JP7580690B2

JP7580690B2 - Document Management System

Info

Publication number: JP7580690B2
Application number: JP2021014708A
Authority: JP
Inventors: 航一郎仁保; 修也阿部; 元白須; 英嗣豊田; 敏治天野
Original assignee: Chugoku Electric Power Co Inc
Current assignee: Chugoku Electric Power Co Inc
Priority date: 2021-02-02
Filing date: 2021-02-02
Publication date: 2024-11-12
Anticipated expiration: 2041-02-02
Also published as: JP2022118291A

Description

本発明は、書類を管理する書類管理システムに関する。 The present invention relates to a document management system that manages documents.

委託元と委託先との間で「特定巡視業務」等の業務委託契約がなされた場合、委託先は、業務完了後に完了届兼請求書を作成し、委託元に提出する。通常、完了届兼請求書の書式（様式）は、委託元が管理しており、委託先は委託元から提供された雛形書類（テンプレート）を使用し、完了届兼請求書を作成する。 When a contract for outsourcing such as "specific inspection work" is concluded between the client and the contractor, the contractor prepares a completion report and invoice after the work is completed and submits it to the client. Usually, the format (style) of the completion report and invoice is managed by the client, and the contractor prepares the completion report and invoice using a template document provided by the client.

これまで業務委託契約及び完了届兼請求書の発行は、紙ベース（紙文書）で行われており、単価の改定等があった場合、これが請求書に正しく反映されず誤った請求書が発行される場合があった。また同じ委託業務に対して委託先毎に異なった単価が設定されている場合、誤った単価を使用して請求書が発行される場合があった。 Until now, outsourcing contracts and completion reports/invoices were issued on a paper basis (paper documents), and if there were any revisions to the unit price, this was not reflected correctly on the invoice, which could result in an incorrect invoice being issued. Also, if different unit prices were set for the same outsourced work by each contractor, an invoice could be issued using the incorrect unit price.

一方、紙文書に代えて、電子文書を使用しコンピュータを用いて管理する文書管理装置も開発されている（例えば特許文献１参照）。またサーバーを用い、定型化された書式データのバージョンをチェック可能な定型文書作成システム（例えば特許文献２参照）、書式が定められた特定の書類を作成するための書類作成システムも開発されている（例えば特許文献３参照）。 On the other hand, document management devices that use electronic documents instead of paper documents and manage them using a computer have also been developed (see, for example, Patent Document 1). In addition, standardized document creation systems that use a server and can check the version of standardized format data (see, for example, Patent Document 2), and document creation systems for creating specific documents with a set format have also been developed (see, for example, Patent Document 3).

特開２０１８－６０２８７号公報JP 2018-60287 A 特開２０１０－１４６３２４号公報JP 2010-146324 A 特開２００２－２０３０８２号公報JP 2002-203082 A

先述の完了届、請求書等についてもこれを電子化（電子文書）し、これらの様式、単価の管理等をコンピュータ、管理用プログラムを用いて一元的に行う方法が考えられる。例えば、委託元責任者が各業務に対応した様式の雛形請求書（請求書フォーム）を作成し、これをサーバーに保管し、請求書を発行する委託先担当者が、サーバーにアクセスし雛形請求書を読み出し、それを使用する。 It is conceivable that the aforementioned completion notices, invoices, etc. could also be digitized (electronic documents) and the management of their formats and unit prices could be centralized using a computer and management programs. For example, the person in charge at the outsourcing company could create a template invoice (invoice form) in a format corresponding to each task and store this on a server, and the person at the outsourcing company who issues the invoices could access the server, read the template invoice, and use it.

この方法であれば、委託元責任者が請求書フォームの諸元を管理できるので単価の改定等も素早く反映させることができる。しかしこのような書類（文書）管理システムは、以下の課題がある。委託業務は、１社に発注されるとは限らず、同じ内容の業務が複数社に発注される場合がある。この場合、業務委託の名称は同じであっても、業務内容及び単価が異なる場合があり、委託先間で互いに他社の単価等が見られないようにしておく必要がある。よって単純にサーバー上に雛形請求書をアップロードする方法は適切ではない。 With this method, the person in charge at the outsourcing company can manage the specifications of the invoice form, so revisions to unit prices, etc. can be quickly reflected. However, this type of document management system has the following issues. Outsourced work is not always ordered to one company; the same work may be ordered to multiple companies. In this case, even if the name of the outsourced work is the same, the work content and unit price may differ, and it is necessary to prevent outsourcees from seeing each other's unit prices, etc. Therefore, simply uploading a template invoice to a server is not an appropriate method.

さらに、委託元が近い将来使用する新単価の雛形請求書（新バージョン）を作成し、これをサーバー上にアップロードすると、サーバー上には同じ名称でかつ新旧のバージョンの雛形請求書が混在する。このような場合、委託先ではどのバージョンのものを使用すべきか直ちには分からず混乱が生じる。 Furthermore, if the client creates a template invoice (new version) with new unit prices to be used in the near future and uploads it to the server, the server will end up with a mixture of template invoices with the same name but old and new versions. In such a case, the client will not immediately know which version to use, resulting in confusion.

本発明の目的は、管理が容易で使い易い書類管理システムを提供することである。 The object of the present invention is to provide a document management system that is easy to manage and use.

本発明は、書類を管理する管理者端末と、前記管理者端末が管理する雛形書類を用い提出書類を作成する使用者端末と、データベースを備えるデータサーバーとがネットワークを介して接続された書類管理システムであって、前記管理者端末は、前記書類又は前記書類で使用するデータの更新に伴いバージョン情報を含むバージョンファイルを作成し、当該バージョンファイルを前記データサーバーにアップロードするデータベースバージョン更新管理手段と、前記書類又は前記書類で使用するデータの更新毎に前記バージョン情報が付加された前記雛形書類を更新し又は作成する書類作成管理手段と、を備え、前記使用者端末は、前記データサーバーからバージョン情報をダウンロードするバージョンファイル取得手段と、取得した前記バージョン情報を基に、前記管理者端末から送信された前記雛形書類のうち有効バージョンの雛形書類を判定するバージョン判定手段と、前記有効バージョンの前記雛形書類を前記提出書類を更新又は作成可能に立ち上げる起動手段と、を備えることを特徴とする書類管理システムである。 The present invention is a document management system in which an administrator terminal for managing documents, a user terminal for creating documents to be submitted using template documents managed by the administrator terminal, and a data server equipped with a database are connected via a network, and the administrator terminal is equipped with a database version update management means for creating a version file including version information when the document or data used in the document is updated and uploading the version file to the data server, and a document creation management means for updating or creating the template document to which the version information is added each time the document or data used in the document is updated, and the user terminal is equipped with a version file acquisition means for downloading version information from the data server, a version determination means for determining which template document is a valid version among the template documents sent from the administrator terminal based on the acquired version information, and a startup means for launching the valid version of the template document so that the submitted document can be updated or created.

本発明に係る書類管理システムにおいて、前記書類は、委託元と委託先又は営業所との間で使用される書類であり、前記管理者端末は、前記委託元で使用される端末であり、前記使用者端末は、前記委託先又は営業所で使用される端末であることを特徴とする。 In the document management system according to the present invention, the document is a document used between an entrusting party and an entrustee or a business office, the administrator terminal is a terminal used by the entrusting party, and the user terminal is a terminal used by the entrusting party or the business office.

本発明に係る書類管理システムにおいて、前記書類作成管理手段が作成する書類には、前記委託先又は営業所毎に個別の読み取りパスワードが設定されていることを特徴とする。 In the document management system according to the present invention, the documents created by the document creation management means are characterized in that an individual read password is set for each of the subcontractors or business offices.

本発明に係る書類管理システムにおいて、前記管理者端末は、前記書類で使用するデータを管理するデータ管理表及び前記データ管理表を更新する手段を備え、前記データ管理表と前記バージョン情報が付加された前記雛形書類とをリンクさせ、前記データ管理表のデータ更新に伴い前記雛形書類を自動更新又は自動作成することを特徴とする。 In the document management system of the present invention, the administrator terminal is provided with a data management table that manages the data used in the document and a means for updating the data management table, links the data management table with the template document to which the version information has been added, and automatically updates or creates the template document when the data in the data management table is updated.

本発明に係る書類管理システムにおいて、前記管理者端末は、前記データ管理表のデータ更新に伴い自動更新又は自動作成された前記雛形書類を前記使用者端末に自動送信することを特徴とする。 In the document management system according to the present invention, the administrator terminal automatically transmits the template document, which is automatically updated or automatically created in response to data updates in the data management table, to the user terminal.

本発明に係る書類管理システムにおいて、前記使用者端末は、前記提出書類の作成に必要な基本情報を管理する基本情報管理手段を備え、前記基本情報と前記提出書類とをリンクさせ、前記基本情報のデータ更新に伴い前記提出書類を自動更新又は自動作成することを特徴とする。 In the document management system according to the present invention, the user terminal is equipped with a basic information management means for managing basic information required for creating the documents to be submitted, and is characterized in that the basic information is linked to the documents to be submitted, and the documents to be submitted are automatically updated or created when the basic information data is updated.

本発明に係る書類管理システムにおいて、前記使用者端末は、前記基本情報のデータ更新に伴い自動更新又は自動作成された前記提出書類を前記管理者端末に自動送信することを特徴とする。 In the document management system according to the present invention, the user terminal automatically transmits the submitted documents, which are automatically updated or automatically created in response to an update of the basic information data, to the administrator terminal.

本発明によれば、管理が容易で使い易い書類管理システムを提供することができる。 The present invention provides a document management system that is easy to manage and use.

本発明の第１実施形態の書類管理システム１の構成図である。1 is a configuration diagram of a document management system 1 according to a first embodiment of the present invention. 図１の書類管理システム１を構成する管理者端末１０の委託費算定管理ツール１１の機能構成図である。FIG. 2 is a functional configuration diagram of a commission fee calculation and management tool 11 of an administrator terminal 10 constituting the document management system 1 of FIG. 1. 図１の書類管理システム１を構成する管理者端末１０の委託費算定管理ツール１１の管理ツール操作画面１２である。2 shows a management tool operation screen 12 of a commission fee calculation management tool 11 of a manager terminal 10 constituting the document management system 1 of FIG. 1. 図１の書類管理システム１を構成する管理者端末１０の委託費算定管理ツール１１で用いる管理表である。2 is a management table used in the outsourcing fee calculation and management tool 11 of the manager terminal 10 constituting the document management system 1 of FIG. 1. 図１の書類管理システム１を構成する管理者端末１０の委託費算定管理ツール１１で用いる管理表である。2 is a management table used in the outsourcing fee calculation and management tool 11 of the manager terminal 10 constituting the document management system 1 of FIG. 1. 図１の書類管理システム１を構成する管理者端末１０の委託費算定管理ツール１１で用いる管理表である。2 is a management table used in the outsourcing fee calculation and management tool 11 of the manager terminal 10 constituting the document management system 1 of FIG. 1. 図１の書類管理システム１を構成する管理者端末１０の委託費算定管理ツール１１が作成する単価・様式ファイルの一例である。This is an example of a unit price/form file created by the commission fee calculation and management tool 11 of the administrator terminal 10 constituting the document management system 1 of Figure 1. 図１の書類管理システム１を構成する使用者端末４０の委託費算定ツール４１の機能構成である。2 shows the functional configuration of a commission fee calculation tool 41 of a user terminal 40 constituting the document management system 1 of FIG. 1. 図１の書類管理システム１を構成する使用者端末４０の委託費算定ツール４１の操作画面４２である。2 shows an operation screen 42 of a commission fee calculation tool 41 of a user terminal 40 constituting the document management system 1 of FIG. 図１の書類管理システム１を構成する使用者端末４０の委託費算定ツール４１で用いる委託費算定ファイルである。This is a commission fee calculation file used by the commission fee calculation tool 41 of the user terminal 40 constituting the document management system 1 of FIG. 図１の書類管理システム１を構成する使用者端末４０の委託費算定ツール４１が作成する請求（報告）資料の一例である。2 is an example of a billing (report) document created by the commission fee calculation tool 41 of the user terminal 40 constituting the document management system 1 of FIG. 1. 図１の書類管理システム１の使用方法を説明するフロー図である。FIG. 2 is a flow diagram illustrating a method of using the document management system 1 of FIG. 1. 図１の書類管理システム１の使用方法を説明するフロー図である。FIG. 2 is a flow diagram illustrating a method of using the document management system 1 of FIG. 1.

図１は、本発明の第１実施形態の書類管理システム１の構成図である。本発明の第１実施形態の書類管理システム１は、電子文書で作成された電子書類（以下、書類）を管理するシステムであり、委託元が使用する管理者端末１０と、委託先又は営業所が使用する使用者端末４０と、データサーバー９０とがネットワーク１００を介して接続されてなる。さらにネットワーク１００には、電子メールの送受信を管理するメールサーバー１１０が接続する。電子文書は、文書作成用ソフトウエア、表計算用ソフトウエア、プレゼンテーション用ソフトウエアなどで作成された電子データ、ファイルであり、本実施形態では、委託元と委託先との間で交わされた業務委託契約に基づき発行される業務完了届・請求書、その他各種様式の書類、管理表等が書類に該当する。 Figure 1 is a configuration diagram of a document management system 1 according to a first embodiment of the present invention. The document management system 1 according to the first embodiment of the present invention is a system for managing electronic documents (hereinafter referred to as documents) created with electronic documents, and is configured by connecting an administrator terminal 10 used by the client, a user terminal 40 used by the client or sales office, and a data server 90 via a network 100. In addition, a mail server 110 that manages the sending and receiving of e-mails is connected to the network 100. Electronic documents are electronic data and files created with software for creating documents, software for spreadsheets, presentation software, etc., and in this embodiment, documents include business completion reports and invoices issued based on a business outsourcing contract concluded between the client and the client, as well as documents of various formats, management tables, etc.

管理者端末１０は、委託元、例えば本社に設置され、委託元と委託先との間で交わされた業務委託契約に基づき発行する業務完了届・請求書、その他各種様式の書類、管理表等を管理するコンピュータであり、使用者端末４０、データサーバー９０、その他外部機器と接続するためのインターフェースを含む通信手段、処理・制御を行う処理制御手段、データの記憶・プログラムを格納する記憶手段を備え、データを入力または読取るマウス、キーボード、ＣＤ読取り装置などのデータ入力手段８０、データを表示するディスプレイなどの表示手段７０と接続する。 The administrator terminal 10 is a computer installed at the client, for example the head office, that manages the work completion notices and invoices issued based on the outsourcing contract concluded between the client and the contractor, as well as various other document formats and management tables. It is equipped with a communication means including an interface for connecting to the user terminal 40, the data server 90, and other external devices, a processing control means for performing processing and control, and a storage means for storing data and programs, and is connected to a data input means 80 such as a mouse, keyboard, or CD reader for inputting or reading data, and a display means 70 such as a display for displaying data.

管理者端末１０は、業務完了届・請求書、その他各種様式の書類、これら書類を管理するための管理表、委託先が使用する委託費算定ツールを作成する委託費算定管理ツール１１を備える。委託元の担当者（以下、委託元者）は、この委託費算定管理ツール１１を介して委託費の単価改定に伴う各種書類の更新・改定を行い、また委託先が使用する委託費算定ツールを作成し、これを委託先に送付することができる。 The administrator terminal 10 is equipped with a commission fee calculation management tool 11 that creates work completion reports, invoices, and other various types of documents, management tables for managing these documents, and a commission fee calculation tool to be used by the contractor. The person in charge at the client's company (hereinafter, the client) can use this commission fee calculation management tool 11 to update and revise various documents in response to revisions to the unit price of the commission fee, and can also create a commission fee calculation tool to be used by the contractor and send it to the contractor.

図２は、管理者端末１０の委託費算定管理ツール１１の機能構成図、図３は、委託費算定管理ツール１１の管理ツール操作画面１２、図４～図６は、委託費算定管理ツール１１で用いる管理表、図７は、委託費算定管理ツール１１が作成する単価・様式ファイルの一例である。 Figure 2 is a functional configuration diagram of the commission fee calculation management tool 11 on the administrator terminal 10, Figure 3 is the management tool operation screen 12 of the commission fee calculation management tool 11, Figures 4 to 6 are management tables used by the commission fee calculation management tool 11, and Figure 7 is an example of a unit price/form file created by the commission fee calculation management tool 11.

委託費算定管理ツール１１は、図２に示すようにバージョン更新管理手段１６、委託名・委託先・様式更新管理手段１７、単価データ更新管理手段１８、新旧単価データ更新管理手段１９、データベースバージョン更新管理手段２０、各業務・委託別ツール作成管理手段２１を備え、予めインストールしたプログラムが管理者端末１０を各手段として機能させる。さらに委託費算定管理ツール１１は、新旧単価データ表、委託名・委託先・単価様式管理表（図４、図５参照）、バージョン管理表（図６参照）を含む管理表２４を備える。 As shown in Figure 2, the outsourcing cost calculation management tool 11 comprises a version update management means 16, an outsourcing name/outsourcing company/form update management means 17, a unit price data update management means 18, an old and new unit price data update management means 19, a database version update management means 20, and a tool creation management means 21 for each task and outsourcing, and a pre-installed program causes the administrator terminal 10 to function as each means. Furthermore, the outsourcing cost calculation management tool 11 comprises a management table 24 including a new and old unit price data table, an outsourcing name/outsourcing company/unit price form management table (see Figures 4 and 5), and a version management table (see Figure 6).

また委託費算定管理ツール１１は、図３に示すようにメニューを記載した管理ツール操作画面１２を作成し立ち上げる操作画面作成手段２２を備え、管理者端末１０において委託費算定管理ツール１１が選択されると、操作画面作成手段２２がメニューを選択可能に管理ツール操作画面１２を表示手段７０に表示する。メニューは、アイコンとして表示手段７０に表示されるようにしてもよい。 The commission fee calculation management tool 11 also includes an operation screen creation means 22 that creates and launches a management tool operation screen 12 on which a menu is displayed, as shown in FIG. 3. When the commission fee calculation management tool 11 is selected on the administrator terminal 10, the operation screen creation means 22 displays the management tool operation screen 12 on the display means 70 so that the menu can be selected. The menu may be displayed on the display means 70 as an icon.

管理ツール操作画面１２に表示されるメニューには、バージョン更新管理２６、委託名・委託先・様式更新管理２７、単価データ更新２８、新旧単価データ更新２９、ＤＢバージョンデータ更新３０、各業務・委託先別ツール作成（配布用）３１、新旧単価データ表、委託名・委託先・単価様式管理表、バージョン管理表を含む管理表２４が含まれる。 The menus displayed on the management tool operation screen 12 include version update management 26, outsourcing name/outsourcing company/form update management 27, unit price data update 28, old and new unit price data update 29, DB version data update 30, tool creation for each business/outsourcing company (for distribution) 31, old and new unit price data table, outsourcing name/outsourcing company/unit price form management table, and management table 24 including a version management table.

管理ツール操作画面１２に表示されるメニューは、それぞれ各手段と対応しており、例えば管理ツール操作画面１２において、バージョン更新管理２６が選択（クリック）されるとバージョン更新管理手段１６が起動する。同様に管理表２４のバージョン管理表が選択されるとバージョン管理表（図６参照）が表示される。 The menus displayed on the management tool operation screen 12 correspond to the respective means. For example, when version update management 26 is selected (clicked) on the management tool operation screen 12, the version update management means 16 is activated. Similarly, when the version management table of the management table 24 is selected, the version management table (see FIG. 6) is displayed.

委託費算定管理ツール１１の各手段について説明する。バージョン更新管理２６が選択されるとバージョン更新管理手段１６は、管理者端末１０の記憶手段に格納された管理表２４からバージョン管理表（図６参照）を読み出し、データを更新可能に表示手段７０に表示し、単価改定等に伴うバージョンデータが更新されると、変更後のバージョン管理表を管理者端末１０の記憶手段に書き込み記憶する。データの更新には、データの修正、変更、追加が含まれる（以下、同じ）。 Each means of the commission fee calculation and management tool 11 will be described below. When version update management 26 is selected, the version update management means 16 reads the version management table (see FIG. 6) from the management table 24 stored in the storage means of the manager terminal 10 and displays the data on the display means 70 so that it can be updated. When the version data is updated due to a price revision or the like, the changed version management table is written and stored in the storage means of the manager terminal 10. Data updates include data corrections, changes, and additions (same below).

委託名・委託先・様式更新管理２７が選択されると委託名・委託先・様式更新管理手段１７は、管理者端末１０の記憶手段に格納された管理表２４から委託名・委託先・単価様式管理表（図４、図５参照）を読み出し、データを更新可能に表示手段７０に表示し、委託名・委託先・様式のデータが更新されると、変更後の委託名・委託先・単価様式管理表を管理者端末１０の記憶手段に書き込み記憶する。委託名の更新は、業務委託名称の正式名称・略称の更新、委託先の更新は、委託先会社名称の正式名称・略称の更新、様式の更新は、共通様式、業務様式の更新が該当する。 When consignment name/consignee/form update management 27 is selected, consignment name/consignee/form update management means 17 reads out the consignment name/consignee/unit price form management table (see Figures 4 and 5) from the management table 24 stored in the storage means of the manager terminal 10 and displays the data on the display means 70 so that it can be updated, and when the consignment name/consignee/form data is updated, the revised consignment name/consignee/unit price form management table is written and stored in the storage means of the manager terminal 10. Updating the consignment name corresponds to updating the full name and abbreviation of the business consignment name, updating the consignee corresponds to updating the full name and abbreviation of the consignee company name, and updating the form corresponds to updating the common form and business form.

単価データ更新２８が選択されると単価データ更新管理手段１８は、管理者端末１０の記憶手段に格納された管理表２４から委託名・委託先・単価様式管理表（図４、図５参照）を読み出し、データを更新可能に表示手段７０に表示し、単価データが更新されると、変更後の委託名・委託先・単価様式管理表を管理者端末１０の記憶手段に書き込み記憶する。 When unit price data update 28 is selected, the unit price data update management means 18 reads the consignment name, consignee, and unit price format management table (see Figures 4 and 5) from the management table 24 stored in the storage means of the administrator terminal 10, displays the data on the display means 70 so that it can be updated, and when the unit price data is updated, writes and stores the revised consignment name, consignee, and unit price format management table in the storage means of the administrator terminal 10.

新旧単価データ更新２９が選択されると新旧単価データ更新管理手段１９は、管理者端末１０の記憶手段に格納された新旧単価データ表を読み出し、データを更新可能に表示手段７０に表示し、単価データの適用開始日・適用終了日などのデータが更新されると、変更後の新旧単価データ表を管理者端末１０の記憶手段に書き込み記憶する。 When old and new unit price data update 29 is selected, old and new unit price data update management means 19 reads the old and new unit price data table stored in the storage means of the administrator terminal 10, displays the data on the display means 70 so that the data can be updated, and when data such as the application start date and application end date of the unit price data is updated, writes and stores the changed old and new unit price data table in the storage means of the administrator terminal 10.

ＤＢバージョンデータ更新３０が選択されるとデータベースバージョン更新管理手段２０は、データサーバー９０に格納するバージョン情報を含むバージョンファイルを作成可能に表示手段７０に表示する。バージョンファイルは、単価データ、委託名などの更新に伴い作成される。 When DB version data update 30 is selected, the database version update management means 20 displays on the display means 70 a version file including version information to be stored in the data server 90 so that it can be created. The version file is created when unit price data, consignment name, etc. are updated.

またデータベースバージョン更新管理手段２０は、バージョンファイルアップロード手段（バージョンファイルアップロードプログラム）２０ａを有し、バージョンファイルが作成されると管理者端末１０は、バージョンファイルアップロードプログラム２０ａを起動させ当該バージョンファイルをデータサーバー９０に自動送信する。バージョンファイルには、業務委託名称、委託先会社名称、最新バージョンＮo．これに対応する旧バージョンＮo．が含まれる。 The database version update management means 20 also has a version file upload means (version file upload program) 20a, and when a version file is created, the administrator terminal 10 starts the version file upload program 20a and automatically transmits the version file to the data server 90. The version file includes the business outsourcing name, the outsourcing company name, the latest version number, and the corresponding old version number.

各業務・委託先別ツール作成（配布用）３１が選択されると各業務・委託別ツール作成管理手段２１は、委託先毎にそれらが使用する委託費算定ファイル（単価・様式ファイル）を作成する。本実施形態において各業務・委託別ツール作成管理手段２１が書類作成管理手段に該当する。委託費算定ファイルには、委託元に提出する請求書・完了届などの提出書類を作成するための所定の様式の雛形書類、単価表等が含まれる。委託費算定ファイルは、委託先毎に業種別単価表、業務に対応した様式、共通様式の書類（雛形書類）がそれぞれ独立した書類となっている（図７参照）。委託費算定ファイルの書類にはバージョン情報が付加され、委託先毎に読み取りパスワードが設定されている。 When the tool creation (for distribution) for each task/contractor 31 is selected, the tool creation management means 21 for each task/contractor creates a consignment fee calculation file (unit price/form file) for each contractor to use. In this embodiment, the tool creation management means 21 for each task/contractor corresponds to the document creation management means. The consignment fee calculation file includes template documents and unit price tables in a specified format for creating documents to be submitted, such as invoices and completion reports, to be submitted to the client. The consignment fee calculation file is made up of independent documents, each of which contains an industry-specific unit price table, a form corresponding to the task, and a common format document (template document) for each contractor (see Figure 7). Version information is added to the documents in the consignment fee calculation file, and a read password is set for each contractor.

使用者端末４０は、委託先又は営業所に設置され、委託元との間で交わされた業務委託契約に基づき業務完了後に委託元に提出する書類を発行するコンピュータであり、管理者端末１０、データサーバー９０、その他外部機器と接続するためのインターフェースを含む通信手段、処理・制御を行う処理制御手段、データの記憶、プログラムを格納する記憶手段を備え、データを入力または読取るマウス、キーボード、ＣＤ読取り装置などのデータ入力手段８０、データを表示するディスプレイなどの表示手段７０と接続する。 The user terminal 40 is a computer installed at the contractor or at a business office, which issues documents to be submitted to the client after the work is completed based on the outsourcing contract concluded with the client. It is equipped with a communication means including an interface for connecting to the administrator terminal 10, the data server 90, and other external devices, a processing control means for processing and controlling, and a storage means for storing data and programs, and is connected to a data input means 80 such as a mouse, keyboard, or CD reader for inputting or reading data, and a display means 70 such as a display for displaying data.

使用者端末４０は、管理者端末１０が作成・送信する委託費算定ファイルを用い、委託費算定ファイルに含まれる業務完了届・請求書などの雛形書類にデータを入力し、請求（報告）資料、発注（依頼）資料を作成する委託費算定ツール４１を備える。委託先又は営業所の担当者（以下、委託先者）は、この委託費算定ツール４１を介して委託元に提出する提出書類を作成することができる。 The user terminal 40 is equipped with a commission fee calculation tool 41 that uses the commission fee calculation file created and sent by the administrator terminal 10 to input data into template documents such as a business completion notice and invoice included in the commission fee calculation file, and creates billing (report) materials and order (request) materials. The contractor or the person in charge at the sales office (hereinafter, the contractor) can use this commission fee calculation tool 41 to create documents to be submitted to the client.

図８は、使用者端末４０の委託費算定ツール４１の機能構成図、図９は、委託費算定ツール４１の操作画面４２、図１０は、委託費算定ツール４１で用いる委託費算定ファイル、図１１は、委託費算定ツール４１が作成する請求（報告）資料の一例である。 Figure 8 is a functional configuration diagram of the outsourcing fee calculation tool 41 on the user terminal 40, Figure 9 is the operation screen 42 of the outsourcing fee calculation tool 41, Figure 10 is a outsourcing fee calculation file used by the outsourcing fee calculation tool 41, and Figure 11 is an example of billing (report) materials created by the outsourcing fee calculation tool 41.

委託費算定ツール４１は、図８に示すように基本情報設定手段４６、請求（報告）資料作成手段４７、発注（依頼）資料作成手段４８を備え、予めインストールしたプログラムが使用者端末４０を各手段として機能させる。 As shown in FIG. 8, the commission fee calculation tool 41 includes a basic information setting means 46, a billing (report) document creation means 47, and an order (request) document creation means 48, and a pre-installed program causes the user terminal 40 to function as each of the means.

さらに委託費算定ツール４１は、図９に示すようにメニューを記載した操作画面４２を作成し立ち上げる操作画面作成手段５０を備え、使用者端末４０において委託費算定ツール４１が選択されると、操作画面作成手段５０がメニューを選択可能に操作画面４２を表示手段７０に表示する。メニューは、アイコンとして表示手段７０に表示されるようにしてもよい。 The commission fee calculation tool 41 further includes an operation screen creation means 50 that creates and launches an operation screen 42 on which a menu is displayed, as shown in FIG. 9. When the commission fee calculation tool 41 is selected on the user terminal 40, the operation screen creation means 50 displays the operation screen 42 on the display means 70 so that the menu can be selected. The menu may be displayed on the display means 70 as an icon.

操作画面４２に表示されるメニューは、基本情報設定５６、請求（報告）資料作成５７、発注（依頼）資料作成５８を含む。操作画面４２に表示されるメニューは、それぞれ各手段と対応しており、例えば操作画面４２において、請求（報告）資料作成５７が選択（クリック）されると請求（報告）資料作成手段４７が起動する。 The menus displayed on the operation screen 42 include basic information setting 56, billing (reporting) material creation 57, and order (request) material creation 58. The menus displayed on the operation screen 42 correspond to the respective means, and for example, when billing (reporting) material creation 57 is selected (clicked) on the operation screen 42, the billing (reporting) material creation means 47 is activated.

委託費算定ツール４１の各手段について説明する。基本情報設定５６が選択されると基本情報設定手段４６は、使用者端末４０の記憶手段に格納された基本情報を読み出し、データを更新可能に表示手段７０に基本情報設定画面を表示し、データが更新されると、変更後の基本情報を使用者端末４０の記憶手段に格納する。 Each means of the commission fee calculation tool 41 will be explained. When basic information setting 56 is selected, the basic information setting means 46 reads out the basic information stored in the storage means of the user terminal 40, displays a basic information setting screen on the display means 70 so that the data can be updated, and when the data is updated, stores the changed basic information in the storage means of the user terminal 40.

請求（報告）資料作成５７が選択されると請求（報告）資料作成手段４７が起動する。請求（報告）資料作成手段４７は、請求（報告）資料の実施期間設定、件数入力、請求資料作成を実行可能である。また請求（報告）資料作成手段４７は、データサーバー９０に格納されたバージョンファイルをダウンロードするバージョンファイル取得手段（バージョンファイルダウンロードプログラム）４７ａ、バージョン判定手段４７ｂ、起動手段４７ｃを備える。 When billing (reporting) material creation 57 is selected, billing (reporting) material creation means 47 is started. The billing (reporting) material creation means 47 can set the implementation period of the billing (reporting) material, input the number of cases, and create billing materials. The billing (reporting) material creation means 47 also includes version file acquisition means (version file download program) 47a that downloads version files stored in the data server 90, version determination means 47b, and startup means 47c.

請求（報告）資料作成５７が選択されると請求（報告）資料作成手段４７は、以下の手順で有効バージョンの委託費算定ファイルを立ち上げる。請求（報告）資料作成手段４７は、請求（報告）資料作成５７が選択されると直ちにバージョンファイルダウンロードプログラムを起動し、データサーバー９０から最新のバージョンファイルを入手する。 When billing (reporting) material creation 57 is selected, billing (reporting) material creation means 47 launches the valid version of the commissioned fee calculation file in the following procedure. When billing (reporting) material creation 57 is selected, billing (reporting) material creation means 47 immediately launches the version file download program and obtains the latest version file from data server 90.

また請求（報告）資料作成手段４７は、使用者端末４０の記憶手段に格納された委託費算定ファイルを読み出し、委託費算定ファイルを開くための読み取りパスワードを要求する。請求（報告）資料作成手段４７は、正しいアクセスキー（パスワード）が入力されるとバージョン判定手段４７ｂが、データサーバー９０から入手した最新のバージョンファイルに基づき有効なバージョンの委託費算定ファイルを選出し、起動手段４７ｃが委託費算定ファイルを動作可能に立ち上げる。これにより委託元に提出する完了届兼請求書などの雛形書類が表示手段７０に表示され（図１０参照）、これを用い委託元に提出する請求（報告）資料（図１１参照）を自動作成することができる。 The billing (report) material creation means 47 also reads out the commissioned fee calculation file stored in the storage means of the user terminal 40, and requests a read password to open the commissioned fee calculation file. When the correct access key (password) is entered, the version determination means 47b of the billing (report) material creation means 47 selects a valid version of the commissioned fee calculation file based on the latest version file obtained from the data server 90, and the startup means 47c launches the commissioned fee calculation file so that it can be operated. This causes template documents such as a completion notice and invoice to be submitted to the client to be displayed on the display means 70 (see Figure 10), and using this, billing (report) materials to be submitted to the client (see Figure 11) can be automatically created.

一方、請求（報告）資料作成手段４７は、アクセスキーが正しくないときは受付けを拒否し、バージョン判定手段４７ｂは、使用者端末４０の記憶手段に格納され読み出された委託費算定ファイルに有効なバージョンの委託費算定ファイルがないと判断するとその旨を表示手段７０に表示する。 On the other hand, the billing (report) document creation means 47 will refuse to accept the request if the access key is incorrect, and if the version determination means 47b determines that the commission fee calculation file stored in and read from the memory means of the user terminal 40 does not contain a valid version of the commission fee calculation file, it will display this fact on the display means 70.

発注（依頼）資料作成５８が選択されると発注（依頼）資料作成手段４８が起動する。発注（依頼）資料作成５８は、実施期間設定、件数入力、依頼資料作成を実行可能であり、発注（依頼）資料作成５８が選択されると、使用者端末４０の記憶手段に格納された関係書類を読み出し、データを変更可能に表示手段７０に表示する。委託先者は、これを用いて発注（依頼）資料を作成することができる。 When "Create order (request) documents" 58 is selected, the order (request) documents creation means 48 is activated. "Create order (request) documents" 58 can set the implementation period, input the number of items, and create request documents. When "Create order (request) documents" 58 is selected, related documents stored in the memory means of the user terminal 40 are read out and the data is displayed on the display means 70 in an editable format. The entrustee can use this to create order (request) documents.

データサーバー９０は、管理者端末１０、使用者端末４０、その他外部機器と接続するためのインターフェースを含む通信手段、処理・制御を行う処理制御手段、データを記憶・格納するデータベース、記憶手段を備え、ネットワーク１００を介して管理者端末１０、使用者端末４０とデータを送受信可能に接続する。 The data server 90 is equipped with a communication means including an interface for connecting to the administrator terminal 10, the user terminal 40, and other external devices, a processing control means for performing processing and control, a database for storing and storing data, and a storage means, and is connected to the administrator terminal 10 and the user terminal 40 via the network 100 so that data can be sent and received.

データサーバー９０は、管理者端末１０から送信されるバージョンファイルを記憶手段（データベース）に格納する。また使用者端末４０からの要求に基づき最新のバージョンファイルを読み出し、使用者端末４０に送信する。 The data server 90 stores the version file sent from the administrator terminal 10 in a storage means (database). It also reads the latest version file based on a request from the user terminal 40 and sends it to the user terminal 40.

次に、書類管理システム１の使用方法を図１２、図１３に基づき説明する。図１２及び図１３は、書類管理システム１の使用方法を説明するフロー図であり、ここでは業務委託正式名称が遠制保守業務、委託先会社がＡ株式会社であり、その単価を改定する場合である。図１２及び図１３に示す書類管理システム１の使用方法は、一例であり、書類管理システム１の使用方法がこれに限定されるものではない。また図１２及び図１３のフロー図において各ステップの順番はこれに限定されるものではなく、適宜変更してもよい。 Next, how to use the document management system 1 will be explained with reference to Figures 12 and 13. Figures 12 and 13 are flow diagrams explaining how to use the document management system 1, in which the official name of the outsourced work is remote maintenance work, the outsourced company is A Co., Ltd., and the unit price is to be revised. The method of using the document management system 1 shown in Figures 12 and 13 is one example, and the method of using the document management system 1 is not limited to this. Furthermore, the order of each step in the flow diagrams of Figures 12 and 13 is not limited to this, and may be changed as appropriate.

依頼元者は、管理者端末１０の委託費算定管理ツール１１を立ち上げ、管理ツール操作画面１２に表示されるメニューから単価データ更新２８を選択し、改定後の単価データを追加する。同様に、管理ツール操作画面１２に表示されるメニューからバージョン更新管理２６を選択し、バージョンデータを更新する（ステップＳ１）。更新された単価データ、バージョンデータは、管理者端末１０の記憶手段に記憶される。 The requester launches the commission fee calculation management tool 11 on the administrator terminal 10, selects unit price data update 28 from the menu displayed on the management tool operation screen 12, and adds the revised unit price data. Similarly, he selects version update management 26 from the menu displayed on the management tool operation screen 12, and updates the version data (step S1). The updated unit price data and version data are stored in the storage means of the administrator terminal 10.

単価データの更新、バージョンデータの更新に合わせて、データベース登録用の最新バージョンデータを作成する（ステップＳ２）。このデータベース登録用の最新バージョンデータの作成は、管理ツール操作画面１２に表示されるメニューのＤＢバージョンデータ更新３０を選択し、データベースバージョン更新管理手段２０を立ち上げ実行する。 In conjunction with the updates to the unit price data and version data, the latest version data for database registration is created (step S2). To create this latest version data for database registration, select DB version data update 30 from the menu displayed on the management tool operation screen 12, and launch and execute the database version update management means 20.

管理者端末１０は、データベース登録用最新バージョンデータが作成されると管理者端末１０の記憶手段に記憶するとともに、バージョンファイルアップロードプログラムを自動起動させ（ステップＳ３）、データベース登録用最新バージョンデータをバージョンファイルとしてデータサーバー９０に自動送信する。データサーバー９０は、バージョンファイルを受信するとデータベースに最新バージョンデータを書き込む（ステップＳ４）。 When the latest version data for database registration is created, the administrator terminal 10 stores it in the storage means of the administrator terminal 10 and automatically starts the version file upload program (step S3), automatically sending the latest version data for database registration to the data server 90 as a version file. When the data server 90 receives the version file, it writes the latest version data to the database (step S4).

また依頼元者は、単価データの更新、バージョンデータの更新に合わせて、委託費算定管理ツール１１を介して新旧単価データの更新、委託名・委託先・様式及び管理表の更新を行う（ステップＳ５、ステップＳ６）。さらに依頼元者は、単価データの更新、バージョンデータの更新に合わせて委託費算定管理ツール１１を介して配布用の委託費算定ファイルを作成する。本実施形態では、単価が更新されたＡ株式会社向けの委託費算定ファイルを作成する（ステップＳ７）。 The requester also updates the old and new unit price data, and updates the contractor name, contractor, format, and management table via the commission fee calculation management tool 11 in accordance with the updates to the unit price data and version data (steps S5 and S6). Furthermore, the requester creates a commission fee calculation file for distribution via the commission fee calculation management tool 11 in accordance with the updates to the unit price data and version data. In this embodiment, a commission fee calculation file for A Co., Ltd. with the updated unit price is created (step S7).

ステップＳ７で作成された配布用の委託費算定ファイルは、管理者端末１０から配布先であるＡ株式会社の使用者端末４０に電子メールを用いて送信される。この場合、依頼元からＡ株式会社を担当する営業所ＢにＡ株式会社向けの委託費算定ファイルを送信し、営業所Ｂから委託先であるＡ株式会社に委託費算定ファイルを送信するようにしてもよい。 The outsourcing fee calculation file for distribution created in step S7 is sent by email from the administrator terminal 10 to the user terminal 40 of the distribution destination, A Co., Ltd. In this case, the requester may send the outsourcing fee calculation file for A Co., Ltd. to sales office B, which is in charge of A Co., Ltd., and sales office B may send the outsourcing fee calculation file to the outsourcing destination, A Co., Ltd.

委託先であるＡ株式会社の担当者は、委託費算定ファイルを受信すると使用者端末４０の記憶手段に格納する（ステップＳ８）。 When the person in charge at the contractor, Company A, receives the contract fee calculation file, he or she stores it in the storage means of the user terminal 40 (step S8).

使用者端末４０に格納された委託費算定ファイルの使用手順を説明する。使用者端末４０において委託費算定ツール４１が選択されると（ステップＳ９）、使用者端末４０は、バージョンファイルをダウンロードするためのダウンロードプログラムを自動起動させ、データサーバー９０にバージョンファイルを要求する（ステップＳ１０）。 The procedure for using the commission fee calculation file stored in the user terminal 40 will now be described. When the commission fee calculation tool 41 is selected on the user terminal 40 (step S9), the user terminal 40 automatically starts a download program for downloading the version file, and requests the version file from the data server 90 (step S10).

データサーバー９０は、バージョンファイル要求を受け、データベースからバージョンデータを読み出し、最新のバージョンファイルを自動作成し、使用者端末４０に自動送信する（ステップＳ１１）。 The data server 90 receives the version file request, reads the version data from the database, automatically creates the latest version file, and automatically transmits it to the user terminal 40 (step S11).

また使用者端末４０において委託費算定ツール４１が選択されると（ステップＳ９）、使用者端末４０は、委託費算定ファイルを起動するためのパスワード（アクセスキー）を要求する（ステップＳ１２）。正しいアクセスキーが入力されると委託費算定ツール４１は、データベースから取得した有効バージョンの委託費算定ファイルを立ち上げる。一方、誤ったアクセスキーが入力されると受付け拒否の表示を行い、有効なバージョンの委託費算定ファイルがないと判断するとその旨を表示手段７０に表示する（ステップＳ１３）。 When the commission fee calculation tool 41 is selected on the user terminal 40 (step S9), the user terminal 40 requests a password (access key) to launch the commission fee calculation file (step S12). When the correct access key is entered, the commission fee calculation tool 41 launches the valid version of the commission fee calculation file retrieved from the database. On the other hand, when an incorrect access key is entered, a refusal to accept the request is displayed, and if it is determined that a valid version of the commission fee calculation file does not exist, this is displayed on the display means 70 (step S13).

委託先者は、有効バージョンの委託費算定ファイルを用いて請求（報告）資料を作成することができる（ステップＳ１４）。 The contractor can create billing (reporting) materials using the valid version of the contractor fee calculation file (step S14).

第１実施形態の書類管理システム１を用いて説明したように本発明に係る書類管理システムは、管理者端末が委託先毎の委託費算定ファイル及び単価・様式等の変更に伴うバージョン情報を一元的に管理するので書類の管理が容易でまた効率的な書類管理が行える。また委託先、営業所で使用する使用者端末は、有効バージョンの委託費算定ファイルのみを読み出すことができるので使い易く、単価等の入力間違い等を防止できる。さらに委託先、営業所で使用する使用者端末から他の委託先、営業所で使用する委託費算定ファイルを開くことができないので、互いに相手方の単価情報等は秘匿にされ安心して使用することができる。 As explained using the document management system 1 of the first embodiment, the document management system of the present invention allows the administrator terminal to centrally manage the outsourcing fee calculation file for each outsourcing party and version information accompanying changes in unit price, format, etc., making document management easy and efficient. Also, the user terminals used by outsourcing parties and sales offices can read only the valid version of the outsourcing fee calculation file, making it easy to use and preventing input errors such as unit prices. Furthermore, since the outsourcing fee calculation files used by other outsourcing parties and sales offices cannot be opened from user terminals used by outsourcing parties and sales offices, the unit price information of each party is kept confidential and can be used with peace of mind.

以上、第１実施形態の書類管理システム１を用いて本発明に係る書類管理システムを説明したが、本発明に係る書類管理システムは、前記実施形態に限定されるものではなく要旨を変更しない範囲で変更して使用することができる。 The document management system of the present invention has been described above using the document management system 1 of the first embodiment, but the document management system of the present invention is not limited to the above embodiment and can be modified and used within the scope that does not change the gist of the invention.

第１実施形態の書類管理システム１で使用する管理者端末は、単価データの更新とそれに伴い発行するバージョン情報の更新、さらには各業務・委託先別に作成する委託費算定ファイルなどを個別に作成するが、これらを互いにリンクさせてもよい。このようにすれば単価データの更新が更新されるとそれに伴い新旧単価データ、バージョン管理表、ＤＢ用のバージョンファイル、各業務・委託先別に作成する委託費算定ファイルが自動更新される。 The administrator terminal used in the document management system 1 of the first embodiment updates the unit price data and the associated version information, and also creates the outsourcing calculation files created for each task and contractor individually, but these can also be linked to each other. In this way, when the unit price data is updated, the old and new unit price data, the version management table, the version file for the DB, and the outsourcing calculation files created for each task and contractor are automatically updated accordingly.

同様に、委託先、営業所で使用する使用者端末も基本情報の変更と請求（報告）資料作成、基本情報の変更と発注（依頼）資料作成とをリンクさせ、基本情報が更新されるとそれに伴い請求（報告）資料の関連個所が自動更新されるようにしてもよい。 Similarly, user terminals used by contractors and sales offices can be linked to changes in basic information and the creation of billing (reporting) documents, and to changes in basic information and the creation of order (request) documents, so that when basic information is updated, the relevant parts of the billing (reporting) documents are automatically updated accordingly.

本発明に係る書類管理システムにおいて委託業務名称、委託先会社名称、各書類などに固有の識別番号を付与し、委託業務名称、委託先会社名称、各書類などを識別番号で管理するようにしてもよい。このようにすることで検索、管理が容易となる。 In the document management system according to the present invention, unique identification numbers may be assigned to the names of outsourced tasks, the names of outsourced companies, each document, etc., and the names of outsourced tasks, the names of outsourced companies, each document, etc. may be managed by the identification numbers. This makes searching and management easier.

また管理者端末の委託費算定管理ツールと電子メール送信手段とをリンクさせ、委託費算定管理ツールにより委託先・営業所向けの委託費算定ファイルが作成されると自動的に該当する委託先・営業所に向け委託費算定ファイルを自動送信するようにしてもよい。このような構成は、例えば委託費算定管理ツールの管理表に委託先・営業所のメールアドレスを記載し、各業務・委託先別ツール（配布用）に送信ボタンを設け、送信ボタンがクリックされると、委託費算定管理ツールが送信すべき委託先・営業所及びそのメールアドレスを選出し、委託費算定ファイルを自動送信するように構成すればよい。 The outsourcing cost calculation management tool of the administrator terminal may also be linked to the email sending means, so that when an outsourcing cost calculation file for a contractor or sales office is created by the outsourcing cost calculation management tool, the outsourcing cost calculation file is automatically sent to the relevant contractor or sales office. Such a configuration may be configured, for example, by entering the email addresses of contractors and sales offices in the management table of the outsourcing cost calculation management tool, providing a send button in each business/contractor specific tool (for distribution), and configuring the outsourcing cost calculation management tool to select the contractor/sales office and their email addresses to which the file should be sent and automatically send the outsourcing cost calculation file when the send button is clicked.

同様に使用者端末の委託費算定ツールと電子メール送信手段とをリンクさせ、委託費算定ツールにより請求（報告）資料が作成されると自動的に委託元にこれを自動送信するようにしてもよい。このような構成は、例えば委託費算定ツールの基本情報に委託元のメールアドレスを記載し、請求（報告）資料作成に送信ボタンを設け、送信ボタンがクリックされると委託元のメールアドレスを選出し、請求（報告）資料を自動送信するように構成すればよい。 Similarly, the outsourcing cost calculation tool of the user terminal may be linked to an e-mail sending means so that when a billing (reporting) document is created using the outsourcing cost calculation tool, it is automatically sent to the client. Such a configuration may be configured, for example, by entering the email address of the client in the basic information of the outsourcing cost calculation tool, providing a send button for creating the billing (reporting) document, and selecting the email address of the client when the send button is clicked, and automatically sending the billing (reporting) document.

第１実施形態の書類管理システム１では、委託元と委託先とで結ばれた業務委託契約に基づき発行する業務完了届・請求書、その他書類等を取り扱うが、本発明に係る書類管理システムで管理可能な書類は、業務完了届・請求書等に限定されるものではない。本発明に係る書類管理システムは、甲が書類の諸元・雛形を管理し、乙が甲の管理する雛形書類を使用し提出書類を作成する場合における書類管理に幅広く適用することができる。 The document management system 1 of the first embodiment handles business completion notices, invoices, and other documents issued based on a business outsourcing contract concluded between the client and the client, but documents that can be managed by the document management system of the present invention are not limited to business completion notices and invoices. The document management system of the present invention can be widely applied to document management in cases where Party A manages the specifications and templates of documents and Party B creates documents to be submitted using the template documents managed by Party A.

図面を参照しながら好適な実施形態を説明したが、当業者であれば、本明細書を見て、自明な範囲内で種々の変更及び修正を容易に想定するであろう。従って、そのような変更及び修正は、請求の範囲から定まる発明の範囲内のものと解釈される。 Although the preferred embodiment has been described with reference to the drawings, a person skilled in the art would easily imagine various changes and modifications within the obvious scope upon reading this specification. Therefore, such changes and modifications are to be interpreted as being within the scope of the invention as defined by the claims.

１書類管理システム
１０管理者端末
１１委託費算定管理ツール
１６バージョン更新管理手段
１７委託名・委託先・様式更新管理手段
１８単価データ更新管理手段
１９新旧単価データ更新管理手段
２０データベースバージョン更新管理手段
２０ａバージョンファイルアップロード手段
２１各業務・委託別ツール作成管理手段
２４管理表
４０使用者端末
４１委託費算定ツール
４６基本情報設定手段
４７請求（報告）資料作成手段
４７ａバージョンファイル取得手段
４７ｂバージョン判定手段
４７ｃ起動手段
５６基本情報設定
７０表示手段
８０データ入力手段
９０データサーバー
１００ネットワーク
１１０メールサーバー 1 Document management system 10 Administrator terminal 11 Commission fee calculation management tool 16 Version update management means 17 Commission name/contractor/form update management means 18 Unit price data update management means 19 Old and new unit price data update management means 20 Database version update management means 20a Version file upload means 21 Tool creation management means for each business/contract 24 Management table 40 User terminal 41 Commission fee calculation tool 46 Basic information setting means 47 Billing (report) material creation means 47a Version file acquisition means 47b Version determination means 47c Startup means 56 Basic information setting 70 Display means 80 Data input means 90 Data server 100 Network 110 Mail server

Claims

A document management system in which an administrator terminal for managing documents, a user terminal for creating documents to be submitted using template documents managed by the administrator terminal, and a data server having a database are connected via a network,
The administrator terminal,
a database version update management means for creating a version file including version information when the document or data used in the document is updated, and uploading the version file to the data server;
a document creation management means for updating or creating the template document to which the version information is added each time the document or data used in the document is updated;
Equipped with
The user terminal,
a version file acquisition means for downloading version information from the data server;
a version determination means for determining a valid version of the template document among the template documents transmitted from the administrator terminal based on the acquired version information;
a launching means for launching the valid version of the template document so that the submitted document can be updated or created;
A document management system comprising:

The documents are documents used between the client and the contractor or sales office,
The administrator terminal is a terminal used by the entrusting party,
2. The document management system according to claim 1, wherein the user terminal is a terminal used by the contractor or the business office.

The document management system according to claim 2, characterized in that the documents created by the document creation management means are set with an individual read password for each of the subcontractors or sales offices.

The manager terminal includes a data management table for managing data used in the document and a means for updating the data management table;
A document management system as described in any one of claims 1 to 3, characterized in that the data management table and the template document to which the version information has been added are linked, and the template document is automatically updated or automatically created in accordance with data updates in the data management table.

The document management system according to claim 4, characterized in that the administrator terminal automatically transmits the template document, which is automatically updated or automatically created in response to data updates in the data management table, to the user terminal.

The user terminal includes a basic information management means for managing basic information required for creating the document to be submitted,
6. A document management system according to claim 1, wherein the basic information and the submitted documents are linked, and the submitted documents are automatically updated or created when the basic information data is updated.

The document management system according to claim 6, characterized in that the user terminal automatically transmits the submitted documents, which are automatically updated or automatically created in response to data updates of the basic information, to the administrator terminal.