JP7626470B2 - フォーム作成システムおよびフォーム作成システムの規定作成処理方法 - Google Patents

Description

本発明は、法人が書面化する規定を所定のフォームとして編集作成処理を行うフォーム作成システムおよびフォーム作成システムの規定作成処理方法に関するものである。

法人として決まり事を書面化する際、担当者は、コンピュータにインストールされた文書処理機能を利用して、記載すべき規定の内容を上司と相談等しながら編集する作業を行う。
この際、法人の業種によっては、記載すべき規定の範囲と内容が高度化、専門化するため、法務情報に熟知した総務関係者が作成するのが一般的である。

下記特許文献１には「自計化において簿記や仕訳入力の知識が乏しい者が入力を行うと、入力される摘要とそれに基づいて提示される勘定科目が必ずしも適切でない場合がある。具体的には、例えば例えば「○月×日に会議での弁当代として５０，０００円支払った」という事象がある場合、ユーザが摘要欄に「会議の弁当代」と入力すると、会計ソフトは「会議」の文字列から類推して勘定科目として「会議費」を提示し、ユーザは特に疑うことなくそれを選択決定する場合がある。」が記載され、フォーム作成自動処理において発生しうる課題が指摘されている。

特許第６１７９８４８号公報

しかしながら、法人における規定書面作成において、以下の課題が指摘されていた。
（１）企業につき各規定は１度しか作成しないにもかかわらず作成には専門性が必要であり、規定作成の難易度が高い。
（２）多くの規定を作成する場合に、全ての規定の整合性を合わせる必要がある。

（３）各規定の作成部署が異なる場合や担当者が異なる場合には、規定間の整合性のチェックに時間を要する。
（４）部署名の変更や責任者の役職名を変更した場合に作成済みの規定の対象箇所の修正が必要であり、規定が増えれば増えるほど工数がかかる。

（５）作成担当者も承認者も規定の知識がない為、チェックに工数がかかり、場合によっては外部専門家への確認依頼によりコストが発生する。

本発明は、上記課題を解決するためになされたもので、本発明は、提示される規定に関する質問に回答するという簡単な操作で、一定法務レベルに対応した規定フォームを自動作成して、総務や法務に専門的な知識や経験を伴うことなく、短時間に規定フォーム書面を作成できるフォーム作成システムおよびフォーム作成システムの規定作成処理方法を提供することである。

本発明に係るフォーム作成システムは、所定の通信媒体を介して、企業が作成すべき規定フォームを提案するサーバ装置と、前記規定フォームを作成する担当者が操作するデータ端末とが通信するフォーム作成システムであって、前記サーバ装置は、前記データ端末に規定作成のための問合わせ情報を提供する提供手段と、前記提供手段が提供した問合わせ情報に対する回答情報を解析して回答者の企業の属性を判定する属性判定手段と、前記属性判定手段が判定した企業の属性に基づいて、前記規定フォームに記載すべき複数の規定を作成し、該作成した各規定に対して前記担当者に問い合わせる設問を前記データ端末に転送する転送手段と、前記転送手段が転送した各規定に対応づけられた各設問に対する回答を前記データ端末から回収する回収手段と、前記回収手段が回収した各設問に対する回答に基づいてきて規定フォームを作成する作成手段と、前記作成手段が作成した規定フォームに記載すべき各規定における整合性を判定する整合性判定手段と、前記整合性判定手段が判定した結果に基づいて、前記データ端末に最適な規定フォームを提案する提案手段と、を備えることを特徴とする。

本発明によれば、提示される規定に関する質問に回答するという簡単な操作で、一定法務レベルに対応した規定フォームを自動作成して、総務や法務に専門的な知識や経験を伴うことなく、短時間に規定フォーム書面を作成できる。

図面は、本発明の特定の実施の形態を示し、発明の不可欠な構成ばかりでなく、選択的及び好ましい実施の形態を含む。
本実施形態を示すフォーム作成システムの構成を説明するブロック図。 図１に示したメモリ部に展開される機能処理アプリケーションの構成を説明するブロック図。 本実施形態を示すフォーム作成システムの一例を示すブロック図。 本実施形態を示すフォーム作成システムにおけるフォーム作成処理手順の一例を示すフローチャート。 本実施形態を示すフォーム作成システムにおけるフォーム作成処理手順の一例を示すフローチャート。

次に本発明を実施するための最良の形態について図面を参照して説明する。下記の実施の形態は、図１～図５に示すフォーム作成システムに関し、発明の不可欠な構成ばかりでなく、選択的及び好ましい実施の形態を含む。

＜システム構成の説明＞
〔第１実施形態〕
図１は、本実施形態を示すフォーム作成システムの構成を説明するブロック図である。本システムは、所定の通信媒体を介して、規定フォームを提案するサーバ装置と、前記規定フォームを作成する担当者が操作するデータ端末とが通信するフォーム作成システムを一例とする。

図１において、１は所定のオペレーティングシステムがインストールされたサーバであり、ネットワーク２を介して、規定フォームを新規作成するためにＷＥＢアプリケーションに接続するデータ端末３と通信可能に構成されている。

１１は入出力インタフェース（入出力Ｉ／Ｆ）で、表示部４、入力部５とのデータ入出力を制御する。１２はＣＰＵで、ＳＳＤ１５に記憶されたアプリケーションをメモリ部１３に展開して実行することで、各種のデータ処理、表示制御、印刷制御、メール送受信制御を総括的に制御する。１４は通信部で、ネットワーク２を介して所定のプロトコルでデータ端末３と通信可能に構成されている。
なお、ＳＳＤ１５は、いわゆるハードディスク装置で構成されていてもよく、記憶容量も拡張可能であるものとする。

入力部５は、一般的なキーボード装置、ポインティングデバイス等から構成されている。表示部４は、液晶パネルとタッチパネルとが連動する表示デバイスで構成されていてもよい。

また、ＳＳＤ１５は、本システムが採用する規定作成プログラムを実行することで、複数の企業（法人）が既に実行したＱ／Ａの回答結果を企業の属性、規模に応じて分類、分析した最適な設問を各規定毎に学習した規定作成ＡＩが更新可能に記憶されているものとする。

図２は、図１に示したメモリ部１３に展開される機能処理アプリケーションの構成を説明するブロック図である。
図２において、１３－１は属性判定部で、図示しないＵＩ画面を表示部４に表示して、企業Ｃ－ＮＥＷの規定作成者が入力した企業の属性（事業、従業員数を含む）を判定する。１３－２は設問検索部で、属性判定部１３－１が判定した企業の属性に基づいて、一般的に法務上必要とされている規定１～Ｎ（数は任意）に対して適切な設問を設問データ部から検索する。１３－３は設問出力部で、設問検索部１３－２が検索して選択した設問情報を表示部４に表示される回答画面に出力する。

１３－４は回答解析部で、規定作成者が選択した回答と、ＳＳＤ１５に蓄積されている同類に属する企業が選択した規定項目とを対比して分析し、規定すべき項目を推奨する。
１３－５は整合判定部で、規定間の文言の相違がないかどうかを比較して、整合性するように、規定の文言を補正するアドバイスを出力する。

１３－６は規定確定部で、整合判定部１３－５による規定整合性判定の結果、補正すべき、あるいは修正すべき規定がないと判断した場合、規定フォームを確定して、ＳＳＤ１５に登録する。
１３－７は規定学習部で、複数の企業が採用している確定済の規定に関する回答情報を分類してＳＳＤ１５の規定情報を拡充する。
具体的には、規定確定部１３－６が各企業から回収した入力データを蓄積し、各設問に対する回答の統計を業種別・従業員数別・段階別など多角的に集計して統計を用いて採用率が高いものが設問の参考データとして推測させる構成を採用している。
その際、規定確定部１３－６は、各規定間の整合性を自動的にチェックするため、正しい規定を作成する機能として、ＡとＢの規定で同担当者の呼称が統一されていないとか、ＡとＢの規定の記載内容が整合性取れない等の問題が発生することを確実に防止できる。
具体的には、整合判定部１３－５が各規定の整合性チェックを行い、記載の不一致を防止する。また、部門名の変更や役職名の変更による過去の規定の修正必要性なども判断する。
より具体的には、整合判定部１３－５が規定上イコールとなるべき項目を紐づけて管理し、新規で規定の作成をされた場合や規定の更新行う場合に都度整合性チェックを行う。

図３は、本実施形態を示すフォーム作成システムの一例を示すブロック図である。

図３において、５１～５４はフォーム書類として必要な規定を示し、規定５１はＡ規定設問が登録され、規定５２はＢ規定設問が登録され、規定５３はＣ規定設問が登録され、規定５４はＤ規定設問が登録されているものとする。

なお、各規定５１～５４には、企業Ｃ－ＮＥＷの規定作成者に問い合わせ設問Ａ～Ｄのうち、必要な設問が図示される如く対応付けられているものとする。

上記のように構成されたフォーム作成システムは、所定の通信媒体を介して、企業が作成すべき規定フォームを提案するサーバ装置と、規定フォームを作成する担当者が操作するデータ端末とが通信するフォーム作成システムであって、サーバ装置は、データ端末に規定作成のための質問情報を提供する提供する機能と、該提供した質問情報に対する回答情報を解析して回答者の企業の属性を判定する属性判定機能と、該判定した企業の属性に基づいて、規定フォームに記載すべき複数の規定を作成し、該作成した各規定に対して担当者に問い合わせる設問を前記データ端末に転送する転送機能と、該転送した各規定に対応づけられた各設問に対する回答を前記データ端末から回収する回収機能と、該回収した各各設問に対する回答に基づいてきて規定フォームを作成する作成機能と、該作成した規定フォームに記載すべき各規定における整合性を判定する整合性判定機能と、該判定した結果に基づいて、前記データ端末に最適な規定フォームを提案する提案機能を備える。

また、フォーム作成システムは、上記提案した規定フォームを累積的に蓄積し、かつ、各企業の属性に基づいて分析した設問を類型化して学習する規定学習手段を備えることを特徴とする。

なお、フォーム作成システムは、上述した各機能に加えて、フォーム作成処理を軽減する機能であれば、音声ガイダンス機能、チャット機能を組み入れる構成としてもよい。

図４は、本実施形態を示すフォーム作成システムの規定作成処理方法の一例を示すフローチャートである。なお、（１）～（６）は図１に示したデータ端末３のＣＰＵがメモリに記憶されたプログラムを実行することで実現されるステップを示す。

まず、データ端末３は、図示しないＵＲＬに接続して、フォーム作成システムが提供するＷＥＢサービス画面を表示して、規定フォームを作成するための前準備として、サーバ装置１から通知される問合せ画面を受領したら（１）、企業の規模を回答するための問い合わせに回答する（２）。この回答事項がサーバ装置１に通知される。
次に、サーバ装置１から回答した企業の規模に最適な規定フォームを受領したら（３）、図示しない表示デバイス上で規定フォームを出力する（４）。

ここで、データ端末３の担当者は、受領した規定フォームに所定の登録情報を入力して、図示しない外部メモリに登録する。ここで、登録する規定フォームには、作成日、バージョン情報が含まれていてもよい。

次に、今回作成した規定フォームをサーバ装置１へ登録して規定フォームのデータベースに蓄積させるかどうか、登録の可否を判断する（５）。ここで、担当者が作成した規定フォームを登録しない場合、その旨をサーバ装置１に通知して、本処理を終了する。

一方、ステップ（５）で、担当者が規定フォームを登録する旨の通知を受け取った場合、規定フォームをＳＳＤ１５上に確保される規定データベースに登録して（６）、処理を終了する。

図５は、本本実施形態を示すフォーム作成システムの規定作成処理方法の一例を示すフローチャートである。なお、（１１）～（１９）は図１に示したサーバ装置１のＣＰＵ１２がメモリ部１３に記憶されたプログラムを実行することで実現されるステップを示す。

ＣＰＵ１２は、ネットワーク２を介してデータ端末３が本システムを開示するＷＥＢページに接続したことを確認したら、属性情報に関するお問い合わせ情報をデータ端末３に送信する（１１）。ここで、ＷＥＢページでは、図示しないサービスプログラムを実行して、データ端末３の企業登録に必要な接続アカウントを発行する処理を組み入れてもよい。

次に、ステップ（１１）で通知したお問い合わせに対して、データ端末３から属性を特定するための回答を受領したことを確認したら（１２）、回答された属性を判定する（１３）。ここで、属性とは、企業の事業内容、従業員数が含まれているものとする。

次に、ＣＰＵ１２は、データ端末３から受領した属性情報を解析して規定フォームを作成するために回答を得るため、規定学習部１３－７が蓄積している規定データベースを設問検索部１３－２が検索して、データ端末３に通知する各規定毎に設問とすべき設問を選別する（１４）。
次に、ＣＰＵ１２は設問出力部１３－３を起動して、各規定毎に選別して質問情報をデータ端末３に転送する（１５）。

次に、ＣＰＵ１２は、データ端末３から上記質問情報に対する回答を回収したら（１６）、ＣＰＵ１２は、解凍解析部１３－４を起動して、規定学習部１３－７が規定データベース上に蓄積している規定フォームに適合する規定フォームを自動作成する。

そして、ＣＰＵ１２は、整合判定部１３－５を起動して、作成された規定フォームにおける各規定との齟齬がないかどうか、すなわち、各規定間の文言を含む整合性を判定して（１７）、問題がなければ、ＣＰＵ１２は規定確定部１３－６を起動して、自動作成した規定フォームをデータ端末３に提案して（１９）、処理を終了する。

一方、ステップ（１８）で、ＣＰＵ１２は、整合判定部１３－５を起動して、データ端末３に提示する規定フォームの内容を調整（修正、追記、変更を含む）して（１８）、本処理を終了する。

〔第１の効果〕
これにより、データ端末３を操作する担当者が負担すべき規定作成時における心理的・時間的負担を削減する補助機能を提供することができるため、誰でも整合性に優れた規定フォームを短時間に作成可能となる。
しかも、各規定に用意されている設問に答えることにより半自動的に、知識が無くとも、それなりの規定を自動作成できる。具合的には、企業の属性に準じて、設問の回答に対応した文章や記載箇所が準備されておくことにより、その文章を組み合わせることで規定を容易に作成できる。なお、作成した規定は最終的にワードまたはＰＤＦで出力することができる。

〔第２の効果〕
ＡＩにより規定を提案することにより、設問への回答や作成すべき規定を自動的に判断するので、設問の回答から他設問に対する回答を推測して、例えばＡの設問で○○を選択した企業は、Ｂの設問でこのような回答をしていることが多いという学習した情報に基づいて、各設問内にＡＩにより推測された回答を参考として表示することもできる。

また、業種から設問に対する回答と選択肢について適切なものを推測することに加えて、重要な複数選択式の設問に対しても同様に推測することができるので、規定に必要な章が作成されない等の問題を解決できる。

さらに、業種によって必要な規定を推測して提案するため、規定の作成漏れを防止することができる。

〔第２実施形態〕
また、図３に示した回答実績の連携による他規定自動作成機能と、残工数の表示機能を第１の実施形態に組み入れた構成としてもよい。

具体的には、複数の規定を作成することで規定データが規定データベースに蓄積され、他規定で同一設問がある場合には内容を連携させることで、その過程ですべての設問の回答を満たしていた場合には規定が自動作成するように構成してもよい。
これにより、複数の規定を作成することでデータが連携され、未作成の規定が自動作成させることで、他規定を手間なく作成したり、作成のハードルを下げたりすることも可能となる。

ここで、自動作成処理には、各規定間で回答がイコールとなるべき設問を紐づけし、いずれかの規定作成によって回答されたものは他規定の同設問に回答が連携させることで、全ての設問の回答を満たした場合には、未着手の規定でも作成済みのステータスとして処理することができる。

また、規定データベース上で紐づけされた設問が回答された場合には進捗率が増加し、未着手の規定においての残工数を表示することも可能である。

上記本発明は、少なくとも下記の実施の形態を含むことができる。
（１）所定の通信媒体を介して、企業が作成すべき規定フォームを提案するサーバ装置と、前記規定フォームを作成する担当者が操作するデータ端末とが通信するフォーム作成システムであって、前記サーバ装置は、前記データ端末に規定作成のための問合わせ情報を提供する提供手段と、前記提供手段が提供した問合わせ情報に対する回答情報を解析して回答者の企業の属性を判定する属性判定手段と、前記属性判定手段が判定した企業の属性に基づいて、前記規定フォームに記載すべき複数の規定を作成し、該作成した各規定に対して前記担当者に問い合わせる設問を前記データ端末に転送する転送手段と、前記転送手段が転送した各規定に対応づけられた各設問に対する回答を前記データ端末から回収する回収手段と、前記回収手段が回収した各設問に対する回答に基づいてきて規定フォームを作成する作成手段と、前記作成手段が作成した規定フォームに記載すべき各規定における整合性を判定する整合性判定手段と、前記整合性判定手段が判定した結果に基づいて、前記データ端末に最適な規定フォームを提案する提案手段と、
を備えることを特徴とする。

（２）前記提案手段が提案した規定フォームを累積的に蓄積し、かつ、各企業の属性に基づいて分析した設問を類型化して学習する規定学習手段を備えることを特徴とする。

（３）前記提案手段が提案した規定フォームを参照して、法務担当者によるアドバイスする専門アドバイザサービスを提供することを特徴とする。

（４）前記規定学習手段は、蓄積された規定フォームに対して定期的メンテナンスを実行して修正すべき規定を抽出する機能を備えることを特徴とする。

（５）前記規定学習手段は、前記抽出された修正すべき規定を前記データ端末に通知する機能を備えることを特徴とする。

（６）所定の通信媒体を介して、企業が作成すべき規定フォームを提案するサーバ装置と、前記規定フォームを作成する担当者が操作するデータ端末とが通信するフォーム作成システムの規定作成処理方法であって、前記サーバ装置は、前記データ端末に規定作成のための質問情報を提供する提供ステップと、前記提供手段が提供した質問情報に対する回答情報を解析して回答者の企業の属性を判定する属性判定ステップと、前記属性判定ステップが判定した企業の属性に基づいて、前記規定フォームに記載すべき複数の規定を作成し、該作成した各規定に対して前記担当者に問い合わせる設問を前記データ端末に転送する転送ステップと、前記転送ステップで転送した各規定に対応づけられた各設問に対する回答を前記データ端末から回収する回収ステップと、前記回収ステップで回収した各各設問に対する回答に基づいてきて規定フォームを作成する作成ステップと、前記作成ステップで作成した規定フォームに記載すべき各規定における整合性を判定する整合性判定ステップと、前記整合性判定ステップで判定した結果に基づいて、前記データ端末に最適な規定フォームを提案する提案ステップと、を備えることを特徴とする。

１ サーバ
２ ネットワーク
３ データ端末
１２ ＣＰＵ
１３ メモリ部
１４ 通信部
１５ ＳＳＤ

Claims (6)

1. 所定の通信媒体を介して、企業が作成すべき規定フォームを提案するサーバ装置と、前記規定フォームを作成する担当者が操作するデータ端末とが通信するフォーム作成システムであって、
   前記サーバ装置は、
   前記データ端末に規定作成のための問合わせ情報を提供する提供手段と、
   前記提供手段が提供した問合わせ情報に対する回答情報を解析して回答者の企業の属性を判定する属性判定手段と、
   前記属性判定手段が判定した企業の属性に基づいて、前記規定フォームに記載すべき複数の規定を作成し、該作成した各規定に対して前記担当者に問い合わせる設問を前記データ端末に転送する転送手段と、
   前記転送手段が転送した各規定に対応づけられた各設問に対する回答を前記データ端末から回収する回収手段と、
   前記回収手段が回収した各設問に対する回答に基づいてきて規定フォームを作成する作成手段と、
   前記作成手段が作成した規定フォームに記載すべき各規定における整合性を判定する整合性判定手段と、
   前記整合性判定手段が判定した結果に基づいて、前記データ端末に最適な規定フォームを提案する提案手段と、
   を備えることを特徴とするフォーム作成システム。
2. 前記提案手段が提案した規定フォームを累積的に蓄積し、かつ、各企業の属性に基づいて分析した設問を類型化して学習する規定学習手段を備えることを特徴とする請求項１に記載のフォーム作成システム。
3. 前記提案手段が提案した規定フォームを参照して、法務担当者によるアドバイスする専門アドバイザサービスを提供することを特徴とする請求項１または２に記載のフォーム作成システム。
4. 前記規定学習手段は、蓄積された規定フォームに対して定期的メンテナンスを実行して修正すべき規定を抽出する機能を備えることを特徴とする請求項２に記載のフォーム作成システム。
5. 前記規定学習手段は、前記抽出された修正すべき規定を前記データ端末に通知する機能を備えることを特徴とする請求項４に記載のフォーム作成システム。
6. 所定の通信媒体を介して、企業が作成すべき規定フォームを提案するサーバ装置と、前記規定フォームを作成する担当者が操作するデータ端末とが通信するフォーム作成システムの規定作成処理方法であって、
   前記サーバ装置は、
   前記データ端末に規定作成のための質問情報を提供する提供ステップと、
   前記提供ステップで提供した質問情報に対する回答情報を解析して回答者の企業の属性を判定する属性判定ステップと、
   前記属性判定ステップが判定した企業の属性に基づいて、前記規定フォームに記載すべき複数の規定を作成し、該作成した各規定に対して前記担当者に問い合わせる設問を前記データ端末に転送する転送ステップと、
   前記転送ステップで転送した各規定に対応づけられた各設問に対する回答を前記データ端末から回収する回収ステップと、
   前記回収ステップで回収した各各設問に対する回答に基づいてきて規定フォームを作成する作成ステップと、
   前記作成ステップで作成した規定フォームに記載すべき各規定における整合性を判定する整合性判定ステップと、
   前記整合性判定ステップで判定した結果に基づいて、前記データ端末に最適な規定フォームを提案する提案ステップと、
   を備えることを特徴とするフォーム作成システムの規定作成処理方法。