JP6114991B2

JP6114991B2 - 行政機関の高頻度変更生活シーンの特定システム

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Publication number: JP6114991B2
Application number: JP2013074152A
Authority: JP
Inventors: 誠淵野; 充雄釘宮
Original assignee: 株式会社オルゴ
Priority date: 2013-03-29
Filing date: 2013-03-29
Publication date: 2017-04-19
Anticipated expiration: 2033-03-29
Also published as: JP2014199524A

Description

この発明は、所定の行政機関において、高頻度となる住民の生活シーンの変更処理（手続）を特定可能な行政機関の高頻度変更生活シーンの特定システムに関する。

市役所、区役所、町役場、村役場といった行政機関において、住民による生活シーンの変更に伴う各種の申請および届出は、申請者本人またはその代理人が行政機関に出向き、受付窓口に備え付けの申請書や届出書に必要事項を記入し、その後、記入書類を受付窓口の担当者に提出することでなされる。
しかしながら、住民は、前もって生活シーンの変更に必要な申請書および届出書の書類名が分からなければ、生活シーンの変更を行うことができない。そこで、これを解消する従来技術として、例えば特許文献１の「生活シーンに合わせた総合申請書による電子申請システム」に開示された、「身近な生活シーンに合わせた申請書の検索方式」によるナビゲーションボードが開発されている。ナビゲーションボードを利用すれば、例えば子供が生まれた、犬を飼いたい、結婚するなどの日常の生活シーンにおける事象（生活イベント）をキーワードとして検索するだけで、誰でも簡便に、生活シーンの変更に必要な全ての書類名を知ることができる。

特開２００３−８５３３１号公報

しかしながら、特許文献１にあっては、ナビゲーションボードの構成やその使用方法についての開示はされているものの、ナビゲーションボードの作成（構築）方法、すなわち生活シーンに応じた申請書および届出書の選定方法についての記載はない。一般的には、行政機関の各関係部署の職員による選定が考えられるものの、選定作業を行う職員の熟練度に応じて、選定結果が異なっていた。また、複数の部署にまたがって申請書等が必要となる生活シーンに関しては、正確な選定作業ができない場合も多々あった。

そこで、発明者は鋭意研究の結果、まず一定期間のあいだに、住民が行政機関の窓口に提出した全ての申請書および届出書を、書類名、提出日、提出者名、使用目的を含む書類別にデータ化し、全てのデータの中から、同一日に同一人が窓口に提出し、かつ書類名が異なる複数の書類データを１グループとしてグループ毎に抽出し、抽出された複数の書類データのグループのうち、全ての書類データの書類名が一致するグループの数をカウントし、カウント数が規定数以上の書類データのグループに、使用目的に基づく生活シーンのタイトルをそれぞれ付与し、カウント数が大きい書類データのグループ順に、対応する生活シーンのタイトルを並び替えるようにすれば、上述した問題点は全て解消することを知見し、この発明を完成させた。

すなわち、この発明は、所定の行政機関において高頻度となる住民の生活シーンの変更手続を、自動的に特定することができる行政機関の高頻度変更生活シーンの特定（決定）システムを提供することを目的とする。

請求項１に記載の発明は、住民が一定期間のあいだに行政機関の窓口に提出した全ての申請書および全ての届出書を、書類名、提出日、提出者名および使用目的をそれぞれ含む書類別にデータ化する際に使用される書類データ入力手段と、該書類データ入力手段による入力操作で得られた全ての申請書データおよび全ての届出書データを記憶する記憶手段と、該記憶手段に記憶された前記全ての申請書データおよび前記全ての届出書データの中から、同一日に同一人が前記窓口に提出し、かつ書類名が異なる複数の書類データを１グループとして、グループ毎に抽出するグループ別書類抽出手段と、該グループ別書類抽出手段により抽出された複数の前記書類データのグループのうち、全ての前記書類データの書類名が一致するグループの数をカウントするカウント手段と、該カウント手段によるカウント数が規定数以上の前記書類データのグループに、前記使用目的に基づく生活シーンのタイトルをそれぞれ付与するタイトル付与手段と、前記カウント手段によるカウント数が大きい前記書類データのグループ順に、対応する前記生活シーンのタイトルを並び替えるタイトル並び替え手段とを備えた行政機関の高頻度変更生活シーンの特定システムである。

行政機関とは、例えば市役所、区役所、町役場、村役場をいう。
住民とは、対応する行政機関内に住居を有した例えば市民、区民、町民、村民などをいう。
ここでの「一定期間」とは、行政機関の高頻度変更生活シーンの特定（決定）を行うことができる期間をいい、具体的には一週間、一か月間、一年間またはそれ以上の期間をいう。
ここでの「行政機関の窓口」とは、例えば行政機関の総合窓口の他、行政機関の各関係部署の窓口でもよい。
申請書としては、例えば印鑑登録申請書、児童手当申請書、子供医療資格登録申請書などが挙げられる。
届出書としては、例えば出生届、転入届、転出届などの住民移動届や国保資格取得届などが挙げられる。なお、「戸籍・住民票・印鑑証明等交付申請書」のように、複数種類の申請書や届出書を１枚にまとめた書類については、選択された申請や届出を、それぞれ１カウント（１つの書類）とする。

書類名とは申請書や届出書のタイトルである。なお、複数の申請書や届出書を１枚にまとめたものの場合には、選択された申請のタイトルや届出のタイトルをいう。
提出日とは、申請書の場合における申請日、届出書の場合における届出日をいう。
提出者名とは、申請書の場合における申請者名、届出書の場合における届出者名をいう。
使用目的とは、例えば各種の申請書や届出書を行政機関の窓口に提出する目的（２次目的）である。具体的には、例えば登記、相続手続、年金、パスポート、転入、転出、転居、出生、死亡、世帯主変更などが挙げられる。
ここでいう「データ化」とは、テキストデータ化をいう。テキストデータとは、レイアウト情報や修飾情報を持たない、純粋に文字のみで構成されるデータである。

書類データ入力手段としては、例えば、本発明のシステム全体のホストコンピュータ（メインコントローラ）が有するキーボード、バーコードリーダの他、スキャナなどを利用して光学的に文字を認識するＯＣＲ装置などを採用することができる。
記憶手段としては、例えば、前記ホストコンピュータが有する各種のストレージなどを採用することができる。具体的には、ＲＡＭなどをいう。

ここでいう「同一日」とは、提出書類（申請書、届出書）に記載された提出日、正確には行政機関の窓口で提出書類を受理した日をいう。
ここでいう「同一人」とは、申請者や届出者本人だけでなく、委任状により本人に代わって提出を認められた、家族を含む代理人をいう。
「書類名が異なる複数の書類データを、同一日に同一人が提出する「窓口」とは、行政機関の同一窓口でも、異なる窓口でもよい。

「グループ別書類抽出手段」としては、例えば、記憶手段に記憶された全ての申請書データおよび全ての届出書データの中から、同一日に同一人が窓口に提出し、かつ書類名が異なる複数の書類データを１グループとして、グループ毎に抽出するソフトウェアを採用することができる。グループ別書類抽出手段は、例えば、汎用のソフトウェアを備えたパーソナルコンピュータに設けられる。
ここでいう「グループ毎に抽出する」とは、１グループとされた「同一日に同一人が窓口に提出し、かつ書類名が異なる複数の書類データ」を、記憶手段に記憶された全ての申請書データおよび全ての届出書データの中から１グループずつ抽出することをいう。
カウント手段とは、グループ別書類抽出手段によって抽出された複数の書類データのグループのうち、全ての書類データの書類名が一致するグループの数をカウントするアプリケーションである。カウント手段は、例えば、前記パーソナルコンピュータに設けられる。

「抽出された複数の書類データのグループのうち、全ての書類データの書類名が一致するグループの数をカウントする」とは、例えば、第１グループを構成する３つの書類データの書類名が、印鑑登録申請書、児童手当申請書、子供医療資格登録申請書であり、第２グループを構成する３つの書類データの書類名が第１グループと同一の印鑑登録申請書、児童手当申請書、子供医療資格登録申請書の場合には、グループを構成する全ての書類データの書類名が一致するため、カウント手段が、第１グループと同一グループとしてプラス「１」し、「２」とカウントする。次に、第３、第４グループを構成する３つの書類データの各書類名が、第１グループを構成する３つの書類データの各書類名と異なる場合には、それらのグループはカウントされない。ただし、第３、第４グループを構成する３つの書類データが、全て同一の書類名であれば、カウント手段が、第４グループを第３グループと同一グループとして、新たに「（第３グループの）１」とカウントする。次いで、第５グループを構成する３つの書類データの書類名が、第１グループを構成する３つの書類データの書類名と全て一致している場合には、カウント手段が第５グループを第１グループと同一グループと判断してプラス「１」し、「（第１グループの）３」とカウントする。次にまた、第６グループを構成する書類データが２つの場合には、第１グループおよび第３グループの何れにも該当しないため、カウント手段は「１」とカウントし、次の第７グループに対するカウントの判断に移行する。以下、同様である。

タイトル付与手段とは、カウント手段によるカウント数が規定数以上の書類データのグループに対して、生活シーンのタイトルをそれぞれ付与するアプリケーションである。
「使用目的に基づく生活シーンのタイトル」とは、申請書や届出書の使用目的から導き出された生活シーンを表示する（総称する）題名である。各生活シーンのタイトルは、例えばあらかじめ記憶手段に記憶しておき、必要時に、タイトル付与手段により該当するタイトルを抽出して使用することができる。
タイトルが付与される前記カウント数は任意である。例えば、カウント手段によるカウント数の上位１０番までのグループ、その上位２０番までグループなどである。
タイトル並び替え手段とは、カウント手段によるカウント数が大きい書類データのグループ順に、対応する生活シーンのタイトルを並び替えるアプリケーションをいう。

請求項１に記載の発明によれば、例えば１年などの一定期間のあいだに、住民が行政機関の窓口に提出した全ての申請書および届出書を、書類データ入力手段により書類名、申請日、申請者名、使用目的を含む書類別にデータ化する。その後、得られた全ての申請書データおよび全ての届出書データを記憶手段に記憶し、記憶された全ての申請書データおよび届出書データの中から、同一日に同一人が窓口に提出し、かつ書類名が異なる複数の書類データを１グループとして、グループ別書類抽出手段によりグループ毎に抽出する。その後、抽出された複数の書類データのグループのうち、全ての書類データの書類名が一致するグループの数をカウント手段によりカウントし、カウント手段によるカウント数が規定数以上の書類データのグループに対して、タイトル付与手段により使用目的に基づく生活シーンのタイトルをそれぞれ付与する。次に、カウント手段によるカウント数が大きい書類データのグループ順に、対応する生活シーンのタイトルをタイトル並び替え手段により並び替える。並び替えられた複数の生活シーンのタイトルは、例えば、生活シーンのナビゲーションボード（一覧表）として、端末（パソコンなど）のディスプレイ画面に表示される。
このように構成したことで、所定の行政機関で高頻度となる住民の生活シーンの変更手続を、自動的に特定することができる。

この発明の実施例１に係る行政機関の高頻度変更生活シーンの特定システムの全体フローシートである。この発明の実施例１に係る行政機関の高頻度変更生活シーンの特定システムが適用される総合窓口システムの全体構成図である。この発明の実施例１に係る行政機関の高頻度変更生活シーンの特定システムが適用される総合窓口システムのブロック図である。この発明の実施例１に係る行政機関の高頻度変更生活シーンの特定システムにおいて、総合受付用端末のディスプレイの画面に表示された生活シーンのナビゲーションボードの正面図である。この発明の実施例１に係る行政機関の高頻度変更生活シーンの特定システムのうち、重複データを１件にするサブルーチンのフローシートである。この発明の実施例１に係る行政機関の高頻度変更生活シーンの特定システムのうち、同一日、同一人の複数申請を集約するサブルーチンのフローシートである。この発明の実施例１に係る行政機関の高頻度変更生活シーンの特定システムのうち、複数申請のみの選択を行うサブルーチンのフローシートである。この発明の実施例１に係る行政機関の高頻度変更生活シーンの特定システムのうち、申請書パターンのカウントを行うサブルーチンのフローシートである。この発明の実施例１に係る行政機関の高頻度変更生活シーンの特定システムのうち、申請書パターンの選別を行うサブルーチンのフローシートである。この発明の実施例１に係る行政機関の高頻度変更生活シーンの特定システムのうち、申請書パターンの申請書毎の目的をカウントするサブルーチンの前半部分のフローシートである。図１０の後半部分のフローシートである。この発明の実施例１に係る行政機関の高頻度変更生活シーンの特定システムのうち、件数による目的の絞り込みを行うサブルーチンのフローシートである。この発明の実施例１に係る行政機関の高頻度変更生活シーンの特定システムのうち、生活シーンの変更に必要な申請書等を確定するサブルーチンのフローシートである。この発明の実施例１に係る行政機関の高頻度変更生活シーンの特定システムのうち、申請書等パターンに対して、該当する生活シーンのタイトルを付けるサブルーチンのフローシートである。

以下、この発明の実施例を具体的に説明する。ここでは市役所での高頻度変更生活シーンの特定システムを例にとる。

図１中、１０はこの発明の実施例１に係る行政機関の高頻度変更生活シーンの特定システム（以下、特定システム）で、この特定システム１０は、図２に示す住民（申請者）が市役所の窓口に申請書や届出書（以下、申請書等）を提出する手間の軽減に開発された総合窓口システムＡにおける、ディスプレイ１１の画面に表示された生活シーンのナビゲーションボードＮ（図４）を作成する際に利用されるシステムである。

まず、図２を参照して、総合窓口システムＡを説明する。
図２に示すように、総合窓口システムＡは、市役所の窓口のオペレータ（窓口担当者）に、住民が来所（来庁）した理由（生活シーンの変更）を口頭で伝えるだけで、オペレータが総合受付用端末１２（パソコン）のディスプレイ１１の画面に表示された生活シーンのナビゲーションボードＮを利用し、該当する生活シーンの変更に必要な申請書等を検索し、かつナビゲーション画面から、住民に代わって申請書等の必要事項をキーボード１３により入力し、総合申請受付書、内容確認用の仮申請書および内容確認用の仮届出書（以下、仮申請書等）を総合窓口用プリンタ１４により印刷して、住民に総合申請受付書および仮申請書等の内容の承諾を求め、それらの承諾を証するために、総合申請受付書に署名捺印した後、総合受付用端末１２から市役所の担当部署用端末１５（パソコン）に、対応する申請書データや届出書データ（以下、申請書類データ）を配信し、その後、配信先の各部署の担当者が申請書等を受理して各部署用プリンタ１６により該当する申請書等を印刷して、その内容を確認後、担当者が申請手続（処理）や届出手続（処理）を行い、手続完了後、生活シーンの変更完了の証明書データをその担当部署用端末１５から総合受付用プリンタ１４に送信し、各部署からの証明書データの到着後、それらを総合窓口において住民に手渡す、というワンストップ行政サービスを実現するシステムである。これにより、生活シーンの変更のために市役所に来所した住民は、再分化された台帳に合わせて市役所の各関連部署を歩き回る必要がない。

なお、担当部署用端末１５は、総合受付用端末１２からの申請書類データを受信後、申請書確認画面の状態が「処理待ち」となるように構成し、かつ担当部署用端末１５に付設された赤ランプ１７、黄ランプ１８、緑ランプ１９が３層配列された多層パトランプ２０の赤ランプ１７を点灯させ、担当者が申請確認画面の申請表示ボタン（消灯ボタン）を押すように促す構成としてもよい。また、各担当部署での全ての申請手続や届出手続が完了した時点で、担当部署用端末１５から多層パトランプ２０に手続完了信号を送信し、総合受付用端末１２に付設された別の多層パトランプ２０の緑ランプ１９を点灯し、全ての手続が完了したことを知らせるように構成してもよい。さらに、各担当部署および総合受付では、待ち件数に応じてディスプレイ画面上の背景色を変更したり（１〜３件は緑、４〜６件は黄、７件以上は赤）、待ち時間に応じてディスプレイ画面の背景色と表示幅、申請書等の書類名の文字サイズを変更することで、担当者に注意を促すように構成してもよい（５分以内は緑、５〜１０分間は黄、１０分間以上は赤）。
さらにまた、総合窓口システムＡでは、総合受付用プリンタに各担当部署用端末１５からの印刷データが集中し、その印刷紙受け棚に各印刷書類が混在するため、印刷物２１の右上に識別マーク２２を印字して依頼件数毎の書類の分別を容易化し、個人情報の保護を図るように構成してもよい。

次に、図１、図３〜図１４を参照して、この発明の実施例１に係る特定システムを具体的に説明する。
図３のブロック図に示すように、実施例１の特定システムは、汎用のソフトウェアを備えたパーソナルコンピュータの制御部２３（ＣＰＵ）と、住民が１年間のあいだに行政機関の窓口に提出した全ての申請書および全ての届出書を、書類名、提出日、提出者名および使用目的をそれぞれ含む書類別にデータ化する際に使用されるキーボード（書類データ入力手段）２４と、キーボード２４による入力操作で得られた全ての申請書データおよび全ての届出書データを記憶する記憶手段２５と、記憶手段２５に記憶された全ての申請書データおよび全ての届出書データの中から、同一日に同一人が窓口に提出し、かつ書類名が異なる複数の書類データを１グループとして、グループ毎に抽出するグループ別書類抽出手段２６と、グループ別書類抽出手段２６により抽出された複数の書類データのグループのうち、全ての書類データの書類名が一致するグループの数をカウントするカウント手段２７と、カウント手段２７によるカウント数が規定数以上の書類データのグループに、使用目的に基づく生活シーンのタイトルをそれぞれ付与するタイトル付与手段２８と、カウント手段２７によるカウント数が大きい書類データのグループ順に、対応する生活シーンのタイトルを並び替えるタイトル並び替え手段２９と、タイトル並び替え手段２９により並び替えられたタイトルを表示する前記総合受付用端末１２のディスプレイ１１（前記パーソナルコンピュータのディスプレイでもよい）とを備えている。

以下、図１および図５〜図１４のフローシートを参照して、特定システムによる市役所で高頻度となる住民の生活シーンの変更手続を、自動的に特定する方法を具体的に説明する。
図１のフローシートに示すように、特定システムの全体的な流れは、まずキーボード２４により手入力されて記憶手段２５に記憶された１年間の全ての申請書等データの中から、同一日に同一人が同一の申請書等を提出した場合には１件の書類が窓口に提出されたものと見なし（サブルーチンＳＲ１、図５のフローシート）、その後、同一日に同一人が提出した同一の申請書の１件目を除く他のデータを除く残り全ての申請書等データについて、同一日に同一人が窓口に提出した複数の申請書等データを集約する（サブルーチンＳＲ２、図６のフローシート）。次いで、同一日に同一人が窓口に提出した複数の申請書等データのみを選択し、これを申請書等パターンデータとする（サブルーチンＳＲ３、図７のフローシート）。次に、同一の申請書等パターンデータをカウント手段２７によりカウントする（サブルーチンＳＲ４，図８のフローシート）。また、カウント数が多い申請書等パターンデータを選別し（サブルーチンＳＲ５，図９のフローシート）、さらに申請書等パターンデータ中の申請書等ごとの目的をカウントする（サブルーチンＳＲ６，図１０および図１１のフローシート）。その後、そのカウント数を基準として申請書等の目的の絞り込みを行う（サブルーチンＳＲ７，図１２のフローシート）。ここでいう「目的の絞り込み」とは、カウント数が小さい目的の削除である。次に、絞り込まれた目的を基準として、生活シーンの変更に必要な申請書等を確定し（サブルーチンＳＲ８，図１３のフローシート）、該当する生活シーンのタイトルを付け、各タイトルを図４に示すディスプレイ１１のナビゲーションボードＮの一覧に表示する（サブルーチンＳＲ９，図１４のフローシート）というものである。

次に、図５〜図１４のフローシートを参照して、各サブルーチンＳＲ１〜ＳＲ９を詳細に説明する。
図５のフローシートに示すように、サブルーチンＳＲ１では、システム開発用のメインコンピュータ（制御部）２３において、住民が１年間のあいだに行政機関の窓口に提出した全ての申請書および全ての届出書を、キーボード２４により手入力して書類名、提出日、提出者名および使用目的をそれぞれ含む書類別にデータ化し、各申請書等データを記憶手段２５に記憶する（Ｓ１０１：ステップ１０１）。その後、来所日（来庁日）、来所者（来庁者）、申請書番号を並び替えのキーとして、申請書等データの並び替えを行う（Ｓ１０２、表１）。ここでいう申請書番号とは、申請書および届出書の種類ごとに付された番号である。

次に、申請書等データを１件ずつ読み込み（Ｓ１０３）、ひとつ前の申請書等データをテーブルに格納するとともに（Ｓ１０４）、ステップ１０５で次の申請書等データを１件読み込む。ステップ１０６では、申請書等データの読み込みが全て終了したか否かが判断される。終了した場合には最終データを出力し（Ｓ１０７）、サブルーチンＳＲ２へ進み、申請書等データが残っていればステップ１０８へ移行して、ステップ１０４で格納したひとつ前の申請書等データと次のデータが同日のデータか否かが判断される。同日でなければステップ１０９へ移行してひとつ前のデータを出力し（表２）、その後、次のデータを始めの申請書等データとしてテーブルに格納し（Ｓ１１０）、ステップ１０５へ戻る。

一方、ステップ１０８において、同日の申請書等データであればステップ１１１に移行し、ここで同一者の申請書等データか否かが判断され、同一者でなければ前記ステップ１０９に進み、同一者であればステップ１１２に進む。ここでは同一申請書（種類が同じ）のデータであるか否かが判断され、同一申請書のデータであればステップ１０５へ戻る一方、異なる申請書のデータであれば前記ステップ１０９へ進む。
こうして、サブルーチンＳＲ１では、１年間の全ての申請書等データの中から、例えば施設の代表者や代理人などが、同一日に同一の申請書等を提出した書類が整理される。

次に、図６のフローシートを参照して、サブルーチンＳＲ２を説明する。
ここでは、まずステップ１０７およびステップ１０９で出力された全ての申請書等データを記憶手段２５に読み込み（Ｓ２０１）、来庁日および来庁者を並び換えのキーとして、申請書等データの並び替えを行う（Ｓ２０２、表３）。その後、並び替えた申請書等データの中から１件ずつ申請書等データを読み出し（Ｓ２０３）、ステップ２０４において、ひとつ前の申請書等データをテーブルに格納するとともに、次の申請書等データを１件読み込む（Ｓ２０５）。

ステップ２０６では、申請書等データの読み込みが終了したか否かが判断される。終了した場合には最終データを出力し（Ｓ２０７）、サブルーチンＳＲ３へ進み、申請書等データが残っていればステップ２０８へ移行して、ステップ２０４で格納したひとつ前の申請書等データと次のデータとが同日のデータか否かが判断される。同日でなければステップ２０９へ進み、ここで、ひとつ前の申請書等データを出力し（表４）、その後、次の申請書等データをひとつ前の申請書等データとしてテーブルに格納し（Ｓ２１０）、ステップ２０５へ戻る。

一方、ステップ２０８で同日の申請書等データと判断された場合には、ステップ２１１に移行し、ここで同一者の申請書等データか否かが判断される。同一者でなければ前記ステップ２０９に進み、同一者であればステップ２１２に進み、申請書番号を申請書等データに格納し、前記ステップ２０５に戻る。
こうして、サブルーチンＳＲ２では、同一日に同一人が市役所の窓口に提出した全ての申請書等データを把握することができる。

次に、図７のフローシートを参照して、サブルーチンＳＲ３を説明する。
ここでは、ステップ２０９（表４）で出力された全ての申請書等データを記憶手段２５に読み込み（Ｓ３０１）、その後、来庁日および来庁者を並び換えのキーとして、申請書等データの並び替えを行う（Ｓ３０２）。次に、並び替えた申請書等データの中から１件ずつ申請書等データを読み込み（Ｓ３０３）、ステップ３０４において、申請書等データの読み込みが終了したか否かが判断される。終了した場合にはサブルーチンＳＲ４へ進み、申請書等データが残っていればステップ３０５へ移行して、（異なる）申請書番号が複数存在するか否かが判断され、複数存在する場合にはステップ３０６に進み、ここで複数の申請書等データが出力され（表５）、ステップ３０３に戻る。
こうして、サブルーチンＳＲ３では、同一日に同一人が窓口に提出した複数の申請書等データのみを選択し、申請書等パターンデータを得ることができる。

次に、図８のフローシートを参照して、サブルーチンＳＲ４を説明する。
ここでは、ステップ３０６（表５）で出力された全ての複数申請書等データを記憶手段２５に読み込み（Ｓ４０１）、初めの申請書等パターンデータをテーブルに格納し（Ｓ４０２）、格納された申請書等パターンデータをカウント手段２７によりカウント後（カウント１、Ｓ４０３）、次の申請書等データを１件読み込む（Ｓ４０４）。ステップ４０５では、申請書等データの読み込みが終了したか否かが判断される。読み込みが終了した場合には、ステップ４０６で申請書等パターンデータごとの件数のテーブルを出力し（表６）、サブルーチンＳＲ５へ進む。

一方、ステップ４０５において、申請書等パターンデータが残っていればステップ４０７へ移行し、格納された申請書等パターンデータと同じ申請書等パターンデータがテーブルにあるか否かが判断される。テーブルに同一の申請書等パターンデータがあれば、ステップ４０８において、カウント手段２７が申請書等パターンデータのカウント数を１つ追加してステップ４０４へ戻り、なければステップ４０９へ進んでその申請書等パターンデータをテーブルに格納後、カウント手段２７によりカウント後（カウント１、Ｓ４１０）ステップ４０４に戻る。
こうして、サブルーチンＳＲ４では、同一の申請書等パターンデータをカウント手段２７によりカウントする。

次に、図９のフローシートを参照して、サブルーチンＳＲ５を説明する。
ここでは、まずステップ４０６で出力された全てのカウント付きの申請書等パターン毎の件数テーブルを記憶手段２５に読み込み（Ｓ５０１、表６）、その後、申請書等パターン毎の件数テーブルの件数（降順）を並び換えのキーとして、申請書等パターン毎の件数テーブルの並び替えを行う（Ｓ５０２）。次に、並び替えた申請書等パターン毎の件数テーブルに対して、前判断型のループ処理Ｓ５０３〜Ｓ５０５が行われる。その終了条件は、ｌ＝１〜ｎ（ｎ：カウント手段２７によるカウント数が上位ｎ番目までの申請書等パターンデータの数）である。すなわち、カウント手段２７によるカウント数が多い上位ｎパターンを対象として、降順に申請書等パターンデータをテーブルに格納する（Ｓ５０４，Ｓ５０５のループ）。ループ終了後、降順に並んだ上位ｎ番目までの申請書等パターンデータがテーブルに出力され（Ｓ５０６、表７）、サブルーチンＳＲ６へ進む。
こうして、サブルーチンＳＲ５では、カウント数が多い申請書等パターンデータを選別する。

次に、図１０および図１１のフローシートを参照して、サブルーチンＳＲ６を説明する。
ここでは、まずステップ５０６で出力された全ての申請書等パターンデータ（カウントなし）を記憶手段２５に読み込む（Ｓ６０１、表８）。

その後、ステップ６０２において、申請書等パターンデータの読み込みが終了したか否かが判断される。終了の場合にはサブルーチンＳＲ７へ進み、申請書等パターンデータが残っていればステップ６０３へ移行する。ここで、住民が１年間のあいだに行政機関の窓口に提出した全ての申請書等データにおいて、１番目の申請書番号の申請書等データを読み込む（表９）。

次のステップ６０４では、１番目の申請書番号の申請書等データについて、読み込みが終了したか否かが判断され、読み込み終了の場合には、申請書番号ごとの目的と件数（カウント手段２７によるカウント）とが出力され（ステップ６０５、表１０）、ステップ６０１に戻る。

一方、ステップ６０４での申請書等データの読み込みが終了していない場合には、１番目の申請書等データの目的がテーブルに格納され（Ｓ６０６、表１１）、次にＳ６０７〜Ｓ６１３の前段ループへ移行する。

この前段ループは前判断型のもので、その終了条件は、ｋ＝２〜ｎ（ｎ：申請書等パターンデータを構成する申請書等データの数）である。まず、ステップ６０８において、ｋ番目の申請書番号の申請書等データをテーブルに読み込む（表１２）。

その後、ステップ６０９において、ｋ番目の申請書等データの読み込みが終了したか否かが判断され、データの読み込みが終了した場合にはループ終端のステップ６１３へ進み、データの読み込みが終了していなければステップ６１０へ進む。ここでは、１番目とｋ番目との申請書等データにおいて、同日のものか否かが判断され（表１３）、同日でなければステップ６０８へ戻り、同日であればステップ６１１へ進む。

ステップ６１１では、１番目とｋ番目とが同一申請者による申請書等データか否かが判断され（表１３）、申請者が異なればステップ６０８へ戻り、申請者が同一であればステップ６１２へ進む。ステップ６１２では、ｋ番目の申請書類データの目的をテーブルに格納する（表１４）。

その後、ステップ６１３へ進み、ｋ＝ｎとなるまでＳ６０７〜Ｓ６１３のループを繰り返す。ｋ＝ｎのループ終了後は、同一日、同一申請者のデータがあったかを判断し（Ｓ６１４）、無かった場合は、目的をカウントせずに次のデータを読み込む（Ｓ６０３）。あった場合はＳ６１５〜Ｓ６２０の後段ループへ移行する。
後段ループも前判断型のもので、その終了条件は、ｋ＝１〜ｎである（ｎ：申請書等パターンデータを構成する申請書等データの数）。まず、ステップ６１６において、ｋ番目の申請書番号の申請書等データの「目的」が、テーブルに存在するか否かを判断し、存在すればカウント手段２７によるこの「目的（データ）」のカウント数を１つ増やす（Ｓ６１７）。一方、ステップ６１６での判断で、その目的がテーブルに存在しなければ、ステップ６１８でｋ番目の申請書番号にその目的を格納後、ステップ６１９において、格納されたｋ番目の申請書番号の申請書等データの目的について、カウント手段２７によるカウント数を１とする。ｋ＝ｎの後段ループの終了後は、ステップ６０３へ戻る。
こうして、サブルーチンＳＲ６では、申請書等パターンデータ中の申請書等ごとの目的をカウントする。

次に、図１２のフローシートを参照して、サブルーチンＳＲ７を説明する。
ここでは、まずステップ６０５で出力された申請書番号ごとの申請書等データの目的と件数（カウント数）とを読み込む（Ｓ７０１、表１０）。その後、ステップ７０２において、これらの読み込みが終了したか否かが判断される。終了の場合にはサブルーチンＳＲ８へ進み、読み込みが残っていればＳ７０３〜Ｓ７０６のループへ進む。ループは前判断型のもので、その終了条件はｋ＝１〜ｎ（ｎ：申請書番号の数）である。まず、ステップ７０４において、申請書番号ごとの目的と件数とが、生活シーンに反映するための基準値Ｘを超えているか否かが判断され、超えていればステップ７０５へ進み、申請書番号ごとの申請書等データの目的と件数とを出力する（表１５）。

一方、ステップ７０４において、前記基準値Ｘ未満であれば、ループの終端のステップ７０６へ進む。ここで、ｋ＝ｎに達していなければループの始端のステップ７０３へ移行し、ｋ＝ｎに達していればステップ７０１へ戻る。
こうして、サブルーチンＳＲ７では、申請書等パターンデータ中の申請書等ごとの目的のカウント数を基準とし、申請書等の目的の絞り込みを行う。

次に、図１３のフローシートを参照して、サブルーチンＳＲ８を説明する。
ここでは、ステップ７０５で出力された全ての申請書番号データとこの申請書番号データごとの申請書等データ中の目的データとを記憶手段２５に読み込み（Ｓ８０１）、目的を並び換えのキーとして、これらのデータの並び替えを行う（Ｓ８０２）。その後、申請書番号とそれの申請書等データ中の目的データとを１件ずつ読み込み（Ｓ８０３）、ステップ８０４において、１つ前（初め）の申請書等パターンデータの目的データをテーブルに格納し、その後、次の申請書等パターンデータの目的データを１件読み込む（Ｓ８０５）。ステップ８０６では、全ての申請書等パターンデータの目的データの読み込みが終了したか否かが判断される。終了した場合にはサブルーチンＳＲ９へ進み、申請書等パターンデータの目的データが残っていればステップ８０７へ移行する。

ステップ８０７では、ステップ８０４で格納したひとつ前の初めの申請書等パターンデータの目的データと次の目的データが同一のデータか否かが判断される。同一でなければステップ８０８へ進み、ここで、初めの申請書等パターンデータの目的データと申請書番号とを出力し（表１６）、その後、次の申請書等データ中の目的データとそれの申請書番号とを、ひとつ前の申請書等データ中の目的データとそれの申請書番号としてテーブルに格納し（Ｓ８０９）、ステップ８０５へ戻る。

一方、ステップ８０７で初めの申請書等パターンデータの目的データと同一の目的データと判断された場合には、ステップ８１０に移行し、ここで申請書番号データをテーブルに格納し、前記ステップ８０５に戻る。
このサブルーチンＳＲ８では、カウント手段２７によるカウント数が小さい目的が削除された（絞り込まれた）目的を基準として、生活シーンの変更に必要な申請書等を確定することができる。

次に、図１４のフローシートを参照して、サブルーチンＳＲ９を説明する。
ここでは、ステップ８０８で出力された全ての目的データと、この目的ごとの申請書番号データとを記憶手段２５に読み込み（Ｓ９０１）、その後、ステップ９０２では、選出された目的データの１件を読み込み、ステップ９０３において、この読み込まれた目的データの複数申請書番号と、ナビゲーションボードＮに表示された申請書等パターンの複数申請書番号とが全て一致するか否かを判断する。全ての複数申請書番号が一致しない場合には、ステップ９０４で新たなナビゲーションとして、目的と複数申請書番号をナビゲーションボードＮに追加し、ステップ９０２に戻り、一致する場合にはステップ９０５に進む。ここで、ナビゲーションボードＮに表示された該当する申請書等パターンをその目的に変更して、該当する生活シーンのタイトルとする。次のステップ９０６では、ステップ９０２で選出された複数申請書番号データの目的が全て終了したか否かが判断され、終了した場合には図１のフロー全体が終了し、目的データが残っていればステップ９０２へ戻る。

このように、サブルーチンＳＲ９では、ナビゲーションボードＮに表示された、市役所での利用頻度が高い申請書等パターンに対して、該当する生活シーンのタイトル付けが行われる。
その結果、総合窓口システムＡにおいて、市役所の総合窓口のオペレータは、総合受付用端末１２のディスプレイ１１の画面に表示された生活シーンのナビゲーションボードＮ（図４）において、住民から聞いた来所理由に該当するタイトルをクリックだけで、ナビゲーションボードＮの右側の空欄部分に、該当する生活シーンの変更に必要な申請書等の一覧を表示することができる。

この行政機関の高頻度変更生活シーンの特定システムは、市役所、区役所、町役場などの行政機関において、高頻度となる住民の生活シーンの変更処理を特定する技術として有用である。

１０行政機関の高頻度変更生活シーンの特定システム、
２４キーボード（書類データ入力手段）、
２５記憶手段、
２６グループ別書類抽出手段、
２７カウント手段、
２８タイトル付与手段、
２９タイトル並び替え手段。

Claims

住民が一定期間のあいだに行政機関の窓口に提出した全ての申請書および全ての届出書を、書類名、提出日、提出者名および使用目的をそれぞれ含む書類別にデータ化する際に使用される書類データ入力手段と、
該書類データ入力手段による入力操作で得られた全ての申請書データおよび全ての届出書データを記憶する記憶手段と、
該記憶手段に記憶された前記全ての申請書データおよび前記全ての届出書データの中から、同一日に同一人が前記窓口に提出し、かつ書類名が異なる複数の書類データを１グループとして、グループ毎に抽出するグループ別書類抽出手段と、
該グループ別書類抽出手段により抽出された複数の前記書類データのグループのうち、全ての前記書類データの書類名が一致するグループの数をカウントするカウント手段と、
該カウント手段によるカウント数が規定数以上の前記書類データのグループに、前記使用目的に基づく生活シーンのタイトルをそれぞれ付与するタイトル付与手段と、
前記カウント手段によるカウント数が大きい前記書類データのグループ順に、対応する前記生活シーンのタイトルを並び替えるタイトル並び替え手段とを備えた行政機関の高頻度変更生活シーンの特定システム。