JP5557779B2 - オフィスレイアウト補助システム - Google Patents

Description

本発明は、オフィスのレイアウトを変更する際に、そのレイアウト変更を補助するオフィスレイアウト補助システムに関する。

組織の改編、人数の増減または生産性の向上などの理由から、運用中のオフィスのレイアウト（配置）を変更する場合がある。この場合、通常、オフィスの部門に所属する社員の人数とオフィスの床面積に基づいてレイアウトの変更が行われる。

下記特許文献１には、複数の部門が入居する予定である建物に対するオフィスのレイアウトの計画を支援する装置が記載されている。この装置においては、社員に対する事前のアンケートにより、自部門に対して近接配置して欲しい部門に関する情報を収集し、この情報を、レイアウト計画を立案する際の有力な情報の一つとして採用している。

下記特許文献２には、環境負荷を考慮したオフィスレイアウト決定装置が開示されている。この装置においては、オフィスにおける社員の勤務時間を把握し、勤務時間帯が類似する部門を同じフロアに配置することで、そのフロアの空調と照明設備の電気使用量の低減を図っている。

特開２００６−３０２１３７号公報 特開２００４−２５２７７９号公報

上述したようなオフィスのレイアウト変更を補助する様々なシステムでは、実際のオフィス内における部門間の人の往来、すなわち導線を正確に捉えずに、レイアウト変更が行われる。このため、レイアウト変更後に、変更前よりも部門間の移動時間がかかってしまい、以前より生産性が低下してしまうという問題がある。

本発明の目的は、運用中のオフィスのレイアウトを変更する際に、以前より生産性が向上するようなレイアウトに変更することができるオフィスレイアウト補助システムを提供することにある。

本発明は、運用中におけるオフィスのレイアウト変更を補助するオフィスレイアウト補助システムにおいて、オフィスの各部門に対する入退室を管理し、通行履歴を記録する入退室管理部と、入退室管理部に記録された通行履歴に基づいて部門間の密接度を算出する密接度算出部と、密接度算出部により算出された密接度に基づいてレイアウトプランを立案するレイアウトプラン立案部と、を有し、通行履歴には、部門間の移動回数が含まれ、密接度算出部は、部門間の関連性を抽出するため、部門間の移動回数が一番多い社員の移動回数を除外するように部門間の移動回数を補正して補正移動回数を算出する移動回数補正部を有し、密接度算出部は、ある部門間の補正移動回数が他の部門間の補正移動回数より大きいほど、ある部門間の密接度が他の部門間の密接度より大きくなるように算出することを特徴とする。

また、レイアウトプラン立案部は、部門間の密接度が大きいほど、それらの部門間の移動距離が小さくなるようにレイアウトプランを立案することができる。

また、通行履歴には、就業時間外の通行履歴が含まれ、レイアウトプラン立案部は、密接度とともに、就業時間外の通行履歴に基づいてレイアウトプランを立案することができる。

本発明のオフィスレイアウト補助システムによれば、運用中のオフィスのレイアウトを変更する際に、以前より生産性が向上するようなレイアウトに変更することができる。

本実施形態に係るオフィスレイアウト補助システムの構成を示す図である。 変更前のレイアウトの一例を示す図である。 部門間の移動回数の一例を示す図である。 営業１部と他部門の移動回数の一例を示す図である。 立案されたレイアウトの一例を示す図である。 就業時間外の通行履歴の一例を示す図である。 立案されたレイアウトの一例を示す図である。

以下、本発明に係るオフィスレイアウト補助システムの実施形態について、図面に従って説明する。図１は、本実施形態に係るオフィスレイアウト補助システムの構成を示す図である。

オフィスレイアウト補助システム（以下、単に「システム」と記す）１０は、運用中におけるオフィスのレイアウトを変更する際に、レイアウトの立案を補助するシステムである。システム１０は、一つの態様では、ハードウェア資源とソフトウェアとの協働により実現される。具体的には、システム１０の機能は、記録媒体に記録された制御プログラムがメインメモリに読み出されてＣＰＵ（Central Processing Unit）により実行されることによって実現される。制御プログラムは、コンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録されて提供されることも可能であり、またはデータ信号として通信により提供されることも可能である。ただし、システム１０は、ハードウェアのみにより実現されてもよい。また、システム１０は、物理的に１つの装置により実現されてもよく、または複数の装置により実現されてもよい。

システム１０は、図１に示されるように、入退室管理部１２と密接度算出部１４とレイアウトプラン立案部１６とを有する。

入退室管理部１２は、社員が所持する認証端末に記憶された個人情報（ＩＤ）を読み取る読取部１８と、各部門の扉にそれぞれ設けられた電気錠（図示せず）とにそれぞれ接続される。本実施形態における認証端末は、例えば社員証または携帯端末であり、これに記憶される個人情報は、社員本人の氏名、社員番号および所属部門などを含む。

読取部１８は、例えばカードリーダー（ＣＲ）であり、各部門の扉の付近であって、そのエリアの外側、例えば共用通路の壁面にそれぞれ設置される。また、読取部１８は、建物の出入口に設置される。さらに、読取部１８は、各部門の内側に設置されてもよい。読取部１８は、認証端末に対し接触または非接触で個人情報を読み取り、その情報を入退室管理部１２に送信する。

電気錠は、上述のように、各部門の扉に設けられる。また、電気錠は、セキュリティを考慮して、建物の出入口の扉に設けられてもよい。電気錠は、入退室管理部１２からの施解錠指令に基づいて動作する。すなわち、電気錠は、入退室管理部１２からの解錠指令に基づいて扉を解錠し、入退室管理部１２からの施錠指令に基づいて扉を施錠する。

入退室管理部１２は、予め記憶された個人情報と、読取部１８により取得された個人情報との照合結果に基づいて電気錠の施解錠制御を行ない各部門及びオフィスに対する入退室を管理するとともに、通行履歴を記録する。通行履歴は、社員が扉を通行した履歴であり、社員の個人情報とともに、その社員が通行した扉の情報と時刻とが関連付けられたものである。扉の情報には、どの部門の扉であるかという情報が含まれる。

密接度算出部１４は、入退室管理部１２に記録された通行履歴に基づいて部門間の密接度を算出する。入退室管理部１２の通行履歴により、実際のオフィス内における部門間の人の往来が把握できるので、この人の往来に基づいて部門間の密接度を算出することができる。部門間の密接度とは、業務上における部門間の関連性の度合いを示すものであり、例えばある部門間の密接度が大きいほど、その部門間の関連性が強いと言える。また、この密接度には、業務上における部門と外部との関連性の度合い、すなわち外出頻度を含むことができ、その密接度が大きいほど、その部門と外部との関連性が強いと言える。

また、密接度算出部１４は、業務上における部門間の関連性をより正確に抽出するため、移動回数補正部２０を有する。

次に、密接度算出部１４の具体的な機能について、図２，３を用いて説明する。図２は、変更前のレイアウトの一例を示す図であり、図３は、部門間の移動回数の一例を示す図である。

図２には、１から４階までのオフィスのレイアウトが示され、各階には、３つの部門がそれぞれ配置されている。すなわち、１階には、営業１部、設計１部および工事部が配置される。２階には、営業２部、設計２部および経理部が配置される。３階には、開発部、総務部および海外部が配置される。そして、４階には、会議室１から３がそれぞれ配置される。これらの部門の入退室は、入退室管理部１２により管理される。１階の防災センタは、オフィスの部門ではなく、このオフィスが入居する建物を管理する管理室である。この管理室に、本実施形態のシステム１０が設置される。なお、これらのレイアウト及び部門は一例であり、本発明はこの構成に限定されない。

図３の表は、所定期間（例えば１年間）の、図２に示されるレイアウトにおける通行履歴を、部門間の移動回数で整理したものである。図３の縦欄に示される部門は、通行履歴の対象となる社員が所属する部門であり、横欄に示される部門は、社員の移動（訪問）先の部門である。なお、図３に示される「ｘｘｘ」なる記載は、移動回数の表示を省略したものである。

上述したように、通行履歴には、社員の個人情報と、その社員が通行した扉の情報とが関連付けられている。社員の個人情報には、その社員の所属部門が含まれ、扉の情報には、どの部門の扉であるかという情報が含まれる。つまり、通行履歴には、ある部門に所属する社員が、他の部門へ訪問した回数、すなわち部門間の移動回数が含まれる。なお、図３には示されていないが、通行履歴には、ある部門に所属する社員が外出した回数も含まれる。

図３に示されるように、営業１部に所属する社員が一番多く移動した部門は会議室２の５３２回であり、次に会議室１の２０５回である。一方、営業１部へ移動した社員が所属する部門は、設計１部が２０３回で一番多く、設計２部の２１１回、そして開発部の１８４回と続くことがわかる。

密接度算出部１４は、上述した、部門間の移動回数に基づいて密接度を算出する。具体的には、密接度算出部１４は、ある部門間の移動回数が他の部門間の移動回数より大きいほど、ある部門間の密接度が他の部門間の密接度より大きくなるように算出する。

例えば、図３においては、営業１部と会議室２との間の移動回数が５３２回であり、他の部門間の移動回数に比べ一番大きいので、この密接度が一番大きくなるように算出する。一方で、営業１部と経理部との間の移動回数が５回であり、他の部門間の移動回数に比べ一番小さいので、この密接度が一番小さくなるように算出する。

次に、移動回数補正部２０の具体的な機能について、図４を用いて説明する。図４は、営業１部と他部門の移動回数の一例を示す図である。

移動回数補正部２０は、部門間の移動回数から、個人的な理由による移動であると推定される移動回数を除くように補正する。そして、密接度算出部１４は、その補正された補正移動回数に基づいて密接度を算出する。部門間の密接度とは、上述したように業務上における部門間の関連性の度合いを示すものであり、その根拠は、部門間の移動回数に基づく。しかしながら、部門間の移動回数には、業務に関係がない移動、すなわち個人的な理由による移動が含まれてしまう可能性がある。そこで、移動回数補正部２０によって、部門間の移動回数から、個人的な理由による移動であると推定される移動回数を除くことで、業務上における部門間の関連性のみを抽出できるようにする。

図４の表は、所定期間（例えば１年間）の、図２に示されるレイアウトにおける通行履歴を、部門間の移動回数で整理したものである。図４の縦欄に示される番号は、営業１部に所属する社員の社員番号であり、横欄に示される部門は、営業１部の社員の移動（訪問）先の部門である。なお、図４に示される「ｘｘｘ」なる記載は、移動回数の表示を省略したものである。

図４に示されるように、営業１部と営業２部間の移動回数が一番多い社員は、社員番号００００１番の社員であり、その移動回数は５３回である。この回数は、他の営業１部の社員における営業２部への移動回数より突出している。この場合、移動回数補正部２０は、この突出した回数をイレギュラー、すなわち個人的な理由による移動と推定して、部門間の移動回数から除外し、その他の社員の移動回数のみが密接度算出に採用されるようにする。

本実施形態においては、移動回数補正部２０が、部門間の移動回数が一番多い社員の移動回数を除外して、移動回数を補正する場合について説明したが、本発明はこの構成に限定されない。業務上における部門間の関連性の度合いを、より精度よく算出することができるのであれば、他の補正方法であってもよい。例えば、移動回数補正部２０が、部門間の移動回数から、その回数の一番多い社員と一番少ない社員のものを除外することもできる。

次に、レイアウトプラン立案部１６について、図５から図７を用いて説明する。図５，７は、立案されたレイアウトの一例を示す図であり、図６は、就業時間外の通行履歴の一例を示す図である。

レイアウトプラン立案部１６は、密接度算出部１４により算出された密接度に基づいてレイアウトプランを立案する。具体的には、レイアウトプラン立案部１６は、部門間の密接度が大きいほど、それらの部門間の移動距離が小さくなるようにレイアウトする。建物の平面においては、密接度が大きい部門間ほど、それらの部門が近接するようにレイアウトし、密接度が小さい部門間ほど、それらの部門が離隔するようにレイアウトする。一方、建物の立面においては、密接度が大きい部門間ほど、それらの部門が同じフロアになるようにレイアウトし、密接度が小さい部門間ほど、それらの部門が異なるフロアであり、しかもフロアの間隔が空くようにレイアウトする。また、外出頻度が大きい部門ほど、その部門が建物の出入口に近接するようにレイアウトし、外出頻度が小さい部門ほど、その部門が建物の出入口から離隔するようにレイアウトする。

本実施形態によれば、このように、実際のオフィス内における部門間の密接度に基づいてレイアウトプランが立案されるので、部門間の総移動時間が短縮され、以前より生産性が向上するようなレイアウトに変更することができる。なお、レイアウトプラン立案部１６により立案されるレイアウトプランの数は、１つであっても複数であってもよい。

図５には、図２のオフィスのレイアウトから変更されたレイアウトが示されている。例えば、図３に示されるように、営業１部は、他の部門に比べ会議室２との密接度が一番大きかったので、営業１部と会議室２は、４階で隣接して配置される。また、図３に示されるように、営業１部と設計２部との密接度も大きかったので、設計２部は、営業部１部が配置されるフロアより一つ下の３階に、営業１部に対してなるべく近接するように配置される。

また、レイアウトプラン立案部１６は、密接度とともに、就業時間外の通行履歴に基づいてレイアウトプランを立案することもできる。就業時間外とは、休日、祝日および残業時間帯のことである。具体的には、レイアウトプラン立案部１６は、就業時間外の通行履歴の数値が大きい部門、言い換えれば就業時間外に入室した人数及び回数の大きい部門が同じフロアになるようにレイアウトする。これにより、就業時間外における共用部などの電力使用量の共通化が図られるので、レイアウト変更に伴い省エネの向上を図ることができる。

図６の表は、所定期間（例えば１年間）の、図２に示されるレイアウトにおける通行履歴から就業時間外のものだけを整理したものである。図６の縦欄には部門が示され、横欄には、就業時間外に訪問した人数及び回数が示される。なお、図６に示される「ｘｘｘ」なる記載は、人数及び回数の表示を省略したものである。

図６に示されるように、就業時間外に営業１部に訪問した人数は５０人であり、回数は２５０回である。また、営業２部に訪問した人数は５人であり、回数は１５回である。さらに、設計１部に訪問した人数は７５回であり、回数は４６５回である。

このような就業時間外の通行履歴から、例えば、設計１部、工事部および海外部の３つの部門が、特に、就業時間外に入室した人数及び回数の大きい部門であったとする。そうすると、図７に示されるように、レイアウトプラン立案部１６は、密接度も考慮しつつ、これらの部門を同じ２階に配置するようなレイアウトプランを立案することもできる。

本実施形態のシステム１０には、オフィスの電力使用量を計量する電力計量部（図示せず）が接続されてもよい。この構成により、レイアウト変更前と変更後の電力使用量を比較することができ、レイアウト変更による省エネ効果を評価することができる。

１０ オフィスレイアウト補助システム、１２ 入退室管理部、１４ 密接度算出部、１６ レイアウトプラン立案部、１８ 読取部、２０ 移動回数補正部。

Claims (3)

1. 運用中におけるオフィスのレイアウト変更を補助するオフィスレイアウト補助システムにおいて、
   オフィスの各部門に対する入退室を管理し、通行履歴を記録する入退室管理部と、
   入退室管理部に記録された通行履歴に基づいて部門間の密接度を算出する密接度算出部と、
   密接度算出部により算出された密接度に基づいてレイアウトプランを立案するレイアウトプラン立案部と、
   を有し、
   通行履歴には、部門間の移動回数が含まれ、
   密接度算出部は、部門間の関連性を抽出するため、部門間の移動回数が一番多い社員の移動回数を除外するように部門間の移動回数を補正して補正移動回数を算出する移動回数補正部を有し、
   密接度算出部は、ある部門間の補正移動回数が他の部門間の補正移動回数より大きいほど、ある部門間の密接度が他の部門間の密接度より大きくなるように算出する、
   ことを特徴とするオフィスレイアウト補助システム。
2. 請求項１に記載のオフィスレイアウト補助システムにおいて、
   レイアウトプラン立案部は、部門間の密接度が大きいほど、それらの部門間の移動距離が小さくなるようにレイアウトプランを立案する、
   ことを特徴とするオフィスレイアウト補助システム。
3. 請求項１または２に記載のオフィスレイアウト補助システムにおいて、
   通行履歴には、就業時間外の通行履歴が含まれ、
   レイアウトプラン立案部は、密接度とともに、就業時間外の通行履歴に基づいてレイアウトプランを立案する、
   ことを特徴とするオフィスレイアウト補助システム。

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