JP6711028B2 - 情報処理装置、予定調整方法およびプログラム - Google Patents

Description

本発明は、行事の予定を調整する情報処理装置、予定調整方法およびその方法をコンピュータに実行させるためのプログラムに関する。

会議等の行事を開催する開催者は、開催する行事の出席予定者の予定（スケジュール）を参照し、自分自身も含めて全ての出席予定者に共通して予定がない期間を見つけ、その期間にその行事のスケジュールを入れる。そして、開催者は、その行事の開催を自分以外の出席予定者に対して通知する。

しかしながら、全ての出席予定者に共通してスケジュールがない期間がいつも見つかるとは限らない。その場合、開催者は、各出席予定者に対して、その行事と開催期間が重複する他の行事のスケジュール変更を打診したりする等してスケジュール調整を行う。このようなスケジュール調整作業は、開催者にとって手間がかかり、負担が重い。

そこで、出席予定者の所属先に関する情報に基づき、開催期間が重複する行事の優先度を判定し、優先度が低い行事の開催期間の変更を促す情報を出力する装置が提案されている（例えば、特許文献１参照）。

しかしながら、現実的には、上記の出席予定者の所属先に関する情報のみでは適切に行事の重要度を決めることはできないという問題があった。例えば、重要度が低く設定されている自部署の会議でも、アクションアイテム（誰がいつまでに何をするかという内容の活動項目）の報告が必要な重要な会議もあるからである。

本発明は、上記の問題に鑑みてなされたものであり、行事の出席予定者にとっての現実的な重要度を決定し、その重要度に従ってスケジュール調整を行うことができる装置、方法およびプログラムを提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明は、行事の予定を調整する情報処理装置であって、開催予定の行事の出席予定者が出席を予定する他の行事の情報と過去に開催された行事の情報とを記憶する記憶部と、開催予定の行事の情報と記憶部に記憶された他の行事の情報とに基づき、開催予定の行事に対して設定された開催期間に重複する他の行事があるか否かを判断する重複判断部と、重複判断部により重複する他の行事があると判断された場合、開催予定の行事の情報と記憶部に記憶された過去に開催された行事の情報とに基づき、開催予定の行事と重複する他の行事の重要度を決定する決定部と、決定部により決定された重要度に基づき、重複する他の行事の開催期間の変更が可能であるか否かを判断する変更判断部と、変更判断部により変更が可能と判断された場合に、重複する他の行事の開催期間を変更する調整処理部とを含む、情報処理装置を提供する。

本発明によれば、行事の出席予定者にとっての現実的な重要度を決定し、その重要度に従ってスケジュール調整を行うことができる。

スケジュール管理システムの構成例を示した図。 管理サーバのハードウェア構成を示した図。 ユーザ端末の機能ブロック図。 管理サーバの機能ブロック図。 出席予定者のスケジュール表を例示した図。 管理サーバが実行する処理の流れを示したフローチャート。 会議の重要度を決定する方法を説明する図。 評価値を算出する方法を説明する図。 評価値を算出する方法を説明する図。 スケジュール調整処理の流れを示したフローチャート。

図１は、スケジュール管理システムの構成例を示した図である。スケジュール管理システムは、行事の予定（スケジュール）を管理し、その調整を行うシステムである。スケジュール管理システムは、行事の開催者や参加者等のユーザが利用するユーザ端末１０〜１２と、ユーザ端末１０〜１２とネットワーク１３を介して接続される情報処理装置としての管理サーバ１４とを含んで構成される。行事は、いかなる行事であってもよいが、以下、行事を会議として説明する。なお、会議は、社内で行われる会議、社外で行われる会議、出張して行われる会議等、各種の会議が含まれる。

図１では、ユーザ端末が３つとされているが、これに限られるものではなく、２つであってもよいし、４以上であってもよい。ユーザ端末は、ユーザ自身が出席する予定の会議のスケジュールを入力し、その情報を管理サーバ１４に登録するために使用される。また、ユーザ端末は、開催予定の会議の開催者が、その会議の情報を入力し、その情報を管理サーバ１４に送信してスケジュール調整させるために使用される。

ユーザ端末１０〜１２としては、PC(Personal Computer)、タブレット端末、スマートフォン、PDA(Personal Digital Assistant)等を使用することができる。ユーザ端末１０〜１２は、ユーザが入力したスケジュールに基づき、スケジュール表といったスケジュール情報を作成し、管理サーバ１４に登録する処理を実行するためのプログラムを実装する。

ネットワーク１３は、LAN(Local Area Network)、WAN(Wide Area Network)、インターネット等とすることができ、有線ネットワークと無線ネットワークのいずれであってもよい。また、ネットワーク１３は、２以上のネットワークがルータやプロキシサーバ等の中継装置により接続されたものであってもよい。図１では、ネットワーク１３を介して接続した構成例を示しているが、各ユーザ端末１０〜１２がケーブルおよびハブを使用し、直接接続された構成であってもよい。無線ネットワークは、無線LANのほか、Bluetooth（登録商標）や赤外線を利用したものであってもよい。

管理サーバ１４は、各ユーザ端末１０〜１２から各ユーザのスケジュール情報を受信して登録し、また、開催予定の会議の情報の入力を受けて、各ユーザのスケジュールを確認し、スケジュール調整を行う。管理サーバ１４が実行する処理の詳細については後述する。なお、管理サーバ１４は、自社運用型（オンプレミス）のサーバであってもよいし、クラウドサーバであってもよい。

図２を参照して、管理サーバ１４のハードウェア構成について説明する。管理サーバ１４は、ハードウェアとして、CPU２０、ROM２１、RAM２２、HDD２３、通信I/F２４を含む。CPU２０、ROM２１、RAM２２、HDD２３、通信I/F２４は、バス２５に接続され、バス２５を介して互いに情報のやりとりを行う。なお、ユーザ端末１０〜１２も同様のハードウェア構成とすることができ、さらに、入出力I/F、表示装置、入力装置を備えることができる。これら入出力I/F等は、管理サーバ１４も備えていてもよい。

CPU２０は、管理サーバ１４全体を制御し、上記のスケジュール情報を登録する処理、スケジュールを調整する処理を実行する。ROM２１は、管理サーバ１４を起動するためのブートプログラムやファームウェア等を格納する。RAM２２は、CPU２０に対して作業領域を提供し、CPU２０が実行するプログラムや使用するデータ等を保持する。HDD２３は、上記の処理を実現するためのプログラムやその他のアプリケーション、各種のデータ、そのプログラムやその他のアプリケーションとハードウェアとのインタフェースを提供するOS(Operating System)等を格納する。ここでは、HDD２３を使用しているが、SSD(Solid State Drive)等であってもよい。

通信I/F２４は、ネットワーク１３に接続し、ネットワーク１３を介したユーザ端末１０〜１２との通信を制御する。ちなみに、上記の入出力I/Fは、表示装置への情報の出力を制御し、入力装置からの情報の入力を制御する。表示装置は、液晶ディスプレイ、有機EL(Electro-Luminescence)ディスプレイ、CRT(Cathode Ray Tube)等の情報を表示する装置である。入力装置は、マウスやキーボード等の情報を入力するための装置である。

管理サーバ１４は、これらのハードウェアに限定されるものではなく、そのほか、外部記憶装置や、その外部記憶装置を接続し、制御する外部記憶I/F等を備えることができる。外部記憶装置を備える場合、上記の情報を登録し、記憶するための記憶装置として使用することが可能である。

ユーザ端末１０〜１２は、CPUがHDD等からプログラムを読み出して実行することにより複数の機能部を生成し、それらの機能部により各種の機能を提供する。ユーザ端末１１、１２も、ユーザ端末１０と同じ機能部を備えるため、ここではユーザ端末１０についてのみ説明する。

図３は、ユーザ端末１０の機能ブロック図である。ユーザ端末１０は、機能部として、ユーザが入力した情報を受け付ける入力受付部３０と、受け付けた情報に基づき、スケジュール情報を生成する生成部３１と、スケジュール情報を管理サーバ１４に送信し、登録させる送信部３２とを備える。入力受付部３０は、情報として、開催予定の会議の情報の入力を受け付けることができ、送信部３２は、その会議の情報を管理サーバ１４に送信することができる。

ユーザ端末１０は、管理サーバ１４によってスケジュール調整され、調整対象の会議の開催期間の変更を促す通知を受信する受信部３３と、その通知を表示する表示部３４とをさらに備える。その通知を受けたその会議の出席予定者は、この通知に対して応答することができ、その通知を受信部３３が受信し、送信部３２がその応答を管理サーバ１４に送信することができる。また、受信部３３は、スケジュール調整ができない旨の通知を受信することもできる。

ユーザ端末１０は、これらの各機能部を制御するために、制御部３５を備えることができる。制御部３５は、生成部３１へのスケジュール情報の生成を指示し、送信部３２に対してスケジュール情報の送信を指示し、上記の応答を生成し、送信部３２に対してその応答の送信を指示することができる。また、制御部３５は、受信部３３が受信した通知を、表示部３４に対して表示するように指示することができる。

管理サーバ１４は、CPU２０がHDD２３等からプログラムを読み出して実行することにより複数の機能部を生成し、それらの機能部によりスケジュール情報を登録し、スケジュールを調整する機能を提供することができる。図４は、管理サーバ１４の機能ブロック図である。管理サーバ１４は、機能部として、記憶部４０と、重複判断部４１と、決定部４２と、変更判断部４３と、調整処理部４４とを含んで構成される。管理サーバ１４は、少なくともこれらの機能部を備えるが、そのほか、受信部４５、ユーザ検索部４６、送信部４７を備えることができる。

記憶部４０は、ユーザ端末１０〜１２から各ユーザが出席を予定する他の会議の情報を含むスケジュール情報を記憶する。スケジュール情報は、例えば図５に示すスケジュール表を一例として挙げることができる。スケジュール情報は、各ユーザのスケジュール表を個別に記憶部４０に記憶することも可能であるが、図５に示すように、全ユーザの会議のスケジュールを一覧表として記憶することができる。ちなみに、図５は、ある日の全ユーザの会議のスケジュールを一覧表として示すものである。スケジュール表内には、社内で行われる会議のほか、出張して行われる打ち合わせ等の会議も「出張」と表記して示している。

記憶部４０は、スケジュール情報のほか、過去に開催された会議の情報も記憶する。過去に開催された会議の情報としては、過去に開催された会議において作成された議事録を一例として挙げることができる。議事録は、会議名、会議の開催期間（開催日時）、開催場所、出席者の氏名、所属、役職、社外の人であればその会社名、アクションアイテム等の会議の内容を含む。

記憶部４０は、さらに、ユーザの情報を記憶することができる。ユーザの情報は、ユーザを識別するためのユーザ識別情報（ユーザID）、ユーザの氏名、個人番号、組織図、メールアドレス等を含むことができる。このメールアドレスを含むことで、メールにより各ユーザに会議の開催等を通知することができる。

記憶部４０は、業務情報として、業務の成果や結果等のアウトプットや文書等を記憶し、また、ユーザ毎の業務のタグ情報も記憶する。タグ情報は、業務に関して付加される付加情報で、例えば、業務がXという製品の開発である場合、「X」や「開発」等がそれに該当する。

受信部４５は、開催予定の会議の情報を、その会議の開催者であるユーザのユーザ端末から受信する。開催予定の会議の情報は、会議名、会議の議題、会議の開催日時を含む。開催日時は、例えば２０１２年１２月１５日１０時から１２時という１つの日時に限られるものではなく、２以上の日時を設定してもよく、また、ある日時からある日時までという許容期間で設定してもよい。

ユーザ検索部４６は、記憶部４０に記憶された議事録を参照し、開催予定の会議に出席するユーザを検索し、その開催予定の会議の出席予定者として特定する。ユーザ検索部４６は、議事録が出席者の氏名を含むため、開催予定の会議に関連する議事録を検索し、検索した議事録に含まれる出席者を、その開催予定の会議の出席予定者として特定する。

開催予定の会議に関連する議事録は、例えば、開催予定の会議の会議名が「第２回○○開発会議」である場合の、回数を除く会議名が同じ「第１回○○開発会議」といった、一定以上のタイトルの文字が同じ議事録である。ここでは、一定以上のタイトルの文字が同じ議事録を、関連する議事録としたが、これに限られるものではなく、例えば特定のキーワードをタイトルや会議の内容に含むもの等としてもよい。この例では、ユーザ検索部４６により出席予定者を特定しているが、これに限られるものではなく、開催者が指定してもよい。

重複判断部４１は、開催予定の会議と開催期間が重複する、ユーザ検索部４６により出席予定者として特定されたユーザが出席を予定している他の会議があるかどうかを判断する。重複判断部４１は、その判断にあたって、記憶部４０に記憶されている上記で特定された全ユーザのスケジュール情報を参照する。重複判断部４１は、開催予定の会議と当該全ユーザが出席を予定している他の会議との開催期間が一部でも重複する場合は重複すると判断する。

決定部４２は、重複判断部４１により重複する他の会議があると判断された場合、開催予定の会議の情報と、記憶部４０に記憶された議事録とに基づき、開催予定の会議と、重複する他の会議の重要度を決定する。重複する他の会議は、１つの会議に限られるものではなく、複数であってもよい。重要度は、その会議に出席を予定しているユーザにとってその会議がどのくらい重要であるかを示す指標であり、その決定方法については後述する。

変更判断部４３は、決定部４２により決定された重要度に基づき、重複する他の会議の開催期間の変更が可能であるか否かを判断する。変更が可能であるか否かは、開催予定の会議の重要度より当該他の会議の重要度が低いか否かにより判断することができる。重複する他の会議が２以上ある場合は、それぞれにつき重要度が低いかどうかを判断する。

調整処理部４４は、変更が可能であると判断されたことを受けて、その重複する他の会議の開催期間を変更する処理を実施する。この重複する他の会議は、開催期間が変更され、そのスケジュールが調整される対象の会議であるため、調整対象会議と呼ばれる。１つでも重要度が低い会議があれば、その会議が調整対象会議とされる。

調整処理部４４は、調整対象会議の開催期間の変更を促す通知を、送信部４７を介して送信する。この通知において、調整対象会議の開催期間の変更先の期間を特定し、その期間を提案期間として提案することができる。このため、期間検索部をさらに備えることができる。期間検索部は、調整対象会議の出席予定者であるユーザ全員のスケジュール情報を参照し、いずれにも予定がない期間を提案期間として検索し、特定することができる。これにより、調整対象会議のスケジュール調整の手間を省くことができる。

調整処理部４４は、上記の提案期間への変更を依頼する通知を送信することができる。この通知は、メールとして送信することができ、送信先は、調整対象会議の出席予定者宛である。なお、通知は、メール以外の手段を使用して行ってもよい。調整処理部４４は、出席予定者全員から開催期間の変更を許可する応答を受けた場合、調整対象会議のスケジュールを変更して、スケジュール情報を更新する。

また、調整処理部４４は、開催予定の会議への出席を依頼する通知を、送信部４７を介して送信することができる。この通知も、メールとして送信することができ、送信先は、開催予定の会議の出席予定者宛である。調整処理部４４は、開催予定の会議の出席予定者全員から出席を示す応答を受けた場合、開催予定の会議のスケジュールを追加し、スケジュール情報を更新する。なお、出席を示す応答を送信した出席予定者は、開催予定の会議の出席予定者として確定される。

調整処理部４４は、開催予定の会議の開催通知を、その会議の出席予定者全員に対して送信部４７を介して送信する。この通知も、メールとして送信することができる。また、調整処理部４４は、変更判断部４３により変更ができないと判断された場合、スケジュール調整を行うことができない旨のメールを、開催予定の会議の開催者に対して送信部４７を介して送信する。重複する他の会議が複数ある場合は、いずれの会議も変更ができないと判断された場合、このメールを送信する。これを受けて、その開催者は、開催日時を変更する等の対応をとることができる。

図６を参照して、管理サーバ１４が実行する処理について説明する。会議の開催者がユーザ端末を利用して開催予定の会議の情報を入力する。会議の情報は、会議名、議題、開催日時等を含む。ユーザ端末は、入力された開催予定の会議の情報を管理サーバ１４に送信する。管理サーバ１４は、ステップ６００から処理を開始し、ステップ６０５で、受信部４５がその情報を受信する。

ここでは、ユーザ端末から直接、開催予定の会議の情報を受信しているが、これに限られるものではない。例えば、その情報を入力するための画面の取得要求を受け、入力画面を提供し、入力画面に情報が入力されたものを受信してもよい。また、入力画面を提供する際、ユーザIDやパスワード等の入力を要求し、ユーザ認証を行ってもよい。この場合、管理サーバ１４は、認証部をさらに備えることができる。

ステップ６１０では、重複判断部４１が、開催予定の会議に対して設定された開催期間に重複する、その会議の出席予定者が出席を予定している他の会議があるかどうかを判断する。このステップ６１０では、ユーザ検索部４６が、受信部４５が受信した開催予定の会議の情報と、記憶部４０に記憶された議事録とを参照し、開催予定の会議に出席するユーザを検索し、その開催予定の会議の出席予定者として特定する。そして、重複判断部４１が、記憶部４０に記憶された、特定されたユーザのスケジュール情報を参照し、上記の開催期間が重複する会議があるかどうかを判断する。開催期間が重複する会議がない場合、開催者が設定した開催日時に開催可能であり、ステップ６３５へ進む。一方、重複する会議がある場合、開催者が設定した開催日時に開催することができないため、ステップ６１５へ進み、スケジュール調整を行う。

ステップ６１５では、まず、決定部４２が、開催予定の会議の情報と、記憶部４０に記憶された議事録とに基づき、開催予定の会議と、重複する他の会議の重要度を決定する。

図７は、会議の重要度を決定する方法を説明する図である。開催予定の会議の情報は、開催通知として受け付け、その開催通知には、開催者の氏名や役職、出席予定者全員の氏名、議題、開催日時、出席を要望する度合い（レベル）等が含まれる。このため、評価項目は、この開催通知に対して、「開催者との関係」、「他の出席予定者」、「議題の関連性」、「開催日時までの余裕」、「出席要望レベル」等とすることができる。これは一例であるため、これに限られるものではなく、また、評価項目の数も、この５つに限られるものではなく、１〜４または６以上であってもよい。

記憶部４０に記憶されている議事録には、出席予定者の氏名、実際に出席した出席者の氏名、誰がいつまでに何をするかという内容を示すアクションアイテム等が含まれる。このため、評価項目は、この議事録に対して、「出欠の実績」、「発言の有無」、「アクションアイテムの有無」等とすることができる。これも一例であるため、これに限られるものではなく、また、評価項目の数も、この３つに限られるものではなく、１もしくは２または４以上であってもよい。

開催通知と議事録からの情報に基づき、これらの各評価項目について評価することができるが、これ以外の評価項目を設けてもよい。図７では、その一例として、「上司／部署の意向」という評価項目が設けられている。

各評価項目に対して算出される評価値について、図８および図９を参照して詳細に説明する。図８および図９は、各評価項目に対する評価値を算出する方法を説明する図である。評価値は、定量化されていれば何段階で示してもよい。図８では、0から10までの11段階で評価値を表現し、評価値0が最も低く、評価値10が最も高いことを示している。

会議に対する出席予定者にとっての重要度は、図７に示す各評価項目に対する評価値を、図８および図９に示すテーブルから求め、各評価項目の評価値の合計を算出することにより決定される。

評価項目について詳しく説明すると、上記の「開催者との関係」は、出席予定者に対して開催者の職制がどれくらい上であるか、または、同じもしくは下であるかを示すものである。図８（ａ）では、開催者の職制が上であるほど、一般的に会議の重要度が高いと考えられるので、その評価値が大きくなっている。また、開催者が自部署か、社外や他の部署であるかも示し、自部署より社外や他部署の方が、一般的に会議の重要度が高いと考えられるので、その評価値は大きくなっている。

「他の出席予定者」は、自分以外の他の出席予定者が、社外、他部署、自部署であるか、その人数は何人かを示すものである。図８（ｂ）では、自部署の出席予定者のみより社外や他の部署の人がいる方が、その評価値は大きくなっており、また、自部署の出席予定者の数が少なくなるほど、その評価値は大きくなっている。自部署の出席予定者が多いほど、代役がきくので、自分が出席しなくても済み、自分にとってその会議の重要性は低くなるからである。

「議題の関連性」は、記憶部４０に記憶された各ユーザの業務のタグ情報と比較した結果、関連性が高いか、低いか、どちらでもないかを示すものである。図８（ｃ）では、評価値を0、5、10の３段階に分けているが、これに限られるものではなく、２段階でも、４以上の段階であってもよい。関連性は、例えば議題に、タグ情報が含まれているかどうか、その数がいくつであるかにより判断することができる。タグ情報が、３つのキーワードを含む場合、議題に２以上のキーワード全部が含まれるとき、関連性が高い、いずれか１つのとき、どちらでもない、いずれのキーワードも含まないとき、関連性が低いと判断することができる。

「開催日時までの余裕」は、開催予定の会議の情報に含まれる開催日時が、現在の日時の何日後かを示すものである。図８（ｄ）では、日数が少ないほど、スケジュール変更が難しくなるため、その評価値は大きくなっている。

「出席要望レベル」は、開催予定の会議の開催者にとって、その出席予定者が、出席必須の人(Must出席者)であるか、出席してもらいたい人(Want出席者)であるか、いずれでもないかというレベルを示すものである。図８（ｅ）では、Must出席者は、絶対に出席してもらいたい人であるため、評価値は大きくなっている。

議事録に含まれる「出欠の実績」は、過去の会議において、その出席予定者がどの程度の出席率であるかを示すものである。図９（ａ）では、出席率が高いほど、その出席予定者にとって重要な会議であると考えられるため、その評価値が大きくなっている。

「発言の有無」は、議事録で名指し（バイネーム）で発言が記録されている場合の発言の有無を示すものである。ここでは、発言の有無のみを規定しているが、発言の有無に加え、その回数によって評価値を設定することができる。図９（ｂ）では、発言があれば、会議に出席して発言する可能性が高く、その会議は重要と考えられることから、その評価値が大きくなっている。ここでは、発言の有無のみを設定しているが、発言の内容を考慮してもよい。

「アクションアイテムの有無」は、議事録にアクションアイテムがあるか否かを示すものである。図９（ｃ）では、何回か繰り返して行われる会議で、前回の会議で担当するアクションアイテムがある場合、その経過の状況や結果等を報告する必要があると考えられることから、その評価値が大きくなっている。

ある期間において戦略的な指示が上司から下りている場合や部署において決定されている場合、手動でフラグを立てることができる。「上司／部署の意向」は、そのフラグが立っているか否かを示すものである。図９（ｄ）では、フラグが立っている場合、戦略的な指示があることから、その評価値が大きくなっている。フラグは、これに限られるものではないが、戦略的な指示有りというチェックボックスにチェックを入れる等して、立てることができる。

図７に示す例では、これらの評価項目に対し、図８および図９に示すテーブルを参照して各評価値を求め、各評価値を合計して28という重要度を算出している。このように評価項目を複数設け、各評価項目に対して評価値を求め、その評価値から重要度を算出することで、会議の出席予定者にとっての現実的な重要度を決定することができる。

単に部署の情報で重要度を決定してしまうと、自部署内のローカルな打ち合わせの場合、その出席予定者がアクションアイテム担当になっていて、実際には重要度が高くても、一律に低い重要度に決定されてしまう。しかしながら、このような評価項目を設け、各評価項目に対して評価値を求め、その合計を重要度として用いることで、その出席予定者にとっての適切な重要度を決定することができる。

組織や企業等では、重視する評価項目が異なることから、各評価項目に対して各係数（重み値）を乗算する等して、各評価項目に重みを付けることで、より適切な重要度を決定することができる。受信部４５は、設定受付部として機能し、各評価項目に対する重み値の設定を受け付け、各評価項目に対して各重み値を設定することができる。

ここでは、予め設定された評価項目に対し、図８および図９に示すテーブルを用いて各評価値を求めているが、この評価項目は、手動で追加したり、削除したりして設定してもよい。受信部４５は、指示受付部として機能し、この評価項目の追加や削除の指示を受け付け、その評価項目の追加や削除を実行することができる。これにより、上司や組織の都合で重要度を制御することができる。なお、ここでは、受信部４５が設定受付部や指示受付部として機能する旨を説明したが、管理サーバ１４は、受信部４５とは別にこれらの機能部を備えていてもよい。

再び図６を参照して、ステップ６２０では、変更判断部４３が、決定された重要度に基づき、重複する他の会議の開催期間の変更が可能であるか否かを判断する。重複する他の会議の重要度が高い場合、当該他の会議の方を優先すべきであり、変更は不可と判断する。これに対し、開催予定の会議の重要度の方が高い場合、この開催予定の会議の方を優先すべきであり、変更が可能と判断する。変更が可能である場合、ステップ６２５へ進み、変更が不可である場合、ステップ６０５へ戻り、会議の開催の有無を含め、見直しを求める。このとき、調整処理部４４は、開催予定の会議の開催者に対し、その開催期間の見直しを求める通知を送信することができる。

ステップ６２５では、調整処理部４４が、調整処理として、重複する他の会議を調整対象会議とし、その開催期間の変更を促す通知を送信して、当該会議のスケジュール調整を実施する。通知には、変更先として提案する提案期間を含むことができ、その提案期間で良いかどうかを問い合わせることができる。その手段としては、メールを用いることができる。開催期間の変更は、調整対象会議の出席予定者全員の都合がつき、かつ納期が許す限りにおいて、自動的に実施することも可能である。

ステップ６３０では、調整が完了したかを判断する。調整が完了しない場合、何らかの事情で調整がつかないことから、ステップ６０５へ戻り、会議の開催の有無を含め、見直しを求める。調整が完了した場合、ステップ６３５で、開催予定の会議の情報に含まれる開催日時にその会議のスケジュールを追加し、調整対象会議のスケジュールを変更し、スケジュール情報を更新する。開催予定の会議および調整対象会議の出席予定者全員のスケジュール情報を更新したところで、ステップ６４０へ進み、この処理を終了する。

図１０を参照して、図６のステップ６２５の調整処理について詳細に説明する。ステップ１０００からこの処理を開始し、ステップ１００５で、調整対象会議の出席予定者全員のスケジュール情報を参照し、その全員が出席可能な別の候補日時があるかどうかを判断する。別の候補日時がある場合、ステップ１０１０へ進み、その候補日時に開催日時を変更する通知を生成し、その会議の出席予定者全員に送信する。この通知の文章は、調整対象会議を先に予定していた日時から候補日時に変更する旨の文章であれば、いかなる文章であってもよい。

別の候補日時がない場合、ステップ１０１５へ進み、調整対象会議とは別の会議であって、調整対象会議より低い重要度の会議のスケジュールを変更することで、全員が出席可能になるかを判断する。調整対象会議を会議Yとし、会議Yより重要度が低い会議を会議Zとすると、会議Zのスケジュールを変更し、その変更により空いた日時に会議Yのスケジュールを入れることで、全員が出席可能になるかを判断する。この例では、影響の範囲を最小限にするため、会議Zを１つの会議としているが、組織や文化がスケジュール変更に対して寛容である場合は、会議Zは２以上の会議であってもよい。

ステップ１０１５で、可能になると判断した場合、ステップ１０２０で、会議Zのスケジュールが調整可能であるかを判断する。調整可能であるかは、会議Zの出席予定者全員のスケジュール情報を参照し、全員が出席可能な別の候補日時があるかどうかにより判断する。このようにして会議Yより重要度が低い会議Zについての調整処理を再帰的に実行する。調整可能である場合、ステップ１０１０へ進み、会議Yの開催日時を上記の空いた日時とし、その日時に開催日時を変更する旨の通知を生成し、会議Yの出席予定者全員に送信する。

ステップ１０２５では、調整対象会議の出席予定者からの応答に基づき、その候補日時に変更可能であるか否かを判断する。上記の通知に対し、出席予定者は、回答することができる。回答は、Webアンケートのように「OK」、「NG」のいずれか一方を選択する形式のものであってもよいし、期限内の応答の有無であってもよいし、「OKです。」のような自然文によるものであってもよい。出席予定者全員から「OK」である旨の回答が得られた場合、その候補日時に変更可能であると判断する。一方、出席予定者の一人でも「OK」である旨の回答が得られない場合、その候補日時への変更は不可と判断する。

ステップ１０２５で変更可能である場合、ステップ１０３０へ進み、調整OKとなり、変更不可である場合、ステップ１０３５へ進み、調整NGとなり、ステップ１０４０でこの調整処理を終了する。なお、ステップ１０１５で全員が出席可能にならない場合、ステップ１０２０で調整不可の場合も、ステップ１０３５へ進み、調整NGとなる。

調整OKである場合は、図６に示すステップ６３０で調整処理を終了し、ステップ６３５でスケジュール更新を行う。調整NGである場合は、ステップ６３０で調整処理が終了しないとして、ステップ６０５へ戻り、開催予定の会議の開催者が見直し等を行うことになる。

図１０には、通知を自動生成して送信し、その回答を得て、スケジュールの変更を行う例を示したが、これに限られるものでない。例えば、スケジュール情報に個人の予定がすべて入っており、そのスケジュールに従って各人が行動するような文化がある組織であれば、このような通知を送信し、回答を得ることなく、スケジュールを変更することができる。すなわち、上記で提案した提案期間に調整対象会議の開催期間を自動的に変更することができる。これにより、調整対象会議のスケジュール調整の手間を省くことができる。

これまで本発明を、情報処理装置、予定調整方法およびプログラムとして上述した実施の形態をもって説明してきたが、本発明は上述した実施の形態に限定されるものではない。本発明は、他の実施の形態、追加、変更、削除など、当業者が想到することができる範囲内で変更することができ、いずれの態様においても本発明の作用・効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。したがって、本発明は、スケジュール管理システムといった予定管理システム、上記プログラムが記録された記録媒体、そのプログラムを、ネットワークを介して提供する外部機器等も提供することができるものである。

１０〜１２…ユーザ端末、１３…ネットワーク、１４…管理サーバ、２０…CPU、２１…ROM、２２…RAM、２３…HDD、２４…通信I/F、２５…バス、３０…入力受付部、３１…生成部、３２…送信部、３３…受信部、３４…表示部、３５…制御部、４０…記憶部、４１…重複判断部、４２…決定部、４３…変更判断部、４４…調整処理部、４５…受信部、４６…ユーザ検索部、４７…送信部

特開２０１５−１７００３２号公報

Claims (10)

1. 行事の予定を調整する情報処理装置であって、
   開催予定の行事の出席予定者が出席を予定する他の行事の情報と、アクションアイテムの有無を示す情報を含む過去に開催された行事の情報とを記憶する記憶部と、
   前記開催予定の行事の情報と前記記憶部に記憶された前記他の行事の情報とに基づき、前記開催予定の行事に対して設定された開催期間に重複する他の行事があるか否かを判断する重複判断部と、
   前記重複判断部により重複する他の行事があると判断された場合、前記開催予定の行事の情報と前記記憶部に記憶された前記過去に開催された行事の情報とに基づき、前記開催予定の行事と前記重複する他の行事の重要度を決定する決定部と、
   前記決定部により決定された重要度に基づき、前記重複する他の行事の開催期間の変更が可能であるか否かを判断する変更判断部と、
   前記変更判断部により変更が可能と判断された場合に、前記重複する他の行事の開催期間を変更する調整処理部とを含み、
   前記決定部は、前記アクションアイテムの有無に応じて異なる重要度に決定する、情報処理装置。
2. 前記記憶部は、前記出席予定者の業務に関する業務情報を記憶し、
   前記決定部は、前記開催予定の行事の情報と前記過去に開催された行事の情報と前記業務情報とに基づき、前記重要度を決定する、請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記決定部は、前記開催予定の行事の情報と前記記憶部に記憶された前記他の行事の情報から、各行事を評価するための複数の評価項目の各々に対する各評価値を算出し、算出した各評価値の和を前記重要度として決定する、請求項１または２に記載の情報処理装置。
4. 前記各評価項目に対する重み値の設定を受け付ける設定受付部を含み、
   前記決定部は、前記設定受付部が受け付けた前記各評価項目に対する重み値を乗算して前記各評価値を算出する、請求項３に記載の情報処理装置。
5. 前記行事を評価するための評価項目の追加または削除の指示を受け付ける指示受付部を含み、
   前記指示受付部は、指示された評価項目を追加または削除する処理を実行する、請求項４に記載の情報処理装置。
6. 前記重複する他の行事の開催期間の変更先として提案する提案期間を検索する期間検索部を含み、
   前記調整処理部は、前記期間検索部により検索された前記提案期間を含む、前記重複する他の行事の開催期間の変更を促す通知を、該重複する他の行事の出席予定者の全員に対して送信し、該重複する他の行事の出席予定者の全員から変更を許可する応答を受けた場合、該重複する他の行事の開催期間を該提案期間に変更する、請求項１〜５のいずれか１項に記載の情報処理装置。
7. 前記重複する他の行事の開催期間の変更先として提案する提案期間を検索する期間検索部を含み、
   前記調整処理部は、前記期間検索部により検索された前記提案期間に前記重複する他の行事の開催期間を変更する、請求項１〜５のいずれか１項に記載の情報処理装置。
8. 前記調整処理部は、前記開催予定の会議の出席予定者が出席を予定するさらに別の行事の開催期間を変更することにより、前記重複する他の行事の開催期間の変更が可能であるかを判断する、請求項１〜７のいずれか１項に記載の情報処理装置。
9. 開催予定の行事の出席予定者が出席を予定する他の行事の情報と、アクションアイテムの有無を示す情報を含む過去に開催された行事の情報とを記憶する記憶部を備える情報処理装置により行事の予定を調整する方法であって、
   前記開催予定の行事の情報と前記記憶部に記憶された前記他の行事の情報とに基づき、前記開催予定の行事に対して設定された開催期間に重複する他の行事があるか否かを判断するステップと、
   重複する他の行事があると判断された場合、前記開催予定の行事の情報と前記記憶部に記憶された前記過去に開催された行事の情報とに基づき、前記開催予定の行事と前記重複する他の行事の重要度を決定するステップと、
   決定された前記重要度に基づき、前記重複する他の行事の変更が可能であるか否かを判断するステップと、
   変更が可能と判断された場合に、前記重複する他の行事の開催期間を変更するステップとを含み、
   前記決定するステップでは、前記アクションアイテムの有無に応じて異なる重要度に決定する、予定調整方法。
10. 請求項９に記載の予定調整方法に含まれる各ステップをコンピュータに実行させるためのプログラム。