「提案書」や「要件定義書」は書くのが難しい。読む人がITの専門家ではないからだ。専門用語を使わず、高度な内容を的確に伝えるにはどうすればいいか。「提案書」「要件定義書」の書き方を通じて、「誰にでも伝わる」文章術を伝授する。 第3回「分かりやすい提案書はアウトラインが美しい」、第4回「『要件定義書のアウトライン作成』完全マニュアル」で説明したように、全体を「階層構造」にすると文章が読みやすくなります。特に、提案書や要件定義書、マニュアルのようにページ数が多い文書は、必ず階層構造にしましょう。さて、今回は「階層構造を作った次のステップ」を説明します。 いきなり文章を書き始めるのはNG 階層構造を作ったら、いよいよ中身の文章を記述します。このとき、思いつくままに文章を記述し始めてはいけません。分かりやすい文書にするためには、いきなり文章を書くのではなく「表現の構成」を考える必要があります。 「表
前回「分厚いだけのRFPは読んでもらえない」の項で述べたように，ただがむしゃらに頑張ってRFPや提案書の分量を増やしても，その努力や労力は無駄になり，かえってマイナスの結果をもたらしてしまうことは多い。 繰り返しになるが，RFPと提案書は法人間のコミュニケーションのためのツールであることをきちんと認識し，相手の立場で考えることが肝要である。ひと言で言ってしまえば「読みやすく書く」ということである。まったく当たり前のことで，拍子抜けする読者もいるかもしれない。しかし，そのような読者が今まで目にしてきたRFPや提案書は読みやすいものばかりであったか，と問えばそうではないだろう。 むしろ，何をアピールしたいのかポイントがよく分からないものや，ゴチャゴチャと細かい字と意味不明の図が詰め込まれたものを目にすることが多いのではないだろうか。それらは自分（自社）が書きたいことを一生懸命書いているだけであ
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