JP6774017B2 - 画像形成装置および印刷資料作成方法 - Google Patents

Description

本発明は、会議の資料を印刷する画像形成装置および印刷資料作成方法に関する。

開催中の会議に途中から参加する場合、その会議でそれまでに行われた議論や決定事項を速やかに理解した上で参加することが望まれる。また、途中参加者がそれまでの経過を理解していれば、会議主催者も会議の進行を円滑に進めることができる。

たとえば、下記特許文献１には、会議情報履歴に基づいて、会議情報履歴の要約を生成するための生成手段と、開催中の会議に途中から参加した途中参加者の発生を検知する手段を持ち、途中参加者が検知された場合に、会議情報履歴の要約を生成し、途中参加者に対して要約情報を個別に提供するシステムが開示されている。このシステムでは、開催中の会議に途中から参加した途中参加者に会議の経過を個別に知らせるので、該途中参加者は会議の経過を短時間で簡潔に把握することができる。

また、下記特許文献２には、ユーザの指定した会議に関連した過去の複数の会議の中から、重要な会議を抽出し、その抽出した会議の情報を提示するシステムが開示されている。

特開２００３−３３９０３３号公報 特開２０１６−０５３９２０号公報

会議には、毎月開催される定例会や、第１回から第１０回のシリーズで開催される会議など、時系列に複数回に分けて開催される一連の会議がある。このような一連の会議の途中の回から参加する場合、開催中のある会議に途中から参加する場合と同様に、その一連の会議で過去に行われた議論や決定事項を理解した上で参加することが望まれる。また、途中参加者がそれまでの経過を理解していれば、会議の主催者も会議の進行を円滑に進めることができる。

しかし、途中参加者が過去の会議内容を理解するために過去に開催された会議に関連する資料を集めるのには手間がかかる。また、過去に開催された会議に関連する全ての会議資料や議事録に目を通す場合、対象となる資料の量が膨大となったり、不必要な情報が入ったりすることが起こりえる。そうなると、途中参加者に大きな負担となってしまう。また、ある会議に途中参加者として参加する者が、その会議の終了後、少ない空き時間で開始する別の会議にも続けて参加する場合、少ない空き時間で別の会議の資料に目を通すことが難しい。

本発明は、上記の問題を解決しようとするものであり、複数回に分けて開催される一連の会議に途中の回から参加する途中参加者に、過去の会議の内容を理解するための資料を容易に作成して提供することのできる画像形成装置および印刷資料作成方法を提供することを目的としている。

かかる目的を達成するための本発明の要旨とするところは、次の各項の発明に存する。

［１］複数回に分けて開催される一連の会議群の各回の会議について、開催日時、参加予定者、会議資料、各参加予定者の出席・欠席の履歴が登録される会議管理サーバと、会議資料を保管する会議資料保管サーバとに通信可能に接続され、会議資料を印刷する機能を有する画像形成装置において、
前記一連の会議群に属する次回の会議の一の参加予定者について、前記一連の会議群に属する過去の各回の会議への出席・欠席の履歴を前記会議管理サーバから取得し、前記一の参加予定者が、前記一連の会議群の過去の会議を欠席している途中参加者か否かを判定する判定部と、
前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成する印刷資料作成部と、
を備え、
前記印刷資料作成部は、前記一の参加予定者が前記途中参加者である場合に、前記一連の会議群に属する過去の会議のうち前記一の参加予定者が欠席した会議の会議資料を前記会議資料保管サーバから取得し、該取得した会議資料に基づいて、前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成すると共に、
前記印刷資料作成部は、前記次回の会議の後に前記一の参加予定者が参加予定者になっている別の会議が存在するか否かを調べ、存在する場合は、前記次回の会議の終了から前記別の会議の開始までの空き時間、もしくは前記空き時間と前記別の会議の資料として前記一の参加予定者に提供すべき資料の量に基づいて、前記会議用印刷資料に、前記別の会議の資料として前記一の参加予定者に提供すべき資料を含めるか否かを判断し、含めると判断した場合は、前記会議用印刷資料に、前記別の会議の資料として前記一の参加予定者に提供すべき資料を含める
ことを特徴とする画像形成装置。

上記発明および下記［１１］に記載の発明では、一連の会議群の途中の回から参加する途中参加者に、これまで欠席した回の会議の会議資料が収集されて提供される。会議用印刷資料の作成は、指示された参加予定者について作成する、あるいは、次回の会議の参加予定者全員について画像形成装置が自動的に作成する。さらに、次回の会議の参加予定者が続けて別の会議に出席する場合であって、次回の会議から別の会議までの空き時間が短い場合は、次回の会議の会議用印刷資料の作成時、別の会議の資料も同時に作成される。

［２］複数回に分けて開催される一連の会議群の各回の会議について、開催日時、参加予定者、会議資料、各参加予定者の出席・欠席の履歴が登録される会議管理サーバと、会議資料を保管する会議資料保管サーバとに通信可能に接続され、会議資料を印刷する機能を有する画像形成装置において、
前記一連の会議群に属する次回の会議の一の参加予定者について、前記一連の会議群に属する過去の各回の会議への出席・欠席の履歴を前記会議管理サーバから取得し、前記一の参加予定者が、前記一連の会議群の過去の会議を欠席している途中参加者か否かを判定する判定部と、
前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成する印刷資料作成部と、
を備え、
前記印刷資料作成部は、前記一の参加予定者が前記途中参加者である場合に、前記一連の会議群に属する過去の会議のうち前記一の参加予定者が欠席した会議の会議資料を前記会議資料保管サーバから取得し、該取得した会議資料に基づいて、前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成すると共に、
前記印刷資料作成部は、前記一連の会議群に属する次々回以降の会議の参加予定者の情報に基づいて、前記一の参加予定者が一時的な参加者であるゲスト参加者か否かを判断し、ゲスト参加者であると判断した場合は、前記会議用印刷資料に含める情報の範囲を制限する
ことを特徴とする画像形成装置。

上記発明および下記［１２］に記載の発明では、一連の会議群に属する会議の一部に一時的に参加するゲスト参加者に提供する会議用印刷資料に含める情報の範囲を制限する。

［３］複数回に分けて開催される一連の会議群の各回の会議について、開催日時、参加予定者、会議資料、各参加予定者の出席・欠席の履歴が登録される会議管理サーバと、会議資料を保管する会議資料保管サーバとに通信可能に接続され、会議資料を印刷する機能を有する画像形成装置において、
前記一連の会議群に属する次回の会議の一の参加予定者について、前記一連の会議群に属する過去の各回の会議への出席・欠席の履歴を前記会議管理サーバから取得し、前記一の参加予定者が、前記一連の会議群の過去の会議を欠席している途中参加者か否かを判定する判定部と、
前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成する印刷資料作成部と、
を備え、
前記印刷資料作成部は、前記一の参加予定者が前記途中参加者である場合に、前記一連の会議群に属する過去の会議のうち前記一の参加予定者が欠席した会議の会議資料を前記会議資料保管サーバから取得し、該取得した会議資料に基づいて、前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成すると共に、少なくとも前記一の参加予定者が欠席した会議については会議資料の要約を前記会議用印刷資料として作成する
ことを特徴とする画像形成装置。

上記発明および下記［１３］に記載の発明では、欠席した回の会議についてはその会議の会議資料の要約が会議用印刷資料として作成される。

［４］複数回に分けて開催される一連の会議群の各回の会議について、開催日時、参加予定者、会議資料、各参加予定者の出席・欠席の履歴が登録される会議管理サーバと、会議資料を保管する会議資料保管サーバとに通信可能に接続され、会議資料を印刷する機能を有する画像形成装置において、
前記一連の会議群に属する次回の会議の一の参加予定者について、前記一連の会議群に属する過去の各回の会議への出席・欠席の履歴を前記会議管理サーバから取得し、前記一の参加予定者が、前記一連の会議群の過去の会議を欠席している途中参加者か否かを判定する判定部と、
前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成する印刷資料作成部と、
前記会議用印刷資料の量が所定量を超える場合に、前記次回の会議が始まる所定時間前に前記会議用印刷資料の量が多いことを、前記一の参加予定者に通知する通知部と、
を備え、
前記印刷資料作成部は、前記一の参加予定者が前記途中参加者である場合に、前記一連の会議群に属する過去の会議のうち前記一の参加予定者が欠席した会議の会議資料を前記会議資料保管サーバから取得し、該取得した会議資料に基づいて、前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成する
ことを特徴とする画像形成装置。

上記発明および下記［１４］に記載の発明では、作成される会議用印刷資料の量が所定量を超える場合は、その旨が該資料の受取人に通知される。

［５］複数回に分けて開催される一連の会議群の各回の会議について、開催日時、参加予定者、会議資料、各参加予定者の出席・欠席の履歴が登録される会議管理サーバと、会議資料を保管する会議資料保管サーバとに通信可能に接続され、会議資料を印刷する機能を有する画像形成装置において、
前記一連の会議群に属する次回の会議の一の参加予定者について、前記一連の会議群に属する過去の各回の会議への出席・欠席の履歴を前記会議管理サーバから取得し、前記一の参加予定者が、前記一連の会議群の過去の会議を欠席している途中参加者か否かを判定する判定部と、
前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成する印刷資料作成部と、
会議の開始時刻を経過しても該会議の資料を取得していない該会議の参加予定者が存在する場合に、その旨を、前記会議の主催者と前記会議の資料を取得していない参加予定者の少なくとも一方に通知する第２通知部と、
を備え、
前記印刷資料作成部は、前記一の参加予定者が前記途中参加者である場合に、前記一連の会議群に属する過去の会議のうち前記一の参加予定者が欠席した会議の会議資料を前記会議資料保管サーバから取得し、該取得した会議資料に基づいて、前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成する
ことを特徴とする画像形成装置。

上記発明および下記［１４］に記載の発明では、会議が始まっても資料を取得していない参加者が居る場合、その参加者や会議の主催者にその旨が通知される。
［６］前記印刷資料作成部は、前記次回の会議の会議資料を前記途中参加者に提供する会議用印刷資料に含める
ことを特徴とする［１］乃至［５］のいずれか１つに記載の画像形成装置。
上記発明および下記［１５］に記載の発明では、欠席した会議の資料に、次回の会議の資料を加えたものが会議用印刷資料として作成される。

［７］前記印刷資料作成部は、会議の参加予定者から会議用印刷資料の作成指示を受けた際に、前記会議用印刷資料を作成する
ことを特徴とする［１］乃至［６］のいずれか１つに記載の画像形成装置。

［８］前記印刷資料作成部は、会議の開始時刻の所定時間前になったとき、前記会議の参加予定者に提供すべき会議用印刷資料を自動的に作成する
ことを特徴とする［１］乃至［６］のいずれか１つに記載の画像形成装置。

［９］ユーザ毎にそのユーザ専用の保存領域であるボックスを有し、
前記印刷資料作成部は、参加予定者に提供する会議用印刷資料を、前記参加予定者の前記ボックスに保存する
ことを特徴とする［１］乃至［８］のいずれか１つに記載の画像形成装置。

［１０］複数回に分けて開催される一連の会議群の各回の会議について、開催日時、参加予定者、会議資料、各参加予定者の出席・欠席の履歴が登録される会議管理サーバと、会議資料を保管する会議資料保管サーバと、これらに通信可能に接続され会議資料を印刷する機能を有する画像形成装置とを有する印刷システムにおいて会議用印刷資料を作成する印刷資料作成方法であって、
前記画像形成装置が、前記一連の会議群に属する次回の会議の一の参加予定者について、前記一連の会議群に属する過去の各回の会議への出席・欠席の履歴を前記会議管理サーバから取得し、前記一の参加予定者が、前記一連の会議群の過去の会議を欠席している途中参加者か否かを判定するステップと、
前記画像形成装置が、前記一の参加予定者に提供する会議用資料を作成する印刷資料作成ステップと、
を有し、
前記印刷資料作成ステップでは、前記画像形成装置は、前記一の参加予定者が前記途中参加者である場合に、前記一連の会議群に属する過去の会議のうち前記一の参加予定者が欠席した会議の会議資料を前記会議資料保管サーバから取得し、該取得した会議資料に基づいて、前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成すると共に、前記次回の会議の次に前記一の参加予定者が参加予定者になっている別の会議が存在するか否かを調べ、存在する場合は、前記次回の会議の終了から前記別の会議の開始までの空き時間、もしくは前記空き時間と前記別の会議の資料として前記一の参加予定者に提供すべき資料の量に基づいて、前記会議用印刷資料に前記別の会議の資料として前記一の参加予定者に提供すべき資料を含めるか否かを判断し、含めると判断した場合は、前記会議用印刷資料に前記別の会議の資料として前記一の参加予定者に提供すべき資料を含める
ことを特徴とする印刷資料作成方法。

［１１］複数回に分けて開催される一連の会議群の各回の会議について、開催日時、参加予定者、会議資料、各参加予定者の出席・欠席の履歴が登録される会議管理サーバと、会議資料を保管する会議資料保管サーバと、これらに通信可能に接続され会議資料を印刷する機能を有する画像形成装置とを有する印刷システムにおいて会議用印刷資料を作成する印刷資料作成方法であって、
前記画像形成装置が、前記一連の会議群に属する次回の会議の一の参加予定者について、前記一連の会議群に属する過去の各回の会議への出席・欠席の履歴を前記会議管理サーバから取得し、前記一の参加予定者が、前記一連の会議群の過去の会議を欠席している途中参加者か否かを判定するステップと、
前記画像形成装置が、前記一の参加予定者に提供する会議用資料を作成する印刷資料作成ステップと、
を有し、
前記印刷資料作成ステップでは、前記画像形成装置は、前記一の参加予定者が前記途中参加者である場合に、前記一連の会議群に属する過去の会議のうち前記一の参加予定者が欠席した会議の会議資料を前記会議資料保管サーバから取得し、該取得した会議資料に基づいて、前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成すると共に、前記一連の会議群に属する次々回以降の会議の参加予定者の情報に基づいて、前記一の参加予定者が一時的な参加者であるゲスト参加者か否かを判断し、ゲスト参加者であると判断した場合は、前記会議用印刷資料に含める情報の範囲を制限する
ことを特徴とする印刷資料作成方法。

［１２］複数回に分けて開催される一連の会議群の各回の会議について、開催日時、参加予定者、会議資料、各参加予定者の出席・欠席の履歴が登録される会議管理サーバと、会議資料を保管する会議資料保管サーバと、これらに通信可能に接続され会議資料を印刷する機能を有する画像形成装置とを有する印刷システムにおいて会議用印刷資料を作成する印刷資料作成方法であって、
前記画像形成装置が、前記一連の会議群に属する次回の会議の一の参加予定者について、前記一連の会議群に属する過去の各回の会議への出席・欠席の履歴を前記会議管理サーバから取得し、前記一の参加予定者が、前記一連の会議群の過去の会議を欠席している途中参加者か否かを判定するステップと、
前記画像形成装置が、前記一の参加予定者に提供する会議用資料を作成する印刷資料作成ステップと、
を有し、
前記印刷資料作成ステップでは、前記画像形成装置は、前記一の参加予定者が前記途中参加者である場合に、前記一連の会議群に属する過去の会議のうち前記一の参加予定者が欠席した会議の会議資料を前記会議資料保管サーバから取得し、該取得した会議資料に基づいて、前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成すると共に、少なくとも前記一の参加予定者が欠席した会議については会議資料の要約を前記会議用印刷資料として作成する
ことを特徴とする印刷資料作成方法。

［１３］複数回に分けて開催される一連の会議群の各回の会議について、開催日時、参加予定者、会議資料、各参加予定者の出席・欠席の履歴が登録される会議管理サーバと、会議資料を保管する会議資料保管サーバと、これらに通信可能に接続され会議資料を印刷する機能を有する画像形成装置とを有する印刷システムにおいて会議用印刷資料を作成する印刷資料作成方法であって、
前記画像形成装置が、前記一連の会議群に属する次回の会議の一の参加予定者について、前記一連の会議群に属する過去の各回の会議への出席・欠席の履歴を前記会議管理サーバから取得し、前記一の参加予定者が、前記一連の会議群の過去の会議を欠席している途中参加者か否かを判定するステップと、
前記画像形成装置が、前記一の参加予定者に提供する会議用資料を作成する印刷資料作成ステップと、
前記会議用印刷資料の量が所定量を超える場合に、前記画像形成装置が、前記次回の会議が始まる所定時間前に前記会議用印刷資料の量が多いことを、前記一の参加予定者に通知する通知ステップと、
を有し、
前記印刷資料作成ステップでは、前記画像形成装置は、前記一の参加予定者が前記途中参加者である場合に、前記一連の会議群に属する過去の会議のうち前記一の参加予定者が欠席した会議の会議資料を前記会議資料保管サーバから取得し、該取得した会議資料に基づいて、前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成する
ことを特徴とする印刷資料作成方法。

［１４］複数回に分けて開催される一連の会議群の各回の会議について、開催日時、参加予定者、会議資料、各参加予定者の出席・欠席の履歴が登録される会議管理サーバと、会議資料を保管する会議資料保管サーバと、これらに通信可能に接続され会議資料を印刷する機能を有する画像形成装置とを有する印刷システムにおいて会議用印刷資料を作成する印刷資料作成方法であって、
前記画像形成装置が、前記一連の会議群に属する次回の会議の一の参加予定者について、前記一連の会議群に属する過去の各回の会議への出席・欠席の履歴を前記会議管理サーバから取得し、前記一の参加予定者が、前記一連の会議群の過去の会議を欠席している途中参加者か否かを判定するステップと、
前記画像形成装置が、前記一の参加予定者に提供する会議用資料を作成する印刷資料作成ステップと、
会議の開始時刻を経過しても該会議の資料を取得していない該会議の参加予定者が存在する場合に、前記画像形成装置が、その旨を、前記会議の主催者と前記会議の資料を取得していない参加予定者の少なくとも一方に通知する第２通知ステップと、
を有し、
前記印刷資料作成ステップでは、前記画像形成装置は、前記一の参加予定者が前記途中参加者である場合に、前記一連の会議群に属する過去の会議のうち前記一の参加予定者が欠席した会議の会議資料を前記会議資料保管サーバから取得し、該取得した会議資料に基づいて、前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成する
ことを特徴とする印刷資料作成方法。
［１５］前記印刷資料作成ステップでは、前記画像形成装置は、前記次回の会議の会議資料を前記途中参加者に提供する会議用印刷資料に含める
ことを特徴とする［１０］乃至［１４］のいずれか１つに記載の印刷資料作成方法。

［１６］前記印刷資料作成ステップでは、前記画像形成装置は、会議の参加予定者から会議用印刷資料の作成指示を受けた際に、前記会議用印刷資料を作成する
ことを特徴とする［１０］乃至［１５］のいずれか１つに記載の印刷資料作成方法。

［１７］前記印刷資料作成ステップでは、前記画像形成装置は、会議の開始時刻の所定時間前になったとき、前記会議の参加予定者に提供すべき会議用印刷資料を自動的に作成する
ことを特徴とする［１０］乃至［１５］のいずれか１つに記載の印刷資料作成方法。

［１８］前記画像形成装置は、ユーザ毎にそのユーザ専用の保存領域であるボックスを有し、
前記印刷資料作成ステップでは、前記画像形成装置は、参加予定者に提供する会議用印刷資料を、前記参加予定者の前記ボックスに保存する
ことを特徴とする［１０］乃至［１７］のいずれか１つに記載の印刷資料作成方法。

本発明に係る画像形成装置システムおよび印刷資料作成方法によれば、複数回に分けて開催される一連の会議に途中の回から参加する途中参加者に、過去の会議の内容を理解するための資料を容易に作成して提供することができる。

本発明の実施の形態に係る印刷システムの構成例を示す図である。 本発明の実施の形態に係る画像形成装置の概略構成を示すブロック図である。 本発明の実施の形態に係る会議管理サーバの概略構成を示すブロック図である。 会議管理サーバに記憶された一連の会議群の会議情報のデータ保存形式の一例を示す図である。 本発明の実施の形態に係る画像形成装置が一連の会議群に属する次回の会議の会議用印刷資料を作成する際に行う基本動作を示す流れ図である。 参加予定者１の４月２日の会議の予定を抽出した結果を示す図である。 会議と会議の間の空き時間が短い複数の会議に続けて参加する場合に対応した処理を示す流れ図である。 一連の会議群Ａに属する各回の会議への参加予定者２の出欠状況および参加予定者としての登録の有無等に関する情報を抽出した結果を示す図である。 ゲスト参加者に対する情報範囲を制限する場合の処理を示す流れ図である。

以下、図面に基づき本発明の実施の形態を説明する。

図１は、本発明の実施の形態に係る印刷システム２の構成例を示している。印刷システム２は、画像形成装置１０、会議管理サーバ４０、会議資料保管サーバ６０をＬＡＮ（Local Area Network）などのネットワーク３に接続して構成される。このほか、ネットワーク３には各ユーザや管理者の情報処理端末が接続される。

画像形成装置１０は、原稿を光学的に読み取ってその複製画像を記録紙に印刷するコピー機能、読み取った原稿の画像データをファイルにして保存したり外部端末へネットワーク３を通じて送信したりするスキャン機能、ユーザ端末から受信したファイルや会議資料保管サーバ６０から取得した任意の資料を印刷する印刷機能などを備えた、所謂、複合機である。

会議管理サーバ４０は、会議の開催日時、参加予定者、会議資料、各参加予定者の出席・欠席の履歴、印刷やダウンロードによる会議資料の取得に関する履歴等を登録して管理する、所謂、会議予約システムのサーバである。会議には、単発的な会議のほか、複数回に分けて開催される一連の会議群がある。たとえば、一連の会議群には、特定に曜日等に開催される定例会議、全１０回など複数回に分けて順次実施されるシリーズ化された会議などがある。会議管理サーバ４０は、各会議が単発の会議か一連の会議群に属する会議かを区別して管理する。

会議資料保管サーバ６０は、各会議で使用される資料や作成された議事録などがアップロードされ、これを記憶管理する。

画像形成装置１０は、ユーザからの指示や、会議管理サーバ４０に登録されている情報に基づいて必要な資料の自動抽出を行って会議用印刷資料を作成する機能を有する。特に、一連の会議群に属する次回の会議の各参加予定者について、該一連の会議群に属する過去の各回の会議への出席・欠席の履歴を会議管理サーバ４０から取得し、各参加予定者が、一連の会議群の過去の会議を欠席している途中参加者か否かを判定する。そして、途中参加者については、該一連の会議群に属する過去の会議のうち該途中参加者が欠席した会議の会議資料を会議資料保管サーバ６０から取得し、該取得した会議資料に基づいて、その途中参加者に提供する会議用印刷資料を作成する機能を備える。たとえば、欠席した各会議の要約や議事録をまとめた会議用印刷資料を作成し、これを該途中参加者のボックスに保存する。

ボックスは、ユーザ毎に設けられた記憶領域である。ボックスには、識別情報としてボックス番号やＩＤが付与され、さらに認証情報としてパスワードなどが設定される。ユーザは自分のボックスにＩＤやパスワードを用いてアクセスし、ファイルを記憶させたり、ファイルを読み出して印刷したり転送したり、記憶されているファイルを削除したりすることができる。

図２は、画像形成装置１０の概略構成を示すブロック図である。画像形成装置１０は、当該画像形成装置１０の動作を統括的に制御するＣＰＵ(Central Processing Unit)１１を有している。ＣＰＵ１１にはバスを通じてＲＯＭ(Read Only Memory)１２、ＲＡＭ(Random Access Memory)１３、画像読取部１４、プリンタ部１５、画像処理部１６、不揮発メモリ１７、ハードディスク装置１８、ファクシミリ通信部１９、ネットワーク通信部２１、操作パネル２２などが接続されている。

ＣＰＵ１１は、ＯＳ（Operating System）プログラムをベースとし、その上で、ミドルウェアやアプリケーションプログラムなどを実行する。また、ＲＯＭ１２には、各種のプログラムが格納されており、これらのプログラムに従ってＣＰＵ１１が各種処理を実行することで画像形成装置１０としての各機能が実現される。

ＲＡＭ１３は、ＣＰＵ１１がプログラムに基づいて処理を実行する際に各種のデータを一時的に格納するワークメモリや画像データを格納する画像メモリなどとして使用される。

画像読取部１４は、原稿を光学的に読み取って画像データを取得する機能を果たす。画像読取部１４は、例えば、原稿に光を照射する光源と、その反射光を受けて原稿を幅方向に１ライン分読み取るラインイメージセンサと、ライン単位の読取位置を原稿の長さ方向に順次移動させる移動ユニットと、原稿からの反射光をラインイメージセンサに導いて結像させるレンズやミラーなどからなる光学経路と、ラインイメージセンサの出力するアナログ画像信号をデジタルの画像データに変換する変換部などを備えて構成される。

プリンタ部１５は、画像データに応じた画像を記録紙上に画像形成する機能を果たす。ここでは、記録紙の搬送装置と、感光体ドラムと、帯電装置と、レーザーユニットと、現像装置と、転写分離装置と、クリーニング装置と、定着装置とを有し、電子写真プロセスによって画像形成を行う、所謂、レーザープリンタとして構成されている。画像形成は他の方式でもかまわない。

画像処理部１６は、画像の拡大縮小、回転などの処理のほか、印刷ジョブに含まれる印刷データをイメージデータに変換するラスタライズ処理、画像データの圧縮、伸張処理などを行う。

不揮発メモリ１７は、電源をオフにしても記憶内容が破壊されないメモリ（フラッシュメモリ）であり、各種設定情報の保存などに使用される。

ハードディスク装置１８は、不揮発で大容量の記憶装置であり、各種のプログラム、受信した印刷ジョブなどが記憶される。ハードディスク装置１８には、ユーザ毎のファイルの記憶領域であるボックスが設けられる。

ファクシミリ通信部１９は、ファクシミリ機能を備えた外部装置と公衆回線を通じて画像データを送受信する機能を果たす。

ネットワーク通信部２１は、ネットワーク３を通じて会議管理サーバ４０や会議資料保管サーバ６０、ユーザの端末、その他の外部装置との間で通信する機能を果たす。

操作パネル２２は、表示部２３と、操作部２４を備えている。表示部２３は、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ…Liquid Crystal Display）などで構成され、各種の操作画面、設定画面などを表示する機能を果たす。操作部２４は、テンキーやスタートボタンなどのハードキーと、表示部２３の物理的画面上に設けられたタッチパネルとを備えている。タッチパネルは、表示部２３の物理的画面がタッチペンや指などで接触操作された座標位置を検出する。

画像形成装置１０のＣＰＵ１１は、プログラムを実行することで、会議情報取得部３１、判定部３２、印刷資料作成部３３、通知部３４などの機能を果たす。

会議情報取得部３１は、会議管理サーバ４０にアクセスして、会議管理サーバ４０に登録されている会議に関する各種の情報を取得してハードディスク装置１８に保存する。また、会議資料保管サーバ６０にアクセスして各種の会議の資料(会議で使用された資料や会議の議事録など)を取得してハードディスク装置１８に保存する。

判定部３２は、一連の会議群に属する次回の会議の参加予定者が過去の会議を欠席している途中参加者か否かを判定する。印刷資料作成部３３は、各会議の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成する。具体的には、会議管理サーバ４０から取得した次回の会議に関する情報から、その会議の資料を会議資料保管サーバ６０から取得し、これらをまとめたり、要約を作成したり、ゲスト参加者の場合には提供する情報の範囲を制限したりして、その会議の各参加予定者に会議資料として提供する印刷用資料を作成する。

通知部３４は、会議用印刷資料の量が所定量を超える場合に、その旨を、該会議用印刷資料の提供先の参加予定者に通知する機能、会議の開始時刻を所定時間以上経過しても該会議の資料を取得していない参加予定者が存在する場合に、その旨を、該会議の主催者と該会議の資料を取得していない参加予定者の少なくとも一方に通知する機能を果たす。

図３は、会議管理サーバ４０の概略構成を示すブロック図である。会議管理サーバ４０は、会議管理サーバ４０の動作を統括的に制御するＣＰＵ４１を有している。ＣＰＵ４１にはバスを通じてＲＯＭ４２、ＲＡＭ４３、不揮発メモリ４４、ハードディスク装置４５、操作部４６、表示部４７、ネットワーク通信部４８などが接続されている。

ＣＰＵ４１は、ＯＳプログラムをベースとし、その上で、ミドルウェアやアプリケーションプログラムなどを実行する。また、ＲＯＭ４２には、各種のプログラムが格納されており、これらのプログラムに従ってＣＰＵ４１が各種処理を実行することで会議管理サーバ４０の各機能が実現される。

ＲＡＭ４３は、ＣＰＵ４１がプログラムに基づいて処理を実行する際に各種のデータを一時的に格納するワークメモリとして使用される。

不揮発メモリ４４は、電源をオフにしても記憶内容が破壊されないメモリ（フラッシュメモリ）であり、アプリケーションプログラムや各種の固定データ、設定情報などが保存される。

ハードディスク装置４５は、大容量不揮発の記憶装置であり、当該画像形成装置１０に登録された会議の各種情報を記憶する。

表示部４７は、液晶ディスプレイなどで構成され、各種の操作画面、設定画面などを表示する機能を果たす。操作部４６は、少数のハードキーと、表示部４７の物理的画面上に設けられたタッチパネルなどで構成される。

ネットワーク通信部４８は、ネットワーク３を通じて画像形成装置１０や会議資料保管サーバ６０、その他の外部装置との間で通信する機能を果たす。

なお、会議資料保管サーバ６０についてもその構成は概ね会議管理サーバ４０と同様であり、その詳細な説明は省略する。会議資料保管サーバ６０のハードディスク装置に会議資料が保存される。

図４は、会議管理サーバ４０に記憶される一連の会議群に関する会議情報の一例（保存するデータ形式の例）を示している。会議情報登録テーブル７０には、一連の会議群に属する各回の会議について、会議名、開催日時（開催日、開始時刻、終了時刻）、参加予定者、会議資料、会議資料の保管場所（サーバ名、フォルダ名等）、開催済みか否かを示す情報、主催者等が記憶される。さらに、会議情報登録テーブル７０に登録された各会議に紐付けて、その会議の参加予定者について出欠の状況や、資料の取得状況を示す履歴テーブル７２が登録される。

図４に示す抽出結果表７４は、会議情報登録テーブル７０および履歴テーブル７２に基づいて、４月１２日、１３：００時に、ある参加者（図４の例では、山田さん）について、一連の会議群Ａに属する各回の会議への出欠状況、資料の取得情報を抽出した結果を示している。

次に、画像形成装置１０が会議用印刷資料を作成する動作につて説明する。

図５は、画像形成装置１０が一連の会議群に属する次回の会議の会議用印刷資料を作成する際に行う基本動作を示す流れ図である。画像形成装置１０は、次回の会議の開催日時、主催者及び参加予定者、会議資料およびそれを保管するサーバの場所等を含む会議情報を会議管理サーバ４０から取得し、保存する（ステップＳ１０１）。そして、会議資料を保管する会議資料保管サーバ６０にアクセスし、該当の会議資料を取得する（ステップＳ１０２）。次に、該一連の会議群に属する次回の会議の各参加予定者について、該一連の会議群の過去の各回の会議への出席・欠席の履歴や会議資料の取得の履歴等を会議管理サーバ４０から取得して、図５に示したような、抽出結果表７４を作成する（ステップＳ１０３）。

そして、参加予定者のうち、未処理の一の参加予定者を着目する参加予定者に選択し（ステップＳ１０４）、該着目する参加予定者が、該一連の会議群の次回の会議への途中参加者に該当するか否かを判断する(ステップＳ１０５)。途中参加者は、一連の会議群に属する過去の会議のいずれかに欠席した者としてもよいし、あるいは、一連の会議群に属する過去のすべての会議に欠席した者としてもよい。

図４に示す抽出結果表７４の場合、山田さんは、会議群Ａの次回の会議（第３回）の参加予定者であり、第１回、第２回には欠席し、かつそれらの会議資料は未取得である。したがって、山田さんは次回の会議の途中参加者と判断される。

着目する参加予定者が途中参加者に該当する場合は(ステップＳ１０５;Ｙｅｓ)、該途中参加者が欠席した会議の会議資料（あるいは欠席した会議の会議資料であって未取得のもの）を会議資料保管サーバ６０から取得し、これら（あるいは、これらを要約したもの）と次回の会議の会議資料とをまとめた会議用印刷資料を作成し、これを該途中参加者のボックスに保存して（ステップＳ１０６）、ステップＳ１０８に移行する。

なお、参加した会議の会議資料であっても着目する参加予定者が未取得の会議資料があれば、これを、ステップＳ１０６で作成する会議用印刷資料に含めるようにしてもよい。逆に、未取得の会議資料であっても、該当する会議に参加している場合、これを、ステップＳ１０６で作成する会議用印刷資料に含めないとしてもよい。欠席した会議について作成する会議用印刷資料は、欠席した複数の会議の議事録を単に繋げたものでもよいし、欠席した会議の議事録を要約したものでもよいし、単に、それらの会議の会議資料を要約したものあるいは単に繋げたものでもよい。

着目する予定参加者が途中参加者でない場合は（ステップＳ１０５;Ｎｏ）、次回の会議の会議資料のみを会議用印刷資料として、該着目する参加予定者のボックスに保存して（ステップＳ１０７）、ステップＳ１０８に移行する。

ステップＳ１０８では、次回の会議の全ての参加予定者について上記の処理が終了しているか否かを判断し、未終了であれば（ステップＳ１０８;Ｎｏ）、ステップＳ１０４に戻って処理を継続する。終了であれば（ステップＳ１０８;Ｙｅｓ）、本処理を終了する。

各参加予定者は、自分のボックスに保存されている会議用印刷資料を印刷出力（あるいは自己の情報処理端末等にダウンロード）して、次回の会議に臨むことができる。

このように、一連の会議群に属する次回の会議の参加予定者が、この一連の会議群に属する過去の会議に欠席した途中参加者か否かを判断し、途中参加者の場合に、過去の欠席した会議の会議資料の要約等を該途中参加者に次回の会議用資料として提供するので、途中参加者は欠席した会議の内容を迅速に理解するための資料を容易に入手することができ、これまでの経緯を理解して次回の会議に臨むことができる。

次に、参加予定者が、会議と会議の間の空き時間が短い複数の会議に続けて参加する場合における会議用印刷資料の作成について説明する。

次の会議の参加予定者が、次の会議の終了後、別の会議に参加する予定がある場合に、次の会議の終了から別の会議の開始時刻までの空き時間が短いと、次の会議の終了後に別の会議の会議資料を入手しても別の会議の開始前にその会議資料に読むことができない場合が考えられる。

そこで、次の会議の終了から、上記別の会議の開始までの空き時間が短い場合、もしくは別の会議の開始までの空き時間が短くかつ別の会議の資料の量が一定以上の場合に、次の会議の開始前に、次の会議の会議用印刷資料と共に別の会議の会議用印刷資料をまとめて作成して印刷可能にする。

図６は、参加予定者１の４月２日の会議の予定を抽出したものである。会議Ａの会議用印刷資料を作成する際は、会議Ａの終了から次の会議Ｂの開始までに１時間の空き時間あるので、会議Ａの会議用印刷資料を作成して参加予定者１のボックスに保存するのみとし、会議Ｂの会議用印刷資料は同時に作成しない。一方、会議Ｂの会議用印刷資料を作成する際は、会議Ｂの終了から次の会議Ｃの開催までに空き時間がまったくないので、会議Ｂの会議用印刷資料の作成時に会議Ｃの会議用印刷資料を同時に作成し、参加予定者１のボックスに保存する。

資料を作成してボックスに保存するタイミングの決定は、例えば、参加予定会議の開始までの空き時間とその空き時間で読める資料の上限分量との関係をテーブル化しておき、ある会議開始前に、その次の会議の資料を含めた複数の会議の資料をまとめて作成するかどうかこのテーブルを参照して決定する。決定する際の基準となる資料の上限分量と空き時間との関係は任意に決定してもよい。

図７は、会議と会議の間の空き時間が短い複数の会議に続けて参加する場合に対応した処理を示す流れ図である。図５に示す処理と同じ部分には同じステップ番号を付して破線で示してあり、それらの説明は適宜省略する。

ステップＳ１０１〜Ｓ１０７は図５と同一である。ステップＳ１０６もしくはステップＳ１０７を実行した後、画像形成装置１０は会議管理サーバ４０にアクセスして、次回の会議の次に当該参加予定者が参加予定の別の会議を調べる（ステップＳ１１１）。該当の別会議があれば（ステップＳ１１２;Ｙｅｓ）、次回の会議の終了から該別会議の開始までの空き時間が基準時間より短いか否かを判断する（ステップＳ１１３）。基準時間は、たとえば２０分とする。任意に定めればよい。

空き時間が基準時間より短い場合は（ステップＳ１１３;Ｙｅｓ）、別会議について当該参加予定者に提供すべき会議用印刷資料の分量を推定する（ステップＳ１１４）。別会議について当該参加予定者に提供すべき会議用印刷資料は、別会議が単発の会議であれば、該別会議用の会議資料のみとなり、別会議が一連の会議群に属する会議の場合は、当該参加予定者の該一連の会議群の過去の会議への出欠状況や資料の取得状況から作成される途中参加者用の会議用印刷資料と該別会議用の会議資料とになる。

推定した資料の分量が基準量を超える場合は（ステップＳ１１５;Ｙｅｓ）、別会議について当該参加予定者に提供すべき会議用印刷資料を作成し、該参加予定者のボックスに保存し（ステップＳ１１６）、ステップＳ１０８に移行する。

別会議までの空き時間が基準時間以上ある場合や（ステップＳ１１３;Ｎｏ）、推定した資料の分量が基準量を超えない場合は（ステップＳ１１５;Ｎｏ）、ステップＳ１１６を行わずに、ステップＳ１０８に移行する。

なお、次回の会議に続けて参加する別会議が存在する場合、その別会議用に準備すべき資料の分量を推定し、別会議までの空き時間に対応する資料の上限分量を前述したテーブルから取得し、推定した資料の分量が該上限分量を超える場合は、別会議用の会議用印刷資料を作成して該参加予定者のボックスに保存するステップＳ１１６を実行し、超えない場合はステップＳ１１６を実行しないように制御してもよい。

次に、一連の会議群に属する次回の会議への参加予定者が該一連の会議群の中の特定の回だけに一時的に参加するゲスト参加者の場合に、会議用印刷資料として提供する情報の範囲を制限する場合について説明する。

図８は、一連の会議群Ａに属する各回の会議への参加予定者２の出欠状況および参加予定者としての登録の有無等に関する情報を抽出して一覧にまとめたものである。このような一覧は画像形成装置１０が会議管理サーバ４０にアクセスして作成する。

参加予定者２は、第１回、第２回の会議の参加予定者でなく、また、実際に、参加していない。該参加予定者２は、次回開催される第３回の会議の参加予定者に登録されているが、第４回以降については参加予定者として登録されていない。このように、一連の会議群の中の過去の会議に出席しておらず、次回の会議のみ参加予定者であり、次々回以降の会議の参加予定者となっていない者、あるいは一連の会議群の中の１または複数の特定の回だけ参加予定者に登録されている者をゲスト参加者と認定し、ゲスト参加者に提供する情報の範囲を制限する。

すなわち、ゲスト参加者に漏らしたくない会議情報は会議用印刷資料の作成時に資料作成の対象としない。ゲスト参加者に漏らしたくない会議情報は、例えば、特定の議題を主催者が設定することで決定する。また、特定のキーワードを設定し、そのキーワードが入っている文章は資料作成対象に含まない、などとしてもよい。

図９は、ゲスト参加者に提供る情報範囲を制限する場合の処理を示す流れ図である。画像形成装置１０は、会議管理サーバ４０から会議情報を取得して保存し（ステップＳ２０１）、会議資料を保管する会議資料保管サーバ６０にアクセスして該当の会議資料を取得する（ステップＳ２０２）。次に、一連の会議群に属する次回の会議の各参加予定者について、該一連の会議群の過去の各回の会議への出席・欠席の履歴、会議資料の取得履歴等を会議管理サーバ４０から取得する（ステップＳ２０３）。ここまでは図５のステップＳ１０１〜１０３と同様である。

画像形成装置１０はさらに、一連の会議群に属する次々回以降の会議の参加予定者の情報を取得する（ステップＳ２０４）。そして、次回の会議の参加予定者のそれぞれについて以下の処理を行う。すなわち、次回の会議の参加予定者のうち、未処理の一の参加予定者を着目する参加予定者に選択し（ステップＳ２０５）、該着目する参加予定者が該一連の会議群の過去の会議に出席した履歴があるか否かを調べる(ステップＳ２０６)。出席の履歴があれば（ステップＳ２０６;Ｙｅｓ）、通常の参加者として会議用印刷資料を作成して（ステップＳ２０８）、ステップＳ２１０へ移行する。

出席の履歴がなければ（ステップＳ２０６;Ｎｏ)、今後（次々回以降の会議）の参加予定があるか否かを判断する（ステップＳ２０７）。次々回以降の会議への参加予定があれば（ステップＳ２０７;Ｙｅｓ）、通常の参加者として会議用印刷資料を作成して（ステップＳ２０８）、ステップＳ２１０へ移行する。次々回以降の会議への参加予定がなければ（ステップＳ２０７;Ｎｏ）、次回のみ参加するゲスト参加者と判断し、情報の範囲を制限した会議用印刷資料を作成して（ステップＳ２０９）、ステップＳ２１０へ移行する。

ステップＳ２１０では、次回の会議の全ての参加予定者について上記の処理が終了しているか否かを判断し、未終了であれば（ステップＳ２１０;Ｎｏ）、ステップＳ２０５に戻って処理を継続する。終了であれば（ステップＳ２１０;Ｙｅｓ）、本処理を終了する。

＜資料の要約について＞
これまで説明した会議用印刷資料を作成する際に、その元なった資料（会議資料保管サーバ６０から取得した会議資料や議事録など）を要約する方法は、公知の任意の方法でよい。たとえば、パラグラフの最初と最後の文章だけを抽出して再編成したり、文字数の少ないパラグラフを優先的に削除して再編成したりして、要約を作成する。要約の作成には、各種判定条件を大量に記憶・学習できるいわゆる人口知能を用いてもかまわない。要約の作成は、予め設定した所定の文字数になるまで繰り返し行う。例えば、テーマの内容を１０００文字以内で把握したい場合、テキストが１０００文字以内になるまで、抽出や削除、再編成が行われる。上記所定の文字数は、任意に設定変更できることが好ましい。

＜資料の分量が多い場合の通知について＞
一連の会議群に属する会議への過去に出席回数の少ない参加予定者に次回の会議用に提供する資料の分量は多くなる。そこで、そのような参加予定者には、会議開始の所定時間前に、資料の分量が多くなる旨を通知し、会議開始に十分時間がある時点で対応できるように促す。通知対象となる過去の出席回数の少ない参加予定者は、例えば、過去に行われた会議の半分以上参加していない者とする等の基準に従って決定する。また、通知するタイミングは会議の１時間前など、任意に設定したタイミングとする。

通知対象者の基準は、欠席回数が一定回数以上の者、欠席した割合が一定以上の者、作成する資料の分量が所定量を超える者、などとしてもよい。

＜会議開始時における通知＞
画像形成装置１０は、ある会議の開始時刻になったとき、あるいは開始時刻を所定時間以上経過したとき、会議管理サーバ４０にアクセスして、その会議の各参加予定者について会議資料の取得に関する履歴を参照する。その時点で会議用資料を取得していない（印刷やダウンロードを行っていない）参加予定者が居れば、その旨を会議の主催者および該参加予定者に通知する。通知は、予め登録されている会議主催者や参加予定者の端末に対して行う。

＜会議用印刷資料の作成タイミング＞
会議用印刷資料を作成するタイミングは、画像形成装置１０が会議の参加予定者等から資料の提供要求を受けたときであってもよいし、会議の開始時刻の所定時間前に自動的に資料を作成し、各参加予定者のボックスに保存して印刷可能な状態としてもよい。前者の場合、ボックスに保存せずに、印刷出力してもよい。自動的に資料を作成する場合は、会議管理サーバ４０から取得した会議の開始時刻と決められた設定時間から、資料作成のタイミングを決定する。この所定時間は３０分など任意に設定できる。なお、次回の会議用の資料を作成するほか、会議の参加予定者等から特定の会議の指定を受けた場合は、その会議に対応する会議用印刷資料を作成するようにしてもよい。

以上、本発明の実施の形態を図面によって説明してきたが、具体的な構成は実施の形態に示したものに限られるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲における変更や追加があっても本発明に含まれる。

会議管理サーバ４０に登録され管理される会議情報は、実施の形態で例示した項目に限定されない。また、図４に限定されず、会議情報を登録する際のデータ形式や構造は任意でよい。

画像形成装置１０は、会議管理サーバ４０に定期的にアクセスして自装置内に保存する会議情報を更新する、あるいは、会議管理サーバ４０は登録内容が変更されたとき、少なくともその変更内容を各画像形成装置１０に通知する等して、画像形成装置１０に登録されている会議情報と会議管理サーバ４０に登録されている内容の同期を採ることが望ましい。

実施の形態では、画像形成装置１０は、作成した会議用印刷資料を参加予定者のボックスに保存するようにしたが、参加予定者の情報端末に送信したり、印刷出力（セキュリティが確保される親展印刷等が望ましい）したりしてもよい。

自動的に作成してボックスに保存した会議用印刷資料のボックスからの削除は各ユーザに任せてもよいし、不要と判断された場合に自動的に削除してもよい。たとえば、ボックスに保存した次回の会議の会議用印刷資料を、次回の会議終後に自動的に削除する。

２…印刷システム
３…ネットワーク
１０…画像形成装置
１１…ＣＰＵ
１２…ＲＯＭ
１３…ＲＡＭ
１４…画像読取部
１５…プリンタ部
１６…画像処理部
１７…不揮発メモリ
１８…ハードディスク装置
１９…ファクシミリ通信部
２１…ネットワーク通信部
２２…操作パネル
２３…表示部
２４…操作部
３１…会議情報取得部
３２…判定部
３３…印刷資料作成部
３４…通知部
４０…会議管理サーバ
４１…ＣＰＵ
４２…ＲＯＭ
４３…ＲＡＭ
４４…不揮発メモリ
４５…操作部
４５…ハードディスク装置
４６…操作部
４７…表示部
４８…ネットワーク通信部
６０…会議資料保管サーバ
７０…会議情報登録テーブル
７２…履歴テーブル
７４…抽出結果表

Claims (18)

1. 複数回に分けて開催される一連の会議群の各回の会議について、開催日時、参加予定者、会議資料、各参加予定者の出席・欠席の履歴が登録される会議管理サーバと、会議資料を保管する会議資料保管サーバとに通信可能に接続され、会議資料を印刷する機能を有する画像形成装置において、
   前記一連の会議群に属する次回の会議の一の参加予定者について、前記一連の会議群に属する過去の各回の会議への出席・欠席の履歴を前記会議管理サーバから取得し、前記一の参加予定者が、前記一連の会議群の過去の会議を欠席している途中参加者か否かを判定する判定部と、
   前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成する印刷資料作成部と、
   を備え、
   前記印刷資料作成部は、前記一の参加予定者が前記途中参加者である場合に、前記一連の会議群に属する過去の会議のうち前記一の参加予定者が欠席した会議の会議資料を前記会議資料保管サーバから取得し、該取得した会議資料に基づいて、前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成すると共に、
   前記印刷資料作成部は、前記次回の会議の後に前記一の参加予定者が参加予定者になっている別の会議が存在するか否かを調べ、存在する場合は、前記次回の会議の終了から前記別の会議の開始までの空き時間、もしくは前記空き時間と前記別の会議の資料として前記一の参加予定者に提供すべき資料の量に基づいて、前記会議用印刷資料に、前記別の会議の資料として前記一の参加予定者に提供すべき資料を含めるか否かを判断し、含めると判断した場合は、前記会議用印刷資料に、前記別の会議の資料として前記一の参加予定者に提供すべき資料を含める
   ことを特徴とする画像形成装置。
2. 複数回に分けて開催される一連の会議群の各回の会議について、開催日時、参加予定者、会議資料、各参加予定者の出席・欠席の履歴が登録される会議管理サーバと、会議資料を保管する会議資料保管サーバとに通信可能に接続され、会議資料を印刷する機能を有する画像形成装置において、
   前記一連の会議群に属する次回の会議の一の参加予定者について、前記一連の会議群に属する過去の各回の会議への出席・欠席の履歴を前記会議管理サーバから取得し、前記一の参加予定者が、前記一連の会議群の過去の会議を欠席している途中参加者か否かを判定する判定部と、
   前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成する印刷資料作成部と、
   を備え、
   前記印刷資料作成部は、前記一の参加予定者が前記途中参加者である場合に、前記一連の会議群に属する過去の会議のうち前記一の参加予定者が欠席した会議の会議資料を前記会議資料保管サーバから取得し、該取得した会議資料に基づいて、前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成すると共に、
   前記印刷資料作成部は、前記一連の会議群に属する次々回以降の会議の参加予定者の情報に基づいて、前記一の参加予定者が一時的な参加者であるゲスト参加者か否かを判断し、ゲスト参加者であると判断した場合は、前記会議用印刷資料に含める情報の範囲を制限する
   ことを特徴とする画像形成装置。
3. 複数回に分けて開催される一連の会議群の各回の会議について、開催日時、参加予定者、会議資料、各参加予定者の出席・欠席の履歴が登録される会議管理サーバと、会議資料を保管する会議資料保管サーバとに通信可能に接続され、会議資料を印刷する機能を有する画像形成装置において、
   前記一連の会議群に属する次回の会議の一の参加予定者について、前記一連の会議群に属する過去の各回の会議への出席・欠席の履歴を前記会議管理サーバから取得し、前記一の参加予定者が、前記一連の会議群の過去の会議を欠席している途中参加者か否かを判定する判定部と、
   前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成する印刷資料作成部と、
   を備え、
   前記印刷資料作成部は、前記一の参加予定者が前記途中参加者である場合に、前記一連の会議群に属する過去の会議のうち前記一の参加予定者が欠席した会議の会議資料を前記会議資料保管サーバから取得し、該取得した会議資料に基づいて、前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成すると共に、少なくとも前記一の参加予定者が欠席した会議については会議資料の要約を前記会議用印刷資料として作成する
   ことを特徴とする画像形成装置。
4. 複数回に分けて開催される一連の会議群の各回の会議について、開催日時、参加予定者、会議資料、各参加予定者の出席・欠席の履歴が登録される会議管理サーバと、会議資料を保管する会議資料保管サーバとに通信可能に接続され、会議資料を印刷する機能を有する画像形成装置において、
   前記一連の会議群に属する次回の会議の一の参加予定者について、前記一連の会議群に属する過去の各回の会議への出席・欠席の履歴を前記会議管理サーバから取得し、前記一の参加予定者が、前記一連の会議群の過去の会議を欠席している途中参加者か否かを判定する判定部と、
   前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成する印刷資料作成部と、
   前記会議用印刷資料の量が所定量を超える場合に、前記次回の会議が始まる所定時間前に前記会議用印刷資料の量が多いことを、前記一の参加予定者に通知する通知部と、
   を備え、
   前記印刷資料作成部は、前記一の参加予定者が前記途中参加者である場合に、前記一連の会議群に属する過去の会議のうち前記一の参加予定者が欠席した会議の会議資料を前記会議資料保管サーバから取得し、該取得した会議資料に基づいて、前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成する
   ことを特徴とする画像形成装置。
5. 複数回に分けて開催される一連の会議群の各回の会議について、開催日時、参加予定者、会議資料、各参加予定者の出席・欠席の履歴が登録される会議管理サーバと、会議資料を保管する会議資料保管サーバとに通信可能に接続され、会議資料を印刷する機能を有する画像形成装置において、
   前記一連の会議群に属する次回の会議の一の参加予定者について、前記一連の会議群に属する過去の各回の会議への出席・欠席の履歴を前記会議管理サーバから取得し、前記一の参加予定者が、前記一連の会議群の過去の会議を欠席している途中参加者か否かを判定する判定部と、
   前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成する印刷資料作成部と、
   会議の開始時刻を経過しても該会議の資料を取得していない該会議の参加予定者が存在する場合に、その旨を、前記会議の主催者と前記会議の資料を取得していない参加予定者の少なくとも一方に通知する第２通知部と、
   を備え、
   前記印刷資料作成部は、前記一の参加予定者が前記途中参加者である場合に、前記一連の会議群に属する過去の会議のうち前記一の参加予定者が欠席した会議の会議資料を前記会議資料保管サーバから取得し、該取得した会議資料に基づいて、前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成する
   ことを特徴とする画像形成装置。
6. 前記印刷資料作成部は、前記次回の会議の会議資料を前記途中参加者に提供する会議用印刷資料に含める
   ことを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１つに記載の画像形成装置。
7. 前記印刷資料作成部は、会議の参加予定者から会議用印刷資料の作成指示を受けた際に、前記会議用印刷資料を作成する
   ことを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１つに記載の画像形成装置。
8. 前記印刷資料作成部は、会議の開始時刻の所定時間前になったとき、前記会議の参加予定者に提供すべき会議用印刷資料を自動的に作成する
   ことを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１つに記載の画像形成装置。
9. ユーザ毎にそのユーザ専用の保存領域であるボックスを有し、
   前記印刷資料作成部は、参加予定者に提供する会議用印刷資料を、前記参加予定者の前記ボックスに保存する
   ことを特徴とする請求項１乃至８のいずれか１つに記載の画像形成装置。
10. 複数回に分けて開催される一連の会議群の各回の会議について、開催日時、参加予定者、会議資料、各参加予定者の出席・欠席の履歴が登録される会議管理サーバと、会議資料を保管する会議資料保管サーバと、これらに通信可能に接続され会議資料を印刷する機能を有する画像形成装置とを有する印刷システムにおいて会議用印刷資料を作成する印刷資料作成方法であって、
    前記画像形成装置が、前記一連の会議群に属する次回の会議の一の参加予定者について、前記一連の会議群に属する過去の各回の会議への出席・欠席の履歴を前記会議管理サーバから取得し、前記一の参加予定者が、前記一連の会議群の過去の会議を欠席している途中参加者か否かを判定するステップと、
    前記画像形成装置が、前記一の参加予定者に提供する会議用資料を作成する印刷資料作成ステップと、
    を有し、
    前記印刷資料作成ステップでは、前記画像形成装置は、前記一の参加予定者が前記途中参加者である場合に、前記一連の会議群に属する過去の会議のうち前記一の参加予定者が欠席した会議の会議資料を前記会議資料保管サーバから取得し、該取得した会議資料に基づいて、前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成すると共に、前記次回の会議の次に前記一の参加予定者が参加予定者になっている別の会議が存在するか否かを調べ、存在する場合は、前記次回の会議の終了から前記別の会議の開始までの空き時間、もしくは前記空き時間と前記別の会議の資料として前記一の参加予定者に提供すべき資料の量に基づいて、前記会議用印刷資料に前記別の会議の資料として前記一の参加予定者に提供すべき資料を含めるか否かを判断し、含めると判断した場合は、前記会議用印刷資料に前記別の会議の資料として前記一の参加予定者に提供すべき資料を含める
    ことを特徴とする印刷資料作成方法。
11. 複数回に分けて開催される一連の会議群の各回の会議について、開催日時、参加予定者、会議資料、各参加予定者の出席・欠席の履歴が登録される会議管理サーバと、会議資料を保管する会議資料保管サーバと、これらに通信可能に接続され会議資料を印刷する機能を有する画像形成装置とを有する印刷システムにおいて会議用印刷資料を作成する印刷資料作成方法であって、
    前記画像形成装置が、前記一連の会議群に属する次回の会議の一の参加予定者について、前記一連の会議群に属する過去の各回の会議への出席・欠席の履歴を前記会議管理サーバから取得し、前記一の参加予定者が、前記一連の会議群の過去の会議を欠席している途中参加者か否かを判定するステップと、
    前記画像形成装置が、前記一の参加予定者に提供する会議用資料を作成する印刷資料作成ステップと、
    を有し、
    前記印刷資料作成ステップでは、前記画像形成装置は、前記一の参加予定者が前記途中参加者である場合に、前記一連の会議群に属する過去の会議のうち前記一の参加予定者が欠席した会議の会議資料を前記会議資料保管サーバから取得し、該取得した会議資料に基づいて、前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成すると共に、前記一連の会議群に属する次々回以降の会議の参加予定者の情報に基づいて、前記一の参加予定者が一時的な参加者であるゲスト参加者か否かを判断し、ゲスト参加者であると判断した場合は、前記会議用印刷資料に含める情報の範囲を制限する
    ことを特徴とする印刷資料作成方法。
12. 複数回に分けて開催される一連の会議群の各回の会議について、開催日時、参加予定者、会議資料、各参加予定者の出席・欠席の履歴が登録される会議管理サーバと、会議資料を保管する会議資料保管サーバと、これらに通信可能に接続され会議資料を印刷する機能を有する画像形成装置とを有する印刷システムにおいて会議用印刷資料を作成する印刷資料作成方法であって、
    前記画像形成装置が、前記一連の会議群に属する次回の会議の一の参加予定者について、前記一連の会議群に属する過去の各回の会議への出席・欠席の履歴を前記会議管理サーバから取得し、前記一の参加予定者が、前記一連の会議群の過去の会議を欠席している途中参加者か否かを判定するステップと、
    前記画像形成装置が、前記一の参加予定者に提供する会議用資料を作成する印刷資料作成ステップと、
    を有し、
    前記印刷資料作成ステップでは、前記画像形成装置は、前記一の参加予定者が前記途中参加者である場合に、前記一連の会議群に属する過去の会議のうち前記一の参加予定者が欠席した会議の会議資料を前記会議資料保管サーバから取得し、該取得した会議資料に基づいて、前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成すると共に、少なくとも前記一の参加予定者が欠席した会議については会議資料の要約を前記会議用印刷資料として作成する
    ことを特徴とする印刷資料作成方法。
13. 複数回に分けて開催される一連の会議群の各回の会議について、開催日時、参加予定者、会議資料、各参加予定者の出席・欠席の履歴が登録される会議管理サーバと、会議資料を保管する会議資料保管サーバと、これらに通信可能に接続され会議資料を印刷する機能を有する画像形成装置とを有する印刷システムにおいて会議用印刷資料を作成する印刷資料作成方法であって、
    前記画像形成装置が、前記一連の会議群に属する次回の会議の一の参加予定者について、前記一連の会議群に属する過去の各回の会議への出席・欠席の履歴を前記会議管理サーバから取得し、前記一の参加予定者が、前記一連の会議群の過去の会議を欠席している途中参加者か否かを判定するステップと、
    前記画像形成装置が、前記一の参加予定者に提供する会議用資料を作成する印刷資料作成ステップと、
    前記会議用印刷資料の量が所定量を超える場合に、前記画像形成装置が、前記次回の会議が始まる所定時間前に前記会議用印刷資料の量が多いことを、前記一の参加予定者に通知する通知ステップと、
    を有し、
    前記印刷資料作成ステップでは、前記画像形成装置は、前記一の参加予定者が前記途中参加者である場合に、前記一連の会議群に属する過去の会議のうち前記一の参加予定者が欠席した会議の会議資料を前記会議資料保管サーバから取得し、該取得した会議資料に基づいて、前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成する
    ことを特徴とする印刷資料作成方法。
14. 複数回に分けて開催される一連の会議群の各回の会議について、開催日時、参加予定者、会議資料、各参加予定者の出席・欠席の履歴が登録される会議管理サーバと、会議資料を保管する会議資料保管サーバと、これらに通信可能に接続され会議資料を印刷する機能を有する画像形成装置とを有する印刷システムにおいて会議用印刷資料を作成する印刷資料作成方法であって、
    前記画像形成装置が、前記一連の会議群に属する次回の会議の一の参加予定者について、前記一連の会議群に属する過去の各回の会議への出席・欠席の履歴を前記会議管理サーバから取得し、前記一の参加予定者が、前記一連の会議群の過去の会議を欠席している途中参加者か否かを判定するステップと、
    前記画像形成装置が、前記一の参加予定者に提供する会議用資料を作成する印刷資料作成ステップと、
    会議の開始時刻を経過しても該会議の資料を取得していない該会議の参加予定者が存在する場合に、前記画像形成装置が、その旨を、前記会議の主催者と前記会議の資料を取得していない参加予定者の少なくとも一方に通知する第２通知ステップと、
    を有し、
    前記印刷資料作成ステップでは、前記画像形成装置は、前記一の参加予定者が前記途中参加者である場合に、前記一連の会議群に属する過去の会議のうち前記一の参加予定者が欠席した会議の会議資料を前記会議資料保管サーバから取得し、該取得した会議資料に基づいて、前記一の参加予定者に提供する会議用印刷資料を作成する
    ことを特徴とする印刷資料作成方法。
15. 前記印刷資料作成ステップでは、前記画像形成装置は、前記次回の会議の会議資料を前記途中参加者に提供する会議用印刷資料に含める
    ことを特徴とする請求項１０乃至１４のいずれか１つに記載の印刷資料作成方法。
16. 前記印刷資料作成ステップでは、前記画像形成装置は、会議の参加予定者から会議用印刷資料の作成指示を受けた際に、前記会議用印刷資料を作成する
    ことを特徴とする請求項１０乃至１５のいずれか１つに記載の印刷資料作成方法。
17. 前記印刷資料作成ステップでは、前記画像形成装置は、会議の開始時刻の所定時間前になったとき、前記会議の参加予定者に提供すべき会議用印刷資料を自動的に作成する
    ことを特徴とする請求項１０乃至１５のいずれか１つに記載の印刷資料作成方法。
18. 前記画像形成装置は、ユーザ毎にそのユーザ専用の保存領域であるボックスを有し、
    前記印刷資料作成ステップでは、前記画像形成装置は、参加予定者に提供する会議用印刷資料を、前記参加予定者の前記ボックスに保存する
    ことを特徴とする請求項１０乃至１７のいずれか１つに記載の印刷資料作成方法。

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