JP6331427B2 - データ処理装置、データ処理システム、データ処理方法、及びデータ処理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、データ処理装置、データ処理システム、データ処理方法、及びデータ処理プログラムに関する。

画像形成装置において文書からスキャンされた画像データに関して、予め定義されたワークフローを実行可能なシステムが有る（例えば、特許文献１）。斯かるシステムでは、ユーザの業務フローに則した形態でデータが流れるように、ワークフローが定義される。

一つのワークフローは、基本的に、データの入力、当該データに対する０以上の加工処理の実行、当該０以上の加工処理の実行によって生成されるデータの出力によって１サイクルが終了する。

しかしながら、ユーザの業務フローは、１サイクルのワークフローによって充足可能な程、単純ではない場合が有る。例えば、或るワークフローによって出力されたデータに対して、ユーザが編集を行い、編集後のデータを、同一の又は別のワークフローに入力するといったことが行われうる。すなわち、文書を扱う主体が、ワークフローを実行するシステム内（仮想空間）から、外部（現実空間）におけるユーザに移行し、改めてシステム内に移行するといった流れで、文書が処理される場合が有る。

本発明は、上記の点に鑑みてなされたものであって、文書に関する作業効率を向上させることを目的とする。

そこで上記課題を解決するため、データ処理装置は、それぞれがデータの入力によって開始され、ユーザが利用可能な状態でデータを出力することによって終了する複数の処理フローの実行順序を示す情報が記憶された第一の記憶部と、前記複数の処理フローのうちのいずれかの処理フローに対する入力データを受信する受信部と、前記入力データから、前記複数の処理フローの組み合わせの実行単位ごとの識別情報を抽出する抽出部と、前記受信部によって受信された入力データに関して、前記複数の処理フローのうちのいずれかを実行し、実行された処理フローを示す情報を、前記抽出部によって抽出された識別情報に関連付けて第二の記憶部に記憶する実行部とを有し、前記実行部は、前記抽出部によって抽出された識別情報と、前記第一の記憶部と、前記第二の記憶部とに基づいて、前記入力データに関して実行する処理フローを特定する。

文書に関する作業効率を向上させることができる。

本発明の実施の形態における配信管理システムの構成例を示す図である。 本発明の実施の形態における配信管理サーバのハードウェア構成例を示す図である。 本発明の実施の形態における配信管理サーバの機能構成例を示す図である。 ジョブ投入部の構成例を示す図である。 本実施の形態における業務フローの例を示す図である。 業務フローを実現するためのワークフローの組み合わせの一例を示す図である。 配信管理サーバが実行する処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。 フローセット定義記憶部の構成例を示す図である。 一つのフローセットジョブに対する進捗管理テーブルの構成例を示す図である。 フローテーブルの構成例を示す図である。 プラグインテーブルの構成例を示す図である。 デバイステーブルの構成例を示す図である。

以下、図面に基づいて本発明の実施の形態を説明する。図１は、本発明の実施の形態における配信管理システムの構成例を示す図である。図１において、配信管理システム１は、配信管理サーバ１０、１以上のクライアント端末２０、１以上の画像形成装置３０、文書管理サーバ５０、メールサーバ６０、及びファイルサーバ７０等を含む。各装置は、ＬＡＮ（Local Area Network）又はインターネット等のネットワーク（有線又は無線の別は問わない。）を介して通信可能に接続されている。

クライアント端末２０は、配信管理サーバ１０へのデータの入力（送信）や、配信管理サーバ１０から出力（送信）されるデータの操作（参照又は編集等）等に利用される端末である。すなわち、本実施の形態において、クライアント端末２０は、配信管理サーバ１０に対するデータ入力元の一例であると共に、配信管理サーバ１０によって実行されるワークフローの実行結果の出力先（配信先）の一例でもある。クライアント端末２０の一例として、携帯電話、スマートフォン、タブレット型端末、及びＰＣ（Personal Computer）等が挙げられる。

画像形成装置３０は、原稿から画像データを読み取り、当該画像データを配信管理サーバ１０に入力（送信）する。また、画像形成装置３０は、配信管理サーバ１０から送信されるデータを印刷等する。すなわち、本実施の形態において、画像形成装置３０は、配信管理サーバ１０に対するデータ入力元の一例であると共に、配信管理サーバ１０によって実行されるワークフローの実行結果の出力先（配信先）の一例でもある。

配信管理サーバ１０は、入力されたデータに関して、予め定義されたワークフローを実行するコンピュータである。ワークフローとは、例えば、それぞれが独立して又は単独で完結した機能を実現する一以上の処理単位（タスク）の任意な組み合わせによって実現される処理の流れ（処理フロー）をいう。本実施の形態におけるワークフローは、データの入力によって開始され、当該データをユーザが利用可能な状態で出力することによって終了する。なお、上記処理単位は、一般的なワークフローの用語における、アクティビティに当てはめられてもよい。

文書管理サーバ５０は、データを、その属性情報に関連付けて管理するデータベースを有するコンピュータである。文書管理サーバ５０は、配信管理サーバ１０によって実行されるワークフローの実行結果の配信先の一例である。文書管理サーバ５０が配信先である場合、配信されたデータは、文書管理サーバ５０のデータベースに記憶される。

メールサーバ６０は、一般的なメールサーバと同様の機能を有する。但し、本実施の形態において、メールサーバ６０は、クライアント端末２０より送信される、所定のメールアドレス（以下、「フローアドレス」という。）宛の電子メールをＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）等の通信プロトコルを介して受信し、保持する。メールサーバ６０は、配信管理サーバ１０からの、フローアドレス宛の電子メールの取得要求に応じ、保持している電子メールを返信する。配信管理サーバ１０による、メールサーバ６０からの電子メールの取得には、ＰＯＰ（Post Office Protocol）又はＩＭＡＰ（Internet Message Access Protocol）等の通信プロトコルが利用されてもよい。なお、メールサーバ６０は、配信管理サーバ１０によって実行されるワークフローの実行結果の配信先とされてもよい。メールサーバ６０が配信先である場合、配信されたデータは、電子メールに添付されて、実行されたワークフローに設定されているメールアドレス宛に転送される。

ファイルサーバ７０は、ネットワーク上で共有されるファイルを蓄積して管理するコンピュータである。本実施の形態において、ファイルサーバ７０は、配信管理サーバ１０に対するデータ入力元の一例である。例えば、ファイルサーバ７０の所定のフォルダに格納されたファイルは、配信管理サーバ１０に送信される。なお、ファイルサーバ７０は、配信管理サーバ１０によって実行されるワークフローの実行結果の出力先（配信先）であってもよい。ファイルサーバ７０が配信先である場合、配信されたデータは、ファイルサーバ７０のフォルダ内に記憶される。

図２は、本発明の実施の形態における配信管理サーバのハードウェア構成例を示す図である。図２の配信管理サーバ１０は、それぞれバスＢで相互に接続されているドライブ装置１００、補助記憶装置１０２、メモリ装置１０３、ＣＰＵ１０４、及びインタフェース装置１０５等を有する。

配信管理サーバ１０での処理を実現するプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体１０１によって提供される。プログラムを記憶した記録媒体１０１がドライブ装置１００にセットされると、プログラムが記録媒体１０１からドライブ装置１００を介して補助記憶装置１０２にインストールされる。但し、プログラムのインストールは必ずしも記録媒体１０１より行う必要はなく、ネットワークを介して他のコンピュータよりダウンロードするようにしてもよい。補助記憶装置１０２は、インストールされたプログラムを格納すると共に、必要なファイルやデータ等を格納する。

メモリ装置１０３は、プログラムの起動指示があった場合に、補助記憶装置１０２からプログラムを読み出して格納する。ＣＰＵ１０４は、メモリ装置１０３に格納されたプログラムに従って配信管理サーバ１０に係る機能を実行する。インタフェース装置１０５は、ネットワークに接続するためのインタフェースとして用いられる。

なお、配信管理サーバ１０は、複数のコンピュータを含むコンピュータシステムであってもよい。

図３は、本発明の実施の形態における配信管理サーバの機能構成例を示す図である。図３において、配信管理サーバ１０は、ジョブ投入部１２、ジョブＩＤ抽出部１３、フロー実行制御部１４、及び処理部１５等を有する。これら各部は、配信管理サーバ１０にインストールされたプログラムがＣＰＵ１０４に実行させる処理により実現される。配信管理サーバ１０は、また、ジョブキュー１６、フロー定義記憶部１７、フローセット定義記憶部１８、及び進捗情報記憶部１９等の記憶部を利用する。これら各記憶部は、補助記憶装置１０２、又は配信管理サーバ１０にネットワークを介して接続される記憶装置等を用いて実現可能である。ジョブキュー１６については、メモリ装置１０３が用いられてもよい。

フロー定義記憶部１７は、フロー定義データを記憶する。フロー定義データとは、ワークフローの処理の流れ等に関する定義情報が記録されたデータをいう。本実施の形態において、一つのフロー定義データは、一つのワークフローに対応する。したがって、フロー定義データは、相互に処理手順の異なるワークフローごとに作成される。

フローセット定義記憶部１８は、ワークフローセットの定義情報を記憶する。ワークフローセットとは、複数のワークフローの順序付けられた組み合わせ、又は複数のワークフローの実行順序に対する概念である。ワークフローセットの定義情報には、ワークフローセットを構成するワークフローの実行順序を示す情報が含まれる。

進捗情報記憶部１９は、ワークフローセットの実行単位（以下、「フローセットジョブ」という。）ごとに、進捗情報を記憶する。具体的には、進捗情報記憶部１９は、いずれのワークフローまでが実行されたのかを示す情報を、フローセットジョブごとに記憶する。

ジョブ投入部１２は、ワークフローの実行要求及び当該ワークフローに対する入力データ等を受信し、当該ワークフローに係るジョブ情報をジョブキュー１６に投入する。本実施の形態において、ワークフローに係るジョブとは、ワークフローの実行単位をいう。例えば、同一のワークフローが複数回実行された場合、各実行時のジョブは異なる。

ジョブＩＤ抽出部１３は、ジョブ投入部１２からの要求に応じ、入力データからフローセットジョブＩＤを抽出する。フローセットジョブＩＤとは、ワークフローセットの実行単位であるフローセットジョブごとの識別情報である。

ジョブキュー１６は、投入されたジョブ情報を記憶する。ジョブ情報は、例えば、実行対象のワークフロー又はワークフローセットの識別情報や、ワークフローに対する入力データ等を含む情報である。ジョブＩＤ抽出部１３によってフローセットジョブＩＤが抽出された場合、当該フローセットジョブＩＤもジョブ情報に含まれる。

フロー実行制御部１４は、ジョブキュー１６よりジョブ情報を取得し、当該ジョブ情報に対応するフロー定義データ又はフローセットの定義情報に従って、ワークフロー又はワークフローセットの実行を制御する。

処理部１５は、ワークフローを構成する処理単位（アクティビティ）ごとの処理を実行する。例えば、一つのアクティビティは、一つの処理部１５によって実現される。したがって、ワークフローは、相互に処理内容の異なる１以上の処理部１５による処理の接続によって実現される。図３では、処理部Ａ及び処理部Ｂ等が例示されている。各処理部１５は、それぞれ独立したプログラムモジュールが、ＣＰＵ１０４に実行させる処理により実現されてもよい。配信管理サーバ１０（ＣＰＵ１０４）を、処理部１５として機能させるプログラムモジュールを、以下、「プラグイン」という。

本実施の形態において、配信管理サーバ１０が実行するワークフローを構成する１以上の処理単位は、入力処理、中間処理、又は出力処理に大別される。入力処理は、例えば、画像形成装置３０、メールサーバ６０、又はファイルサーバ７０等の外部装置から、ワークフローに対する入力データを入力する処理である。

中間処理は、例えば、入力処理により入力されたデータ又は前段の中間処理により生成されたデータに対する加工処理又は変換処理である。中間処理の一例として、ノイズ除去処理、ＯＣＲ（Optical Character Recognition）処理、翻訳処理、及びデータ変換処理等が挙げられる。

出力処理は、入力処理により入力されたデータ又は中間処理により生成されたデータをユーザが利用可能な形態で出力する処理である。利用可能な形態には、用紙への印刷等、ユーザが直接利用な形態のみならず、電子的な保存等、ユーザが、アプリケーションプログラム等を介して利用可能な形態も含まれる。出力処理の一例として、文書管理サーバ５０等のフォルダへの配信処理が挙げられる。また、メールサーバ６０が配信先とされてもよい。また、画像データの入力元の画像形成装置３０、又は当該画像形成装置３０とは別の画像形成装置３０が配信先とされてもよい。この場合、配信先の画像形成装置３０によって、配信されたデータの印刷が実行されてもよい。

なお、図３において、処理部１５は、中間処理又は出力処理を実行する。一方、ジョブ投入部１２は、入力処理を実行する。入力処理において、データの入力元となる外部装置は、様々である。また、外部装置ごとに、データの入力方法（配信管理サーバ１０から見た場合のデータの取得方法又は受信方法）は異なる。このような状況に対して柔軟に対応可能とするため、ジョブ投入部１２は、例えば、図４に示されるような構成を有する。

図４は、ジョブ投入部の構成例を示す図である。ジョブ投入部１２において、データの入力元とのやりとりは、処理部１５と同様に、プラグイン可能なプログラムモジュールであるプラグインによって実現される。図４では、スキャン入力プラグイン１２１、メール入力プラグイン１２２、及びフォルダ入力プラグイン１２３が例示されている。

スキャン入力プラグイン１２１は、画像形成装置３０から入力データを受信するプラグインである。すなわち、スキャン入力プラグイン１２１は、画像形成装置３０においてスキャンされた画像データを、入力データとして画像形成装置３０から受信する。画像形成装置３０からは、画像データと共に、フローＩＤ又はフローセットＩＤ等が受信される。スキャン入力プラグイン１２１は、受信されたフローＩＤ又はフローセットＩＤ、及び画像データを、フロー実行制御部１４が予定している形式に従ったジョブ情報に整形し、当該ジョブ情報をジョブキュー１６に記憶する。なお、フローＩＤとは、ワークフローの定義ごと（すなわち、フロー定義データごと）の識別情報である。フローセットＩＤとは、ワークフローセットごとの識別情報である。

メール入力プラグイン１２２は、フローアドレス宛の電子メールから、ワークフローに対する入力データを抽出するプラグインである。例えば、電子メールに添付されたデータが、ワークフローに対する入力データとされる。当該入力データは、画像データであってもよいし、他の形式のデータであってもよい。メール入力プラグイン１２２は、電子メールに添付されているデータと、電子メールに記述されている情報とを、フロー実行制御部１４が予定している形式に従ったジョブ情報に整形し、当該ジョブ情報をジョブキュー１６に記憶する。電子メールに記述されている情報には、フローＩＤ若しくはフローセットＩＤ等が含まれていてもよい。または、フローＩＤ若しくはフローセットＩＤごとに、フローアドレスが区別されていてもよい。この場合、いずれのフローアドレス宛の電子メールであるかによって、フローＩＤ又はフローセットＩＤが特定される。

フォルダ入力プラグイン１２３は、所定のフォルダに格納されたデータ（ファイル）を、ワークフローの入力データとして取得するプラグインである。例えば、フォルダ入力プラグイン１２３は、所定のフォルダをポーリングし、当該フォルダにデータ、及びフローＩＤ又はフローセットＩＤ等の書誌情報を格納したファイルが保存されていれば、当該データ及びファイルを取得する。フォルダ入力プラグイン１２３は、取得されたデータと、取得されたファイルに格納されている情報とを、フロー実行制御部１４が予定している形式に従ったジョブ情報に整形し、当該ジョブ情報をジョブキュー１６に記憶する。なお、フローＩＤ又はフローセットＩＤごとに、所定のフォルダが区別されてもよい。この場合、いずれのフォルダに保存されたデータであるかによって、フローＩＤ又はフローセットＩＤが特定される。また、所定のフォルダは、配信管理サーバ１０の補助記憶装置１０２に形成されたフォルダでもよいし、配信管理サーバ１０にネットワークを介して接続される記憶装置（例えば、いずれかのクライアント端末２０又は文書管理サーバ５０の記憶装置）に形成されたフォルダでもよい。

なお、ジョブＩＤ抽出部１３についても、各プラグインによって実現されてもよい。入力データのデータ形式等に応じて、当該入力データからのフローセットジョブＩＤの抽出方法が相互に異なりうるからである。例えば、スキャン入力プラグイン１２１が実現するジョブＩＤ抽出部１３は、画像データに対して文字列、バーコード、２次元コード、又は地紋等の形式で合成されているフローセットジョブＩＤを抽出してもよい。メール入力プラグイン１２２が実現するジョブＩＤ抽出部１３は、フローアドレス宛の電子メールのタイトル又は本文等に含まれているフローセットジョブＩＤを抽出してもよい。又は、メール入力プラグイン１２２が実現するジョブＩＤ抽出部１３は、フローアドレス宛の電子メールに添付されているデータに対して文字列、バーコード、２次元コード、又は地紋等の形式で合成されているフローセットジョブＩＤを抽出してもよい。フォルダ入力プラグイン１２３が実現するジョブＩＤ抽出部１３は、フォルダから取得されるデータに対して文字列、バーコード、２次元コード、又は地紋等の形式で合成されているフローセットジョブＩＤを抽出してもよい。又は、フォルダ入力プラグイン１２３が実現するジョブＩＤ抽出部１３は、データと共にフォルダ含まれている、書誌情報を格納するファイルから、フローセットジョブＩＤを抽出してもよい。

なお、入力データを上記以外の方法で入力するプラグインが追加されてもよい。例えば、Ｗｅｂページを介して入力データを受け付けるプラグインが追加されてもよい。

このように、本実施の形態では、入力処理、中間処理、及び出力処理のそれぞれが、プラグインによって実現される。したがって、所望の処理を実行するプラグインを作成し、追加することによって、定義可能なワークフローのバリエーションを増加させることができる。

続いて、本実施の形態において想定する業務フローについて説明する。本実施の形態において、業務フローとは、例えば、オフィスにおける業務における文書の流れをいう。

図５は、本実施の形態における業務フローの例を示す図である。図５では、何らかの申請書に関する業務フローが示されている。

まず、申請者Ａは、申請書のフォーマットを示す文書データ（以下、「申請書データ」という。）をファイルサーバ７０の所定のフォルダに保存し、当該申請書データの印刷を、画像形成装置３０に実行させる（Ｓ１）。その結果、画像形成装置３０から、申請書用紙が出力される。

続いて、申請者Ａは、印刷された申請書用紙に対して必要事項を記入し（Ｓ２）、当該申請書用紙を、画像形成装置３０にスキャンさせる（Ｓ３）。画像形成装置３０は、申請書用紙からスキャンされた画像データを、配信管理サーバ１０に送信する（Ｓ４）。

配信管理サーバ１０は、当該画像データに対してＯＣＲ処理を実行する（Ｓ５）。その結果、申請書用紙に対する記入事項がテキストデータとして出力される。配信管理サーバ１０は、当該テキストデータが添付された電子メールを、検査者Ｂのメールアドレス宛に送信する（Ｓ６）。検査者Ｂは、当該電子メールを閲覧して、ＯＣＲ結果に誤りが無いか否かを確認し、誤りが有る場合は、誤っている箇所を修正する。検査者Ｂは、作業が完了すると、修正が反映されたテキストデータが添付された電子メールを、所定のフローアドレス宛に送信する（Ｓ７）。

配信管理サーバ１０は、当該電子メールからテキストを抽出し、当該テキストデータを画像形成装置３０に送信する（Ｓ８）。画像形成装置３０は、当該テキストデータを印刷する（Ｓ９）。承認者Ｃは、印刷された申請書を参照して、承認が可能であれば、申請書に対してサインを行い、当該申請書のスキャンを、画像形成装置３０に実行させる（Ｓ１０）。画像形成装置３０は、申請書からスキャンされた画像データを、配信管理サーバ１０に送信する（Ｓ１１）。配信管理サーバ１０は、当該画像データを、文書管理サーバ５０に配信する。その結果、当該画像データは、文書管理サーバ５０に登録される。なお、配信前において、配信管理サーバ１０は、当該画像データに対する所定の画像処理によって、承認者Ｃによるサインの正当性のチェック等を行ってもよい。

図５に示される業務フローは、例えば、図６に示されるような複数のワークフローの組み合わせ又は集合によって実現可能である。

図６は、業務フローを実現するためのワークフローの組み合わせの一例を示す図である。図６では、フローＦ００１〜Ｆ００４の四つのワークフローが示されている。各ワークフローにおいて、左端の矩形は、入力処理を示し、右端の矩形は、出力処理を示す。また、右端の矩形と左端の矩形との間の矩形は、中間処理を示す。なお、各矩形内の括弧内に記載された識別情報の意味については、後述される。

フローＦ００１は、配信管理サーバ１０が、ファイルサーバ７０の所定のフォルダに保存された申請書データを入力データとして取得する処理（フォルダ入力処理）と、当該申請書データを画像形成装置３０に配信して、当該申請書データの印刷を画像形成装置３０に印刷させる処理（印刷配信処理）とから構成されるワークフローである。

フローＦ００２は、配信管理サーバ１０が、必要事項が記入された申請書用紙からスキャンされた画像データを画像形成装置３０から受信する処理（スキャン入力処理）と、当該画像データに対するＯＣＲ処理と、ＯＣＲ処理の結果として出力されるテキストデータを、検査者Ｂのメールアドレス宛にメール送信する処理（メール配信処理）とから構成されるワークフローである。

フローＦ００３は、配信管理サーバ１０が、検査者Ｂによる修正済みのテキストデータをメールによって受信する処理（メール入力処理）と、当該テキストデータを画像形成装置３０に配信して、当該申請書データの印刷を画像形成装置３０に印刷させる処理（印刷配信処理）とから構成されるワークフローである。

フローＦ００４は、配信管理サーバ１０が、承認者Ｃによってサインされた申請書からスキャンされた画像データを画像形成装置３０から受信する処理（スキャン入力処理）と、当該画像データを文書管理サーバ５０に配信する処理（文書配信処理）とから構成されるワークフローである。

このように、ユーザからすれば、一つの文書（申請書）の流れが、四つのワークフローに分割される。これは、現実空間におけるユーザによる作業の介在に起因して、ユーザから見た一つの文書の流れを、仮想空間内に閉じて実現することが困難になるためである。すなわち、図５に示される業務フローを、一つのワークフローとして定義することが困難になるからである。

したがって、ユーザは、一つの申請書に関して、四つのワークフローの存在を認識し、各作業に応じていずれのワークフローを実行させる必要が有るのかを意識する必要がある。そこで、本実施の形態では、斯かるユーザの作業負担を軽減するため、ワークフローセットの定義が可能とされる。図６の例では、フローＦ００１〜フローＦ００４の四つのワークフローから構成される一つのワークフローセットの定義が可能になる。

以下、配信管理サーバ１０が実行する処理手順について説明する。図７は、配信管理サーバが実行する処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。

ステップＳ１０１において、ジョブ投入部１２は、入力データ等を含む、ワークフローの実行要求を受信する（Ｓ１０１）。実行要求に係るワークフローが、ワークフローセットの一部を構成しない場合、当該ワークフロー（以下、「独立ワークフロー」という。）のフローＩＤが、入力データと共に受信される。実行要求に係るワークフローがワークフローセットの一部を構成し、当該ワークフローセットの１番目に実行されるワークフローである場合、当該ワークフローセットのフローセットＩＤが、入力データと共に受信される。実行要求に係るワークフローがワークフローセットの一部を構成し、当該ワークフローセットの２番目に実行されるワークフローである場合、当該ワークフローセットのフローセットＩＤは、受信されなくてもよい。

例えば、ステップＳ１０１が、スキャン入力処理である場合、ユーザは、画像形成装置３０において、実行対象とするワークフローのフローＩＤ又は実行対象とするワークフローセットのフローセットＩＤを入力して、申請書用紙等の原稿のスキャンを実行する。画像形成装置３０は、当該フローＩＤ又はフローセットＩＤと、原稿からスキャンされた画像データとを、配信管理サーバ１０に送信する。当該フローＩＤ又はフローセットＩＤ、及び画像データは、スキャン入力プラグイン１２１によって受信される。

また、ステップＳ１０１が、フォルダ入力処理である場合、ユーザは、入力データと共に、実行対象とするワークフローのフローＩＤ又は実行対象とするワークフローセットのフローセットＩＤが記述されたファイルを、所定のフォルダに保存しておく。フォルダ入力プラグイン１２３は、入力データと、フローＩＤ又はフローセットＩＤとを当該フォルダから取得する。

また、ステップＳ１０１が、メール入力処理である場合、ユーザは、入力データが添付され、実行対象とするワークフローのフローＩＤ又はワークフローセットのフローセットＩＤが、タイトル又は本文に所定の形式で記述された電子メールを、フローアドレス宛に送信する。メール入力プラグイン１２２は、メールサーバ６０において保持されている、フローアドレス宛の当該電子メールを取得することにより、入力データと、フローＩＤ又はフローセットＩＤとを入力する。

但し、上記したように、ワークフローセットの一部を構成するワークフローのうち、２番目以降のワークフローの実行要求に関しては、フローセットＩＤは、ジョブ投入部１２によって受信されなくてもよい。換言すれば、斯かるワークフローの実行指示に関して、ユーザは、フローセットＩＤを指定しなくてもよい。２番目以降のワークフローに関しては、入力データから抽出されるフローセットジョブＩＤに基づいて、配信管理サーバ１０によって自動的にフローセットＩＤ等を特定可能であるからである。

ジョブ投入部１２は、ワークフローの実行要求の受信に応じ、入力データからのフローセットジョブＩＤの抽出を、ジョブＩＤ抽出部１３に要求する。ジョブＩＤ抽出部１３は、入力データに応じた方法で、当該入力データからフローセットジョブＩＤの抽出を試みる（Ｓ１０２）。ここで、実行要求に係るワークフローが、ワークフローセットの一部を構成し、当該ワークフローセットの２番目以降において以降に実行されるワークフローである場合、フローセットジョブＩＤが抽出される。一方、実行要求に係るワークフローが独立ワークフローである場合、又は実行要求に係るワークフローがワークフローセットの一部を構成し、当該ワークフローセットの１番目に実行されるワークフローである場合、フローセットジョブＩＤは、抽出されない。

続いて、ジョブ投入部１２は、当該入力データ、及びフローＩＤ、フローセットＩＤ、若しくはフローセットジョブＩＤ等を含むジョブ情報を、ジョブキュー１６に記憶する（Ｓ１０３）。すなわち、ワークフローの実行要求と共に、フローＩＤ又はフローセットＩＤが受信された場合、ジョブ情報には、当該フローＩＤ又は当該フローセットＩＤが含められる。一方、ジョブＩＤ抽出部１３によってフローセットジョブＩＤが抽出された場合、当該フローセットジョブＩＤが、ジョブ情報に含められる。

フロー実行制御部１４は、例えば、定期的にジョブキュー１６を参照し、ジョブキュー１６にジョブ情報が記憶されていると、当該ジョブ情報をジョブキュー１６より取り出す（Ｓ１０４）。取り出されたジョブ情報は、ジョブキュー１６から削除される。続いて、フロー実行制御部１４は、フローセットジョブＩＤがジョブ情報に含まれているか否かを判定する（Ｓ１０５）。ジョブ情報にフローセットジョブＩＤが含まれていない場合（Ｓ１０５でＮｏ）、フロー実行制御部１４は、フローセットＩＤがジョブ情報に含まれているか否かを判定する（Ｓ１０６）。

ジョブ情報にフローセットＩＤが含まれている場合（Ｓ１０６でＹｅｓ）、実行要求に係るワークフローは、当該フローセットＩＤに係るワークフローセット（以下、「対象フローセット」という。）を構成するワークフローである。また、ジョブ情報にフローセットジョブＩＤが含まれていないということは、当該ワークフローは、対象フローセットにおいて最初に実行されるワークフローである。そこで、フロー実行制御部１４は、対象フローセットのフローセットジョブ（以下、「対象フローセットジョブ」という。）に対するフローセットジョブＩＤを生成する（Ｓ１０７）。

続いて、フロー実行制御部１４は、フローセット定義記憶部１８を参照して、対象フローセットジョブに対する進捗管理テーブルを生成し、当該進捗管理テーブルを進捗情報記憶部１９に記憶する（Ｓ１０８）。

図８は、フローセット定義記憶部の構成例を示す図である。図８に示されるように、フローセット定義記憶部１８は、フローセットＩＤごとに、フローセット構成を記憶する。フローセット構成は、当該フローセットＩＤに係るワークフローセットを構成する各ワークフローのフローＩＤが、その実行順に配列されたものである。図８では、「ｓｈｉｎｓｅｉｓｈｏ」というフローセットＩＤに係るワークフローセットは、ワークフローＦ００１、ワークフローＦ００２、ワークフローＦ００３、ワークフローＦ００４の順にワークフローが実行されるワークフローセットであることが定義されている。

また、図９は、一つのフローセットジョブに対する進捗管理テーブルの構成例を示す図である。

図９に示されるように、進捗管理テーブルは、対象フローセットを構成するワークフローごとに、フローＩＤ及び状態等を記憶する。状態は、フローＩＤに係るワークフローの実行状態を示す情報である。例えば、状態の値としては、「未実行」、「実行中」、及び「完了」等が有る。「未実行」は、ワークフローが未だ実行されていないことを示す。「実行中」は、ワークフローが実行中であることを示す。「完了」は、ワークフローの実行が完了していることを示す。

ステップＳ１０８では、対象フローセットのフローセットＩＤに対してフローセット定義記憶部１８に記憶されているフローＩＤごとに状態を記憶可能なレコードを含む進捗管理テーブル生成される。進捗管理テーブルにおいて、レコードの並び順は、ワークフローの実行順に従う。また、状態の初期値として、「未実行」が記憶される。なお、生成された進捗管理テーブルは、対象フローセットジョブのフローセットジョブＩＤに関連付けられて記憶される。

一方、ジョブ情報にフローセットジョブＩＤが含まれている場合（Ｓ１０５でＹｅｓ）、フロー実行制御部１４は、当該フローセットジョブＩＤに関連付けられている進捗管理テーブルを、進捗情報記憶部１９から読み出す（Ｓ１０９）。なお、ジョブ情報にフローセットジョブＩＤが含まれている場合は、当該ジョブ情報が、対象フローセットにおいて２番目以降に実行されるワークフローに係るジョブ情報である場合に該当する。

続いて、フロー実行制御部１４は、ステップＳ１０８において生成された又はステップＳ１０９において読み出された進捗管理テーブルに基づいて、実行すべきワークフローを特定する（Ｓ１１０）。具体的には、進捗管理テーブルに記憶されている状態の値が「未処理」であるワークフローの中で、実行順が最も早いワークフローのフローＩＤが特定される。なお、ジョブ情報にフローセットジョブＩＤが含まれておらず（Ｓ１０５でＮｏ）、かつ、当該ジョブ情報にフローセットＩＤが含まれていない場合（Ｓ１０６でＮｏ）、当該ジョブ情報には、独立ワークフローのフローＩＤが含まれているはずである。したがって、この場合、当該フローＩＤが、実行対象のワークフローのフローＩＤとして特定される。

続いて、フロー実行制御部１４は、特定されたフローＩＤに対応するフロー定義データに従って、ワークフローの実行を制御する（Ｓ１１１）。なお、ワークフローの実行の開始に伴って、フロー実行制御部１４は、対象フローセットジョブのフローセットジョブＩＤに関連付けられている進捗管理テーブル（図９）において、実行が開始されたワークフローのフローＩＤに対応する状態の値を、「実行中」に更新する。

本実施の形態において、フロー定義データは、フローテーブル、プラグインテーブル、及びデバイステーブル等を含む。

図１０は、フローテーブルの構成例を示す図である。図１０に示されるように、フローテーブルは、フローＩＤごとに、フロー構成を記憶する。フロー構成は、当該フローＩＤに係るワークフローの各処理単位を実行するプラグインの識別情報（以下、「プラグインＩＤ」という。）が、その実行順に配列されたものである。本実施の形態では、便宜上、入力処理に関するプラグインのプラグインＩＤは、「Ｉｎ」で開始されている。中間処理に関するプラグインのプラグインＩＤは、「Ｃｏｎ」で開始されている。出力処理に関するプラグインのプラグインＩＤは、「Ｏｕｔ」で開始されている。なお、以下においては、プラグインＩＤによって、プラグインそのものをも指し示す。

なお、図１０におけるフローＩＤは、図６における各ワークフローの識別番号に対応する。また、図６における各矩形内には、図１０における各プラグインにおいて当該矩形に対応するプラグインのプラグインＩＤが記載されている。

フロー実行制御部１４は、特定されたフローＩＤに対するフロー構成が示す実行順で、各プラグインに係る処理部１５に処理の実行要求を入力することで、当該実行順で各処理部１５に処理を実行させる。処理の実行要求には、処理対象のデータが含められる。処理対象のデータは、前段の処理を実行する処理部１５による処理結果として出力されるデータである。又は、フローテーブル（図１０）において、各プラグインごとに、いずれのプラグインによる出力データが処理対象とされるのかを示す情報が、予め設定されていてもよい。また、ステップＳ１０８においてフローセットジョブＩＤが生成された場合、又はジョブ情報にフローセットジョブＩＤが含まれていた場合、フロー実行制御部１４は、各処理部１５に対して当該フローセットジョブＩＤも入力する。但し、フローセットジョブＩＤの入力先は、出力処理を実行する処理部１５に限定されてもよい。出力処理を実行する処理部１５は、出力対象のデータに、フローセットジョブＩＤを含める。例えば、印刷配信処理を実行する処理部１５であれば、画像形成装置３０に配信される印刷対象の電子データに対して、フローセットジョブＩＤを示す文字列、バーコード、２次元コード、又は地紋等を合成する。メール配信処理を実行する処理部１５であれば、送信される電子メールのタイトル又は本文に、所定の形式でフローセットジョブＩＤを記述する。

なお、各処理部１５を実現する各プラグインは、当該プラグインに係る処理の実行に際し、プラグインテーブル及びデバイステーブルを参照する。

図１１は、プラグインテーブルの構成例を示す図である。図１１に示されるように、プラグインテーブルは、プラグインごとに、プラグインＩＤ、プラグイン種別、設定情報、及びデバイスＩＤ等を記憶する。

プラグイン種別は、プラグインが実行する処理の種別である。設定情報は、プラグインに対する設定情報である。デバイスＩＤは、外部装置と通信する必要の有るプラグインに関して有効な項目であり、当該外部装置の識別情報を示す。各外部装置の詳細情報は、デバイステーブルに記憶されている。

図１２は、デバイステーブルの構成例を示す図である。図１２に示されるように、デバイステーブルは、デバイスＩＤごとに、デバイス種別及びデバイス情報等を記憶する。デバイス種別は、外部装置の種別を示す情報である。デバイス情報は、主に、プラグインが、外部装置との通信を行うために必要とされる情報である。

フロー実行制御部１４から実行を指示された各プラグインは、当該プラグインのプラグインＩＤに対してプラグインテーブルに記憶されている設定情報に基づいて、当該プラグインに係る処理を実行する。

なお、プラグイン種別が「スキャン入力」であるプラグインの設定情報は、当該プラグインを含むワークフローに対してスキャン画像を入力する画像形成装置３０に転送され、当該画像形成装置３０において利用される。具体的には、当該画像形成装置３０は、当該プラグインの設定情報に係るスキャン設定に基づいてスキャンを実行する。なお、画像形成装置３０への当該プラグインの転送は、例えば、画像形成装置３０の操作パネルを介して、実行対象とするワークフローのフローＩＤ又はワークフローセットのフローセットＩＤの入力に応じて実行される。すなわち、フローＩＤ又はフローセットＩＤが入力されると、画像形成装置３０は、当該フローＩＤに係るワークフロー又はフローセットＩＤに係るワークフローセットにおいて実行対象とされているワークフローのスキャン入力のプラグインの設定情報の取得を配信管理サーバ１０に要求する。配信管理サーバ１０は、当該設定情報を、画像形成装置３０に返信する。

一つのワークフローの実行が完了すると、フロー実行制御部１４は、実行されたワークフローが、ワークフローセットを構成するワークフローであるか否かを判定する（Ｓ１１２）。フローセットジョブＩＤがジョブ情報に含まれているか、又はステップＳ１０７において、フローセットジョブＩＤが生成されていれば、実行されたワークフローは、ワークフローセットを構成するワークフローであると判定される。

実行されたワークフローが、ワークフローセットを構成するワークフローである場合（Ｓ１１２でＹｅｓ）、フロー実行制御部１４は、対象フローセットジョブのフローセットジョブＩＤに関連付けられている進捗管理テーブル（図９）において、実行されたワークフローのフローＩＤに対応する状態の値を、「完了」に更新する（Ｓ１１３）。

図６及び図８に示されるワークフローの集合であるワークフローセット（ｓｈｉｎｓｅｉｓｈｏ）が対象フローセットである場合について説明する。まず、申請者Ａは、入力データと共に、フローセットＩＤ「ｓｈｉｎｓｅｉｓｈａ」が記述されたファイルを、所定のフォルダに保存しておく。その結果、ワークフローＦ００１に関して、図７の処理が実行される。この際、当該ワークフローセットのフローセットジョブに対して進捗管理テーブルが生成され、ワークフローＦ００１に対する状態が「完了」に更新される。また、申請書データと共に当該フローセットジョブのフローセットジョブＩＤを示す文字列、バーコード、２次元コード、又地紋等が合成された申請書用紙が、画像形成装置３０によって印刷される。

続いて、申請者Ａが、印刷された申請書用紙に対して必要事項を記入し、当該申請書用紙のスキャンを画像形成装置３０に実行させると、画像形成装置３０は、スキャンされた画像データを、配信管理サーバ１０に送信する。配信管理サーバ１０のフロー実行制御部１４は、当該画像データから抽出されるフローセットジョブＩＤに関連付けられている進捗管理テーブルに基づいて、ワークフローＦ００２が実行対象であると判定する。そこで、ワークフローＦ００２に関して、ステップＳ１１１以降が実行される。その結果、進捗管理テーブルにおいて、ワークフローＦ００２の状態は「完了」に更新される。また、検査者Ｂのメールアドレス宛には、当該画像データに対するＯＣＲ結果のテキストデータが添付された電子メールが送信される。当該電子メールのタイトル又は本文には、画像データから抽出されたフローセットジョブＩＤが記述される。当該電子メールの送信元アドレスは、フローアドレスであってもよい。

続いて、当該電子メールを受信した検査者Ｂは、当該電子メールに添付されているテキストデータに対して修正を行う。検査者Ｂは、修正が反映されたテキストデータを、受信された電子メールに対する返信メールに添付して、当該返信メールを送信する。受信された電子メールの送信元アドレスが、フローアドレスであれば、返信メールの宛先アドレスは、自動的にフローアドレスとなる。したがって、検査者Ｂは、返信メールの宛先のアドレスを変更する必要は無い。また、受信された電子メールに含まれていたフローセットジョブＩＤは、返信メールにそのまま引き継がれる。

当該電子メールは、配信管理サーバ１０によって受信される。配信管理サーバ１０のフロー実行制御部１４は、当該電子メールから抽出されるフローセットジョブＩＤに関連付けられている進捗管理テーブルに基づいて、ワークフローＦ００３が実行対象であると判定する。そこで、ワークフローＦ００３に関して、ステップＳ１１１以降が実行される。その結果、進捗管理テーブルにおいて、ワークフローＦ００３の状態は「完了」に更新される。また、フローセットジョブＩＤが合成された申請書が、画像形成装置３０によって印刷される。フローセットジョブＩＤは、例えば、文字列、バーコード、２次元コード、又は地紋等によって、申請書に合成される。

続いて、承認者Ｃは、印刷された申請書を参照して、承認が可能であれば、当該申請書に対してサインを行う。承認者Ｃは、サインが施された申請書のスキャンを、当該画像形成装置３０に実行させる。画像形成装置３０は、スキャンされた画像データを、配信管理サーバ１０に送信する。配信管理サーバ１０のフロー実行制御部１４は、当該画像データから抽出されるフローセットジョブＩＤに関連付けられている進捗管理テーブルに基づいて、ワークフローＦ００４が実行対象であると判定する。そこで、ワークフローＦ００４に関して、ステップＳ１１１以降が実行される。その結果、進捗管理テーブルにおいて、ワークフローＦ００４の状態は「完了」に更新される。また、申請書の画像データは、文書管理サーバ５０に登録される。

上述したように、本実施の形態によれば、現実空間における作業によって複数のワークフローに分割された、一つの業務フローを、一つのワークフローセットとして定義することができる。また、ワークフローセットの実行単位ごとの識別情報であるフロージョブＩＤが、前段のワークフローの出力処理における出力データに含められ、後段のワークフローの入力処理において当該出力データから抽出される。したがって、ユーザが、フローセットジョブＩＤを意識する必要性を低減させることができる。

また、ワークフローセットを構成するワークフローの進捗状況が、進捗管理テーブルにおいて管理され、次に実行すべきワークフローは、進捗管理テーブルに基づいて自動的に特定される。したがって、次に実行すべきワークフローがいずれであるのかをユーザが認識する必要性を低減させることができる。その結果、文書に関する作業効率を向上させることができる。

また、進捗管理テーブルは、フローセットジョブごとに生成されるため、同一のフローセットＩＤに係るフローセットジョブが並列的に実行された場合でも、配信管理サーバ１０は、フローセットジョブごとに、次に実行すべきワークフローを特定することができる。

なお、本実施の形態において、配信管理サーバ１０は、データ処理装置及びデータ処理システムの一例である。ジョブ投入部１２は、受信部の一例である。ジョブＩＤ抽出部１３は、抽出部の一例である。フロー実行制御部１４は、実行部の一例である。フローセット定義記憶部１８は、第一の記憶部の一例である。進捗情報記憶部１９は、第二の記憶部の一例である。ワークフローは、処理フローの一例である。

以上、本発明の実施例について詳述したが、本発明は斯かる特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。

１ 配信管理システム
１０ 配信管理サーバ
１２ ジョブ投入部
１３ ジョブＩＤ抽出部
１４ フロー実行制御部
１５ 処理部
１６ ジョブキュー
１７ フロー定義記憶部
１８ フローセット定義記憶部
１９ 進捗情報記憶部
２０ クライアント端末
３０ 画像形成装置
５０ 文書管理サーバ
６０ メールサーバ
７０ ファイルサーバ
１００ ドライブ装置
１０１ 記録媒体
１０２ 補助記憶装置
１０３ メモリ装置
１０４ ＣＰＵ
１０５ インタフェース装置
１２１ スキャン入力プラグイン
１２２ メール入力プラグイン
１２３ フォルダ入力プラグイン
Ｂ バス

特開２００８−９７５８６号公報

Claims (7)

1. それぞれがデータの入力によって開始され、ユーザが利用可能な状態でデータを出力することによって終了する複数の処理フローの実行順序を示す情報が記憶された第一の記憶部と、
   前記複数の処理フローのうちのいずれかの処理フローに対する入力データを受信する受信部と、
   前記入力データから、前記複数の処理フローの組み合わせの実行単位ごとの識別情報を抽出する抽出部と、
   前記受信部によって受信された入力データに関して、前記複数の処理フローのうちのいずれかを実行し、実行された処理フローを示す情報を、前記抽出部によって抽出された識別情報に関連付けて第二の記憶部に記憶する実行部とを有し、
   前記実行部は、前記抽出部によって抽出された識別情報と、前記第一の記憶部と、前記第二の記憶部とに基づいて、前記入力データに関して実行する処理フローを特定することを特徴とするデータ処理装置。
2. 前記実行部は、前記抽出部によって抽出された識別情報に関して未実行の処理フローのうち、実行順序が最も早い処理フローを、前記入力データに関して実行する処理フローとして特定することを特徴とする請求項１記載のデータ処理装置。
3. 前記複数の処理フローのそれぞれにおいて、前記実行単位ごとの識別情報が、当該処理フローの出力データに含められることを特徴とする請求項２記載のデータ処理装置。
4. 前記抽出部は、入力データの形式に応じて相互に異なる方法で、前記実行単位ごとの識別情報を抽出することを特徴とする請求項１乃至３いずれか一項のデータ処理装置。
5. １以上のコンピュータを含むデータ処理システムであって、
   それぞれがデータの入力によって開始され、ユーザが利用可能な状態でデータを出力することによって終了する複数の処理フローの実行順序を示す情報が記憶された第一の記憶部と、
   前記複数の処理フローのうちのいずれかの処理フローに対する入力データを受信する受信部と、
   前記入力データから、前記複数の処理フローの組み合わせの実行単位ごとの識別情報を抽出する抽出部と、
   前記受信部によって受信された入力データに関して、前記複数の処理フローのうちのいずれかを実行し、実行された処理フローを示す情報を、前記抽出部によって抽出された識別情報に関連付けて第二の記憶部に記憶する実行部とを有し、
   前記実行部は、前記抽出部によって抽出された識別情報と、前記第一の記憶部と、前記第二の記憶部とに基づいて、前記入力データに関して実行する処理フローを特定することを特徴とするデータ処理システム。
6. それぞれがデータの入力によって開始され、ユーザが利用可能な状態でデータを出力することによって終了する複数の処理フローのうちのいずれかの処理フローに対する入力データを受信する受信手順と、
   前記入力データから、前記複数の処理フローの組み合わせの実行単位ごとの識別情報を抽出する抽出手順と、
   前記受信手順において受信された入力データに関して、前記複数の処理フローのうちのいずれかを実行し、実行された処理フローを示す情報を、前記抽出手順によって抽出された識別情報に関連付けて第二の記憶部に記憶する実行手順とをコンピュータが実行し、
   前記実行手順は、前記抽出手順によって抽出された識別情報と、前記複数の処理フローの実行順序を示す情報が記憶された第一の記憶部と、前記第二の記憶部とに基づいて、前記入力データに関して実行する処理フローを特定することを特徴とするデータ処理方法。
7. それぞれがデータの入力によって開始され、ユーザが利用可能な状態でデータを出力することによって終了する複数の処理フローのうちのいずれかの処理フローに対する入力データを受信する受信手順と、
   前記入力データから、前記複数の処理フローの組み合わせの実行単位ごとの識別情報を抽出する抽出手順と、
   前記受信手順において受信された入力データに関して、前記複数の処理フローのうちのいずれかを実行し、実行された処理フローを示す情報を、前記抽出手順によって抽出された識別情報に関連付けて第二の記憶部に記憶する実行手順とをコンピュータに実行させ、
   前記実行手順は、前記抽出手順によって抽出された識別情報と、前記複数の処理フローの実行順序を示す情報が記憶された第一の記憶部と、前記第二の記憶部とに基づいて、前記入力データに関して実行する処理フローを特定することを特徴とするデータ処理プログラム。

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