室名および資格が表示される。
【０１０８】
一覧画面において，仮払精算認証したいデータ行を選択し認証ボタンを押下すると，認証用クライアント22はＤＢサーバ13の精算テーブル（図21）より当該データを取得し，『国内出張旅費精算認証入力』画面（図示略）を表示する（ステップ82）。（認証権限者の使用する画面レイアウトは，申請者の精算画面（図14）とほとんど同じである。）
【０１０９】
『国内出張旅費精算認証入力』画面で，認証権限者は仮払精算データの国内出張の事態内容，各種金額計，費用負担課等の会計情報等を確認する。画面内の旅費内訳ボタンを押下すると，『国内出張旅費内訳参照』画面（図示略）が表示されるので，認証権限者は旅行日当，宿泊費，交通費，雑費について確認する（ステップ83）。
【０１１０】
法人クレジット・カードを使用している場合は，法人カード明細参照ボタンを押下すると，『認証法人クレジット・カード明細参照』画面（図示略）が表示されるので，認証権限者は利用金額を確認する（ステップ84）。法人クレジット・カード明細参照が終わり，キャンセルボタンを押下すると，『国内出張旅費内訳参照』画面に戻る（ステップ85）。『国内出張旅費内訳参照』画面でキャンセルボタンを押下すると，『国内出張旅費精算認証入力』画面に戻る（ステップ86）。
【０１１１】
仮払精算データの詳細内容の確認後，『国内出張旅費精算認証入力』画面で，認証権限者は認証結果（承認または否認）を入力指定する。承認ボタンを押下すると認証完了となるが，否認ボタンを押下すると『認証否認理由入力』画面が表示されるので，認証権限者が否認コメントを入力したうえでＯＫボタンを押下すると否認完了となる。認証権限者によって否認された場合，申請者はその否認コメントにより仮払精算データを修正後に再申請する。認証結果に応じてＤＢサーバ13のデータベース14に認証履歴テーブル（図23）が作成され，国内出張の仮払精算認証が完了となる（ステップ87）。
【０１１２】
図６は，経費処理の定時バッチの詳細フローを示している。この業務処理はアプリケーションサーバ12において実行される。
【０１１３】
認証された仮払申請データおよび仮払精算データについては，１日２回の経費バッチ処理により，アプリケーション・サーバ12が下記データを作成し，それぞれ該当するコンピュータへ送信する。
・会計仕訳データファイル → 経理システム15へ送信
・一括振込依頼データファイル → 銀行のホストコンピュータ4 0へ送信
・会計データテーブル／貸越勘定テーブル／入出金テーブル→ ＤＢサーバ13へ送信
【０１１４】
具体的には，経費バッチ処理の締め時間（11時半および17時半）までの認証済みかつ未処理のトランザクション・データが処理対象となるので，次に述べる処理を経費バッチ処理対象のトランザクション・データ数だけ繰り返し行う（ステップ91）。
【０１１５】
貸越勘定テーブルは，従業員番号に対応して最新の従業員貸越残高を記憶するものである。従業員貸越残高とは，仮払金額が精算金額より多かった場合の戻入金額（従業員が企業へ返還すべき金額）である。この金額をＤＢサーバ13の貸越勘定テーブルで従業員毎に記憶しておき，次の仮払申請のときにその従業員に仮払すべき金額（仮払申請金額）から従業員貸越残高を差引いた残金をその従業員の経費処理専用口座42に振込むことにより調整する。
【０１１６】
申請時に作成されているＤＢサーバ13の会計伝票テーブル（図22）のデータより，貸方および借方の勘定科目コード，摘要コード，相手先コード等を作成し，ＤＢサーバ13の会計データテーブル（図25）に格納するとともに，既存の経理システムへ送信する「会計仕訳データファイル」に格納する。（ステップ92）
【０１１７】
ＤＢサーバ13の申請テーブルまたは精算テーブル（図21，22）および貸越勘定テーブル（図24）より，当該従業員の経費処理専用口座への振込金額を決定し，銀行へ送信する「一括振込依頼データファイル」に格納する。具体的には，申請テーブルまたは精算テーブルより，下式で要出金金額を計算する。
・仮払申請の場合：要出金金額＝仮払申請金額
・仮払精算の場合：要出金金額＝現金支払の精算申請金額−仮払申請金額
また，要出金金額および当該従業員の貸越勘定テーブルを使い，下式により仮口座振込金額を計算する。
仮口座振込金額＝要出金金額＋従業員貸越残高
上式で計算された仮口座振込金額の符号により，以下の様に口座振込金額および従業員貸越残高を決定し，「一括振込依頼データファイル」の口座振込金額をセットし，ＤＢサーバ13の貸越勘定テーブルの従業員貸越残高を更新する。（ステップ93）
・仮口座振込金額≧０の場合：口座振込金額＝仮口座振込金額
従業員貸越残高＝０
・仮口座振込金額＜０の場合：口座振込金額＝０
従業員貸越残高＝仮口座振込金額
【０１１８】
ＤＢサーバ13の会計データテーブルおよび入出金履歴テーブルを作成し，貸越勘定テーブルを更新する（ステップ94）。会計データテーブルについては，既存の経理システムへ送信する「会計仕訳データファイル」を作成する際に作成する。貸越勘定テーブルについては，銀行への口座振込金額を決定する際に使用し，最新の従業員貸越残高を更新する。入出金履歴テーブル（図24）は，当該従業員の仮払申請および仮払精算による入出金情報を履歴管理するテーブルで，各データ項目を以下の様にセットする。

【０１１９】
国内出張で必要なチケット（ＪＲ券または航空券）を企業内の旅行業者より取得する場合，従業員は申請用クライアント21を立上げて，本システム内のチケットシステムより希望チケットの入力指定をする。企業内の旅行業者は，従業員からの希望チケット情報により，取得チケット情報および最終決定金額をシステム登録し，発券チケットを従業員の希望日にデリバリィする。
【０１２０】
システムにより国内出張の仮払申請が認証された場合，従業員は国内出張へ出かける。出張先での各種費用は，経費処理専用口座に振り込まれている仮払金額をＣＤ／ＡＴＭ機より引出して支払い，仮払申請時に法人クレジット・カードで支払をすると申請した費用については，法人クレジット・カードで支払う。（法人クレジット・カードで支払った場合，領収書および利用控を貰うのが必須である。）
【０１２１】
仮払精算を行った申請者から送付された確証点検用台紙（図18の確証点検用台紙に確証（法人カードの利用控，領収書等）を添付したもの）が牽制センター30へ届くと，牽制センターでは図２の全体業務フローの最後に示している確証照合作業を行う（図２のステップ57）。確証点検用台紙には，申請番号を表わすバーコード，従業員がシステム入力した精算金額，特殊な支払種別毎の内訳金額，出張期間／出張先／用件等の事態内容，科目，摘要コード等が印刷されている。
【０１２２】
牽制センター30の確証照合作業は，紙ベースで仮払精算内容と確証との突合せチェック，および仮払精算内容による妥当性確認（一次点検），一次点検者の照合作業の精査（二次点検）等を行うものである。一次点検においては，一次点検者が確証点検用台紙に印刷された各種金額と同台紙に貼付された領収書，利用控等の金額を照合する。仮払精算データが認証用クライアント22において認証権限者によって認証されると，そのデータは牽制センター30の牽制用クライアント31に送信される。一次点検者は確証点検用台紙に印刷されたバーコード（申請番号）をクライアント31に接続されているバーコード・リーダで読取らせる。クライアント31にはそのバーコードに対応する仮払精算データが認証，否認ボタンとともに表示される。一次点検者は認証または否認を入力する。
【０１２３】
一次点検者が認証ボタンを押すと，その仮払精算データはワークフロー上で二次点検者に送られるべきものに保存される。一次点検者が否認した場合には，牽制用クライアント31はＤＢサーバ13の精算テーブルから情報取得し，クライアント31に表示する。金額以外（摘要等）については一次点検者が修正し，その仮払精算データは二次点検者に送られるべきものとして保存される。金額修正が必要な場合はコメント付きで否認し，その仮払精算データは申請者に戻される。一次点検者の認証または否認データを用いて，ＤＢサーバ13の認証履歴テーブルが作成される。
【０１２４】
一次点検者が認証した，または金額以外の修正をした仮払精算データは二次点検者によって牽制クライアント31に表示され，二次点検者が一次点検者の確証照合結果を精査する。二次点検者がコメント付きで否認した場合は，その仮払精算データは一次点検者に戻るが，二次点検者が認証すると，当該仮払精算データはワークフロー完了となる。二次点検者の認証または否認データを用いて，ＤＢサーバ13の認証履歴テーブルが作成される。
【０１２５】
図７は，国内出張・法人クレジット・カードの消込処理の詳細業務フローを示している。法人クレジット・カードの利用金額については，月１回クレジット会社より請求書が発送され，指定日に企業口座より自動引落となり，クレジット会社と企業間の決済は完了する（ステップ101 ）。企業と法人クレジット・カードを利用した従業員との間の決済について説明する。
【０１２６】
法人クレジット・カードの利用金額については，請求明細データファイルがクレジット会社から定期的に送信されるので，アプリケーション・サーバ12がシステムの夜間バッチ処理で仮払精算データと請求明細データのマッチング処理（マッチングキーは，利用日および利用金額である。）を行い，会計消込処理を行う（ステップ102）。マッチング結果は，ＤＢサーバ13の精算テーブル（会計伝票テーブル：図22）および入出金テーブル（法人クレジット利用明細テーブル：図24）の突合区分と突合相手識別番号にセットされる。すなわち，マッチングＯＫの場合には突合区分が１にセットされ，マッチングした相手の識別番号（会計伝票テーブルの申請番号から申請一連番号まで，法人クレジット利用明細テーブルの従業員番号から連番まで）が格納される。マッチングＮＧの場合には突合区分が０にセットされ，相手の識別番号は記述されない。（本システムでは，法人カード番号と従業員とのリンク情報のマスターを持っている。）
【０１２７】
仮払精算データの認証と請求明細データファイルが送信される時点が合わない場合，複数の種類の支払金額の合計が請求明細データファイルに記載されている場合，仮払精算データに誤りがある場合等においては，アプリケーション・サーバ12による自動マッチング処理ではマッチングＯＫとならない。従業員は申請用クライアント21において，図８の処理メニュー画面で法人カード明細マッチング・ボタンを押すと，その従業員についての仮払精算データであって，マッチングＮＧとなっているものが，図17の『法人クレジットカード明細マッチング』画面として表示される（ステップ103 ）。画面には，請求明細データと仮払精算データのアンマッチ分を表示されるので，従業員が内容確認する。内容確認の結果，従業員はｎ：ｍの手動マッチング（該当する行を選択する）を行う。この手動マッチング結果も会計伝票テーブルおよび法人クレジット利用明細テーブルに格納される。マッチングキー（利用日および利用金額）の入力ミスのものについては，従業員は仮払精算データの修正および再申請を行う（ステップ104，105）。
【０１２８】
上記実施例は法人クレジット・カードが利用可能なものであるが，法人クレジット・カードを用いない場合には，上記実施例において法人クレジット・カードに関するデータ，処理を省略すればよい。
【０１２９】
申請用クライアント21に搭載される申請用プログラムは図３のステップ61〜64の処理を行うものにあり，精算用プログラムは図４のステップ71〜76の処理を行うものである。これらのプログラムはＣＤ−ＲＯＭ，磁気テープ等からＷｅｂサーバ11にインストールされ，各クライアント21にダウンロードされ，そのハードディスクに格納される。
【０１３０】
請求項に記載の用語と実施例の用語との対応関係は次の通りである。この用語対応関係の記述は発明の把握を容易にすることのみを目的とするものであって，請求項に記載の用語の解釈が実施例に限定されないのは言うまでもないことである。
【０１３１】

【図面の簡単な説明】
【図１】小口経費処理システムの全体を示すものである。
【図２】業務の全体の流れを示すフローチャートである。
【図３】仮払申請処理を示すフローチャートである。
【図４】仮払精算処理を示すフローチャートである。
【図５】精算認証処理を示すフローチャートである。
【図６】経費処理の定時バッチ処理を示すフローチャートである。
【図７】法人クレジット・カードの消込処理を示すフローチャートである。
【図８】メニュー画面を示す。
【図９】国内出張申請兼仮払一覧画面を示す。
【図１０】国内出張申請兼仮払入力画面を示す。
【図１１】国内出張申請旅費内訳入力画面を示す。
【図１２】認証一覧画面を示す。
【図１３】国内出張申請兼仮払認証入力画面を示す。
【図１４】国内出張旅費精算入力画面を示す。
【図１５】国内出張旅費精算旅費内訳画面を示す。
【図１６】法人クレジット・カード明細入力画面を示す。
【図１７】法人クレジット・カード明細マッチング画面を示す。
【図１８】確証点検用台紙を示す。
【図１９】人事・経費マスターを示す。
【図２０】業務経費マスターを示す。
【図２１】申請／精算テーブルを示す。
【図２２】申請／精算テーブルを示す。
【図２３】認証履歴テーブルを示す。
【図２４】入出金テーブルを示す。
【図２５】会計データテーブルを示す。
【符号の説明】
11 Ｗｅｂサーバ
12 アプリケーション・サーバ
13 ＤＢサーバ
21 申請用クライアント
22 認証用クライアント
30 牽制センター
31 牽制用クライアント[0001]
【Technical field】
The present invention relates to a personal expense processing system, a client computer constituting the system, and a medium on which a program for controlling the computer is recorded.
[0002]
[Background]
While the overall expense of a company (company), public organization, other organization, or institution is said to be the primary expense, business trips (domestic, foreign), companionship, entertainment, etc. of employees working in these organizations, institutions, etc. Expenses related to travel (travel expenses, accommodation expenses, daily allowance, eating and drinking expenses, etc.) are said to be secondary expenses or small expenses.
[0003]
Most typically, small expenses were handled as follows. In terms of business trips, employees who plan or plan a business trip create an application form that describes the business requirements, partner, location, etc., expenses, name, and affiliation of the business trip. Get the certification (stamp). Bring this certified application to the cashier (accounting officer, general affairs officer) and receive a temporary payment for the cost in cash. When the account is settled after the business trip is completed, a payment report (with the necessary receipt attached) is prepared and approved by the certifier, and the travel expenses are settled in cash at the cashier. The cashier performs checks (scrutinization) of checkouts, receipts, etc., and performs accounting processing (including input to the computer). For dating and entertainment, the handling is generally the same as described above.
[0004]
In this way, when paper money is processed on a paper basis, the cashier must handle a large amount of paper (applications, checkouts). When employees and cashiers use computers, if these computers are independent of each other, both employees and cashiers must perform input work independently, which is wasteful. In addition, the cashier must handle cash, and it is necessary to prepare the cash necessary for temporary payment and settlement in advance.
[0005]
If the use of a credit card is permitted to achieve cashlessness, the work of the cashier becomes even more complicated. If an employee uses a credit card for different purposes at multiple stores (for example, pays for transportation, pays for accommodation using a credit card), the employee remembers these uses In addition, the breakdown and amount of credit card use shall be indicated on the check sheet. The cashier performs the journalizing work for each subject based on the check sheet. In addition, when the credit card usage statement arrives from the credit company, the cashier must collate the payment statement prepared by the employee or the card usage slip attached thereto with the credit card usage statement.
[0006]
DISCLOSURE OF THE INVENTION
An object of the present invention is to improve the efficiency of a series of small expense processing from provisional payment application, provisional payment authentication, provisional payment settlement application, provisional payment settlement, and scrutiny.
[0007]
Another object of the present invention is to make it possible to use a credit card and to increase the efficiency of expense processing related to the use of the credit card.
[0008]
Another object of the present invention is to automate temporary payment settlement application and temporary payment settlement.
[0009]
In this specification, a server refers to a server computer, and a client refers to a client computer.
[0010]
The credit card processing system that can use a credit card according to the present invention comprises a server that can communicate with each other, an application client, and an authentication client.
[0011]
The server includes an application table, a settlement table, an authentication history table, and a deposit / withdrawal table. The application table stores at least data relating to the application, cash temporary payment amount data, and credit card payment scheduled amount data for each combination of application number and employee number. The settlement table stores at least data on the situation to be settled, cash payment expense data, credit card payment expense data, and credit card non-expense data for each combination of application number and employee number. To do. For each application number, the authentication history table stores at least distinction data for application or settlement, authentication result data, and employee number of the person who has performed authentication. The deposit / withdrawal table stores at least transfer amount data, expense amount data, and employee overdraft balance data transferred to the employee's account for each pair of employee number and application number. The employee number can be anything that can identify the employee. For example, it can also be used as a client user ID.
[0012]
In response to the employee number input and application request, the application client displays a screen for accepting at least data related to the situation, cash advance payment amount, and expected credit card payment amount. Send data to the server. In application, the application number is generally generated by the server. The generated application number may be sent from the server to the application client and displayed on the application client. In any case, the application number is used when creating the application table. The application number may be generated by the client. In addition, the application client responds to the employee number input and the settlement request with the application number, and inputs data on at least the situation, cash payment expense amount, credit card payment expense amount, and credit card payment non-expense amount. Displays the screen for accepting and sends the application number, employee number, and entered data to the server. A situation refers to a business trip (whether in Japan or abroad) or a matter related to a business trip (business, destination, location, date, etc.), entertainment, dating or related matters (partner, location, purpose, etc.).
[0013]
In response to the authentication request, the authentication client refers to the application table and authentication history table of the server, or the settlement table and authentication history table, displays data related to the application or settlement to be authenticated, and enters the authentication result Is sent to the server along with the application number and employee number.
[0014]
The server creates an application table using the employee number and application data sent from the application client, and the generated application number, and creates a settlement table using the application number, employee number, and payment data. Then, an authentication history table is created using the application number and authentication data sent from the authentication client. Further, the server periodically refers to the authentication history table, the application table, and the settlement table, and creates a deposit / withdrawal table regarding the authenticated application and settlement. When creating a deposit / withdrawal table for certified applications, the amount obtained by subtracting the latest employee overdraft balance in the deposit / withdrawal table for the corresponding employee number from the certified cash advance payment amount in the application table is correct. In the case of a new employee, the transfer amount and the employee overdraft balance are set to zero, and in the negative case the transfer amount is set to zero and the amount obtained by subtracting the cash advance payment from the latest employee overdraft balance Stored as the employee overdraft balance corresponding to the combination of employee number and application number. In the creation of the deposit / withdrawal table for the certified settlement, the sum of the certified cash payment expense amount and the credit card payment expense amount in the settlement table is calculated as the expense amount, and the transfer amount is authenticated. Subtracting the cash payment expense amount, and adding the certified credit card payment non-expense amount as the employee overdraft balance, the calculated expense amount and employee overdraft balance are calculated with the employee number and application Stored in correspondence with a pair with a number. Here, the creation of the deposit / withdrawal table includes not only generating a new deposit / withdrawal table, but also updating existing deposit / withdrawal table data (for example, employee overdraft balance). This is the same in later descriptions.
[0015]
According to the petty expense processing system of the present invention, an employee makes an application for a temporary payment for a business trip, entertainment, dating or the like through an application client. Payment applications are also made by employees through the application client. These applications and settlement applications are approved (authenticated) or rejected by the authentication authority in the authentication client. The server performs accounting processing for the authenticated application or settlement application. In particular, the amount of credit card usage is also divided into those that are recorded as expenses and those that cannot be recorded as expenses (private use by employees). Temporary cash received by the employee is calculated as the transfer amount and transferred to the employee's account. In this way, the application concerning the situation and its certification, the settlement application and its certification, and the monetary settlement are all processed on the computer, so that particularly the trouble of accounting staff is greatly reduced. Employees will also be able to use credit cards, which will reduce the amount of cash that accountants should prepare (transfer). Expense processing related to credit card usage is also streamlined.
[0016]
In one embodiment of the present invention, the server further includes a credit card usage statement table and an employee master. The credit card usage details table stores at least credit card usage amount data from the credit company in correspondence with the credit card number. The employee master stores at least a credit card number possessed by the employee corresponding to the employee number. The server refers to the correspondence between the employee number and the credit card number stored in the employee master, and records the credit card usage amount in the credit card usage details table and the credit card payment expense in the settlement table. When the amount and the credit card payment non-expense amount are matched and matched, the fact is stored in correspondence with the data of each amount in the credit card usage details table and the settlement table.
[0017]
In this embodiment, with respect to the payment of the credit card used by the employee, the settlement data requested by the employee and the credit card usage details sent from the credit company are automatically collated. Is further simplified.
[0018]
For credit card usage data that cannot be matched by automatic processing, employees will collate using the application client. In a preferred embodiment of the present invention, the application client refers to the credit card usage details table and the settlement table, and records at least a credit card usage amount and a credit card payment expense record that do not have a match. Displays a list of amounts and non-expense amounts for credit card payments, and stores the information corresponding to the corresponding amount of data in the credit card usage statement table and the settlement table according to the entered combination. Is to request the server to do so. When an employee makes a match by looking at the list displayed on the application client, the match result is sent to the server and stored.
[0019]
In a further preferred embodiment of the present invention, a checking client capable of communicating with the server is provided.
[0020]
The above application client further displays a settlement execution button, and in response to the settlement execution input from the settlement execution button, transmits the entered settlement data together with the application number and employee number to the server, and at least The printer is controlled so as to issue a code for representing the application number (for example, a bar code), a situation to be settled (including the expense amount and its breakdown), and a confirmation check mount printed with the credit card usage amount.
[0021]
The check client is equipped with a code reader that reads the code printed on the confirmation check mount, displays the checkout data based on the checkout table corresponding to the application number read by the code reader, and relates to the input check authentication result. Send the data along with the application number to the server.
[0022]
The server creates an authentication history table using the data related to checking authentication and the application number transmitted from the checking client.
[0023]
The employee attaches a receipt certifying all or a part of the amount to be settled, a credit card usage certificate, etc. to the check center, and outputs it to the check center. Since the confirmation check mount is printed with the situation to be settled (total cost including credit card use amount and its breakdown), the check center staff affixed the various information printed on this mount and the mount You can check by checking receipts, usage notes, etc. In addition, since the check client of the check center is equipped with a code reader (for example, a bar code reader), it is possible to read the code printed on the confirmation inspection board delivered from the employee with the code reader. it can. Since the code represents the application number, data relating to the settlement is sent from the server based on the application number and displayed on the check client. The staff of the check center can scrutinize the displayed settlement data.
[0024]
In this way, the data related to checkout can be checked or reviewed centrally at the check center, and the check center staff does not need to enter the application number key, but only the check result can be entered by key input (or mouse). Input), it is easy to operate and even people unfamiliar with computers can work.
[0025]
It is also possible to define the above-described small expense processing system by paying attention only to settlement. That is, the present invention also provides a system for reimbursing payments, including payments using credit cards, for situations already filed. This system is a first deposit / withdrawal table that is created when an application for a situation occurs and stores at least the application number, employee number, transfer amount transferred to the employee's account, and the employee's overdraft balance. , In response to the payment request with employee number input and application number, at least a screen for accepting the input of the incident, cash payment expense amount, credit card payment expense amount and credit card payment non-expense amount Display device for displaying, input device for inputting the situation and various amounts displayed on the display device, transfer amount of the first deposit / withdrawal table, and credit card payment non-expense amount input from the input device A new employee overdraft balance is calculated with at least a cash payment expense amount input from the above input device as a negative, and at least calculated. And a means for creating a second withdrawal table containing employee overdraft balances and the employee number and application number was. Here, the first deposit / withdrawal table and the second deposit / withdrawal table may be different or the same. In the case of the same, the employee overdraft balance will be updated in the deposit / withdrawal table.
[0026]
The first deposit / withdrawal table is created at the time of the situation and provisional payment application. The system according to the present invention for creating the first deposit / withdrawal table displays a screen for accepting at least the situation, the cash advance payment amount and the expected credit card payment amount in response to the employee number input and the application request. The latest employee in the deposit / withdrawal table of the corresponding employee number from the display device, the situation displayed on the display device and the input device for inputting various amounts of money, and the cash advance payment amount input from the input means If the amount obtained by subtracting the overdraft balance is positive, then that amount will be the transfer amount and the employee overdraft balance will be zero. And a means for creating the first deposit / withdrawal table by using the amount obtained by subtracting as a new employee overdraft balance.
[0027]
According to this system, a credit card can be used and the efficiency of expense processing can be improved.
[0028]
The present invention further provides a client computer used in the above-described retail expense processing system. This client computer corresponds to the above-mentioned application client, a first means for accepting an input of an employee number, a second means for accepting an input of a settlement request accompanied by an application number, and the first input means In response to the settlement request with the employee number received in step 2 and the application number received by the second input means, at least the situation to be settled, the amount of cash payment expense, the amount of credit card payment expense and the credit card Displays a screen for accepting input of data related to non-expense amount of payment, and displays input means for accepting the input of the data and data received by the display input means, together with the application number and employee number, to the server A transmission means is provided.
[0029]
The present invention provides a recording medium storing a program for controlling the client computer. The program stored in this recording medium is especially for payment applications, accepts payment request input with application number, responds to input of employee number and payment request with application number, At least a screen to accept input of data related to the situation to be settled, cash payment expense amount, credit card payment expense amount, and credit card payment non-expense amount was displayed, and the above data was accepted and received A program for controlling a client computer so that data is transmitted to a server together with an application number and an employee number.
[0030]
The present invention further provides a medium in which an application program and a settlement program are recorded. In other words, in response to the employee number input and application request, this recording medium displays a screen for accepting data regarding at least the situation, the cash advance payment amount and the expected credit card payment amount, and the employee number and input. Application program that controls the client computer to send the received data to the server, and at least the situation, cash payment expense, credit card payment in response to the employee number input and the settlement request with the application number For checkouts that control the client computer to display a screen for accepting input of data related to the expense amount and credit card payment non-expense amount, and to send the application number, employee number, and entered data to the server It is a recording of the program.
[0031]
Here, the recording medium includes a magnetic recording medium such as a floppy disk and a hard disk, an optical recording medium such as a CD-ROM, a magneto-optical recording medium, and a semiconductor memory.
[0032]
The present invention further provides a retail expense processing system that does not necessarily use a credit card. This small expense processing system includes a server that can communicate with each other, an application client, and an authentication client.
[0033]
The server includes an application table, a settlement table, an authentication history table, and a deposit / withdrawal table. The application table stores at least data related to the application and cash temporary payment data for each combination of application number and employee number. The settlement table stores at least data on the situation to be settled and cash payment expense amount data for each combination of application number and employee number. The authentication history table stores, for each application number, at least distinction data for application or settlement, authentication result data, and employee number of the person who has performed authentication. The deposit / withdrawal table stores at least transfer amount data, expense amount data, and employee overdraft balance data transferred to the employee's account for each pair of employee number and application number.
[0034]
In response to the employee number input and the application request, the application client displays a screen for accepting at least data related to the situation and the cash advance payment amount, sends the employee number and the input data to the server, In response to the employee number input and the settlement request with the application number, at least a screen for accepting data related to the situation and cash payment expenses is displayed, and the application number, employee number and the entered data are stored in the server. Send to.
[0035]
In response to the authentication request, the authentication client refers to the application table and authentication history table of the server, or the settlement table and authentication history table, displays data related to the application or settlement to be authenticated, and enters the authentication result Is sent to the server together with the application number and employee number.
[0036]
The server creates an application table using the employee number and application data sent from the application client, and the generated application number, and creates a settlement table using the application number, employee number, and payment data. , Create an authentication history table using the application number and authentication-related data sent from the authentication client, and periodically refer to the authentication history table, application table, and settlement table to verify the authenticated application and settlement In the creation of a deposit / withdrawal table for an application that has been certified, at least the latest employee overdraft in the deposit / withdrawal table for the certified cash advance and the corresponding employee number in the application table Calculate the transfer amount and the new employee overdraft balance based on the balance and calculate The new employee overdraft balance is stored in correspondence with the combination of employee number and application number, and at the time of creating a deposit / withdrawal table related to certified settlement, at least the certified cash payment expenses in the settlement table The expense amount and the employee overdraft balance are calculated based on the recorded amount and the transfer amount, and the calculated expense amount and the employee overdraft balance are stored in correspondence with the combination of the employee number and the application number.
[0037]
In this small expense processing system, it is possible to improve the efficiency of the small expense processing.
[0038]
The present invention further provides a settlement system defined by paying attention to the settlement process of the small expense system, a client computer for application constituting the small expense system, and a medium recording a program for controlling the computer. .
[0039]
【Example】
With reference to FIG. 1, the outline of a small expense processing system (hereinafter referred to as the present system) will be described.
[0040]
This system realizes a series of operations from provisional payment application, provisional payment authentication, provisional payment settlement, settlement certification, and scrutiny for small expenses on a workflow, making cash flow between companies and employees cashless. Is.
[0041]
A company 20 that introduces the system is provided with a large number of application client computers (hereinafter, client computers are simply referred to as clients) 21 and an authentication client 22. These

clients

21 and 22 are so-called personal computers.
[0042]
The system is also built across the system operator 10 and the check center 30. The system operation company 10 may be a company different from the company 20 described above or may be the same company as the company 20 described above. The check center 30 is generally provided in the company 20, but may be provided in a company different from the company 20. In particular, when this system (application client and authentication client) is installed in each of a plurality of companies, and the small expense processing is managed collectively, one system operating company and One check center can be established.
[0043]
The check center 30 is provided with a plurality of check clients 31, and these clients 31 are provided with bar code readers. The check center 30 performs the check function of this system in a lump, and creates data for scrutiny of deposit / withdrawal slips and manages and supervises the smooth operation of this system.
[0044]
A server computer (hereinafter simply referred to as a server) installed in the system operating company 10 includes an application server 12 on which a workflow engine operates, a master (DB) server 13 for storing various transaction data, and a client 21. , 22 and 23, the Web server 11 performs application download control based on the application existence check and version check.
[0045]
The

clients

21 and 22 in the company 20, the client 31 in the check center 30, and the

servers

11, 12, and 13 in the system operation company 10 are connected by a network (WAN). The server of the system operating company 10 can communicate with the host computer 40 of the bank and the host computer 45 of the credit company via a public line (including an ISDN line). As is well known, the bank's host computer 40 exchanges transaction data with a CD or ATM 46.
[0046]
In the system operation company 10, an accounting and personnel system 15 is connected to a server on the network. In order to update the master of the DB server 13, data on the announcements of organizational changes and personnel changes that are carried out periodically are sent from the personnel system 15 to the server 13 and processed by this system for the creation of book documents for tax returns. The accounting data of the small expense is transferred from the DB server 13 to the accounting system 15.
[0047]
Various masters used in this system and transaction data generated at the time of use are stored in the database 14 of the DB server 13 of the system operating company 10. Specifically, "HR / Expense Master" and "Business Master" that store basic system information, "Application Table" that stores temporary payment application data for employees, and "Checkout" that stores temporary payment settlement data for employees A “table”, an “authentication history table” that stores the authentication result of the authorized person, and a “pay / withdrawal table” that stores the expense batch processing results that are scheduled twice a day.
[0048]
In order to realize cashlessness, an expense processing account 42 is opened on the host computer 40 of the bank for each employee of the company 20, and each employee has a cash card. In addition to cash cards, employees of department managers and above and department manager-designated employees will have corporate credit cards. When holding both cash cards and credit cards, it is preferable to use a joint card.
[0049]
In order to transfer the post-authentication temporary payment application and settlement amount, which will be described in detail later, to the expense processing account, the application server 12 creates a “collective transfer request data file” by expense batch processing twice a day, To the host computer 40. In addition, for the payment amount with a corporate credit card, a “billing statement data file” is periodically sent from the credit company host computer 45 to the application server 12, and matching with provisional payment settlement data and billing statement data is performed. Accounting clearing is performed.
[0050]
FIG. 2 shows the overall business flow from application to provisional payment, provisional payment settlement, and scrutiny when employees travel in Japan. Basically, a series of operations of temporary payment application, temporary payment authentication, temporary payment settlement, payment authentication, and scrutiny, which were conventionally performed on a paper basis, are electronically applied and authenticated on a workflow basis (paperless) and performed in cash. Deposits and withdrawals between companies and employees that have been used electronically (cashless).
[0051]
The employee inputs the provisional payment application after inputting the contents of the business trip and various expenses in the application client 21 (step 51). Upon receiving a response to the request for temporary payment application from the employee, the authentication authority checks the content of the temporary payment application and performs authentication work on the authentication client 22 (step 52). If the provisional payment application is incomplete, the authorization authority denies it with a comment and returns the data to the applicant (NO in step 53). When the data denied by the authorization authority returns, the employee refers to the contents of the comment of the authorization authority and either corrects the provisional payment application data and reapplies or cancels the provisional payment application.
[0052]
For certified temporary payment application data and temporary payment settlement data, the application server 12 creates the following data through expense batch processing twice a day (until 11:30 and until 17:30). , And send them to the corresponding computer
・ Accounting journal data file → Send to accounting system 15
・ Bulk transfer request data file → Send to bank host computer 40
・ Account data table / overdraft account table / receipt / withdrawal table → send to DB server 13
[0053]
When the temporary payment application is authenticated, the temporary payment application amount is transferred to the expense processing account 42 of the employee at the bank's host computer 40. It can be pulled out from the ATM machine 46. In addition, employees who have a corporate credit card can pay with the corporate credit card for expenses that were applied for as a payment by corporate credit card when applying for temporary payment.
[0054]
After returning from the domestic business trip, the employee pays the temporary payment on the application computer 21 (step 54). Specifically, the actual data on the situation of the application for temporary payment and various expenses are entered and applied. At that time, if a confirmation checkboard is required depending on the payment details (corporate credit card use, etc.), the form will be printed on the application computer 21. Send to Center 30.
[0055]
Upon receiving a response to the temporary payment settlement request from the employee, the authentication authority confirms the temporary payment settlement content and performs an authentication operation on the authentication computer 22 (step 55). If there is a deficiency in the provisional payment settlement, the authorization authority denies the comments and returns the data to the applicant. When the data denied by the authentication authority returns (NO in step 56), the employee refers to the comment contents of the authentication authority, corrects the temporary payment settlement data, and reapplies.
[0056]
At the check center 30, confirmation verification work is performed by confirming the confirmation check mount and receipt, usage allowance, etc. sent from the employee who has made the temporary payment settlement (step 57). If the amount etc. needs to be corrected, the applicant will return the data with comments and make corrections and re-applications for the temporary payment settlement. Contact the applicant and authorized person by e-mail.
[0057]
The small expense processing on the workflow starting from the employee's temporary payment application is completed by the confirmation verification work and certification registration at the check center 30.
[0058]
When a corporate credit card is used, a billing statement data file is periodically sent from the credit company, so link the card member number and employee number in the night batch processing of the application server 12, Clearing processing of temporary payment settlement data is performed automatically. However, if the input mistake of the employee's temporary payment adjustment data or the way of summarizing the amount differs between the temporary payment adjustment data and the billing statement data, the temporary payment settlement data and the billing statement data will be unmatched. The employee confirms the details of the unmatched state on the screen of the application client 21, and corrects the temporary payment settlement data or performs manual matching processing.
[0059]
Various masters and transaction data stored in the database 14 of the DB server 13 will be described with reference to FIGS.
[0060]
The personnel / expense master includes an employee master, an account master, and a summary master with reference to FIG. The employee master is provided for each employee and stores employee attribute information. The main attribute information includes employee number, name, qualification code (which indicates the position in the company and is used when determining the daily allowance, etc.), the account number of the account dedicated to expense processing, and the corporate credit card (Corporate card) Membership number (if you can use a corporate credit card). The account master is a set of account codes and account names that correspond to each account item. The description (one or more) is determined according to the account item, and the name and tax classification are determined for each description. The key of the description master is a combination of the account code and the description code.
[0061]
FIG. 20 shows a business master. Business master includes domestic business trip daily allowance master and domestic business trip overnight allowance master. The daily allowance is determined according to the qualification code and varies depending on whether you are staying or on a day trip. Domestic business trip daily allowance master sets the daily allowance according to the qualification code and accommodation day trip category. The daily allowance is determined according to the qualification code and the accommodation facility code (category of home, hotel, inn, dormitory, etc.). The domestic business trip overnight allowance master determines the daily allowance amount according to these codes.
[0062]
21 and 22 show an application / payment table, which includes a domestic business trip situation application table, a domestic business trip expense breakdown table, a domestic business travel expense breakdown table, a domestic business trip expense breakdown table, and an accounting slip table. . The application / checkout table is used for both application (referred to as application table) and checkout (referred to as checkout table). These tables are created for each application and for each payment.
[0063]
The domestic business trip application table (checkout table) includes application number, transaction classification (application or checkout), application employee number, draft employee number (who was responsible for input), business trip departure date, business trip return date, Includes return date, business trip period, business trip name, business trip name, and business trip subject.
[0064]
Domestic business trip expense breakdown table includes application number, transaction classification (application or settlement), serial number (number used when there are multiple breakdown tables for the same application number), business trip date, travel allowance, accommodation facility Includes category, accommodation allowance, and corporate credit card (corporate card) usage category (indicates whether the daily allowance is paid using the corporate credit card).
[0065]
Domestic travel expenses breakdown table includes application number, transaction classification (application, settlement), serial number, date of use, departure place, landing, user organization, transportation cost, SAS usage classification (request a ticket from travel agency SAS) And whether to use a corporate credit card (corporate card).
[0066]
The domestic business trip expense breakdown table includes application number, transaction classification (application, settlement), serial number, date of use, contents of expenditure, amount, and corporate credit card (corporate card) usage classification.
[0067]
Accounting slip table includes application number, transaction classification (application, checkout), application serial number (serial number given when applied multiple times), slip classification, date of recording, application employee number, debit account code, debit summary Code, debit partner code, accounting form, expense burden section code, tax classification code (non-tax, tax-free, tax-exempt, tax-excluded, tax-included), slip amount, corporate credit card (corporate card) matching classification (match results) ), And corporate credit card (corporate card) matching party identification number.
[0068]
FIG. 23 shows an authentication history table, which is created each time authentication processing is performed in the authentication client 22. Authentication history table includes application number, transaction classification (application, settlement), certification date, certification classification (status certification, slip certification, center primary inspection, center secondary inspection), agency classification (normal certification, agency certification) , Certifier employee number and authentication result (approval or not). Situation authentication is mainly related to application, and voucher authentication is related to money settlement. The center primary inspection and the secondary inspection mean certification at the check center 30. At the check center 30, a primary inspection and a secondary inspection for further examination are performed. In the agency classification, normal authentication means authentication by a certifier determined for each business in charge (predetermined by the business master in charge), and proxy authentication is authentication performed by the agent in the absence of a normal certifier. Indicates that
[0069]
24 and 25 show a deposit / withdrawal table, which includes an overdraft account table, a deposit / withdrawal history table, a corporate credit (card) use statement table, and an accounting data table.
[0070]
The overdraft account table stores an overdraft balance for each employee.
[0071]
The deposit / withdrawal history table uses the employee number, application date, and slip number (see accounting data table described later) as keys, and the (expense) withdrawal amount or (expense) as an expense determined by the application amount or settlement amount ) Stores the reversal amount, the account transfer amount determined by the latest (preceding) employee overdraft balance, the employee overdraft balance determined as a result.
[0072]
The corporate credit usage details table uses the employee number, billing date (date of credit company's billing date), processing date (date of credit card company's usage statement) and serial number as keys. The date of use of the corporate (credit) card, the amount of use of the corporate (credit) card, the corporate (credit) card member number, the corporate (credit) card match classification (indicating the match result), the corporate (credit) card collating partner Includes identification number.
[0073]
The accounting data table stores accounting journal data delivered to the accounting system 15.
[0074]
FIG. 3 shows a detailed business flow of domestic business trip / provisional payment application (step 51 in FIG. 2). This business process is executed in the application client 21.
[0075]
When the application client 21 is started up and the employee inputs the user ID and password and passes this check, the processing menu screen of FIG. 8 is displayed. When the employee presses the domestic business trip button on this processing menu screen, a domestic business trip menu (not shown) is displayed. This domestic business trip menu screen is used to select a business trip application & temporary payment application or settlement. When the employee depresses the business trip application & temporary payment application button, the application client 21 acquires the temporary payment list information of the employee's domestic business trip from the DB server 13 and displays the “domestic business trip and temporary payment list” in FIG. Display (step 61). This list screen displays the logged-in user ID, employee number (employee number), employee name (employee name), department name and qualification of the employee acquired from the employee master (Figure 19) of the DB server 13. Is displayed.
[0076]
The contents of each function button on the domestic business trip application and temporary payment list screen are shown below.
・ New application: Temporary payment application is newly executed
・ Correction: During data entry for temporary payment application, resume the application process of the data
・ Cancellation: Canceling temporary payment application while entering data for temporary payment application
-Sort: Change the display order of the list display
・ Tracking display: Track and display the status of reconsideration of applied data
・ Exit: Exit this list screen
[0077]
When the new application button is pressed on the list screen, the “domestic business trip application and temporary payment input” screen shown in FIG. 10 is displayed (step 62). If you enter part or all of the temporary payment application data using the screen shown in Fig. 10 and interrupt the application without pressing the application execution button, the data already entered will be saved (Domestic business trip application for DB server 13) Stored in the table (Figure 21) as being prepared). The stored data is displayed on the domestic business trip application / provisional payment list screen shown in FIG. When the employee selects the relevant data from the list screen and presses the correction button, the temporary payment application data is acquired from the domestic business trip application table (Fig. 21) of the DB server 13, and the "domestic business trip application and temporary payment input" of Fig. 10 is obtained. Is displayed on the screen.
[0078]
To make a new application by copying past temporary payment application results data, click the history list button on the “Domestic business application and temporary payment input” screen in FIG. A screen is displayed. This screen has almost the same content as the screen of FIG. On this screen, select the data row you want to copy and press the OK button. The data is acquired from the application table (Fig. 21) of the DB server 13 and displayed on the screen of Fig. 10. You can apply for temporary payment.
[0079]
The input designation items on the “domestic business trip application and provisional payment input” screen in FIG. 10 are roughly classified into the following three types.
・ Initiator of temporary payment application and authorized person (upper column in Fig. 10)
・ Situation of domestic business trips and various costs (middle column in Fig. 10)
・ Accounting information for domestic business trip expenses (lower column in Fig. 10)
[0080]
《Application number》 is numbered by the DB server 13 when the application is executed, so it is displayed blank while preparing for temporary payment application, but 《Application date》 and 《Draft date》 are automatically displayed by system date. The Since “authenticated work” has different authentication routes depending on the work assigned to the department to which the employee belongs, the assigned work is selected and specified from the pull-down menu. Information on the “former” and the “applicant” is acquired and displayed from the employee master (FIG. 19) of the DB server 13 based on the user ID previously input. Generally, the drafter and the applicant are the same person, and when inputting on behalf (drafting), that fact and the correct applicant are entered. The next worker (authorization authority) is read from the assigned job master based on the assigned job and displayed. If the specified next worker (authentication authority) does not exist, check the << Next worker designation >> check box, and select and specify the next worker (authentication authority) from the pull-down menu. Can be changed.
[0081]
Enter and specify the details of the business trip (business trip date, business trip location and waypoint, business trip destination, business, etc.). When the departure date and return date of <Business trip date> are designated, the business trip period is automatically calculated and displayed. The various cost meters do not need to be entered on this screen because they are the total cost of the breakdown of domestic business trips described below.
[0082]
<< Account >> is only displayed, but << Summary >> is selected from the pull-down menu. If << Expense Division >> is different from the initial display, change it by pressing the search button and selecting and specifying from the "Expense Division" screen. << Form >> is selected and specified from the pull-down menu. 《Temporary payment amount》 is input and specified by the employee with reference to the displayed 《Temporary payment amount required》.
[0083]
When the travel expense breakdown button in the screen of FIG. 10 is pressed, the “domestic business trip application travel expense breakdown input” screen of FIG. 11 is displayed, and the travel allowance, accommodation expenses, transportation expenses, and miscellaneous expenses are entered and specified (step 63).
[0084]
If you select and specify “Departure return” for travel allowance and accommodation cost from the pull-down menu (select the category of restraint time), “Day allowance” is automatically displayed, and “Accommodation” (home, hotel, inn, dormitory, etc.) When “Distinction” is selected from the pull-down menu, “Accommodation costs” is automatically displayed. Check “High” if it exceeds the specified accommodation fee, and check “Card” if you pay the accommodation fee with a corporate credit card. In the case where food and accommodation costs are not paid, if you check “Food / Inn”, other items cannot be entered and “Day allowance” is automatically displayed. The “daily allowance” and the “accommodation cost” are automatically calculated from the employee's job title, the domestic business trip daily allowance master of the DB server, and the domestic business trip overnight allowance master (FIG. 20).
[0085]
<Travel per day>, <Accommodation cost> and <Temporary payment required> are automatically calculated and displayed.
[0086]
When the route selection button in the screen of FIG. 11 is pressed, “travel expense calculation software” is started (step 66). If you specify conditions such as departure date, departure station, destination station, etc. and press the search button, the search route and travel expenses will be displayed. Select the optimal route and press the select button to return to the screen in FIG. The conditions specified in "Travel Expense Software" and the selected route, amount, etc. are set. Check “Special” if the transportation fee is not specified, check “SAS” to arrange a ticket with a travel agent in the company, and check “Card” when paying with a corporate credit card. << Traffic expense meter >> and << Temporary payment required meter >> are automatically calculated and displayed.
[0087]
If miscellaneous expenses are required for domestic business trips, enter << Date >>, << Expenditure Details >>, << Amount >>. If you are paying with a corporate credit card, check Card.
[0088]
<< Miscellaneous expenses >> and << Temporary payment required >> are automatically calculated and displayed.
[0089]
When the detailed breakdown information input specification is completed and the OK button is pressed, the screen of FIG. 10 is restored (step 64). After confirming the contents of various expenses and the amount of temporary payment required on the screen shown in FIG. 10, when you input and specify the amount of temporary payment and press the application execution button, the input specification data is stored in the application table (in Japan) of database 14 of DB server 13 The travel situation application table, the domestic business trip expense breakdown table, the domestic business travel expense breakdown table, the domestic business travel expense breakdown table, and the accounting slip table) (FIGS. 21 and 22) (these tables are created) Payment application is completed. At this time, an application number is assigned by the DB server 13 (step 65). The fact that there was an application is linked to the above application data in the database 14 and is information to be sent to the authentication client 22 (user ID (employee number)) of the authentication authority who should authenticate the application. Accumulated in the application server 12 on the workflow (in the process or node to be processed).
[0090]
Detailed business contents of domestic business trip / provisional payment authentication (step 52 in FIG. 2) are shown below. This business process is executed in the authentication client 22.
[0091]
In response to the request for temporary payment application from the applicant, the authentication authority checks the content of the temporary payment application and performs the authentication work on the authentication client 22 (step 52). That is, when the authentication client 22 is started up, a user ID and a password are input and this check is passed, the processing menu screen of FIG. 8 is displayed. When the authentication authority presses the authentication button on this processing menu screen, an authentication menu (not shown) is displayed. This authentication menu screen is used to select authentication or transfer. When the authentication authority presses the authentication button, in response to this, the application server 12 collects information to be sent to the corresponding authentication client 22 from the process (or node). Based on this information, the DB server 13 acquires the application date, application number, applicant, and slip amount from the application / payment table (FIGS. 21 and 22). The authentication client 22 acquires the unauthenticated list information of the authentication authority acquired by the DB server 13 and displays the “authentication list” screen of FIG. This list screen includes the employee number (employee number), employee name (employee name) of the authorized person acquired from the employee master (FIG. 19) of the DB server 13 based on the logged-in user ID, and the department to which the employee belongs. Your name and qualification are displayed.
[0092]
The function contents for each function button on the “Authentication List” screen are shown below.
・ Authentication: This is for displaying the “Domestic business trip and temporary payment authentication input” screen shown in FIG.
・ Transfer: When the designated authority is absent, transfer to another authority
-Sort: Change the display order of the list display
・ Tracking display: Track and display the status of the processed data
・ Exit: Exit this list screen
[0093]
On the list screen, select the data row you want to authenticate with temporary payment with the cursor and press the authentication button. Then, the authentication client 22 obtains the data from the application table of the DB server 13 and displays “Domestic business trip application and temporary payment” in FIG. Display the "Authentication input" screen. Using the screen shown in FIG. 13, the authentication authority confirms the details of the domestic business trip situation of the temporary payment application data, various monetary amounts, and accounting information such as the expense burden section.
[0094]
When the travel expense breakdown button in the screen of Fig. 13 is pressed, the "Refer to domestic business trip expense breakdown" screen (not shown) is displayed, so that the authorized person can provide breakdown information on travel allowance, accommodation expenses, transportation expenses, and miscellaneous expenses. Can be confirmed. (The screen layout of various expenses used by the authorized person is almost the same as the screen shown in Fig. 11.)
[0095]
When the detailed breakdown information is confirmed and the cancel button is pressed, the screen shown in FIG. 13 is displayed again. After confirming the contents of various expenses, the amount of temporary payment required, and the amount of temporary payment on the screen shown in FIG. 13, the authentication authority inputs and specifies the authentication result (approval or denial). When the approval button is pressed, authentication is completed, but when the denial button is pressed, an “authentication denial reason input” screen (not shown) is displayed, and when a denial comment is entered and the OK button is pressed, denial is completed.
[0096]
When authenticated by the authorized person, the settlement table (domestic business trip application table, domestic business trip expense breakdown table, domestic business trip travel expense breakdown table, domestic business trip miscellaneous expense breakdown table) is stored in the database 14 of the DB server 13 with the same data contents as the application table. , Accounting slip table). If the authorization authority denies the application, the applicant modifies the temporary payment application data with the rejection comment and reapplies, or cancels the temporary payment application data.
[0097]
An authentication history table (FIG. 23) is created in the database 14 of the DB server 13 according to the authentication result, and the temporary payment authentication for domestic business trips is completed. At this time, the fact that the authentication has been completed is stored in the application server 12 on the workflow as information to be sent to the applicant's application client 21 (during the process to be processed) by the employee number in the application table of the database 14. Is done.
[0098]
FIG. 4 shows a detailed business flow of domestic business trip / temporary payment settlement (step 54 in FIG. 2). This business process is executed in the application client 21.
[0099]
The employee returning from the domestic business trip applies for temporary payment settlement at the application client 21 (step 54). When the employee starts up the application client 21, inputs the user ID and password, and passes this check, the process menu screen of FIG. 8 is displayed. When the domestic business trip button is pressed on this processing menu screen, a domestic business trip menu screen (not shown) is displayed. This domestic business trip menu screen is used to select a business trip application & temporary payment application or settlement. When the employee depresses the settlement button, the application client 21 acquires the unsettled list information of the employee's domestic business trip from the DB server 13 and displays the domestic business trip expense settlement list screen (step 71). This list screen displays the employee number, employee name, department name, and qualification information of the employee acquired from the employee master (FIG. 19) of the DB server 13 based on the logged-in user ID.
[0100]
On the list screen, select the data line you want to make a temporary payment settlement, and press the settlement button. The authentication client 21 obtains the data from the settlement table of the DB server 13 (Figure 21). ”Screen is displayed, the employee corrects the display contents and performs provisional payment settlement (step 72).
[0101]
If there is a change in the domestic business trip details (business trip date, business trip destination, business trip destination, business, etc.) on the screen of FIG. 14, the data item is entered and specified. In addition, if there is a change in accounting information (summary, expense burden section, form, etc.) for domestic business trip expenses, the data item is entered and specified.
[0102]
When the travel expense breakdown button in the screen of FIG. 14 is pressed, the “Domestic Travel Expense Expense Travel Breakdown” screen shown in FIG. 15 is displayed. The miscellaneous expenses are corrected (step 73). << Travel Daily Allowance >> and << Accommodation Expense >> are automatically calculated and displayed. For transportation expenses, the amount that is not subject to domestic travel expenses is entered and specified in the Private amount field. << Traffic expense meter >> and << Including cash total >> are automatically calculated and displayed.
[0103]
When a corporate credit card is used, the employee presses the corporate card statement input button on the screen of FIG. Then, the “corporate credit card statement input” screen shown in FIG. 16 is displayed. On this screen, the employee inputs and designates the usage amount (step 74). For each corporate credit card usage amount, <Use date>, <Account item>, <Remarks>, <Amount> are specified. However, if a corporate credit card is used outside the scope of domestic business trip expenses, select “Private” from the “Account” pull-down menu. When the corporate credit card statement input is completed and the OK button is pressed, the screen returns to the screen of FIG. 15 (step 75). When the OK button is pressed on the screen of FIG. 15, the screen returns to the screen of FIG. 14 (step 76).
[0104]
In the screen of FIG. 14, << (1) cash settlement amount >>, << (2) corporate card >>, << (3) private >>, << (4) temporary payment amount >>, << settlement difference (▲ 1 ▼-▲ 2 ▼-▲) 3 ▼-(4 ▼) >> is automatically calculated and displayed. If the specified next worker (authentication authorized person) is not present at the time of urgent temporary payment settlement, check the << Next worker designation >> check box and select the next worker (authenticated authorized person) from the pull-down menu. By selecting and specifying (), the authorized person can be changed. When confirming various settlement amounts and pressing the settlement execution button, the input designation data is stored in the database 14 of the DB server 13 in the settlement table (domestic business trip application table, domestic business trip travel cost breakdown table, domestic business trip travel cost breakdown table, domestic business trip miscellaneous expenses). (Breakdown table, accounting slip table) is created, and temporary payment settlement for domestic business trips is completed (step 77). The fact that there was an application for temporary payment settlement is linked to the above application data in the database 14 as information to be authenticated (in the process to be processed) on the application server on the workflow. Accumulated in 12.
[0105]
If a confirmation check mount is required due to the contents of temporary payment settlement data (eg when using a corporate credit card), this mount is automatically printed by the client 21 printer when the settlement execution button is pressed. The Figure 18 shows the confirmation inspection mount. The employee attaches a confirmation (corporation card usage receipt, receipt, etc.) to this mount and sends it to the check center 30. (For verification verification work at the check center 30)
[0106]
FIG. 5 shows a detailed business flow of domestic business trip / payment authentication (step 55 in FIG. 2). This business process is executed in the authentication client 22.
[0107]
In response to the provisional payment settlement request from the applicant, the authentication authority checks the contents of provisional payment settlement and performs authentication work on the authentication client 22 (step 55). When the authentication client 22 is started up, a user ID and a password are input and this check is passed, a processing menu screen of FIG. 8 is displayed. When the authentication authority presses the authentication button on this processing menu screen, an authentication menu (not shown) is displayed. This authentication menu screen is used to select authentication or transfer. When the authentication authority presses the authentication button, the authentication client 22 acquires the unauthenticated list information of the authentication authority from the DB server 13 and displays the “authentication list” screen (step 81). The list screen displays the employee number, employee name, department name, and qualification of the authentication authority acquired from the employee master (FIG. 19) of the DB server 13 based on the logged-in user ID.
[0108]
On the list screen, select the data row you want to certify for temporary payment settlement, and press the authentication button. The authentication client 22 obtains the data from the settlement table (Fig. 21) of the DB server 13, and "Domestic travel expense settlement authentication input" A screen (not shown) is displayed (step 82). (The screen layout used by the authorized person is almost the same as the applicant's checkout screen (Figure 14).)
[0109]
On the “Domestic business trip expense payment authentication input” screen, the authentication authority confirms the domestic business trip situation of the temporary payment settlement data, various monetary amounts, accounting information such as the expense burden section, and the like. When the travel expense breakdown button on the screen is pressed, a “reference to domestic business trip expense breakdown” screen (not shown) is displayed, and the authorization authority confirms the travel allowance, accommodation expenses, transportation expenses, and miscellaneous expenses (step 83). .
[0110]
If you are using a corporate credit card, pressing the corporate card statement reference button will display the “Certified corporate credit card statement reference” screen (not shown). (Step 84). When the corporate credit card statement reference is completed and the cancel button is pressed, the screen returns to the “reference to domestic business trip expense breakdown” screen (step 85). When the cancel button is pressed on the “Domestic business trip expense breakdown reference” screen, the screen returns to the “Domestic business trip expense payment authentication input” screen (step 86).
[0111]
After confirming the details of the temporary payment settlement data, the authentication authority inputs and designates the authentication result (approval or denial) on the “Domestic travel expense settlement authentication input” screen. When the approval button is pressed, authentication is completed, but when the denial button is pressed, an “authentication denial reason input” screen is displayed. Therefore, when the authentication authority inputs the denial comment and presses the OK button, denial is completed. If the authorization authority denies the applicant, the applicant reapplies after correcting the provisional payment settlement data based on the denial comment. An authentication history table (FIG. 23) is created in the database 14 of the DB server 13 according to the authentication result, and the temporary payment settlement authentication for domestic business trips is completed (step 87).
[0112]
FIG. 6 shows a detailed flow of a scheduled batch of expense processing. This business process is executed in the application server 12.
[0113]
With respect to the authenticated temporary payment application data and temporary payment settlement data, the application server 12 creates the following data by expense batch processing twice a day, and transmits it to the corresponding computer.
・ Accounting journal data file → Send to accounting system 15
・ Bulk transfer request data file → Send to bank host computer 40
・ Account data table / overdraft account table / receipt / withdrawal table → send to DB server 13
[0114]
Specifically, because the transaction data that has been authenticated and not processed until the closing time of expense batch processing (11:30 and 17:30) is processed, the processing described below Repeat for the number of data (step 91).
[0115]
The overdraft account table stores the latest employee overdraft balance corresponding to the employee number. The employee overdraft balance is the repaid amount (the amount that the employee should return to the company) when the amount of temporary payment is larger than the settlement amount. This amount is stored for each employee in the overdraft account table of the DB server 13, and the employee overdraft balance is subtracted from the amount to be temporarily paid to that employee (temporary payment application amount) at the time of the next temporary payment application. The balance is adjusted by transferring the balance to the employee's expense account 42.
[0116]
From the data in the accounting slip table (FIG. 22) of the DB server 13 created at the time of application, a credit and debit account code, description code, counterpart code, etc. are created, and the accounting data table (FIG. 25) of the DB server 13 is created. ) And the “Accounting Journal Data File” that is sent to the existing accounting system. (Step 92)
[0117]
From the application table or settlement table (Figs. 21 and 22) and overdraft account table (Fig. 24) of the DB server 13, determine the amount of transfer to the employee's expense account and send it to the bank. Store in "File". Specifically, the required withdrawal amount is calculated from the application table or checkout table using the following formula.
・ In the case of temporary payment application: Amount of required withdrawal = Amount of temporary payment application
・ In the case of temporary payment settlement: Amount of required payment = Cash settlement application amount-Temporary payment application amount
Also, using the required amount of payment and the employee's overdraft account table, the temporary account transfer amount is calculated using the following formula.
Temporary account transfer amount = required withdrawal amount + employee overdraft balance
Based on the sign of the temporary account transfer amount calculated by the above formula, determine the account transfer amount and the employee overdraft balance as follows, set the account transfer amount in the “collective transfer request data file”, and overload the DB server 13 Update employee overdraft balances in the account table. (Step 93)
・ Temporary account transfer amount ≥ 0: Account transfer amount = Temporary account transfer amount
Employee overdraft balance = 0
・ Temporary account transfer amount <0: Account transfer amount = 0
Employee overdraft balance = temporary account transfer amount
[0118]
The accounting data table and deposit / withdrawal history table of the DB server 13 are created, and the overdraft account table is updated (step 94). The accounting data table is created when creating an “accounting journal data file” to be sent to the existing accounting system. The overdraft account table is used to determine the bank transfer amount and updates the latest employee overdraft balance. The deposit / withdrawal history table (FIG. 24) is a table for managing the history of deposit / withdrawal information by temporary payment application and temporary payment settlement of the employee, and sets each data item as follows.

[0119]
When acquiring a ticket (JR ticket or air ticket) necessary for a domestic business trip from a travel agent in the company, the employee starts up the application client 21 and designates input of the desired ticket from the ticket system in this system. . The travel agent in the company registers the acquired ticket information and the final decision amount in the system based on the desired ticket information from the employee, and delivers the ticket issued on the desired date of the employee.
[0120]
If the system approves a temporary payment application for a domestic business trip, the employee goes on a domestic business trip. Various expenses at business trips are paid by paying the temporary payment amount transferred to the expense processing account from the CD / ATM machine and paying with the corporate credit card when applying for temporary payment. Pay by card. (If you pay with a corporate credit card, you will be required to receive a receipt and a credit card.)
[0121]
When the confirmation check mount sent from the applicant who made the temporary payment settlement (with confirmation (corporation card usage receipt, receipt, etc.) attached to the confirmation check mount in FIG. 18) reaches the check center 30, At the check center, the verification verification work shown at the end of the overall business flow in FIG. 2 is performed (step 57 in FIG. 2). The confirmation check mount includes a barcode indicating the application number, a settlement amount entered by the system by the employee, a breakdown amount for each special payment type, details of the situation such as business trip period / business trip destination / business, subject, description code, etc. Is printed.
[0122]
The verification verification work of the check center 30 is a paper-based check of the provisional payment settlement content and verification, validity verification based on the temporary payment settlement content (primary inspection), and a verification of the primary inspector's verification operation (secondary inspection). Etc. In the primary inspection, the primary inspector collates the various amounts printed on the confirmation inspection mount with the amounts of receipts, usage allowances, etc. affixed to the mount. When the temporary payment settlement data is authenticated by the authentication authority in the authentication client 22, the data is transmitted to the check client 31 of the check center 30. The primary inspector causes the bar code (application number) printed on the confirmation inspection mount to be read by a bar code reader connected to the client 31. On the client 31, temporary payment settlement data corresponding to the barcode is displayed together with an authentication / denial button. The primary inspector enters authentication or denial.
[0123]
When the primary inspector presses the authentication button, the temporary payment settlement data is stored in the workflow to be sent to the secondary inspector. When the primary inspector denies, the checking client 31 acquires information from the settlement table of the DB server 13 and displays it on the client 31. Other than the amount of money (summary, etc.), the primary checker corrects it, and the temporary payment settlement data is stored as it should be sent to the secondary checker. If the amount needs to be corrected, it will be rejected with a comment, and the settlement data will be returned to the applicant. The authentication history table of the DB server 13 is created using the primary inspector's authentication or denial data.
[0124]
Temporary payment settlement data certified by the primary inspector or corrected other than the amount is displayed on the check client 31 by the secondary inspector, and the secondary inspector examines the verification result of the primary inspector. If the secondary inspector denies with a comment, the provisional payment settlement data returns to the primary inspector, but when the secondary inspector authenticates, the provisional settlement settlement data is completed for the workflow. The authentication history table of the DB server 13 is created using the secondary inspector's authentication or denial data.
[0125]
FIG. 7 shows a detailed business flow of the domestic business trip / corporate credit card clearing process. As for the usage amount of the corporate credit card, an invoice is sent out from the credit company once a month, and it is automatically withdrawn from the company account on the designated date, and the settlement between the credit company and the company is completed (step 101). Describe the settlement between companies and employees using corporate credit cards.
[0126]
Since the billing details data file is periodically sent from the credit company for the usage amount of the corporate credit card, the application server 12 performs matching processing (matching) between the temporary payment settlement data and the billing details data during the night batch processing of the system. The key is the use date and the use amount.), And the accounting application process is performed (step 102). The matching result is set in the matching category and the matching partner identification number in the settlement table (accounting slip table: FIG. 22) and the deposit / withdrawal table (corporate credit usage detail table: FIG. 24) of the DB server 13. That is, in the case of matching OK, the matching classification is set to 1, and the identification number of the matched partner (from the application number in the accounting slip table to the application serial number, from the employee number to the serial number in the corporate credit usage details table) Stored. In the case of matching NG, the matching section is set to 0, and the identification number of the other party is not described. (This system has a master of link information between corporate card numbers and employees.)
[0127]
If the payment of the temporary payment settlement data does not match the point in time when the billing statement data file is sent, the sum of multiple types of payment amounts is listed in the billing statement data file, or if there is an error in the temporary payment settlement data In such cases, the automatic matching process by the application server 12 does not result in matching OK. When the employee presses the corporate card statement matching button on the processing menu screen of FIG. 8 in the application client 21, the temporary payment settlement data for the employee and the matching NG is shown in FIG. Is displayed as a “corporate credit card statement matching” screen (step 103). The screen displays the unmatched amount of billing details data and temporary payment settlement data, so the employee confirms the contents. As a result of the content confirmation, the employee performs n: m manual matching (selects the corresponding line). This manual matching result is also stored in the accounting slip table and the corporate credit usage details table. If the matching key (use date and use amount) has been entered incorrectly, the employee corrects and reapplies for temporary payment settlement data (steps 104 and 105).
[0128]
Although the corporate credit card can be used in the above embodiment, when the corporate credit card is not used, data and processing relating to the corporate credit card may be omitted in the above embodiment.
[0129]
The application program installed in the application client 21 is the one that performs the processing of steps 61 to 64 in FIG. 3, and the settlement program is the one that performs the processing of steps 71 to 76 in FIG. These programs are installed on the Web server 11 from a CD-ROM, magnetic tape or the like, downloaded to each client 21, and stored in the hard disk.
[0130]
The correspondence relationship between the terms described in the claims and the terms of the embodiments is as follows. The description of the term correspondence is only for the purpose of facilitating the understanding of the invention, and it is needless to say that the interpretation of the terms described in the claims is not limited to the embodiments.
[0131]

[Brief description of the drawings]
FIG. 1 shows an entire retail expense processing system.
FIG. 2 is a flowchart showing an overall flow of business.
FIG. 3 is a flowchart showing provisional payment application processing.
FIG. 4 is a flowchart showing provisional payment settlement processing.
FIG. 5 is a flowchart showing a settlement authentication process.
FIG. 6 is a flowchart showing scheduled batch processing of expense processing.
FIG. 7 is a flowchart showing corporate credit card application processing.
FIG. 8 shows a menu screen.
FIG. 9 shows a domestic business trip application / provisional payment list screen.
FIG. 10 shows a domestic business trip application / provisional payment input screen.
FIG. 11 shows a domestic business trip application travel expense breakdown input screen.
FIG. 12 shows an authentication list screen.
FIG. 13 shows a domestic business trip application and provisional payment authentication input screen.
FIG. 14 shows a domestic business trip expense adjustment input screen.
FIG. 15 shows a domestic travel expenses adjustment travel expense breakdown screen.
FIG. 16 shows a corporate credit card statement input screen.
FIG. 17 shows a corporate credit card statement matching screen.
FIG. 18 shows a confirmation inspection mount.
FIG. 19 shows a personnel / expense master.
FIG. 20 shows a business expense master.
FIG. 21 shows an application / settlement table.
FIG. 22 shows an application / payment table.
FIG. 23 shows an authentication history table.
FIG. 24 shows a deposit / withdrawal table.
FIG. 25 shows an accounting data table.
[Explanation of symbols]
11 Web server
12 Application server
13 DB server
21 Application client
22 Authentication client
30 Check Center
31 Checking client

Claims

It consists of a server that can communicate with each other, an application client, and an authentication client.
The server has an application table, a settlement table, an authentication history table, and a deposit / withdrawal table.
The application table stores at least data related to the application, cash temporary payment amount data, and credit card payment amount data for each combination of application number and employee number.
The settlement table stores at least data on the situation to be settled, cash payment expense amount data, credit card payment expense amount data, and credit card payment non-expense amount data for each pair of application number and employee number. To do,
The authentication history table stores at least application / settlement data, authentication result data, and employee number of the person who performed authentication for each application number.
The deposit / withdrawal table stores at least transfer amount data, expense amount data, and employee overdraft balance data transferred to the employee's account for each pair of employee number and application number.
In response to the employee number input and application request, the application client displays a screen for accepting at least data related to the situation, cash advance payment amount, and expected credit card payment amount. Send data to the server,
In response to a checkout request with employee number input and application number, a screen is displayed to accept at least data related to the situation, cash payment expense amount, credit card payment expense amount, and credit card payment non-expense amount Display and send the application number, employee number and entered data to the server,
In response to the authentication request, the authentication client refers to the server's application table and authentication history table, or the settlement table and authentication history table, displays data related to the application or settlement to be authenticated, and enters the authentication result Is sent to the server together with the application number and employee number,
The server creates an application table using the employee number and application data sent from the application client, and the generated application number, and creates a settlement table using the application number, employee number, and payment data. , Create an authentication history table using the application number and authentication data sent from the authentication client,
In addition, periodically refer to the authentication history table, application table, and settlement table, create a deposit / withdrawal table for the authenticated application and settlement,
When creating a deposit / withdrawal table for certified applications, the amount obtained by subtracting the latest employee overdraft balance in the deposit / withdrawal table for the corresponding employee number from the certified cash advance payment amount in the application table is correct. In the case of a new employee, that amount is set as the transfer amount and the employee overdraft balance is set to zero. Store the employee overdraft balance corresponding to the combination of employee number and application number,
In the creation of the payment / withdrawal table for the certified settlement, the sum of the certified cash payment expense amount and the credit card payment expense amount in the settlement table is calculated as the expense amount, and the transfer amount is verified. Deducting the amount of cash payment expenses recorded and adding the certified credit card payment non-expense amount to the employee overdraft balance, and calculate the calculated expense amount and employee overdraft balance with the employee number and application It is stored corresponding to a pair with a number.
Small expense processing system.

The server further includes a credit card usage statement table and an employee master,
The credit card usage details table stores at least credit card usage amount data from a credit company corresponding to a credit card number.
The employee master stores at least a credit card number possessed by the employee corresponding to the employee number,
The server refers to the correspondence between the employee number and the credit card number stored in the employee master, and records the credit card usage amount in the credit card usage details table and the credit card payment expense in the settlement table. If the amount and the credit card payment non-expense amount are matched and matched, the fact is stored in correspondence with the data of each amount in the credit card usage details table and the settlement table.
The petty expense processing system according to claim 1.

The above application client refers to the credit card usage details table and the settlement table, and at least the credit card usage amount, the credit card payment expense recording amount, and the credit card payment non-expense amount that do not have a match to the effect. , And requests the server to store the matching information corresponding to the data of the corresponding amount in the credit card usage details table and the settlement table in accordance with the entered matching combination. is there,
The petty expense processing system according to claim 2.

The above application client further displays a settlement execution button,
In response to the settlement execution input from the settlement execution button, the entered settlement data is sent to the server together with the application number and employee number, and at least the code indicating the application number, the situation to be settled, and the credit card usage amount The printer is controlled so as to issue a confirmation inspection mount printed with
The petty expense processing system according to claim 1.

A check client that can communicate with the server is further provided.
This check client is equipped with a code reader that reads the code printed on the confirmation check mount,
Display data related to payment based on the payment table corresponding to the application number read by the code reader.
The server creates an authentication history table using the data related to checking authentication sent from the checking client and the application number.
The petty expense processing system according to claim 4.

A system for reimbursement of payments, including payments using credit cards, for situations already filed,
A first deposit / withdrawal table that is created when there is an application for the situation and stores at least the application number, employee number, transfer amount transferred to the employee's account, and the employee's overdraft balance,
In response to a payment request with employee number input and application number, displays a screen for accepting at least the incident, cash payment expense amount, credit card payment expense amount, and credit card payment non-expense amount Display device,
The input device for inputting the situation and various amounts displayed on the display device, and the transfer amount of the first deposit / withdrawal table and the credit card payment non-expense amount input from the input device are positive, Calculate the new employee overdraft balance with the cash payment expense input amount entered from the input device as negative, and create a second deposit / withdrawal table that includes at least the calculated employee overdraft balance, employee number, and application number Means to
The display device further, in response to the employee number input and application request, Ri Monodea for displaying a screen for accepting input of at least situation and cash suspense amount,
If the amount obtained by subtracting the latest employee overdraft balance in the deposit / withdrawal table for the corresponding employee number from the cash temporary payment amount entered from the above input device is positive, then that amount will be the transfer amount and the employee overdraft balance Means to create the first deposit / withdrawal table with the amount obtained by subtracting the cash temporary payment amount from the latest employee overdraft balance as the new employee overdraft balance, with zero as the transfer amount if negative that it has a,
Checkout system.

It consists of a server that can communicate with each other, an application client, and an authentication client.
The server has an application table, a settlement table, an authentication history table, and a deposit / withdrawal table.
The application table stores at least data related to the application and cash advance payment data for each application number / employee number pair.
The settlement table stores at least data on the situation to be settled and cash payment expense amount data for each pair of application number and employee number.
The authentication history table stores at least application / settlement data, authentication result data, and employee number of the person who performed authentication for each application number.
The deposit / withdrawal table stores at least transfer amount data, expense amount data, and employee overdraft balance data transferred to the employee's account for each pair of employee number and application number.
In response to the employee number input and the application request, the application client displays a screen for accepting at least data related to the situation and the cash advance payment amount, sends the employee number and the input data to the server,
In response to the employee number input and the settlement request with the application number, a screen for accepting at least data related to the situation and cash payment expenses is displayed, and the application number, employee number and the entered data are stored in the server. To send to
In response to the authentication request, the authentication client refers to the server's application table and authentication history table, or the settlement table and authentication history table, displays data related to the application or settlement to be authenticated, and enters the authentication result Is sent to the server together with the application number and employee number,
The server creates an application table using the employee number and application data sent from the application client, and the generated application number, and creates a settlement table using the application number, employee number, and payment data. , Create an authentication history table using the application number and authentication data sent from the authentication client,
In addition, periodically refer to the authentication history table, application table, and settlement table, create a deposit / withdrawal table for the authenticated application and settlement,
In the creation of the deposit and withdrawal table for Authenticated application, based on the latest employee overdraft balance of deposits and withdrawals table of employee number and the appropriate cash suspense payments amount that has been authenticated in at least application table, cash suspense payments If the amount obtained by subtracting the most recent employee overdraft balance in the deposit / withdrawal table for the corresponding employee number from the amount is positive, then that amount is the transfer amount and the employee overdraft balance is zero, and if it is negative The transfer amount and the new employee overdraft balance are calculated by setting the transfer amount to zero and subtracting the cash temporary payment amount from the latest employee overdraft balance as the new employee overdraft balance. Store an employee overdraft balance corresponding to a combination of employee number and application number,
In the creation of a payment / withdrawal table for certified settlement, the expense amount and employee overdraft balance are calculated based on at least the certified cash payment expense amount and transfer amount in the settlement table, and the calculated expense amount And the employee overdraft balance corresponding to the combination of employee number and application number,
Small expense processing system.

The above application client further displays a settlement execution button,
In response to the settlement execution input from the settlement execution button, the entered settlement data is sent to the server together with the application number and employee number, and at least a code indicating the application number and the situation to be settled printed Which controls the printer to issue a mount,
The petty expense processing system according to claim 7 .

A check client that can communicate with the server is further provided.
This check client is equipped with a code reader that reads the barcode printed on the confirmation check mount.
Display data related to payment based on the payment table corresponding to the application number read by the code reader.
The server creates an authentication history table using the data related to checking authentication sent from the checking client and the application number.
The petty expense processing system according to claim 8 .

In response to the employee number input and the application request, the display unit that displays a screen for accepting the input of at least situation and cash suspense payments amount,
An input device for inputting the situation and the amount of money displayed on the display device;
Subtract the latest employee overdraft balance from the cash advance payment amount in the deposit / withdrawal table for the corresponding employee number based on at least the cash advance payment amount input from the above input device and the latest employee overdraft balance for the corresponding employee number. If the amount obtained is positive, the amount will be the transfer amount and the employee overdraft balance will be zero. If the amount is negative, the transfer amount will be zero and the cash advance payment amount will be deducted from the latest employee overdraft balance. By calculating the transfer amount and the employee overdraft balance as the new employee overdraft balance, the first deposit / withdrawal that stores at least the application number, employee number, calculated transfer amount, and employee overdraft balance Means to create a table,
In response to the payment request with the employee number input and the application number, at least the above display device for displaying a screen for accepting the input of the situation and the amount of cash payment expenses,
The input device for inputting the situation and various amounts displayed on the display device, and a new amount based on at least the transfer amount of the first deposit / withdrawal table and the cash payment expense recording amount input from the input device A payment system comprising: means for calculating an employee overdraft balance and creating a second deposit / withdrawal table including at least the calculated employee overdraft balance, an employee number, and an application number.